Versión:

01
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Código:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL
GFPI-G-001
Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación Complementaria Virtual
Fecha de vigencia:
2013-10-09

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 4

1. INTRODUCCIÓN

El programa de formación “Organización Documental en el Entorno Laboral”, está proyectado para fortalecer
y mejorar los procesos en cuanto a organización de documentos en las empresas públicas y privadas, que
constantemente están produciendo y recibiendo documentos, para ello, es necesario conocer los aspectos
relacionados con la transferencia de documentos, el procedimiento que les aplica para su organización con base
en los criterios establecidos en las tablas de retención documental.

A continuación, se describe cada una de las actividades que conforman la guía de aprendizaje 4 teniendo en
cuenta el Resultado de Aprendizaje 4 “Aplicar las tablas de retención documental teniendo en cuenta principios
archivísticos, la normatividad vigente las políticas institucionales. ”, mediante el cual el aprendiz podrá
desarrollar conocimientos que le permitan en su contexto laboral, el poder depurar los archivos de gestión
haciendo una correcta transferencia documental, teniendo en cuenta la aplicación de elementos adecuados
para la conservación documental y realizando para el traslado de documentos, el inventario único documental
el cual permite el control de la ubicación de la información.

Lo anterior se abordará mediante la actividad de aprendizaje AA4 “Organizar las transferencias documentales
teniendo en cuenta los criterios establecidos en las tablas de retención documental”.

¡Bienvenidos!

2. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación:
Código: 51130034
Organización Documental en el Entorno Laboral
Versión: 1
Resultados de Aprendizaje: Competencia:

21060200904. Aplicar las tablas de retención

documental teniendo en cuenta principios 210602009. Organizar archivos de gestión de acuerdo
archivísticos, la normatividad vigente las políticas con normatividad vigente y políticas institucionales.
institucionales.

Duración de la guía: 10 Horas

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3. ESTRUCTURACIÓN DIDÁCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Actividades de Reflexión Inicial

Conocedores de los beneficios que tiene la organización correcta de los documentos de archivo para el buen
funcionamiento de una empresa, y teniendo claro que uno de los problemas que hoy día enfrentan las
empresas, es por no poder brindar información oportuna y adecuada para el desarrollo de trámites y su
gestión. Un archivo bien organizado, permite acceder a información confiable, en el momento oportuno, lo
que conlleva a tomar decisiones efectivas, teniendo como testimonio lo descrito en los documentos.

Por lo anterior, es necesario que usted como aprendiz intente dar respuesta a los siguientes interrogantes,
dentro del proceso de reflexión que se está abordando:

• ¿Conoce la diferencia entre organización y ordenación documental?

• ¿Conoce los parámetros que se deben tener en cuenta antes de realizar una transferencia
documental?
• ¿Qué incidencia tiene la aplicación de las tablas de retención documental en el proceso de
transferencia de documentos?

Nota: esta actividad tiene como finalidad encaminarlo en el desarrollo de los temas de esta guía de
aprendizaje.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Mediante la actividad anterior donde se invitó a reflexionar en torno los beneficios que tiene la organización
correcta de los documentos de archivo, para el buen funcionamiento de la empresa, sobre el tema y el alcance
para la realización de las transferencias documentales, los pasos que a tener presentes para la transferencia
aportando con éste ejercicio de reflexión, al razonamiento y generación de ideas que contribuyan a la solución
de preguntas planteadas inicialmente, de tal manera que se avance en el entendimiento de las actividades
para el logro del Resultado de Aprendizaje AA4 “Aplicar las tablas de retención documental teniendo en
cuenta principios archivísticos, la normatividad vigente las políticas institucionales. .”

De ésta forma, el aprendiz deberá fundamentar sus saberes previos, complementando conocimientos
mediante la consulta de textos y referencias bibliográficas sobre el tema especificado en relación a la
elaboración de transferencias documentales, los requisitos o lineamientos que se tienen para la correcta
elaboración de la transferencia documental y la elaboración de inventario único documental, igualmente debe
apoyarse en los conocimientos y vivencias propias de su labor y con los que resulte posible cambiar ideas con
todo esto y con los lineamientos que se presentan y describen en esta guía a de desarrollar la actividad de
aprendizaje AA4. “Organizar las transferencias documentales teniendo en cuenta los criterios establecidos
en las tablas de retención documental”

Encuentro Sincrónico: El aprendiz deberá participar en los encuentros sincrónicos citados por el instructor,
principalmente en el encuentro del inicio del programa donde se explicará objetivo del cuso, los resultados y

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actividades de aprendizaje, las evidencias a desarrollar y sus criterios de evaluación, duración, cronograma de
actividades, entre otros aspectos, como por ejemplo resolver dudas e inquietudes, explicar temas técnicos
específicos, orientar en la búsqueda de información y entrega de evidencias.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Es importante tener presente que los conocimientos adquiridos mediante el seguimiento y aplicación de esta
guía, resultan claves para apropiar los conceptos generales sobre la organización y específicamente la
transferencia documental, los requerimientos necesarios para una correcta transferencia documental,
elaboración del inventario único documental. Le invitamos a avanzar en el proceso, teniendo en cuenta los
requerimientos para el alcance de las competencias que propone el programa de formación mediante la
presente actividad de apropiación del conocimiento. El desarrollo del Resultado de Aprendizaje Aplicar las
tablas de retención documental teniendo en cuenta principios archivísticos, la normatividad vigente las
políticas institucionales. , hace necesario que usted como aprendiz apropie conocimientos basados en los
siguientes temas:

➢ Transferencias documentales.
➢ Pasos para realizar la transferencia documental.
➢ Preparación de documentos a transferir
➢ Inventario Único Documental

La Actividad de Aprendizaje “Organizar las transferencias documentales teniendo en cuenta los criterios
establecidos en las tablas de retención documental” le permitirá evidenciar el saber adquirido, garantizando
el logro de las competencias requeridas mediante la apropiación de conocimientos necesarios para la correcta
realización de transferencia documentales es necesario entonces que usted:

➢ Fortalezca sus conocimientos a través de la consulta de los Objetos de Aprendizaje (OA) y recursos que
se proporcionan en el ambiente virtual.

➢ Construya y entregue todas las evidencias requeridas para la valoración del instructor.

En plataforma LMS, se encuentra el Objeto de Aprendizaje (OA) que debe leer, comprender y asimilar; toda
vez, que en él encontrará la información que le permitirá analizar la conceptualización técnica del presente
tema en estudio.

• Objeto de Aprendizaje: Organizar las transferencias documentales teniendo en cuenta las

tablas de retención documental.

Para el desarrollo de esta actividad de aprendizaje y sus correspondientes evidencias, el instructor orientará
la revisión y posterior profundización en los contenidos y recursos didácticos (objetos de aprendizaje, videos,
enlaces externos, bibliografía, otros), dispuestos en el ambiente virtual. Igualmente, brindará realimentación
oportuna sobre los resultados de aprendizaje esperados y competencias a alcanzar en el desarrollo del tema.
Así mismo, el instructor, es el encargado de orientar el proceso formativo mediante explicaciones específicas,
aclaración de inquietudes, direccionamiento de actividades, recomendaciones para el
aprendizaje y desarrollo de evidencias; fomentando en el aprendiz una cultura de investigación, el respeto a

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los derechos de autor, la calidad como un valor agregado en el planteamiento del problema de un proyecto
productivo.

Para el logro del resultado de aprendizaje, el aprendiz realizará las siguientes evidencias:

EVIDENCIA DE CONOCIMIENTO

• EVIDENCIA 1. Cuestionario de preguntas AA4. El aprendiz deberá responder a cuestionario de

preguntas relacionado con la temática sobre transferencias documentales, pasos para realizar la
transferencia documenta y el inventario único documental. Para un mejor desempeño en la prueba
se recomienda, antes de su presentación, haber dado lectura al material de estudio. Ingrese al
cuestionario, lea cuidadosamente cada pregunta y responda según su criterio la respuesta correcta,
para un mejor desempeño en la prueba se recomienda antes de su presentación haber realizado la
lectura al material enviado.

3.4 Actividades de transferencia de conocimiento

En este momento, usted como aprendiz, ha logrado reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos más
representativos que le permiten reconocer la importancia de la organización documental su correcta
transferencia de documentos teniendo en cuenta los conocimiento adquiridos los pasos y la preparación de
los documentos ante de ser transferidos.

Para cumplir con esta evidencia, es importante que usted haya revisado, leído y comprendido el material de
estudio presentando en esta guía. De acuerdo con las indicaciones de su instructor, posteriormente debe
ingresar a la plataforma LMS y entregar la actividad (evidencia) desarrollada en la plataforma.

EVIDENCIA DE DESEMPEÑO

• EVIDENCIA 2. Ejercicio Práctico: Informe Inventario Documental: El aprendiz deberá realizar y

entregar como evidencia un inventario documental sea de la entidad donde labora o de una que haya
investigado o donde haya laborado, explicar paso a paso cómo se fue diligenciando el inventario único
documental, entregar informe de los parámetros que se deben tener en cuenta para la realización de
la transferencia.

3.5 Actividades de evaluación.

Técnicas e Instrumentos de
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación
Evaluación

EVIDENCIA DE CONOCIMIENTO Recibe y prepara las transferencias Enlace en LMS:

documentales de acuerdo con las
EVIDENCIA 1. Cuestionario de Tablas de Retención Documental, las Prueba de conocimiento
preguntas AA4. normas y la Legislación vigente.

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EVIDENCIA DE PRODUCTO Recibe y prepara las transferencias

documentales de acuerdo con las Enlace en LMS
EVIDENCIA 2. Ejercicio Práctico: tablas de retención documental, las
Informe Inventario Documental. normas y la legislación vigente.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Casetes: Es un formato o medio donde se logra realizar grabaciones de sonido o video de cinta magnética,
permitiendo guardar información documental. Actualmente, se encuentra sustituido por formatos de cinta
de audio digital o compacto digital.

Disquetes: Es un disco flexible con un formato de almacenamiento antiguo para la coyuntura, pues su escaso
volumen de acumulación en información han sido sustituidos por las memorias USB que son pequeñas y
portátiles. Los disquetes se encuentran constituidos por una fracción circular de material magnético, fino y
elástico (de ahí su denominación) encerrada en una carcasa de plástico, cuadrada o rectangular. Los
disquetes se leen y se escriben mediante un dispositivo llamado disquetera.

EXPEDIENTE: conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen una unidad archivística.
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una
oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Foliar: Es el proceso de numerar ordenadamente las páginas de un documento.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de
sus funciones o actividades.

5. BIBLIOGRAFÍA

Archivo General de la Nación. (Septiembre de 2016). MINI-MANUAL No 4 -TABLAS DE RETENCIÓN Y

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -COLOMBIA-. (2 de Abril de 2014). Formato Único de Inventario

Documental.

CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. (14 de Julio de 2000). Ley 594 Ley General de Archivos. Por
medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

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6. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Centro de Comercio y
Carmen Milena Ferreira Experta Temática Servicios.
Ardila Regional Tolima
Asesor Pedagógico
Línea de Producción Centro Industrial de Septiembre de 2016
Rosa Elvia Quintero Guasca
Regional Santander Mantenimiento
Luis Orlando Beltrán Asesor Pedagógico Integral- CIMI.
Vargas Línea de Producción Regional Santander
Regional Santander

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