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FACULTAD DE INGENIERIA CIVIL

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA CIVIL

CURSO:

GESTION DE PROYECTOS

TEMA:

GESTIÓN DE ADQUISICIONES DE UN PROYECTO

ALUMNO:

PAREDES MORALES, ALEXANDER

GRUPO: A

DOCENTE:

Ing. BERROCAL GODOY RAMON

AYACUCHO – PERÚ

2019
INDICE

INDICE ................................................................................................................................................ 2
RESUMEN-­­ la gestión de las adquisiciones en un proyecto..........................................................3
planificar la gestión de adquisiciones ..............................................................................................5
información útil o necesaria para planificar la gestión de adquisiciones...................................... 6
cómo proceder para planificar la gestión de las adquisiciones ......................................................7
el resultado de este proceso ............................................................................................................7
efectuar las adquisiciones ............................................................................................................... 9
información útil o necesaria para efectuar las adquisiciones ....................................................... 10
cómo proceder para efectuar las adquisiciones ........................................................................... 10
el resultado de este proceso .......................................................................................................... 10
controlar las adquisiciones .............................................................................................................. 11
información útil o necesaria para controlar las adquisiciones ..................................................... 12
cómo proceder para controlar las adquisiciones .......................................................................... 12
el resultado de este proceso .......................................................................................................... 13
cerrar las adquisiciones................................................................................................................... 13
información útil o necesaria para cerrar las adquisiciones ........................................................... 14
cómo proceder para cerrar las adquisiciones................................................................................ 14
el resultado de este proceso .......................................................................................................... 14
Propiedad intelectual PMI® ......................................................................................................... 15
CONCLUSIONES .............................................................................................................................. 16
BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................................. 17

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RESUMEN-­‐ la gestión de las adquisiciones en un proyecto

Esta área de conocimiento incluye los procesos necesarios para comprar o

adquirir fuera de la organización productos, servicios o resultados necesarios para

completar el proyecto. Esta gestión de las adquisiciones incluye la gestión del

contrato y los procesos de control de cambios necesarios para desarrollar y

administrar contratos lanzados por miembros del equipo autorizados.

En la guía de buenas prácticas del PMI ®se incluyen los procesos siguientes:

Inic Planificación Ejecución Control Cier

io re

Planificar la Efectuar las Controlar las Cierre de las

gestión de adquisiciones compras adquisiciones

adquisicione

1. Planificar la gestión de adquisiciones

Proceso mediante el cual se documentan las decisiones de compras del

proyecto especificando el método e identificando los potenciales

proveedores.

2. Efectuar las adquisiciones

Proceso mediante el cual se obtienen las respuestas de potenciales


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proveedores, se selecciona el proveedor y se firma el contrato.

3. Controlar las adquisiciones

Proceso mediante el cual se gestiona las relaciones del contrato de

adquisiciones, se monitoriza el desempeño del contrato y se realizan

cambios y correcciones si fuera necesario.

4. Cierre de las adquisiciones

Proceso mediante el cual se completa y cierra contractualmente cada

adquisición del proyecto.

La planificación de la gestión de adquisiciones implica acuerdos traducidos en

contratos entre un comprador y un vendedor que son documentos legalmente

vinculantes. Un contrato de adquisiciones incluirá los términos y condiciones del

acuerdo y las especificaciones de lo que el vendedor debe proveer al comprador.

Es responsabilidad del equipo de dirección del proyecto asegurarse de que todas

las adquisiciones cumplen las necesidades específicas del proyecto además de

cumplir con la política de compras de la organización.

Las organizaciones suelen tener documentadas las políticas y procedimientos de

compras definiendo específicamente las reglas a seguir en las adquisiciones y

definiendo quién tiene la autoridad para firmar y gestionar esos contratos en

representación de la organización. Debido a la naturaleza legal del contrato suele

llevar un proceso de aprobación más complejo. En cualquier caso, el principal


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objetivo del proceso de revisión y aprobación es asegurar que el contenido del

contrato describe los productos, servicios o resultados que satisfarán la necesidad

del proyecto identificada.

El equipo de dirección del proyecto debe buscar al inicio apoyo de especialistas

en contratos, compras, legislación aplicable y aspectos técnicos que afectan al

contenido de la adquisición. Esta implicación puede estar establecida de forma

obligatoria por la política de compras de la organización.

Las diferentes actividades implicadas en los procesos de gestión de las

adquisiciones del proyecto forman el ciclo de vida del contrato. Gestionando

activamente el ciclo de vida del contrato y redactando cuidadosamente los

términos y condiciones de las adquisiciones, algunos de los riesgos del proyecto

pueden ser evitados, mitigados o transferidos a un vendedor.

Salvo para casos en que el objeto de la adquisición son compras de material,

bienes o productos estándar, el vendedor gestionará su trabajo como un proyecto

y el comprador puede exigir que esta gestión se haga de acuerdo a los procesos de

gestión de proyectos de su organización.

planificar la gestión de adquisiciones

Este proceso tiene por objetivo documentar las decisiones de compras del

proyecto, especificar el procedimiento y método e identificar proveedores

potenciales. El principal beneficio es determinar de forma consistente si se van a

adquirir productos o servicios fuera de la organización y, de ser así, qué se va a

adquirir, cómo se va a adquirir, cuánto se va a adquirir y cuándo se va a adquirir –

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para que se integre y no afecte al cronograma del proyecto--‐.

Este proceso identifica las necesidades de proyecto que deben o es mejor que se

cubran adquiriendo productos o servicios fuera de la organización y aquellas que

se realizarán con personal y equipos de la propia organización.

Los requisitos del cronograma de proyecto pueden influir significativamente en la

estrategia de compras durante el proceso de planificar las adquisiciones de

proyecto. De igual manera, las decisiones adoptadas al elaborar el plan de gestión

de adquisiciones pueden afectar al cronograma de proyecto.

Este proceso debe considerar también los riesgos que implica una decisión de

hacer o comprar y una revisión del tipo de contrato que se prevé utilizar para

mitigar y/o transferir esos riesgos al vendedor.

información útil o necesaria para planificar la gestión de adquisiciones

Entre la información necesaria está el enunciado del alcance del proyecto –que define

qué está incluido y qué no en el proyecto, la lista de entregables y sus criterios de

aceptación, otra información relevante relativa a aspectos técnicos, restricciones,…--‐,

la EDT que contendrá los paquetes de trabajo con su descripción y los

criterios de aceptación y condiciones de integración con el resto de paquetes de

trabajo--‐, la documentación de requisitos –y que pueden tener implicaciones legales

y contractuales--‐, el registro de riesgos –que dará información sobre riesgos

asociados a determinados paquetes de trabajo o entregables--‐, el cronograma del

proyecto –que condicionará o se verá afectado por las decisiones de compras--‐, las

estimaciones de costes de las actividades –que darán información sobre el precio

objetivo de los elementos a adquirir externamente-­‐ y otros como los registros de


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partes interesadas y los factores ambientales de la empresa.

Un apartado especial merecen los activos de los procesos de la organización

como las políticas, procedimientos y recomendaciones para la planificación y

gestión de compras de la organización, el sistema de precalificación de

proveedores y los proveedores ya precalificados que garanticen una respuesta

adecuada a las necesidades de la organización y los tipos de contratos que puede

o suele utilizar la organización –ya sea de precio fijo, coste reembolsable o

tiempo y materiales con sus variantes por la inclusión de incentivos-­‐

dependiendo del grado de definición posible del enunciado del alcance del

contrato.

cómo proceder para planificar la gestión de las adquisiciones

El equipo de dirección del proyecto debe utilizar el juicio experto y reunirse con

personal de la organización conocedor de los aspectos técnicos, legales,… o

externo --‐como potenciales proveedores-­‐ para tomar decisiones sobre si se realiza

internamente o se subcontrata un determinado trabajo teniendo en cuenta

condicionantes como la capacidad dentro de la organización, las restricciones de

costes y plazos, la disponibilidad de recursos propios, el riesgo asociado, la necesidad

de proteger datos y procesos,…

el resultado de este proceso

Como resultado de este proceso se obtendrán principalmente cuatro importantes

salidas:

En primer lugar se obtendrá el plan de gestión de compras, componente del plan

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de dirección del proyecto –del área de conocimiento de gestión de la integración-­‐

que describirá cómo se van a adquirir los bienes y servicios de vendedores

externos a la organización. Debe describir cómo se van a gestionar los procesos

de compras desde la elaboración de los documentos de compras hasta la

aceptación formal y cierre del contrato.

El plan de gestión puede definir: los tipos de contratos a utilizar en cada

adquisición, identificar los riesgos asociados al contrato (y a realizar los trabajos

internamente), los precios objetivo y si tienen suficiente validez para utilizarse,

documentos estándar de adquisiciones, la necesidad de coordinación con el

cronograma del proyecto –y la necesidad de lanzar con antelación los

procesos de compra-­‐ , las necesidades de integración con la

monitorización y reporte del desempeño del proyecto, las restricciones e hipótesis

asociadas a las adquisiciones, los procesos de gestión del contrato por parte del

proveedor–para que sean similares a los de la propia organización en aspectos

como el mantenimiento de una EDT, la gestión de riesgos, la gestión del

cronograma,…--‐, los proveedores precalificados y, muy importante, las métricas

para la evaluación del desempeño en tiempo, coste, alcance y calidad del contrato.

En segundo lugar se obtendrá el enunciado del alcance de cada adquisición que

describe, de forma clara, completa y concisa, el objeto de la compra con suficiente

detalle para permitir a los potenciales proveedores determinar si son capaces de

proveer esos productos y servicios en las condiciones establecidas en el contrato.

Este enunciado, recogido en la EDT del paquete de trabajo objeto de

subcontratación, puede incluir las especificaciones, la cantidad deseada, los

niveles de calidad, los datos de desempeño necesarios, el inicio y fecha de

entrega,… Debe recoger también aspectos asociados a la gestión del contrato como

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el reporte de desempeño y los servicios post--‐venta.

En tercer lugar se elaborarán los documentos de adquisición que serán los que se

envíen a los potenciales proveedores. Se deben estructurar los documentos de

adquisición para facilitar una respuesta exacta y completa por parte de los

proveedores y para facilitar la evaluación por parte del comprador. Suelen incluir

una descripción de la forma deseada de respuesta, el enunciado del alcance de la

adquisición –que debe ser consistente pero flexible para permitir propuestas del

proveedor-­‐ y los términos y condiciones del contrato más relevantes.

En cuarto lugar, los criterios de selección que ayudarán a enfocar las propuestas

por parte del proveedor y evaluar las ofertas por parte del comprador. Entre los

criterios más habituales están la comprensión de la necesidad, el coste del ciclo de

vida, la capacidad técnica, el riesgo asociado y el grado de mitigación y

transferencia, el método de gestión del contrato por parte del proveedor, las

garantías, la capacidad financiera, su desempeño en proyectos anteriores,

referencias, aspectos relativos a los derechos de propiedad intelectual y derechos

propietarios de los trabajos y procesos.

efectuar las adquisiciones

Este proceso tiene por objetivo obtener las respuestas de los potenciales

proveedores, la selección de la oferta más ventajosa y firmar el contrato de la

adquisición. Para ello el equipo de dirección de proyecto recibe las ofertas y aplica

los criterios de selección previamente definidos para seleccionar uno o más

proveedores capaces de hacer el trabajo para proceder a una fase de negociación

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con el o los proveedores preseleccionados. El reto es lograr elegir la oferta más

ventajosa y firmar el contrato que mejor defienda los intereses del proyecto.

información útil o necesaria para efectuar las adquisiciones

Entre la información necesaria para efectuar las adquisiciones están el plan de

gestión de las adquisiciones, el enunciado del alcance de las adquisiciones, los

documentos de las adquisiciones y los criterios de selección –todos ellos salidas

del proceso anterior--‐, los proveedores precalificados y las ofertas de los

proveedores.

cómo proceder para efectuar las adquisiciones

Para llegar a firmar el contrato con el proveedor que presente la oferta más

ventajosa se pueden mantener conferenciar de licitantes, mantener negociaciones

con los proveedores preseleccionados –buscando acuerdos en aspectos como el

alcance y presupuesto, responsabilidades, autorizaciones para realizar cambios,

legislación aplicable, gestión del proyecto y el contrato (seguimiento y

reporte, entre otros),…--‐, utilizar estimaciones independientes para obtener

precios objetivos y contrastar las propuestas recibidas. Conviene que, para

contratos importantes, el project manager y las personas del equipo de dirección

afectadas participen en la negociación y adjudicación final del contrato.

el resultado de este proceso

Como salidas de este proceso se obtendrán los proveedores seleccionados y el

acuerdo establecido en forma de contrato en el que se recojan los productos o

servicios a suministrar y los términos y condiciones del contrato (tanto en lo que

se refiere al producto como al proyecto y a resultados del contrato como a la


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gestión del mismo).

Entre los principales componentes de un contrato se encuentran el enunciado del

alcance de la adquisición y los entregables, la línea de base del cronograma, el

reporte de desempeño, la fecha de entrega, los roles y responsabilidades, el

precio, los términos de pago, el punto de entrega, las inspecciones (cuáles, cuántas

y dónde) y los criterios de aceptación, las garantías, las fianzas, las

penalizaciones, los incentivos, los seguros, la aprobación de subcontratistas, la

gestión de cambios, el procedimiento de terminación del contrato y resolución de

reclamaciones,...

Asimismo se pueden obtener propuestas de cambios al alcance, tiempo, coste,…

y actualizaciones a los documentos de proyecto y planes de gestión del proyecto.

controlar las adquisiciones

Este proceso tiene por objetivo gestionar las relaciones del contrato de adquisición,

monitorizar el desempeño del contrato y realizar los cambios y correcciones que sean

necesarias. Busca asegurar que el desempeño del proveedor cumple los

requerimientos de la adquisición –tanto en la gestión como en el resultado

final-­‐ y que el proveedor realiza su trabajo de acuerdo a lo establecido en los

términos y condiciones del contrato.

Tanto el proveedor como el comprador deben asegurarse de que ambas partes

cumplen sus obligaciones contractuales y que sus derechos se ven protegidos. La

naturaleza legal de la relación contractual hace necesario que el equipo de

dirección del proyecto sea consciente de las implicaciones legales de las acciones

llevadas a cabo en el control y gestión del contrato.


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El control de compras incluye la aplicación de los procesos adecuados de gestión

de proyectos a la relación contractual y a la integración de los resultados del

contrato en el proyecto global. Entre los procesos que deben integrarse están los

de dirigir y gestionar los trabajos del contrato como si fueran los del resto del

proyecto –en términos de plazo muy especialmente-­‐, el control de la calidad, la

realización del control integrado de cambios y el control de riesgos.

Este proceso tiene por objeto primordial revisar y documentar cómo está siendo el

desempeño del proveedor, establece medidas correctivas o preventivas para

integrarlo en la gestión general del proyecto y tenerlas en cuenta en procesos de

selección futuros.

información útil o necesaria para controlar las adquisiciones

Como elementos de entrada estarán el plan de gestión de adquisiciones, los

documentos de la adquisición, el contrato, las propuestas de cambio aprobadas –

que pueden afectar al contrato o que, habiéndose producido en el contrato, pueden

afectar al resto del proyecto-­‐ o los informes de desempeño del trabajo –que se

integren en los informes de desempeño del proyecto y permitan evaluar su afección

al cumplimiento de los objetivos del proyecto-­‐

cómo proceder para controlar las adquisiciones

Para lograr controlar adecuadamente el contrato de adquisición se establecerá un

sistema de control de cambios del contrato –que incluye la documentación,

sistemas de seguimiento, procedimientos de resolución de disputas y niveles de

aprobación necesarios para aprobar los cambios-­‐ así como revisiones del

desempeño del contrato – revisiones estructuradas del progreso del vendedor

en lo que a alcance, calidad, plazos y costes se refiere--‐, inspecciones y


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auditorías –de acuerdo a lo establecido en el contrato y para verificar que el

proveedor cumple con los términos y condiciones del contrato y en los entregables-

­‐ que permitan asegurar que se cumplen los hitos y se puede proceder a los pagos

establecidos por contrato y que permitan tener la información necesaria para

gestionar las reclamaciones de unos y otros.

el resultado de este proceso

Como resultado de este proceso se obtendrá información de desempeño del

trabajo –que servirá de base para identificar problemas actuales o futuras que

den lugar a reclamaciones-­‐ y que permitirá a la organización incrementar su

conocimiento del desempeño de la adquisición y mejorar la proyección, la gestión

de riesgos y la toma de decisiones--‐, propuestas de cambios –para su revisión

mediante el proceso de control integrado de cambios-­‐ y la actualización de

documentos de proyecto, planes y activos de los procesos de la organización

– registro de correspondencia asociada al contrato, evaluación del desempeño del

proveedor,…--‐.

cerrar las adquisiciones

Este proceso tiene por objetivo aceptar formalmente el producto o servicio del

proveedor y cerrar adecuadamente el contrato. Busca documentar los acuerdos y

la documentación asociada al contrato para un uso futuro. Implica actividades

administrativas como cerrar reclamaciones pendientes, actualizar los registros

para reflejar los resultados finales y archivar esa información para su uso futuro.

Los términos y condiciones del contrato suelen, deben, prescribir procedimientos

específicos para el cierre o terminación –por incumplimiento de alguna parte o


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interés del comprador-­‐ del contrato.

información útil o necesaria para cerrar las adquisiciones

Para cerrar el contrato de adquisición se utilizará el plan de gestión de

adquisiciones -­‐que debe incluir detalles y recomendaciones para cerrar los

contratos de adquisición-­‐ y los documentos del contrato –toda la documentación

recogida, indexada y archivada relativa al desempeño del contrato, registros de pago,

resultado de inspecciones,…-­‐ que deberá guardarse para lecciones aprendidas a

aplicar en futuros contratos y evaluar futuros proveedores.

cómo proceder para cerrar las adquisiciones

En el cierre de las adquisiciones se procede a evaluar el proceso de compras se

deben realizar auditorías de compras –revisiones estructuradas cuyo objetivo no es

evaluar al proveedor sino identificar puntos fuertes y áreas de mejora en el

proceso de compras desde la decisión de adquirir productos y servicios hasta su

cierre--‐, cerrar los contratos y recoger toda la documentación y registros del

contrato en un sistema que integre ésta con la información general del proyecto.

el resultado de este proceso

De este proceso se obtienen lógicamente la aceptación formal del comprador y

actualizaciones del fichero de la adquisición, lecciones aprendidas del proceso y la

transferencia e integración de su producto o servicio con el resto de paquetes de la

EDT del proyecto.

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Propiedad intelectual PMI®

El presente documento forma parte de un Curso de preparación a los exámenes de

las certificaciones Project Management Professional (PMP)® y Certified

Associate in Project Management (CAPM)®, certificaciones otorgadas por el

Project Management Institute. Derivado de ello, en el documento se incluyen

paráfrasis, figuras y términos de glosario recogidos en A Guide to the Project

Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide)- Fifth Edition, Project

Management Institute, Inc., 2013.

PMBOK®, PMI®, OPM3 son marcas registradas del Project Management Institute.

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CONCLUSIONES

 Una”reclamación, es una petición de una de las partes para que se compense,

normalmente con dinero, con un mayor plazo o con ambas, una circunstancia que

se estima que ocurrió con ocasión del desarrollo de una relación contractual, y que

no fue debidamente prevista en el contrato.”

 No”hemos logrado instalar en el mundo de los proyectos, que se reconozca e

internalice la alta frecuencia de ocurrencias de controversias/conflictos/Reclamos

en los contratos.”

 Para”poder realizar un bueno reclamo deberíamos; Identificar y Delimitar el

Causal bajo el cual se invoca el Reclamo, justificando (o al menos, argumentando)

su condición de Imprevisibilidad de Origen. Si no se define claramente el

‘Causal’, habrá una alta probabilidad que el asunto sea desestimado por ambiguo.

Si lo invocado era claramente “previsible”, muy probablemente el reclamante

termine obligado a asumir las pérdidas por haberlo excluido de sus análisis de

riesgo y de su oferta entera.”

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BIBLIOGRAFIA

1. Alexander J García /Gestión de Reclamos en Proyectos. Cuando las

Pequeñas Diferencias Conducen a Grandes Litigios (Publicado el 28 de

marzo de 2017) disponible en:

https://es.linkedin.com/pulse/gesti%C3%B3n-de-reclamos-en-

proyectos- cuando-las-peque%C3%B1as-grandes

2. E. Durán y A. Iribarren, socios fundadores de QDRclaims, disponibles en:

http://qdrclaims.com/blog/index.php/1-prevencion-de-claims/.

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