UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO

FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

CUENTA: CAJA CHICA

POLÍTICAS Y
“DISTRIBUIDORA
PROCEDIMIENTOS
HUAMBALÓ S.A.”
CONTABLES CUENTAS
(AREA CONTABLE)
ACTIVO

GRUPO: SUBGRUPO: GRUPO ANALÍTICO:

1. ACTIVO 1.01. ACTIVO 1.01.01. EFECTIVO Y
CORRIENTE EQUIVALENTE DEL
EFECTIVO
CUENTA PRINCIPAL: CUENTA DE SALDO:
1.01.01.01. CAJA MOVIMIENTO: DEUDOR
1.01.01.01.03. CAJA CHICA NATURALEZA:
DEUDORA

DESCRIPCIÓN:
El Fondo de Caja Chica es destinada al pago de gatos menores, por esta razón este sujeto a
movimientos constantes, la fijación de su monto correspondiera al consejo de administración,
órgano que mediante acuerdo lo podrá al ampliar o reducir (Ortiz, 1988).

Dinámica Contable:

DEBE HABER
Por creación del fondo Disminución del monto del
fondo
Por incremento del fondo Por la cancelación del monto
asignado
(Hernán Cardozo, 2016)

 Políticas Contables y Controles Aplicados en la empresa a la Cuenta Caja Chica en la fase

diagnóstica.
La empresa “Distribuidora Huambaló S.A” manifestó, que no dispone de un fondo de caja chica,
ya que no se presentaban gastos menores en su actividad.
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 Políticas y Normas de Control Interno Aplicables a la Cuenta Caja Chica

Según Guajardo Cantú (1995) para el correcto funcionamiento de caja chica se aplica las
siguientes políticas.
1. Creación del fondo de caja chica
Se denomina una base de fondo de caja chica, este es entregado al custodio o persona
encargada, a través de un cheque nominal al responsable de su manejo; seguido a esto se
realiza el asiento contable según corresponda.
2. Erogaciones a través del fondo de caja chica
El encargado del manejo de caja chica llevara un control de las entregas que se realicen
mediante documentos, recibos, facturas y notas de venta. De esta manera el custodio tendrá
todo en regla al final, ya sea en efectivo o comprobantes.
3. Reposiciones del fondo de caja chica
Cuando el custodio de caja chica observa que el dinero está por agotarse, este tiene la
obligación de solicitar que se le reponga los desembolsos que haya realizado. Mediante un
oficio o reporte en donde especifique los conceptos de cada entrega de dinero; al generarse
el cheque para cada reposición el registro se hace cargando cada uno de los conceptos por
los que se han hecho y se acreditará a la cuenta bancos.
4. Ajuste del fondo de caja chica
Cuando el fondo de caja chica se desea incrementar o disminuir, se realiza un oficio o reporte
en donde el responsable describirá cualquiera de las situaciones correspondientes. Es
importante conocer que la cuenta de fondo de caja chica solo será verá afectada cuando se
desee incrementar o disminuir la base establecida originalmente.
Al momento de presentar errores, novedades o algún tipo de erogaciones de las que no se tiene
ningún comprobante la cuenta se encargara de verificar si es un faltante o sobrante.
 Procedimientos Contables para la realización del Registro, Control y Reposición del Fondo
de Caja Chica.
Según Ortiz (1988) Para mover los recursos que existen en caja chica se debe tomar en cuenta
los siguientes aspectos:
1. Revisar que todos los gastos sean autorizados.
2. Que los comprobantes de gasto estén bien realizados sin tachadoras.
3. El encargado de caja chica debe numerar con un lápiz rojo y poner un sello de “Cancelado”.
4. Para realizar la reposición o reembolso de caja chica se deberá seguir los siguientes pasos:
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5. El encargado de caja chica recolecta todas las facturas y vales producidos desde el ultimo
reembolso.
6. Mediante un formulario de caja chica se procede se procede a realizar un oficio para el
reembolso de la caja chica.
7. Una vez entregado el oficio se debe adjuntar el formulario de caja chica para su revisión
8. El contador comprobara que el número del comprobante y su tipo, los valores y la fechas de
estos estén correctos.
9. En el caso de que algo este mal colocado se pedirá una corrección del documento, pero en el
caso de estar bien, se pide que al gerente la autorización del reembolso.
 Flujograma del Proceso para la realización del Registro, Control y Reposición del Fondo
de Caja Chica.
(graficar en un flujograma)
 Ejercicio de Aplicación del Registro, Control y Reposición del Fondo de Caja Chica.
La empresa no dispone de fondo de caja chica, para lo cual se deja planteado un ejemplo.
1.- La empresa “Distribuidora Huambaló S.A.” el 2 de octubre de 2019, decide crear el fondo
de caja chica por $200,00 con cheque N° 710.
2.- El 23 de octubre del 2019, el custodio de Caja Chica solicita la reposición de dicho fondo y
los gastos son los siguientes:
TIPO DE TIPO
DOCUMENTO N# DOCUMENTO CONCEPTO CONTRIBUYENTE VALOR
Factura 001-001-000008 Compra de Cloro, escobas, desinfectantes. PNOLLC $10.00
Nota de Compra de marcadores, esferos, lápices,
$5.00
Venta 001-001-000203 clips, borradores. PNNOLLC
Factura 001-001-000017 Transporte de mercadería para el almacén. Sociedad $15.00
Nota de
$8.00
Venta 001-001-001207 Pago de refrigerios para la directiva. PNNOLLC
Préstamo entregado al Sr. Oswaldo Linares-
$20.00
Gerente

Nota: En el caso que los bienes o servicios tengan tarifa 12% IVA, los valores están incluidos,
además todos son proveedores permanentes.
3.- El Custodia de caja chica solicita mediante oficio M-D 00037 al gerente el aumento del fondo
de caja chica debido a que los gastos se incrementaron. El gerente decide un incremento del 11%
del fondo actual.
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Distribuidora Huambaló S.A.

Libro Diario
Folio: ___
Fecha Código Detalle Debe Haber
1
2/10/2019 1.01.01.01.03 Caja chica 200.00
1.01.01.02.01 Bancos 200.00
P/R creación de fondo caja
chica con cheque N° 710
2
27/10/2019 6.01.01.03.05 Alimentación a Empleados 8.00
6.01.01.15.02 Flete de Mercadería 15.00
6.01.01.26.01 Materiales de Oficina y Papelería 5.00
6.01.01.26.03 Utiles de Aseo y Limpieza 8.93
1.01.05.01.01 Anticipo Sueldos 20.00
1.01.01.02.01 IVA Pagado en Compras locales B y S 1.07
1.01.02.08.02 Bancos 57.44
2.01.04.01.06 Transporte privado de pasajeros 0.15
y carga (1%)
2.01.04.01.08 Transferencia de bienes muebles 0.09
de nat corporal (1%)
2.01.04.02.03 30% Retención del IVA 0.32
P/R reposición de caja chica
3
27/10/2019 1.01.01.01.03 Caja chica 22.00
1.01.01.02.01 Bancos 22.00
P/R aumento de fondo caja chica
(Fierro Martínez & Fierro Celis, 2015)
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Fecha # Tipo Detalle Subtotal Subtotal IVA Total Retención I.R. Retención IVA Total
Documento Documento 0% 12% 12% 1% 2% 8% 10% 30% 70% 100% 10% 20% a pagar
001-001- Útiles de Aseo
8.93 1.07 10.00 0.09 0.32 9.59
000008 Factura y Limpieza
Materiales
001-001- Nota de de Oficina 5.00 5.00 5.00
000203 Venta y Papelería
001-001- Flete de
15.00 15.00 0.15 14.85
000017 Factura Mercadería
001-001- Nota de Alimentación
8.00 8.00 8.00
001207 Venta a Empleados
Préstamo
20.00 20.00 20.00
Gerente

Total 48.00 8.93 1.07 58.00 0.24 0.32 57.44

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Autoevaluación para el estudiante

Logro alcanzado 1 2 3
Domina los conocimientos sobre reconocimiento,
x
medición y control de la cuenta Caja Chica
Reconoce los procedimientos contables para registro,
x
control y reposición del fondo de Caja Chica
Identifica con facilidad las cuentas de gastos en el
x
momento de la reposición del fondo de Caja Chica

Referencias
Fierro Martínez, Á., & Fierro Celis, F. (2015). Contabilidad de activos con enfoque NIIF para
las pymes. Bogotá: Ecoe Ediciones.
Guajardo Cantú, G., & Andrade de Guajardo, N. (1995). Contabilidad Financiera. México,
D.F.: The McGraw-Hill.
Ortiz, J. (1988). Manual de funciones de consejos de administración de cooperativas de
produccion. San Salvador: IICA.