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SIBMA LTDA

PROCEDIMIENTO DE
AUDITORIAS INTERNAS
SISTEMA DE GESTION

ELABORO REVISO APROBÓ

JULIO CESAR MENDOZA ROMÁN JULIO CESAR MENDOZA ROMÁN YONNIS FIGUEROA MEJIA.

ASISTENTE DE GERENCIA ASISTENTE DE GERENCIA GERENTE GENERAL

Firma:

Firma:
Firma:
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS
Fecha:27-02-2017 Versión:03

1. OBJETIVO
Establecer y definir los procedimientos pertinentes para la auditoría interna del
Sistema de Gestión de la Calidad.

2. ALCANCE
Todo el Sistema de Gestión de la Calidad.

3. CONTENIDO
ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
La programación de las auditorias se
realiza a través del formato programa
de auditorías, en la hoja de
planificación, en el cual se determina
la frecuencia de auditorías para cada
uno de los procesos basados en los
siguientes criterios:

 Importancia de procesos
 Resultados de auditorias
 Valoración del riesgo
 Importancia a la organización

Cada uno con una valoración total de


1 a 3 Con la sumatoria de esta
valoración se determina la
frecuencia.

PROGRAMACIÓN CRITERIO PARA PROGRAMAR Líder de gestión


AUDITORIAS Programa de
1 DE LAS de proyectos
VALORACIÓN auditorias
AUDITORIAS FRECUENCIA DE
DEL
REVISIÓN
PROCESO
De 10 - 12 Semestral
De 7 - 9 Anual
De 4 - 6 Anual

Es así como para cada proceso se


determina la frecuencia en la cual se
realizara la auditoria al año, esto
quiere decir que existen procesos a
los cuales se les realizara un mayor
número de auditorías en este
periodo.

Una vez se determina la frecuencia


se diligencia el formato de programa
de auditoria,

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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS
Fecha:27-02-2017 Versión:03

ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO


 OBJETIVO,
 ALCANCE ,
 CRITERIOS DE
AUDITORIA,
 MÉTODOS DE AUDITORIA
 TIPO DE AUDITORIA
 PROCESO A AUDITAR

 FRECUENCIA DE
AUDITORIA
 FECHA PROGRAMADA

 FECHA DE EJECUCIÓN

 ESTADO
 REQUISITOS A AUDITAR
NORMA
 RESPONSABLE DEL
PROCESO AUDITAR
 EQUIPO AUDITOR
 RECURSOS

Dentro del programa de auditorías se


incluyen las auditorías a procesos de
operaciones estos se definen
criterios para ser auditados como
son:

CRITERIOS DE VALORACION
PROYECTOS A AUDITAR

PROGRAMAR PROGRAMA
1.1. AUDITORIAS A 1 2 3 Líder de gestión. DE
PROYECTOS AUDITORIAS
proyectos
proyectos proyectos
de
DUR de con
duración
ACIO duración duración de
de 4 a 10
N de 3 días más de 11
días
máximo días
máximo
proyectos
proyectos proyectos
con un
con un con un
MON monto
máximo máximo de
TO máximo
de 50 más de 50
de 6
millones millones
millones

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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS
Fecha:27-02-2017 Versión:03

ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO


Requiere
de un
requiere
periodo de
un
preparación
No periodo
pre
requieren de
operacional
de una preparaci
de más de
preparaci ón
1 semana
ESP ón pre operacion
se requiere
ECIA operacion al
un volumen
LIDA al máximo
mayor de
D compleja, de 1
personal
se realiza semana y
para su
en personal
ejecución y
máximo 3 extra a
en algunos
días. una
casos
cuadrilla
contienen
de buzos
un nivel de
riesgo alto

Una vez se determina para cada


proyecto los criterios estos son
tabulados y el resultado se evalúa de
acuerdo a los siguientes criterios de
definición de frecuencia de auditoria:

CRITERIO PARA
PROGRAMAR AUDITORIAS

VALORACIÓN FRECUENCIA
DEL PROCESO DE REVISIÓN

De 7 - 9 INSITU

De 5 - 6 SEMESTRAL

De 3 - 4 ANUAL

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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS
Fecha:27-02-2017 Versión:03

ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO


Las Auditorías Internas, pueden ser
realizadas en la empresa por
personal interno (propio de la
empresa) o externo (subcontratado),
el cual es seleccionado teniendo en
cuenta el MANUAL DE FUNCIONES
Líder de gestión,
DE AUDITOR definido dentro del Hoja de Vida
SELECCIÓN DE Gerente y
2 proceso de gestión del talento Auditor
AUDITORES Representante de
humano. Interno
talento humano.
Como evidencia de lo anterior se le
exigen las respectivas
certificaciones. Y soportes dentro de
la hoja de vida

Por lo menos quince días antes de la


Auditor (es)
fecha fijada en el programa de
Asignado (s) en el
auditorías, el auditor debe solicitar
Programa de
información de los resultados de
Auditorías o
auditorías anteriores y recopilar los
Responsables de
3 PREPARACIÓN documentos que constituyen los Plan de
procesos,
criterios de la auditoría para auditoria
estudiarlos y si hay observaciones a
Líder de gestión
los mismos se elabora un informe y
de proyectos
se envía a los responsables de los
procesos o áreas involucradas.
El líder de gestión debe realizar la
solicitud del plan de auditoria al
auditor líder, una vez este lo envía se Auditor (es)
verifica si cumple con los requisitos Asignado (s) en el
comparándole con nuestro formato Programa de
plan de auditorías en caso de Auditorías y
PLAN DE Plan de
4 corrección se solicitan al auditor líder auditados
AUDITORIA. auditoria
En otros casos, se enviara al auditor Líder de gestión
el modelo de plan de auditoria que de proyectos
tiene la empresa para su
diligenciamiento por parte del auditor
líder.
Durante el estudio de la
Documentación cada auditor evalúa
la documentación pertinente a los Auditor (es)
EVALUAR
criterios de auditoría (norma, manual Asignado (s) en el Lista de
DOCUMENTACION
4 de calidad, procedimientos Programa de verificación, si
(Por parte del
requeridos) y prepara una lista de Auditorías y aplica
auditor)
verificación que posteriormente le auditados
servirá de guía durante la ejecución
de la auditoría.

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ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO


Al iniciar cada auditoria efectuar una
reunión de apertura con los
Auditor (es)
auditados, responsables de los
EJECUCIÓN Asignado (s) en el
procesos y áreas a auditar. El (los) Lista de
5 (Reunión de Programa de
Auditor (es) confirman el plan de la verificación
apertura) Auditorías y
auditoria, los criterios de las mismas
auditados
y aclara cualquier duda a los
auditados.
Efectuar la auditoria apoyándose de
la lista de verificación elaborada, y
verificando que se cumpla en su
totalidad y dentro del horario
programado.
Durante la auditoria registrar todo
AUDITORIA
hallazgo y notificarlo al responsable Auditor (es)
(Entrevistas)
del área o proceso que se está Asignado (s) en el Lista de
6
auditando. Programa de verificación, si
AUDITORIA
Auditorías aplica
INSITU
Dentro de la auditoria se programara
con el auditorio líder una auditoria a
uno de los servicios que se estén
prestando en el momento o en su
defecto coordinar un servicio para
ser auditado.
Al finalizar la auditoria efectuar una
reunión del grupo de auditores para Auditor (es)
VERIFICACION Formato de
analizar todos los hallazgos con sus Asignado (s) en el
7 (Revisión de la Acción de
evidencias y documentar las No- Programa de
auditoría) Mejora
conformidades encontradas, así Auditorías
como los aspectos positivos.
Auditor (es)
En reunión de cierre que se realizará
Asignado (s) en el
FINALIZACION al finalizar la auditoria se leen las no
8 Programa de
(Cierre) conformidades y los aspectos
Auditorías y
positivos encontrados
auditados
Se dará un tiempo no mayor a tres
días después de la reunión de cierre,
para la entrega al Representante de Auditor (es)
la Dirección un informe ejecutivo, al Asignado (s) en el
Informe de
9 INFORME cual se anexarán todos los Programa de
auditoría
documentos mencionados en el Auditorías y
presente procedimiento y dentro del auditados
cual se incluirá la información que
se dio durante la reunión de cierre
Manejar las no conformidades
levantadas durante la auditoria Representante por
Administració
conforme al procedimiento de la gerencia de
10 SEGUIMIENTO n de acciones
acciones de mejora y se Calidad
de mejora
programarán las auditorias de
seguimiento que se requieran, las

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ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO


cuales tendrán como objetivo
verificar la eficacia de las acciones
tomadas

4. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN DESCRIPCION DEL CAMBIO

cambia Coordinador de Gestión por asistente de gerencia


00 01-06-2014
01 15-01-2015 Se incluye lo referente a la auditoria en campo

02 03-03-2016 Se modifica la metodología del programa a auditoria y la


metodología de plan de auditoria