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PLAN DE CONTINGENCIA

El plan de contingencia es un conjunto de procedimientos de tipo preventivo, predictivo


y reactivo que pertenece a un documento más extenso llamado plan en casos de
emergencia. Es un documento obligatorio que está reglamentado por la RM Nª 188- 2015-
PCM y que tiene como núcleo de ejecución a las entidades estatales y particulares a nivel
nacional. El plan de contingencia tiene como finalidad minimizar los riesgos que atentan
y que puedan producirse contra la vida, la salud de las personas, el patrimonio personal o
institucional, así como su medio ambiente.

Los planes de contingencia contienen los procedimientos específicos para la pronta


respuesta en caso de presentarse un evento como fuga, un derrame, un incendio, entre
otros. Los planes de contingencia se deben planificar cuando aún no es necesario; es decir,
antes de que sucedan los accidentes y una de sus características es ser dinámico y permitir
la inclusión de alternativas frente a nuevas incidencias que se pudieran producir con el
tiempo. Por eso, debe ser actualizado y revisado de forma periódica.

Un plan de contingencia tiene muchos objetivos entre los cuales podemos mencionar los
más importantes como (1) establecer un procedimiento formal y escrito indicando las
acciones a seguir frente a determinados riesgos; (2) optimizar el uso de recursos humanos
y materiales, (3) control adecuado para cumplir con las normas y procedimientos
establecidos, (4) evaluar, analizar y prevenir los riesgos en la organización, (5) evitar o
mitigar las lesiones que las emergencias puedan ocasionar al personal y a terceros, (6)
evitar o minimizar el impacto de los siniestros sobre la salud y el medio ambiente, (7)
reducir o minimizar las pérdidas económicas y daños que puedan ocasionar a la
organización por afectación a la infraestructura, (8) capacitar permanentemente a todo
nuestro personal en prevención de riesgos y entrenamientos en acciones de respuestas
ante situaciones de emergencia y (9) contar con los procedimientos a seguirse durante las
operaciones de respuesta a la contingencia.

El plan de contingencias comprende tres subplanes. Cada plan determina las


contramedidas necesarias en cada momento del tiempo respecto a la materialización de
cualquier amenaza:
El plan de respaldo. Contempla las contramedidas preventivas antes de que se
materialice una amenaza. Su finalidad es evitar dicha materialización.

El plan de emergencia. Contempla las contramedidas necesarias durante la


materialización de una amenaza, o inmediatamente después. Su finalidad es paliar los
efectos adversos de la amenaza.

El plan de recuperación. Contempla las medidas necesarias después de materializada y


controlada la amenaza. Su finalidad es restaurar el estado de las cosas tal y como se
encontraban antes de la materialización de la amenaza.

Por otra parte, el plan de contingencias no debe limitarse a estas medidas organizativas.
También debe expresar claramente:

Qué recursos materiales son necesarios.


Qué personas están implicadas en el cumplimiento del plan.
Cuáles son las responsabilidades concretas de esas personas y su rol dentro del plan.
Qué protocolos de actuación deben seguir y cómo son.

ETAPAS DE UN PLAN DE CONTINGENCIA

Haciendo una síntesis para su elaboración la podríamos dividir en cinco etapas.

1.- Evaluación
2.- Planificación
3.- Pruebas de viabilidad
4.- Ejecución
5.- Recuperación

Las tres primeras etapas hacen referencia al componente preventivo y las ultimas a la
ejecución del plan una vez ocurrido el siniestro.
BENEFICIOS DE UN PLAN DE CONTINGENCIA
Este tipo de plan tiene múltiples ventajas como las siguientes:

 Diseña estrategias que facilitan la optimización de los recursos humanos o


materiales en caso de alguna situación de crisis.
 Permite el mantenimiento del nivel de servicio de la compañía luego de una crisis
a través de modalidades que establezcan períodos de recuperación, motivos del
incidente y un análisis de resultados.
 Cuando la herramienta gerencial de la empresa se utiliza de forma adecuada,
permite el buen funcionamiento en caso de situaciones de crisis.
 La aplicación de estos planes aumenta su buena reputación, evita la pérdida de
información y disminuye el impacto financiero.
FORMATO PARA LA ELABORACIÓN DE PLAN DE CONTINGENCIA

PORTADA (Nombre de la empresa, foto fachada principal, dirección exacta,


representante legal, responsable de seguridad, fecha de elaboración).

SEGUNDA HOJA: Mapa o croquis de geo-referenciación de la empresa / entidad /


organización (coordenadas U.T.M., norte geográfico, vías principales y alternas)

1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA / ENTIDAD / ORGANIZACIÓN

1.1. Información general de la empresa / entidad / organización.


 Razón Social.
 Dirección exacta (calle principal, número, calle secundaria, puntos de referencia,
sector, barrio, parroquia, ciudad).
 Contactos del representante legal y responsable de la seguridad.
 Actividad empresarial.
 Medidas de superficie total y área a utilizar.
 Cantidad de población (aforo.)
 Fecha de elaboración del plan.
 Fecha de implantación del plan.

1.2. Situación general frente a las emergencias.


 Justificación (Del porqué se elabora el plan)
 Objetivos del plan de emergencia
 Responsables: (Del desarrollo e implantación del plan)

2. IDENTIFICACIÓN DE FACTORES DE RIESGO PROPIOS DE LA


ORGANIZACIÓN (INCENDIOS, OTROS)

2.1. Describir por: área total, dependencia, niveles o plantas:

 Tipo y años de construcción de la edificación.


 Maquinaria, equipos, sistemas eléctricos, elementos de combustión y demás
elementos generadores de posibles incendios, explosiones, entre otros.
 Desechos generados.
 Materiales peligrosos usados (especifique nombres, cantidades, consideraciones
especiales).

2.2. Factores externos que generen posibles amenazas:

3. EVALUACIÓN DE FACTORES DE RIESGOS DETECTADOS

3.1. Análisis del Riesgo de Incendio.


 Analice también otros factores de riesgo detectado y con potencial peligro.

OJO:
Adjuntar plano, mapa o croquis de RIESGOS internos y externos, usar símbolos y
leyendas al costado del documento (Presentar mínimo en formato A3 a colores con
firma de responsabilidad.

4. PREVENCIÓN Y CONTROL DE INCENDIO

4.1. Acciones preventivas y de control de incendio o lesiones a personas.

 (Detalle de las propuestas preventivas, de control y adecuación a implementar).

4.2. Detalle y cuantifique los recursos que al momento cuenta para prevenir,
controlar y proteger
 (Cuadro que detalle cantidad, agente extintor, ubicación, capacidad kg, lámparas
de emergencia, otros).
OJO:
Adjuntar mapa, plano o croquis con ubicación de:
Medios de detección, protección y control que tenga la organización (RECURSOS).
Vías de evacuación, rutas a tomar, zona de seguridad o punto de reunión, escaleras de
evacuación, lámparas de emergencia, otros (EVACUACIÓN).
(Usar simbología con leyenda al costado del mapa, presentar mínimo en formato A3 a
colores con firma de responsabilidad, logotipo y nombre de la empresa, dirección
exacta)
5. PROTOCOLOS DE INTERVENCIÓN

5.1. Composición de las personas responsables de la contingencia y de manejar la


emergencia.

 Detalle un cuadro de las personas que actúan en la emergencia (nombres, cargo


en la empresa, ubicación, contactos telefónicos)

5.2. Coordinación interinstitucional.

 Elabore cuadro de instituciones u organizaciones de ayuda en caso de activación


del plan, incluya dirección de la entidad, contactos, persona de enlace y
determine cuáles son las más cercanas a su local (públicas o empresas vecinas).

5.3. Forma de actuación durante la emergencia.

 Desarrolle los procedimientos de actuación de las personas responsables en caso


de suscitarse una emergencia o evento adverso (qué hacer, cómo se debe hacer o
actuar, cómo evacuar).

6. EVACUACIÓN

6.1. Vías de evacuación y salidas de emergencia.

 Describa las vías de evacuación, medios de escape, escaleras de evacuación,


señalización, zona de seguridad o encuentro, y demás elementos necesarios para
que la evacuación sea exitosa. (Incluya características, puntos de ubicación y
verifique con la normativa respectiva de cumplimiento).

NOTA: Las vías de evacuación, rutas a tomar, zona de seguridad o punto de reunión,
escaleras de evacuación, lámparas de emergencia u otros, deben constar en el anexo 2, o
hacer un anexo 3 sólo del mapa de evacuación.
7. PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE
EMERGENCIA

7.1 Implemente y pegue carteles informativos resumidos para procedimientos de


emergencia, mapas de riesgos, insumos, evacuación, otros. (Puede usar trípticos,
afiches)

7.2 Programe simulaciones, prácticas y simulacros; considere que deberá llevar a


cabo por lo menos dos simulacros al año.

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD Y SELLOS.

 Representante legal de la empresa/ organización /institución, incluya número de


RUC.
 Responsable de la Seguridad y Emergencias de trabajo de la empresa/
organización/ institución quien realiza el plan de emergencia incluya el número
de cédula.
 Persona natural o jurídica que asesora el plan de contingencia (sólo no obligados
a tener respectivo especialista) incluya número de Ruc.

ANEXOS.
 Incorporar plano de ruta de evacuación total o por áreas, en lámina mínimo A3.
 Incluir plano de ubicación de extintores, en lámina mínimo A3.
 Incluir plano de ubicación de señalética estratégica, en lámina mínimo A3.

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