ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

PROCESO CÓDIGO ASPD05

GESTIÓN

PROCEDIMIENTO PLANIFICACIÓN AMBIENTAL VERSIÓN 4

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Oficina Asesora de Coordinador de Grupo de Recursos Físicos Secretario General
Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación
FECHA: FECHA: FECHA:
28/03/2015 28/04/2015 12/06/2015
Establecer la metodología para la planificación ambiental, mediante la implementación, mantenimiento y mejora continua del
Sistema de Gestión Ambiental, de acuerdo con los requisitos de la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 14001, los riesgos y
OBJETIVO
oportunidades, los requisitos legales y la identificación de los aspectos ambientales significativos, con el fin de formular objetivos
de medición y seguimiento confiables como evidencia del desempeño ambiental de la Superintendencia Nacional de Salud.
Este procedimiento aplica a todas las sedes de la Superintendencia Nacional de Salud, en donde se presten servicios y desarrollen
ALCANCE actividades de Vigilancia, Inspección y Control – IVC, propias de la entidad.

ÁMBITO DE Este procedimiento aplica para todos los procesos y subsistemas del Sistema Integrado de Gestión.
APLICACIÓN
DEFINICIONES
Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización, que actúa o puede interactuar con el medio ambiente.
Un aspecto puede causar uno o varios impactos ambientales.
Aspecto Ambiental significativo: Son aquellos aspectos que tienen o pueden tener uno o más impactos ambientales significativos sobre el medio
ambiente (cambio en el ambiente sea adverso o beneficioso). La organización los determina de acuerdo a uno o más criterios.
Aspecto ambiental No Significativo: son aquellos aspectos que tienen o pueden tener un impacto ambiental mínimo o nulo de acuerdo con los
criterios establecidos por la organización.
Compensación: Retribuir el medio ambiente por los daños causados al mismo.
Control operacional: actividades que se encuentran definidas y planificadas como elementos que permiten monitorear y controlar la gestión y la
mejora de los procesos, pueden o no estar integrados a uno o varios Programas de gestión.
Criterio del Desempeño Ambiental: objetivo ambiental, meta ambiental u otro nivel de desempeño ambiental establecido por la dirección de la
organización y empleado con el propósito de evaluar el desempeño ambiental.
Desempeño ambiental: Resultados medibles de la gestión que hace la Superintendencia Nacional de Salud de sus aspectos ambientales.
Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, total o parcialmente resultante de las actividades, productos
o servicios de una organización.
Magnitud: Grado en que se ve afectado el medio ambiente por los impactos ambientales que generan los aspectos ambientales de la Organización.
Medio Ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluyendo el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres
humanos y sus interrelaciones.
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NOTA. El entorno en este contexto se extiende desde el interior de una organización al sistema global.
Meta Ambiental: Requisito detallado de desempeño, cuantificado cuando sea posible, aplicable a la organización o a parte de la misma, que proviene
de los objetivos ambientales y que es necesario establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos.
Objetivo Ambiental: Fin ambiental de carácter general, que tiene su origen en la política ambiental, que una organización se establece a sí misma,
y que está cuantificado siempre que sea posible.
Parte(s) Interesada(s): Individuo o grupo relacionado con, o afectado por el desempeño ambiental de una organización.
Programa de Gestión: instrumento a través del cual se formula y documenta a corto, mediano y largo plazo el desarrollo sistemático de actividades
para el cumplimiento de políticas, objetivos y metas, con un alcance y responsables claramente establecidos y enmarcado en conceptos teóricos que
lo sustenten y justifiquen. Puede incluir un marco teórico, un cronograma de actividades, herramientas de seguimiento y medición del cumplimiento.
Recurso: componente del ambiente (suelo, agua, aire, flora, fauna y social) que interactúa con los aspectos ambientales de la entidad u organismo
distrital y que pueden ser afectados por un impacto positivo o negativo.
Sistema de Gestión Ambiental: la parte del sistema de gestión general que incluye la estructura de organización, las actividades de planificación,
las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implementar, realizar, revisar y mantener la
política ambiental y manejar sus aspectos ambientales.
NORMAS
La normatividad aplicable se vera reflejada en el matriz de requisitos legales del SGA.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1- Los funcionarios y partes interesadas que desarrollen actividades dentro de la operación de la Superintendencia deben generar acciones para la
reducción y mitigación de los impactos ambientales producto de sus actividades.
2- Este procedimiento debe aplicarse a toda la gestión propia de la Superintendencia Nacional de Salud, así como a las actividades y productos
(bienes y/o servicios) que son desarrollados por las partes interesadas a nombre de la entidad.
3- La consolidación de la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales de la Superintendencia Nacional de Salud, código ASFT17, se debe construir
de manera participativa con las diferentes dependencias de la Entidad que integran los diferentes procesos en la Sede Bogotá, para las otras
sedes se hará uso de la información manejada por el Grupo de Recursos Físicos y una visita a cada una de las sedes.
4- La Oficina Asesora de Planeación es el líder metodológico en la administración de la documentación del Subsistema, sin embargo, el Líder
Operativo del Subsistema de Gestión Ambiental es la Secretaría General. (Resolución 002116 de 2014). El jefe de cada dependencia es el
responsable del control de los aspectos e impactos ambientales correspondientes a sus procesos.
5- Este procedimiento, la revisión y/o actualización del análisis de contexto y partes interesadas, la revisión y evaluación del cumplimiento de
requisitos legales y la revisión de la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales, código ASFT17, se realizarán por lo menos una vez en el año
o cuando ocurran cambios que lo ameriten, previa definición del plan de trabajo por parte de la Secretaría General. Los Aspectos ambientales
están sujetos a revisión cada vez que se presenten cambios nuevos o planificados en cualquier actividad o situaciones anormales de emergencia,
que afecten e influyan en el Subsistema de Gestión Ambiental.
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6- Para los Aspectos Ambientales identificados como Significativos, la organización debe establecer “Programas de Gestión” que incluyan los
controles operacionales necesarios para minimizar el impacto ambiental identificado y permitir estabilizarlo. En general, se han identificado como
aspectos ambientales significativos: consumo de papel, consumo de agua, consumo de energía y generación de Residuos incluyendo
Aparatos Eléctricos y Electrónicos; estos aspectos deben tenerse en cuenta siempre para el establecimiento de programas de gestión a través
del Despliegue de objetivos y plan gerencial FPFT03.
7- Para los Aspectos Ambientales NO Significativos, la organización puede establecer controles operacionales que permitan mantener el aspecto
monitoreado para que no se convierta en “Significativo”, sin necesidad que se encuentren enmarcados dentro de un programa de gestión. Las
actividades de los controles operacionales pueden estar incluidas dentro de cronogramas, procedimientos o criterios operacionales, con
frecuencias, fechas y responsables establecidos.

ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
La Secretaría General, como líder operativo del Registros
Oficina Asesora
Subsistema de Gestión Ambiental, realiza la fotográficos
Secretaría Coordinador de
socialización de la Política Ambiental de la
Socializar la Política General Grupo Comunicaciones
1 Superintendencia Nacional de Salud, con Lista de
Ambiental - Grupo Recursos Recursos Estratégicas e
apoyo de la Oficina Asesora de asistencia
Físicos Físicos Imagen
Comunicaciones Estratégicas e Imagen Código
Institucional
Institucional. ASFT04
El Grupo de Recursos Físicos debe determinar
la metodología para la determinación de
Conformar grupos de acciones para el manejo de riesgos y
trabajo para amenazas. El Grupo de Recursos Físicos, a
Secretaría Coordinador
determinar acciones través de reunión o correo electrónico, puede Todas las
General Grupo Correo
2 para el manejo de solicitar a las dependencias designar Gestores dependencias de
Grupo Recursos Recursos electrónico
riesgos asociados ambientales, para hacer que el proceso sea la entidad
Físicos Físicos
con amenazas y participativo.
oportunidades El grupo de recursos físicos también puede
designar funcionarios o equipos de trabajo para
la realización de la actividad.
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ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
Realizar la
identificación de
3 amenazas y
oportunidades
ambientales
Cuando se hagan reuniones, éstas serán
presididas y orientadas por un funcionario de la
Secretaría General, quien debe socializar la
metodología a los gestores ambientales de
cada dependencia Mediante la metodología
que seleccione a su criterio, el grupo de trabajo
diligencia la identificación del Contexto Contexto
Secretaría Coordinador
Determinar el organizacional ambiental, código ASFT21 organizacion
General Grupo Gestores todas
3.1 contexto de la incluyendo siempre las cuestiones externas e al ambiental,
Grupo Recursos Recursos las dependencias
organización internas. código
Físicos Físicos
El producto de esta actividad es el formato ASFT21
Contexto organizacional ambiental, código
ASFT21 diligenciado. Es importante tener en
cuenta el contexto de la organización para
diligenciar posteriormente la Matriz de
Aspectos e Impactos ambientales, código
ASFT17.
Mediante la metodología definida en la Guía de
Matriz de
Identificar, evaluar, Planificación Ambiental, código ASGU04, el
Secretaría Aspectos e
valorar y controlar los grupo de trabajo realiza la identificación y Todas las
General Impactos
3.2 Aspectos e Impactos evaluación de los Aspectos Ambientales Profesional dependencias de
Grupo Recursos Ambientales
Ambientales de la generados por los procesos de la Entidad. la entidad
Físicos código
entidad También se procede a identificar las prácticas,
ASFT17.
actividades, procedimientos, etc. que aseguran
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ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
que los Aspectos e Impactos Significativos se
mantienen en un nivel permitido, se disminuyen
o se evitan. El producto de esta actividad es el
diligenciamiento del Formato Matriz de
Aspectos e Impactos Ambientales, código
ASFT17.
La identificación de requisitos legales y otros Matriz de
requisitos se realizará con base en el Secretaría Obligaciones
Determinar las
procedimiento Obligaciones de Cumplimiento, General Secretaría de
4 Obligaciones de Profesional
código ASPD06. Donde se diligenciará el Grupo Recursos General. Cumplimient
cumplimiento
formato Matriz Obligaciones de cumplimiento, Físicos o. Código
código ASFT20. ASFT20
El Profesional del Grupo de Recursos Físicos
asignado consolida el formato Matriz de
Matriz de
Aspectos e Impactos Ambientales, código
Estructurar la matriz Secretaría Aspectos e
ASFT17, con base en los resultados obtenidos
de Aspectos e General Secretaría Impactos
5 de las actividades 4, 5 y 6, y lo envía Profesional
Impactos Grupo de General Ambientales
diligenciado a los profesionales responsables
Ambientales. Recursos Físicos Código
en la Secretaría General, quien se encargará de
ASFT17
revisar los documentos enviados y de aprobar
el documento.
Posterior a la construcción de la Matriz de Plan Integral
Formular el Plan Aspectos e Impactos Ambientales, código de gestión
Integral de Gestión ASFT17, se formula el Plan integral de Gestión Secretaría Coordinador ambiental,
ambiental y definir ambiental, especificando los resultados del General Grupo Secretaría código
6
Programas y/o análisis del contexto, así como los elementos Grupo de Recursos General ASPL01
controles principales del Subsistema de Gestión Recursos Físicos Físicos
operacionales Ambiental. Despliegue
de objetivos
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ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
Posteriormente se elaboran los Programas de y plan
Gestión y/o los controles operacionales, código gerencial
ASFT31 para la mitigación de cada uno de los FPFT03
aspectos ambientales identificados como
significativos. Programa
ASFT31
La determinación de Programas o Controles se
deben realizar de acuerdo con las Políticas de
Operación establecidas en el presente
procedimiento. Los Programas de Gestión se
consignan en el Despliegue de objetivos y plan
gerencial FPFT03.
Plan Integral
La Secretaría General hace revisión del Plan
de gestión
Integral de Gestión Ambiental, código ASPL01,
ambiental,
Articular el Plan y el Plan Gerencial Ambiental de la entidad, y Secretaría Coordinador Secretaría
código
Integral de Gestión y realiza los ajustes pertinentes para el General Grupo General
7 ASPL01
el Plan Gerencial cumplimiento del mismo. Grupo de Recursos Oficina Asesora
Ambiental El Plan Gerencial Ambiental debe ser remitido Recursos Físicos Físicos de Planeación
Plan
a la Oficina Asesora de Planeación para su
gerencial
consolidación.
Ambiental
La Secretaría General a través del Grupo de
Realizar seguimiento Recursos Físicos verifica de manera continua el Seguimiento
a los controles desarrollo de la programación contemplada en Secretaría Al Control
Secretaría
operacionales el Plan Gerencial Ambiental, y en el Plan General Operacional
8 Profesional General
establecidos en el Integral de Gestión Ambiental, código ASPL01; Grupo de Ambiental,
Gestores.
Plan Integral de y a su vez recopila y alimenta el formato Recursos Físicos código
Gestión Ambiental Seguimiento Al Control Operacional Ambiental, ASFT25
código ASFT25.
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ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
La Secretaría General, a través del Grupo de
Recursos Físicos, realiza la evaluación de
eficacia del Plan Integral de Gestión Ambiental,
Analizar el avance y
código ASPL01, a través de la Hoja de vida del
cumplimiento del
indicador, código ASFT02. Secretaría Hoja de vida
Plan Integral de
Como consecuencia de este análisis, el Grupo General Secretaría del indicador,
9 Gestión Ambiental. Profesional
de Recursos Físicos, puede detectar hallazgos Grupo de General código
Identificando
y sugerir planes de acción para las Recursos Físicos ASFT02.
oportunidades de
oportunidades de mejora detectadas, con el fin
mejora
de prevenir la desviación para el logro de los
resultados previstos del Subsistema de Gestión
Ambiental.
Dentro del Cronograma de Gestión Ambiental
Oficina Asesora Registro de
PIFT07, se incluye la realización de Secretaria
Coordinador de comunicacio
Comunicar el avance socializaciones de las actividades y desempeño General
Grupo Comunicaciones nes
10 del Subsistema de ambiental, para lo cual la Secretaría General se
Recursos Estratégicas e informativas.
Gestión Ambiental apoyará en la Oficina Asesora de Grupo de
Físicos Imagen
Comunicaciones Estratégicas e Imagen Recursos Físicos.
Institucional
Institucional.

PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
/ TAREA
Contexto
Anual o cada
Identificación de partes externas e internas Secretaría General organizacional
Determinar el contexto de la vez que se
3.1 influyentes al Subsistema de Gestión Grupo de Recursos ambiental,
organización presenten
Ambiental, sus necesidades y expectativas Físicos, Gestores código
cambios
ASFT21
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Matriz de
Anual o cada Obligaciones
Identificación de requisitos legales otros
Determinar las Obligaciones de vez que se Secretaría General de
4 requisitos aplicables al Subsistema de Gestión
cumplimiento presenten Grupo de Recursos Cumplimiento.
Ambiental, su cumplimiento y evaluación.
cambios Código
ASFT20
Matriz de
Anual o cada Aspectos e
Estructurar la matriz de Aspectos e Identificación de aspectos ambientales, vez que se Secretaría General Impactos
5
Impactos Ambientales. valoración y significancia. presenten Grupo de Recursos Ambientales
cambios Código
ASFT17
Seguimiento al desarrollo de las actividades
Seguimiento Al
contempladas en el Plan integral de gestión
Control
ambiental (programas de gestión y controles
Analizar el avance y cumplimiento Operacional
operacionales establecidos). Recolección de
del Despliegue de objetivos y plan Secretaría General Ambiental,
9 información, análisis de datos, identificación Trimestral
gerencial FPFT03. Identificando Grupo de Recursos código
de oportunidades de mejora. Cuando la
oportunidades de mejora ASFT25
organización lo determine, presentar los
Acta de comité
resultados del avance en el comité de revisión
(opcional)
por la dirección.
ANÁLISIS DE TIEMPO
La revisión del Contexto organizacional ambiental, código ASFT21, se revisará o modificará ante la presencia de cambios significativos (cambio de
instalaciones de cualquiera de las sedes, cambios de proveedores críticos para el sistema, emergencias, etc.). Sin embargo, debe revisarse mínimo
una vez al año.
La revisión de la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales, código ASFT17, de la entidad se debe realizar anualmente, o cada vez que se presenten
cambios nuevos o planificados en cualquier actividad o situaciones anormales de emergencia, que afecten e influyan en el Subsistema de Gestión
Ambiental.
La revisión de las obligaciones de cumplimiento se realizará en los tiempos definidos en el procedimiento. Obligaciones de cumplimiento, código
ASPD06
DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001:2015; Sistema de Gestión Ambiental

CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE FECHA DEL
RESPONSABLE DE LA
CAMBIARON EN EL DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS CAMBIO VERSIÓN
SOLICITUD DEL CAMBIO
DOCUMENTO DD/MM/AAAA
Aprobación del documento mediante Acta No. 1093
de 2015, Acta 1050 de 2015 y memorando NURC 3-
Adopción del documento Secretario General 01/07/2015 1
2015-013743 y NURC 3-2015-012957.
Se cambia el nombre, alcance, referencias
normativas, políticas de operación, actividades,
Ajuste del Documento Secretario General 29/06/2016 2
puntos de control, análisis de tiempo, formatos y
registros ante requerimiento NURC: 3-2016-012530
Mediante memorando NURC. 3-2017-016848 se
solicita actualización de la parte legal, se incluyen
definiciones de AAS, AANS, programa de gestión y
control operacional, se actualizan responsabilidades,
Ajustes del documento se establece directrices para el programa de gestión Secretario General 01/11/2017 3
el control operacional. y ajuste de la actividad 10.

Se aprueba ajuste mediante memorando NURC: 3-

2017-017124
Mediante memorando 3-2019-17831, se solicita
actualización de la parte legal, se incluye como
Ajustes del documento registro en la actividad 6 el formato ASFT31 Secretario General 02/10/2019 4
Se aprueba ajuste mediante memorando
3-2019-18273

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