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LOGÍSTICA Y TRANSPORTE
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FECHA PROX.
REV. FECHA ELABORÓ REVISÓ APROBÓ DESCRIPCIÓN
REVISIÓN

José José
Hernán Caro
Hurtado Hurtado
11/10/2017
0 11/10/2015 Emisión

José José Se modifican responsabilidades de


Hernán Caro
Hurtado Hurtado especialista en obra, analista de
23/05/2017
1 23/05/2016 compras, coordinador de logística,
gerente de equipos y logística y director
de proyecto.

José José 10/08/2017


Hernán Caro
Hurtado Hurtado Se modifican generalidades y desarrollo
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de la actividad.

DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO X TALENTO HUMANO X

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - HSEQS X BIENES E INMUEBLES X

PROYECTOS X INFORMÁTICA X

SOLUCIONES X LOGÍSTICA X

ECONÓMICO Y FINANCIERO X

DOCUMENTO CONTROLADO DOCUMENTO NO CONTROLADO X


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CONTENIDO

Pág.
1. OBJETIVO ..........................................................................................................................................................3
2. ALCANCE ...........................................................................................................................................................3
3. DEFINICIONES ...................................................................................................................................................3
4. RESPONSABLES .................................................................................................................................................5
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS ......................................................................................................................7
6. RECURSOS PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD .......................................................................................7
6.1 PERSONAL REQUERIDO ............................................................................................................................7
6.2 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS......................................................................................................................7
6.3 MATERIALES, INSUMOS Y PRODUCTOS:...................................................................................................8
7. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES..................................................................................................................8
7.1 GENERALIDADES .......................................................................................................................................8
7.2 NIVEL DE RIESGO DE LA ACTIVIDAD: ........................................................................................................9
7.3 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD............................................................................................................. 10
8. RESPONSABILIDADES EN EL DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS .......................................................... 16
9. ANEXOS .......................................................................................................................................................... 16

INDICE DE TABLAS

Tabla 1. Personal requerido .....................................................................................................................................7


Tabla 2. Equipos y herramientas ..............................................................................................................................7
Tabla 3. Materiales, insumos y productos................................................................................................................8
Tabla 4. Consideraciones especiales según el nivel de riesgo de la actividad.........................................................9
Tabla 5. Desarrollo de la actividad ........................................................................................................................ 10
Tabla 6. Responsabilidades en el diligenciamiento de los formatos ..................................................................... 16
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1. OBJETIVO

Definir la metodología para gestionar con oportunidad y calidad el suministro de servicios de transporte y
logística de materiales, equipos y herramientas solicitados a través de requisiciones elaboradas en el formato
establecido.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a los transportes ocasionados desde y hacia todos los almacenes de proyectos,
almacenes de activos fijos o lugares donde se requiera el traslado de materiales, equipos y herramientas
adquiridos por el departamento de compras o propiedad de la empresa, en los lugares que determine la
organización.

3. DEFINICIONES

SERVICIOS
Actividad donde se busca responder a las necesidades del cliente de acuerdo a sus especificaciones.

BIENES
Materiales requeridos bajo especificaciones del cliente para la ejecución de los proyectos.

MATERIALES
Elementos utilizados durante la ejecución de la obra y que intervienen directamente en el proceso de
construcción.

PDT
Plan detallado de Compras

ORACLE
Software utilizado por la compañía para la ejecución de los diferentes procesos.

ENTRADA DE SERVICIO
Ingreso al sistema de los servicios recibidos por parte de los proveedores ya sea de alquiler o prestación de
servicios asociados a la construcción del proyecto y de la oficina principal. (FA-CO-012) Y (FA-CO-32).

SOLICITUD INTERNA DE TRANSPORTE Y LOGISTICA


Documento generado en obra, oficina principal o almacén de activos en donde se especifican las
características de los servicios de transporte y logística solicitados y las condiciones en que se deben prestar
dichos servicios.
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LOGÍSTICA
Conjunto de medios que busca colocar los bienes y servicios en el lugar apropiado, en el momento oportuno y
bajo las condiciones adecuadas.

REMESA / GUÍA
La remesa terrestre de carga o la guía de transporte es un documento que expresa el acuerdo fijado con la
empresa transportadora en la que se definen las condiciones y especificaciones del servicio solicitado y sirve
como prueba de recibo de los equipos, materiales y herramientas transportados.

IZAJE
Operación que se realiza para mover objetos grandes y/o pesados y que no pueden ser transportados
manualmente.

EQUIPO DE IZAJE
Todo dispositivo que permite elevar o bajar una carga, previamente calculada en forma segura y controlada.

EMPAQUE
Cualquier material que encierra un artículo con o sin envase, con el fin de preservarlo y facilitar su entrega al
destinatario.

EMBALAJE
Son todos los materiales, procedimientos y métodos que sirven para acondicionar, presentar, manipular,
almacenar, conservar y transportar una mercancía.

CARGA INDIVISIBLE
Carga que por sus características no puede ser fraccionada para su transporte.

CARGA EXTRAPESADA
Carga indivisible que una vez montada en vehículos convencionales homologados por el Ministerio de
Transporte, excede el peso bruto vehicular o los límites de peso por eje autorizados en las normas vigentes
para el tránsito normal por las vías públicas.
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CARGA EXTRADIMENSIONADA
Carga indivisible que excede las dimensiones de la carrocería de los vehículos convencionales homologados por
el Ministerio de Transporte para la movilización de carga en tránsito normal por las vías públicas.

PESO BRUTO VEHICULAR


Peso de un vehículo provisto de combustible, equipo auxiliar habitual y el máximo de carga.

MERCANCÍA PELIGROSA:
Materiales perjudiciales que durante la fabricación, manejo, transporte, almacenamiento o uso, pueden
generar o desprender polvos, humos, gases, líquidos, vapores o fibras infecciosas, irritantes, inflamables,
explosivos, corrosivos, asfixiantes, tóxicos o de otra naturaleza peligrosa, o radiaciones ionizantes en
cantidades que puedan afectar la salud de las personas que entran en contacto con éstas, o que causen daño
material.

4. RESPONSABLES

ADMINISTRADOR DE OBRA / ACTIVOS, ESPECIALISTA DE OBRA


- Elaborar Solicitud Interna de acuerdo a las características de los servicios de Transporte y Logística
solicitados.
- Aprobar formato FA-CO-012 (Soporte de Servicio)
ANALISTA DE COMPRAS:
- Realizar solicitud por email del servicio de Transporte y Logística Requerido.

- Elaborar orden de servicio y gestionar su aprobación a través del ORACLE.

ALMACENISTA OBRA - ACTIVOS


- Gestionar la recepción o despacho de los materiales, equipos o herramientas del transporte asignado.
Aprobación del servicio con firma de remesa-guía, reporte de servicio. Elaborar entrada de servicio.
- Facilitar los elementos básicos necesarios para las operaciones de cargue y descargue como cintas de
amarre, guayas, polines, estrobos según la naturaleza de la carga cuando estas actividades se realicen
con equipos de la organización o no estén incluidas dentro de los servicios contratados. Si se requiere
el alquiler de equipos de izaje como grúas y montacargas para estas actividades, la empresa que preste
estos servicios suministrara los elementos en mención.
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COORDINADOR DE LOGÍSTICA
- Gestionar las operaciones logísticas (movilizaciones, cargues, descargues de equipos, materiales y
herramientas, envío de documentos para permisos de ingresos a plantas, estaciones) requeridas en
almacenes de obra, almacenes de activos, oficina de compras principal o en los lugares que determine
la organización.
- Con base en la Solicitud Interna de Transporte y Logística entregada por el administrador de obra,
administrador de activos, especialista de obra o mail enviado por analista de compras, solicitar las
cotizaciones a los proveedores indicando el alcance y términos de oferta así como plazos de
presentación de la misma.
- Cuando la solicitud de los servicios proviene del departamento de compras vía email, solicitar SI en
ORACLE a la persona delegada en proyecto.
- Realizar análisis económico y de factibilidad operacional, recomendar adjudicación.
- Enviar proceso de compras aprobado con sus respectivos soportes a analista de compras del proyecto
para que adjunte en la OS.
- Realizar seguimiento diario de los servicios de transporte y logística contratados e informar en los
casos y tiempos estipulados en este procedimiento al solicitante de servicio/destinatario y al Gerente
de Equipos y Logística cuando lo requiera.
- Elaborar / Aprobar formato FA-CO-012 (Soporte de Servicio)
- Evaluar desempeño de proveedores de servicios de transporte y logística.
- Remitir a proveedor de servicios de transporte y logística los soportes necesarios para la respectiva
Facturación (OS, soporte de servicio, entrada de almacén).

GERENTE DE EQUIPOS Y LOGÍSTICA

- Revisar y aprobar los procesos de contratación de servicios de transporte y logística generados por el
Coordinador de Logística para el área de activos.
- Aprobar las órdenes de servicio que le correspondan de acuerdo a los montos establecidos por la
organización.

DIRECTOR DEL PROYECTO

- Aprobación mediante correo electrónico de los procesos de compra de servicios de transporte y logística.
-
- Aprobar las órdenes de servicio que le correspondan de acuerdo a los montos establecidos en la jerarquía
de aprobación.

COMITÉ DE COMPRAS:

- Revisión y aprobación de los procesos de contratación de servicios que le corresponden de acuerdo a los
montos establecidos por la compañía (indicados en el procedimiento de compras PA-CO-001).
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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS

PI-GN-001 Fundamental para la Elaboración De Documentos


ISO 31000: 2009 Gestión de Riesgos
ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos

6. RECURSOS PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

6.1 PERSONAL REQUERIDO

Tabla 1. Personal requerido

CARGO CERTIFICACIONES ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

Administrador de
obra // administrador Capacitación en manejo de sistema
No aplica
de activos // ORACLE
especialista de obra
N/A
Coordinador de
No aplica
Logística

Capacitación en manejo de sistema Uniforme de Morelco S.A.S., Casco, Botas,


Almacenista
ORACLE Gafas de seguridad.

Capacitación en manejo de sistema


Analista de compras No Aplica
ORACLE

6.2 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS


Tabla 2. Equipos y herramientas

EQUIPOS / HERRAMIENTAS CERTIFICACIONES RIESGO DE USO CONTROLES


(si aplica)

Postura inadecuada Silla ergonómica,


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Computador Software original prolongada distancia adecuada


entre el
computador y la
persona, brazos
apoyados sobre la
mesa, reposa
manos.

Internet No aplica No aplica No aplica.

Software ORACLE No aplica No aplica No aplica

Teléfono celular No aplica Uso prolongado con Conservar


volumen alto volumen adecuado
en el altavoz

6.3 MATERIALES, INSUMOS Y PRODUCTOS:

Tabla 3. Materiales, insumos y productos

MATERIALES/ INSUMOS / RIESGO DE USO CONTROLES CONTINGENCIA


PRODUCTOS

Reportar el incidente
Laceraciones en dedos Precaución en la Primeros auxilios In
Papel de las manos por la manipulación, mayor Situ
manipulación de hojas atención.
Revisión de Medico
Corporativo

7. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

7.1 GENERALIDADES

Los servicios de transporte y logística requeridos para el envío de Equipos y Suministros de un proyecto en su
etapa inicial se planearan de acuerdo PDT generado en reunión de inicio de obra.
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Cuando se requieran los servicios de transporte y logística en desarrollo normal del proyecto y solicitados
también por oficina principal o almacenes de activos, la fecha de requerimiento en obra de los equipos y
materiales transportados deberá ser consecuente con la fecha de cargue teniendo en cuenta: la distancia
origen-destino, el estado de la vía y la naturaleza de la carga.

Los requerimientos de transporte de materiales, equipos y herramientas solicitados por los analistas de
compras de cada proyecto se realizaran por email, suministrando los datos mínimos, detalles de la carga a
transportar / izar. La SI será generada en el sistema Oracle por la persona designada en proyecto.

Los datos mínimos que deberá detallar la solicitud son los siguientes:
Origen – (dirección sitio de cargue), destino, fecha y hora prevista de cargue, contacto en sitio de origen y en
destino (nombre y teléfono) descripción de la carga o equipos a movilizar, tipo de empaque- embalaje, peso
total, dimensiones (largo, alto, ancho), fecha en que se requieren los equipos-materiales en obra-destino.
Cuando sea servicio de transporte indicar si es libre de cargue o descargue. Valor estimado en pesos
colombianos de los elementos transportados.

Existen requisitos específicos para el transporte de cargas indivisibles extradimensionadas / extrapesadas, de


sustancias peligrosas o el transporte de carga libre en general (masivo) los cuales serán garantizados por el
proveedor del servicio.
En estos casos el proveedor de servicios de transporte dará cumplimiento a los requisitos legales según
normatividad vigente así:

 Para cargas indivisibles extradimensionadas y/o extrapesadas: según requisitos Resolución 4959 de
2006 del Ministerio de Transportes.
 Para transporte de Sustancias Peligrosas: según requisitos Decreto 1609 de 2006 del Ministerio de
Transportes.
 Para transporte de carga libre (masivo) en general: según requisitos Código nacional de tránsito – ley
769 de 2002.
 Decreto 2851 de 2013, respecto al Plan Estratégico de Seguridad Vial.

7.2 NIVEL DE RIESGO DE LA ACTIVIDAD:

Tabla 4. Consideraciones especiales según el nivel de riesgo de la actividad

NIVEL DEL
APROBACION DE LA EJECUCION CONSIDERACIONES ESPECIALES
RIESGO

Se requiere el seguimiento del


Gerente Logística y
MEDIO Gerente de Logística y
Equipos
Equipos
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7.3 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

Tabla 5. Desarrollo de la actividad

TAREA DESCRIPCIÓN DE LA TAREA CARGO (S) PELIGRO/ IMPACTO NIVEL CONTROLES


No EJECUTOR DE
RIESGO
Generar Solicitud Interna de Transporte y Logística
1 Administrador Peligros para las Medio Controles:
A partir de la necesidad de movilización, cargue, de obra / personas: no aplica.
No se genera.
descargue de equipos, herramientas y materiales activos
generada en almacén obra se realiza la SI.
Especialista
Para almacén activos o analistas de compras de cada de obra /
proyecto la solicitud de servicios logísticos se hará
Analista de
vía email suministrando los datos mínimos Impactos en el ambiente: Controles:
compras.
requeridos. La SI será generada en el sistema Oracle
por la persona designada en proyecto. No se genera No se genera.

La SI o mail debe contener como mínimo los Impactos en calidad: falta Controles:
siguientes datos: de claridad en las
Anexar
Origen – (sitio de cargue), destino, fecha y hora especificaciones de los
especificaciones,
prevista de cargue, contacto en sitio de origen y en elementos objeto de la
fichas técnicas,
destino (nombre y teléfono) descripción de la carga operación logística, lo
imágenes, hojas de
o equipos a movilizar, tipo de empaque- embalaje, que afecta la solicitud de
datos que describan
peso total, dimensiones (largo, alto, ancho), fecha en ofertas
mejor los elementos
que se requieren los equipos-materiales en obra- a movilizar junto
destino. Cuando sea servicio de transporte indicar si con la SI.
es libre de cargue o descargue. Valor de los
elementos transportados.
Impacto Económico: Controles:
seleccionar el
Revisar
equipo/vehículo erróneo,
especificaciones,
lo que generaría un
fechas y demás
nuevo despacho de
datos,
vehículo. Pago de Stand-
retroalimentar
By cuando no se da
información si
claridad con fechas y
existen dudas.
horas estipuladas.
Solicitar cotización
2 Coordinador Peligros para las Medio Controles:
Generar Solicitud de Cotización para contratación de de logística. personas: no aplica.
servicio de transporte y logística en el formato
FA-CO-020 cuando se solicite minimo a 3
proveedores y enviar a proveedor (cuando se trate Impactos en el ambiente: Controles:
de un solo proveedor podrá solicitarse en formato No se genera
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de la empresa proveedora). En obra o almacenes de


Impactos en calidad: Controles:
activos fijos se solicitara como mínimo una
cotización de proveedor de servicios de transporte o No se genera
izaje. Para operaciones de transporte en Bogotá o
Ciudades principales se solicitaran 3 cotizaciones. Impacto Económico: falta Revisión de la
de claridad en las información
especificaciones dadas en entregada en la SI
el formato enviado a los
proveedores.

3 Evaluación de propuestas y aprobación


Coordinador Peligros para las Medio Controles:
Generar la Evaluación de Ofertas FA-CO-013 para de logística. personas: no aplica.
No se genera.
seleccionar el oferente encargado de prestar el
servicio de transporte. Para realizar esta evaluación
es muy importante tener en cuenta : Impactos en el ambiente: Controles:

 Disponibilidad oportuna de vehículo o equipo No se genera No se genera.


de izaje en sitio donde se genere la operación
logística. Impactos en calidad: Revisión de las
 Cotización económica Seleccionar un proveedor ofertas de los
 Tiempos de entrega en sitio destino. que no cumpla con las diferentes
 Forma de pago especificaciones proveedores.
 Otras condiciones (pólizas que amparen la requeridas en la
carga, cumplimiento de requisitos requisición de transporte
operacionales según modalidad de transporte). y apoyo logístico.

la evaluación se envía para su aprobación ya sea por Impacto Económico: Revisión de las
el director del proyecto o el gerente de equipos y ofertas de los
logística (en caso de ser un activo), Designar el servicio al
diferentes
proveedor erróneo, que
proveedores.
no cumpla
especificaciones lo que
genera reprocesos.
4 Generar Orden de Servicio.
Coordinador Peligros para las Medio Controles:
Una vez es aprobada la Evaluación de oferta, se de logística/ personas: no aplica.
No se genera.
envía el proceso de compras al analista de compras analista de
del proyecto para que se genere la orden de servicio compras del
al oferente seleccionado para la prestación del proyecto Impactos en el ambiente: Controles:
servicio. No se genera No se genera.

Impactos en calidad: Controles:


Al demorar la generación Generación
de la orden de compra se oportuna de la
puede incurrir en la orden de servicio,
alteración de cronograma inmediatamente
previsto para la actividad después de
logística, especialmente aprobada la
cuando se requiere evaluación de
gestionar anticipos. ofertas.
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Impacto Económico: Verificar los detalles


descritos en orden
Digitación errónea de los
de servicio.
detalles del servicio o de
los precios que pueden
generar entregas no
oportunas o facturación
inapropiada por parte del
proveedor.
Aprobar la Orden de Servicio.
5 Director de Peligros para las Medio Controles:
A través del sistema ORACLE se realiza aprobación obra/ gerente personas: no se genera
No se genera.
del servicio de acuerdo a los montos establecidos en de logística y
la jerarquía de aprobación Equipos

Impactos en el ambiente: Controles:


No se genera.
No se genera.

Impactos en calidad: No Controles:


se genera.
No se genera.

Impacto Económico: Controles: revisión


aprobación tardía de la constante de las
orden de servicio que órdenes de servicio
puede generar cambio en pendientes de
las fechas de las aprobar de acuerdo
actividades logísticas a los montos de
programadas y en la aprobación
negociación con el establecidos por la
proveedor ocasionando organización.
retrasos.
Coordinación Cargue
6 Coordinador Peligros para las Medio Controles:
La coordinación de cargue se realizara en conjunto de logística. personas: no se genera
No se genera.
con persona designada en sitio de origen, teniendo
en cuenta los datos del vehículo/equipo/operador
suministrados con anterioridad por el proveedor de Encargado en
servicio de transporte. sitio de origen Impactos en el ambiente: Controles:
No se genera.
Se envían por correo datos de vehículo / operador a No se genera.
proveedor de materiales, herramientas y/o equipos
a las personas encargadas en sitio de cargue para Impactos en calidad: al no Controles:
autorizar el retiro de los mismos. tener claras las
Coordinar la
actividades de cargue y
Para el ingreso a sitios de cargue tales como actividad de cargue
no tener los recursos
estaciones, plantas o refinerías se enviara copia vía de manera
necesarios
email de la documentación de operador y vehículo oportuna, revisar
oportunamente se
exigida en cada caso para que se realice la solicitud requisitos y
retrasa el transporte y se
de permisos requeridos.. recursos.
generan incumplimientos
Se confirma fecha, hora, recursos y requerimientos con los tiempos pactados
de entrega.
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para la actividad.
Impacto Económico: se Controles: revisar
pueden generar costos de requisitos y
stand by por no tener los recursos. Confirmar
recursos listos, o las suministros.
actividades programadas.
Revisión de vehículo/equipo.
7 Peligros para las Medio Controles:
Se realiza revisión física del vehículo/equipo personas:
Persona Revisar
asignado, con el fin de confirmar que éste se
designada en Se pueden presentar cumplimiento de
encuentra en óptimas condiciones para la prestación
sitio de accidentes en la vía o en requisitos según
del servicio.
cargue operaciones de cargue y modalidad de
Se realiza revisión documental con base en los datos descargue si el vehículo transporte
suministrados por el proveedor vía email. no tiene los elementos confrontando con
Coordinador necesarios para asegurar lista de chequeo.
El cumplimiento de requisitos específicos para
de logística. (fijar) la carga en el Revisar vigencia de
transporte de cargas indivisibles
vehículo o los mínimos revisión tecno-
extradimensionadas/extrapesadas y el transporte de
necesarios dependiendo mecánica. Solicitar
sustancias peligrosas será garantizado por el
de la modalidad de cambio de vehículo
proveedor del servicio.
transporte que / equipo.
Si el vehículo no es aceptado en la verificación, la garanticen la integridad
persona designada en sitio de cargue informara vía de la carga y de los demás
email y telefónica a la oficina de Coordinación actores de la vía.
Logística para gestionar el cambio requerido.
Impactos en el ambiente: Controles:
No se genera No se genera.

Impactos en calidad: A Controles:


nivel documental se
Revisar vigencias de
pueden presentar
documentos y
documentos vencidos
certificados de
como SOAT, LICENCIAS,
equipos (cuando
revisiones tecno-
aplique).
mecánicas los cuales al
ser requeridos por las
autoridades viales
generarían inmovilización
del vehículo, retrasando
el transporte y
ocasionando
incumplimientos con los
tiempos pactados de
entrega.

Impacto Económico: se Controles: verificar


pueden generar condiciones óptimas
sobrecostos producto de y cubrimiento de
daños ocasionados a los pólizas que amparen
materiales o equipos en la carga.
la operación de cargue o
transporte al no tener el
vehículo / equipo las
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condiciones óptimas.

Seguimiento al Servicio de transporte y logística


8 Coordinador Peligros para las Bajo Controles:
contratado.
de logística. personas: no se genera
No se genera.
Se realiza seguimiento diario de servicios de
transporte y logística contratados mediante satelital,
software de proveedor, reporte de correo Impactos en el ambiente: Controles:
electrónico que envié la empresa transportadora o No se genera
No se genera.
mediante llamada telefónica. Cuando el recorrido
exceda los 2 días se enviara reporte diario de Impactos en calidad: No Controles:
ubicación/status vía email o telefónica a solicitante se genera
de servicio, destinatario. No se genera.

Impacto Económico: No Controles:


se genera
No se genera.
Coordinación descargue en destino.
9 Coordinador Peligros para las Medio Controles:
La coordinación del descargue se realizara en de logística. personas: no se genera
No se genera.
conjunto con almacenista de obra o persona
encargada en sitio de destino, teniendo en cuenta el
cronograma establecido y los reportes de status Almacenista
generados durante el recorrido. de obra / Impactos en el ambiente: Controles:
No se genera.
activos No se genera.
Se confirma fecha, hora, recursos y requerimientos
para la actividad. Encargado en
sitio de Impactos en calidad: al no Controles:
Se informa por correo datos de vehículo / operador a tener claras las
destino Coordinar la
personas encargadas en sitio de descargue para actividades de descargue
autorizar el ingreso de los mismos. actividad de
y no tener los recursos
descargue de
Para el ingreso a sitios de descargue tales como necesarios
manera oportuna,
estaciones, plantas o refinerías se enviará copia vía oportunamente se
revisar requisitos y
email de la documentación de operador y vehículo retrasa la entrega en obra
recursos.
exigida en cada caso. / sitio destino y se
generan incumplimientos
con los tiempos pactados
de entrega. Generaría
retrasos en los procesos
siguientes.

Impacto Económico: se Controles: revisar


pueden generar requisitos y
sobrecostos asociados a recursos. Confirmar
la reasignación de suministro.
recursos cuando no se
tiene claridad de la fecha
y hora de la actividad de
descargue.
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Culminación de servicio de transporte y Logística.


10 Peligros para las Medio Controles:
El almacenista en obra o encargado de recibir en personas: No se genera
Almacenista No se genera.
destino revisa la cantidad y estado de la carga y
aprueba en constancia de recibido a conformidad Administrador
firmando la remesa/guía de transporte, o el reporte de obra /
de servicio si se trata de equipos de izaje. Una vez Administrador
recibe formato FA-CO-012 (Soporte de Servicio) por activos
parte del coordinador de logística, el administrador
de activos o el administrador de obra el almacenista
genera la entrada de servicio en Oracle.
En caso de presentarse cualquier novedad se debe Coordinador
dejar constancia en estos documentos e informar vía de logística.
email a la oficina de coordinación logística.

Una vez se tiene aprobada la Entrada de almacén se Impactos en el ambiente: Controles:


envía al proveedor junto el formato FA-CO-012 para No se genera
No se genera.
que este realice la radicación de la factura.
Impactos en calidad: se Revisión
pueden presentar detalladamente
alteraciones o averías de cantidades y estado
los elementos de la carga.
transportados durante el
recorrido o en el
momento del izaje, lo que
generaría productos no
conformes.

Impacto Económico: los Revisión de


elementos transportados cantidades y estado
llegan averiados o con de la carga, reportar
alteraciones que novedades
surgieron en el recorrido encontradas.
o en operaciones de izaje,
por lo que se deben
adquirir nuevamente.

Impactos en el ambiente: Controles:


No se genera
No se genera.

Impactos en calidad: No Controles:


se genera
No se genera.

Impacto Económico: pago Controles: en


de facturas que no conjunto por
cumplen con los cuentas por pagar,
requisitos que dificulta la confirmación de la
reclamación en caso de recepción de los
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falta de documentación. documentos antes


de procesar
causación de la
factura.

8. RESPONSABILIDADES EN EL DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS

Tabla 6. Responsabilidades en el diligenciamiento de los formatos

FORMATO ASOCIADO A RESPONSABLE DE RESPONSABLE DE RESPONSABLE DE


LA ACTIVIDAD ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Administrador de obra /
Administrador de obra /
Solicitud Interna de Administrador activos / Director de obra /
Administrador activos /
transporte y logística ) Especialista de obra Coordinador de Logística
Especialista de obra
/Coordinador de Logística

Director de obra/Gerente
FA-CO-013Evaluación de
Coordinador de Gerente de compras / de Equipos y
Ofertas
Logística Coordinador de Logística Logística/Comité de
Compras.

Director de obra/
FA-CO-033 Director de obra /
Analista de Compras del Gerente de Equipos y
Orden de Servicio Gerente de Equipos y
proyecto Logística /Comité de
Logística
Compras.
FO-AL-007 Entrada de
servicio/ Sistema Almacenista Almacenista Almacenista

Coordinador de
FA-CO-012 Soporte de Administrador de obra / Administrador de obra /
Logística /
servicio/ Sistema Administrador activos / Administrador activos /
Administrador de obra /
Especialista de obra Especialista de obra
Administrador activos /

9. ANEXOS

No aplica.