INTEGRACIÓN DE LOS PROGRAMAS OFFICE

1. Copiar una tabla de Word a Excel.

2. Copiar y vincular datos y gráficos de Excel a Word / Powerpoint

3. Copiar datos de Access en Excel.

4. Copiar datos de Access en Word.

5. Importar y vincular datos de Excel a use de datos de Acces

6. Copiar datos de Excel en Access.

7. Escribir cartas personalizadas a varias personas.

 En este apartado veremos como se pueden intercambia los distintos progr Office. Por ejemplo podemos
crear una hoja Excel e una tabla de un documento Word a una hoja Excel o viceversa.

Una tabla la podemos crear desde diferentes programas de Office, pero dependiendo del tipo tabla algunos
programas se presentan mejor que otros para la creación. Por ejemplo:

§ Si vamos a crear una tabla que va a contener personalizadas, numeración, sangrías, formato d etc,
usaremos Word.
§ Si se trata de una tabla que va a incluir cálculoscomplejos, análisis estadisticos o gráficos, usaremos Excel.
§ Para obtener funciones de ordenación y búsqueda mas eficaces Access o Excel.
§ Si creamos una tabla para almacenar información, modificarla y consultarla en cualquier momento utilizaremos
Access.
§ Si se trata de una tabla que va incluida en una presentación usaremos Powerpoint

1) Copiar una tabla de Word a Excel.

Desde Word seleccionamos las filas y columnas de laue deseemos copiar. Puls el botón Copiar. Desde la
hoja de cálculo Excel hac área de la hoja de cálculo en que deseemos pegar laPegar. El contenido de cada celda de la
tabla Word se pega en una celda Excel.

1) Copiar y vincular datos y gráficos de Excel a WordPowerPoint

Desde Excel seleccionamos los datos o el gráfico aCopiar. Cambiamos al documento Word o al documento
PowerPoint.

Desde Word:

§ Pulsamos en el botón Pegar.

§ Si queremos que los datos de la hoja Excel se ma Word, es decir que cada vez que modifiquemos l hacemos clic
en la opción Pegado especial . Y a continuación hacemos clic Pegar vínculo. Desde aquí seleccionamos la
opción Objeto de hoja de cálculo Microsoft Excel . Y pulsamos en el botón Aceptar. Ver figura:

Desde PowerPoint seguimos estos pasos:

§ Si queremos copiar la tabla de datos hacemos Edición > Pegado especial

§ Se visualiza la ventana Pegado especial . Ver figura. Seleccionamos Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel .
Y pulsamos en el botón Aceptar.

Para pegar un vínculo a los datos de la hoja Ex en la presentación siempre que se modifiquen lo opción
Pegar vínculo y, a continuación seleccionamos Objeto de hoja de cálculo Microsoft Excel. Y hacemos clic en el botón
Aceptar.

Si modificamos la hoja Excel y volvemos a abrir la deseamos actualizar vínculos. Haremos clic en el
bActualizar vínculos de esta forma la presentación mostrará los datos actualizados.

Para pegar un gráfico en PowerPoint hacemos com Edición > Pegado especial . Podemos pegar el gráfico
como gráf editarse con Excel haciendo doble clic en él desde la presentaci seleccionamos Objeto de gráfico de
Microsoft Excel .
Si queremos pegar el gráfico como una imagen de mapa de bits seleccionamos la opción Imagen
O bien podemos pegar un vínculo al gráfico Excel de forma que cada vez que se actualice en Excel se
actualice la presentación, para ello seleccionamos la opción Pegar vínculo y, a continuación seleccionamos Objeto
de gráfico de Microsoft Excel . Y hacemos clic en el botón Aceptar.

Actividad 1: A partir de un libro Excel que hayas realizado que incluya gráficos copialo a documento Word y
a una Presentación PowerPoint. Un

3) Copiar datos de Access en Excel.

Podemos copiar una tabla, una consulta, un formulario o un informe a Exce.Para ello abrimos desde Access
la base de datos. Desde la ventana Base de datos consulta, el formulario o el informe que deseemos u menú
Herramientas > Víncul os con Office > Analizar con MS Excel .
 Access guardará el contenido del objeto elegido en se guardará con el nombre de la tabla, consulta u objeto
seleccionado.

Actividad 2: Abre la base de datos de EMPRESA, seleccionaabla DEPARTAMENTOS y cópiala a un libro

Excel.

Si queremos copiar un conjunto de registros selecci o las filas de la tabla a copiar, hacemos clic en eCopiar,
pasamos a Excel, hacem en la esquina superior izquierda del área de la hoja de c aparezca el primer nombre de
campo y hacemos clic ePegar. Puede ocurrir que tenga ajustar el ancho de la celda o el alto de la fila

4) Copiar datos de Access en Word.

Desde Access podemos seleccionar un conjunto de registros utilizando los botones de Copiar y Pegar. En el
documento Word se creará primera fila aparece el nombre de la tabla, en la el nombre de las colu continuación las filas
seleccionadas. En el siguien tabla DEPARTAMENTOS, al copiarlas a Word se muestra

DEPARTAMENTOS

Nº DEPART NOMBRE LOCALIDAD

20 Desarrollo Barcelona
30 Investigación Bilbao

La opción de menú Herramientas -> Vínculos con Office -> Publicar con MS Word nos permitirá obtener un
documento Word con la tabla, consulta, documento se guardará con el nombre del objeto.

La opción Combinar con MS Word permitirá vincular los datos con poder imprimir cartas modelo o sobres
con direccion.

Actividad 3: Selecciona algunas filas de la tabla ....... y cópialas a un documento Word

 5) Importar y vincular datos de Excel a una base de datos Access

En este apartado veremos como introducir una tabla de Excel a una base de datos Access.
Partimos de la Hoja2 del EJEMPLO1.XLS que contiene la siguiente tabla:

Pasos:

§ En primer lugar los datos de la tabla Excel debe columna tiene un título en la primera fila y con debe haber filas
en blanco.
§ Una vez que tenemos la tabla Excel con este formato cerramos el l base de datos Access donde importaremos la
hoja.
§ Hacemos clic en la opción de menú Archivo -> Obtener datos externos -> Importar.
§ En el cuadro de diálogo que aparece elegimos comoTipo de archivo -> Microsoft Excel, y en la lista Buscar en
localizamos el archivo a importar. Un doble clic.
§ Aparece el asistente para importación de hojas hoja a importar. Ver figura:
§ Hacemos clic en Hoja2 y clic en el botón Siguiente.
§ En el siguiente cuadro de diálogo indicamos que columnas. Ver figura. Clic en el botón Siguiente.

§ A continuación indicamos dónde almacenar los datos: en un ya existente, seleccionamos la primera opción. Ver
figura. Click en el botón Siguiente.

§ Desde la siguiente pantalla podemos modificar e de los campos que se importando. Si no deseamos importar el
campo mNo importar el campo. Ver figura. Clic en el botón Siguiente para continuar.

§ A continuación definimos una clave principal para la tabla o dejamos una o también podemos no incluir clave. Ver
figura. Siguiente para continuar
 Por último damos un nombre a la nueva tabla o aceptamos el nombre dado por Access. Clic en el botón
Finalizar para terminar. Aparece un cuadro de que el proceso de importación ha finalizado. Clcic en el botón Aceptar
para terminar. Ver figura.
 Actividad 4: Abre una hoja Excel que tengas hecha y ponla importarla a una base de datos que tengas
creada.

Mediante la opción de menú Archivo->Obtener datos externos-> Vincular tablas podremos mantener
una hoja Excel desde Access. Podremos act actualizarán en Excel. Al elegir esta opción de me hojas de cálculo, una
serie de pantallas similares a las vistas anteriormente. E para vincular tablas es similar al anterior, sólo qaso 1, Paso 2
y Paso 6. Al finalizar el asistente se most vinculada con el icono de Excel precedido de una flechita:

Actividad 5: Vincula una hoja Excel a la Base de datos an Access algunas filas. Después cierra la tabla y abr
con los cambios hechos en Access.

6) Copiar datos de Excel en Access.

También podemos utilizar las opciones de Copiar y Pegar para tener en Access dato hoja Excel. Seguiremos
estos pasos:

§ Desde Excel seleccionamos la tabla que deseamor en formato de lista. Pulsamos el botón Copiar.
§ Desde Access abrimos la base de datos donde queramos copiar la hoja y pulsamos Pegar.

§ Access pregunta si la primera fila contiene los títulos de las columnas.

§ Al hacer clic en el botón Si, Access informa que la hoja se ha importado correctamente. Veremos en la ventana
de la base de datos la nueva tabla de nombre la hoja de Excel en donde estaba.
§ Si hacemos clic en el botón No, Access se encargará de dar un nombre a las columnas

Actividad 6: Prueba a copiar una tabla de una hoja Excel a la base de datos anterior

7. Escribiendo una carta a varias personas usando el asistente.

Supongamos que una compañía de seguros tiene una base de datos con los datos de los clientes cuya
poliza vence en el mes de Julio. Vamos a escribir una carta a todos los clientes anunciandoles la renovación anual del
seguro. Los clientes están almacenados en la base de datos clientes. El formato de la carta sería el Siguiente

Donde los datos en negrita se obtendrán de la base de datos CLIENTES.

Pasos:

1. Abrir Word. Hacer clic en Herramientas y despues elegimos

Combinar correspondencia.
2. Desde la siguiente ventana elegimos el tipo de documento. Como vamos a escribir una carta hacemo clic en
la opción Cartas. Despues hacemos clic en Siguiente:Inicie el documento.

3. A continuación seleccionamos el documento.

Hacemos clic en Utilizar el documento actual. Pulsa en el
vinculo Siguiente. Ver figura.

4. En la siguiente pantalla seleccionamos los destinatatios. Como los destinatarios de la carta están en una BD
seleccionamos la opción utilizar asistente. Ver figura.
 Y despues hacemos clic en el vinculo Examinar para buscar la base de datos en Access donde tenemos
los datos de los clientes. Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos. De la lista Tipo de
archivo elegimos Bases de datos Access.

A continuación, a partir de la lista Buscar en: buscamos el lugar donde hayamos almacenado la base de
datos CLIENTES. Seleccionamos la base de datos y hacemos clic en el botón Abrir. Se visualizan los datos de la
base de datos seleccionada en la ventana Destinatarios de combinar la correspondencia. Ver figura.

Desde esta ventana podemos ordenar la lista haciendo clic en la columna deseada, quitar destinatarios
de la lista desmarcando la casilla de verificación, establecer un criterio para reducir los destinatarios us ando la
flecha situada a la izquierda de cada columna. Para continuar hacemos clic en el botón Aceptar.
 La ventana del Paso 3 se mostrará la BD elegida. Podemos seleccionar una lista diferente o editar la lista
que hemos seleccionado haciendo clic en los vinculos correspondientes. Ver figura.

Para continuar con el siguiente paso

hacemos clic en el vinculo: Siguiente: Escriba la
carta

5.En el siguiente paso podemos empezar a escribir

la carta. Para agregar los campos de la BD
hacemos clic en el vinculo Más elementos , elegímos
de la lista el campo de datos que nos interese y
hacemos clic en el botón Insertar. Ver figura. Una vez insertados hacemos clic en el botón Cerrar.

Al insertar los campos la carta nos debe haber quedado similar al texto que se muestra en el Cuadro 2,
donde los campos de la base de datos aparecen encerrados por los caracteres "y". Para poner los datos en negrita
una vez insertados los selecccionamos y hacemos clic en el botón negrita. Cuando hayamos finalizado guardamos
la carta en el disco.
 6. Una vez escrita la carta en el vinculo Siguiente: Obtenga una vista previa de las cartas para pasar al Paso 5.
Ver figura.

Desde aquí podemos obtener una vista prevía de cada carta haciendo clic en los botones anterior
y siguiente . Tambíen podemos hacer algún cambio en la lista de destinatarios.

7. Para finalizar hacemos clic en el vínculo Siguiente: Complete la combinación. Desde está ultima ventana
podemos Imprimir todas las cartas o sólo algunas; o bien podremos crear un documento nuevo que contenga todas
las cartas de los clientes o solo las que nos interesen, para esta ultima opción haremos clic en el vinculo Editar cartas
individuales.... Ver figura.