EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA “EDUBA” MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Calle 48 No. 17- 25 En ppeiblel ‘eduba2005@yahoo.es Telefax: 6020219 2 jes pos ble! www.eduba.gov.coEMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE (Céaigo: 300 ‘Version: 1 Fecha: 06-2017 Pagina 2 ce 36 MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE : EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA “EDUBA” Control del Documento | Cargo Dependencia Fecha | Autor: Contador Unidad Financiera Junio de 2017 | Revisién: | Asesor Control intemo | Control Intemo Junio de 2017 Aprobacién: | Gerente General__|_Gerencia General Junio de 2017 Control de los Cambios Version Fecha de No. Aprobacién Descripcién de los Cambios Solicité 20 3.0 4.0 5.0 La impresién de este documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versién oficial publicada en la Pagina Web de EDUBA Calle 48 No. 17-25 ‘eduba2005@yahoo.es Telefax: 6020219 s En Barrancabermeja www.eduba.gov.co ies po: ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA -EDUBA, MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE (Céaigo: 300) Verein: 1 Fecha 05-2017, Pagina 3 de 56 CONTENIDO PRESENTACION.... INTRODUCCION 1. ASPECTOS GENERALES DE LA ENTIDAD, 1.1, Naturaleza Juridica 7 1.2. Portafolio de servicios 8 13. Misién.... 8 1.4. Visién 8, 15. Politica de calida Bi 1.6. _Objetivos de calidad . 58) 1.7. Planta de personal... 9 1.8, Estructura organizacional nnn. 10 1.9. Mapa de procesos o cadena de valor. 1 2. ALCANCE.. 42: 3. OBJETIVOS 2B 3.1. Objetivo General. 13 3.2. Objetivos Especificos. 4, MARCO LEGAL... 5, MARCO CONCEPTUAL... ely 5.1. Definicién de! Control Interno: v7 5.2. Definicién del Control Interno Contable:.. v7 5.3. _Definicién Proceso Contable ahs 6. _ PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y.. 20 DE CONTABILIDAD PUBLICA 20 7. FUNDAMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE. 23 8. ESTRUCTURA DEL AREA CONTABLE Y GESTION POR PROCESO... 24 Calle 48 No. 17. 25 En Barrancabermeja ee Telefax: 6020219 ies po: ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Ceoaigo: 300 Version: 1 Fecha: 06-2017, Pagina 4 de 56 9, RESPONSABLES CONTROL INTERNO CONTABLE.... 25 10. _ ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE 27 11. POLITICAS Y PRACTICAS CONTABLES.. a1 12, ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE 34 12.1. Depuracién contable permanente y sostenibilidad, ..... 35 12.2. Coneiliaciones de informacién : 36 12.3. Libros de contabilidad. . 36 12.4. — Cierre Contable. 237 13, PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE...... mi S37, 13.1, Caracterizacién e Indicadores del Proceso Gestién Financiera y Presupuestal: 38 14. _ IDENTIFICACION DE CONTROLES Y FACTORES DE RIESGOS ASOCIADOS A LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE. Ad 14.1. Controles asociados a las actividades del proceso contable:.... 44 14.2. Situaciones que ponen en riesgo la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la informacién. eae State arta ge AO 14.3, Analisis de los riesgos: 48 14.4. Valoracién de los riesgos: 49 14.5. Politicas de Administracién del rieSO:....n0mn 49 15. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE. meraenrnenns 16. PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE .n..«.52 16.1. Objetivo.. 52 16.2. Fases de la Auditor 52 16.3. Procedimiento de la Auditoria 53 BIBLIOGRAFIA 55 Calle 48 No. 17-25 eduba2005@yahoo.es Telefax: 6020219 En Barrancabermeja www.eduba,gov.co ies pos ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Cosas 300 | vernon Fecna o52017 | Papna bn PRESENTACION El control interno contable es un proceso que bajo la responsabilidad de la Gerencia General de la Empresa de Desarrollo Urbano y Vivienda de Interés Social de Barrancabermeja - EDUBA, asi como del Contador y Técnicos financieros, se adelanta en la entidad, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procesos de control y verificacién de las actividades propias del proceso Gestién Financiera, capaz de garantizar razonablemente que la informacién financiera, econémica y social cumpla con las caracteristicas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. En cumplimiento de lo establecido en el Decreto No. 1599 del 20 de mayo de 2005, por la cual se adopta el Modelo Estandar de Control Interno MECI 1000:2005, actualizado por el Departamento Administrative de la Funcién Publica - DAFPmediante el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, la Resolucién No. 357 de julio 23 de 2008 de la Contaduria General de la Nacién —CGN, por medio del cual se establece la evaluacién al Sistema deControl Interno contable de las entidades publicas, la Resolucién No. 193 del 05 de mayo de 2016 donde se incorpora en los Procedimientos Trasversales del Régimen de Contabilidad Publica, el Procedimiento para la Evaluacién del Control interno contable, y la Resolucién interna No. 226 de 2005 de la Empresa de Desarrollo Urbano y Vivienda de Interés Social de Barrancabermeja - EDUBA, en la cual se establecenresponsabilidades para la implementacién y mantenimiento del MECI; se adopta el presente Manual de Control Interno Contable. Este documento se convierte en el referente para orientar a la Empresa de Desarrollo Urbano y Vivienda de Interés Social de Barrancabermeja - EDUBA, en loslineamientos establecidos por la Contaduria General de la Nacién - CGN en el desarrollo y mantenimiento del sistema contable de la empresa; ademas faculta a la entidad para exigir a los entes y Unidades administrativas y técnica que alimentan informacién al proceso contable, el cumplimiento de sus responsabilidades, y de no ser asi tomar las medidas sancionatorias aplicables a los servidores puiblicos establecidas en laLey 734 de 2002. eduba2005@yahoo: Calle 48 No, 17-25 En Barrancabermeja veer i Telefax: 6020219 jes po: ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERN CONTABLE Saag So Sven rar ors] SPSS INTRODUCCION La Empresa de Desarrollo Urbano y Vivienda de Interés Social de Barrancabermeja - EDUBA, es un establecimiento pdblico del orden municipal, con autonomia administrativa, personeria Juridica y patrimonio propio, adscrito al despacho de la Alcaldia Municipal, sujeta a la aplicacin de los principios, normastécnicas y procedimientos fijados en el Régimen de la Contabilidad Publica y al controlde los diferentes drganos de vigilancia y fiscalizacién y a la rendicién de cuentas por el manejo y uso de sus recursos. La Gerencia de la empresa,consciente de la importancia que tiene para la institucién el desarrollo del sistema de controlinterno, ha establecido un conjunto de orientaciones encaminadas al logro de los objetivos ymetas previamente definidas enmarcadas dentro de la eficiencia y efectividad de los procesos yprocedimientos, el cumplimiento de las normas y regulaciones de la actuacién administrativa,asistencial y operativa y la proteccién de los bienes y recursos de la entidad. El presente Manual de Control interno Contable se considera una herramienta que facilita la consistencia en la preparaciény presentacién de la informacién financiera y contable, asi como su interpretacion y comparaciénpara efectos de control y toma de decisiones, en cuanto contiene las politicas y practicascontables adoptadas por las empresa, Para el desarrollo del presente Manual, se tomé comobase el Régimen de Contabilidad Publica y aplicacién y desarrollo de la Resolucién No. 357del 23 Julio de 2008, de la Contaduria General de la Nacién Calle 48 No. 17-25 ‘eduba2005@yahoo.es Ls jes po: ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE (digo: 300 ‘Version: 1 Fecha: 08.2017, Pagina 7 de 56 4. ASPECTOS GENERALES DE LA ENTIDAD 4.1, Naturaleza Juridica La Empresa de Desarrollo Urbano y Vivienda de Interés Social de Barrancabermeja “EDUBA’, fue creada oficialmente como sociedad mediante escritura publica N°. 1194 del 23 de julio de 1985 en la Notaria Primera del municipio de Barrancabermeja como “EMPRESA DE DESARROLLO URBANO DE BARRANCABERMEJA’, siendo alcalde el Sefior Ulpiano Diaz Ardila y posteriormente modificados sus estatutos por escritura publica N°. 0545 del 14 de marzo de 1989 de la Notaria Primera de Barrancabermeja, la cual en su Articulo 1°. Expresa” Qué es una persona Juridica Industrial y Comercial del Estado de Responsabilidad Limitada del orden municipal denominada “EMPRESA DE DESARROLLO URBANO DE BARRANCABERMEJA EDUBA’. Oficialmente a través del Acuerdo 026 de 1984, empieza a funcionar como entidad municipal. Produciéndose a través del tiempo tres (3) reformas; quedando registrado en los siguientes documentos oficiales: Acuerdo Municipal N° 001 del aio 1988, Acuerdo Municipal N° 001 del afio 1993 y posteriormente en’ el Acuerdo Municipal N° 003 del afio 1994. En este ultimo se establece un marco juridico actualizado en materia a las nuevas leyes establecidas en la Ley 9 de 1989 (Ley que contempla la reforma urbana) y en la Ley 3 de 1991 (Ley que contempla los Fondos de Vivienda de Interés Social). Mediante el Acuerdo No. 003 de febrero de 1994 se reforma y reestructura la EMPRESA DE DESARROLLO URBANO DE BARRANCABERMEJA -EDUBA y se establece: CAPITULO |, de la naturaleza, objeto y funciones en el “Articulo 1°. Reformase y reestructurase la actual Empresa de Desarrollo Urbano de Barrancabermeja EDUBA, creada mediante el acuerdo 026 de 1984 y modificada mediante los acuerdos 1° de 1988 y 01 de 1993, estableciéndose su marco juridico de conformidad con las normas legales vigentes del presente acuerdo” “PARAGRAFO: Para todos los efectos legales las actuaciones de la Empresa de Desarrollo Urbano de Barrancabermeja-EDUBA- con anterioridad a la vigencia del presente acuerdo, se entenderén realizadas a nombre de la EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL “EDUBA” “ARTICULO 2°-; Naturaleza. La Empresa de Desarrollo Urbano y Vivienda de Interés Social de Barrancabermeja EDUBA, es un establecimiento publico del orden ‘municipal, con autonomia administrativa, personeria Juridica y patrimonio propio, Calle 48 No. 17-25 eduba2005@yahoo.es Satie Sica 3s Enparancabermela wasn ies pos ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA, MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE (oaige: 300 Version’ 1 Fecha: 06-2017 Pagina 8 de 56 adscrito al despacho de /a alcaldia municipal’. Todo esto contemplado dentro de las normas trazadas por la Constitucién y la Leyes”. 1.2. Portafolio de servicios a) Construccién De Vivienda Nueva b) Mejoramiento De Vivienda Y Construccién En Sitio Propio c) Legalizacién de Predios ¥ Titulacién de Baldios ¥ Titulacién Gratuita Y Titulacién Regular 1.3. “Construir ciudad atendiendo directrices de politica nacional en la solucién de las necesidades de vivienda, seguridad juridica de la tenencia, servicios publicos, equipamientos y espacio publico, orientadas a la elevacién del nivel de vida de la comunidad” 1.4. Vision "Ser una entidad reconocida en el ambito municipal, regional y nacional por el liderazgo en el desarrollo de proyectos urbanos y rurales encaminados a la construccién de una nueva ciudad, destacdndose ante la comunidad por la credibilidad de sus acciones, la armonia y calidad laboral en el desarrollo de sus funciones y la mejora continua, fortaleciendo en general los conceptos de habitat en la ciudad” 1.5. Politica de calidad "Mantener un excelente nivel de calidad en la prestacién de los servicios ofrecidos a la comunidad actual o potencial, en concordancia con los lineamientos de las politicas gubernamentales en la solucién de las necesidades de vivienda social, con un recurso humano altamente calificado, competente y comprometido en el proceso de mejora continua’. 1.6. Objetivos de calidad ¥ Desarrollar una administracién transparente, promoviendo el uso de las buenas practicas en el gobierno, en el manejo de los dineros publicos, de la contratacion estatal, de la rendicién de cuentas a la comunidad. Calle 48 No. 17-25 : eduba2005@yehoo.es Teletax 602029 En Barrancabermeja sreedubaoey.ee J jes pos ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA, MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Wanien | Fecha 062017 v Atender de manera oportuna las solicitudes de la comunidad, asegurando al maximo la satisfaccién en la prestacién del servicio v_ Establecer una relacién mutuamente beneficiosa con los proveedores, basada en la confianza y el trabajo en equipo, cumpliendo con los requisitos contractuales. v Garantizar el cumplimiento de las especificaciones técnicas, requisitos y normas aplicables en cada proyecto de inversién social v Alcanzar el desarrollo profesional de todos sus empleados, orientado al fortalecimiento del clima organizacional de la empresa. v Asegurar que los servidores publicos y/o contratistas que prestan servicios a la empresa, mejoran continuamente su competencia para el mantenimiento en la calidad del servicio. Pagina 9 de 58 4.7. Planta de personal La planta de cargos de los servidores publicos vinculados a la Empresa de Desarrollo Urbano y Vivienda de Interés Social “EDUBA’, tiene la siguiente distribucién de cargos por nivel jerarquico: Denominacién Curags| _Dependencia Cédigo | Grado argos Gerente General 4: Gerencia 050 2 ‘Subgerente General 1 ‘Subgerencia 084 4 Asesor i Control Interno: 105, 4 Profesional Universitario 2 Unidad Juridica 219 3 Profesional Universitario 1 Unidad Técnica 219 3 Profesional Universitario a Unidad Técnica 219 3 Profesional Universitario Sig | Unica ce Promocon ty aig 3 Técnico Operativo 2 Unidad Juridica 314 3 Técnico Operativo 2 Unidad Financiera 314 3 Técnico Operativo * Unidad de Sistemas 314 3 Secretario Ejecutivo 1 ‘Subgerencia 425 6 Secretario 3 Donde se ubique 240 6 Conductor, 3 ‘Subgerencia 280 6 Auxiliar Servicios Generales 1 Subgerencial 470 4 TOTAL FUNCIONARIOS DE PLANTA | 23 Fuente. Subgerencia General de EDUBA. Junio 15 de 2016 Cae 8 Nast? 25 En Barrancabermeja een ies po: ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE {Cbaigor 300 ‘Version: 1 Fechar 06-2017 Pagina 10 42 56 4.8. Estructura organizacional JUNTA DIRECTIVA GERENTE GENERAL SECRETARIO EJECUTIVO CONTROL INTERNO ‘SUBGERENTE AUX. DE SERVICIOS GEN. UNIDAD BE PROY BLL PROFESIONAL UNIVERSITARIO PROFESIONAL UNIVERSITARIO PROFESIONAL UNIVERSITARIO UNIDAD JURIDICA, TECNICO OPERAT:VO TECNICO OPERATIVO PROFESIONAL UNIVERSITARIO. PROFESIONAL UNIVERSITARIO. UNIDAD FINANCIERA TECNICO OPERATIVO TECNICO OPERATIVO UNIDAD TECNICA conpuctor SECRETARIO PROFESIONAL UNIVERSITARIO PROFESIONAL UNIVERSITARIO UNIDAD DE SISTEMAS. Fuente. Gerencia General de EDUBA. Junio 15 de 2016 Calle 48 No. 17-25 Telefax: 6020219 En Barrancabermeja Z jes po» ble! ‘eduba2005@yahoo.es swww.eduba.gov.coEMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA -EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE 1.9. Mapa de procesos o cadena de valor CADENADE VALOR EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y Z VIVIENOA.DE TITERES SOCAL DE BARRANCABERNEIA z B i ® & a 5 a 1 ” 1 = ” T moyEmMsEsamcomn mo nn phoxeckoo Fuente. Marco Legal de EDUBA. Junio 15 de 2016 le 48 No. 17- eduba2005@yahoo.es Selotan 6030719" En Barrancabermeja Se eres ies po ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Cédigo: 300 Version: 1 Fecha: 06.2017, Pagina 12 de 56 2. ALCANCE El presente Manuel orienta a los responsables de la informacién financiera y contable de la Empresa de Desarrollo Urbano y Vivienda de interés Social de Barrancabermeja - EDUBA, en la realizacién de las gestiones administrativas necesarias para garantizar la produccién de informacién financiera que cumpla con las caracteristicas fundamentales del Régimen de Contabilidad Publica La informacién financiera y contable servira de instrumento para que los diferentes usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control, la optimizacién de los recursos piblicos y la rendicién de cuentas, a fin de lograr una gestion publica eficiente y transparente, para lo cual revelara informacién que interprete la realidad econémica de la empresa Toda la informacién revelada en los estados financieros debera ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas, aleatorias, internas 0 externas que acrediten sus caracteristicas fundamentales de relevancia y representacién fiel y que confirmen la aplicacién estricta del régimen de Contabilidad Publica para el reconacimiento y revelacién de los hechos econémicos de la entidad contable publica. Las actividades del contro! interno contable inician con la recepcién de los documentos soportes para la elaboracién de los registros contables y culmina con la elaboracién, firma, transmision a la Contaduria General de la Nacién — CGN por medio del CHIP (Consolidador de Hacienda e Informacion Publica), y publicacién de los estados financieros en la pagina web de la empresa. Para efectos de registrar todas las actividades contables yy financieras de la empresa, se utiliza el Software DELFIN. Calle 48 No. 17-25 edubs2005@yahoo.es Telefax: 602028 En Barrancabermeja umm odubs.tov.ee ies po- ble!3.1. EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA -EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Version | Fecha 06-2017 Pagina 13 de 56 3. OBJETIVOS Objetivo General Definir parametros para la elaboracién, entrega de informacién y evaluacién del control interno contable de la Empresa de Desarrollo Urbano y Vivienda de Interés Social de Barrancabermeja - EDUBA, asegurando que se cumplan con los principios y normas del régimen de la Contabilidad Publicade la Contaduria General de la Nacién-CGN 3.2, Objetivos Especificos Los objetivos especificos para el presente manual son los determinados por el sistema de control interno Contable, que segiin la Resolucién No. 357 de! 2008 de la Contaduria General de la Nacién-CGN, son: a. Establecer “compromisos 0 protocolos éticos que orienten el accionar administrativo, en Generar informacion contable con las caracteristicas de confiabilidad, comprensibilidad y relevancia. Establecer compromisos que orientan el accionar administrativo de la entidad en términos de informacion contable confiable, relevante y comprensible. Promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable. Garantizar que la informacién financiera, econémica, social y ambiental de la entidad contable publica se reconozea y revele con sujecién al Régimen de Contabilidad Publica. Identificar el proceso Contable, dentro del flujo de procesos de la entidad, definiendo sus objetivos bajo los principios de economia, eficiencia, eficacia, celeridad y publicidad. ‘Administrar los riesgos de indole contable de la entidad a fin de preservar la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la informacién como producto del proceso contable Definir e implementar los controles que sean necesarios para que se lleven a cabo las diferentes actividades del proceso contable publico en forma adecuada, con el fin de administrar los riesgos de indole contable identificados. Cate 48 No, 17.25 En Barrancabermeja euaatnwese- ies po: ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE 5digo. 300 Version 1 Fecha: 06-2017, Pagina 14 de 98 Garantizar la existencia y efectividad de controles eficientes, eficaces y econémicos, en los términos del articulo 9° de la Ley 87 de 1993 y en las demas normas que la modifiquen o la sustituyan Verificar las politicas de operacion para el desarrollo de Ia funcién contable; el disefio del proceso contable, sus controles y acciones de prevencién en relacion con los riesgos de indole contable; y la existencia de indicadores que permitan evaluar permanentemente la gestién y los resultados de la entidad. Garantizar la generacién y difusién de informacién contable necesaria para el cumplimiento de los objetivos de gestion publica, control publico, divulgacién y cultura, Establecer los medios necesarios que permitan una efectiva comunicacién intema y externa, de la informacion contable. Adelantar evaluaciones permanentes a la ejecucién del proceso contable y a sus resultados, por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad relacionados con el proceso contable, para que se lleven a cabo las acciones de mejoramiento pertinentes. . Garantizar la realizacién de evaluaciones independientes al Control interno Contable en forma oportuna y eficaz por la Unidad u Oficina de Control Interno © quien haga sus veces. Establecer Ios elementos basicos de evaluacién y seguimiento permanente que deben realizar los jefes de control interno, respecto de la existencia y efectividad de los controles al proceso contable necesarios para mantener la calidad de la informacién financiera, econémica, social y ambiental del ente publico. Garantizar la operacién del proceso contable con base en las diferentes disposiciones de orden constitucional, legal y reglamentaria que le son propias. Asegurar la produccién de informacién contable uniforme con destino a los diferentes usuarios, de acuerdo con sus objetivos de gestién publica, control publico, y divulgacién y cultura. Procurar por el cumplimiento de las normas relacionadas con el mejoramiento de la calidad de la informacién contable. Calle 48 No. 17-25 eduba2005@yahoo.es Telefax: 8020218 En Barrancabermeja ‘nn eduba.aov.eo J jes po. ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA, MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Cdigo: 800 Versi: 1 Fecha: 08-2017, Pagina 15 de 66 4. MARCO LEGAL Para el desarrollo del Manual de Control Interno Contable, se identifica el siguiente marco normativo: El articulo 354 de la Constitucién Politica le asigna al Contador General de la Nacién la facultad de llevar la Contabilidad General de la Nacién y consolidarlacon la de sus entidades descentralizadas territorialmente, asi como determinar lasnormas contables que deben regir en el pais conforme a la Ley de acuerdo con elliteral f) del articulo 3° de la Ley 298 de 1996 es funcién del Contador - General dela Nacién “Impartir instrucciones de caracter general sobre aspectos relacionadoscon la Contabilidad Publica” * De conformidad con el literal a) del articulo 4° de la Ley 298 de 1996 corresponde a la Contaduria General de la Nacidn: ..."Determinar las politicas, principios y normas sobre contabilidad que deben regir en el pais para todo el sector ptiblico”. * Los Articulos 209 y 269 de la Constitucién Politica de Colombia, establecen el marco normativo general sobre el cual se fija la obligatoriedad de disefiar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno por parte de las entidades y organismos del sector pubblico. * El Articulo 3 de la Ley 87 de 1993, establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeacién y operacionales de la respectiva entidad. Mediante el Articulo 27 de la Ley 489 de 1998, se crea el Sistema Nacional de ControlInterno, * El Numeral 31 del Articulo 34 de la Ley 734 de 2002, establece entre los deberes de todo Servidor Publico: "Adoptar el Sistema de Control Interno y la funcién independiente de Auditoria Interna deque trata la Ley 87 de 1993 y demas normas que la modifiquen o complementen*, y en el Numeral52 del Articulo 48, establece como faltas gravisimas: “No dar cumplimiento injustificadamente a laexigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Publica de acuerdo con las disposicionesemitidas por la Contaduria General de la Nacién y no observar las politicas, principios y plazos queen materia de contabilidad publica se expidan con el fin de producir informacién confiable, oportuna yveraz". me Calle 48 No. 17-25 eduba2005@yahoo.0s ecaese cosonie En Barrancabermeja Renan ies pos ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA, MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Cea 300 ee EI Régimen de Contabilidad Publica, contiene la normatividad que deben aplicarlas entidades contables publicas, el cual esta integrado por el Plan General deContabilidad Publica, el Manual de Procedimientos (adoptado mediante Resolucién No. 356 de septiembre 5 de 2007) y la Doctrina Contable Publica La Resolucién 357 del 23 de Julio de 2.008, adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacién a la ContaduriaGeneral de la Nacion Decreto 943 de 2014, mediante el cual el Departamento Administrativo de la Funcién Publica implementé el Modelo MECI a través del Manual Técnico del Modelo Estandar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, el cual es de obligatorio cumplimiento y aplicacion para las entidades del Estado, y tiene como fundamento promover en los funcionarios publicos el desarrollo de una cultura de Autocontrol Decreto 1083 de 2015, por el cual se expidié el Decreto Unico Reglamentario del Sector Funcién Publica el cual compila los Decretos reglamentarios vigentes sobre la materia «En Barrancabermeja rere ies pos ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA, MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE oaige 300 | _versns1 Fecha 062017 Pag 176050 5. MARCO CONCEPTUAL El Control Interno se define como el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones,mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados entre si y unidos a laspersonas que conforman una organizacion publica, se constituye en un medio para lograr elcumplimiento de su funcién administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generéndolecapacidad de respuesta ante los diferentes publicos o grupos de interés que debe atender. 5.1. Definicién del Control Interno: La Ley 87 de 1993, define por control intemo el sistema integrado por el esquema de organizacién y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos ymecanismos de verificacién y evaluacién adoptados por una entidad, con el fin de procurar quetodas las actividades, operaciones y actuaciones, asi como la administracién de la informacién ylos recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentrode las politicas trazadas por la direccién y en atencién a las metas u objetivos previstos. 5.2. Definicién del Control Interno Contable: Es el proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o maximo directivo de la entidad contable publica, asi como de los responsables de las areas financieras y contables, se adelanta en las entidades y organismos ptiblicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificacion de las actividades propias del proceso contable, de modo que garanticen razonablemente que la informacién financiera cumpla con las caracteristicas fundamentales de relevancia y representacién fiel de que trata el Régimen de Contabilidad Publica 5.3. Definicién Proceso Contable: De conformidad con el Régimen de Contabilidad Publica, el proceso contable se define como un conjunto ordenado de etapas que se coneretan en el reconocimiento y la revelacién de los hechos econémicos que afectan la actividad, la capacidad para prestar servicios 0 generar flujos de recursos y la situacién de una entidad contable publica en particular. Para ello, el proceso contable captura datos de la realidad econémica y juridica de la entidad contable publica, los analiza metodolégicamente, los mide, los incorpora en su estructura de clasificacién cronolégica y conceptual, los representa por medio de instruments como la partida doble y la base del devengo o Calle 48 No. 17-25 En Barrancabermeja new abies co Telefax: 6020219 1 jes po ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Caigo: 300 Versi: 1 Fecha: 06-2017 Pagina 18 68 56 causacién en su estructura de libros, y 16s agrega y sintetiza convirligndolos en estados financieros que son titles para el control y la toma de decisiones sobre los recursos, por parte de diversos usuarios. La confiabilidad y la utilidad social de la informacién que genera el Sistema de Contabilidad de cadaentidad del sector pUblico, se ve afectada por la efectividad de sus sistemas de Control Interno y enparticular el de Control Interno Contable. El marco conceptual de la contabilidad esta conformado por la caracterizacion del entorno, ladefinicion de la entidad contable publica, los usuarios de la informacion, los propésitos del SistemaNacional de Contabilidad Publica - SNCP, los objetivos de la informacién, las caracteristicascualitativas de la informacién, los principios y las normas técnicas de contabilidad publica, que se describen a continuacién: a. Caracterizacién del entorno: El sector puiblico colombiano cumple con los fines y finalidades de! Estado, en un contexto con caracteristicas juridicas, econémicas y sociales que condicionan elSNCP. Las caracteristicas, referidas a aspectos locales y globales, constituyen los macro condicionantesgenerales del SNCP, en la medida que delimitan, definen y orientan los propésitosdel mismo, es decir, el control de los recursos puiblicos, la rendicion de cuentas, la gestion eficiente yla transparencia, segin planes, presupuestos, y funciones de cometido estatal b. Entidad Contable Publica: Para efectos del SNCP en Colombia, la entidad contable pliblica es launidad minima productora de informacién que se caracteriza por ser una unidad juridica y/oadministrativa y/o econémica, que desarrolla funciones de cometido estatal y controla recursospublicos; la propiedad publica o parte de ella le permite controlar o ejercer influencia importante;predomina la ausencia de lucro y que, por estas caracteristicas, debe realizar una gestién eficiente;sujeta a diversas formas de control y a rendir cuentas sobre el uso de los recursos y elmantenimiento del patrimonio publico. En consecuencia, la entidad contable publica debe desarrollarel proceso contable y producir estados, informes y reportes contables con base en las normas queexpida el Contador General de la Nacién. c. Usuarios de la Contabilidad Publica: La Contabilidad Publica y sus estados, informes y reportescontables constituyen una via para facilitar y satisfacer las. necesidades informativas de los usuarios. Los usuarios de la Contabilidad Publica en Colombia son entre otros: La comunidad y losciudadanos, Los organismos de planificacién y desarrollo de la politica econémica y social, Losérganos de representacién Politica, las Calle 48 No, 17-25 eduba2005@yahoo.es Telefax: 6020219 fs Baranebe ne ttunweduba.gov.co > jes pos ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE ‘Céaigo: 300 Version 1 Fechar 06-2017 Pagina 19 de 56 instituciones de Control Externo, las propias entidades y susgestores, La Contaduria General de La Nacién Propésitos del Sistema Nacional de Contabilidad Publica: Los Propésitos del SNCP son:Control, Rendicin de Cuentas, Gestién Eficiente y Transparencia. Objetivos de la Informacién Contable Publica: El Marco Conceptual del Plan General deContabilidad Publica identifica como objetivos de la informacién contable los de Gestién Publica,Control Puiblico, y Divulgacién y Cultura Caracteristicas Cualitativas de la Informacién Contable Publica: Constituyen los atributos yrestricciones esenciales que identifican la informacién provista por el SNCP y que permitendiferenciarla de otro tipo de informacién: La informacién contable publica estd orientada a satisfacercon equidad las necesidades informativas de sus usuarios reales y potenciales, observando. lascaracteristicas cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad Las caracteristicascualitativas que garantizan la confiabilidad son la razonabilidad, la objetividad y la verificabilidad;con la relevancia se asocian la oportunidad, la materialidad y la universalidad; y con lacomprensibilidad se relacionan la racionalidad y la consistencia. Principios de Contabilidad Publica: Los Principios de Contabilidad Publica son: Gestiéncontinuada, Registro, Devengo o Causacién, Asociacién, Medicién, Prudencia, Periodo contable,Revelacion, No compensacion y Hechos posteriores al cierre. Normas Técnicas de Contabilidad Publica: Comprenden el conjunto de parametros y criteriosque precisan y delimitan el proceso contable, estén orientadas a reflejar exhaustivamente lacreacién, transformacién, intercambio, transferencia, extincién y, en general, cualquier cambioproducido por los hechos econémicos, financieros y sociales. Cale 0 No, 17-25 En Barrancabermeja eeataneess % jes pos ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA, MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE (Géaige: 300 \Versin: 1 Fecha: 06-2017 Pagina 20 de 56 6. PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y DE CONTABILIDAD PUBLICA El articulo 1° de la Ley 87 de 2003, establece como principios rectores del sistema de control interno los siguientes: ze>ea0c9 Igualdad Moralidad Eficiencia, Economia, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad y, Valoracién de costos ambientales. Los principios de la contabilidad publica constituyen las pautas basicas o macroreglasde! proceso para la generacién de informacién en funcién de los propésitosdel Sistema Nacional de Contabilidad Publica y de los objetivos de la informaciéncontable publica, sustentando el desarrollo de las normas técnicas, el Manual de Control interno Contable. Los principios de la Contabilidad Publica son: Gestién continuada, Registro, Devengo © Causacién, Asociacién, Medicién, Prudencia, Periodo Contable, Revelacién, NoCompensacién y hechos posteriores al cierre a Gestion continuada: Se presume que la actividad de la entidad contable publica se lleva a cabo por tiempo indefinido, conforme a la ley o acto de creacién. Si por circunstancias exégenas o endégenas se producen situaciones de transformacién o liquidacién de una entidad contable publica, deben observarse las normas y procedimientos aplicables para tal efecto Registro: Los hechos financieros, econémicos, sociales y ambientales se deben contabilizarde manera cronolégica y conceptual observando la etapa del proceso contablerelativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnolégicos de quedisponga la entidad contable publica con base en la unidad de medida. Devengo o causacién: Los hechos financieros, econdmicos, sociales y ambientales deben teconocerse enel momento en que sucedan, con independencia del momento en que se produzcala corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de éstos. El reconocimientose efectuara cuando CRT eduba2005@yahoo.es Cate 40 No, 17-25 En Barrancabermeja cavannerwes ies po: ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEA -EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Cosas 500 | versa Foca 052077 | gna i ate surjan los derechos y obligaciones 0 cuando la transaccién uoperacién originada por el hecho incida en los resultados del periodo. Asociacién: El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los costos necesarios parala ejecucién de las funciones de cometido estatal y con los gastos relacionados conel consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos. Cuando deban registrarse partidas de periodos anteriores que influyan en losresultados, la informacién relacionada a la cuantia y origen se revelara en las notasa los estados financieros Medicién: Los hechos financieros, econdmicos, sociales y ambientales deben reconocerseen funcién de los eventos y transacciones que los originan, empleando técnicascuantitativas o cualitativas. Los hechos susceptibles de ser cuantificadosmonetariamente se valuaran al costo historico y serdn objeto de actualizacion. Prudencia: Deben contabilizarse tnicamente los ingresos realizados durante el periodo contabley no los potenciales 0 sometidos a condicién alguna. Con relacién a los gastos nosélo deben contabilizarse en los que se incurre durante el periodo contable, sinotambién los potenciales desde cuando se tenga conocimiento. Periodo contable: La entidad debe medir los resultados de sus operaciones financieras, econémicassociales y ambientales y el patrimonio puiblico bajo su control efectuando lasoperaciones contables de ajuste y cierre. El periodo contable es el lapso transcurridoentre el 1 de enero y el 31 de diciembre. No obstante las autoridades competentespodran solicitar estados contables intermedios, ¢ informes y reportes contables. Revelacién: Los estados, informes y reportes contables deben reflejar la situacién financiera,econémica, social y ambiental de la entidad, los resultados del desarrollo delobjeto social y la informacién adicional que sea necesaria para una adecuadainterpretacién cuantitativa y cualitativa de la realidad de la entidad, informacién éstaque debe revelarse en las notas a los estados financieros. La informacién debeservir para que los usuarios construyan indicadores de seguimiento y evaluacionesde acuerdo con sus necesidades y para informarse sobre el grado de avance deplanes, programas y proyectos de la entidad. Calle 48 No. 17-25 eduba2005@yaho0.es Salata sosoze fn Barrancabermea ee jes po: ible!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE (Cécigo: 300 Versi: 1 Fecha: 06-2017 Pagina 22 de 88 i, No compensaciones: No se deben presentar partidas netas como efecto de compensar activos y pasivosdel balance, o ingresos, gastos que integran el estado de actividad financiera,econémica social y ambiental j. Hechos posteriores al cierre: La informacion entre la fecha de cierre y la de presentacion de los estadosfinancieros, que suministre evidencia adicional sobre condiciones existentes antesde la fecha de cierre, asi como la indicativa de hechos surgidos con posterioridad,que por su materialidad impacte en los estados financieros debe ser registrada enel periodo objeto de ciere o revelada por medio de los estados financieros. cane aN 28 En arrancabermeja , __iiba20os yahoos ies po: ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Gear 300 | Veniin i Foca 062077 [Pagina ico s6 7. FUNDAMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE Autocontrol: Habilidad y competencia de cada funcionario relacionado directa © indirectamente con el Sistema de Contabilidad Publica, cualquiera que sea su nivel, de-asumir como propio el control, validado en el hecho de que éste es una actividad inherente a los seres humanos que aplicado al servicio piblico y a los procesos, actividades, procedimientos y tareas bajo su responsabilidad, debe garantizar una funcién transparente y eficaz, en procura del cumplimiento de los objetivos de gestién, de andlisis, divulgacién y de cultura ciudadana que en materia de Contabilidad Publica buscan las entidades del Estado. . Autorregulacién: Capacidad institucional que en ejercicio de la autonomia administrativa y financiera, y en el marco de la Constitucién Politica y las leyes, permite establecer reglas propias orientadas hacia una accién financiera y contable, ejecutada con altos niveles de responsabilidad institucional, para de esta manera generar una informacién que cumpla con el Marco Conceptual y el Modelo Instrumental de la Contabilidad Publica, con una clara orientacién al cumplimiento de los objetivos de gestién, control, cultura ciudadana, analisis y divulgacion. . Autogestién: Capacidad de integracién del autocontrol y la autorregulacién para el desarrollo de la Funcién Contable, con el propésito institucional de cumplir el conjunto de leyes y normas que rigen dicha Funcién, mediante la comunicacién efectiva, la informacién, la determinacién del riesgo y la evaluacién, generando de esta manera los resultados que permitan evaluar si los esfuerzos y recursos de la empresa, estan orientados al logro de sus objetivos institucionales y sociales, asi como establecer los correctivos correspondientes. calle 48 No. 17-28 edubaz005@yahooes Satetox sorte En arrancabermela Sywatubaaves | J jes po: ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE ‘BARRANCABERMEJA - EDUBA, MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE digo: 300 Versién: 1 Fecha: 06-2017, Pagina 24 do 56 8. ESTRUCTURA DEL AREA CONTABLE Y GESTION POR PROCESOS En el marco de la legislacién vigente, el Control Interno Contable como parte del Sistema de Control Interno, requiere para su implementacién la siguiente estructura, basada en Subsistemas, Componentes y Elementos: a. Subsistema de control estratégico: Establece las bases para que el Control Interno Contable sea una practica continua que garantice la consecucién de sus objetivos, en forma eficiente, eficaz y econémica, en el planeamiento y direccionamiento de la accién contable. b. Subsistema de control de gestién: Su funcién es permitir el adecuado control sobre el proceso Contable, teniendo en cuenta las acciones y mecanismos de prevencién de riesgos y los indicadores que permiten verificar la obtencién de los resultados esperados. c. Subsistema de evaluacién a la gestién: Permite la evaluacién continua de los planes, programas, procesos, actividades y registro de las operaciones de la entidad posibilitando la medicién de la gestion contable. En la Empresa de Desarrollo Urbano y Vivienda de interés Social de Barrancabermeja_- EDUBA, en términos de su estructura organizacional y de las ‘operaciones que se desarrollan, se cuenta con una Unidad Financiera conformada por la Contadora y dos (2) Técnicos financieros, y de acuerdo al modelo de operacién por procesos seguin lo establecido en el Manual Técnico del MECI 2014, todas las actividades contables se realizan en el Proceso Gestién Financiera y Presupuestal Por otra parte, dada la caracteristica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelacion necesaria entre los diferentes procesos que desarrolla la entidad, se decidié crear el Comité de Control Interno Contable, conformado por: * Gerente General * Subgerente * Contador (a) * Profesional Universitario Unidad Juridica * Técnicos Financieros (2) * Asesor Oficina Control Interno Calle 48 No. 17-25 eduba2005@yahoo.es Telefax: 602028 En Barrancabermeja muw.adubaor.ce ies po ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE CBaigo: 300 Verein 1 Fecha: 05.2017, Pagina 25 de 66 9. RESPONSABLES CONTROL INTERNO CONTABLE Dada la vision sistematica de la contabilidad, existe una responsabilidad por parte de quienes ejecutan “procesos diferentes al contable, por lo cual se requiere un compromiso institucional liderado por quienes representan legalmente a la Empresa de Desarrollo Urbano y Vivienda de Interés Social de Barrancabermeja - EDUBA, asi Gerente General: Es quien debe establecer y colocar en marcha del control interno contable, dictando las politicas que garanticen su implantacion. Contador: Debe Implementar el control interno contable asociado a los procesos bajo su responsabilidad, asi como en el Sistema de Informacién Financiera de la entidad. El contador tendré deberé implementar los controles o acciones administrativas que garanticen el suministro oportuno de informacién a la Contaduria General de la Nacién y a los demas usuarios. En ese sentido, debe aplicar adecuadamente los Procedimientos contables, a fin de lograr la informacién agregada con las caracteristicas de contabilidad, relevancia y comprensibilidad. El Representante Legal (Gerente General) y el Contador bajo cuya responsabilidad se procesa la informacién contable en la empresa, independientemente de la forma de vinculacién (nombramiento o contrato) deben presentar, al separarse de sus cargos, a manera de empalme, un informe a quienes los sustituyen en sus funciones sobre asuntos de su competencia, con el propésito de continuar con el normal desarrollo del proceso contable, para lo cual deberan observar los lineamientos referidos en el procedimiento para la elaboracién del Informe contable cuando se produzcan cambios de representante legal o Gerente de que trata el Manual de procedimientos del régimen de contabilidad publica Funcionarios de la Unidad Financiera: Son responsables de las actividades propias del proceso contable, de acuerdo con lo establecido en el Manual de Funciones y Procedimientos de la empresa, tienen la obligacién de realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluacion. Calle 48 No. 17-25 eduba2005@yahoo.es Selofax: 602028 En Barrancabermela wormueduba.dov.ce jes pos ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. (MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE (Goalie 300 Version 1 Fecha: 06-2017 Pagina 25 de 56 También son los responsables directos de la identificacién, clasificacion y registro de los hechos econdmicos y financieros que realiza la empresa, y tiene la formacién necesaria que contribuye a dimensionar el sistema de contabilidad publica de tal manera que le permite la debida identificacion, clasificacién, medicién, registro y ajustes, elaboracién, analisis, interpretacion y comunicacién de la informacién. Asesor de Control Intemo: Es responsable de evaluar en forma independiente y objetiva el Control interno Contable y el desarrollo de las Auditorias Internas, con aleance sobre el proceso contable y sus reas responsables, informando mediante las actividades de aseguramiento y consulta, al Gerente General de la empresa, sobre las medidas que permitan el mejoramiento continuo del Sistema. Los responsables directos del procesamiento de la informacién contable de la empresa, tienen el deber de solicitar conceptos técnicos contables a la Contaduria General del a Nacién -CGN, cuando no se tenga claridad respecto de la aplicacién de normas contenidas en el Régimen de Contabilidad Publica. Calle 48 No. 17-25 ‘eduba2005@yahoo.es fio Sei 4 Enbarancabemeia acne es ies po: ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE (éaigor 300 Version: 1 Fecha: 08.2017, Pagina 27 de 56 10.ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE Las Etapas del Proceso Contable son: a. Reconocimiento: De conformidad con el Plan General de Contabilidad Publica, es la etapa de captura de los datos de la realidad econémica y juridica, su andlisis desde la dptica del origen y la aplicacién de recursos y el proceso de su incorporacién a la estructura sistematica de clasificacion cronologia y conceptual de la contabilidad para la cual se requiere adelantar procesos de medicién, que consisten en la tasacién de las magnitudes fisicas © monetarias de los recursos que permiten incorporar y homogenizar los atributos de los hechos acaecidos en la realidad y su impacto para la entidad que desarrolla el proceso contable. Esta etapa incluye el reconocimiento inicial de las transacciones, hechos u operaciones, asi como las posteriores actualizaciones de valor. La informacion presupuestaria es un insumo basico de la etapa de reconocimiento en el proceso contable. La etapa de reconocimiento se materializa con la ejecucién de las siguientes actividades: Identificacién, Clasificacion, Registro y Ajustes. Telefax: 6020219 Identificacién: Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, econémica, social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de reconocimiento y revelacién. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable Clasificacién: Actividad en la que de acuerdo con las caracteristicas del hecho, transaccién u operacién, se determina en forma cronolégica su clasificacién conceptual seguin el Catalogo General de Cuentas. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financier, econémico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica Registro y ajustes: Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectian los registros en los libros respectivos. Corresponde también a la verificacién de la informaci6n producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelacién en los estados, informes y reportes contables, para determinar asi las cifras sujetas a ajustes y/o lo. 17- \ eduba2005@yahoo.es Coleg No. Are & En Barrancabermeja Soe ieee SW jes pos ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Coags 300 ee reclasificaciones, los cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Publica. b. Revelacién: Segiin el Plan General de Contabilidad Publica, es la etapa que sintetiza y representa la situacién, los resultados de la actividad y la capacidad de prestacién de servicios o generacién de flujos de recursos, en estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y comprensibles. Para garantizar estas caracteristicas, de los estados, informes y reportes contables, la revelacién implica la presentacién del conjunto de criterios o pautas particulares, seguidas en la etapa previa de reconocimiento; asi como la manifestacién de la informacién necesaria para la comprensién de la realidad que razonablemente presenta la informacién contable publica. El contador es responsable por la consolidacién de estados, informes y reportes contables de la entidad. Hacen parte de la etapa de revelacién las siguientes actividades: Elaboracién de los Estados, informes y reportes contables; andlisis, interpretacion y comunicacién de la informacién. Telefax: 6020219 Elaboracién de los estados, informes y reportes contables: Actividad mediante la cual se concreta el resultado del proceso contable, expresado en el disefio y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, Ios cuales deben contener la discriminacién basica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacién cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas, permitiendo a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluacién de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de los planes, programas y proyectos de. la entidad contable publica Para el caso de los estados contables, se determina en esta actividad la aplicacién del procedimiento para la estructuracién y presentacién de los estados contables basicos, contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Publica y a las politicas de informacion contable establecidas por la empresa. Se debe verificar los ingresos y egresos ingresados al software DELFIN, los libros auxiliares y secundarios, se tealiza la comparacién entre los libros auxiliares.y principales y los extractos bancarios, realizando la conciliacién bancaria. Tambien deben verificarse y confrontarse los saldos de los libros frente a los saldos de los Estados, Informes y Reportes Contables. Para una mejor comprensién de alle 48 No. 17- ‘eduba2005@yahoo.es ae NO s En Barrancabermeja wn edubs.cov.co ies pos ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA -EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Cage 300 | verstn 1 Fecha 057017 | Pigha 20 eto Tolefax: 6020219 la informacién deben determinarse los aspectos o situaciones que ameritan ser explicados a través de las notas a los estados contables. De conformidad con el Régimen de Contabilidad Publica, los entes pliblicos debenpresentar los siguientes estados financieros basicos: — Balance General — Estado de actividad financiera, econémica, social y ambiental. ~ Estado de cambios en el patrimonio. ~ Estado de flujos de efectivo = Notas a los estados financieros. EI Contador a cuyo cargo este la responsabilidad del sistema contable de la empresa, debe preparar los estados, informes y reportes contables que sean necesarios, asi como comunicar al tomador de decisiones sobre la situacién financiera, econémica, social y ambiental de la entidad; y de los resultados logrados en un determinado periodo. La informacién contable producida debe revelar en forma confiable, relevante y comprensible la realidad financiera y contable de la empresa, y ello sera objetivo de certificacién mediante las firmas del Representante legal o Gerente y del respectivo contador de la empresa, en los términos definidos en el Régimen de Contabilidad Publica. Esta informacion sera entregada al Concejo Municipal y demas entes de vigilancia y control que la requieran. Anilisis, interpretacién y comunicacién de la informacién: Actividad que corresponde a la lectura que se hace de los estados, informes y reportes contables, con el propésito de concluir sobre la situacién, resultado y tendencia de las entidades publicas, desde las perspectivas financiera, econémica, social y ambiental, de tal manera que su comunicacién sea suficientemente util para soportar las decisiones relativas a la administracién de los recursos publicos. La adecuada ejecucién de esta actividad materializa los objetivos de gestién publica, control puiblico y divulgacién y cultura que tiene la informacién contable, en procura de lograr los propésitos del Sistema Nacional de Contabilidad Publica relacionados con la transparencia, gestion eficiente, rendicion de cuentas y control de los recursos piiblicos. La informacion contable serviraé de base para establecer las acciones administrativas que se deben ejecutar para optimizar la administracion de los recursos ptiblicos. En este sentido, los informes contables, deben permitir la realizacion de las verificaciones relacionadas con el analisis de : eduba2005@yah00. Calle 48 No. 17-25 En Barrancabermeja aha jes pos ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUSA MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE (Cécigo: 200 Version 1 Fechar 06-2017 Pagina 80 de 56 vencimientos de cartera, gestién eficiente de otros archivos, cumplimiento de obligaciones, calculo de provisiones, depreciaciones y amortizaciones, entre otros. Calle 48 No. 17-25 Telefax: 6020219 En Barrancabermeja jes po: ble! eduba2005@yahoo.es www.eduba.gov.coEMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE 'BARRANCABERMEJA -EDUBA, MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE (baigo: 300 Version: 1 Fecha: 05.2017, Pagina 31 ae 56 11.POLITICAS YPRACTICAS CONTABLES En procura de lograr una informacion confiable, relevante y comprensible, se definen las siguientes politicas y practicas contables de la Empresa de Desarrollo Urbano y Vivienda de Interés Social de Barrancabermeja - EDUBA. a. Clasificacién y Presentacién: Los rubros estan integrados por Activos, Pasivos, Patrimonio,Ingresos, Gastos, Costo de Ventas y de Operacién, Costos de Produccién, Cuentas de OrdenDeudoras, y Cuentas de Orden Acreedoras. b. Depreciaciones y Valorizaciones de Propiedades, Planta y Equipo: Las propiedades, planta yequipo se valuaran al costo historico. La depreciacién de las mismas’se calcula por el método delinea recta, excepto los bienes cuyo valor sea inferior a un salario minimo mensual legal vigente,los cuales se deprecian en el mismo mes o periodo fiscal al de su adquisicion Para tales efectos la entidad aplica las siguientes vidas utiles: ‘Activos Depreciables Vida Util (Afios) Maquinaria y Equipo 038 Muebles, enseres y equipos de oficina 10 Equipo'de comunicacién 5 Equipos de computacién 5 Equipo de transporte 5 Las propiedades, planta y equipo seran objeto de valorizacion, atendiendo lo dispuesto en la normatividad que para la materia tiene establecida la Contaduria General de la Nacién, cada tres (3) afios, y su registro contable debera incorporarse de manera individual por cada activo sujeto a valorizacién, Para efectos de las bajas, mejoras, traslados, aseguramiento, bodegaje, mantenimiento, desmantelamiento, pérdida y demas factores a los que se encuentran sujetas las propiedades, planta y equipo, se tendré en cuenta lo establecido en el Procedimiento de baja de bienes. c. Amortizaciones: Para efectos de la amortizacién de cargos diferidos, esta se llevaré a cabo teniendo en cuenta los despachos de bienes clasificados por este concepto por el funcionario encargado del inventario y/o almacén, es decir a partir de los comprobantes de salida de inventario de este tipo de bienes. Respecto de las amortizaciones de intangibles como es el caso del Calle 48 No. 17-25 ‘eduba2005@yahoo.es Taree coa0zta: En Barrancabermeja nin ache. 00.60) jes pos ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUSA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE _ (Céaig: 300 Version: 1 Fechar 06-2017 Pagina 32 de 56 software, licencias y demas programas de computador, esta se llevara a cabo teniendo en cuenta la vida Util que sea establecida por el Area o responsable del area de sistemas, 0 por parte del proveedor del software. Para el caso de la amortizacién de bienes entregados a terceros, esta se llevaré a cabo teniendo en cuenta los afios de vida util pendientes de depreciar de los mismos, para lo cual el encargado del inventario de la empresa, determinara dicha vida util partiendo de la informacion que para cada bien se tenga. Las propiedades, planta y equipo seran objeto de valorizacién, atendiendo lo dispuesto en lanormatividad que “para la materia tiene establecida la Contaduria General de la Nacidn, cada tres(3) afios. Y-su registro contable deberé incorporarse de manera individual por cada activo sujeto avalorizacion Para efectos de las bajas, mejoras, traslados, aseguramiento, bodegaje, mantenimiento,desmantelamiento, pérdida y demas factores a los que se encuentran sujetas las propiedades,planta y equipo, se tendra en cuenta lo establecido en el Procedimiento, para el manejo y control de dichos bienes. Los anticipos que realiza la entidad por concepto de bienes y servicios adquiridos a terceros, previocumplimiento de las normas establecidas en el Manual de Contratacién, para el desarrollo de susfunciones de cometido piblico, se amortizarén durante el periodo en que se reciban los bienes yservicios, y para efectos de aplicacién de los anticipos se tendra en cuenta el porcentaje deanticipo pactado contractualmente, para ser este amortizado en la misma proporcién de anticipopactada. Provisiones: Los hechos financieros, sociales y ambientales de la entidad se reconocen con baseen el principio de causacién o devengo. Para dar cumplimiento a este principio, los gastos porconcepto de prestaciones sociales seran objeto de reconocimiento contable de manera mensual, yseran objeto de ajuste contable una vez los funcionarios adquieran el derecho al pago de losmismos. Para el caso de las propiedades, planta y equipo estas serdn objeto de provision contable en casode que una vez llevados a cabo los tramites de valorizacién de los bienes, estos arrojen comoresultado una desvalorizacién contable, es decir en caso de que el valor de mercado 0 realizaciénsea inferior al valor registrado en libros, con lo cual se registrara una provisién por concepto dedesvalorizacion. . Soportes Externos: Son documentos originados por operaciones con terceros por medio de loscuales normalmente se adquieren obligaciones con : cube200s@yan Cale 48 No, 17-28 En Barrancabermeja ae ele ‘ 1 igs ies pos ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Caio: 300 Verein: 1 Fecha: 08-2017, Pagina 33 de 56 proveedores, clientes, entidades bancarias,etc. estos documentos son: Facturas de compra, notas débito 0 crédito bancarias o deproveedores, consignaciones y extractos bancarios entre otros. Soportes Internos: Se refieren a aquellos documentos que se generan como soporte interno delas operaciones, tales como: Reconocimientos, altas y bajas de almacén, érdenes de pago,comprobantes de egreso, facturas de venta y notas débito y crédito bancarias, ajustes contables,entre otros. En la empresa sera el Area Financiera la Unica facultada para la creacién de nuevascuentas contables y conceptos en los distintos médulos del sistema de informacion de la empresa,por tanto se emplearn las distintas fuentes disponibles en el software contable, paraclasificar las operaciones o transacciones financieras que se manejen en la empresa. . Fechas de Publicacién o Exhibicién de Informacién Contable: Para efectos de la publicaciénde la informacién contable que exige el Plan General de Contabilidad Publica, ademas de aquellaque puede ser consultada a través de la pagina web de la Contaduria General de la Nacién:www.chip.gov.co/consultas/Informacién Enviada y en la pagina web de la empresa www.eduba.gov.co, solicitando el reporte de la informacion remitidapor la empresa, segin su cédigo CGN. Se encuentra igualmente disponible en el sitio web de la empresa Forma de Conservar Libros y Demas Soportes Contables: Los libros oficiales de contabilidad de la empresa se encontraran bajocustodia unica y exclusiva de la Unidad Financiera, por tanto quien requiera su inspeccién yerificacién tendra que efectuarlo en las instalaciones de la empresa, y @fectuar su devolucién unavez terminado el proceso de auditoria, y su conservacion se llevara a cabo en forma electrénica.En el caso de los demas soportes contables y correspondencia del Area, se tendra lo establecidoal interior de la empresa para su envio al Archivo Institucional en el caso del archivo hist6rico,diligenciando los formatos de tablas de retencién documental, previa su clasificacién, enumeraciéno foliado y empacado correspondientes Libros Auxiliares Considerados como Necesarios en la Entidad: Por razones de volumendocumental en la generacién de los libros auxiliares del sistema de informacién contable, y pormotivos de austeridad en el gasto, los libros auxiliares de contabilidad no son impresos por el Area.Sin embargo para efectos de inspeccién se tendran a disposicién de la Gerencia General de la empresa Calle 48 No. 17-25 : eduba2005@yahoo.es Telefax: 6020219 En Barrancabermeja www.eduba.gov.co ies po: ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Coss 300 | _versin 1 Fecha: ce207 | Pagea tase Forma de Elaborar las Notas a los Estados Contables: Para llevar a cabo el proceso depreparacién y emisién de las notas a los estados contables, se tendra en cuenta como minimo loestablecido en el Titulo Il, Procedimientos relativos a las etapas de reconocimiento y revelacin delos hechos financieros, econémicos, sociales y ambientales, del Manual de Procedimientos delPlan General de Contabilidad Publica, de la Contaduria General de la Nacién, y demas normas quelo agreguen 0 modifiquen. Fechas de Presentacién de la Informacion Contable a la Contaduria General de la Nacién -CGN: Para efectos del reporte trimestral de la informacién financiera, econémica, social yambiental de la empresa, se tendra lodispuesto en el Articulo 10° de la Resolucién 375 de 2008, de la Contaduria General de la Nacién,en la cual se plantean los plazos para el reporte de la informacién de la categoriacontable Software: EDUBA ha adquirido el software DELFIN, en el cual se registran todos los hechos y transacciones econémicas que genera la entidad Copia de seguridad: El area de Sistemas realizar mensualmente copia de seguridad de la informaciéncontable y su conservacién se hard de tal forma que garantice la reproducciénexacta en caso de ser necesaria. La custodia estara cargo de la Unidad Financiera. . Tipos de comprobantes utilizados: Se han disefiado comprobantes 0 documentos; de acuerdo a la particularidad dela entidad, teniendo en cuenta los requisitos minimos requeridos por las normascontables y presupuestales.Estos comprobantes son la fuente para registrar los movimientos en el librocorrespondiente; en los cuales se indica: Numero comprobante, numero deasiento, fecha, descripcién, cuentas afectadas, tercero, ntimero factura, débito, crédito, base. 412.ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE 2008@yahoo.es Salle 48 No, 17-25 En Barrancabermeja ecu ebee Oy abea eta E : wun eduba.covs »SB jes po: ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA, MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Cédigo: 300 Version: 1 Fecha: 06-2017 Pagina 35 de 55 Con el propésito de lograr una informacién contable con las caracteristicas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, la Empresa de Desarrollo Urbano y Vivienda de Interés Social de Barrancabermeja - EDUBA, a través su Unidad Financiera y del Area de Control Interno, como minimo observara y evaluara, los siguientes elementos: 12.1. Depuracién contable permanente y sostenibilidad. La Empresa de Desarrollo Urbano y Vivienda de Interés Social de Barrancabermeja — EDUBA, mediante procedimientos establecidos y a través de la Unidad Financiera, adelantaré todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y demas datos contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan las caracteristicas cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Publica Para este efecto, a través del Comité de Control Interno Contable, se realizan recomendaciones de mejora de las situaciones que estan afectando la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la informacién contable publica, tales como: a. Registro de valores ciertos que correspondan a bienes, derechos y obligaciones para la entidad, como se ha establecido para Inventarios, Deudores y Contingencias Juridicas b. Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicci6n coactiva. ¢. Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro © pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extincién, seguin sea el caso. d. Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idéneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro 0 pago. e. Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputacion a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan. Cuando la informacién contable se encuentre afectada por una o varias de las anteriores situaciones, deberdn adelantarse las acciones correspondientes para concretar su respectiva depuracién. En todo caso, el reconocimiento y Calle 48 No. 17-25 eduba2005@yahoo.es Telefax 6920219 En Barrancabermeja run eduba.dov.ce ies po: ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. (MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE . (Bei: 300 Versi: 1 Fecha: 06-2017, Pagina 36 de 56 revelacién de este proceso se hara de conformidad con el Régimen de Contabilidad Publica El comité de Control Interno Contable se reunira cada tres (3) meses, elaborara el documento de observaciones para efectos de seguimiento a las mejoras en la Informacién Contable, debidamente firmado por e! Contador y el visto bueno del Asesor de Control intemo, y lo presentara a la Gerencia General La Empresa de Desarrollo Urbano y Vivienda de Interés Social de Barrancabermeja — EDUBA establece que el Contador es el responsable de revisar los valores de los inventarios, saldos de derecho y montos de las contingencias de la empresa, también se encarga de aprobar los registros contables que se requieran como consecuencia del proceso de depuracién, los documentos soportes y los montos objeto de depuracién; y los presenta al Gerente General para su aprobacién 12.2. Conciliaciones de informacién. Mensualmente se realiza la conciliacion bancaria para constatar, y ajustar si a ello hubiese lugar, la informacién registrada en la contabilidad de la empresa y los datos que tiene la Unidad Financiera. Este proceso permite un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto y los libros de contabilidad. Para efectos de controlar los depésitos en las Instituciones financieras, y en atencién a la condicién de universalidad y el principio de prudencia a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Publica, las consignaciones realizadas por terceros y demas movimientos registrados en los extractos, con independencia de que se identifique el respectivo concepto, deben registrarse en la Contabilidad de la empresa 12.3. Libros de contabilidad. Los libros de contabilidad forman parte integral de la contabilidad publica y deben estar a disposicién de la Contaduria General de la Nacién y demas autoridades, para el ejercicio de las funciones constitucionales o legales de control, inspeccion y vigilancia. De conformidad con el régimen de Contabilidad Publica, los libros de contabilidad se producen en el software DELFIN y son almacenados magnéticamente con sus respectivos Backups; y estos pueden consultarse e imprimirse. La conservacién de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad se realiza segin lo establecido en las Tablas de retencién documental Calle 48 No. 17-25 edube2005@yahoo.es Telefax: 6020219 En Barrancabermeja www eduba.gov.co ies pos ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE ‘Cécigo: 300 Versi: 1 Fecha: 06-2017 12.4. Cierre Contable. De acuerdo con el régimen de Contabilidad Publica, la empresa adelantara todas las acciones de orden administrative que conileven a un cierre integral de la informacion producida en todas las areas que generan hechos financieros, econémicos, sociales y ambientales, tales como cierre de compras, tesoreria y presupuesto, recibo a satisfaccién de bienes y servicios, elaboracién de inventarios, legalizacién de cajas menores, vidticos y gastos de viajes, anticipos a Contratistas y Proveedores, conciliaciones, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones y la presentacién de las notas a los estados contables, entre otros aspectos, aplicando los procedimientos contenidos en el Régimen de Contaduria Publica Para los estados contables y demas informes que se produzcan en periodos intermedios, la empresa adelantara todas las acciones que sean necesarias para que se obtenga informacién contable, confiable, relevante y compresible, para lo cual observara el procedimiento para la estructuracién y presentacién de los estados contables basicos del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Publica 13. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE Calle 48 No. 17-25 eduba2005@yahoo.es Satan co20z19 En Barrancabermeja sonw dubs dovco ies pos ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Ceédigo: 300 Versi: 1 Fecha: 06-2017 Pagina 36 de 56 Los procedimientos orientan a los responsables de la informacién financiera, econémica, social y ambiental de la Empresa de Desarrollo Urbano y Vivienda de Interés Social de Barrancabermeja - EDUBA, para adelantar las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la produccién de informacién con las caracteristicas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad a que se refiere el marco conceptual del Pian General de Contabilidad Publica. En ejercicio de la autoevaluacién como fundamento del control interno, el Contador bajo cuya responsabilidad se produce la informacién contable, y los demas servidores publicos de las diferentes areas que generan hechos, transacciones y operaciones susceptibles de reconocerse contablemente, son responsables, en lo que corresponda, por la operatividad eficiente de! proceso contable, actividades y tareas a su cargo; por la supervisién continua a la eficacia de los controles integrados; y por desarrollar la autoevaluacin permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la Unidad a la cual pertenecen. Mediante Resolucién No. 390 del veintiocho (28) de diciembre de 2016 se adopté el Manual de Procesos y Procedimientos de la Empresa de Desarrollo Urbano y Vivienda de Interés Social de Barrancabermeja — EDUBA, con los siguientes procedimientos de los procesos de apoyo Gestién Financiera y Presupuestal y Talento Humano: Elaboracién del presupuesto Certificados de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal Pago a proveedores - cuentas por pagar Liquidacién y pago de impuestos y estampillas * Conciliacion de cuentas bancarias * Caja menor + Viaticos * Autorizacién y descuentos por némina + Expedicién de certificados de ingresos y retenciones * Pago de nomina + Pagos de seguridad social y parafiscales * Pago de prestaciones sociales (prima, cesantias y vacaciones) * Elaboracién de estados financieros 13.1. Caracterizacion e Indicadores del Proceso Gestién Financiera y Presupuestal: Calle 48 No. 17-25 eduba2005@yahoo.es See s Ensarancabemeia —_ Seeaesayeres ies po: ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA, MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE ol (C6cigo: 300 1: 06.2017, Pagina 39d 56 Las Caracterizaciones e indicadores del Proceso Gestién Financiera y presupuestal, se encuentran en el Manual de Procesos y Procedimientos de la Empresa de Desarrollo Urbano y Vivienda de Interés Social de Barrancabermeja - EDUBA, adoptado mediante Resolucién No. 390 del veintiocho (28) de diciembre de 2016, asi PROCESO: GESTION FINANCIERA Y PRESUPUESTAL TIPO DE PROCESO: DE APOYO Planear, ejecutar y hacer seguimiento a la ejecucién presupuestal de los recursos asignados a la entidad, de acuerdo SEEN: con la normatividad vigente, de tal manera que refleje la realidad econémica de la entidad, Identifca las_necesidades de recursos de los procesos, hasia la BLCRCe: toma de decisiones sobre la gestion financiera de la entidad; : inclyyendo las necesidades relacionadas con la ejecucion y control de presupuesto, contabilidad y tesoreria RESPONSABLE: SUBGERENTE GENERAL PARTICIPANTES: Técnico Operativo - Presupuesto Técnico Operativo ~ Tesorero Contador (a) Auxiliar Contable NORMATIVIDAD: —Constitucién politica. —Acuerdo 101 de 1997 - Estatuto Organico Presupuesto Municipio de Barrancabermeja y sus Entes Descentralizados. —Ley 617 de 2000: Por medio de la cual se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralizacién, y se dictan normas para la racionalizacién del gasto pUiblico nacional. —Gestién ptiblica local (DAFP) —Disposiciones sobre Retencién en la Fuente. Decreto 4836 de 2011: Sistema Integrado de Informacién Financiera SIIF Nacién y del Sistema Unificado de Inversion Publica —Decreto 2768 de 28 de diciembre de 2012: Por el cual se regula la constitucién y funcionamiento de las cajas menores. —Estatuto Tributario ~Estatuto organico del Presupuesto Nacional — Ley 4 de 1992. Régimen salarial y prestacional de los empleados puiblicos Calle 48 No. 17-25 Telefax: 6020219 En Barrancabermeja ee ene ies pos ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Gédigo: 300 Versibn: 1 Fecha: 052017 | Pagina 40 de 56 ~Ley 42 de 1993 = Articulo 48 NORMATIVIDAD: | | | | | MECI 2014: ~Plan Unico de Cuentas —Resolucién 119 de 2006: Por la cual se adopta el Modelo Estandar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Publica. ~Plan de Desarrollo Nacional - Ley 1450 de 2011 -Resolucion 4444 de 1995 Resolucién Organica de la Contraloria General de la Repiiblica para la rendicién de la cuentas —Resoluciones, cartas, circulares y demas. procedimientos emitidos por la Contaduria General de la Nacién-CGN. Médulo 1. Control de Planeacién y Gestion 1.2. Componente Direccionamiento Estratégico 1.2.2, Modelo Operacién por Procesos RIESGOS: —Desconocimiento de normas presupuestales y contables por parte de los funcionarios. —Deficiencia en recursos humanos fisicos y técnicos para el desarrollo de las actividades relacionadas con el proceso -Pagos sin soportes. - Software no adecuado, =No cumplimiento de las metas presupuestales debido a los demas procesos. PUNTOS, DE CONTROL: Revision y consolidacién de informacién presupuestal contable y de Tesoreria, ~Evaluacién permanente de los funcionarios encargados del proceso y analisis de la informacién financiera. -Verificar la ejecucién presupuestal de gastos. -Definir estrategias con los responsables de procesos para no incumplir un las metas planteadas RECURSOS REQUERIDOS: =Talento humano competente (servidores puiblicos), para las reas que intervienen en el proceso. -Software Hardware Red de comunicaciones =Recursos financieros Calle 48 No. 17- 25 Telefax: 6020219 En Barrancabermeja caver jes po: ble!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA -EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Ceaige: 300 Pagina 41 —Estatuto Presupuestal DOCUMENTOS —Plan de Desarrollo Municipal RELACIONADOS: —Normatividad vigente aplicable —Resolucién aprobacién Presupuesto Municipal INDICADORES DEL PROCESO: Pagos= (No. Pagos efectuados) / (No. Pagos recibidos) X100 Presupuesto de gastos= (Presupuesto de gastos ejecutado / Total presupuesto de gastos de la vigencia) X 100 Ingresos: (Presupuesto de ingresos ejecutado / Presupuesto de ingresos de la vigencia) * 100 (Sin | recursos del balance) X 100 ACTIVIDADES: INSUMO_ PRODUCTO PHVA | PROVEEDOR (ENTRADA) ACTIVIDADES (SALIDA) CLIENTE | Normatividad |, Definirpolicas, | growiae | Organismos de extenae | directrices y Saroeier ee | rewiacen, | intemaque | estatagias para | °SYteWeS Pa | Todos fos control regulael | fortalecerla gestion | fOR@#8CA! | tuncionarios. | yvigilancia proceso. | del proceso Genel | | financiero | financiero qncetes | | | | | Proyectar el Proyecto de | Plan de | presupuesto Presupuesto: Pp Alcaldia Desarrollo General de la General de la Gerencia | Municipal | Entidad para la Entidad para la General is Municipal Pal | vigencia fiscal vigencia fiscal | |__respectiva respectiva Calle 48 No. 17-25 eduba200s@yahoo.es Telefax: 6020219 ey Eararebaires, worw.eduba.qov. ies posible!EMPRESA DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA DE INTERES SOCIAL DE BARRANCABERMEJA - EDUBA. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE Céxigo: 300 ion Fecha: 062017 Pagina 42 do 6 ACTIVIDADES: INSUMO PRODUCTO PHVA | PROVEEDOR | (entRaba) | ACTIVIDADES | 'TSatipay SLIENTE Elaborar y | prswenien a Presupuesto 4 Alealdia een ee Lakehe General parala | Gerencia | Municipal Munttpal | General perala | Were fecal | General | vvigencia fiscal oe respectiva. Resolucion de ae e Gerencia aperturay | Manejo de caja | Arquede informe | urged General | consttctin de | "menor | “deGaja Menor’ | Francia y cajas menores Bs Registrar en el Sistema fe ee Administrativos | institucional los Gerencia movimientos Documentos | Gerencia Hl General | Reauerimiento | sresupuestales de | presupuestales | General acuerdo a los | ordenadores del | gferentes panes 9 institucionales para la vigencia fiscal | cortespondiente | Extractos Realizar las H | Tesoreva | Entdedes | conciiacones | C@neliaciones | Gerencia Bancarias bancarias Facturas Proveedores de Rese ool veri bienssy | Novedades de | Pac! p200 Proveodores servicios Nomina y: Soportes de H obligaciones a pesos Pagos Funcionarios ‘Subgerente Actos Leber i de la entidad. General | Administrativos zeseores Reportar datos e fee Reportes del | _informes a Entes Sofware | Gubernamentales y Entes de H pee. ‘Administrativo y de Control, tnformes: Control Pe Financiero Vigilancia y | Regulacién Ess: Unidad informe Verificar que os informe | Gerencia Calle 48 No. 17-25 \ eduba2005@yahoo.es cee Ne En Barrancabermeja Fe os

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