PFC Juan Jose Garcia PDF

UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID
ESCUELA POLITÉCNICA SUPERIOR
INGENIERÍA TÉCNICA EN INFORMÁTICA DE GESTIÓN
CURSO DE ADAPTACIÓN AL GRADO EN INFORMÁTICA
Sistema de impresión y digitalización

para la UC3M
Proyecto fin de carrera
Juan José García Rubín de Celix

Madrid, Diciembre de 2015
Tutor UC3M: Javier Fernández Muñoz

Sistema de impresión y digitalización para la UC3M
Título: Sistema de impresión y digitalización para la UC3M
Autor: Juan José García
Directores: Javier Fernández Muñoz
EL TRIBUNAL
Presidente: _________________________________________
Vocal: ______________________________________________
Secretario: __________________________________________
Realizado el acto de defensa y lectura del Proyecto Fin de Carrera el día __ de

___________ de 20__ en Leganés, en la Escuela Politécnica Superior de la Universidad
Carlos III de Madrid, acuerda otorgarle la CALIFICACIÓN de
VOCAL
SECRETARIO PRESIDENTE
Juan José García 2

Agradecimientos
A mis padres, por dármelo todo en esta vida.
A Mariu, por su infinita paciencia y ayudarme en los malos momentos.
A mi abuela, gracias a ti he llegado a ser lo que soy.
A mi tutor, Javier Fernández por haberme dado esta oportunidad.
Gracias a todos por todo.
“La satisfacción radica en el esfuerzo, no en el logro.
El esfuerzo total es una victoria completa”
Mahatma Gandhi.

Resumen
En la actualidad el mercado de servicios de gestión de impresión y digitalización

continúa evolucionando más allá de la fabricación de dispositivos físicos eficientes en torno a
los procesos dependientes del papel. Existe un gran número de organizaciones que aún se
encuentran en las primeras etapas de desarrollo de estas tecnologías, aunque a día de hoy se
estima que alrededor de un 20% se han trasladado a los contratos de próxima generación que
incorporan servicios de procesos de negocio y servicios IT.
Empresas en este sector como RICOH España ponen a disposición de sus clientes un
criterio experto para aportarles soluciones personalizadas a sus necesidades, realizando un
diagnóstico de la situación actual y proponiéndoles soluciones capaces de mejorar sus
procesos documentales. Gracias a su completa cartera de soluciones integradas de equipos y
software para impresión corporativa, RICOH España se ha convertido en compañía líder del
sector abarcando una cuota de mercado de más del 30 % en el sector de la impresión y gestión
documental de oficina [6].
Este proyecto describe una propuesta de sistema de impresión y digitalización para la

Universidad Carlos III de Madrid. Se realizará un estudio comparativo de las posibles soluciones
software capaces de cubrir las necesidades actuales. Este estudio tendrá como objetivo
determinar la solución software óptima en funcionalidad y costes para la UC3M.
El presente documento tiene como finalidad presentar el proceso completo de

implantación del sistema de impresión y digitalización propuesto, en el entorno real de la
UC3M. En los sucesivos capítulos se describirán las distintas fases del proyecto, incluyendo un
piloto real de la solución software elegida.

Abstract
Today's market management services printing and scanning continues to evolve

beyond making efficient physical devices around the paper-dependent processes. There are a
number of organizations are still in the early stages of development of these technologies, but
today it is estimated that about 20% have moved to contracts for next generation
incorporating business processes services and IT services.
Companies in this sector as RICOH Spain available to customers expert judgment to

provide them customized solutions to their needs, making a diagnosis of the current situation
and proposing solutions that improve their document processes. With its comprehensive
portfolio of integrated hardware and software solutions for corporate printing, RICOH Spain
has become the industry leader covering a market share of over 30% in the field of printing
and document management office.
This project describes a proposed system for printing and scanning for the Carlos III
University of Madrid. A comparative study of possible software solutions that meet the current
needs will be performed. This study will aim to determine the optimal software functionality
and cost for UC3M solution.
This paper aims to present the entire implementation process proposed in the real
environment of the UC3M system printing and scanning. In the following chapters the various
phases of the project will be described, including a real pilot of the software solution chosen.

Índice
Agradecimientos ........................................................................................................................... 3
Resumen........................................................................................................................................ 4
Abstract ......................................................................................................................................... 5
Índice de tablas ............................................................................................................................. 9
Índice de ilustraciones................................................................................................................. 14
1. Introducción y Objetivos ..................................................................................................... 20
1.1 Visión general .............................................................................................................. 20
1.2 Motivación .................................................................................................................. 21
1.3 Objetivos ..................................................................................................................... 23
1.4 Fases de desarrollo...................................................................................................... 25
1.5 Estructura del documento........................................................................................... 26
2. Estado de la cuestión .......................................................................................................... 27
2.1 Evolución de la tecnología de impresión .................................................................... 27
2.2 Estudio comparativo de herramientas software de RICOH ........................................ 29
2.2.1 Equitrac y Autostore ........................................................................................... 29
2.2.2 Papercut y GlobalScan NX ................................................................................... 36
2.2.3 Streamline NX ...................................................................................................... 42
2.2.4 Criterios de selección de la herramienta software ............................................. 45
2.2.5 Herramienta software seleccionada ................................................................... 46
2.3 Tecnología utilizada..................................................................................................... 50
2.3.1 Herramientas básicas .......................................................................................... 50
2.3.2 Herramientas específicas .................................................................................... 52
3. Análisis................................................................................................................................. 55
3.1 Estudio de viabilidad ................................................................................................... 55

3.2 Requisitos de usuario .................................................................................................. 57
3.3 Casos de uso ................................................................................................................ 66
3.4 Requisitos software ..................................................................................................... 78
3.5 Matriz de trazabilidad ................................................................................................. 87
4. Diseño.................................................................................................................................. 89
4.1. Diseño de arquitectura de sistema ............................................................................. 89
4.2. Diseño de la base de datos de Papercut ................................................................... 101
4.3. Diseño de interfaz ..................................................................................................... 106
4.4. Diagrama de navegación de sistema......................................................................... 110
5. Implementación y pruebas................................................................................................ 113
5.1. Implementación ........................................................................................................ 113
5.1.1 Software cliente para Workstation ................................................................... 113
5.1.2 Herramienta para informes personalizados...................................................... 118
5.2 Pruebas...................................................................................................................... 122
5.2.1 Pruebas de funcionalidad .................................................................................. 122
5.2.2 Pruebas de estrés .............................................................................................. 128
5.2.3 Matriz de trazabilidad de funcionalidad ........................................................... 130
6. Planificación y Presupuesto .............................................................................................. 132
6.1 Planificación .............................................................................................................. 132
6.1.1 Diagrama de Gant.............................................................................................. 134
6.2 Presupuesto .............................................................................................................. 135
6.2.1 Resumen de tiempo dedicado .......................................................................... 135
6.2.2 Desglose: coste de personal .............................................................................. 136
6.2.3 Desglose: coste de hardware ............................................................................ 139
6.2.4 Desglose: coste de software ............................................................................. 142
6.2.5 Resumen de costes y beneficio ......................................................................... 143
7. Conclusiones y Líneas Futuras ........................................................................................... 145

7.1 Conclusiones.............................................................................................................. 145
7.1.1 Conclusiones del proyecto ................................................................................ 145
7.1.2 Conclusiones personales ................................................................................... 146
7.2 Líneas futuras ............................................................................................................ 147
Glosario ..................................................................................................................................... 149
Anexo A: Manual de Usuario Administrador ............................................................................ 151
Anexo B. Manual de Usuario Final ............................................................................................ 158
Anexo C. Instalación y configuración de Papercut .................................................................... 172
Anexo D. Instalación del sw cliente de Papercut y mapeo de colas de impresión ................... 191
Bibliografía ................................................................................................................................ 205

Índice de tablas
Tabla 1 - Resumen estado actual UC3M ..................................................................................... 22
Tabla 2 - Sub-objetivos del proyecto........................................................................................... 24
Tabla 3 - Requerimientos mínimos Equitrac ............................................................................... 33
Tabla 4 - Funcionalidad de Autostore ......................................................................................... 34
Tabla 5 - Requerimientos mínimos Autostore ............................................................................ 35
Tabla 6 - Requerimientos mínimos Papercut .............................................................................. 38
Tabla 7 - Requerimientos mínimos GlobalScan NX ..................................................................... 41
Tabla 8 - Requerimientos mínimos Streamline NX ..................................................................... 44
Tabla 9 - Comparativa de funcionalidad de herramientas software........................................... 48
Tabla 10 - Gráfico resumen estudio comparativo ....................................................................... 49
Tabla 11 - Comparativa de sistemas de impresión ..................................................................... 53
Tabla 12 - Comparativa de Sistemas Gestores de Bases de Datos.............................................. 54
Tabla 13 - Resumen viabilidad técnica ........................................................................................ 55
Tabla 14 - Requisito de usuario UR_MC_01 ................................................................................ 58
Tabla 21 - Requisito de usuario UR_CC_01 ................................................................................. 60

Tabla 25 - Requisito de usuario UR_EC_01 ................................................................................. 61
Tabla 26 - Requisito de usuario UR_EC_02 ................................................................................. 62
Tabla 27 - Requisito de usuario UR_MR_01................................................................................ 62
Tabla 30 - Requisito de usuario UR_CR_01 ................................................................................. 63
Tabla 31 – Requisito de usuario UR_CR_02 ................................................................................ 63
Tabla 34 - Requisitos de usuario UR_ER_01................................................................................ 64
Tabla 35- Requisito de usuario UR_ER_02 .................................................................................. 64
Tabla 36 - Requisito de usuario UR_ER_03 ................................................................................. 65
Tabla 37 - Caso de uso UC_M_01................................................................................................ 68
Tabla 46 - Caso de uso UC_M _10 ............................................................................................... 73
Tabla 47 - Caso de uso UC_C_01 ................................................................................................. 74
Tabla 48 - Caso de uso UC_C_02 ................................................................................................. 75
Tabla 49 - Caso de uso UC_E_01 ................................................................................................. 76

Tabla 52 - Requisito software SR_NFM_01 ................................................................................. 79
Tabla 53 - Requisito software SR_NFM_08 ................................................................................. 79
Tabla 54 - Requisito software SR_NFC_01 .................................................................................. 80
Tabla 55 - Requisito software SR_NFR_02 .................................................................................. 80
Tabla 58 - Requisito software SR_NFE_04 .................................................................................. 81
Tabla 59 - Requisito software SR_RFM_02 ................................................................................. 82
Tabla 62 - Requisito funcional SR_RFM_05................................................................................. 83
Tabla 65 - Requisito software SR_RFI_01.................................................................................... 84
Tabla 66 - Requisito software SR_RFC_05................................................................................... 84
Tabla 67 - Requisito software SR_RFC_06................................................................................... 84
Tabla 68 - Requisito software SR_RFE_01 ................................................................................... 85
Tabla 69 - Requisito software SR_RFE_02 ................................................................................... 85
Tabla 70 – Requisito software SR_RFE_03 .................................................................................. 86
Tabla 71 - Matriz de trazabilidad de requisitos de la interfaz manager y herramienta de

informes personalizados ............................................................................................................. 87
Tabla 72 - Matriz de trazabilidad de elementos cliente .............................................................. 88
Tabla 73 – Diseño de arquitectura. Módulo de autorización. Tipos de restricciones................. 92
Tabla 74 - Diseño de arquitectura. Puertos utilizados por el sistema ........................................ 99
Tabla 75 - Prueba de funcionalidad PF_01 ................................................................................ 123

Tabla 82- Prueba de funcionalidad PF_08................................................................................. 125
Tabla 87 - Prueba de estrés PE_01 ............................................................................................ 128
Tabla 91 - Matriz de trazabilidad de funcionalidad. Interfaz manager ..................................... 130
Tabla 92 - Matriz de trazabilidad de funcionalidad. Interfaces cliente .................................... 131
Tabla 93 - Planificación.............................................................................................................. 132
Tabla 94 - Presupuesto. Resumen de tiempo ........................................................................... 135
Tabla 95 - Presupuesto. Coste de personal ............................................................................... 136
Tabla 100 - Presupuesto. Coste de hardware ........................................................................... 139
Tabla 101 - Presupuesto. Coste de hardware ........................................................................... 141
Tabla 102 - Presupuesto. Coste de software ............................................................................ 142
Tabla 103 - Presupuesto. Coste de software ............................................................................ 142
Tabla 104 - Presupuesto. Resumen ........................................................................................... 143


Índice de ilustraciones
Ilustración 1 - Logos de las soluciones software RICOH.............................................................. 23
Ilustración 2 - Impresoras matriciales años 60 ........................................................................... 27
Ilustración 3 - Impresora HP Laserjet 4 ....................................................................................... 27
Ilustración 4 - Esquema impresión inalámbrica .......................................................................... 28
Ilustración 5 - Arquitectura Equitrac y Autostore ....................................................................... 29
Ilustración 6 - Diagrama módulo CAS Equitrac ........................................................................... 30
Ilustración 7 - Diagrama módulo DME Equitrac .......................................................................... 30
Ilustración 8 - Diagrama DRE Equitrac ........................................................................................ 30
Ilustración 9 - Diagrama módulo DCE Equitrac ........................................................................... 31
Ilustración 10 - Consola administración Equitrac........................................................................ 32
Ilustración 11 - Consola administración Autostore ..................................................................... 35
Ilustración 12 - Esquema arquitectura Papercut ........................................................................ 36
Ilustración 13 - Esquema arquitectura GlobalScan NX ............................................................... 39
Ilustración 14 - Consola administración GlobalScan NX ............................................................. 40
Ilustración 15 - Consola administración perfiles escaneo GlobalScan NX .................................. 41
Ilustración 16 - Módulos Streamline NX ..................................................................................... 42
Ilustración 17 - Módulos AAM-S y AAM-E Streamline NX ........................................................... 42
Ilustración 18 - Módulos SPM-S y SPM-E de Streamline NX ....................................................... 43
Ilustración 19 - Módulos SFM -S y SFM-E de Streamline NX ....................................................... 43
Ilustración 20 - Diagrama integración HW-SW ........................................................................... 56
Ilustración 21 - Casos de uso manager. Interfaz de administración de Papercut ....................... 67
Ilustración 22 - Casos de usos manager. Interfaz de informes personalizados .......................... 73
Ilustración 23 - Casos de uso cliente. Interfaz de software cliente para worstation .................. 74
Ilustración 24 - Casos de uso embebido. Interfaz de sw embebido de MFP .............................. 75

Ilustración 25 - Diseño de arquitectura. Esquema autenticación ............................................... 90
Ilustración 26 - Diseño de arquitectura. Esquema autorización ................................................. 92
Ilustración 27 - Diseño de arquitectura. Esquema accounting ................................................... 93
Ilustración 28 - Diseño de arquitectura. Esquema herramienta de informes personalizados ... 93
Ilustración 29 - Diseño de arquitectura. Esquema de impresión ................................................ 94
Ilustración 30 - Diseño de arquitectura. Esquema impresión web ............................................. 95
Ilustración 31 - Diseño de arquitectura. Esquema Google Cloud Print....................................... 95
Ilustración 32 - Diseño de arquitectura. Esquema escaner ........................................................ 96
Ilustración 33 - Diseño de arquitectura. Diagrama de componentes ......................................... 97
Ilustración 34 - Diseño de arquitectura. Diagrama de arquitectura física .................................. 98
Ilustración 35 - Diseño de arquitectura. Servicios..................................................................... 100
Ilustración 36 - Diseño de arquitectura. Backup base de datos................................................ 100
Ilustración 37 - Diseño de arquitectura. Esquema de la base de datos .................................... 101
Ilustración 38 - Diseño de interfaz. Inicio de sesión.................................................................. 106
Ilustración 39 - Diseño de interfaz. Página principal ................................................................. 107
Ilustración 40 - Diseño de interfaz. Web usuario final .............................................................. 108
Ilustración 41 - Diseño de interfaz. Herramienta informes personalizados ............................. 109
Ilustración 42 - Diagrama de navegación. Interfaz manager .................................................... 110
Ilustración 43 - Diagrama de navegación. Interfaz web cliente ................................................ 111
Ilustración 44 - Diagrama de navegación. Interfaz cliente PC................................................... 112
Ilustración 45 - Diagrama de navegación. Interfaz herramienta informes personalizados ...... 112
Ilustración 46 - Diagrama de navegación. Interface sw embebido de MFP.............................. 112
Ilustración 47 - Implementación. Script software cliente ......................................................... 113

Ilustración 52 - Implementación. Script despliegue cliente ...................................................... 117
Ilustración 53 - Implementación. Herramienta informes personalizados ................................ 118
Ilustración 58 - Planificación. Diagrama de Gant ...................................................................... 134
Ilustración 59 - Manual de administrador. Inicio sesión ........................................................... 151
Ilustración 60 - Manual de administrador. Panel de control .................................................... 151
Ilustración 61 - Manual de administrador. Panel de control .................................................... 152
Ilustración 62 - Manual de administrador. Sección usuarios ................................................... 153
Ilustración 63 - Manual de administrador. Sección grupos...................................................... 153
Ilustración 64 - Manual de administrador. Sección cuentas .................................................... 154
Ilustración 65 - Manual de administrador. Sección impresoras............................................... 154
Ilustración 66 - Manual de administrador. Sección dispositivos.............................................. 155
Ilustración 67 - Manual de administrador. Sección informes .................................................. 155
Ilustración 68 - Manual de administrador. Sección opciones .................................................. 156
Ilustración 69 - Manual de administrador. Sección registro .................................................... 157
Ilustración 70 - Manual de administrador. Sección soporte .................................................... 157
Ilustración 71 - Manual de usuario. Inicio sesión ..................................................................... 158
Ilustración 72 - Manual de usuario. Panel ................................................................................ 159
Ilustración 73 - Manual de usuario. Cambio de ID ................................................................... 160
Ilustración 74 - Manual de usuario. Cambio de ID ................................................................... 160
Ilustración 75 - Manual de usuario. Impresión web ................................................................ 161

Ilustración 81 - Manual de usuario. Cliente Workstation ........................................................ 165
Ilustración 82 - Manual de usuario. Cliente Workstation ........................................................ 165
Ilustración 83 - Manual de usuario. Software Embebido MFP................................................. 166
Ilustración 95 - Instalación y configuración de Papercut ......................................................... 172
Ilustración 100 - Instalación y configuración de Papercut ....................................................... 174

Ilustración 118 - Instalación y configuración de Papercut ........................................................ 185
Ilustración 130 - Instalación de cola de impresión Windows ................................................... 191

Ilustración 133 - Instalación de cliente Windows ..................................................................... 192
Ilustración 134 - Instalación de cliente Windows ..................................................................... 193
Ilustración 135 - Instalación de cola de impresión Linux .......................................................... 194
Ilustración 142 - Instalación de cliente Linux ............................................................................ 197
Ilustración 143 – Instalación de cliente Linux ........................................................................... 197
Ilustración 146 - Instalación de cola de impresión MAC ........................................................... 199
Ilustración 152 - Instalación de cliente MAC............................................................................. 202

1. Introducción y Objetivos
1.1 Visión general
La finalidad de este proyecto es la realización de una propuesta de un sistema de

impresión y digitalización para la Universidad Carlos III de Madrid. Mediante la implantación de
dicho sistema se pretende gestionar y optimizar los procesos documentales llevados a cabo
por el alumnado, profesorado y personal de la comunidad universitaria en los campus de
Getafe y Leganés.
En primer lugar se realizará un estudio comparativo de las posibles soluciones para

gestión documental que presenta el catálogo actual de RICOH España. El estudio realizado
determinará la solución que mejor se adapte a las necesidades de la UC3M en cuanto a
funcionalidad proporcionada, rendimiento y costes.
Una vez determinada la herramienta software adecuada se elaborará una descripción

detallada de la propuesta en la que se incluirá un estudio de viabilidad, planificación de
proyecto, descripción del desarrollo de la implementación y estimación de costes.
Por último se elaborará una simulación del entorno real mediante una prueba piloto
capaz de mostrar la funcionalidad completa soportada por el sistema.

1.2 Motivación
Existe un elevado número de empresas en la actualidad que desconoce a cuánto

ascienden los gastos de impresión que generan y además, al no disponer de un sistema central
que conecte todos sus procesos de producción, carecen de control sobre los documentos
digitalizados. Estas son las dos motivaciones principales para ofrecer a la UC3M la propuesta
reflejada en este proyecto.
Además del ahorro en costes e incremento de la seguridad, las organizaciones actuales

buscan otros objetivos a la hora de implantar un sistema de impresión y escaneo centralizado,
como el aumento del flujo de trabajo o mejorar la productividad. También buscan
proporcionar a los usuarios del sistema una mejora en movilidad y acceso, ya que otra de las
ventajas de un sistema centralizado es la posibilidad de conexión a distancia. La centralización
de estos servicios aporta una mayor visibilidad y control de la producción de documentos de
gran volumen, incluso cuando la organización se encuentra dispersa geográficamente como en
el caso de la UC3M.
Dada la heterogeneidad de usuarios existente en la comunidad universitaria

(alumnado, PAS y PDI), surge la necesidad de un sistema capaz de realizar un tratamiento
diferenciado para un gran volumen de información muy versátil. Es necesario que el sistema
propuesto sea capaz de direccionar y almacenar la entrada de información, en el caso de la
digitalización, en cualquier plataforma, y que sea capaz de entregar documentos para
impresión desde cualquier fuente (por correo electrónico, a través de web o teléfono móvil).
Otra motivación importante por parte de la UC3M consiste en tener la capacidad de

adoptar medidas sostenibles en torno a los procesos documentales, para reducir el impacto
ambiental que genera la impresión. Mecanismos para racionalizar el flujo de trabajo, enrutar
de manera inteligente las tareas de impresión al equipo de producción más adecuado o
mecanismos para cancelar aquellos trabajos de impresión procesados por error, son algunas
de las capacidades que debe poseer el sistema para reducir la huella ecológica y en
consecuencia reducir los costes al máximo.
Con el sistema reflejado en esta propuesta se pretende además estandarizar el parque

de impresión reduciendo la diversidad de modelos multifuncionales a tres únicamente, con un
interface único y personalizado. La motivación principal para realizar este cambio es simplificar
las tareas de mantenimiento hardware y software del parque de impresión. La variedad de
consumibles para las multifuncionales (toners y recambios) se verá reducida y por otro lado,
RICOH dispone de un driver universal para todos sus equipos lo que resta trabajo a las tareas
de actualización.
Por último y no por ello menos importante existe la motivación de mejorar la facilidad
de uso de los equipos multifuncionales. Se pretende diseñar una interfaz a medida que sea
intuitiva y amena para los usuarios finales del sistema.

Las razones por las que llevar a cabo la implantación de un sistema centralizado de
impresión y digitalización para la Universidad Carlos III de Madrid pueden verse resumidas en
el siguiente esquema conceptual:
Tabla 1 - Resumen estado actual UC3M

1.3 Objetivos
El objetivo principal de este proyecto es construir una propuesta de sistema de

impresión y digitalización centralizado para los campus de Getafe y Leganés de la UC3M. Dicha
propuesta deberá ser capaz de cumplir con las necesidades actuales de alumnos y personal
PAS/PDI de la universidad en cuanto a funcionalidad y eficiencia.
Para llevar a cabo este objetivo principal será necesario cumplir una serie de objetivos
más específicos que conforman el desarrollo del proyecto, los cuales se describen a
continuación:
• Estudio comparativo de soluciones software del catálogo de RICOH España.
En base al estudio propuesto se determinará la herramienta software que mejor se

ajuste a las motivaciones descritas. La comparativa se realizará para las siguientes
herramientas software de tipo triple AAA (Administration, Authorization and
Accounting software):
Equitrac y Autostore
Papercut y GlobalScan NX
Streamline NX
Ilustración 1 - Logos de las soluciones software RICOH
• Implementación piloto del sistema
Se configurará un servidor virtualizado para alojar la solución software personalizada.

Esta simulación presentará la funcionalidad completa que aportaría el sistema en el
entorno real. Para la presentación del piloto se utilizará además del servidor un PC
Workstation de usuario final y un equipo multifuncional RICOH.
• Plan de proyecto de implantación
Por último se elaborará una descripción detallada de la propuesta en la que se incluirá

un estudio de viabilidad, planificación de proyecto, descripción del desarrollo de la
implementación y estimación de costes.

Para hacer posible los objetivos principales anteriormente descritos se llevarán a cabo
los siguientes sub-objetivos más específicos:
OBJETIVO PROPUESTA
Propuesta de equipos basados en nueva tecnología que permite la reducción del coste de
impresión y de consumo de consumibles.
Dimensionamiento acorde a las necesidades reales de la UC3M.

Reducción de costes
Aplicación directa en los equipos de políticas de ahorro: mensajes informando del coste de la
impresión desde el propio multifuncional, uso de aviso para informar a los responsables de los
costes de impresión por usuario, políticas de ahorro energético, uso de la doble cara por
defecto, etc.
Reducción del parque únicamente a 2 modelos de multifuncionales de un mismo fabricante

(RICOH), con un interfaz único y personalizado.
Estandarización,
RICOH dispone del driver universal para todos sus equipos en caso que fuera necesario la
racionalización e
instalación de drivers en algún puesto de trabajo.
integración del parque
Todos los equipos son compatibles de forma nativa con los sistemas operativos actuales, lo que
evita la instalación de otros componentes para asegurar la compatibilidad.
Incremento de la Software de gestión y control propuesto.

productividad de los
usuarios Equipamiento nuevo de alta tecnología.
Interfaz intuitiva y fácil ya sea desde el software embebido en los equipos como el nuevo
Mejorar la facilidad de
controlador nativo de los equipos de RICOH.
uso e interfaz de
usuario
Disponibilidad de material de soporte que permite la consulta ágil sobre dudas frecuentes.
Cifrado de comunicaciones.
Sistema tolerante a fallos: caída de servicios, avería de equipos MFP, etc.
Posibilidad de diferentes niveles de acceso.
Uso de SSL / HTTPS para la comunicación entre el equipo cliente y la web de administración
Potenciar la seguridad remota del sistema.
y control
Filtrado de direcciones IP de las estaciones de liberación de impresión (MFP) permitidas.
Uso de la tarjeta de proximidad para el acceso y la autenticación vía Directorio Activo.
Uso de la funcionalidad de impresión segura y retenida “Follow you”
Limitación de uso a usuarios genéricos del Directorio Activo

Tabla 2 - Sub-objetivos del proyecto

1.4 Fases de desarrollo
El desarrollo del proyecto constará de las siguientes fases descritas a continuación:
o Fase 1 - Estudio comparativo de soluciones software del catálogo de RICOH España
Se realizará un estudio detallado para determinar la alternativa software más adecuada al

entorno actual de la UC3M. En dicho estudio se compararán las siguientes herramientas:
Papercut + GlobalScanNx, Equitrac + Autostore y Ricoh StreamlineNX.
o Fase 2 - Análisis de requisitos y estudio de viabilidad
Una vez determinada la herramienta software óptima se realizará un análisis de requisitos

que el sistema deberá cumplir y un estudio de viabilidad analizando la situación actual de
la UC3M.
o Fase 3 - Diseño de la arquitectura del sistema
En esta fase se expondrá detalladamente la arquitectura del sistema propuesto analizando

cada uno de los componentes que cubrirán las necesidades de la UC3M.
o Fase 4 - Implementación del piloto del sistema
A continuación se describirán los pasos efectuados para la implementación de un entorno

simulado que recoja la funcionalidad real que tendría el sistema propuesto.
o Fase 5 - Pruebas del sistema
Esta fase abarca la realización de pruebas mediante un conjunto de test de funcionalidad a

nivel práctico del sistema. Mediante dichos métodos se depurará el funcionamiento del
sistema, perfilando comportamientos y solucionando posibles errores.
o Fase 6 - Documentación de proyecto
La última fase del proyecto comprende la elaboración del presente documento.

1.5 Estructura del documento
El presente documento se estructura en cinco capítulos, cuyo contenido de describe

brevemente a continuación:
Capítulo 1
En este primer capítulo se proporciona una visión global del proyecto, una recopilación
de los objetivos que se pretenden llevar a cabo con su desarrollo y la descripción de las
distintas motivaciones que dan sentido a su realización.
Capítulo 2
Presenta en primer lugar un resumen de la evolución de la tecnología en los últimos

años en el ámbito de la impresión y digitalización de oficina. A continuación se recoge un
estudio comparativo para determinar la herramienta software a implantar para el sistema de
impresión y digitalización objeto de este proyecto.
Capítulo 3
En este tercer capítulo se recogen los procesos de análisis de requisitos efectuados que
definen las necesidades de la UC3M en su situación actual. Este apartado incluye un análisis de
viabilidad del proyecto.
Capítulo 4
Se enumerarán las decisiones tomadas en cuanto al diseño del sistema.
Capítulo 5
En este capítulo se describirá detalladamente el proceso de implementación y el plan

de pruebas llevado a cabo para la verificación del sistema.
Capítulo 6
Se elaborará una descripción detallada de la planificación de proyecto para llevar a

cabo la implantación en el entorno de la UC3M. La planificación irá acompañada de un
presupuesto completo de la implantación propuesta.
Capítulo 7
El último capítulo será destinado a las conclusiones establecidas una vez realizado el
proyecto con un enfoque subjetivo. Por otro lado se describirán las posibles futuras líneas de
desarrollo cuyo objetivo sea completar la funcionalidad del sistema descrito.

2. Estado de la cuestión
2.1 Evolución de la tecnología de impresión
Las tecnologías de la información han avanzado rápidamente en las últimas décadas.

Lo vemos en los ordenadores de sobremesa, los portátiles, los smartphones y tablets, que han
sido los últimos en llegar, pero también en el mundo de los periféricos. En este apartado se va
a describir cómo han evolucionado las tecnologías de impresión en los últimos años.
Ha pasado mucho tiempo desde que aparecieron las primeras impresoras matriciales,
que necesitaban papel continuo y con perforaciones en los laterales para ser correctamente
arrastrado. Estas primeras impresoras
imprimían los textos y gráficos básicos en los
primeros ordenadores que fueron
apareciendo. En los años 60 estas enormes
máquinas solucionaban la necesidad que
tenían para extraer en papel los documentos
y archivos que almacenaban y creaban con
los primeros centros de procesamiento de
datos [3] [4]. Ilustración 2 - Impresoras matriciales años 60
El gran salto en la calidad de la impresión se produce con la llegada de las impresoras

de inyección de tinta. Creadas por HP en 1976, su funcionamiento se basa en un sistema
mediante el cual la impresora es capaz de expulsar una gota de tinta y fijarla en el papel según
las especificaciones enviadas por el ordenador [5].
Esta tecnología no llegó a los hogares hasta

finales de los años 80 principios de los 90. La
impresión láser también comienza a
desarrollarse a mediados de los años 80,
donde HP presentó el primer modelo de
LaserJet. Sin embargo, no sería hasta un poco
más tarde, en 1992 cuando se dio el salto
Ilustración 3 - Impresora HP Laserjet 4
definitivo con la llegada del modelo de HP
LaserJet 4, la primera en ofrecer una
resolución de 600 ppp, utilizando toners microfino para una mayor calidad de impresión.
También fue la primera LaserJet en incorporar fuentes TrueType, que asegura una total
correspondencia entre las fuentes impresas y las mostradas en la pantalla.
De las primeras impresoras conectadas a un equipo, que se podían compartir, se pasó

a las primeras impresoras de red, donde ya no era necesario utilizar servidores de
impresoras que hoy en día son dispositivos ya obsoletos.

La posibilidad de imprimir desde una memoria conectada al puerto USB y la llegada de

la conectividad WiFi a las impresoras es uno de los últimos saltos que se han producido en los
últimos años. Hoy en día la conexión WiFi es uno de los requisitos que tienen la mayoría de los
usuarios, lo que nos va a permitir independizar la ubicación de la impresora.
Ilustración 4 - Esquema impresión inalámbrica
Llegada de los Smartphone y los Tablet ha revolucionado la forma que tenemos de

acceder a Internet, de acceder a documentos y archivos, etc. Y la impresión también tiene que
adaptarse para dar respuesta a esta tendencia en la movilidad de usuarios y dispositivos.
La posibilidad de imprimir en remoto gracias a la conexión a Internet es una realidad

hoy en día. Imprimir un archivo adjunto sólo con enviar un correo electrónico a la dirección de
la propia impresora o la posibilidad de imprimir a través de Google Cloud Print, donde
asociamos una impresora a nuestra cuenta de Google va a permitir que enviemos un
documento sin necesidad de estar presentes en la misma ubicación de la impresora.
El último paso en el que están trabajando actualmente las diferentes compañías

es buscar la impresión más eficiente. Se trata no sólo de imprimir con una gran calidad, sin
hacerlo también gastando el mínimo posible del consumible, pero también ajustando el
consumo eléctrico de las impresoras para que todo el proceso tenga el menor gasto energético
posible. El ahorro en el coste por página impresa es un valor en el que la mayoría de empresas
y consumidores se fijan más cada día. Dadas estas necesidades crecientes las organizaciones
utilizan cada vez más herramientas software que permitan optimizar el uso de sus recursos
hardware. Es en este punto de la evolución de los sistemas de impresión donde nos
encontramos actualmente.

2.2 Estudio comparativo de herramientas software de RICOH
El estudio presentado a continuación consta en primer lugar de una descripción

detallada de cada una de las soluciones software posibles para implementar el sistema de
impresión y digitalización en la UC3M. Una vez finalizada la presentación de cada una de las
soluciones se realizará la selección de una de ellas en base a unos determinados criterios y se
enumerarán las tecnologías necesarias para su desarrollo.
2.2.1 Equitrac y Autostore
La primera alternativa software contempla la implantación de una solución de

autenticación, autorización y accounting (AAA) basada en Equitrac Office v5 de Nuance,
combinada con una solución de digitalización basada en Autostore Workflow 6 de NSI [14] [15]
[16].
Equitrac Office v.5.0
La arquitectura de impresión será gestionada por Equitrac y estará basada en un

servidor Windows de impresión que compartirá las impresoras con las estaciones de trabajo,
permitiendo autenticar, autorizar y auditar la actividad de los usuarios. En el mismo servidor se
alojará la herramienta de Autostore, de este modo quedará integrada con Equitrac para
aportar a los MFP Ricoh la funcionalidad de digitalización avanzada.
Servidor AAA
DA / LDAP
Ilustración 5 - Arquitectura Equitrac y Autostore

Esta herramienta software de Nuance está compuesta por cuatro módulos:
Core Accounting Server (CAS): Es el módulo principal de la aplicación. Su funcional

principal es mantener la lista de planes de precios que se aplica sobre los dispositivos
de impresión y mantener la conexión de la base de datos de contabilidad.
Ilustración 6 - Diagrama módulo CAS Equitrac
Device Management Engine (DME): Es el responsable de mantener la comunicación en

todo momento con los dispositivos de impresión para poder obtener su estado y
poder decidir aplicar reglas de encaminamiento de trabajo ( explicadas más abajo)
Ilustración 7 - Diagrama módulo DME Equitrac
Document Routing Engine (DRE): Es el responsable de aplicar y gestionar reglas de

impresión en tiempo de ejecución. Estas reglas de impresión son sentencias que se
evalúan en tiempo de ejecución permitiendo a Equitrac tomar decisiones. Estas reglas
pueden ser relativas al volumen de impresión, si es color o no...
Ilustración 8 - Diagrama DRE Equitrac

Device Control Engine (DCE): Es el responsable de la interconexión Equitrac Office con

el panel táctil o tarjetero para el bloqueo del equipo multifuncional para el Accounting
de copia. Es el servicio que recogerá la información de las copias que el usuario ha
realizado imputándoselas. Gráficamente el sistema puede verse de la siguiente
manera:
Ilustración 9 - Diagrama módulo DCE Equitrac
Una de las principales razones para adquirir Equitrac Office es que posibilita gestionar
los costes de impresión en red establecer cuotas por usuarios y acceso a determinadas
impresoras y copiadoras, racionalizando así la utilización de los recursos y los consumibles de
la impresión. Su sistema de facturación permite que el administrador establezca precios y
asigne costes para todas las actividades de la impresión en red. De esta manera, la
organización puede controlar los costes de impresión de todos los usuarios y departamentos.
Los usuarios son muy fáciles de incorporar a Equitrac Office, directamente desde
Windows, o bien con un proceso desatendido, en el que se van agregando a Equitrac Office
según vayan imprimiendo por primera vez sobre cualquier impresora definida en Equitrac
Office o a través del cliente de Equitrac. Además, la estructuración de los usuarios es muy
intuitiva, ya que es similar a la de la propia organización, definiendo usuarios, organizándolos
en departamentos, y subdepartamentos, etc.
Mediante el módulo Device Management Engine (DME) Equitrac es capaz de conocer

en todo momento cual es el estado del dispositivo. Esta consulta se hace mediante comandos
SNMP sobre los equipos multifuncionales. De esta manera el administrador de la impresión
podrá conocer cuál es el estado de los dispositivos.
La mejor ventaja que nos ofrece Equitrac Office es la cantidad de información que nos
reporta. Equitrac Office ofrece 84 tipos diferentes de informes, que van desde el simple listado
de impresiones por usuario, máquina, etc. hasta complejos informes comparativos, todo ello
presentado siempre en un diseño fácil de entender y visualmente muy atractivo.

Además Equitrac Office ofrece la posibilidad de que la generación de informes y la

entrega a los interesados sea un proceso desatendido, de manera que el usuario sólo tiene que
definir qué informe quiere y cuándo lo necesita y Equitrac Office se encargará de enviar este
informe por mail a su destinatario o bien crear el fichero y depositarlo dónde se haya
especificado. Los informes pueden incluso ser personalizados, con la inclusión de logos de la
propia empresa y en formatos de herramientas ofimática, como Microsoft Excel.
De esta manera, el acceso a la información de Equitrac Office es muy sencillo y no

supone ningún coste de tiempo para el usuario obtenerla. En la siguiente figura puede
observarse la simplicidad de la consola de administración de Equitrac Office v.5.0. Desde el
menú de la izquierda se pueden llevar a cabo todas las tareas de gestión del sistema de
impresión. Dichas tareas incluyen la gestión de dispositivos de impresión, gestión de usuarios,
creación de reglas de impresión, entre otras.
Ilustración 10 - Consola administración Equitrac

Requerimientos mínimos de instalación
CPU Intel Xeon Processor 5000 series 3.0 GHz (2CPU)
Memoria 2 GB o superior
HDD 2 GB para instalación

60 GB o superior para datos
Sistema Operativo Windows 2012 / Windows 2008 / 2008 R2
Base de Datos Microsoft SQL Server 2000/2005/2008/2008R2/2012 (32 o 64 bit)

Microsoft SQL Express 2005/2008/2012
MySQL 5.0 o Superior
Tabla 3 - Requerimientos mínimos Equitrac

Autostore Workflow 6
AutoStore es una aplicación que utiliza un servidor Windows y que organiza la captura
y envío seguro de documentos electrónicos y en formato impreso en aplicaciones comerciales.
El producto es adecuado para empresas de cualquier tamaño que deseen eliminar los errores
que se producen en la gestión manual de documentación [17] [18]. En cuanto a variedad de
funcionalidad presenta las siguientes características:
Tabla 4 - Funcionalidad de Autostore

AutoStore captura las imágenes escaneadas en las MFP Ricoh, las convierte al formato
deseado y las envía como fax o mensaje de correo electrónico, las almacena en un ordenador
local o en una ubicación de red, o las envía a la línea de negocios o como aplicaciones de
gestión de contenidos internos.
Esta herramienta de NSI tiene su punto fuerte en su alta parametrización a la hora de

configurar los flujos de trabajo de digitalización. Proporciona al administrador del sistema un
interface muy intuitivo y una gran flexibilidad en entornos de alto crecimiento. La consola de
administración de Autostore permite ver a primera vista todas las opciones de configuración
que permite a la hora de crear flujos de escaneo.
Ilustración 11 - Consola administración Autostore
CPU Pentium 4 2.4 GHz o superior
HDD 1 GB para instalación

Sistema Operativo Windows 2012 / Windows 2008 / 2008 R2
Tabla 5 - Requerimientos mínimos Autostore

2.2.2 Papercut y GlobalScan NX
La siguiente alternativa software se basa en la herramienta Papercut de IT Services,

combinada con la solución de digitalización GlobalScan NX, software propiedad de RICOH.
Papercut MF
PaperCut es un sistema de impresión completo y gestionado a través de Internet,

diseñado para controlar sin problemas los recursos mediante herramientas administrativas y
de usuario, que permite su acceso de forma segura desde cualquier lugar en la red desde un
navegador web [7] [8] [9].
Esta herramienta está dotada de una gran flexibilidad y la escalabilidad dado que es
una herramienta multi-plataforma, compatible con Windows, Linux, Unix, Mac y Novell OES.
Además permite la configuración de características de gran alcance que incluyen la fijación de
precios diferenciales, filtros de bloqueo, personalización de interfaz y control de programación
a través de las API y scripting.
Ilustración 12 - Esquema arquitectura Papercut

Algunas de las características clave de PaperCut son:
• Seguimiento de toda la actividad de impresión por usuario, impresora y metadatos del

documento.
• Cumplimiento de las cuotas por usuario, o de los presupuestos con las cuentas de
grupo.
• Diferenciar el coste de impresión / carga permitiendo que los costes se asignaren con
opciones avanzadas para cobran cantidades diferentes en función del tipo de
documento (por ejemplo, color, escala de grises o dúplex), tamaño de página, el
usuario o grupo.
• Sistema multi-plataforma. Compatibilidad con Windows y / o Linux y soporte de

impresión para clientes que van desde Windows, Mac, Linux, Unix y Novell OES.
• Herramientas Web que permiten a los usuarios la transferencia y reembolso de

fondos, e imprimir documentos a través de dispositivos portátiles. Imprimir desde
Web es un servicio de impresión nativo de PaperCut que permite a los usuarios
imprimir a través de la Web, email printing o Google Cloud Print. No es necesario la
instalación de ningún software o cliente de impresión adicional. Los usuarios se
autentican en la interfaz web de PaperCut MF con sus credenciales de Directorio
Activo.
• Inicio de sesión único de autenticación de usuario con la integración nativa de

Directorio Activo con sincronización con las cuentas de usuario.
• XML Web Services y la arquitectura en capas. Esto asegura la escalabilidad y

estabilidad del diseño.
• Informes avanzados y gráficos en formatos estándar como PDF, Excel y HTML. Todos
los informes.
• Accesible desde cualquier punto de la red a través de un navegador web estándar.
• Capacidad para funcionar en la parte superior de los principales 3 ª Parte relacionales

sistemas de bases de datos relacionales (RDBMS), incluyendo Microsoft SQL Server,
Oracle, MySQL y base de datos PostgreSQL.
• Nivel de seguridad y cifrado basado en SSL.
• La impresión de trabajos será segura y los usuarios utilizaran una tarjeta de proximidad
para liberar los trabajos. PaperCut permite crear colas de impresión virtuales y
habilitar la impresión desde cualquier sitio (Find-Me printing). Los trabajos de
impresión se pausan automáticamente y sólo se liberan cuando el usuario está en el
equipo multifunción.

PaperCut integra un sistema de administración vía WEB que permite desde cualquier
sitio y de forma centralizada gestionar todos los usuarios e impresoras. El uso de tecnología
WEB facilita el soporte multi-plataforma y no requiere la instalación de programas clientes.
Una pieza clave de la pantalla de administración es el panel inicial ya que en una sola
vista se presenta la información de impresión disponible para el administrador. Este panel está
formado por una serie de aplicaciones que muestran información en tiempo real como la
actividad del sistema, actualizaciones de estado, estadísticas de uso y datos generales de
volúmenes de impresión así como el impacto medioambiental.
HDD 600 MB para instalación

Sistema Operativo Windows 2012 / Windows 2008 / 2008 R2 /
Apple Mac OS X (10.8, 10.7 or 10.6 )
Novell Open Enterprise Server 2 Linux (OES 2 SP1, SP2 (with hotfix applied) or SP3) and Novell OES 11
Linux Red Hat, Novell SUSE, Debian u otras)
PostgreSQL 7.1 o Superior
Oracle 9.2 o Superior
Tabla 6 - Requerimientos mínimos Papercut

GlobalScan NX Business Server v.2.0
GlobalScan NX es la solución de captura y distribución documental desarrollada por

Ricoh que Captura documentos en papel convirtiéndolos en archivos electrónicos que post-
procesa (conversión a formato .doc, .xls, .pdf, etc.) y distribuye digitalmente a e-mail, carpeta
compartida o gestor documental. Además GSNX permite la integración con PaperCut MF
garantizando un acceso único para el usuario (Single Sign On).
Ilustración 13 - Esquema arquitectura GlobalScan NX
GSNX proporciona una interface de usuario extremadamente simple y con iconos

personalizables e interactivos garantizando con ello un escaneo y distribución flexibles. Los
iconos se pueden configurar con un formato de documento preestablecido y con información
de destino, lo que hace posible escanear en un solo paso para el usuario final. Además,
directamente desde el dispositivo MFP se puede incluir directamente información sobre los
documentos, lo que facilita también la búsqueda de archivos y el almacenamiento con índices.
La solución basada en servidor incorpora la funcionalidad de OCR zonales

(reconocimiento de caracteres). Mediante el Plug-in OCRZonal es posible la creación de flujos
de trabajo de escaneo que soportan OCR. El OCR permite la conversión de imágenes
escaneadas a formatos de documentos editables como Word, Excel y una variedad de
formatos PDF que incluyen PDF y PDF/A.
La introducción de metadatos puede ser fija en todos los flujos de trabajo o bien
activar la opción de que el usuario los introduzca en cada actividad de digitalización. Así mismo
en la configuración del flujo de trabajo, el administrador puede sustituir metadatos en base a
unas normas predefinidas para facilitar y agilizar el proceso de indexación.

GlobalScan NX Server ofrece una herramienta de gestión y administración de fácil uso

llamada Admin Tool que permite controlar la flota de MFPs así como los servidores GlobalScan
NX instalados. Con esta herramienta, el administrador del IMV puede realizar las siguientes
tareas: gestión de perfiles de escaneo, gestión de grupos/proyectos de perfiles, creación de la
pantalla de entrada de metadatos, diseño de flujos de trabajo, gestión de dispositivos (MFP),
gestión de registro de trabajos, mantenimiento del servidor y gestión de fax entrantes.
La administración de los faxes gestionará su almacenamiento en el servidor de

documentos de la MFP, y posteriormente se entregarán según el flujo de trabajo que se haya
definido en el AdminTool. Se podrán identificar los campos propios de la cabecera de fax para
redirigir flujos, reenvíos, etc. Otra opción de trabajo será gestionar, de forma separada, todas
las líneas entrantes de fax a la MFP.
Con el interfaz web basado en Flash, el administrador puede realizar los ajustes
requeridos de forma intuitiva siendo compatible con cualquier PC que disponga de un
navegador web.
Ilustración 14 - Consola administración GlobalScan NX

En la siguiente imagen puede observar el entorno de configuración de perfiles de

escaneo en GSNX. Cada perfil de escaneo se corresponde con un botón en el display de la MFP
y dicho perfil puede contener diversos flujos compuestos de módulos para procesar imágenes,
añadir metadatos al fichero, almacenar en determinados sistemas de ficheros, etc.
Ilustración 15 - Consola administración perfiles escaneo GlobalScan NX
Memoria 1,5 GB o superior
HDD 600 MB para instalación

Sistema Operativo Windows 2012 / Windows 2008 / 2008 R2 /
Linux Red Hat

Tabla 7 - Requerimientos mínimos GlobalScan NX

2.2.3 Streamline NX
La tercera alternativa software contempla la implantación de una solución para el

control de impresión de triple AAA y escaneo avanzado basada en Streamline NX de RICOH.
Esta solución integra la gestión de impresión y digitalización en una sola herramienta con un
único entorno de administración [12] [13] . Los módulos que componen SLNX son:
Ilustración 16 - Módulos Streamline NX
Administration & Accounting Manager Server (AAM-S). Es el componente de

Streamline NX encargado de autenticar y autorizar el uso de los MFP. Los usuarios se
podrá identifican mediante tarjeta de proximidad o usuario y contraseña del Directorio
Activo. AAM-S se integra con los equipos multifuncionales MFP mediante la aplicación
Java cliente para cliente MFP (AAM-E). AAM-E es el componente responsable enviar la
información de contabilidad de la MFP al servidor AAM-S para calcular la contabilidad
global de la actividad de impresión, escaneo, fax y copiado de los usuarios en su base
de datos. El componente AAM-S se integra con el Directorio Activo, para sincronizar
los usuarios y sus atributos o para validar las contraseñas de los usuarios.
AAM-S AAM-E
Ilustración 17 - Módulos AAM-S y AAM-E Streamline NX

Secure Print Manager Server (SPM-S). El servidor de impresión (SPM-S) mantiene el

trabajo almacenado hasta que el usuario se identifica en la MFP y libera
presencialmente sólo aquellos trabajos que quiere imprimir. Este servidor se conecta
con la MFP mediante la aplicación SMP-E que permite liberar los trabajos de impresión
por cualquier MFP conectada al servidor SLNX.
Los trabajos de impresión que no se liberen, se borraran automáticamente, una vez

transcurrido un espacio de tiempo establecido.
SPM-S
SPM-E
Ilustración 18 - Módulos SPM-S y SPM-E de Streamline NX
Scan & Fax Manager Server (SFM-S). Es el módulo que permite digitalizar, distribuir e
indexar documentación desde las MFP. La distribución de los documentos se puede
realzar a correo electrónico, carpeta o indexar la documentación directamente en
gestores documentales. SFM permite procesar los documentos escaneados con OCR
Full Text y mejorar la calidad de la imagen digitalizada. SFM-S también es el encargado
de administrar el panel de usuario. SFM-S se integra con la MFP mediante la aplicación
Java cliente para cliente MFP (SFM-E).
SFM-S SFM-E
Ilustración 19 - Módulos SFM -S y SFM-E de Streamline NX
Administration Manager (ADM). ADM es el encargado de monitorizar el estado de las

MFP mediante SNMP v3. También permite la configuración remota, masiva y
desatendida de las MFP conectadas a SLNX y la actualización de firmwares.
Report Generator (RG). RG permite generar reportes y distribuirlos de forma

automática. Los informes podrán ser resumidos por departamento y la distribución se
puede realizar mediante correo electrónico y carpeta, en diferentes formatos (PDF,
PPT, XLS, DOC, HTML…).

Las principales funcionalidades que presenta la solución de Streamline NX son las

siguientes:
• Bloqueo del acceso hasta la autenticación por parte del usuario mediante
credenciales de AD o tarjeta de proximidad. Autenticación con tarjeta de
SmartCard, accediendo al número de serie del chip de la tarjeta, sin necesidad de
introducir el PIN de acceso al certificado de la tarjeta criptográfica.
• Almacenamiento de los trabajos de impresión en el servidor, hasta la autenticación

y liberación presencial de los trabajos de impresión desde cualquier equipo MFP.
• Límite o cuotas de impresión/copiado en función del usuario autenticado
• Accounting y auditoría de los trabajos de impresión y copiado.
• Generación de informes resumidos por departamento, usuario, dispositivo...
• Escaneo directo a la dirección de correo electrónico del usuario autenticado

(Scan2MyMail) y escaneo directo a la carpeta personal de usuario (HomeFolder)
del usuario autenticado (Scan2MyFolder).
• Digitalización con OCR Full Text
CPU Intel Xeon Processor 5000 series 3.0 GHz (2CPU)
HDD 1 GB MB para instalación

Sistema Operativo Windows 2012 / Windows 2008 / 2008 R2 / Windows 2003 / 2003 R2

Tabla 8 - Requerimientos mínimos Streamline NX

2.2.4 Criterios de selección de la herramienta software
Una vez descritos los tres sistemas de impresión y escaneo propuestos, se van a
enumerar los factores que determinarán la selección de la herramienta a implantar. Para ello
se tendrán en cuenta las principales necesidades actuales de la UC3M recogidas en los
siguientes puntos:
Punto 1: Dado que es necesario un sistema flexible y accesible tanto para el usuario
final como para el administrador de la herramienta, es necesario que la solución elegida
permita el acceso remoto tanto a las propias funcionalidades del sistema, como a las tareas de
gestión y administrativas.
Punto 2: La capacidad de personalizar la interfaz de usuario tanto en el propio

software embebido de las MFP como en el software cliente para PC es clave, ya que se
pretende presentar al usuario final (PAS, PDI o alumnado) una interface intuitiva y de fácil
manejo. Es necesario que la herramienta esté dotada de mecanismos mediante los cuales
pueda llevarse a cabo dicha personalización como programación con scripting, gestión remota
de interface de dispositivos, acceso a funcionalidades en función de políticas de grupo, etc.
Punto 3: El correo de la universidad tanto del personal PAS o PDI, como del propio
alumnado tiene a Google como proveedor de servicio. Aportaría un gran valor al sistema
propuesto que la herramienta seleccionada fuese compatible con las plataformas de servicio
“en la nube” que proporciona Google, como la gestión de ficheros con Google Drive o la
impresión con Google Cloud Print [25].
Punto 4: Es imprescindible que el sistema cuente con la capacidad de generar reglas de

impresión capaces de regular dicha actividad y poder establecer un control al usuario final.
Para el caso del alumnado el sistema debe poder establecer cuotas de usuario (límite de
impresiones) y proporcionar al alumno la capacidad de recargar su saldo mediante
autoservicio de recarga de saldo o bonos prepago.
Punto 5: Se deberá seleccionar la herramienta que presente los requisitos hardware

mínimos para su instalación, con ello se pretende reducir al máximo el impacto en el
presupuesto total del proyecto.
Punto 6: En sistema deberá contar con un plan de contingencia en el caso de caída de

servicio. Los usuarios podrán seguir imprimiendo y escaneando hasta que los servicios vuelvan
a levantarse.
Punto 7: Los informes de consumo y actividad deberán ser únicos, recopilando la

contabilidad conjunta de los distintos campus de la universidad. El sistema debe ser flexible y
permitir mecanismos para desarrollar tipos de informes personalizados.

2.2.5 Herramienta software seleccionada

En función de los criterios de selección fijados en el apartado anterior se ha elaborado esta tabla resumen, que muestra la disponibilidad de
las distintas funcionalidades para cada herramienta software.
Equitrac - Autostore Papercut - GlobalScan NX Streamline NX
Accesibilidad
Consola web de administración X
Impresión web X
Impresión mobile (email printing) X X
Interface personalizable
Software embebido de MFP personalizabe X
Software de cliente de PC personalizabe X N/A
Software de servidor personalizable
Seguridad y control
Acceso a MFP mediante login a AD o LDAP
Reglas de impresión (redireccionado, cuotas, etc)
Acceso a funciones de MFP gestionado con políticas de grupo

Escaneado avanzado
Escaneo a mi email
Escaneo a mi carpeta personal
Escaneo con OCR
Impresión segura y retenida
Impresión retenida hasta liberación en MFP
Impresión desde cualquier MFP (Follow-you printing)
Compatibilidad con servicios Google
Google Drive N/A
Google Cloud Print X N/A
Plan de contingencia
Sistema tolerante a fallos de servicio

Informes de actividad y contabilidad
Informes por usuario, departamento y MFP
Informes programables
Informes de impacto medioambiental X X
Informes consolidados de todos los campus
Servicios adicionales
Seguridad mediante filtrado IP X X
Cifrado SSL de comunicaciones X
Autoservicio de recarga de saldo X
Bonos prepago X X
Tabla 9 - Comparativa de funcionalidad de herramientas software

Del estudio comparativo realizado concluimos por tanto que la herramienta software
de control de impresión más adecuada para el entorno de la UC3M es Papercut MF combinada
con la solución de digitalización GlobalScan NX. A parte del estudio realizado en la cobertura
de necesidades en cuanto a funcionalidad, está herramienta además es la que plantea unos
requerimientos de instalación mínimos.
El siguiente gráfico muestra a modo de conclusión como la herramienta seleccionada

cubre las necesidades propuestas en una escala de satisfacción donde el valor 0 corresponde a
“muy bajo”, 1 a “normal”, 2 a “medio”, 3 a “alto” y 4 a “muy alto”:
4
3
2
Equitrac & Autostore
1 PaperCut & GSNX
SLNX
0 SLNX
Ac
In
Im
Se ión ado
Se
Es
P. os G ra
In ting le
Se e s
te ida
fo
PaperCut & GSNX

ce
rv
ca
pr
gu per
Co
rv
rf
rm
i ci
ne
ici
sib
es
rid
n
ac
os
o
il
a d ona
e
av
ad
Equitrac & Autostore

e
s
y
oo
an
eg
n
d
ici
co z ab
s
cia
g
z
on
nt
ro e
al
li
es
l
l
Tabla 10 - Gráfico resumen estudio comparativo

2.3 Tecnología utilizada
En el apartado anterior se realizó un estudio comparativo detallado de las tres

alternativas software que aporta el catálogo de soluciones RICOH en función de las
necesidades actuales de la UC3M. Finalmente como conclusión del estudio se estableció que la
elección óptima será la herramienta Papercut MF.
Antes de pasar a las fases de análisis, diseño e implantación es necesario enumerar el

resto de herramientas que se utilizarán para llevar a cabo este proyecto. En este apartado se
realizará un breve resumen de las tecnologías, herramientas software y lenguajes de
programación empleados en el desarrollo del proyecto, especificando cada una de las tareas a
las que darán soporte.
2.3.1 Herramientas básicas
En todo desarrollo de proyecto IT son necesarias una serie de herramientas y

utilidades básicas. Este apartado enumera dichas herramientas y presenta una breve
descripción de cada una de ellas:
Entorno de virtualización: Virtual Box
Oracle VM VirtualBox es un software de virtualización para arquitecturas x86/amd64

que actualmente es desarrollado por Oracle Corporation como parte de su familia de
productos de virtualización. Por medio de esta aplicación es posible instalar sistemas
operativos adicionales, conocidos como «sistemas invitados», dentro de otro sistema
operativo «anfitrión», cada uno con su propio ambiente virtual [26].
Virtual Box ofrece algunas funcionalidades interesantes, como la ejecución de

máquinas virtuales de forma remota, por medio del Remote Desktop Protocol (RDP),
soporte iSCSI, aunque estas opciones no están disponibles en la versión OSE.
En cuanto a la emulación de hardware, los discos duros de los sistemas invitados son
almacenados en los sistemas anfitriones como archivos individuales en un contenedor
llamado Virtual Disk Image, incompatible con los demás softwares de virtualización. Otra de las
funciones que presenta es la de montar imágenes ISO como unidades virtuales ópticas
de CD o DVD, o como un disquete.
Se utilizará la versión Virtual Box 4.3 la cual permitirá dar soporte a las máquinas
virtuales necesarias en el desarrollo del proyecto tanto para el servidor principal de
aplicaciones, como para el PC Workstation de usuario final.

Entorno de desarrollo: Eclipse
Eclipse es un entorno de desarrollo de código abierto que permitirá desarrollar la parte

de programación necesaria para realizar la personalización del software cliente para PC de
Papercut y el software embebido de máquina para los dispositivos MFP Ricoh. Esta
herramienta proporcionará un entorno más ponente que el sencillo entorno proporcionado
por la propia herramienta Papercut, lo que facilitará el desarrollo y depuración de los scripts
generados.
La versión utilizada será Eclipse IDE for JavaScript Web Developers, ya que incluye las
herramientas necesarias para la creación de aplicaciones Web.
Lenguaje de desarrollo: JavaScript
JavaScript es un lenguaje de programación interpretado y se define como orientado a

objetos, débilmente tipado y dinámico. Se utiliza principalmente en su forma del lado del
cliente, implementado como parte de un navegador web permitiendo mejoras en la interfaz
de usuario y páginas web dinámicas. Su uso en aplicaciones externas a la web, por ejemplo en
documentos PDF, aplicaciones de escritorio (mayoritariamente widgets) es también
significativo. Todos los navegadores modernos interpretan el código JavaScript integrado en
las páginas web [1] [2].
Tradicionalmente JavaScript se utiliza en páginas web HTML para realizar operaciones

y únicamente en el marco de la aplicación cliente, sin acceso a funciones del servidor. Como se
ha descrito en el apartado anterior este lenguaje será el utilizado en la creación de los scripts
para personalizar el software cliente para PC de Papercut y el software embebido para MFP.
RICOH SDK
El SDK de Ricoh para dispositivos multifunción incluye las librerías para programación
de código Java y está incluido de serie en los dispositivos MFP Ricoh. Este componente es
imprescindible para dar soporte a las aplicaciones instaladas en los dispositivos multifunción, y
su mantenimiento y distribución es responsabilidad exclusiva de Ricoh España SL.

2.3.2 Herramientas específicas
Una vez descritas las herramientas básicas utilizadas queda por enumerar las
herramientas específicas que darán forma al proyecto. Para cada una de las herramientas
específicas utilizadas se realizará una breve descripción y se expondrán las razones para su
elección:
Software de control de impresión y escaneo: Papercut MF
Tal y como se concluyó mediante el estudio comparativo realizado en apartados

anteriores el sistema propuesto estará basado en la herramienta Papercut MF v.15.2.
Servidor de aplicaciones
Se utilizará la herramienta Virtual Box para maquetar dos servidores virtualizados en

los que se implementará el entorno de simulación del sistema de impresión y digitalización
propuesto. En cada uno de estos servidores se alojará tanto las herramientas software
anteriormente descritas, como el sistema gestor de bases de datos. Los servidores estarán
dotados de los siguientes roles y características:
o Sistema Operativo: Microsoft Windows Server 2012 R2
o Roles : controlador de dominio, servidor DNS y servicios ISS.
o Características: servidor de impresión, servicio LPD y Frameworks 3.5.
Controlador de dispositivos de impresión: RICOH Driver universal PCL v.4.5
Un controlador de impresora o driver de impresora es un tipo de software que

convierte los datos a imprimir al formato específico de una impresora. En el desarrollo de este
proyecto se utilizará la versión 4.5 el driver universal de RICOH en lenguaje de impresión PCL6.
Este driver es capaz de controlar el proceso de impresión para cualquier modelo
multifuncional del catálogo de Ricoh España, e incluso es capaz de detectar cualquier accesorio
adicional que pueda poseer el equipo [30].
PC Workstation de usuario final: Microsoft Windows 7
Dado que la mayor parte de los PCs de usuario final de la UC3M tienen como sistema
operativo Microsoft Windows 7, se creará una máquina virtual con dicho SO para simular las
pruebas de impresión y escaneo.

Servidor de impresión
Este componente de sistema es fundamental para garantizar una alta disponibilidad y

eficiencia de servicio de impresión. En él deberán estar alojadas todas las colas de impresión
tanto virtuales como físicas, para que desde los PCs de usuario final puedan ser mapeadas [28]
[29].
La siguiente tabla muestra una comparativa entre los servidores de impresión basados
en Windows y los basados en Linux, para determinar la opción que mejor se adapte al entorno
propuesto. En este se optará por un servidor de impresión basado en Windows Print Server.
Windows Print Linux CUPS Observaciones

Server
Estabilidad Muy alta Anta Con Windows la estabilidad no

degenera con el tiempo.
Rendimiento Media Muy alta Windows empeora de rendimiento

notablemente con el paso del tiempo.
Linux es más consistente y veloz.
Detección de hardware Muy alto Medio Las distribuciones actuales de Linux

tienen un muy buen soporte de
hardware aunque Windows todavía
es más cómodo.
Seguridad Alto Muy Alto Linux ofrece una mayor variedad en

cuanto a permisos.
Capacidad Alta Alta Ambos servidores ofrecen alta

capacidad para alojar colas de
impresión.
Coste Coste de licencia Código Linux reduce costes ya que todos sus
abierto componentes son de código abierto.
Tabla 11 - Comparativa de sistemas de impresión
Dispositivo físico MultiFunction Printer RICOH
Para simular la interfaz de un dispositivo físico RICOH emulando todas las

funcionalidades y sin necesidad de desplazar físicamente la máquina al lugar donde se
realizará el piloto del sistema propuesto, se utilizará la aplicación Embedded Software
Architecture Emulator 7.05. Esta aplicación presenta el panel real de una MFP RICOH y permite
emular su SDK y con el fin de presentar las aplicaciones embebidas customizadas tal y como
aparecerían en una MFP RICOH real.

Sistema gestor de base de datos
Un sistema de gestión de bases de datos (SGBD) es un conjunto de programas que

permiten el almacenamiento, modificación y extracción de la información en una base de
datos. Estos sistemas también proporcionan métodos para mantener la integridad de los
datos, para administrar el acceso de usuarios a los datos y para recuperar la información si el
sistema se corrompe [22] [23] [24].
En la actualidad existe un gran número de sistemas gestores de bases de datos, por lo

que se llevará a cabo una comparativa únicamente entre los cuatro más utilizados: PostgreSQL,
MySQL, SQL Server y Oracle Database. En la siguiente tabla se recoge un resumen de sus
características más destacables:
PostgreSQL MySQL SQL Server Oracle Database
Compatibilidad Cualquier plataforma Cualquier plataforma Windows Cualquier plataforma
Funcionalidad Limitada Alta Alta Muy alta
Rendimiento Alto dada su alta Alto Alto, gran Muy alto

modularidad rapidez
Complejidad Sintaxis poco intuitiva Fácil de usar Fácil de usar Muy alta
y muy limitada
Transact SQL Lenguaje PL/SQL
Eficiencia Gran cantidad de Baja cantidad de Gran cantidad Muy eficiente si la

recursos, pero recursos de recursos programación es
permite distribución (RAM) óptima
Seguridad Fácil de vulnerar si no Fiable Muy fiable, gran Muy alta, gran
se dispone de versatilidad en versatilidad y
protección adecuada permisos compatibilidad
Capacidad Baja Alta Alta Muy alta
Coste Código abierto y Código abierto y Versión gratuita Coste de licencia muy
gratuito gratuito alto
Tabla 12 - Comparativa de Sistemas Gestores de Bases de Datos
Como puede observarse los cuatro sistemas poseen muy buenas características, pero
para el desarrollo del proyecto se escogerá la opción Microsoft SQL Server 2012 ya que dará
soporte a la herramienta Papercut MF en el servidor de aplicaciones Windows.

3. Análisis
3.1 Estudio de viabilidad
El estudio de viabilidad tiene como objetivo determinar si es factible llevar a cabo la

propuesta de respuesta a los requerimientos solicitados por la Universidad Carlos III de
Madrid. Para su elaboración se ha utilizado un enfoque basado en el profundo conocimiento
de RICOH en esta tipología de servicios en el ámbito universitario y en el conocimiento
particular de la UC3M. Por este motivo, el estudio se centrará en estudiar la viabilidad técnica
y operativa del proyecto.
Viabilidad técnica
El recorrido realizado por las instalaciones de la UC3M nos permite tener una amplia
visión de la problemática de la infraestructura de impresión y de las necesidades actuales y
futuras de los usuarios. De esta manera, la optimización de dispositivos se realiza atendiendo a
la casuística detectada habitualmente en servicios de características similares según los ratios
de nuestra base de conocimiento y lo observado:
Tabla 13 - Resumen viabilidad técnica

Con el desarrollo de este proyecto se propone una infraestructura dimensionada

acorde a las necesidades actuales y futuras de la universidad, basada únicamente en
dispositivos autoservicio y centros de reprografía.
En cuanto a la parte de software, actualmente no existe ninguna herramienta software

de triple AAA (Autenticación, Autorización y Auditoría) para el aumento de la seguridad
documental y el control de la producción. Por tanto es viable la integración de los dispositivos
propuestos con las herramientas Papercut y GlobalScan NX, descritas en apartados anteriores.
Ilustración 20 - Diagrama integración HW-SW
Viabilidad operativa
Para la consecución del éxito del servicio de transformar se articula un equipo de

trabajo multidisciplinar. Los perfiles involucrados que garantizan el éxito de implantación del
proyecto serán:
Project manager: es el máximo responsable de la fase de transformar. Sus

responsabilidades son dirigir y gestionar el servicio y equipo asignado asegurando el
cumplimiento de los niveles de prestación y eficiencia requeridos en la implantación del
proyecto. Así mismo deberá gestionar y escalar cualquier incidencia o problema de especial
significación surgida durante la prestación del servicio.
Consultor senior de RICOH: es el responsable técnico de campo de la implantación del

proyecto. Sus responsabilidades son gestionar e instalar el proyecto en la UC3M de una forma
ordenada y según planificación asignada validando los requerimientos técnicos de proyecto.
Técnico instalador de RICOH: es el responsable técnico de campo de la implantación de

los dispositivos multifuncionales.
Técnico de IT de UC3M: es el responsable técnico de campo encargado de facilitar los

requisitos técnicos solicitados a la universidad para la implantación del proyecto.

3.2 Requisitos de usuario
Este apartado recoge los requisitos de usuario, que se dividirán en dos categorías:
requisitos de usuario de capacidad y requisitos de usuario de restricción. Estos requisitos son
recopilados basándonos en las necesidades expuestas por la UC3M. Para facilitar la lectura, los
requisitos serán recogidos en tablas cuyo formato incluirá los siguientes campos:
• Nombre: Nombre identificativo del requisito. Ha de ser unívoco y se utilizará a modo

de resumen de dicho requisito. No tiene que incluir detalles, pero sí ser descriptivo.
• ID: identificador unívoco del requisito de usuario. Su nomenclatura ha de seguir el

formato: UR_XY_ZZ, donde:
o X será sustituido por ‘M’ en caso de tratarse de los requisitos de usuario de la

aplicación del manager, ‘C’ si se trata de los requisitos de la aplicación que
maneja el cliente Papercut, ‘E’ si se trata de los requisitos para el software
embebido de MFP de Papercut o ‘I’ si se trata de la herramienta de informes
personalizados.
o Y será sustituido por ‘C’ en caso de tratarse de un requisito de usuario de

capacidad, o ‘R’ si se tratara de un requisito de restricción.
o ZZ será sustituido por el número de requisito dentro de su categoría.

Comenzará en 01 e incrementará a cada nuevo requisito en una unidad.
• Descripción: Descripción detallada del requisito. Todos los detalles han de incluirse
aquí para no dar lugar a ambigüedades futuras.
• Prioridad: Indica la prioridad de implementación del requisito. Facilita la organización y

carga de trabajo a llevar durante el desarrollo del proyecto. Puede tomar los valores
Baja, Media y Alta.
• Necesidad: Indica como de necesaria es la introducción del requisito en el proyecto.

Puede tomar los valores Esencial y Deseable.
• Estabilidad: Indica si el requisito puede ser objeto de modificaciones durante el ciclo

de vida del proyecto, o si por el contrario se trata de un requisito que no ha de sufrir
variaciones. El campo puede tomar los valores Estable e Inestable, dependiendo de si
se da el segundo o primer caso, respectivamente.
• Verificabilidad: Establece con qué facilidad se puede comprobar que el requisito haya
sido introducido en el proyecto. Los valores que puede tomar son Alta, Media y Baja.

Requisitos de Capacidad
Los requisitos de capacidad, indican qué funciones puede o tiene que hacer la
aplicación para cumplir los propósitos requeridos para el sistema. A continuación, se detallan
los requisitos de capacidad para las aplicaciones manager, cliente de Papercut, embebido de
Papercut y la herramienta de informes personalizados.
- Interfaz de administración de Papercut (Manager)
MENSAJE DE BIENVENIDA CON LOGO DE LA UC3M UR_MC_01
Prioridad Alta Necesidad Esencial
Estabilidad Estable Verificabilidad Media
La interfaz de administrador debe mostrar un mensaje de bienvenida

Descripción presentando el logo de la UC3M y la posibilidad de seleccionar varios
idiomas.
Tabla 14 - Requisito de usuario UR_MC_01
ACCESIBLE DESDE CUALQUIER SITIO UR_MC_02
Estabilidad Estable Verificabilidad Alta
La interfaz web de administrador debe ser accesible desde cualquier

Descripción
equipo y compatible con todas las plataformas de SSOO.
INTERFAZ AMIGABLE, CENTRALIZADA Y FACIL DE USAR UR_MC_03
La interfaz de administrador debe ser user friendly y ser una interfaz

Descripción
única de administración para todas las facetas del sistema.

CONTROL SOBRE LAS CUENTAS DE USUARIOS FINALES DEL SISTEMA UR_MC_04
A través de la interfaz de administrador se deberá poder realizar las

siguientes acciones sobre las cuentas de usuarios finales, tanto de
manera manual como automatizada:
Descripción -Crear cuentas de usuarios
-Dar de baja cuentas de usuarios
-Modificar los atributos de una cuenta (email, nombre, pin, saldo, etc)
VISUALIZACIÓN DEL ESTADO GLOBAL DEL SISTEMA EN TIEMPO REAL UR_MC_05
La interfaz de administración deberá ser capaz de mostrar el estado

general del sistema en una única vista. Se deberá poder monitorizar
Descripción
de manera sencilla los eventos, errores o advertencias relativas al
sistema de impresión en todos sus ámbitos.
CONTROL SOBRE LAS COLAS Y DISPOSITIVOS DE IMPRESIÓN UR_MC_06
El sistema de impresión debe permitir gestionar tanto las colas de

impresión como los dispositivos físicos en cuanto a las siguientes
acciones:
Descripción - Crear colas de impresión o dispositivos físicos en el sistema
- Eliminar colas de impresión o dispositivos físicos del sistema
- Modificar atributos de colas de impresión y dispositivos físicos

INFORMES DE CONSUMO DE IMPRESIÓN, COPIA Y ESCANEO UR_MC_07
La interfaz de administración debe presentar una gran variedad de

informes de consumo tanto por usuario, grupo o impresora, para el
Descripción control interno de la UC3M. La facturación se realizará por dispositivo
físico por lo que será necesario poder realizar informes a medida por
número de serie de MFP en un determinado período de tiempo.
- Interfaz de cliente Papercut para Workstation
INTERFAZ AMIGABLE Y PERSONALIZADA UR_CC_01
Prioridad Media Necesidad Esencial
El cliente de Papercut para Workstation deberá personalizarse en los

siguientes aspectos
Descripción -Logo de la UC3M.
-Enlaces personalizados.
-Mensajes y alertas de consumo personalizados.
Tabla 21 - Requisito de usuario UR_CC_01
ALERTAS Y AVISOS SOBRE CONSUMOS IMPRESIÓN UR_CC_02
El cliente de Papercut para Workstation deberá mostrar al usuario

Descripción mensajes de alerta para advertirle del uso excesivo del color y
concienciarle del impacto medio ambiental

IMPRESIÓN MOBILE UR_CC_03
Los usuarios finales deberán poder imprimir desde sus dispositivos

móviles sin necesidad de la instalación de un driver (esta
Descripción
funcionalidad será muy útil para usuarios externos a la universidad
que necesiten hacer uso del sistema de impresión eventualmente).
FACILIDAD DE DESPLIEGUE EN EQUIPOS WORKSTATION UR_CC_04
Se deberá facilitar el mecanismo automatizado que de soporte a la

Descripción instalación masiva del software cliente para Workstation de Papercut
tanto en los equipos Ubuntu como en los equipos Windows.
- Software embebido de MFP RICOH
INTERFAZ AMIGABLE Y PERSONALIZADA UR_EC_01
El software embebido para MFP de Papercut deberá personalizarse

en los siguientes aspectos
Descripción -Logo de la UC3M
-Función de escaneo a mi propio email.
-Lista de trabajos pendientes de liberación del usuario final.
Tabla 25 - Requisito de usuario UR_EC_01

ESCANEO A MI PROPIO EMAIL UR_EC_02
Los usuarios finales deberán poder escanear vía email sus

Descripción documentos a su propia cuenta de correo de manera rápida y
sencilla.
Tabla 26 - Requisito de usuario UR_EC_02
Requisitos de restricción
Los requisitos de restricción, indican qué limitaciones tiene la aplicación. A

continuación los vemos detallados para las aplicaciones manager, cliente de Papercut,
embebido de Papercut y la herramienta de informes personalizados.
- Interfaz de administración de Papercut (Manager)
CONTROL DE ACCESO PARA INTERFAZ DE ADMINISTRADOR UR_MR_01
La interfaz de administrador debe pedir credenciales al iniciar sesión

Descripción
para validar acceso a todo aquel usuario administrador.
Tabla 27 - Requisito de usuario UR_MR_01
RESTRINGIR FUNCIONALIDADES DE MFP A LOS USUARIOS UR_MR_02
Mediante la interfaz de administrador se debe poder otorgar

permisos de acceso a cada usuario final a las funcionalidades de las
Descripción
MFP (escáner, fotocopia e impresión), incluso aplicarlos por
determinados grupos de usuarios.

RESTRICCIONES DE CONSUMO DE IMPRESIÓN Y COPIA UR_MR_03
A través de la interfaz de administrador se debe poder restringir por

saldo la actividad de usuarios tanto para impresión como para
Descripción
fotocopia. Se podrán aplicar además reglas para restringir el color
sobre usuarios y grupos.
- Interfaz de cliente Papercut para Workstation
IDENTIFICACIÓN DE USUARIO PARA REALIZAR IMPRESIÓN UR_CR_01
El sw cliente debe pedir credenciales al usuario final en el momento

de realizar una impresión (para que el sistema registre su accounting
Descripción
de impresión). El usuario podrá recordar sus credenciales hasta final
de sesión.
Tabla 30 - Requisito de usuario UR_CR_01
RESTRICCIÓN PARA USO DE COLOR UR_CR_02
El cliente de Papercut para Workstation deberá aplicar las políticas

de restricción de impresión a color aplicadas desde la consola de
Descripción administración. Además deberá dar la posibilidad al usuario de forzar
la impresión en tiempo real a blanco y negro si su saldo de color está
agotado.
Tabla 31 – Requisito de usuario UR_CR_02

RESTRICCIÓN DE IMPRESIÓN SIN SALDO UR_CR_03
El sw cliente debe impedir la impresión del usuario en el caso de que

Descripción
su balance de saldo sea 0.
IMPOSIBILIDAD DE SALIR UR_CR_04
Descripción El usuario no podrá cerrar la aplicación cliente.
IDENTIFICACIÓN DE USUARIO PARA ACCESO A MFP UR_ER_01
El sw embebido para MFP debe pedir credenciales al usuario final en

Descripción
el momento de utilizar una MFP.
Tabla 34 - Requisitos de usuario UR_ER_01
DESBLOQUEO DE FUNCIONES DE LA MFP UR_ER_02
El sw embebido para MFP desbloquear las funciones de copiadora,

impresora y escáner de la MFP una vez el usuario haya iniciado sesión
Descripción
(respetando las políticas aplicadas desde la interfaz de
administración)
Tabla 35- Requisito de usuario UR_ER_02

RESTRICCIÓN DE IMPRESIÓN SIN SALDO UR_ER_03
El sw cliente debe impedir la impresión del usuario en el caso de que

Descripción
su balance de saldo sea 0.
Tabla 36 - Requisito de usuario UR_ER_03

3.3 Casos de uso
Este apartado recoge el conjunto de situaciones en las que puede encontrarse el

usuario mientras utiliza la aplicación. Para reflejarlo, utilizaremos un actor que representará al
usuario y veremos, a través de un diagrama, cómo interactúa con las distintas actividades.
Para facilitar la lectura del diagrama, organizaremos la información en tablas cuyo

formato incluirá los siguientes campos:
• Nombre: Nombre identificativo del caso de uso. Ha de ser unívoco y se utilizará a

modo de resumen del mismo. No tiene que incluir detalles, pero sí ser descriptivo.

formato: UC_X_YY, donde:
o X será sustituido por ‘M’ en caso de tratarse de los requisitos de usuario de

la aplicación del manager, ‘C’ si se trata de los requisitos de la aplicación
que maneja el cliente Papercut, ‘E’ si se trata de los requisitos para el
software embebido de MFP de Papercut o ‘I’ si se trata de la herramienta
de informes personalizados.
o YY será sustituido por el número de caso de uso. Comenzará en 01 e

incrementará en una unidad a nuevo caso de uso.
• Actor: Agente externo que interactúa con el sistema.
• Objetivo: Acción que se persigue tras la interactuación del actor con el sistema.
• Pre-condición: Condición que debe cumplirse a priori para hacer el caso de uso.
• Escenario: Descripción detallada de los pasos que ha de realizar el actor dentro del
escenario para completar el caso de uso.
• Escenario Alternativo: Descripción detallada de los pasos que ha de realizar el

actor dentro del escenario, en caso de que pueda darse una bifurcación en la
ejecución normal del sistema.
• Post-condición: Hecho que se cumple si el flujo de eventos del Escenario se

ejecuta correctamente.

Web de administración de Papercut (Manager)
Inicio de sesión
Alta usuario
Baja usuario
Panel de control
Mod. usuario
Gestión de usuarios
Alta cola
Gestión de colas de
impresión
Baja cola
Mod. cola
Gestión de
dispositivos físicos
Alta dispositivo
Usuario Opciones de
Administrador configuración
Baja dispositivo
Informes de consumo
Mod. dispositivo
Registro de eventos
de sistema
Impresión mobile
Consulta de licencia
Ilustración 21 - Casos de uso manager. Interfaz de administración de Papercut

Inicio de sesión UC_M_01
Actor Usuario administrador.
Objetivo Acceder a la interfaz de administración.
• Acceder a la url de administración.

Pre-condición
• El usuario debe tener permisos de administrador.
1. Acceder a la url de administración de Papercut
2. Introducir credenciales (usuario password)

Escenario
3. Seleccionar idioma
4. Pulsar botón Inicio sesión
2b. Credenciales de usuario administrador incorrectas, volver a

Escenario alternativo
introducir credenciales.
Post-condición Sesión iniciada como administrador y acceso a la interfaz.
Tabla 37 - Caso de uso UC_M_01
Panel de control UC_M_02
Objetivo Monitorizar el estado general del sistema.
Pre-condición Inicio de sesión como administrador.
El usuario administrador podrá monitorizar en el panel de control de

sistema los siguientes elementos:
• Estado de la licencia
Escenario • Número total de usuarios
• Registro de eventos, advertencias y errores
• Monitor de estado de las colas de impresión
• Información de impacto medio ambiental
Escenario alternativo Licencia caducada mostrando al usuario error en el mismo panel.
Post-condición El usuario administrador recopila información y ejecuta soluciones.

Gestión de usuarios UC_M_03
Objetivo Realizar altas, bajas y modificaciones en las cuentas de usuarios.
Pre-condición Inicio de sesión como administrador, acceso sección usuarios.
El usuario administrador podrá realizar las siguientes tareas de

gestión con las cuentas de usuarios.
1.Alta de usuarios.
• Crear usuario interno (menú izquierda).
• Importar usuarios desde fichero.

Escenario
• Sincronización de usuarios de Active Directory
2.Baja de usuarios.
3.Modificación de usuarios
• Atributos (nombre, email, pin, etc)
• Restricciones (saldo, cuota color, acceso a MFP, etc).
1b.No se encuentra el fichero de importación
1c. Formato de archivo de importación de usuarios incorrecto.
1d. No se encuentra el origen de sincronización (Active Directory)

2b. Usuario no encontrado
3b. Usuario no encontrado
3c. Sintaxis de atributo errónea durante modificación.
Post-condición Gestión de usuarios realizada. Conjunto de usuarios modificado.

Gestión de colas de impresión UC_M_04
Objetivo Realizar altas, bajas y modificaciones de colas de impresión.
Pre-condición Inicio de sesión como administrador, acceso sección impresoras.
El usuario administrador podrá realizar las siguientes tareas sobre las

colas de impresión de las MFP:
• Agregar, eliminar o modificar una cola

Escenario
• Aplicar restricciones o reglas de impresión a una cola
• Crear colas virtuales (follow-me) o físicas (impresión directa)
• Consultar el registro de impresión de las colas
Escenario alternativo Impresora no encontrada a la hora de eliminarla o modificarla.
Post-condición Gestión de colas de impresión realizara, modificación de su conjunto.
Gestión de dispositivos físicos MFP UC_M_05
Objetivo Realizar altas, bajas y modificaciones de los dispositivos.
Pre-condición Inicio de sesión como administrador, acceso sección dispositivos.
El usuario administrador podrá realizar las siguiente tareas sobre los

dispositivos MFP que tengan instalado el sw embebido de Papercut:
• Agregar, eliminar o modificar un dispositivo
Escenario • Configurar métodos de autenticación del dispositivo (usuario

y password, tarjeta de proximidad o pin numérico)
• Aplicar restricciones o reglas para el fotocopiado
• Consultar el registro de escaner o fotocopia
Escenario alternativo Dispositivo no encontrada a la hora de eliminarlo o modificarlo.
Post-condición Gestión de dispositivos realizara, modificación de su conjunto.

Opciones de configuración UC_M_06
Configurar los parámetros necesarios para el correcto

Objetivo
funcionamiento de las opciones de impresión mobile entre otras.
Pre-condición Inicio de sesión como administrador, acceso sección opciones.
El usuario administrador podrá configurar y gestionar los siguientes

servicios de impresión mobile:
Escenario
-Impresión vía web
-Google Cloud Print.
Escenario alternativo Error de conexión con el servicio de impresión web o server GCP.
Post-condición Configuración de servicios realizada.
Obtención de informes de consumo UC_M_07
Objetivo Obtener toda clase de informes de consumo y actividad del sistema.
Pre-condición Inicio de sesión como administrador, acceso sección informes.
El usuario administrador seguirá esta secuencia:
1. Selección de categoría por usuario, grupo, cola o dispositivo.

Escenario
2. Selección de tipo de informe por actividad.
3. Generación de informe en el formato seleccionado.
Escenario alternativo Error de conexión con la base de datos.
Post-condición Informe deseado en formato .csv, .html o .pdf.

Consulta de registro de eventos UC_M_08
Consultar eventos de sistema, errores o advertencias referentes a

Objetivo
todos los componentes del mismo (usuarios, colas y dispositivos)
Pre-condición Inicio de sesión como administrador, acceso sección registro.
El usuario administrador seguirá esta secuencia ante una incidencia:
1. Usuario administrador detecta un error en el sistema.

Escenario
2. Accede al registro y busca por palabra clave.
3. Identifica el problema y ejecuta acciones para solucionarlo.
Escenario alternativo No existe error en el registro, causa del problema externa al sistema.
Post-condición Incidencia de sistema resuelta tras aplicar acciones para solucionarla.
Consulta y actualización de estado de licencia UC_M_09
Objetivo Consultar estado de licencia o actualizarla.
Pre-condición Inicio de sesión como administrador, acceso sección soporte.
1.El usuario administrador es advertido a través del panel de control

que la licencia presenta un determinado error.
Escenario
2. En la pestaña soporte identifica la causa del error
3. Actualiza la licencia para solventar el error.
Fichero de licencia utilizado no encontrado o incorrecto, continuación

del período de licencia de prueba hasta facilitar el fichero correcto.
Post-condición Estado de licencia de sistema estable.

Herramienta de informes personalizados
Informes
Formato
personalizados
Usuario
Administrador
Ilustración 22 - Casos de usos manager. Interfaz de informes personalizados
Informes personalizados UC_M_10
Obtener informes de consumo de impresión por número de serie de

Objetivo
MFP en un determinado período de tiempo.
Pre-condición Acceso a la interfaz de informes personalizados.
1.El usuario accede a la interfaz de informes personalizados
Escenario 2. introduce la fecha de inicio y fin para el informe.
3. Presiona el botón Obtener Informe el cual se genera en .html y .csv
Error de conexión con base de datos

Intervalo de fechas incorrecto o formato incorrecto.
Post-condición Generación de informe.
Tabla 46 - Caso de uso UC_M _10

Software cliente para Workstation
Lanzar impresión Control impresión
Acceso web usuario Liberar trabajos
Cambiar pin
Usuario final
Impresión web
Web Uc3m
Ilustración 23 - Casos de uso cliente. Interfaz de software cliente para worstation
Lanzar impresión UC_C_01
Actor Usuario final.
Objetivo Lanzar una impresión con sus credenciales.
El sw cliente debe estar arrancado y conectado en el equipo.
Pre-condición El usuario debe estar dado de alta en el sistema de impresión.
El usuario debe imprimir a través una cola de impresión del sistema.
1.El usuario imprime por una cola de impresión del sistema.
2. introduce sus credenciales bajo solicitud del sw cliente.

Escenario
3. Si tiene saldo y el trabajo es bn->confirmación de impresión y
muestra saldo restante. Si tiene saldo y el trabajo es en color->
aparece una advertencia medioambiental y muestra el saldo restante.
1b. El cliente no puede conectar con el server principal Papercut.
2b.Credenciales erróneas, vuelva a introducirlas.

3b.No tiene saldo para color, propuesta de forzado a bn.
3c. No tiene saldo, no puede imprimir.
Post-condición El usuario irá a la MFP y liberará su trabajo de impresión.
Tabla 47 - Caso de uso UC_C_01

Acceso web usuario UC_C_02
Objetivo Acceder a la web de usuario final.
El cliente debe estar arrancado y conectado en el equipo.

Pre-condición
El usuario debe estar dado de alta en el sistema de impresión.
1. El usuario accede a la web de usuario desde el link facilitado en el

sw cliente para workstation.
Escenario 2. El cliente debe iniciar sesión en la web de usuario final.
3. El usuario podrá imprimir vía web, ver sus trabajos de impresión,

cambiar su pin numérico o tener acceso a la web de la Uc3m.
Escenario alternativo 2b. Credenciales erróneas, vuelva a introducirlas.
Post-condición El usuario lleva a cabo con éxito cualquier funcionalidad de la web.
Tabla 48 - Caso de uso UC_C_02
Software embebido para MFP RICOH
Liberar impresiones
Escaneo a mi email
Fotocopia
Usuario final
Ilustración 24 - Casos de uso embebido. Interfaz de sw embebido de MFP

Liberar impresiones UC_E_01
Objetivo El usuario libera sus trabajos de impresión retenidos en la MFP.
El usuario debe tener cuenta de usuario en el sistema.

Pre-condición
El usuario debe haber lanzado sus trabajos de impresión.
1. El usuario lanza sus trabajos de impresión.
2. El usuario se identifica en la MFP mediante sus credenciales de

Escenario
dominio, pin numérico o tarjeta personal.
3. El usuario libera las impresiones desde el panel de la MFP.
2b. Credenciales incorrectas.

3b. El usuario no tiene saldo, no puede liberar sus trabajos.
El usuario consigue sus trabajos impresos y se muestra su saldo

Post-condición
restante.
Tabla 49 - Caso de uso UC_E_01
Escaneo a mi email UC_E_02
Objetivo Realizar escaneos al email del usuario identificado.
El usuario debe tener cuenta de usuario en el sistema.

Pre-condición
El usuario debe tener asociado su email en su cuenta.
1. El usuario se identifica en la MFP

Escenario
2.El usuario accede a la función nativa de escaneo de la MFP.
1b. Credenciales incorrectas.

Escenario alternativo 2b. Entrada manual de dirección de correo (el usuario no tiene cuenta
de correo asociada a su cuenta de usuario).
Realización de escaneados. El usuario recibe un email con un fichero

Post-condición
.pdf resultado del trabajo de escaneo.

Fotocopia UC_E_03
Objetivo El usuario realiza fotocopias.
Pre-condición El usuario debe tener cuenta de usuario en el sistema.
1. El usuario se identifica en la MFP

Escenario
2.El usuario accede a la función nativa de copia de la MFP.
Escenario alternativo Credenciales incorrectas
Post-condición Realización de fotocopias. Se muestra saldo restante del usuario.

3.4 Requisitos software
Este apartado recoge los requisitos software del proyecto, que de nuevo se dividirán
en dos categorías: funcionales y no funcionales.
Para facilitar la lectura, los requisitos serán recogidos en tablas cuyo formato incluirá
los siguientes campos:
• Nombre: Nombre identificativo del requisito. Ha de ser unívoco y se utilizará a modo

de resumen de dicho requisito. No tiene que incluir detalles, pero sí ser descriptivo.

formato: SR_XXY_ZZ, donde:
o XX será sustituido por RF en caso de tratarse de un requisito funcional, o NF si

no lo fuera.
o Y será sustituido por ‘M’ en caso de tratarse de los requisitos de usuario de la

aplicación del manager, ‘C’ si se trata de los requisitos de la aplicación que
maneja el cliente Papercut, ‘E’ si se trata de los requisitos para el software
embebido de MFP de Papercut o ‘I’ si se trata de la herramienta de informes
personalizados.
o ZZ será sustituido por el número de requisito dentro de su categoría.

Comenzará en 01 e incrementará a cada nuevo requisito en una unidad.
• Descripción: Descripción detallada del requisito. Todos los detalles han de incluirse
aquí para no dar lugar a ambigüedades.
• Prioridad: Indica la prioridad de implementación del requisito. Facilita la organización y

carga de trabajo a llevar durante el desarrollo del proyecto. Puede tomar los valores
Baja, Media y Alta.
• Necesidad: Indica como de necesaria es la introducción del requisito en el proyecto.

Puede tomar los valores Esencial y Deseable.
• Estabilidad: Indica si el requisito puede ser objeto de modificaciones durante el ciclo

de vida del proyecto, o si por el contrario se trata de un requisito que no ha de sufrir
variaciones. El campo puede tomar los valores Estable e Inestable, dependiendo de si
se da el segundo o primer caso, respectivamente.
• Verificabilidad: Establece con qué facilidad se puede comprobar que el requisito haya
sido introducido en el proyecto. Los valores que puede tomar son Alta, Media y Baja.

• Dependencias UR: Indica qué requisito de usuario se evalúa o implementa con dicho
requisito software. Cada requisito de usuario tiene que estar cubierto por uno o varios
requisitos software.
Requisitos No Funcionales
- Web de administración de Papercut (Manager)
PANEL DE CONTROL DE ESTADO DEL SISTEMA SR_NFM_01
El usuario administrador podrá monitorizar en el panel de control de

sistema los siguientes elementos:
• Estado de la licencia
Descripción • Número total de usuarios
• Registro de eventos, advertencias y errores
• Monitor de estado de las colas de impresión
• Información de impacto medio ambiental
Dependencias UR UR_MC_03, UR_MC_05
Tabla 52 - Requisito software SR_NFM_01
INTERFACE WEB DE BIENVENIDA E INICIO DE SESIÓN SR_NFM_08
Se presentará tanto al usuario administrador como al usuario final la

Descripción misma interfaz de autenticación personalizada con el logo de la
UC3M y la cual presentará la opción de selección de idioma.
Dependencias UR UR_MC_01
Tabla 53 - Requisito software SR_NFM_08

- Cliente de Papercut para Workstation
ARRANQUE AUTOMÁTICO PRESENTANDO LOGO DE LA UC3M SR_NFC_01
El sw cliente debe arrancar automáticamente en el inicio de sesión

Descripción del equipo Workstation del usuario final, presentando el logo de la
UC3M como bienvenida.
Dependencias UR UR_CC_01, UR_CC_04, UR_CR_04
Tabla 54 - Requisito software SR_NFC_01
ACCESO A WEB DE USUARIO SR_NFC_02
El sw cliente debe incluir en su interfaz un enlace para acceder a la

Descripción web de usuario (permite al usuario imprimir vía web, consultar sus
transacciones, su historial de impresión y cambiar su pin)
Dependencias UR UR_CC_03
Tabla 55 - Requisito software SR_NFR_02
ACCESO A WEB DE LA UC3M SR_NFC_03
Prioridad Media Necesidad Deseable
El sw cliente debe incluir en su interfaz un enlace para acceder a la

Descripción
web de la UC3M.
Dependencias UR UR_CC_01

BALANCE DE SALDO DE USUARIO SR_NFC_04
El sw cliente debe incluir en su interfaz el balance de saldo en euros

Descripción
del usuario que realiza la impresión.
Dependencias UR UR_CC_01, UR_CR_03
BALANCE DE SALDO DE USUARIO SR_NFE_04
El sw embebido para MFP debe incluir en su interfaz el balance de

Descripción
saldo en euros del usuario que realiza la impresión.
Dependencias UR UR_ER_03
Tabla 58 - Requisito software SR_NFE_04

Requisitos Funcionales
- Web de administración de Papercut (Manager)
GESTIÓN DE USUARIOS SR_RFM_02
El usuario administrador podrá realizar altas, bajas y modificaciones

Descripción
de los usuarios que puedan hacer uso del sistema de impresión.
Tabla 59 - Requisito software SR_RFM_02
GESTIÓN DE GRUPOS DE USUARIOS SR_RFM_03
El usuario administrador podrá realizar altas, bajas y modificaciones

Descripción
de los grupos de usuarios, y aplicarles reglas y restricciones.
GESTIÓN DE COLAS DE IMPRESIÓN SR_RFM_04
El usuario administrador podrá realizar las siguientes tareas sobre las

colas de impresión de las MFP:
• Agregar, eliminar o modificar una cola

Descripción
• Aplicar restricciones o reglas de impresión a una cola
• Crear colas virtuales (follow-me) o físicas (impresión directa)
• Consultar el registro de impresión de las colas
Dependencias UR UR_MC_06, UR_MR_02, UR_MR_03

GESTIÓN DE COLAS DE DISPOSITIVOS MFP SR_RFM_05
El usuario administrador podrá realizar las siguiente tareas sobre los

dispositivos MFP que tengan instalado el sw embebido de Papercut:
• Agregar, eliminar o modificar un dispositivo
Descripción • Configurar métodos de autenticación del dispositivo (usuario

y password, tarjeta de proximidad o pin numérico)
• Aplicar restricciones o reglas para el fotocopiado
• Consultar el registro de escaner o fotocopia
Dependencias UR UR_MC_06, UR_MR_02, UR_MR_03
Tabla 62 - Requisito funcional SR_RFM_05
GENERACIÓN DE INFORMES SR_RFM_06
El usuario administrador deberá ser capaz de obtener informes de

Descripción actividad y consumo en cuanto a escaneos, fotocopias o impresiones.
Dichos informes se podrán obtener por usuario, grupo o impresora.
GESTIÓN DE MÉTODOS DE IMPRESIÓN MOBILE SR_RFM_07
El usuario administrador podrá configurar y gestionar los siguientes

Descripción servicios de impresión mobile: Impresión vía web o Google Cloud
Print.
Dependencias UR UR_MC_02, UR_MC_03

- Herramienta de informes personalizados
OBTENCION DE INFORME POR NÚMERO DE SERIE DE MFP SR_RFI_01
La herramienta de informes personalizados deberá facilitar al usuario

Descripción
un informe de actividad de las MFP ordenado por número de serie.
Tabla 65 - Requisito software SR_RFI_01
- Cliente de Papercut para Workstation
SCRIPT PARA CONTROL DE CONSUMO DE IMPRESIÓN SR_RFC_05
Se personaliza mediante scripting el comportamiento del software

Descripción cliente de manera que alerte al usuario cuando no dispone de cuota
de color, indicándole que puede forzar la impresión a blanco y negro.
Dependencias UR UR_CC_02, UR_CR_03
Tabla 66 - Requisito software SR_RFC_05
PETICIÓN DE CREDENCIALES A USUARIO PARA IMPRESIÓN SR_RFC_06
Cada vez que el usuario lance una impresión a través de una cola de
Descripción impresión del servidor mapeada en su equipo el software cliente le
pedirá credenciales para imputar la impresión a su cuenta personal.
Dependencias UR UR_CR_01
Tabla 67 - Requisito software SR_RFC_06

BIENVENIDA E INICIO DE SESIÓN SR_RFE_01
El sw embebido para MFP debe mostrar un mensaje de bienvenida al

usuario presentando el logo de la UC3M y los métodos de
autenticación disponibles en la MFP:
Descripción • Usuario y password
• Pin numérico
• Tarjeta de proximidad
Tabla 68 - Requisito software SR_RFE_01
GESTIÓN DE ACCESO A FUNCIONALIDADES NATIVAS DE MFP SR_RFE_02
El sw embebido para MFP debe gestionar el acceso bajo

autenticación a las siguientes funcionalidades nativas de la MFP:
Descripción - Fotocopia
- Escaneo a mi propio email
- Impresora nativa
Dependencias UR UR_EC_02, UR_ER_01, UR_ER_02
Tabla 69 - Requisito software SR_RFE_02

LIBERACIÓN DE TRABAJOS DE IMPRESIÓN RETENIDOS SR_RFE_03
El sw embebido para MFP debe retener los trabajos de impresión del

Descripción usuario que haya iniciado sesión y permitir que dicho usuario libere
sus propios trabajos de impresión únicamente.
Tabla 70 – Requisito software SR_RFE_03

3.5 Matriz de trazabilidad
Tras analizar y catalogar tanto los requisitos de usuario como los requisitos software,
se ha de comprobar que todo requisito de usuario este soportado por al menos un requisito
software. Para llevar a cabo esta tarea se elabora una matriz de trazabilidad. El en eje vertical
de la matriz aparecerán los identificadores de los requisitos software (funcionales y no
funcionales) y en el eje horizontal de la matriz aparecerán los identificadores de los requisitos
de usuario (de capacidad y de restricción).
Los requisitos software tienen un campo en su descripción llamado Dependencias UR,

el cual indica el o los requisitos software asociados a dicho requisito software. En la matriz de
trazabilidad no debe existir ninguna columna en blanco ya que este hecho indicaría que
existen requisitos de usuario a los que no da soporte el sistema.
SR_NFM_01
SR_NFM_08
SR_RFM_02
SR_RFM_03
SR_RFM_04
SR_RFM_05
SR_RFM_06
SR_RFM_07
SR_RFI_01
UR_MC_01 X
UR_MC_02 X
UR_MC_03 X X
UR_MC_04 X X
UR_MC_05 X
UR_MC_06 X X
UR_MC_07 X X
UR_MR_01 X
UR_MR_02 X X
UR_MR_03 X X
Tabla 71 - Matriz de trazabilidad de requisitos de la interfaz manager y herramienta de informes personalizados

SR_NFC_01
SR_NFC_02
SR_NFC_03
SR_NFC_04
SR_NFE_04
SR_RFC_05
SR_RFC_06
SR_RFE_01
SR_RFE_02
SR_RFE_03
UR_CC_01 X X X
UR_CC_02 X
UR_CC_03 X
UR_CC_04 X
UR_EC_01
UR_EC_02 X
UR_CR_01 X
UR_CR_02 X
UR_CR_03 X
UR_CR_04 X
UR_ER_01 X
UR_ER_02 X
UR_ER_03 X
Tabla 72 - Matriz de trazabilidad de elementos cliente
En ambas matrices todos los requisitos de usuario quedan cubiertos por al menos un
requisito software, lo que lleva a afirmar que todos los requisitos establecidos por el usuario
serán implementados y por tanto no es necesario hacer un nuevo estudio de requisitos
software.

4. Diseño
4.1.Diseño de arquitectura de sistema
El presente documento describe la arquitectura técnica y condiciones de operación de

la arquitectura que se implementará en la UC3M.
Fundamentalmente se tratará:
• Alcance y Arquitectura funcional de la solución

• Descripción detallada de las aplicaciones desarrolladas
• Arquitectura de Comunicaciones
• Servicios a monitorizar.
Arquitectura Funcional
Básicamente la arquitectura del sistema de impresión y digitalización propuesto tiene

que dar soporte a los procesos de:
• Autenticación, Autorización y Accounting.
• Solución basada en servidor de impresión gestionada mediante Papercut.
• Impresión segura con Colas virtuales (cola para alumnos y cola para PASPDI)
• Escaneo a cuenta de correo electrónico personal (Scan-To-Me).
Los procesos identificados para implementar la solución son:
• Módulo de Autenticación:
Los equipos multifuncionales estarán bloqueados en su totalidad y los usuarios

tendrán que autentificarse de tres maneras mediante:
o Usuario y Password de Windows.
o Número de identificación.
o Tarjeta personal (sólo alumnos)

El proceso se define a continuación:
1. Usuario sin tarjeta registrada en el sistema:

1. El usuario desbloquea el equipo mediante la pulsación del botón de
autenticación en el equipo.
2. Se le presenta una pantalla en el equipo multifuncional, donde tiene que
introducir el login y el password del dominio.
3. La petición es capturada por Papercut en el equipo multifuncional.
4. Papercut embedded progresa la autenticación hacia el componente Papercut
que se está ejecutando en la parte servidora.
5. Papercut realiza la autenticación del usuario:
i. Si el proceso de autenticación es positivo se retorna a Papercut
Enbedded en el equipo multifuncional el éxito en la autenticación y se
desbloquea el equipo.
ii. Si el proceso de autenticación fracasa, se retorna el error de
autenticación al Papercut Embedded en el equipo multifuncional y se
muestra el error.
1. A continuación aparecerá la pantalla de autorregistro para que
el usuario asocie sus credenciales a su tarjeta personal.
El esquema de la comunicación sería el siguiente:
Ilustración 25 - Diseño de arquitectura. Esquema autenticación

• Módulo de Autorización:
Se puede autorizar diferentes funciones como por ejemplo el uso de color en función
mediante políticas aplicadas a grupos del Active Directory. En este caso se ha aplicado
restricción de color a alumnos para dedicarlas a su uso exclusivo de blanco y negro, y no se ha
aplicado restricción de color para PASPDI. Se ha creado un script para modificar el
comportamiento del software cliente de Workstation de manera que advierta al alumno para
forzar los trabajos a blanco y negro siempre que sea posible. Los alumnos tendrán cuota de
saldo que podrán recargar en las reprografías, para el PASPDI únicamente se contabilizará su
actividad.
El sistema de autenticación está basado en la aplicación embebida de Papercut en el

equipo multifuncional y los servicios de la aplicación, hostprovider e impresión web en el
servidor de Papercut. La identificación del usuario se realizará mediante tarjeta de acceso
personal, usuario y password de Windows o número de identificación.
El sistema de autorización está basado en el mapeo de grupos del directorio activo con
grupos de seguridad en Papercut. Es decir, en el directorio activo se definen unos grupos de
seguridad y se incorporan usuarios o grupos. En Papercut se definen grupos de seguridad
mapeados sobre funcionalidades de las multifuncionales. Una vez definidos los grupos del AD
y los grupos de seguridad en Papercut, se mapean. De esta manera los cambios en los
permisos de los usuarios se realizan en el propio directorio activo, ya que la asociación de
GrupoAD con GrupoFuncionalidad es estática.
Adicionalmente existe en Papercut unos permisos “por defecto” en el que se definen

las funciones que por defecto tendrán autorizadas los usuarios.
El proceso de configuración es como sigue:
• Se definen las funcionalidades que se desean autorizar.
• Se definen grupos de seguridad en AD.
• Se implementan en Papercut los mapeos de los grupos de seguridad en el AD

con los grupos de limitación de funcionalidad.
• Se define en Papercut la política por defecto
• Se añaden usuarios del AD a los grupos definidos en el AD
El proceso de autorización al usuario estará basado en esta configuración efectuada en

la pestaña Grupos de la interface de administración de Papercut.

La autorización que se puede mapear es la siguiente:
Tipo Rol Explicación
Rol Impresión Capacidad de imprimir en el dispositivo, limitando el color

según su rol Color / BN
Rol Copia Capacidad de copiar en el dispositivo, limitando el color según

su rol Color / BN
Rol BN Capacidad de copia e impresión solo en Blanco y Negro
Rol Color Capacidad de copia e impresión en Color y Blanco y Negro
Rol Fax Capacidad de uso del FAX
Rol DS Capacidad de almacenar y recuperar documentos en el

Document Server de la MFP
Rol Scan Capacidad de uso del Scan (scan to mail)
Tabla 73 – Diseño de arquitectura. Módulo de autorización. Tipos de restricciones
La gestión de roles y ACLs se produce de forma centralizada, no siendo necesario

realizar ningún cambio en los equipos multifuncionales.
Un ejemplo de roles y permisos se podría representar en este esquema:
Ilustración 26 - Diseño de arquitectura. Esquema autorización

• Módulo de Accounting:
Del resultado de las operaciones realizadas por los usuarios en los equipos
multifuncionales, se obtendrán una serie de ficheros de Accounting con los datos necesarios al
nivel de detalle máximo de las operaciones. Estos ficheros se pueden generar mediante la
herramienta de informes de Papercut tanto por usuario, como por dispositivo, departamento
o centro de coste. Se ha llevado a cabo un desarrollo de una interfaz web mediante la cual se
pueden además obtener informes personalizados de consumo a partir del número de serie de
las MFP. El desarrollo realiza consultas a la base de datos de Papercut y presenta los resultados
en formato .csv o .html.
Ilustración 27 - Diseño de arquitectura. Esquema accounting
Herramienta de informes
personalizados por Número
Base de
de Serie de MFP
datos de
Papercut
Informe de
consumo
Número de
serie de MFP
Ilustración 28 - Diseño de arquitectura. Esquema herramienta de informes personalizados

• Módulo para Impresión Segura:
La solución de impresión se basa en impresión segura, para ello se transformarán los

puertos TCP/IP Standard a puertos TCP/IP Papercut. Mediante la instalación de un software
embebido en las máquinas, se configurará la impresión segura. La impresión segura consiste
en que el usuario enviará un trabajo a imprimir a una cola genérica virtual, pero este no será
impreso hasta que se autentique en la Impresora Multifuncional, lo seleccione y pulse el botón
imprimir. Un usuario podrá liberar sus trabajos de impresión en cualquier MFP RICOH,
indistintamente de la cola de impresión virtual que haya utilizado para lanzar el trabajo de
impresión.
Una vez el usuario se ha autenticado verá los trabajos que ha enviado durante las
últimas 24 horas (un usuario solo verá sus trabajos).
Ilustración 29 - Diseño de arquitectura. Esquema de impresión

Imprimir desde Web es un servicio de impresión nativo de PaperCut MF que permite a

los usuarios imprimir a través de la publicación de documentos y definición de características
desde un navegador web. No es necesario la instalación de ningún software o cliente de
impresión adicional. Los usuarios se autentican en la interfaz web de PaperCut MF con sus
credenciales de usuario.
Ilustración 30 - Diseño de arquitectura. Esquema impresión web
Google Cloud Print es un servicio de impresión basado en la nube de Google que

permite imprimir en cualquier lugar desde cualquier dispositivo. Google Cloud Print ofrece una
manera de imprimir desde cualquier teléfono móvil o tableta, con Android o iOS.
PaperCut MF controla los trabajos de Google Cloud Print como cualquier otro trabajo
de impresión. Google Cloud Print se gestiona de forma centralizada, utilizando la consola de
administración de Papercut MF para publicar y distribuir las impresoras seleccionadas. Permite
las funciones de “Follow You Printing”, así como las otras funcionalidades / restricciones de
Papercut MF.
Ilustración 31 - Diseño de arquitectura. Esquema Google Cloud Print

• Módulo para solución de escáner
Los usuarios PASPDI podrán escanear directamente a su cuenta de correo electrónico

(Scan-To-Me). Cuando un usuario PASPDI acceda a una MFP RICOH aparecerá
automáticamente su correo electrónico como destinatario.
Ilustración 32 - Diseño de arquitectura. Esquema escaner

Diagrama funcional de componentes
En el siguiente diagrama se representan los componentes del sistema tanto de la parte

manager como las diferentes partes clientes. La relación entre los componentes se representa
mediante flechas cuya dirección se corresponde con el flujo de datos entre componentes.
Informe
.csv
.htm
Interfaz Interfaz
Herramienta
Administrador Cliente
informes
personalizados
Autenticación
Base de datos
Autorización
Accounting
Software para cliente

workstation
Impresión Escaneo a
email
Scripting
Software Embebido MFP
Ilustración 33 - Diseño de arquitectura. Diagrama de componentes

Arquitectura técnica del sistema
A un alto nivel, la Arquitectura del Sistema puede verse en el siguiente diagrama:
Servidor Principal Papercut y Servidor BBDD
Servidor de Impresión
Servidor SMTP
Domain controllers
PC Linux o Mac
1…N 1…n
1…N
1…N
MFP Ricoh
MFP Ricoh MFP Ricoh MFP Ricoh
Ilustración 34 - Diseño de arquitectura. Diagrama de arquitectura física

El servidor principal de Papercut e impresión y el servidor de Bases de Datos están

implementados en clúster de alta disponibilidad, es decir, existen dos servidores físicos que
forman un clúster activo-pasivo como arquitectura de tolerancia a fallos (en el diagrama no se
representa por razones de simplicidad).
Los alumnos imprimirán a través de las cola follow-me alumnos, los usuarios PASPDI
imprimirán a través de la cola personal. Ambas colas estarán alojadas en el server principal al
igual que las colas físicas de los dispositivos MFP.
Los desarrollos realizados se instalarán en el servidor de aplicaciones o servidor

principal de Papercut.
Todos los elementos de la arquitectura descrita se ubican en el dominio uc3m.es.
Puertos utilizados
El sistema utiliza los siguientes puertos para cada una de las comunicaciones que
efectúa. Se detallan en la siguiente tabla
ORIGEN DESTINO PROTOCOLO PUERTO

PC puesto Servidor de PaperCut SMB/NetBIOS 445/139
cliente
Servidor de MFP RICOH HTTPS 8443/9193
PaperCut
EM RICOH Servidor de PaperCut HTTPS 9191
EM RICOH Servidor de PaperCut SNMP 161
EM RICOH Servidor de PaperCut HTTPS 9192
Servidor de Directorio LDAP 636 o 3269 (*)
PaperCut Activo/LDAP Server
Servidor de Servidor BD SQL TCP Puerto asociado a la
PaperCut Server instancia o Puerto
Servidor de Servidor BD SQL TCP Dinámico
PaperCut Server
Servidor de Servidor BD SQL TCP
PaperCut Server
Servidor de Servidor de Correo SMTP 25
Papercut
Tabla 74 - Diseño de arquitectura. Puertos utilizados por el sistema

Servicios
En el servidor principal de Papercut (servidor.uc3m.es) es necesario que los siguientes

servicios estén arrancados:
Ilustración 35 - Diseño de arquitectura. Servicios
Estos servicios deberán ser monitorizados de manera constante para mantener la

estabilidad del sistema. Cada servicio se encarga de las siguientes tareas:
• Papercut Aplication Server: encargado de dar soporte a la interfaz web de

administrador y de usuario.
• Papercut Print Provider: se encarga de gestionar las reglas de impresión así

como de asignar los costes de impresión a cada usuario (accounting).
• Papercut Web Print Server: se encarga de dar soporte a funcionalidad de

impresión a través de interfaz web.
Base de datos
Papercut recomienda utilizar una base de datos externa para su implementación

cuando el número de usuarios es elevado. Para el caso de UC3M se ha utilizado una base de
datos externa. Dicha base de datos está ubicada en el server principal de Papercut
(servidor.uc3m.es), siendo Microsoft SQL Express 2012 el sistema gestor de base de datos.
El sistema está programado para que cada 30 días se haga un backup de la base de
datos (la estructura de la base de datos puede consultarse en el apartado 3.2.2 Diseño de la
base de datos)
Ilustración 36 - Diseño de arquitectura. Backup base de datos

4.2.Diseño de la base de datos de Papercut
Ilustración 37 - Diseño de arquitectura. Esquema de la base de datos

En el esquema de tablas presentado en la página anterior puede observase la

estructura completa de la base de datos de la herramienta Papercut. Dada la gran extensión de
elementos en dicha base de datos se procederá únicamente a describir las tablas que ha sido
necesario consultar a la hora de implementar el desarrollo de la herramienta para la obtención
de informes personalizados por número de serie de MFP.
No se presenta un diagrama entidad-relación ya que la base de datos ya viene dada

por la herramienta Papercut y no ha sido diseñada, simplemente se utilizará para realizar
consultas.
Las tablas que ha sido necesario consultar en la implementación de esta herramienta

han sido tbl_printer_usage_log y tbl_printer [10]. Sus atributos se describen a continuación:
tbl_printer_usage_log
printer_usage_log_id: identificador de la impresión
usage_date: fecha de la impresión
usage_day: día de la semana en que se realizó la impresión
used_by_user_id: usuario autor de la impresión
charged_to_account_id: cuenta de cargo a la que se imputó la impresión
usage_cost : coste de la impresión
usage_allowed : impresión permitida
printer_id: identificador de cola de impresión
original_printer_id: impresora física que realizó la impresión
document_name: nombre del documento
client_machine: PC que usó el sw cliente para imprimir
total_pages: páginas totales
total_sheets: páginas total de hojas
copies: copias de la impresión
paper_size: tamaño de papel
paper_height_mm: altura de papel
paper_width_mm: ancho de papel
printer_language: idioma de impresora

document_size_kb: tamaño de documento en kb
denied_reason: razón de denegación
dúplex: doble cara
gray _scale: escala de grises
printed: trabajo impreso
cancelled: trabajo cancelado
refunded: trabajo reembolsado
oc _with_account_id: cuenta personal a la que se imputó
total_color_pages: total de páginas en color
color_pages _estimated: total de páginas en color estimadas
job_type: tipo de trabajo
invoiced: trabajo facturado
job_comment; comentario del trabajo
protocol: protocolo
original_usage_cost: coste de impresion del original
refund_status: estado del reembolso
refund_request_id: identificador de solicitud de reembolso
replayed: trabajo relanzado
signature: firma
hardware_check _status: estado de control de validación de contabilidad por hardware
hardware_c heck _id:
job_uid: identificador del proceso asociado al trabajo de impresión
archive_path: directorio de archivado de impresión
duplex _pages: páginas a doble cara
offline_usage: tiempo sin actividad

tbl_printer
printer_id: identificador de impresora
server_name: nombre del servidor de la impresora
printer_name: nombre de impresora
display _name: nombre para mostrar de impresora
location: ubicación
notes: notas
charge_type: tipo de cargo
default_cost: coste de impresiónes por defecto
deleted: eliminada
deleted_date: fecha de eliminación
disabled: deshabiltada
disabled_until: deshabilitada hasta
total_jobs: total de trabajos impresos
total_pages: total de páginas impresas
total_sheets: total de hojas impresas
reset_by: autor de reseteo
reset_date: fecha de reseteo
created_date: fecha de creacion
created_by: autor de creación
modified_date: última fecha de modificación
modified_by: autor de modificación
color_detection_mode: modo de detención de color
device_type: tipo de dispositivo (modelo)
ext_device_function: funcionalidad de dispositivo externo
physical_printer_id: Puerto de impresora

printer_type: tipo de impresora
serial_number: número de serie
web_print_enabled: impression web activada
custom1: campo personalizado 1
last_usage_date: fecha de última utilización
gcp_printer_id: identificador de la cache de impresora
gcp_enabled: cache habilitada
modified_ticks: puntos modificados
server_uuid: identificador de servidor

4.3.Diseño de interfaz
Diseño de interfaz web de administración
En este apartado se describe la interface básica de administración de Papercut 15.2,

podremos acceder a la misma en la url:
http://servidor:9191/admin
El control de acceso al portal de administración se muestra en la siguiente captura,

aparecerá junto con la personalización del logo de la UC3M. El usuario podrá elegir de una
amplia lista el idioma para la interfaz web (por defecto aparecerá el idioma predeterminado
del navegador) y deberá iniciar sesión con sus credenciales Active Directory.
Ilustración 38 - Diseño de interfaz. Inicio de sesión
Esta interfaz para página principal es la misma tanto para el usuario administrador
como para el usuario final, en función del tipo de usuario que inicie sesión se le redirecciona al
apartado web /admin o /user respectivamente apareciendo la correspondiente interfaz.
En el Anexo A. Manual de usuario administrador se describe con mayor detalle la

interfaz de todas y cada una de las secciones de la web de Papercut.

Una vez iniciada sesión con el usuario administrador nos aparecerá el panel de control
principal de Papercut y el menú web básico de para las tareas de administración:
1 3
2
Ilustración 39 - Diseño de interfaz. Página principal
La interfaz principal de administración puede observarse en la anterior imagen. Se

trata de una web sencilla y de interfaz amigable compuesta de los siguientes elementos:
- 1. Logo de la UC3M
Se ha customizado el logo principal de la web. Dicho logo cumple la función de enlace

a la página de inicio.
- 2. Menú principal
Comprende cada una de las secciones para gestionar y administrar el sistema. En el

Anexo A. Manual de Usuario Administrador, se describe con detalle el objetivo de cada una de
estas secciones.
- 3. Panel de ayuda y cierre de sesión
Este pequeño widget permite cerrar sesión y acceder a al manual de la herramienta.
- 4. Cabecera informativa
Esta cabecera muestra el título de la sección por la que se navega en cada momento,
además del camino a través del diagrama de navegación para llegar a la misma.
- 5. Cuerpo principal y pié de página
Presenta el contenido de cada sección del menú principal y un pequeño pie de página
donde indica el contacto para Papercut Software International y los días restantes de licencia.

Diseño de interfaz web de usuario final
Para acceder a la interfaz web de usuario utilizamos la url http://servidor:9191/user.
Aparecerá la misma pantalla de inicio de sesión que para el administrador y una vez
iniciada sesión, aparecerá el menú web para usuario final.
Desde esta interfaz el usuario es capaz de realizar las siguientes acciones:
• Resumen: el usuario verá una gráfica de consumos de impresión
• Historial de transacciones: podrá consultar sus variaciones de saldos.
• Trabajos de impresión recientes: podrá ver su historial de impresión.
• Trabajos pendientes de liberación: consultar sus trabajos de impresión pendientes.
• Cambiar detalles: podrá cambiar su pin numérico
• Impresión web: enviar impresiones a través de web.
• Desconexión: finalizar sesión.
Ilustración 40 - Diseño de interfaz. Web usuario final

Diseño de interfaz de herramienta de informes personalizados
La interfaz para este desarrollo es muy básica, consiste en una sencilla interfaz web
como la que se muestra en la siguiente captura:
Ilustración 41 - Diseño de interfaz. Herramienta informes personalizados
El usuario tendrá la capacidad de introducir la fecha de inicio y fin para el informe de

consumo que desea obtener. Una vez el usuario pulse en el botón Obtener Informe, le
aparecerá al usuario la opción para guardar el informe en formato .csv o .html (los detalles de
la implementación se describen en el apartado 3.3 Implementación).

4.4.Diagrama de navegación de sistema
Interfaz web administrador
Inicio de sesión Usuarios
Grupos
Panel de control
Impresoras
Dispositivos
Informes
Opciones
Soporte Registro
Ilustración 42 - Diagrama de navegación. Interfaz manager

Interfaz web cliente
Inicio de sesión
Resumen
Hist. Trans. Trabajos recientes Trab. pendientes Cambiar detalles Impresión Web
Ilustración 43 - Diagrama de navegación. Interfaz web cliente

Cliente para Workstation
Cliente arrancado Petición credenciales Mensajes Script
Ilustración 44 - Diagrama de navegación. Interfaz cliente PC
En el caso del software para Workstation el cliente aparece abierto en el arranque de

sesión y una vez el usuario lanza una impresión el cliente pide las credenciales. Si son correctas
aparecerá la interfaz del script que establecerá reglas de comportamiento en función del saldo
del usuario.
Herramienta de informes personalizados
Informe generado en html y .csv

Obtener informe
Ilustración 45 - Diagrama de navegación. Interfaz herramienta informes personalizados
Software embebido para MFP
Bienvenida e Inicio de Sesión
Trabajos pendientes de liberación Utilizar funciones de MFP
Liberar trabajo seleccionado
Ilustración 46 - Diagrama de navegación. Interface sw embebido de MFP
En la sección Anexo B. Manual de usuario se muestra la interfaz detallada para el

software embebido de MFP a través de capturas del display del dispositivo.

5. Implementación y pruebas
5.1.Implementación
5.1.1 Software cliente para Workstation
En los anexos del presente documento se define cuál es el procedimiento para instalar
el cliente para pc de Papercut en los equipos Windows, Linux y Mac de la UC3M.
Se describirá además el proceso para mapear la cola de impresión de tipo “follow-me”

en los equipos Windows, Mac y Linux.
Este apartado tiene como objetivo comentar paso a paso los desarrollos realizado en
Java Script para customizar el comportamiento del software cliente de Papercut y dar soporte
al despliegue del mismo en entornos Linux respectivamente.
Script para customizar el comportamiento del cliente Papercut
La necesidad de la UC3M consiste en poder controlar el consumo de impresiones a

color efectuado por los usuarios finales, tanto alumnos como PASPDI. El objetivo de este script
es llevar a cabo dicho control mostrando una serie de mensajes informativos al usuario final o
forzando la impresión a blanco y negro en el caso de que se le agote la cuota de color
[19][20][21].
En primer lugar se inicializan las variables utilizadas en la función principal

printJobHook:
Ilustración 47 - Implementación. Script software cliente

Seguidamente se comprueba en primer lugar si tenemos un análisis completo del

trabajo, es decir, si el trabajo está procesado y listo para imprimir. En segundo lugar se resta el
coste del trabajo al balance del usuario obteniendo el balance final tras la impresión. Se
obtiene el total de páginas a color que contiene el trabajo (en el caso de que el coste por
página del color no esté fijado se le da un precio por defecto por ejemplo de 0,085 euros) y de
igual manera se obtienen las páginas en blanco y negro (el precio por defecto sería 0,03).
A continuación se calculan las copias disponibles para el usuario tanto a color como
blanco y negro, una vez restado el valor de la impresión en curso, obteniendo el valor para las
variables copias_disponibles_color y copias_disponibles_BN.

En el caso de tratarse de un trabajo lanzado en color, se comprueba si el saldo para el

usuario es menor que el coste del trabajo actual. En el caso de que lo sea se indica al usuario si
desea forzar la impresión a blanco y negro, mostrando en caso afirmativo las consecuencias
positivas medio ambientales de su elección.
En el caso de que el usuario no elija forzar a blanco y negro mostrará un mensaje de

advertencia, y si por el contrario el usuario no emite respuesta finalizará el proceso de
impresión mostrándose el mensaje correspondiente.
Si el usuario elige forzar a blanco y negro la impresión el proceso de impresión

continuará y se ajustará el saldo del usuario restándole el valor del trabajo convertido a escala
de grises. También se ajustarán los valores para impresiones en blanco y negro disponibles e
impresiones en color disponibles. Además se mostrará un mensaje de agradecimiento.

La última parte del scrip hace referencia a la ventana informativa antes de realizar la
impresión en la cual se muestra el coste de trabajo y pide confirmación al usuario del envío de
la impresión. En este caso también se mostraría un mensaje en el caso de que el usuario
cancelara la impresión, la ejecutase o no respondiese en 5 segundos, mostrando el mensaje
oportuno.
Para integrar el script en el sistema de impresión Papercut se debe copiar el fichero de

scripting en la siguiente ruta:
C:\Program Files\PaperCut MF\server\custom\web
En el script podremos modificar los precios de las copias en color o blanco y negro en
función de las preferencias la UC3M incluso cuando el sistema estuviese en producción:
var bwcost = 0.05;
var colorcost = 0.20;

Script para despliegue de clientes en Linux
Para facilitar el despliegue de los clientes en Linux se ha desarrollado el siguiente script

que se muestra a continuación (ver anexo D para más detalles sobre el proceso de instalación
del cliente Papercut y el mapeo de colas de impresión en los Workstations).
Ilustración 52 - Implementación. Script despliegue cliente
Básicamente la tarea de este script consiste en montar en local en el equipo Linux (en
este caso Ubuntu 14.04) el recurso compartido PCClient del servidor de aplicaciones donde
están alojados los distintos clientes de Papercut para las distintas plataformas de sistemas
operativos. En concreto el script copia la carpeta Linux en el pc local donde se ejecuta dicho
script. Por último añade el fichero pc-client-linux.sh al fichero de arranque del equipo Linux.
El objetivo de este script es facilitar el despliegue del cliente en la UC3M dado el gran
número de workstations Linux del que se dispone y tener un mecanismo automatizado en el
caso de tener la necesidad de instalar nuevas versiones del software cliente en cada
Workstation.
Para llevar a cabo la actualización a una nueva versión del cliente bastaría con sustituir
la carpeta Linux del servidor de aplicaciones con la nueva versión del cliente y a continuación
distribuir en los equipos Linux este script, para que se ejecute en el arranque de los mismos.

5.1.2 Herramienta para informes personalizados
La UC3M desea obtener un informe de consumo a partir del número de serie de las
multifuncionales RICOH. En este caso la herramienta Papercut no presenta dicho formato de
informes , por lo que para dar soporte a este requisito se necesita elaborar un desarrollo.
El desarrollo elaborado permite realizar una consulta a la base de datos de Papercut

con el fin de obtener el consumo por número de serie de las MFP RICOH en un determinado
intervalo de tiempo.
Para tener acceso a esta herramienta se debe acceder a través del navegador a la
siguiente URL.
http://servidor:9191/custom/reports.html
La interfaz del desarrollo se muestra a continuación. El usuario deberá introducir la

fecha de inicio y la fecha final el período sobre el cual desea obtener el informe de consumo.
Una vez rellenadas las fechas con el formato correcto el usuario pulsará en el botón Obtener
Informe:
Ilustración 53 - Implementación. Herramienta informes personalizados
Tras la consulta se abre una nueva pestaña que presenta el informe consultado. Este
informe puede guardarse en formato html o .csv.

Para poder hacer uso de este desarrollo es necesario tener instalado/activado en el

servidor de PaperCut MF los siguientes componentes:
• Base de datos externa – SQL Server
• Internet Information Server
• PHP para IIS (php-5.3.27-nts-Win32-VC9-x86.msi)
• Librerías PHP para SQL Server (php_sqlsrv_53_nts.zip)
Para realizar la configuración de PHP hay que seguir los siguientes pasos:
• Copiar las librerías para SQL Server (php_sqlsrv_53_nts.zip) en /php/ext
• Añadir al archivo php.ini las siguientes líneas
[PHP_SQLSERVER]
extension=php_sqlsrv_53_nts.dll
• Reiniciar IIS.
Una vez configurado PHP procedemos a la instalación de la herramienta:
• Dentro de la carpeta raíz del IIS (wwwroot) copiar la carpeta report.
• Editar el archivo usagebyserialnumber.php y editar las siguientes líneas con los datos
de conexión al SQL Server del server Papercut de UC3M:
$SQLSERVER = "localhost";
$SQLUSERNAME = "usuario";
$SQLPASSWORD = "password";
$SQLDATABASE = "papercut";
• Instalación del interface web de acceso al informe: se aloja el archivo reports.html a la

carpeta /papercut mf/server/custom/web .

Reports.html
Este fichero da soporte a la interfaz de la herramienta para la obtención de informes

de consumo por número de serie durante un período determinado. Mediante esta
implementación se ha generado una interfaz web sencilla basada en los estilos de Papercut, en
la cual el usuario deberá fijar las fechas Desde y Hasta que conforman el informe y presionar
en el botón Obtener Informe.
Una vez el usuario ejecute esta acción esta interface web llamará al fichero .php
encargado de realizar las consultas oportunas en la base de datos de Papercut, el cual además
generará el informe en formato .csv o .html a partir de los resultados de dicha consulta.

Usagebyserialnumber.php
Este fichero será el encargado de realizar las consultas a la base de datos de Papercut y
generar con su resultado el informe de consumo correspondiente.
La función getreport se encarga de obtener los datos de la base de datos de Papercut

para la consulta establecida por el usuario. Primero se establecen los parámetros de conexión
tales como usuario, password para la conexión y nombre y password del servidor SQL. Una vez
establecida la conexión se lanza la consulta a la base de datos que recoja aquellas impresoras
que hayan tenido actividad dentro del rango de fechas establecido por el usuario. Se
almacenan los resultados de la búsqueda realizada.
La segunda parte el fichero es la encargada de recoger los parámetros de la búsqueda

y llamar a la función getreport con dichos parámetros. Una vez ejecutada dicha función da
formato al reporte resultante. En la última parte del fichero aparece el código html referente
al formato web para dicho reporte de consumos generado.

5.2 Pruebas
Una vez implementados los desarrollos e implantada la solución completa en piloto se

deben realizar las pruebas que confirmen su correcto funcionamiento.
En este apartado se enumerarán los tests llevados a cabo para asegurar que cada
módulo del sistema funcione como se espera. Además de realizar tests a nivel funcional se
llevarán a cabo pruebas de rendimiento del sistema.
5.2.1 Pruebas de funcionalidad
El objetivo del grupo de pruebas funcionales consiste en verificar el correcto

funcionamiento de todas las funcionalidades que requiere el usuario del sistema. Estas
pruebas se han realizado en un entorno piloto, es decir, un entorno de prototipo controlado,
de manera que cada prueba confirme que los requisitos del sistema se cumplen.
Las pruebas se realizan en su mayor parte en la fase piloto de pre-producción,

corrigiéndose los errores encontrados en dicha fase con el objetivo de que no progresen a la
fase de puesta en producción.
Se ha realizado un extenso plan de pruebas del sistema, pero por razones de

simplicidad sólo se destacarán las más significativas, las cuales se recogerán en tablas cuyo
formato incluirá los siguientes campos:
• Nombre: nombre de la prueba con formato Prueba XX, donde XX será sustituido por el
número correspondiente a la prueba.
• ID: identificador de la prueba. Su nomenclatura ha de seguir el formato PF_XX, donde

XX será sustituido por el número de la prueba.
• Sistema: aplicación sobre la cual se realiza la prueba.
• Resultado: especifica si tras la prueba se ha obtenido el resultado esperado. Puede

tomar los valores de Válido e Inválido.
• Descripción: descripción del objetivo de la prueba.
• Acciones: pasos a seguir para la realización de la prueba.

Prueba funcional 1 PF_01
Sistema Cliente PC/Manager Resultado Válido
Comprobación de conexión de cliente para Workstation con el

Descripción
servidor de Papercut y arranque correcto.
1. Iniciar sesión en Workstation (Linux, Mac o Windows)
2. El cliente se configura en el fichero .conf para que apunte al

Acciones servidor, por lo que se comprueba que arranque y conecte bien.
3. Comprobar que no aparezcan mensajes de error, en el balance de

saldo, enlaces personalizados y estado de conexión del cliente.
Tabla 75 - Prueba de funcionalidad PF_01
Sistema Cliente PC Resultado Válido
Descripción Comprobación del proceso de impresión
2. Lanzar impresión a través de la cola follow-me del sistema.

Acciones 4. Comprobar que el cliente pide credenciales al lanzar la impresión.
5. Comprobar que no aparezcan mensajes de error, en el balance de

saldo, estado de conexión del cliente y estado de la cola de impresión
Sistema Cliente PC Resultado Válido
Descripción Comprobación de que el cliente no puede cerrarse.

Acciones 2. Comprobar que el cliente arranca correctamente y no puede
cerrarse desde la sesión de usuario.

Sistema Cliente MFP/Manager Resultado Válido
Comprobación de conexión de cliente para Workstation con el servidor

Descripción
de Papercut e inicio de sesión de usuario final correcto.
1. Iniciar sesión en MFP con una cuenta de usuario final.
2. El cliente de MFP debe mostrar los trabajos de impresión pendientes

Acciones de liberación del usuario que ha iniciado sesión, el balance del usuario
y el logo de la UC3M.
3. Comprobar que el cierre de sesión es correcto.
Sistema Cliente MFP Resultado Válido
Descripción Comprobación de proceso de liberación de impresión.
2. El cliente de MFP debe mostrar los trabajos de impresión pendientes

Acciones de liberación del usuario que ha iniciado sesión y permitir la impresión
de los mismos aplicando las restricciones y reglas pertinentes.
Sistema Cliente MFP Resultado Válido
Descripción Comprobación de proceso de escaneo.
2. El cliente de MFP debe facilitar acceso a la opción nativa de escaneo

Acciones y mostrar la dirección de correo del usuario que inicia sesión. Debe
permitir el envío por correo del trabajo escaneado.

Sistema Herramienta informes Resultado Válido
Descripción Comprobación de generación de informes personalizados
1. Acceso a la url para la herramienta de informes personalizados.
2. El usuario introduce la fecha de inicio y fin para el informe y pulsa en

el botón Generar Informe. Revisamos que no existen errores en la
Acciones
interfaz.
3. Comprobar la correcta obtención del informe por número de serie

en formatos .html y .csv.
Sistema Manager Resultado Válido
Descripción Comprobación de correcto funcionamiento de interfaz web manager.
1. Comprobar el acceso web a la interfaz de administrador.
2. Iniciar sesión con usuario administrador y comprobar que:
-Aparecen los logos personalizados de la UC3M en la interfaz
-Aparece la lista de idiomas para elegir en el sistema

Acciones
-El usuario administrador inicia sesión correctamente
-El panel de control inicial de Papercut no muestra advertencias en

cuanto a la licencia o conexión hacia la base de datos SQL.
3. Desconexión correcta.
Tabla 82- Prueba de funcionalidad PF_08

Descripción Comprobación del correcto funcionamiento de la gestión de usuarios
2. Iniciar sesión con usuario administrador y acceder a sección

usuarios:
Acciones - Lista de usuarios del sistema correcta y sin errores.
-Efectuamos un alta de usuario, una baja y una modificación.
-Importamos desde fichero los usuarios y desde Active Directory.
-Cerramos sesión como administrador.
Comprobación del correcto funcionamiento de la gestión de colas de

Descripción
impresión.
2. Iniciar sesión con usuario administrador y acceder a impresoras:
- Dar de alta, borrar o modificar una cola de impresión.

Acciones
- Tas lanzar una impresión comprobar su correcto registro.
- Comprobar que la aplicación de reglas y restricciones es correcta.
3. Cerrar sesión como administrador.

Comprobación del correcto funcionamiento de la gestión de

Descripción
dispositivos.
2. Iniciar sesión con usuario administrador y acceder a dispositivos:
-Dar de alta, borrar o modificar un dispositivo.

Acciones -Comprobar el correcto registro de la actividad de copia y escaneo.
-Comprobar que son correctas las restricciones de acceso a la MFP y las

reglas establecidas.
3. Cerrar sesión como administrador.
Comprobación del correcto funcionamiento de la configuración de

Descripción
opciones, en concreto la administración de impresión mobile.
2. Iniciar sesión con usuario administrador y acceder a opciones:
-Comprobar el correcto estado de los servicios de impresión mobile

Acciones
(test de conexión y prueba de impresión).
-Estado de las impresoras publicadas en dichos servicios correcto.
3.Cerrar sesión como administrador.

5.2.2 Pruebas de estrés
Las pruebas de estrés tienen como objetivo comprobar el rendimiento de

funcionamiento del sistema en condiciones extremas en cuanto a gran carga de procesamiento
de peticiones o limitaciones en la conexión. Estas pruebas sirven para determinar los límites
que no deben sobrepasarse para dichas condiciones y que incurrirían en un mal
funcionamiento del sistema.
Este tipo de pruebas se recogen en tablas cuyo formato incluirá los siguientes campos:
• Nombre: nombre de la prueba con formato Prueba XX, donde XX será sustituido por el
número correspondiente a la prueba.
• ID: identificador de la prueba. Su nomenclatura ha de seguir el formato PS_XX, donde

XX será sustituido por el número de la prueba.
• Descripción: especifica los pasos llevados a cabo en la prueba.
• Escenario: posible caso real en el que puede ocurrir.
• Resultado: resume los resultados obtenidos de la realización de la prueba.
Prueba estrés 1 PE_01
Descripción Importación de más de 10.000 usuarios al sistema mediante fichero.
Se importa un fichero de ejemplo con más de 5.000 usuarios al

Escenario
sistema mediante importación por lotes en la sección de usuarios.
El sistema importa los usuarios en lotes de 1.000 usuarios
-1.000 usuarios: 10,5 segundos
-2.000 usuarios : 16 segundos

Resultado
-4.000 usuarios: 30 segundos
Tabla 87 - Prueba de estrés PE_01

Descripción Impresión de documentos .pdf de distintos tamaños.
Se envía a través de la cola de impresión follow-me documentos de

distintos tamaños. Se mide el tiempo total desde que se envía hasta
Escenario que comienza a liberarse el trabajo en la MFP (la velocidad de
impresión dependerá del modelo de la MFP).Se prueba también su
envío desde impresión web y Google Cloud Print.
Los resultados obtenidos son los siguientes para cada metodología de

impresión (impresión normal, impresión web y Google Cloud Print):
Resultado -50 mb: 12,5 segundos
-100 mb: 27,5 segundos
-300 mb: 52 segundos
Descripción Liberación de 30 documentos .pdf de 1 mb .
Se envían a través de la cola de impresión follow-me 30 documentos

.pdf de 1 mb cada uno. Se mide el tiempo total que tarda la MFP en
liberar la primera hoja al liberar todos a la vez (la velocidad de
Escenario
impresión dependerá del modelo de la MFP).Se prueba también su
envío desde impresión web y Google Cloud Print. Se liberan todos los
trabajos a la vez en la MFP.
Los resultados obtenidos son los siguientes para cada metodología de

Resultado impresión (impresión normal, impresión web y Google Cloud Print):
- 5,5 segundos, 5 segundos y 10 segundos.
Descripción Escaneo de trabajo de 50 mb de tamaño.
Escenario Se escanea a correo un de 50 mb al propio email del usuario final.
Resultado 50 mb es el límite de adjunto de correo de la UC3m. Envío correcto.

5.2.3 Matriz de trazabilidad de funcionalidad
La matriz de trazabilidad de funcionalidad se encarga de comprobar el correcto

funcionamiento de todos y cada uno de los requisitos software implementados en el sistema y
descritos en las secciones anteriores.
La estructura de esta matriz consiste en representar las intersecciones entre requisitos

y pruebas funcionales realizadas, comprobándose que todo requisito ha sido probado
correctamente. Los objetivos de las pruebas no se corresponden en relación 1:1 con el
requisito señalado, será suficiente con que durante una determinada prueba se comprueben
uno o varios requisitos colateralmente.
Se debe comprobar que todas las filas de la matriz (requisitos) estén marcadas con al
menos una X, de esta manera se asegura que las pruebas han validado la recogida del requisito
del sistema. En el caso de que la matriz indique que algún requisito no ha quedado probado se
elaborará una prueba específica para dicho requisito. Como se ha indicado en apartados
anteriores, se recogerán únicamente las pruebas realizadas más significativas que verifiquen el
catálogo de requisitos al completo.
PF_01
PF_02
PF_03
PF_04
PF_05
PF_06
PF_07
PF_08
PF_09
PF_10
PF_11
PF_12
SR_NFM_01 X
SR_RFM_02 X
SR_RFM_03 X
SR_RFM_04 X
SR_RFM_05 X
SR_RFM_06 X X
SR_RFM_07 X
SR_NFM_08 X
SR_RFI_01 X
Tabla 91 - Matriz de trazabilidad de funcionalidad. Interfaz manager

PF_01
PF_02
PF_03
PF_04
PF_05
PF_06
PF_07
PF_08
PF_09
PF_10
PF_11
PF_12
SR_NFC_01 X X
SR_NFC_02 X
SR_NFC_03 X
SR_NFC_04 X
SR_NFC_05 X
SR_RFC_06 X
SR_RFE_01 X
SR_RFE_02 X
SR_RFE_03 X
SR_RFE_04 X
Tabla 92 - Matriz de trazabilidad de funcionalidad. Interfaces cliente
En la matriz puede observarse que todas las filas tienen marca en al menos una
ocasión, por tanto podemos extraer como conclusión que la funcionalidad recogida en los
requisitos queda probada con los tests realizados.

6. Planificación y Presupuesto
6.1 Planificación
En este apartado se describe una propuesta de planificación para llevar a cabo la

gestión del cambio al sistema de impresión propuesto en este proyecto. A continuación se
muestra un resumen de las principales actividades que conformarían el desarrollo del proyecto
y el tiempo asociado para llevarlas a cabo.
Actividad Fecha inicio Fecha fin Duración

(días)
Propuesta 15/05/2015 15/05/2015 1
Estudio de viabilidad 18/05/2015 22/05/2015 5
Estudio del entorno actual 25/05/2015 29/05/2015 5
Estudio comparativo de soluciones SW 01/06/2015 19/06/2015 15
Análisis de requisitos 22/06/2015 03/07/2015 10
Diseño de piloto 06/07/2015 17/07/2015 10
Instalación de MFP para piloto 20/07/2015 20/07/2015 1
Implantación de piloto en pre-producción 21/07/2015 18/09/2015 24
Pruebas de piloto 21/09/2015 02/10/2015 10
Implantación de piloto en producción 05/10/2015 23/10/2015 15
Despliegue de MFP 26/10/2015 06/11/2015 10
Pruebas 09/10/2015 13/10/2015 5
Documentación y cierre 16/10/2015 20/10/2015 30
Total 141
Tabla 93 - Planificación

Tanto las fiestas nacionales y provinciales como el periodo vacacional de 31 días

referente al mes de agosto se excluyen de la planificación. También se excluyen los fines de
semana.
La planificación presentada hace referencia al tiempo estimado para la puesta en

marcha del proyecto en el entorno real. A continuación se presenta una breve descripción de
cada una de las tareas:
- Propuesta: se presenta la propuesta de proyecto al cliente.
- Estudio de viabilidad: se analiza el entorno actual del cliente y se evalúa la puesta en marcha.
- Estudio del entorno actual: se examina el entorno real de la UC3M para determinar los
volúmenes de MFP Ricoh necesarios y los modelos a elegir.
- Estudio comparativo de soluciones SW: se realiza una comparación y evaluación de cada una
de las herramientas software del catálogo de RICOH para determinar cuál es la óptima.
- Análisis de requisitos: se enumeran cada uno de los requisitos que debe cubrir el sistema.
- Diseño de piloto: se implementa e instala un prototipo de sistema que de soporte a toda la

funcionalidad necesaria para dar soporte a los requisitos.
- instalación de MFP para piloto: se instala una MFP de cada modelo para probar el piloto.
- Implantación de piloto en pre-producción: se configura la primera versión del sistema en

piloto, la cual más adelante se pondrá en producción en el entorno real.
- Pruebas de piloto: se testea el piloto en pre-producción realizando pruebas básicas.
- Despliegue de MFP: una vez probado el piloto y con el consentimiento del cliente se instala el
resto del parque de impresión (resto de MFP RICOH).
- Pruebas: se llevan a cabo pruebas similares a la fase de piloto comprobando los últimos
detalles.
- Documentación y cierre: se elabora la documentación de proyecto y se lleva a cabo la firma

del acta de cierre de proyecto.

6.2.3 Diagrama de Gant
La planificación descrita en el apartado anterior puede verse representada en el

siguiente diagrama de Gant:
Ilustración 58 - Planificación. Diagrama de Gant

6.2 Presupuesto
En esta sección se detalla el presupuesto estimado para la realización del proyecto, des
glosando los costes en función de su naturaleza. Todos los costes se calculan sin I.V.A., este se
aplica en el resumen de costes totales del proyecto que se muestra tras el cálculo detallado de
cada parte.
6.2.1 Resumen de tiempo dedicado
En la siguiente tabla se recoge el total de horas dedicadas a cada tarea de proyecto

real de implantación. El tiempo total de realización de proyecto sería de 1.160 h.
Actividad Duración Duración

(días) (horas)
Propuesta 1 8
Estudio de viabilidad 5 40
Estudio del entorno actual 5 40
Estudio comparativo de soluciones SW 15 120
Análisis de requisitos 10 80
Diseño de piloto 10 80
Instalación de MFP para piloto 1 8
Implantación de piloto en pre-producción 24 224
Pruebas de piloto 10 80
Implantación de piloto en producción 15 120
Despliegue de MFP 10 80
Pruebas 5 40
Documentación y cierre 30 240
Total 1.160
Tabla 94 - Presupuesto. Resumen de tiempo

6.2.2 Desglose: coste de personal
Para la consecución del éxito del servicio de transformar se articula un equipo de

trabajo multidisciplinar. Los perfiles involucrados que garantizan el éxito de implantación del
proyecto serán:
Rol-Organización Proyect Manager - Ricoh
Descripción Es el máximo responsable de la transformación durante el proyecto.
Responsabilidades Dirigir y gestionar el servicio y equipo asignado asegurando el

cumplimiento de los niveles de prestación y eficiencia requeridos en la
implantación del proyecto. Así mismo deberá gestionar y escalar
cualquier incidencia o problema de especial significación surgida durante
la prestación del servicio.
Formación Ingeniería Superior
Certificaciones Prince2, ITILv3, Green Belt Lean Six Sigma
Experiencia Más de 10 años de experiencia profesional en gestión de implantación de

proyectos TI.
Tabla 95 - Presupuesto. Coste de personal
Rol-Organización Technical Project Manager - Ricoh
Descripción Es el máximo responsable de implantación de la solución técnica.
Responsabilidades Dirigir y gestionar la implantación de la solución técnica asegurando el

cumplimento y operativa de la propuesta técnica.
Formación Ingeniería Superior
Certificaciones Prince2, ITILv3, Green Belt Lean Six Sigma
Experiencia Más de 8 años de experiencia profesional en gestión de proyectos.

Rol-Organización Técnico de campo - Ricoh
Descripción Es el responsable técnico de MFP en la implantación del proyecto.
Responsabilidades Gestionar e instalar los equipos MFP Ricoh siguiendo las pautas
prefijadas por el consultor tecnológico.
Formación Ingeniería Técnica
Certificaciones Microsoft Essentials, Ricoh Academy Courses
Experiencia Más de 4 años de experiencia en implantación de proyectos.
Rol-Organización Consultor Tecnológico - Ricoh
Descripción Responsable del análisis y diseño del componente tecnológico.
Responsabilidades Gestionar e instalar el proyecto en la UCM de una forma ordenada y

según planificación asignada validando los requerimientos técnicos del
proyecto.
Formación Ingeniería Telecomunicaciones/Informática y/o Post grado de

especialización.
Certificaciones Microsoft Essentials, Ricoh Academy Courses, ITILv3.
Experiencia Más de 4 años de experiencia en consultoría tecnológica.
El coste asociado al personal que interviene en el desarrollo del proyecto se ha

calculado en función de la siguiente fórmula:
Total dias∗horas/dia
Coste personal= ∗Coste hombre /mes
Dedicacion de hombre /mes

En la siguiente tabla se recoge el detalle de costes en función del tipo de rol que
interviene en el desarrollo real del proyecto [27]:
Nombre y Apellidos Categoría Dedicación Coste Coste (€)

(hombre/mes)* hombre/mes (€)
Sergi Salas Proyect Manager 1 2.000 2.530
Tomás Milla Jefe de Equipo 1 3.000 1.600
Juan José García Consultor 1 1.800 6.800
José Antonio Regidor Técnico 1 1.200 480
11.410
*) 1 Hombre mes = 131,25 horas. Máximo anual de dedicación de 12 hombres mes (1575 horas)
Máximo anual para PDI de la Universidad Carlos III de Madrid de 8,8 hombres mes (1.155 horas)
El coste total referente al personal de proyecto hace un total de 11.410 €.

6.2.3 Desglose: coste de hardware
En este apartado se recopilan los costes de los componentes hardware necesarios para
dar soporte al sistema propuesto. En primer lugar se detallará el coste de la arquitectura de
servidores planteada y a continuación se desglosará el coste de los modelos MFP que
conforman el despliegue para la UC3M.
Costes de arquitectura de servidores
En la siguiente tabla se describe con detalle la arquitectura hardware necesaria junto

con sus características. El cliente realiza la adquisición de dichos servidores por lo que se
detallará el coste de compra de los mismos.
Server Descripción OS Procesador Memoria Disco

(Cores)
2x Servidor VM Server Windows 2012 R2 --- 3 GB ---

físico
2x VM Hyper- PaperCut Windows 2012 R2 4 Cores 6 GB 1x 50GB

V / VMWare Applications (OS)
Server
1x 100GB
PaperCut (PaperCut)
Print Provider
2x VM Hyper- Microsoft SQL Windows 2012 R2 2 Cores 4 GB 1x50GB

V / VMWare 2012 (OS)
1x100GB
(SQL)
Tabla 100 - Presupuesto. Coste de hardware
Los dos servidores físicos utilizados servirán para alojar las máquinas virtuales descritas
y formarán un sistema tolerante a fallos con arquitectura en mirror. En el apartado de costes
de software se detallarán las licencias necesarias para dar soporte a esta arquitectura. Los
servidores son propiedad de la UC3M por lo que no se ofrece servicio de mantenimiento.
El coste de los 2 servidores físicos asciende a: 12.500 €

Costes de MFP RICOH
Los modelos elegidos para el despliegue de equipos en la UC3M se muestran a

continuación. El coste de los equipos hace referencia al total del contrato de renting a 5 años.
Multifuncional Láser Color: MP C3003SP x 20 unidades
• Velocidad: 30 ppm
• Velocidad 1ª página b/n: <4,6 seg.
• Velocidad 1ª página color: <7,3 seg.
• Unidad Fax
• Resolución: 1.200 x 1.200 dpi
• Memoria est./máx./HDD: 1,5 GB / 2GB/ 250GB
• Formato papel / Gramaje: A6-SRA3 / 52-300
gr/m2
• Capacidad papel est./máx: 1.200 / 4.700 hojas
• Doble cara: estándar
• Alimentador dúplex de serie
• Lenguajes est./opt: PCL5c, PCL6 (XL), PDF
Direct, MediaPrint: JPEG, MediaPrint:TIFF, XPS
/ Adobe PostScript3, IPDS, PictBridge.
• Conectividad est./opc: USB 2.0, Ethernet 100/1000, USB/SD / Opc:Paralelo, Wifi y
Bluetooth
Multifuncional Láser Mono: MP9002 x 4 unidades
• Velocidad: 90 ppm
• Velocidad 1ª página: 3’9 / 3’3 / 3’1 seg.
• Resolución: 1.200 x 1.200 dpi
• Finisher grapador 3000 hojas
• Memoria est./máx./HDD: 1 Gb / (modelos SP) / 250GB
• Formato papel / Gramaje: A3-A6 / 52-216 gr/m2
• Capacidad papel est./máx: 4.300 / 8.300 hojas
• Doble cara: Estándar
• Alimentador automático: Estándar
• Lenguajes est./opc.: PCL5e, PCL6(XL) / Adobe PostScript3, XPS, Universal Driver
• Conectividad est./opc: Ethernet (10Base-T/100Base-TX), USB2.0, USB Host /
OPc:IEEE1284/ECP, Wireless LAN (IEEE802.11a/g), Bluetooth, Gigabit
Ethernet(1000Base-T)

MFP Descripción Unidades Duración renting Coste renting Coste total

(meses) por mes (€) (€)
MPC3003SP Láser color 20 60 500 60.000
Media
producción
MP9002SP Laser Mono 4 60 800 19.200
Alta producción
79.200
Tabla 101 - Presupuesto. Coste de hardware
Los equipos MPC3003 serán destinados tanto a alumnado como a PASPDI con el
objetivo de cubrir los entornos de media producción de la universidad en los campus de Getafe
y Leganés. Para las reprografías se distribuirán los equipos de alta producción MP9002.
El servicio de mantenimiento y puesta de toners está incluido en el precio de renting

para ambos modelos de MFP RICOH. El contrato de mantenimiento incluye cobertura con
tiempos de respuesta de 6 horas ante incidencias y petición de tóner automatizada con los
servicios @remote, en cualquier caso todos estos servicios quedan fuera del alcance de este
proyecto.
El coste total para los equipos MFP RICOH para renting de 5 años asciende a: 79.200 €

6.2.4 Desglose: coste de software
Por último se procederá a recopilar los costes referentes a las licencias software
necesarias para la implantación del sistema. En la siguiente tabla se recogen todas estas
licencias junto con el componente software o hardware con el que se vinculan:
Componente Hw o SW Detalle de licencia Coste (€)
Papercut 15.2 2000 usuarios 21.930
24 dispositivos (embebidos)
1000 sw cliente workstation
Mantenimiento 5 años
Microsoft Windows 2012 2 servers físicos 250x6=1.500
4 máquinas virtuales
SQL Server 2012 Licencia Enterprise 800
HYPER V 2 servers físicos 400x2=800
25.030
Tabla 102 - Presupuesto. Coste de software
El desglose detallado de la licencia de Papercut es el siguiente:
Tabla 103 - Presupuesto. Coste de software
El coste total por licencias de software asciende a un total de: 25.030 €

6.2.5 Resumen de costes y beneficio
Una vez analizados todos los costes asociados al proyecto en cuanto a sus distintas
tipologías, falta únicamente determinar el coste total del proyecto.
El presupuesto final de proyecto se muestra a continuación teniendo en cuenta un

incremento del 20 % del total con el objetivo de cubrir los costes indirectos derivados de los
posibles riesgos en su desarrollo.
Descripción de costes Coste total (€)
Recursos de trabajo(*) 4.800
Personal 11.410
Hardware 91.700
Software 25.030
Costes indirectos (20%) 25.628
Total sin I.V.A. 158.670
Total con I.V.A. (21%) 191.970
Tabla 104 - Presupuesto. Resumen
Los costes indirectos se han calculado como la estimación del riesgo en base a
desviaciones basadas en experiencias en otros proyectos. Estos costes recogen un backup
mínimo de jornadas para personal frente a incidencias, para equipos siniestrados
accidentalmente por transporte o cualquier otro cambio en la planificación derivado de otra
causa menos frecuente.
(*) Los costes sobre los recursos de trabajo están relacionados con la amortización de
las herramientas y costes de recursos básicos de trabajo utilizados por el personal involucrado
en el proyecto. Se ha calculado de la siguiente manera:
Descripción de recurso de trabajo Coste total (€)
Amortización portátiles 800
Viajes 1.600
Dietas 2.400
Total 4.800

En la siguiente tabla se recoge el beneficio real que percibe RICOH con la implantación
del proyecto por cada elemento:
Descripción de costes Porcentaje de beneficio Beneficio (€)
Hardware 20% 18.340
Software 15% 3.755
Total 22.095
Los servicios prestados para llevar a cabo los desarrollos software y la implantación del
hardware, son servicios que Ricoh ofrece de manera gratuita a sus clientes por la compra de
los productos software y hardware que dan soporte al proyecto.
El coste total del proyecto sin I.V.A asciende a la cantidad de 158.670 € y aplicando el
21% de I.V.A correspondiente, el precio final del proyecto es de 191.970 €.
El beneficio total que percibe RICOH España en el proyecto hace un total de 22.095€

7. Conclusiones y Líneas Futuras
7.1 Conclusiones
Una vez completada la realización del proyecto queda analizar si se han cumplido los
objetivos y metas inicialmente propuestas . Se han recogido las conclusiones obtenidas tanto a
nivel personal como a nivel de proyecto, haciendo un mayor hincapié en aquellos puntos del
desarrollo que han supuesto un mayor esfuerzo.
7.2.3 Conclusiones del proyecto
El objetivo principal del proyecto consiste en presentar una propuesta de sistema de

impresión y digitalización para la Universidad Carlos III de Madrid. El sistema propuesto
pretende homogeneizar el parque de impresión y dotar a los administradores de un control y
monitorización en tiempo real del mismo.
La solución software del catálogo de RICOH implantada en prototipo con el objetivo de

satisfacer estas necesidades ha sido Papercut, para la cual se han llevado a cabo ciertos
desarrollos con el fin de customizar al máximo el sistema y cumplir los requisitos más
específicos planteados por la UC3M.
Mediante el desarrollo de este prototipo se han cubierto principalmente los siguientes

objetivos iniciales:
• Tras un exhaustivo estudio comparativo de las herramientas software del catálogo de

RICOH se ha seleccionado la herramienta óptima que cubre al completo los requisitos
solicitados por la UC3M.
• Se ha implementado un prototipo del sistema, el cual incluye todas las funcionalidades

que tendría el entorno real de producción.
• La planificación del proyecto se ha elaborado en base a datos reales por lo que aporta
una visibilidad real de los recursos necesarios para una puesta en producción real del
proyecto.

Por otro lado, reseñar que estos objetivos principales se han visto plasmados por
completo en el prototipo del sistema gracias a un estudio exhaustivo de los requisitos
planteados. Para llevar a cabo de manera correcta este estudio se definieron una serie de sub-
objetivos de proyecto, los cuales se han visto cubiertos con el desarrollo del proyecto. Estos
sub-objetivos son los siguientes:
• Reducción de costes de impresión y copia
• Estandarización, racionalización e integración del parque de impresión
• Incremento de la productividad e los usuarios
• Mejorar la facilidad de uso e interfaz de usuario
• Potenciar la seguridad y el control del parque de impresión
7.1.2 Conclusiones personales
El desarrollo de este proyecto ha supuesto un reto personal tanto por la parte técnica
como por la parte profesional.
Por un lado, siempre me ha motivado aplicar mis conocimientos profesionales a un

entorno conocido. En el caso de la Universidad Carlos III soy consciente de primera mano del
entorno actual de impresión de que dispone y por ello instintivamente surgió la idea de aplicar
mis conocimientos profesionales para mejorar dicho entorno.
Por otro lado, en lo referente a la parte técnica me motiva el hecho de sacarle el

mayor partido posible a cualquiera de las soluciones que actualmente implanto en cliente. Por
ello me interesa buscar aquellas formas o mecanismos que tengo a mi alcance para desarrollar
customizaciones en las herramientas que ofrezcan un valor añadido a mis clientes, que al fin y
al cabo en el sector de mi actividad es lo que marca la diferencia.
La unión de estas dos vertientes ha supuesto una motivación extra a lo largo del
desarrollo del proyecto. El hecho de poner en práctica todo lo aprendido durante la carrera
sumado a los conocimientos adquiridos en mi trayectoria profesional, ha hecho que mi nivel
de aprendizaje haya sido muy elevado y me ha aportado a nivel personal una gran satisfacción.
Creo por tanto que el desarrollo de este proyecto ha cultivado mi capacidad de

conseguido fundir conocimientos y destrezas. Con todo ello puedo asegurar firmemente que
tanto mis años de carrera como mi experiencia profesional han despertado aún más mi interés
por la ingeniería y han evolucionado en mi persona la capacidad para enfrentarme a cualquier
reto y solventarlo de manera eficaz.

7.2 Líneas futuras
El alcance el proyecto puede verse ampliado en infinidad de funcionalidades

adicionales o evolutivos de proyecto para dar soporte a futuros requisitos específicos de la
UC3M. Dada la posible variedad de estos evolutivos no se han incluido en el alcance del
proyecto por razones de tiempo y complejidad.
El objetivo de este apartado es presentar las posibles líneas futuras a implementar o

configurar para dotar al sistema de mayor versatilidad, seguridad o funcionalidad. Algunas de
las posibles posibilidades que ofrece el sistema son las siguientes:
• Integración con herramientas de escaneo avanzado
El sistema propuesto basado en la herramienta Papercut es muy flexible en cuanto a la

integración de otro tipo de herramientas software como son las de escaneo avanzado. En el
equipo MFP pueden integrarse soluciones de escaneo mediante SSO, que permiten presentar
al usuario flujos de escaneo personalizados dependiendo del usuario que acceda a la MFP
mediante ACL. Estas herramientas de escaneo avanzado permiten el escaneo con OCR, alta
compresión para documentos .pdf, escaneos a otras plataformas como Sharepoint, entre
otras.
• Arquitectura tolerante a fallos mediante site servers
En el caso de la UC3M se ha propuesto una arquitectura basada en un clúster físico del

servidor principal. En el futuro el número de usuarios o dispositivos conectados al servidor
principal de aplicaciones puede verse en aumento por lo que una posible evolución del sistema
podría basarse en la modificación de esta arquitectura para dar paso a una arquitectura de los
llamados site servers.
En el futuro podría establecerse una arquitectura con dos servidores locales de

impresión, uno por cada campus en Getafe y Leganés respectivamente, de esta manera se
repartiría la carga de procesamiento por ubicación. Ambos servidores locales site servers
apuntarían aun tercer servidor o servidor principal, y realizarían en sus propias bases de datos
operaciones de cacheado, de manera que si el servidor principal no estuviese operativo,
ambos servidores serían autónomos y no incurriría en un paro de servicio para el usuario final.
• Impresión mediante IOS
La impresión mobile del sistema es compatible con dispositivos móviles mediante

Google Cloud Print o impresión vía web. Una posible línea futura de desarrollo podría basarse
en impresión IOS mediante la propia app facilitada por Papercut. Para llevar a cabo la
implantación de esta funcionalidad es necesario una arquitectura adicional basada en servidor
de impresión MAC.

• Métodos de recarga de saldo alternativos
En la solución propuesta en el desarrollo de este proyecto la acción de recarga de

saldo es realizada por el personal de las reprografías de la UC3M. Existen diversos métodos de
recarga automatizada de saldo que en el futuro pueden ponerse a disposición del alumnado
como pueden ser:
o Cargadores de saldo: existen estaciones físicas para recarga de saldo las cuales pueden
distribuirse en las instalaciones de la universidad para poner al alcance del usuario un
punto de recarga mediante efectivo (monedas o billetes).
o Pasarelas de pago: en la web de usuario final pueden integrarse mecanismos de pago

por pasarela de pago tales como PayPal o pasarelas personalizadas de entidades
bancarias.
o Bonos prepago: actualmente el sistema presenta la posibilidad de activar la utilización

de bonos prepago para facilitar al personal de reprografía la tarea de recarga de saldos
para usuario final. Esta solución consiste en facilitar a los usuarios la venta de unos
bonos pre impresos con un determinado valor de recarga y un código asociado. El
usuario podrá hacer efectiva la recarga a través de la web de usuario final.
• Dispositivos MFP con panel Android
El futuro de la impresión no tiene límites. Actualmente RICOH está desarrollando

equipos MFP con display basado en Android. Este hecho favorece el detrimento de las
tecnologías software para el actual SDK embebido que presentan los dispositivos y abre un
abanico infinito para el software de monitorización y gestión de impresión basado en este
sistema operativo.
Existe un infinito abanico de futuras posibles mejoras, las descritas anteriormente son
sólo algunas de las posibilidades que aparecen hasta el momento actual, otras posibles líneas
pueden aparecer durante el tiempo en producción del sistema, fruto de la casuística diaria.
Por último destacar la importancia que presenta disponer de un buen feedback del
usuario final para determinar las modificaciones o evolutivos del sistema que puedan ser
demandados. La opinión tanto de los administradores, como de los usuarios finales son las
fuentes más importantes para determinar la evolución del sistema planteado.

Glosario
AAA Administration, Authorization and Accounting software
AAM-E Administration & Accounting Manager Embedded
AAM-S Administration & Accounting Manager Server
AD Active Directory
BYOD Bring Your Own Device
CAS Core Accounting Server
DCE Device Control Engine
DME Device Management Engine
DRE Document Routing Engine
GCP Google Cloud Print
GD Google Drive
GPO Group Policy Object
GSNX GlobalScan NX
HP Hewlett Packard
HTML HyperText Markup Language
iSCSI Internet Small Computer System Interface
IT Information Technologies
LDAP Lightweight Directory Access Protocol
MFP Multi-Function Printer
MRC Mixed Raster Content
OCR Optical Character Recognition
OSE Open Servlet Engine
PAS Personal de Administración y Servicios
PC Personal Computer

PCL Printer Control Languaje
PDF Portable Document Format
PDI Personal Docente e Investigador
PPP Pixels Per Point
RDBMS Relational Database Management System
RDP Remote Desktop Protocol
RES RICOH España
SFM-E Scan and Fax Manager Embedded
SFM-S Scan and Fax Manager Server
SLNX Streamline NX
Smartphone Teléfono móvil inteligente
SNMP Simple Network Management Protocol
SO Sistema Operativo
SPM-E Secure Print Manager Embedded
SPM-S Secure Print Manager Server
SSO Single Sign On
SSO Single Sign On
Tablet PC portátil táctil ultraligero
Tóner Cartucho de impresión
UC3M Universidad Carlos III de Madrid
WIFI Wireless Fidelity
WIM Web Image Monitor

Anexo A: Manual de Usuario Administrador
En este apartado tiene como objetivo presentar una breve guía para la administración
de Papercut 15.2. A continuación se describirán cada uno de los apartados de la interfaz de
administración accesible a través de la siguiente url:
http://servidor:9191/admin
El login principal de acceso al portal de administración se muestra en la siguiente

captura, aparecerá junto con la personalización del logo de la UC3M
Ilustración 59 - Manual de administrador. Inicio sesión
Una vez iniciada sesión con el usuario administrador nos aparecerá el panel de control
principal de Papercut y el menú web básico de para las tareas de administración:
Ilustración 60 - Manual de administrador. Panel de control

En el panel principal de Papercut aparece la información relacionada con el control de

estado en tiempo real del sistema de impresión. A la izquierda aparecen las posibles
advertencias de error en cuanto a la licencia del sistema, dichos errores pueden aparecer en el
caso de que el total de usuarios o dispositivos MFP del sistema se vea sobrepasado del límite
de licencia. En el monitor de estado del sistema podemos observar información sobre el
tiempo que lleva activo el sistema, las colas de impresión que monitoriza, los dispositivos MFP
y tener información en tiempo real sobre los errores o eventos que puedan darse.
En la parte derecha se muestra en mayor detalle el monitor de estado para errores o

advertencias de impresión o eventos de sistema tales como inicios de sesión en máquinas,
liberaciones de impresión, escaneos a email, etc.
En la parte superior tenemos una gráfica que representa el consumo de impresión a lo

largo del tiempo y en la parte inferior izquierda hay un tablón de noticias para informar al
administrador de nuevas versiones del producto.
Ilustración 61 - Manual de administrador. Panel de control

En la pestaña usuarios, podrá gestionar los usuarios que pueden hacer uso del sistema
y aplicarles reglas o restricciones. El administrador podrá cambiar los valores de los atributos
de los usuarios, darles de alta o baja. A través de las opciones del menú lateral de la izquierda
el administrador podrá crear un usuario, exportar la lista completa de usuarios o importarla a
partir de un fichero de texto tabulado. Incluso podrá exportar una determinada configuración
a un grupo de usuarios.
Ilustración 62 - Manual de administrador. Sección usuarios
En la pestaña grupos el administrador puede generar grupos, borrarlos y modificar sus

políticas aplicando permisos y restricciones tales como, forzado a escala de grises, cuotas de
saldo, control de acceso a los dispositivos MFP, etc.
Ilustración 63 - Manual de administrador. Sección grupos

Las cuentas de cargo como su propio nombre indica son almacenes de saldo al los
cuales pueden imputar los usuarios. En esta pestaña el administrador podrá crear dichas
cuentas y asociarles los usuarios o grupos de usuarios que puedan imputar costes a las
mismas. Las cuentas también se pueden importar desde fichero tabulado incluso de manera
automatizada como puede observarse en la imagen.
Ilustración 64 - Manual de administrador. Sección cuentas
Desde la pestaña impresoras podrán gestionarse las colas de impresión del servidor.
Una vez creada la cola en el servidor de impresión windows aparecerán automáticamente en
esta pestaña. El administrador podrá eliminarlas o cambiar sus propiedades tales como
restricciones por grupo, asignación de grupo de impresoras, atributos como la ubicación, etc.
Además se podrá monitorizar la actividad de impresión de cada cola de manera detallada y
exportar a grupos de impresoras un conjunto de propiedades mediante la plantilla de
impresora.
Ilustración 65 - Manual de administrador. Sección impresoras

La pestaña dispositivos recopila todos aquellos dispositivos MFP Ricoh que tienen
instalado el software embebido de Papercut. Mediante este panel el administrador podrá
gestionar los métodos de autenticación de cada dispositivo, configurar restriccion de acceso
por grupos a las MFP, establecer reglas para el fotocopiado y monitorizar la actividad de copia.
Ilustración 66 - Manual de administrador. Sección dispositivos
Desde esta sección el administrador podrá generar informes de consumo de todo tipo
por usuario, impresora, grupo o cuenta de cargo, además de obtener informes de impacto
medioambiental, todos ellos en formato .pdf, .html y .csv. A parte se ha desarrollado un
informe a medida para obtener consumos de impresión por número de serie de MFP en un
determinado intervalo de tiempo (ver sección 3.3 Implementación).
Ilustración 67 - Manual de administrador. Sección informes

En la pestaña opciones el administrador puede llevar a cabo todos los ajustes de

configuración de Papercut. Las tareas que se pueden llevar a cabo en cada una de las
subpestañas son las siguientes:
- General: A través de esta pestaña el administrador podrá gestionar la interfaz de la web de

usuario final, ajustar los decimales de los precios de impresión y copia, establecer la duración
máxima en cola de un trabajo no liberado, ajustes de la interface del software cliente para pc,
entre otros.
- Impresión mobile y BYOD: En este apartado pueden configurarse los parámetros de las
distintas modalidades de impresión mobile: impresión web, email printing y Google Cloud
Print.
- Notificaciones: El administrador podrá activar notificaciones vía email en función de los

eventos del sistema como por ejemplo falta de toner en las MFP, errores de impresión o
escaneo, etc.
- Sincronización usuarios/grupos: En esta pestaña se configuran los parámetros de la

sincronización de usuarios contra el AD.
- Derechos de administrador: En Papercut podemos asignar a diversos usuarios derechos de

administrador para acceder a la interfaz de administración e incluso asignar distintos perfiles
con distintos derechos de acceso.
- Respaldos: los backups de la base de datos pueden programarse con cierta periodicidad e
incluso configurar una ruta donde se desee que sean almacenados.
- Avanzada: en esta pestaña podremos encontrar otra serie de configuraciónes como

configuración de DNS para la interfaz web, configuración de SSO (Single Sign On),
configuración avanzada de control de acceso por IP al portal, etc.
Ilustración 68 - Manual de administrador. Sección opciones

Papercut dispone en la pestaña Registros un visor de eventos donde queda registrada

toda la actividad del sistema en tiempo real. En este log podemos encontrar erroes,
advertencias y eventos de sistema salvo impresiones o escaneos (éstos quedan reflejados en el
historial de cada dispositivo, cola de impresión o cada usuario).
Ilustración 69 - Manual de administrador. Sección registro
Por último queda la pestaña Soporte mediante la cual podrémos consultar el estado de
la licencia del sistema en cuanto a duración, propietario de la misma, número de usuarios que
pueden hacer uso del sistema, número de dispositivos con embebido soportados y otros
servicios adicionales. Desde esta pestaña también dispondremos de información sobre
actualizaciones de la herramienta y podremos cargar nuevas licencias en el futuro.
Ilustración 70 - Manual de administrador. Sección soporte

Anexo B. Manual de Usuario Final
Acceso al portal web de usuario.
En primer lugar deberemos acceder a la siguiente URL del portal web de usuario
mediante el uso de Internet Explorer (se recomienda el uso de este navegador, aunque es
posible acceder también con Firefox o Chrome):
http://<servidor papercut>:9191/user
Aparecerá la siguiente página web en la cual es necesario introducir Usuario y

Password de Windows (usuario y contraseña con la que se accede normalmente al pc).
Ilustración 71 - Manual de usuario. Inicio sesión

Una vez hemos accedido con éxito aparecerá el siguiente menú:
Ilustración 72 - Manual de usuario. Panel
En este panel de usuario se puede observar el resumen de las impresiones que ha

realizado hasta la fecha el usuario, los trabajos pendientes de impresión, cambiar su ID
personal, etc.

Cambio de ID de usuario a través del portal web de usuario.
En primer lugar se accede al portal web de la forma que se detalló en el apartado

anterior de esta guía. Una vez se realiza el acceso con éxito aparecerá el panel de control de
usuario. En este panel de control para el usuario podremos modificar el ID de usuario con el
cual podremos utilizar las funcionalidades de las multifunciones RICOH. Para ello se deberá
acceder al apartado del menú Cambiar Detalles:
Ilustración 73 - Manual de usuario. Cambio de ID
Una vez se accede al apartado Cambiar detalles aparecerá la siguiente pantalla:
Ilustración 74 - Manual de usuario. Cambio de ID

Para cambiar la clave ID de usuario simplemente se debe introducir el número deseado

en el apartado Cambiar número de Tarjeta/ID. Se recomienda introducir un código numérico
de un mínimo de 6 caracteres por motivos de seguridad.
Nota: el apartado de PIN se deberá dejar sin rellenar ya que no se utilizará para acceder a las
máquinas dicho PIN adicional.
Impresión a través del portal web de usuario.
En primer lugar se accede al portal web de la forma que se detalló en el primer

apartado de esta guía. Una vez se realiza el acceso con éxito aparecerá el panel de control de
usuario. El panel de control de usuario nos da la posibilidad de imprimir documentos
mandándolos a través de la propia web. Para ello accedemos al apartado del menú Impresión
Web:
Ilustración 75 - Manual de usuario. Impresión web

Aparecerá la siguiente pantalla donde deberemos hacer click en Enviar un trabajo:
Seleccionamos la impresora por la cual deseamos imprimir el documento y hacemos

click en el botón 2. Opciones de impresión y selección de cuenta:

A continuación seleccionamos el número de copias que se deseen del documento a

imprimir y hacemos click en el botón Subir documento:
Hacemos click en el botón Browse, seleccionamos el archivo que deseamos imprimir

(ya sea formato pdf, Word o Excel) y para finalizar hacemos click en Subir y completar.

Una vez realizados estos pasos aparecerá la siguiente pantalla donde se puede
observar que el documento que se desea imprimir está Retenido en cola , por lo que el usuario
ya podrá desplazarse a la multifunción RICOH e imprimirlo.
Nota: Para imprimir se deberá introducir el ID de usuario (o usuario y password de Windows)

en el panel de la multifunción, seleccionar el trabajo y pulsar el botón imprimir.

Proceso de impresión a través de sw cliente Papercut
Cuando el usuario lanza una impresión a través de una cola de impresión le aparecerá
el siguiente cuadro de diálogo para introducir sus credenciales de dominio. Esto servirá para
que el usuario pueda liberar su trabajo en un equipo MFP Ricoh y además contabilizará las
impresiones a su cuenta de usuario.
Ilustración 81 - Manual de usuario. Cliente Workstation
El usuario podrá recordar sus credenciales durante un tiempo o hasta final de sesión.
El monitor de estado de saldo para el usuario aparecerá en la esquina superior derecha

cuando se logue en el cliente con sus credenciales de dominio. Si el usuario hace click en
Detalles… podrá acceder a la web de usuario de Papercut, donde puede consultar su saldo, ver
sus trabajos retenidos en cola, cambiar su pin, etc.
Ilustración 82 - Manual de usuario. Cliente Workstation

Guía de usuario para software embebido de MFP
- Asociación de tarjeta a usuario
El usuario deberá asociar su usuario (usuario Windows) a su tarjeta de proximidad,

únicamente realizará este proceso la primera vez que utilice una MFP Ricoh:
Ilustración 83 - Manual de usuario. Software Embebido MFP
Pasamos la tarjeta

Aquí pulsamos en Siguiente para asociarla a un usuario.
Introducimos nuestro nombre de usuario y contraseña de Windows.
Pulsamos Asociar.

Nos muestra el mensaje de que la asociación se hizo correctamente.
Pulsamos Aceptar
(Ya tenemos preparada la tarjeta para autenticarnos en la máquina)
Si ahora pasamos la tarjeta nos autenticará correctamente.
También es posible autenticarse introduciendo nombre de usuario y contraseña a mano por si

alguna vez se nos olvida la tarjeta.

- Uso del equipo multifunción
Esta es la pantalla de Bienvenida, tenemos tres formas de autenticarnos: usuario y

password, pin numérico o deslizando la tarjeta de proximidad:
Cuando no tenemos trabajos de impresión para liberar aparece esta pantalla.
Tenemos que pulsar el botón Utilizar funciones del dispositivo para usar cualquier función de
la máquina.

Esperamos como dice el mensaje.
Estamos identificados en la máquina.
Podemos pulsar cualquier botón de la izquierda del panel de mandos, según la función que
deseemos utilizar

- Uso del equipo multifunción
Cuando nos autenticamos, aparecen los trabajos del usuario retenidos.
Tenemos la opción de pulsar sobre el trabajo para imprimirlo.
Si hubiera más de uno podemos presionar imprimir todo.
Pulsaremos Aceptar.

Anexo C. Instalación y configuración de Papercut
Instalación servidor primario en Windows .
1.- Acceder a la siguiente URL para descargar el SW para Windows, el manual de

usuario pcmf-manual.pdf y el manual de SW embebido que está dentro de docs (el SW viene
con una licencia de 45 días):
http://www.papercut.com/anonftp/pub/resellers/itsltduk/mf
Ilustración 95 - Instalación y configuración de Papercut
2.- Instalar el SW en el servidor, seguir los siguientes pasos:

3.- Aceptar la licencia:
4.- Seleccionar Next:

5.- Seleccionar la ruta de instalación:
6.- Seleccionar Standard installations (Primary Server):

7.- Seleccionar sí se quiere crear un icono en el escritorio y seleccionar Next:
8.- Sí el servidor es una MV, aparecerá el siguiente mensaje:

9.- Seleccionar Install:
10.- Una vez se halla instalado Papercut correctamente, aparecerá el siguiente

mensaje:

Configuración Papercut (Servidor Primario)
Configuración de inicio.
1.- La primera vez que accedemos a la herramienta de administración nos preguntará

el password del usuario administrador.
Usuario: admin, Password: el que pongamos de inicio.

2.- Seleccionar el tipo de instalación (Pequeños negocios comerciales):
3.- Poner el precio por página por defecto:
4.- Seleccionar el tipo de sincronización de usuarios: Windows, Active Directory o

LDAP:


5.- Configurar los parámetros de búsqueda:
6.- Seleccionar los grupos a sincronizar:

7.- Verificar las opciones del sistema y apretar finalizar:
8.- Una vez finalizada la importación aparecerá un mensaje como el siguiente:

9.- Una vez realizada la importación podemos iniciar sesión en el sistema:
O mediante la siguiente URL:
http://IP_Servidor:9191/app

Creación colas de impresión.
La creación de colas es la estándar de Windows con la única peculiaridad que los

puertos se pueden crear por TCP/IP o puertos Papercut:
Una vez las colas se han creado en el servidor de impresión principal,

automáticamente aparecen en la lista de Impresoras:

Configuración colas de impresión.
1.- En la vista de impresoras Lista de dispositivos, sí entramos en una en una colar

podemos configurar los parámetros por defecto. También existe la posibilidad de crear una
plantilla y asignar esa plantilla al resto de colas.
2.- En la siguiente pantalla, podemos configurar parámetros como coste por página,
Tipo de cola sí apunta a un dispositivo o es una cola virtual (una cola virtual redirige el trabajo
a otras colas).
También podemos habilitar la estación de liberación, en ese caso el trabajo no se

imprime y se requiere una estación de liberación, ya sea por web o SW embebido en la
máquina para poder imprimir el trabajo y permite configurar sí es una impresora a color o BN.

3.- En la vista de filtros y restricciones, permite por ejemplo forzar la impresión a BN a

los miembros del grupo del Directorio Activo determinado, forzar a dúplex…
También permite aplicar restricciones en función de grupos del Directorio Activo u

otros parámetros como:

Configuración cola Virtual.
Una cola virtual es una cola que redirigirá los trabajos a otras colas (el trabajo se
almacenará en el servidor hasta que se libere por una estación de liberación, ya sea por web o
dispositivo embebido). En la opción tipo de cola, seleccionar cola virtual y en la opción
configuración de redireccionamiento de trabajos, seleccionar las colas a las que se podrán
redirigir los trabajos:
El resto de parámetros son iguales que la cola que apunta a un dispositivo físico.

Dispositivos Embebidos.
En la siguiente vista, aparecerán los SWs embebidos instalados en los dispositivos

MFPs. Estos dispositivos sirven para bloquear las MFPs hasta que el usuario se autentica en la
MFP vía usuarios y contraseña del AD, tarjeta de empleado o Pin.
Para configurar los dispositivos embebidos los pasos son los siguientes:
Resumido los pasos son:
1.- Acceder a la ruta del servidor:

En esta ruta se almacena el SW embebido, hay dos en función de los modelos de MFP.
Se debe seleccionar la carpeta en función del modelo y comprimirla en un .zip, pero antes de
comprimirla, editar el fichero config.properties con el servidor principal y el puerto (por
defecto 9193).
2-. Instalar el .zip a través del WIM, con los siguientes parámetros activados:
Instalar en HDD y Autoarranque activado.

3.- Acceder a la herramienta de configuración de Papercut, dispositivos dispositivo

embebido y configurar el tipo de autenticación, usuario y contraseña, Pin o tarjeta personal:
Nota: cuando el usuario pase la tarjeta por primera vez, sí no está registrada se le
pedirá usuario y contraseña de dominio para asociar la tarjeta al usuario.
En las siguientes opciones se pueden configurar el coste por página, las opciones a
monitorizar y las colas que van a utilizar ese dispositivo embebido.

Seleccionar la cola de salida por la que se imprimirán los trabajos (cada SW embebido
se le puede asignar la cola que queremos de salida e integrarlo con colas virtuales):
En la vista de dispositivos Configuración Avanzada, activar el parámetro Scan-to-Me,

poniendo una Y:
Una vez autenticado, en el botón nativo del escáner aparecerá la opción scan-to-me.

Anexo D. Instalación del sw cliente de Papercut y mapeo de

colas de impresión
Windows
Instalación de la cola “follow-you”
En el menú inicio escribimos en la barra de ejecución lo siguiente:
\\<servidor>\alumnes (para la cola de estudiantes)
\\<servidor>\personal (para la cola de PDI PAS)
\\servidor\alumnos
Ilustración 130 - Instalación de cola de impresión Windows
Durante el proceso de instalación se descargan automáticamente los drivers tanto para 32

como para 64 bits.
Una vez finalice la instalación aparecerá el monitor de la cola de impresión, lo cual indica que
se ha mapeado correctamente (no lanzar prueba de impresión hasta instalar el sw para pc
cliente).

Instalación del cliente para PC
En el menú inicio escribimos en la barra de ejecución la ruta donde se encuentra el cliente para
PC de Papercut:
\\<servidor>\PCClient
\\servidor\PCClient
Entramos en la carpeta “win”:
Ilustración 133 - Instalación de cliente Windows

Ejecutamos el fichero “client-local-install.exe” para realizar la instalación manual en el PC:
Ilustración 134 - Instalación de cliente Windows
El cliente para Windows tiene las siguientes versiones para llevar a cabo su instalación:
client-local.install.exe --> Instalación local del cliente de Papercut.
pc-client.exe --> Ejecutable del cliente de Papercut. Pensado para ejecutarse desde un recurso
compartido (NO recomendable para grandes entornos)
pc-client-admin-deploy.msi --> Cliente de Papercut para instalación local (formato msi). Ideal
para despliegues masivos (por ejemplo por GPO).
pc-client-local-cache.exe --> Cliente de Papercut con caché de versiones. En cada inicio de

sesión se verifica si existe una versión superior del cliente, en tal caso, se copia al ordenador
local y se "actualiza". Aconsejado en entornos de dominio, incluir una llamada a este fichero en
el login script del AD para provocar su ejecución.

Linux
Accedemos en el menú principal al apartado “impresoras”, también es accesible desde el

apartado “parámetros del sistema”:
Ilustración 135 - Instalación de cola de impresión Linux
Agregamos una nueva impresora:

Introducimos la ip del server, el nombre de la cola de impresión (“personal” o “alumnos”) y las

credenciales de “Invitado” (password en blanco)
Seleccionamos un controlador genérico y pulsamos siguiente:

Elegimos un controlador PCL6/PCL X:
Fijamos el nombre de impresora, en este caso “personal” :
Finalmente la impresora aparecerá agregada correctamente:

Instalación del cliente para Linux
En el menú vamos a la opción “Conectar con servidor”, también se puede acceder a esta
opción desde el administrador de ficheros:
Ilustración 142 - Instalación de cliente Linux
Introducimos la IP del server el recurso compartido (PCClient) y las credenciales de invitado:
Ilustración 143 – Instalación de cliente Linux

Accedemos a la carpeta “Clientes Linux”:
Ejecutamos para cada usuario del equipo Linux el fichero “pc-client-linux.sh”, quedando el
cliente arrancado y conectado.
Para realizar una distribución e instalación automatizada en los equipos Linux de la UC3M se
ha desarrollado un script destinado a tal fin, para más detalles consultar el apartado “3.3
Implantación” de esta memoria.

Mac
Entrar en preferencias del sistema:
Ilustración 146 - Instalación de cola de impresión MAC
Hacer Click en Impresión y escaneado:

Hacemos click en el símbolo “+”:
Añadir impresora.

Seleccionar unidad de doble cara y Aceptar:
La impresora queda instalada:

Instalación del cliente para Mac
En la barra del explorador hacer click en ‘Ir’ y seguidamente ‘Conectarse al servidor’ :
Ilustración 152 - Instalación de cliente MAC
Ponemos lo siguiente y pulsamos en Conectar:

Introducimos las credenciales de “Invitado” (password en blanco):
Accedemos a la carpeta para Clientes Mac:

Por último, deberemos arrastrar el paquete PCClient dentro de la carpeta “Aplicaciones”.
Si deseamos que todos los usuarios del Mac tengan permisos para utilizar el cliente hay que
ejecutar el fichero “pc-client-mac.comand”. Y comprobar mediante un comando “chmod –R
777 Aplicaciones/PCClient” que todos los usuarios tengan permisos sobre la aplicación.
Si ejecutamos el comando install-login-hook.command se instalará el cliente para todos los

usuarios locales del Mac.
Este comando está en la carpeta:
C:\Program Files\PaperCut MF\client\mac\PCClient.app\Contents\Resources

Bibliografía
[1] Eloquent JavaScript. A Modern Introduction to Programming. Marijn Haverbeke, 2014
[2] JavaScript Web Applications, Alex MacCaw , 2011
[3] Evolución del sector de la impresión. Enero 2014
http://www.apdigitales.com/noticias/noticias/1676-las-pymes-europeas-estan-mas-cerca-de-
la-digitalizacion-total-que-las-grandes-empresas
[4] Línea del tiempo en la evolución de la impresión. Enero 2015
http://timerime.com/es/evento/394920/Inyeccin+de+tinta/
[5] Evolución de la impresora. Mayo 2013
http://historia-y-evolucion-de-la-impresora.blogspot.com.es/
[6] Web oficial de Ricoh España sección noticias. Septiembre de 2013
http://www.ricoh.es/sobre-ricoh/noticias/2013/bigger-data.aspx
[7] Página oficial de Papercut MF 15.2. Abril 2015
http://www.papercut.com/
[8] Base de conocimientos para Papercut MF. Abril 2015
http://www.papercut.com/kb
[9] Pagína oficial de descargas de Papercut. Abril 2015
https://portal.papercut.com/login/
[10] Procedimiento para externalizar la base de datos de Papercut. Enero 2013
http://www.papercut.com/products/ng/manual/ch-ext-db-upsizing.html
[11] Página oficial de GlobalScan NX. Enero 2015.
http://www.ricoh.es/productos/software/capture-and-distribution/globalscan-nx.aspx
[12] Página oficial de Streamline NX. Enero 2015
http://www.ricoh.es/productos/software/capture-and-distribution/streamline-nx.aspx
[13] Descargas de software del catálogo y base de conocimiento de Ricoh España. Marzo 2014
www.my-ricoh.com

[14] Página Oficial de Nuance sección Equitrac. Marzo 2015
http://www.nuance.es/empresas/producto/equitrac/index.htm
[15] Resumen de características de Equitrac en la web de Ricoh. Junio 2014
http://www.ricoh.es/productos/software/output-management/equitrac.aspx
[16] Web para Equitrac Partners. Marzo 2013
https://partners.equitrac.com/
[17] Página Oficial de Nuance sección Autostore. Marzo 2015
http://www.nuance.com/for-business/imaging-solutions/autostore/index.htm
[18] Resumen de características de Autostore en la web de Ricoh. Junio 2014
http://www.ricohpr.com/services_and_solutions/services_solutions_details.aspx?cid=115&sci
d=133&sid=2019&ptm=overview
[19] Página oficial de descargas para entorno de desarrollo Eclipse. Enero 2015
http://www.eclipse.org/downloads/packages/eclipse-ide-javascript-web-developers/indigosr2
[20] Introducción a la programación en Java Script. Enero 2007
http://librosweb.es/libro/javascript/capitulo_1.html
[21] Manual para programación con JavaScript. Julio 2013
http://www.desarrolloweb.com/manuales/20/
[22] Características de Microsoft SQL Server. Enero 2014
http://www.microsoft.com/es-es/server-cloud/products/sql-server-editions/sql-server-
enterprise.aspx
[23] Características de MySQL. Enero 2015
https://es.wikipedia.org/wiki/MySQL
[24] Características de Oracle Data Base. Enero 2015
http://www.oracle.com/technetwork/es/database/enterprise-
edition/documentation/index.html
[25] Características de Google Cloud Print. Abril 2015
http://www.google.es/cloudprint/learn/

[26] Web oficial de descargas de Virtual Box. Abril 2015
https://www.virtualbox.org/
[27] Comparador de salarios. Febrero 2015
http://www.tusalario.es/main
[28] Características de servidor de impresión CUPS. Marzo 2015
https://es.wikipedia.org/wiki/Common_Unix_Printing_System
[29] Características de servidor de impresión Windows. Enero 2012
https://technet.microsoft.com/es-es/library/jj134159.aspx
[30] Web de descarga de drivers de Ricoh. Junio 2015
http://www.ricoh.es/descargas/index.aspx

PFC Juan Jose Garcia PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

PFC Juan Jose Garcia PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID

ESCUELA POLITÉCNICA SUPERIOR

INGENIERÍA TÉCNICA EN INFORMÁTICA DE GESTIÓN

CURSO DE ADAPTACIÓN AL GRADO EN INFORMÁTICA

Sistema de impresión y digitalización

Juan José García Rubín de Celix

Tutor UC3M: Javier Fernández Muñoz

Título: Sistema de impresión y digitalización para la UC3M

Autor: Juan José García

Directores: Javier Fernández Muñoz

Realizado el acto de defensa y lectura del Proyecto Fin de Carrera el día __ de

Juan José García 2

A mis padres, por dármelo todo en esta vida.

A Mariu, por su infinita paciencia y ayudarme en los malos momentos.

A mi abuela, gracias a ti he llegado a ser lo que soy.

A mi tutor, Javier Fernández por haberme dado esta oportunidad.

Gracias a todos por todo.

“La satisfacción radica en el esfuerzo, no en el logro.

El esfuerzo total es una victoria completa”

Juan José García 3

En la actualidad el mercado de servicios de gestión de impresión y digitalización

Este proyecto describe una propuesta de sistema de impresión y digitalización para la

El presente documento tiene como finalidad presentar el proceso completo de

Juan José García 4

Today's market management services printing and scanning continues to evolve

Companies in this sector as RICOH Spain available to customers expert judgment to

Juan José García 5

Índice de tablas ............................................................................................................................. 9

1. Introducción y Objetivos ..................................................................................................... 20

1.1 Visión general .............................................................................................................. 20

1.2 Motivación .................................................................................................................. 21

1.3 Objetivos ..................................................................................................................... 23

1.4 Fases de desarrollo...................................................................................................... 25

1.5 Estructura del documento........................................................................................... 26

2. Estado de la cuestión .......................................................................................................... 27

2.1 Evolución de la tecnología de impresión .................................................................... 27

2.2 Estudio comparativo de herramientas software de RICOH ........................................ 29

2.2.1 Equitrac y Autostore ........................................................................................... 29

2.2.2 Papercut y GlobalScan NX ................................................................................... 36

2.2.3 Streamline NX ...................................................................................................... 42

2.2.4 Criterios de selección de la herramienta software ............................................. 45

2.2.5 Herramienta software seleccionada ................................................................... 46

2.3 Tecnología utilizada..................................................................................................... 50

2.3.1 Herramientas básicas .......................................................................................... 50

2.3.2 Herramientas específicas .................................................................................... 52

3.1 Estudio de viabilidad ................................................................................................... 55

Juan José García 6

3.3 Casos de uso ................................................................................................................ 66

3.4 Requisitos software ..................................................................................................... 78

3.5 Matriz de trazabilidad ................................................................................................. 87

4.1. Diseño de arquitectura de sistema ............................................................................. 89

4.2. Diseño de la base de datos de Papercut ................................................................... 101

4.3. Diseño de interfaz ..................................................................................................... 106

4.4. Diagrama de navegación de sistema......................................................................... 110

5. Implementación y pruebas................................................................................................ 113

5.1. Implementación ........................................................................................................ 113

5.1.1 Software cliente para Workstation ................................................................... 113

5.1.2 Herramienta para informes personalizados...................................................... 118

5.2 Pruebas...................................................................................................................... 122

5.2.1 Pruebas de funcionalidad .................................................................................. 122

5.2.2 Pruebas de estrés .............................................................................................. 128

5.2.3 Matriz de trazabilidad de funcionalidad ........................................................... 130

6. Planificación y Presupuesto .............................................................................................. 132