Anexos

Anexo I. Formato del documento de alcance del proyecto.

OBJETO DEL DOCUMENTO, REQUERIMIENTOS Y DIRECTRICES.

Objeto del documento:

Este documento tiene por objeto establecer el objetivo y alcance global del proyecto con la
empresa “ESCAYOLAS, S.L.”. Se trata de una enumeración de áreas funcionales a las que
se les va a dar soporte con el sistema ERP, indicando en cada una de ellas los apartados
en los que se centrará el proyecto. En fecha posterior a este documento de “Alcance de
Proyecto”, tras la Toma de Datos, se emitirá el documento de “Requisitos”, que sí reflejará
los detalles sobre las necesidades y peticiones de cada una de las áreas usuarias de la
empresa ESCAYOLAS y el grado de conformidad de la solución propuesta.

Los puntos enumerados serán los que se lleven a cabo en la implantación. Por ello debe
ser, necesariamente, objeto de estudio, análisis y contraste por parte del cliente, siendo
vinculante su contenido en cuanto a las áreas de actividad que se abordarán en la
implantación.

El cronograma de fechas en las que se llevará a cabo cada tarea se concretará después
de la Toma de Datos. Por la experiencia consideramos que es en la Toma de Datos
cuando se realiza un análisis en profundidad de cada una de las áreas y se obtiene una
visión eficiente de los requerimientos necesarios, pudiendo comprometerse a una
planificación definitiva de proyecto.

Requerimientos y Directrices:

El proyecto se plantea desde la perspectiva de dotar a Escayolas S.L. de herramienta de

gestión para el ejercicio 2007 y sucesivos. Dada lo avanzado de la fecha de comienzo del
proyecto (diciembre de 2006), se pondrán los medios necesarios para agilizar el proceso
de implantación en cada una de las fases. Requisito imprescindible para la celeridad del
proceso es la disponibilidad de los usuarios clave, que tendrán que dedicar su tiempo al
conocimiento y pruebas de MIC2000ERP+.

La implantación arrancará sin introducir adaptaciones funcionales al sistema. Será

necesario un esfuerzo de análisis de los procesos para adaptarlos al sistema.

Somos conscientes de la necesidad de ESCAYOLAS de disponer de una aplicación que le

permita gestionar la información. En este sentido la apuesta por MIC2000ERP+ está
orientada a lograr una mayor integridad de los procesos, enlazando la contabilidad con la
gestión, y mejorar los flujos y las salidas de información para poder realizar un
seguimiento, control y una mejora de los procesos.

En cuanto a las decisiones de “cómo funcionar”, será responsabilidad decidir sobre la

necesidad de modificar sus procesos. Entendemos que una implantación supone una
coyuntura que puede aprovecharse para realizar un análisis interno de la empresa pero
éste no será el objetivo de la implantación: podrá aconsejar pero la decisión será del
cliente.

Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 135

 Anexos

OBJETIVO DEL PROYECTO.

Se define el objetivo del presente proyecto en el marco de proporcionar a ESCAYOLAS,

S.L. herramientas de gestión que permitan, desde una única aplicación centralizada el
control de la organización. Dadas las líneas actuales de negocio, las soluciones se dirigirán
al control y gestión de los procesos comercial, de ventas, producción, compras y almacén,
gestión económico-financiera, así como el control de la información.

Según esto, el entorno del negocio se concretará a partir de:

Análisis de los procesos

La definición del “Modelo de parametrización de la solución” que
establezca el escenario que mejor garantice:
- La ejecución de los procesos.
- Los procedimientos de control de gestión que de forma permanente
actualicen la situación de la empresa con relación a sus objetivos.

ÁLCANCE DEL PROYECTO.

Áreas a implantar.

Se establece como ámbito de alcance del proyecto el suministro de soluciones e

infraestructura de sistemas, así como la implantación, de las siguientes Áreas Funcionales:
Área Comercial.

- Ficha de clientes y potenciales clientes: Datos generales, personas de

contacto, direcciones, formas de pago, agente comercial, definición del
riesgo.
- Seguimiento de clientes.
- Mantenimiento de relaciones con clientes.
- Gestión del Riesgo de Clientes.
- Estadísticas de ventas y clientes.
- Comisiones de Agentes comerciales.

Ventas.

- Emisión de presupuestos a clientes. Evolución de estados (pendiente de

analizar, rechazada, aceptada,… ) de las ofertas e histórico de
versiones.
- Gestión de Tarifas.
- Presupuestos / Pedidos / Albaranes / Facturas. Trazabilidad entre
documentos de venta.
- Formatos de impresión de documentos de venta
(presupuesto/pedido/albarán/factura)
- Albaranes de venta: entregas totales o parciales de pedidos.
- Facturación: emisión de facturas por albaranes individuales, por rango de
fechas, por obras, ..
Fabricación.

Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 136

 Anexos

- Control de costes de producción: escandallos de fabricación (materias

primas, semielaborados, operaciones, mermas, … )
- Gestión de Órdenes de Fabricación:
+ Fabricación a partir de stock bajo mínimos.
+ Producción contra Pedidos de cliente (trazabilidad con los
documentos de venta).
- Partes de Trabajo de fábrica.
- Incidencias de fabricación.

Almacén/Logística.

- Control de stock.
- Valoración de existencias.
- Movimientos de almacén:
+ Entradas/Salidas.
+ Traspasos.
+ Recuento de existencias.

Compras.

- Gestión de Pedidos y Albaranes de proveedor.

- Conformación de facturas de proveedor.
- Formatos de impresión de documentos de compra (pedidos y
albaranes).
- Ficha de proveedores.
- Gestión de proveedores.
- Estadísticas de compras y proveedores.
- Incidencias de proveedores.

Área Económico Financiera.

- Procesos Contables:
+ Introducción de facturas.
+ Introducción de asientos contables.
+ Compras: Conformación de facturas de compra e
introducción de otras facturas de compra.
+ Ventas: Facturación de clientes, Anulación de facturas,
Imputación de Facturas a Contabilidad.
+ Extractos (contabilidad general y analítica)
+ Traspasos de movimientos contables y analíticos.
+ Procesos de Cierre: de Explotación y de Contabilidad.
+ Proceso de Apertura de Ejercicio.
+ Gestión del Inmovilizado.
- Balances:
+ De Situación.
+ De Explotación.
+ De Comprobación de Sumas y Saldos.
Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 137
 Anexos

- Gestión de Tesorería:
+ Conciliación bancaria
+ Gestión de Cobros
+ Gestión de Pagos
- Libros de IVA, Diario y Mayor.
- Contabilidad Presupuestaria (presupuestos de VV, %MV y Costes de
Estructura). Seguimiento de reales y desviaciones.

Migración de datos.

Se migrarán los datos de los sistemas corporativos actuales de ESCAYOLAS, S.L.,

entendiéndose ésta como el traspaso de datos desde sus actuales aplicaciones a la nueva,
siendo esta información la relativa a ficheros maestros de clientes, artículos, proveedores y
cuentas contables.

CRONOGRAMA.

Tal como explicamos en el apartado de introducción, será tras la Toma de Datos cuando
se realice un análisis en profundidad de todas las áreas y sus requerimientos que nos
permita proponer un calendario definitivo de implantación. A la fecha de emisión del
presente documento, en la fase en que nos encontramos y con la información de la que
disponemos, nuestra planificación de trabajo se ciñe a la presentada en la propuesta inicial
de proyecto.

Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 138

 Anexos

Anexo II. Formato del documento de alcance del proyecto.

OBJETO Y CONTENIDO DEL DOCUMENTO.

Objeto del documento:

Este documento tiene por objeto detallar el alcance global del proyecto con la empresa
“ESCAYOLAS , S.L.”, en base a los requisitos de la organización y los requerimientos de cada una
de las áreas usuarias.

Se hará referencia a cada una de las áreas funcionales a las que se va a dar soporte con el sistema
ERP y se detallarán las necesidades y peticiones de “ESCAYOLAS , S.L.”, indicando el grado de
conformidad de la solución propuesta.

Los requisitos enumerados serán los que se consideren durante el proyecto. Por ello debe ser,
necesariamente, objeto de estudio, análisis y contraste por parte del cliente, siendo vinculante su
contenido en cuanto a las áreas de actividad y requerimientos que se tratarán en la implantación.

Contenido del documento:

El documento hará referencia a los USUARIOS CLAVE designados desde “ESCAYOLAS , S.L.”
para el proyecto de implantación. Se trata de personas de la organización cliente que desempeñen
un papel protagonista en el normal desarrollo del proyecto:
• Un coordinador de proyecto por parte del cliente, que sirva de interlocutor último con el
equipo de implantación y que asuma, por parte de “ESCAYOLAS , S.L.”, la responsabilidad
en la toma de decisiones.
• Por cada área funcional, un usuario final con responsabilidades y habilidades para asumir la
adaptación del flujo de proceso de la empresa al sistema ERP.

Se enumerarán los REQUISITOS de cada una de las áreas usuarias (en documentos
independientes referenciados), explicando cuál es la petición por parte de “ESCAYOLAS , S.L.”. Se
valorará el objeto o fin que se persigue con los mismos y se informará de su inclusión o no dentro
del proyecto, explicando el grado de conformidad de la solución propuesta frente a la petición
realizada.

Se hará referencia a ASPECTO LIMITANTES para el arranque, relacionados con el Marco Técnico
(sistemas actuales, comunicaciones, etc…), información importante o condicionante para el
arranque, intercambio de datos con terceros, etc…

Es tras la Toma de Datos cuando se realiza un análisis en profundidad de todas las áreas y sus
requerimientos que nos permite proponer una PLANIFICACIÓN definitiva de proyecto en documento
independiente a éste de “REQUISITOS”.

Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 139

 Anexos

USUARIOS CLAVE.

Los usuarios de la empresa “ESCAYOLAS , S.L.” que liderarán el proyecto que nos ocupa son las
que a continuación se mencionan:

• Gerente de “ESCAYOLAS , S.L.”:

• Responsable de proyecto: .
• Interlocutores de las áreas usuarias:

REQUISITOS.

Los requisitos de cada una de las áreas usuarias son los que se detallan en los documentos
referenciados en este tercer apartado:
• Área Económico Financiera: EAL_Requisitos EEFF.pdf.
• Área de Control de Gestión: EAL_Requisitos CONTROL DE GESTION.pdf.
• Área de Ventas: EAL_ Requisitos VENTAS.pdf.
• Área Comercial: EAL_ Requisitos COMERCIAL.pdf.
• Área de Compras: EAL_ Requisitos COMPRAS.pdf.
• Área de Almacén: EAL_ Requisitos ALMACEN.pdf.
• Área de Fábrica: EAL_ Requisitos FABRICA.pdf.

Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 140

 Anexos

ASPECTOS LIIMITANTES.

Desde el punto de vista de infraestructura es importante mencionar los siguientes aspectos:

• La empresa “ESCAYOLAS, S.L” tiene tres delegaciones en la provincia de Sevilla,
conectadas vía VPN (red privada virtual). Se reservarán los recursos necesarios de la citada
red para dar servicio al sistema ERP a implantar.
• En la sede central, ubicada en la localidad de Carmona, residirá el servidor de datos
(servidor principal del sistema). En cada una de las delegaciones se configurará un servidor
de ficheros y se instalará el software cliente correspondiente.
• Para el envío de documentos de compra y venta (presupuestos, pedidos, albaranes,
facturas, …) a terceras empresas por correo electrónico (o fax) se configurarán los formatos
de la gestión comercial con la imagen corporativa de “ESCAYOLAS , S.L”. Estos formatos
sustituyen los actuales sobre “papel preimpreso” que actualmente se emplean, para lo que
se hace necesaria la instalación de impresoras a color para la impresión física de los
mismos.
• Se pretende dotar a la organización de la posibilidad de envío por fax de documentos
generados desde el sistema ERP. Será necesario disponer, en las estaciones clientes que
corresponda, de módem y acceso a la conexión telefónica.
• Estamos analizando la viabilidad de soportar imágenes digitalizadas de documentos
firmados por tercereas empresas. Sería entonces necesario disponer de equipo de
digitalización de documentos (escáner).

Para el arranque del nuevo sistema Mic2000 ERP+, hacemos los comentarios que siguen:
• Se determinará fecha de corte de operaciones de los sistemas actuales de gestión
comercial (OficomW) y gestión EEFF (CONTAPLUS de Sage SP) y fecha de comienzo
(arranque) posterior de explotación del nuevo sistema. No habrá convivencia de sistemas
actuales y el ERP Mic2000.
• Se migrará desde CONTAPLUS el ejercicio contable 2007, las transacciones hasta el día de
la fecha de corte de operaciones. No se migrará al nuevo sistema la gestión comercial.

En cuanto a los datos maestros necesarios para el correcto funcionamiento del sistema:
• Se exportarán desde los sistemas actuales los datos maestros correspondientes a las
principales entidades (clientes, proveedores, artículos, plan contable, elementos de
inmovilizado,…), rescatables en formatos estándar de los mencionados sistemas, haciendo
la carga inicial correspondientes en el sistema ERP destino.
• Desde “ESCAYOLAS, S.L” se aprovechará la implantación para codificar o revisar la
codificación de las entidades implicadas, para conseguir una gestión normalizada de la
información.
• Se han de definir y/o validar los escandallos de fabricación que permitan una mecanización
de la gestión de almacén y un seguimiento de desviaciones de reales frente a
presupuestos.

Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 141

 Anexos

REQUISITOS EEFF

Escayolas, S.L.

HISTORIA DE CAMBIOS
Cod Ed. Nombre Fecha Resumen de cambios
RQEF 1 Requisitos EEFF 10-01-07 Primera Edición
RQEF 1.1 Requisitos EEFF 29-01-07 RQEF: 005; 006; 022; 035

Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 142

 Anexos

OBJETO DEL DOCUMENTO.

Este documento tiene por objeto detallar el alcance global del proyecto de implantación con la
empresa “ESCAYOLAS, S.L.”, en relación al Área Económico Financiera.

Se enumerarán los REQUISITOS del Área Económico Financiera explicando cuál es la petición
por parte de “ESCAYOLAS, S.L.”. Se valorará el objeto o fin que se persigue con los mismos y se
informará de su inclusión o no dentro del proyecto, explicando el grado de conformidad de la
solución propuesta frente a la petición realizada.

Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 143

 Anexos

REQUISITOS.

CODIGO Descripción Detalles Comen

Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción

144