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A los señores
Presidente y Miembros del Directorio
Seguros y Reaseguros Personales Univida S.A.
La Paz - Bolivia
Hemos examinado los estados financieros de Seguros y Reaseguros Personales Univida S.A.,
correspondiente al ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2018 y emitimos nuestro informe con opinión
no modificada, dictamen sin salvedades en febrero 15, 2019, que se incluye en la Parte I de este informe.
Como resultado de nuestro examen de los estados financieros de Seguros y Reaseguros Personales
Univida S.A., correspondientes al ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2018, han surgido
observaciones que se reportan en la Parte 4.2 del presente informe que se encuentran relacionadas con los
procedimientos administrativo-contables y al sistema de control interno vigentes en la Sociedad.
El análisis de control interno fue realizado con el objetivo de evaluar la estructura de control interno de la
Sociedad, en áreas críticas, de forma tal que permita establecer una razonable, seguridad del cumplimiento
de los siguientes objetivos:
Nuestra consideración de control interno, cubre únicamente aquellos aspectos que surgen durante nuestro
examen y, por lo tanto, no incluye comentarios y recomendaciones que un estudio específico destinado a
tal fin podría revelar.
Este informe ha sido emitido solamente para información y uso exclusivo de Seguros y Reaseguros
Personales Univida S.A. y para su presentación a la Autoridad de Fiscalización y Control de Pensiones y
Seguros y no deberá ser utilizado con ningún otro propósito.
(Socio)
Lic. Hugo Berthin Amengual
MAT. PROF. Nº CAUB - 0482
La Paz, Bolivia
Febrero 15, 2019
LA PAZ – BOLIVIA
Condición
La sociedad suscribió un contrato de Sociedad Accidental para la venta del SOAT 2017 en el cual
participa en un 40%. Al 31 de diciembre de 2017 no se ha efectuado la conciliación de saldos de
los ingresos y costos así como los saldos pendientes con las entidades participantes. Dicha
conciliación implica los siguientes aspectos: cuentas pendientes de cobro a oferentes, saldos
pendientes de pago a proveedores por servicios prestados en la atención y administración de
siniestros SOAT, conciliación de facturas vendidas (ingresos), atención de siniestros denunciados
y liquidación de los mismos, así como otros gastos administrativos a ser considerados conforme
a la cláusula referida al fondo rotativo del consorcio.
Criterio
La sociedad debería efectuar conciliaciones periódicas y tener un mejor control sobre las
operaciones del consorcio.
Causa
Efecto
Posibles ajustes en los estados financieros a! 31 de diciembre de 2017 por saldos pendientes de
conciliación. Los rubros más afectados son: producción, siniestros y gastos.
Recomendación
Comentarios de la gerencia
Se realizaron conciliaciones contables, técnicas, de seguros, de reaseguros, de siniestros, de
bases de datos y de saldos de forma mensual, adicionalmente se realizaron de forma mensual
dos Comités, (Técnico y Ejecutivo)
Condición
Criterio
La sociedad debe realizar las respectivas gestiones para finalizar la resolución del contrato suscrito
con QUIPUS para determinar el importe definitivo por la adquisición de rosetas SOAT.
Causa
Efecto
Incertidumbre en la determinación de saldos por cobrar y/o pagar con el proveedor de rosetas SOAT.
Recomendación
Recomendamos dar continuidad al proceso de resolución del contrato suscrito con el proveedor y
una vez que se tengan los resultados del arbitraje realizar los respectivos ajustes.
Comentarios de la gerencia
En la gestión 2018 UNIVIDA continuará las gestiones correspondientes con la empresa Quipus, para
procurar llegar a una conciliación y cierre de actividades de vinientes del contrato resuelto.
Condición
La sociedad tiene contratos suscritos con entidades públicas por pólizas de seguros, las cuales tienen
como cláusula para el pago de la prima "un periodo de gracia de 35 días a partir de la firma del
contrato administrativo", dichos contratos administrativos fueron perfeccionados o firmados 9 meses
después de haber emitido las pólizas de seguros.
- COVIPOL
- Ministerio de Defensa
Criterio
Las pólizas de seguros y contratos adicionales deben ser suscritas simultáneamente o en lapso
razonable de tiempo.
Causa
Efecto
Demora de cobro por 9 meses de primas que debieron cobrarse al contado en 35 días.
Recomendación
Recomendamos a la gerencia, emitir las pólizas de seguro de forma simultánea a la firma del contrato
administrativo, para evitar que se tengan primas pendientes de cobro por periodos de tiempos
prolongados. Asimismo efectuar la consulta a la APS sobre el régimen de reserva para primos por
cobrar que se debe efectuar en estos casos.
Comentarios de la gerencia
Cabe aclarar que para suscribir contratos con entidades públicas, por norma legal la empresa de
seguros debe sujetarse a los términos de referencia de la entidad pública así como a sus
procedimientos que no están sujetos al control de la empresa de seguros, más aun cuando los
mismos establecen condiciones de carácter obligatorio como estipulaciones referidas a formas de
pagos, sin sujetarse a los referidos términos no es posible adjudicarse la provisión de los servicios,
por lo cual es obligatorio el cumplir y sujetarse a dichas condiciones. Asimismo, cabe señalar que
tanto como la Ley de seguros y el Código de Comercio establecen las posibilidad a las empresas de
seguros a estableces contractualmente las condiciones como el cobro de primas, como se estableció
en el caso referido.
Condición
La sociedad no cuenta con mecanismos de control apropiados sobre los saldos de primas pendientes
de cobro y su antigüedad para el cálculo y registro de la reserva para primas por cobrar,
consecuentemente hemos identificado que no se registró en los estados financieros una reserva por
un importe aproximado de Bs 188.839, correspondiente a 5.517 casos del ramo Vida invidual Corto
Plazo.
Criterio
La sociedad debe calcular la reserva par primas por cobrar conforme a la Resolución Administrativa
IS nº 262 de fecha 29 de junio de 2001.
Causa
Ausencia de controles automáticos para el cálculo y registro de la reserva para primas por cobrar.
Efecto
No se registró la reserva para primas por cobrar al 31 de diciembre de 2017 por un importe
aproximado de Bs. 188.839.
Recomendación
Comentarios de la gerencia
Con la implementación del sistema informático técnico en la gestión 2018, se han incluido procesos
de control de cobro de primas y reservas.
Condición
La sociedad ha registrado en la cuenta del pasivo “primas cobradas por anticipado” un importe de
Bs1.160.977 que corresponden a reembolsos de siniestros pagados en la gestión 2016 que no
correspondían ser asumidos por la sociedad.
Criterio
La sociedad debe regularizar este registro ya que no existe pasivo alguno por estos reembolsos
recibidos.
Causa
Efecto
Recomendación
Recomendamos regularizar este registro contable erróneo a los resultados de gestiones anteriores o
realizar una consulta a la APS para el tratamiento contrale corresponde.
Comentarios de la gerencia
El pasivo corresponde a reembolsos de siniestros pagados en la gestión 2016, que fueron asumidos
por la sociedad en razón a que el tomador no contaba con un sistema que pueda disgregar las primas
que correspondían a UNIVDA y a la aseguradora Alianza, las cuales pertenecían a los funcionarios
públicos y de la Fuerzas Armadas, quienes pagaron la prima total al momento de la contrato de su
crédito.
No obstante, de que se tiene un ingreso de un Bs.1.160.977, queda aún un saldo por cobrar.
Se enviaran los respaldos correspondientes a Alianza para conciliar el saldo de las indemnizaciones
realizadas y sumado a ello se ingresara contablemente el monto abonado previa consulta al ente
regulador para aplicar en la cuenta respectiva.
No superado
6. Ausencia de un sistema informático de registro de producción, anulación y reservas de
riesgo en curso
Condición
Criterio
Causa
Efecto
Comentarios de la gerencia
No superado
Condición
Como resultado de la revisión realizada a los files de siniestros identificados las siguientes
observaciones.
Ramo N° de Siniestro Concepto Asegurado Importe Obs.
N° Sucursal Bs
1 Cochabamba SOAT 166832 Liquidados ANTONIO DIAZ MIRANDA 24.000 b.d
2 La Paz SOAT 1662626 Liquidados OSRO/BOL502/EC 24,000 a.d
3 Cochabamba SOAT 1665491 Liquidados ALAEJDANRA EVELYN RODRIGUEZ 24.000 b,d
4 Sucre SOAT 1661008 Liquidados JUAN TOMACUSI ARCIENEGA
CESPEDES 22.000 c
5 Santa Cruz SOAT 1661269 Liquidados JUAN ANDRADE MIRANDA 22.000 a.d
6 Oruro SOAT 1661467 Liquidados GERMAN NICOLAS BASPINEIRO BOLLIDO 22.000 b,d
7 Potosí SOAT 1661803 Liquidados ELIAS OUISPE QUIROGA 22.000 a,d
ñ Santa Cruz SOAT 1662863 Liquidados GREGORIO HECTOR CHOQUE 22.000 a,d
9 Santa Cruz SOAT 1663356 Liquidados VERONICA ALVAREZ 22.000 a.d
10 La Paz SOAT 1661449 Liquidados HUMBERTO NINA ALCON 22.000 a
11 Santa Cruz SOAT 166549 Liquidados HUMBERTO GGNZALFS ALCOA 22.000 ard
12 Santa Cruz SOAT 1663926 Liquidados NELSON CRUZ CASTRO 22,000 a,d
13 Santa Cruz SOAT 166699 Liquidados NELSON ABELAVENDAÑO BEDOYA 22.000 a.d
14 Cochabamba SOAT 1661137 Liquidados MARIO TORRICO LAZARTE 2 2.000 b.d
15 Oruro SOAT 1665344 Liquidados MODESTO SAAVEDRA MENACHO 22.000 brd
16 Cochabamba SOAT 1665479 Liquidados BASILIO ORELLANA ROJAS 22.000 b,d
17 Santa Cruz SOAT 1664872 Liquidados MARTA CRONENBOLDPARADA 20.880 a
18 Cochabamba SOAT 166901 Liquidados WILDER FLORES FLORES 18.166 b.d
19 Santa Cruz SOAT 1662109 Liquidados LIDIA YAPURA CORONADO 17.096 d
20 Potosí SOAT 166915 Liquidados EDWIN MENDOZA AGUILAR 16,781 a
21 La Paz SOAT 1663665 Liquidados HELOY JOSE YANA CHAMBI 16.416 a
22 Santa Cruz SOAT 1661893 Liquidados BR1AN LEANDRO HINOJOSA FERNANDEZ 15.053 a,d
23 La Paz SOAT 166437 Liquidados ANTONIO SARDON ARUNI 14.667 a.d
24 Cochabamba SOAT 1661120 Liquidados EBER GARCIA 14.375 b.d
25 La Paz SOAT 1663465 Liquidados FELIX ELADIO CHAPI RAMOS 13.189 a
26 Santa Cruz SOAT 1664563 Liquidados VALERIO CARVAJAL ORTEGA 12.779 a.d
27 Santa Cruz SOAT 1662359 Liquidados ROSMERY TICONA MIRANDA 11.667 a.d
28 Santa Cruz SOAT 16653 Liquidados PABLO COIMBRA CARREÑO 11.270 a.d
29 La Paz SOAT 166737 Liquidados JUAN JOSE VILLALOBOS KASPARETT 11.000 b.d
30 Santa Cruz SOAT 1661155 Liquidados KENY ROYER LEDEZMA ARCE 11,000 b,d
31 Santa Cruz SOAT 1662980 Liquidados HEIMER CABRAL LIJERON 11.000 d
32 Santa Cruz SOAT 1663385 Liquidados JOEL MEOUIAS TOLA TABOADA 10.753 a.d
33 Santa Cruz SOAT 1664311 Liquidados MARIO RAMIREZ CARO 10,287 a.d
34 Santa Cruz SOAT 166881 Liquidados JUAN PEDRO R1VERO ARTEAGA 6.800 a.d
35 Santa Cruz SOAT 1663221 Liquidados LUIS ENRIQUE HURTADO ESCALANTE 8.430 a.d
36 Oruro SOAT 166369 Liquidados JOSE LUIS FUENTES 7.500 a,c
37 Pando SOAT 1662804 Liquidados MIROSLAVA LAZARO EUGENIO 7.333 a.d
38 La Paz SOAT 1661352 Liquidados TEODOCIO CAS1ILLO HILARI 7.191 a
39 Oruro SOAT 1663169 Liquidados EFRAIN RODRIGUEZ LLAVE 6.986 b.d
40 Santa Cruz SOAT 16681 Liquidados CARLOS ANDRES ARTEAGA ROJAS 6,640 b.d
41 Santa Cruz SOAT 16613 Liquidados L EONCIO LUCHO MORON GALVIS 5.912 b,d
42 La Paz SOAT 1663836 Liquidados RFNE QUISBERT ACHO 5.761 b
43 La Paz SOAT 166256 Liquidados GOBIERNO AUTONOMO MUNICIPAL 5,500 d
44 Potosí SOAT 1661227 Liquidados MACARIO
CALACOTOVERA JANCKO 5.43 3 a
45 Santa Cruz SOAT 166758 Liquidados FRANZ MENDOZA VALI 5.313 a.d
46 Santa Cruz SOAT 16621 Liquidados OMAR BARRIFNTOS LOAIZA 5.185 a.d
47 Santa Cruz SOAT 1661845 Liquidados FOCALIZA SRL 4,770 a.d
48 La Paz SOAT 1661353 Liquidados FIDEL RENE ACARAPI SULLCA 4.666 a.d
49 Potosí SOAT 1662334 Liquidados CALEB ALEJANDRO ORTEGA DURAN 4.400 a.d
50 La Paz SOAT 1663324 Liquidados GRACIELA OUISPE VARGAS 4,345 a.d
51 Santa Cruz SOAT 1663951 Liquidados RENE ALEJO LAMAS 4.075 a.d
52 Santa Cruz SOAT 1662954 Liquidados JOSE LIDER LOPEZ OUIROZ 3.936 a.d
53 Santa Cruz SOAT 166148 Liquidados ALUIÑA TORREZ SAUCEDO 3.706 a.d
54 Potosí SOAT 166920 Liquidados EDWIN COPA MAMANI 3.541 d
55 La Paz SOAT 166840 Liquidados MARIA CAHUAYA ZAFANA 3.413 a.d
56 Cochabamba SOAT 1664031 Liquidados GAM ACASIO 3.297 a.d
57 La Paz SOAT 1664085 Liquidados PABLO JAVIER OUISPE LLANOS 3.080 a.d
58 Santa Cruz SOAT 1664161 Liquidados ANDRES FELIPE ZULUAGA GARCIA 3.028 a,d
59 La Paz SOAT 1663324 Liquidados GRACIELA OUISPE VARGAS 2.935 b.d
60 Potosí SOAT 166448 Liquidados SANTIAGO GARNICA CONDORI 2.M7 a
61 Santa Cruz SOAT 166135 Liquidados LUIS CARLOS JUSTINIANO 2,649 a.d
62 Santa Cruz SOAT 1661873 Liquidados WILLY RODRIGUEZ APAZA 2.469 a.d
63 Santa Cruz SOAT Í663373 Liquidados YAMIL ORTIZ CABEZAS 2.271 a.d
64 La Paz SOAT 1661020 Liquidados CRISTINA PILLCO CORIZO 2.175 a.d
65 Santa Cruz SOAI 166507 Liquidados PEDRO JOSE POMA ARANIBAR 1.896 a.d
66 Santa Cruz SOAT 166104 Liquidados GUILLERMINA ROCHA CABA 1.711 a.d
N° Sucursal Ramo N° de Siniestro Concepto Asegurado Importe Obs.
Bs
67 Santa Cruz SOAT 166425 Liquidados WILLY JULIO OU1ROGA BUSTILLOS 1.64 7 a.d
68 La Paz SOAT 1663310 Liquidados GREGORIO CHOOUE ARAZA 1.579 d
69 Santa Cruz SOAT 1661664 Liquidados ALFONZO VARGAS DAZA 1.476 a.d
70 Santa Cruz SOAT 1661061 Liquidados MAURO ZULA PACOLLO 1.333 a
71 Tarija SOAT 1662349 Liquidados ARMANDO CARMELO PORCFL SORUCO 1.211 a
72 Santa Cruz SOAT 1663402 Liquidados VANESA ÁBAL VACA 1.1 59 a.d
73 Santa Cruz SOAT 1663773 Liquidados RAUL VARGAS SALDIAS 1.094 b,d
74 Potosí SOAT 1663585 Liquidados LISSETH LIZBETH MONTEONOS [PORRE 969 a
75 Santa Cruz SOAT 1661914 Liquidados JOSE PERALTA MARISCAL 908 a.d
76 Santa Cruz SOAT 1663507 Liquidados DANIEL EDUARDO SUAREZ 770 a.d
77 Santa Cruz SOAT 1661416 Liquidados VILMA ROCHA AGUILAR 705 a.d
78 La Paz SOAT 166794 Liquidados AGUSTIN JUAN SEGALES CHALCO 645 a
79 Santa Cruz SOAT 166583 Liquidados ICTEC SRL 590 a.d
80 La Paz SOA! 1664472 Liquidados JUSTO 1AROUINO LAYME 529 a.d
81 Santa Cruz SOAT 1663 Liquidados ERWIN ARREDONDO VARGAS 365 a,d
82 Santa Cruz SOAT 1662643 Liquidados JUAN CARLOS HERNANDEZ MARIN 313 a,d
83 Santa Cruz SOAT 1661795 Liquidados DELIA MAMANI ALT AMIRANO 261 a.c
84 La Paz SOAT 1661352 Liquidados TEGDOClÓ CASTIl.LO HILAR) 179,22 aHc
85 Oruro SOAT 1665932 Liquidados GAM DE TURCO 24.000 a.d
86 Santa Cruz SOA 1 1663400 Liquidados LIMBERT CRUZ CHOOUE 22.000 a,d
87 Santa Cruz SOA 1 166547 7 Liquidados ESAU GUTIRREZ GUARISTE 22.000 a, d
88 Santa Cruz SOAT 1666313 Liquidados ROMAN GARCIA COPA 22.000 a,d
89 Santa Cruz SOAT 166921 Liquidados JUAN ENRIQUE VIUAURRE VIVEROS 22.000 a.d
90 Santa Cruz SOAT 1664551 Liquidados CESAR QUISPE ABREGO 22.000 ri/J
91 Santa Cruz SOAT 1667095 Liquidados EIMOTEO ARANIBAR MAMANI 22.000 a.d
9? Santa Cruz SOAT 1666777 Liquidados BENIGNO MORALES SANCHES 22.000 a.d
93 Santa Cruz SOAT 1666656 Liquidados FAUSTINO BE JARANO MAMANI 22.000 a.d
Criterio
Los files de siniestros deben contar con las firmas correspondientes y la documentación de
respaldo generada durante todo el proceso de liquidación del siniestro, que evidencien el
cumplimiento de los requerimientos establecidos en los procedimientos definidos por la
sociedad y reglamentos correspondientes emitidos por el ente regulador.
Causa
Debilidades de control en el proceso de liquidación de siniestros.
Efecto
Piles de siniestros sin la documentación requerida de respaldo, incumplimiento a
procedimientos de liquidación determinados por la sociedad y reglamentos emitidos por el
ente regulador.
Recomendación
Se recomienda salvaguardar y archivar la documentación de todo el proceso de liquidación
de siniestros, cumpliendo los requerimientos establecidos en procedimientos internos y
reglamentos emitidos por el ente regulador.
Comentarios de la gerencia
La falta de documentación contable corresponde a siniestros del ramo SOAT, y esto se debe a que la
entrega de los cheques de pago, así como la gestión de firma de los documentos fueron realizadas
por la aseguradora Alianza como parte de la atención de los siniestros que realizaban por mandato
del consorcio. Los documentos contables tales como comprobante de pago firmado, liquidación
firmada existen y serán regularizados.
Se pedirá a Alianza realice la entrega de todos los comprobantes que hayan quedado rezagados
a nivel nacional. De igual manera, UNIVIDA optimizara su archivo contable para tener mayor control
sobre la documentación de los siniestros.
No superado
Condición
La sociedad cuenta con siniestros SOAT liquidados y pendientes de pago, que superan el plazo de 15
días conforme al art. 20 del DS 27295 (Reglamento SOAT), el número de casos por regional se detalla
a continuación:
Importe
Regional Nº casos Bs.
Beni 9 29.230
Cochabamba 637 1.933.597
La Paz 41 315.611
Oruro 80 345.357
Pando 1 6.233
Potosí 33 138.955
Santa Cruz 1.530 2.291.586
Sucre 16 19.194
Tarija 1 155
Suma total 2.398 5.079.918
Criterio
El reglamento del SOAT (DS 27295) y su decreto modificatorio (DS 2920) establecen en su artículo 20.
(PLAZO PARA INDEMNIZAR) que las entidades aseguradoras pagaran las indemnizaciones dentro de
los quince (15) días hábiles a partir de la presentación de los documentos requeridos en el artículo 29
del reglamento, para cada caso. De no procederse al pago en el plazo señalado la APS aplicara las
sanciones que correspondan, según lo previsto en el artículo 36 del presente Decreto Supremo, de
acuerdo a lo establecido en la Ley Nº 1883 y en los reglamentos.
Causa
Demora en el envió de información por parte de Alianza Seguros para la liquidación de siniestros
Efecto
Incumplimiento a los plazos establecidos para el pago de siniestros y posibles sanciones para la
sociedad por parte del ente regulador.
Recomendación
Se recomienda realizar seguimientos rigurosos a los siniestros liquidados pendientes de pago, con la
finalidad de no exceder el plazo límite de días establecido por el reglamento SOAT aplicando la
normativa mencionada anteriormente para aquellos siniestros con una antigüedad mayor a 15 días.
Comentarios de la gerencia
Como parte de la gestión de pago, la liquidación se realizaba en el consorcio, así como la auditoria
médica, posteriormente era enviada a UNIVIDA S.A. para la emisión de cheque. No se han tenido
reclamaciones de terceros para el pago de intereses por retraso, considerando que los valores de
interés de este cálculo podrían ser no considerables.
A la fecha tenemos un sistema informático que controlara los tiempo, desde la entrega de la factura.
No superado
Condición
Como resultado de la revisión de las obligaciones administrativas evidenciamos importes pendientes
de pago a la empresa Full Assistance con la que se ha suscrito dos contratos para la prestación de
servicios necesarios para la gestión médica y técnica SOAT y servicio de call center para la denuncia y
atención de siniestros SOAT. Al 31 de diciembre de 2017 se ha identificado una diferencia pendiente
de conciliación por Bs568.022 que no fue registrada.
Criterio
El saldo de obligaciones administrativas al final del periodo debe reflejar las obligaciones de la sociedad
derivadas de operaciones administrativas conforme a contratos suscritos con proveedores y/o
conciliaciones de saldos.
Causa
Ausencia de conciliación de saldos con el proveedor.
Efecto
Posible subvaluación del gasto administrativo y obligaciones administrativas por un importe de
Bs568.022 aproximadamente de los cuales la sociedad debería asumir un 40% en virtud al contrato de
Asociación Accidental suscrito en relación al SOAT 2017.
Recomendación
Se recomienda realizar la conciliación con Full Assistance SRL para determinar el importe adeudado a
la fecha y efectuar los ajustes que correspondan.
Comentarios de la gerencia
Hemos manifestado mediante notas, nuestra intención de efectuar las conciliaciones necesarias, no
obstante, las observaciones que se han identificado en el manejo de los expedientes por auditoría
médica. Se debe considerar, que la auditoría medica objeto del contrato, corresponde a la gestión
medica de los siniestros y que esta debe realizarse hasta que se cierre el último caso SOAT 2017.
No superado
Condición
Como resultado de la revisión de proceso de compra durante la gestión 2017 identificamos las
siguientes observaciones:
Fecha de Observació
N° Factura Importe
Activación n
controles
1 FACTURA 51 15/09/2017 528.740 a-b
2 FACTURA 659-660 01/04/2017 332.288 c-d-e-f
3 FACTURA 323-324-325-326- 14/08/2017 119.477 E
4 FACTURA
327 70 05/10/2017 73.67 A
9
Fecha de Observació
N° Factura Importe
Activación n controles
5 FACTURA 35 11/09/2017 69.84 a
6 FACTURA 230 09/10/2017 60.03
4 a-h
7 FACTURA 57 10/04/2017 57.52
0 a
0 FACTURA 103 08/11/2017 586.571
2 a
9 Factura 315 08/12/2017 243.365 a
10 FACTURA 160 15/12/2017 195.524 a
Descripción de las observaciones:
a) No se evidencio las firmas correspondientes de la comisión de verificación en la nota
de entrega
b) No cuenta con la comunicación interna de solicitud de pago
c) No se evidencio el documento de requerimiento de bienes y servicios
d) No cuenta con el formulario de aprobación de gastos
e) No cuenta con la nota de adjudicación de bienes y servicios
f) No cuenta con el acta de recepción del activo
g) Ei número de factura es erróneo siendo la factura N°231 y no así la N°230
Criterio
Los procesos de compra deben contar con toda la documentación de respaldo y firmas del
personal correspondiente requeridos en los manuales de procedimientos internos de la sociedad.
Causa
Debilidades de control al momento en los procesos de adquisición.
Efecto
Algunas operaciones de compra no se encuentran respaldadas con todos los documentos que
conciernen a la misma ni con las firmas de autorización, aprobación y/o recepción.
Recomendación
Se recomienda regularizar los documentos observados y cumplir con los procesos y
requerimientos establecidos en los manuales internos de la sociedad, documentando todo el
proceso de compra con las respectivas autorizaciones y aprobaciones dei personal
correspondiente.
Comentarios de la gerencia
Se tomará en cuenta la recomendación y efectuaremos las acciones correctivas y preventivas
correspondientes.
No superado
Condición
De la revisión realizada el 31 de diciembre del 31 de diciembre de 2017 identificamos
observaciones en el proceso de cobranza de efectivo los cuales se detallan a continuación:
N° Imp. Observació
N° Comprobante Glosa Bs n
TRANSAC. BANCARIA No. 371000833 Dep. 34524255 - 43017 Cobro 22.844
de 1 11 Pólizas UNI-API-17-00-CB-00441 al 551: UNI-API 17-00-CB
1 171000976 00528-Prod.Oct-17 a,b
Fact.413 al 417; 419 al 439; 441 al 500; 503 al 528; 537; 501 RC.283 al
295; 430 al 440; 442 al 450; 502 al 508; 510 al 532; 534 al 547; 550 al
552; 554 al 577; 579 al 585; 590 al 602; 604; 605; 407
TRANSAC. BANCARIA No. 371000805 Dep, 34623133 ■ del 10/10/2017
Cobro de UNI-API-17 00 CB-0031? al 00379; UNI-API-I7-00-CB-00381
97 Pólizas
2 171000955 al 0041 l-Prod.Oct-17 Fact.305 al 401 RC.314 al 325; 327 al 332; 335; 19.963 a,b
336; 339 al 344; 346 al 409;413 al 419
TRANSAC. BANCARIA No. 371000792 Dep. 34626468 - Del 10/10/2017
3 171000943 Cobro
de 50 Primas UNI-API-17-00-CB-00262 al 00311-Prod.Oct 17 Fact.254 10.290 arb
al 288; 304; 290 al 303 RC.451 al 468; 470 al 501
4 Cobro de 50 pólizas: UNI-API-17-00-CB-00210 al 00261-Prod.0ct-17
171000947 Fact.202
215; 217 al
al 221; 223 al 253 RC.230 al 233; 235 al 251; 253 al 281 10.290 a,b
Criterio
Las cobranzas realizadas por el personal responsable deben estar respaldadas con la respectiva
documentación de respaldo y cumpliendo los plazos establecidos en los procedimientos internos
de la sociedad.
Causa
Debilidades de control en el proceso de cobranza de efectivo.
Efecto
Reportes de cobranzas que no cuentan con la documentación requerida de respaldo e
incumplimiento a los procedimientos internos de la sociedad.
Recomendación
Se recomienda instruir a! personal responsable de cobranzas cumplir con los procedimientos y
requerimientos establecidos por la sociedad y en los respectivos plazos.
Comentarios de la gerencia
Respecto a las observaciones señaladas en el inciso a) a partir de febrero de 2018 se registran los
cobros mediante el sistema e-lifer el cual genera recibos de cobro, y por tanto se cuenta con un
control de las cobranzas efectuadas, en el inciso b) los casos observados corresponden a cobros
efectuados mediante cheques y transferencias, los cuales no se depositan inmediatamente ya que
deben seguir procedimientos distintos, a los cobros en efectivo, en el inciso c) las firmas en las
comunicaciones internas son de recepción de los documentos, la validación y conciliación de los
reportes se realiza al momento del registro del comprobante.
No superado
Como resultado de la revisión de files de altas y bajas del personal identificamos las siguientes
observaciones:
Comentarios de la gerencia
Se tomará en cuenta la recomendación y efectuaremos las acciones correctivas y preventivas
correspondientes.
No superado
Condición
Como resultado de la evaluación del proceso de administración del personal identificamos las
siguientes deficiencias:
a) La escala salarial no cuenta con una aprobación del directorio o por un nivel jerárquico
apropiado.
Descripción de las observaciones:
b) NoLa
a) sesociedad no el
evidencio cuenta
títulocon
deun manual de
profesión enprocedimiento de desvinculación de personal, donde
Provisión Nacional
b) Nose
seaclare los documentos
evidencio el formulario o requerimientos queratificación
de evaluación de deben ser documentados
al cargo en los files de
c)
personal.
No se evidencio el memorándum de ratificación al cargo
d) No cumple con la formación profesional pedida en el manual de funciones
e)
c) NoLasesociedad no cuenta
evidencio con un procedimiento
el certificado aprobado para- laFELCC
original de antecedentes contratación de auxiliares SOAT,
g)
donde se mencione todos los requisitos,
No se evidencio el contrato de trabajo documentación necesaria y las características del
h) Nocontrato de trabajo.
se evidencia la carta de aceptación de renuncia firmada por el superior
i) No se evidencia la declaración jurada de renuncia al cargo ante la contraloría del estado
j) b)
El se
No organigrama
evidencio deloslarespaldos
sociedad según
tiene cargos
la horaende
losvida
que debe considerarse la segregación de
l)
funciones (Ej. Subgerente Nacional de Operaciones,
No se evidencio el certificado original de antecedentes Contabilidad
emitido y Tesorería) por lo que debe
por el REJAP
considerarse realizar una reestructuración ya que
m) No se evidencio algún respaldo original de garantía también existen cargos acéfalos a la fecha.
n) No se realizó la letra de cambio según código de come rcio (art 541)
Criterio
Criterio
La sociedad debe contar con una escala salarial aprobada por el nivel correspondiente, conforme
Los procesos de contratación
a un organigrama acordey al
desvinculación deben documentarse
negocio y considerando en de
segregación losfunciones.
files del personal condebe
Asimismo toda
la información requerida en los procedimientos Internos y normativa laboral vigente.
elaborar y aprobar manuales de procedimientos que permitan definir requisitos y niveles de
aprobación en el proceso de contratación (que incluya el cargo de oferentes SOAT) y
Causadesvinculación de personal.
Debilidades de control en el proceso de administración de personal.
Causa
EfectoAusencia de revisión y aprobación de manuales de procedimientos y documentación
Incumplimiento
relacionada,a de
losforma
procedimientos de contratación
periódica considerando y desvinculación
deficiencias establecidos
identificadas porrequerimos.
o nuevos la sociedad y
files de personal con documentación faltante.
Efecto
Recomendación
Ausencia de manuales de procedimientos.
Se recomienda regularizar las observaciones en los files del personal e implementar mecanismos de
control que permitan verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos por la Sociedad.
Recomendación
Recomendamos aprobar la escala salarial y revisarla de forma periódica, así como incorporar
manuales de procedimientos de contratación y desvinculación de personal incluyendo aquellas
deficiencias identificadas y/o nuevos aspectos identificados en el desarrollo de las operaciones.
Comentarios de la gerencia
Se tomará en cuenta la recomendación y efectuaremos las acciones correctivas y preventivas
correspondientes.
No superado
Condición
Como resultado de la evaluación del proceso de administración de Inversiones Identificamos las
siguientes deficiencias:
b) Observamos que en caso de tener cargos acéfalos o ausencias, podrán participar funcionarios
dependientes de las áreas en representación de la misma, en dicho caso se requiere la
autorización de un superior en la línea de mando. En el área de Inversiones los analistas forman
parte de los comités, sin embargo no nos proporcionaron la respectiva autorización mediante
nota expresa para que los mismos forman parte de tos comités.
Criterio
Conforme a los manuales de procedimientos internos relacionados a la administración de inversiones
y al organigrama vigente en la gestión 2017, deben existir niveles de autorización y aprobación en el
área de Inversiones y en casos de ausencia debe emitirse permisos para los analistas de inversiones
autorizando que puedan formar parte de los comités de inversiones.
Causa
Ausencia de control al cumplimiento de manuales de procedimientos para la administración de
inversiones.
Efecto
Incumplimiento a la normativa y procedimientos establecidos por la sociedad para la administración
de inversiones.
Recomendación
Recomendamos cumplir con los manuales y normativa interna para la administración de inversiones,
emitiendo las respectivas autorizaciones para formar parte del comité de Inversiones para los analistas
de inversiones en caso de ausencia del Gerente Nacional de Inversiones y/o Jefe Nacional de
Inversiones. Así mismo recomendamos realizar las respectivas gestiones para realizar la contratación
de los cargos acéfalos mencionados anteriormente.
Comentarios de la gerencia
Se tomará en cuenta sus recomendaciones para la gestión 2018, y se procederá a regularizar la nota
expresa de autorización para que los funcionarios de inversión formen parte de los comités.
No superado
Condición
Como resultado de la evaluación del proceso de administración de activos fijos identificamos las
siguientes deficiencias:
a) Los activos fijos no cuentan con actas de asignación al personal responsable del uso y cuidado
de dichos activos.
b) Al 31 de diciembre de 2017 la sociedad no realizó un recuento físico de activos fijos.
Criterio
Lo sociedad debe incluir en el manual de procedimientos para la administración de activos fijos
controles relacionados a la asignación de activos fijos al personal para velar la salvaguarda de los
mismos y tener identificados donde y con quien se encuentran físicamente dichos activos.
También debe incluir la periodicidad de las inspecciones físicas de los activos fijos para verificar la
existencia e integridad de los registros con la base de datos.
Causa
Ausencia de evaluación y actualización del manual de procedimientos de administración de activos
fijos.
Efecto
Ausencia de controles implementados en el manual de procedimientos para la administración de
activos fijos.
Recomendación
Recomendamos realizar la evaluación periódica del manual de procedimientos para la administración
de activos fijos, e incluir procedimientos de control como ser actas de asignación de activos e
Inspección física de los mismos de forma periódica.
Comentarios de la gerencia
En la actualidad se está implementando un sistema de activos fijos el que permitirá realizar asignaciones
de activos fijos, adicionalmente se actualizará en el procedimiento para la administración de activos
fijos, la periodicidad de realización de recuento físico de los mismos para tener un adecuado control
de acuerdo a las recomendaciones.
Condición
El Manual de procedimiento para !a emisión de estados financieros no indica los procedimientos
específicos de la validación de los saldos de cuentas técnicas ni administrativas, como ser cuadre de
bases de datos del área técnica, validación del cálculo de la depreciación, amortización y provisiones
de beneficios sociales, etc. Asimismo la Sociedad no cuenta con un proceso formal de preparación y
cierre de estados financieros que detalle un cronograma para el cierre y emisión. Si bien, se conocen
las áreas que intervienen en la elaboración de los estados financieros, estás no se encuentran con
funciones descritas y responsabilidades específicas del personal para la ejecución del proceso de
cierre de estados financieros.
Recomendación
Recomendamos revisar y actualizar el manual de procedimientos para la elaboración de estados
financieros, incluyendo procedimientos específicos para la validación de cuentas administrativas y
técnicas. Elaborar e implementar una política y procedimientos para el cierre mensual de los estados
financieros que describa las tareas, el cronograma de actividades y las responsabilidades del personal
involucrado en el proceso de cierre, así como la evidencia que debe quedar sobre la aplicación de
cada control del proceso.
Condición
Como resultado de la revisión del disponible al 31 de diciembre de 2017 identificamos las
siguientes partidas de regularización:
Recomendación
Recomendamos realizar la depuración de forma periódica a las partidas pendientes de
regularización
Condición
Recomendación
Condición
Recomendación
Se recomienda realizar seguimiento periódico a las partidas pendientes de regularización
y provisión por incobrabilidad las partidas que correspondan conforme a las políticas
definidas por la sociedad.
Condición
De la revisión realizada a los saldos con reaseguradores extranjeros identificamos una
diferencia de Bs 39.742 pendiente de conciliación entre la información del área técnica y
contable.
Recomendación
Condición
En la revisión de activo fijo evidenciamos el registro de celulares como equipos de
oficina con 8 años de vida útil por un importe de Bs 195.741.
Recomendación
Condición
Recomendación
Condición
Recomendación
Condición
Recomendación
Se recomienda realizar la conciliación con Alianza y/o el Banco Unión para identificar a
los beneficiarios o quienes corresponde realizar la devolución de primas.