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1. OBJETIVO
Establecer la metodología para integrar a los Funcionarios a la cultura
organizacional, familiarizándolos con la política, la misión, la visión y el Sistema de Gestión Integral de la Entidad. De igual manera establecer los mecanismos para brindar la inducción, formación, capacitación y re inducción pertinente a los funcionarios de la entidad.
2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN
Este procedimiento aplica para todos los funcionarios de INFIPEREIRA.
3. DEFINICIONES
Inducción: Procedimiento dirigido a facilitar y fortalecer la integración del nuevo
Funcionario Público a la cultura organizacional de INFIPEREIRA, a suministrar la información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la Entidad.
Formación: Toda forma de educación con vistas a la cualificación para una
profesión, un oficio o un empleo dados, o que proporciona las competencias exigidas para los mismos. PROCEDIMIENTO DE Código: P-RH-001
INDUCCIÓN, FORMACIÓN, Versión 9
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Capacitación: Se entiende por capacitación el conjunto de procesos organizados,
relativos tanto a la educación no formal como a la informal, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral.
Re inducción: Está dirigido a reorientar la integración del funcionario en virtud de
los cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos.
Plan Institucional de Capacitación – PIC: Es el conjunto coherente de acciones
de capacitación y formación, que durante un periodo de tiempo y a partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidos en un Entidad Pública.
4. DESCRIPCIÓN
4.1 INDUCCIÓN
Una vez ingresa un nuevo funcionario a
la entidad, el Profesional Especializado (Grado 4) debe programar la inducción general del mismo, de acuerdo al “Programa de Inducción General (R-RH-002)”, establecido. PROCEDIMIENTO DE Código: P-RH-001
INDUCCIÓN, FORMACIÓN, Versión 9
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El Profesional Especializado (Grado 4) debe confirmar que se lleve a cabo el
programa de inducción general de acuerdo a lo programado.
El Profesional Especializado (Grado 4) debe ubicar al funcionario en su puesto
de trabajo y asignarle sus elementos de trabajo.
El Profesional Especializado (Grado 4) debe verificar que el jefe inmediato del
nuevo funcionario programe y ejecute el entrenamiento específico en el cargo de este.
Control: verificar la ejecución completa del programa de inducción y
entrenamiento específico del funcionario.
4.2 FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN:
Las fases en la formulación del Plan Institucional de Capacitación – PIC son:
1. Sensibilización: El Profesional Especializado (Grado 4) programa una
sensibilización con los funcionarios de la Entidad, con el fin de familiarizarlos con la nueva cultura de capacitación.
2. Formulación de Proyectos de Aprendizaje: Cada uno de los funcionarios
identifica las necesidades institucionales y las plasma en el formato Definición del Problema de Aprendizaje (R-RH-022). PROCEDIMIENTO DE Código: P-RH-001
INDUCCIÓN, FORMACIÓN, Versión 9
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Una vez identificados los problemas de aprendizaje, se integran equipos de
trabajo para consolidar proyectos de aprendizaje y estos de plantean en el formato Ficha de Formulación del Proyecto de Aprendizaje (R-RH- 023).
Posteriormente, se definen los objetivos, las estrategias y el cronograma de
aprendizaje mediante el formato Plan de Aprendizaje (R-RH-024).
3. Consolidación del Diagnóstico de necesidades de la Entidad: El
Profesional Especializado (Grado 4) agrupa todas las problemáticas, necesidades, equipos, temas, métodos de capacitación y fechas de los Planes de Aprendizaje. Con base en lo anterior el Profesional Especializado (Grado 4) consolida las prioridades institucionales y se las envía al Director Administrativo y Financiero para su respectiva aprobación.
4. Programación del Plan Institucional de Capacitación: Una vez aprobados
los proyectos de aprendizaje, consolidadas las prioridades institucionales, viabilizadas las estrategias de aprendizaje e identificados los mecanismos de evaluación y seguimiento, se elabora la programación de las capacitaciones mediante el formato Consolidado de Proyectos de Aprendizaje Institucional (R-RH- 025), el cual debe ser aprobado por el Gerente General.
5. Ejecución del Plan Institucional de Capacitación: Se procede a realizar la
ejecución del Plan Institucional de Capacitación mediante la coordinación de la Dirección Administrativa y Financiera.
Finalmente, una vez se termine el periodo, el Profesional Especializado (Grado
4) coordina la evaluación de las acciones ejecutadas mediante los formatos: PROCEDIMIENTO DE Código: P-RH-001
INDUCCIÓN, FORMACIÓN, Versión 9
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Ficha de Evaluación del Aprendizaje Individual (R-RH-026) y Evaluación
del Plan Institucional de Capacitación (Formato Interno).
El Profesional Especializado (Grado 4) se encargará de la logística de las
Formaciones y Capacitaciones, cuando se requiera, teniendo en cuenta las fechas de las actividades.
La Entidad deberá brindar las herramientas necesarias para la formación y
capacitación a los Servidores Públicos, en cuanto a los principios de: Justicia, Equidad y Transparencia.
Desarrollar las sesiones o actividades de acuerdo a la metodología
implementada por el capacitador, el Profesional Especializado (Grado 4) debe velar por el buen desarrollo de las mismas. Dejando soporte de cada formación y capacitación mediante el formato “Asistencia a Capacitaciones (R-RH- 008)”, solamente cuando la capacitación se realice internamente.
El Profesional Especializado (Grado 4) debe coordinar la evaluación de
eficacia de la formación y capacitación dentro de los seis (6) meses siguientes a la misma, mediante el formato “Evaluación de Eficacia de la Formación y Capacitación (R-RH-007)”. Dicha evaluación se realizará cuando la capacitación o formación se genera a partir de los siguientes casos: Planes de Mejoramiento implementados con base en los resultados de la evaluación de desempeño y Acuerdos de Gestión de los funcionarios, Auditorias de Control Interno y Entes de Control, Planes de Acción por Dependencias, y Acciones Correctivas generadas por auditorías internas o externas o solicitud autónoma. PROCEDIMIENTO DE Código: P-RH-001
INDUCCIÓN, FORMACIÓN, Versión 9
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Control: Verificar la aplicabilidad de la evaluación de la eficacia de las
capacitaciones por parte del Líder del Proceso.
4.3 REINDUCCION
La Re inducción se impartirá a todos los funcionarios de INFIPEREIRA cada
vez que haya cambios organizacionales, técnicos o normativos, tanto de la Entidad como a nivel Municipal, Departamental o Nacional.
PREPARÓ APROBÓ Firma
Cargo Profesional Especializado (Grado 4) Director Administrativo y Financiero