GESTIÓN DE STAKEHOLDERS

Trabajo Colaborativo – Paso 4 - Proponer el plan de gestión de las comunicaciones del

proyecto

María Victoria Gómez

Arístides Maturana Ramos

Antonio Monsalve Pérez

Faber Esteban Gil Acosta

Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios – ECACEN

Especialización en gestión de proyectos

Gestión de Stakeholders

Noviembre de 2019
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Tabla de Contenidos

Capítulo 1 .................................................................................................................................. 1

Introducción ......................................................................................................................... 1

Objetivo general ................................................................................................................... 2

Objetivos específicos: ....................................................................................................... 2

Capítulo 2. ................................................................................................................................. 3

Plan de gestión de las comunicaciones ................................................................................... 3

Análisis DAFO. ..................................................................................................................... 3

Análisis de requisitos de Comunicación. ............................................................................ 5

Tecnología de la comunicación. .......................................................................................... 8

Modelos de comunicación.................................................................................................. 10

Capítulo 3. ............................................................................................................................... 12

Artículos .................................................................................................................................. 12

Link publicación artículos. ............................................................................................ 12

¿Cómo afectan los interesados la ejecución de un proyecto? ........................................ 12

¿Cómo gestionar los recursos para el éxito de un proyecto? ......................................... 15

El éxito en las comunicaciones de un proyecto. ............................................................... 19

¿Cómo salir de un cuello de botella para lograr el éxito en un proyecto?. ................... 25

Pagina Web ............................................................................................................................. 29

Capítulo 4. ............................................................................................................................... 30

Conclusiones ........................................................................................................................... 30

Referencias bibliográficas ..................................................................................................... 31

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Lista de Tablas

Tabla 1. Lista de Expertos. ............................................................................................................. 3

Tabla 2. Matriz DOFA. ................................................................................................................... 4

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Capítulo 1

Introducción

La comunicación en la gestión de proyectos es de suma importancia para el relacionamiento

con los interesados. Es así que mediante la valoración realizada en la matriz de poder vs interés

de los interesados del proyecto, se puede establecer un plan de gestión y comunicación para cada

uno de los grupos de interesados. Un buen Project Manager debe invertir entre el 75% y 90% de

su tiempo en actividades de comunicación, entiéndase esta comunicación tanto con los

interesados como con el equipo del proyecto. Las comunicaciones internas propiciaran los

espacios para que el equipo de trabajo fortalezca sus relaciones y se creen vínculos que permitan

una mejor desarrollo de las actividades

El presente documento contiene el desarrollo de la actividad colaborativa establecida para el

desarrollo del Paso 4 - Gestión de las Comunicaciones, mediante el cual se aplican los

conocimientos adquiridos frente a la gestión de las comunicaciones en el proyecto: Diseño de un

plan de sensibilización y educación para prevenir la inadecuada presentación, separación de

residuos en las viviendas y almacenamiento temporal en la unidad residencial Entrecolinas 2

del municipio de Itagüí, Antioquia.

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Objetivo general

Determinar estrategias de comunicación para informar a los interesados del proyecto: Diseño

de un plan de sensibilización y educación para prevenir la inadecuada presentación, separación

de residuos en las viviendas y almacenamiento temporal en la unidad residencial Entrecolinas 2

del municipio de Itagüí, Antioquia.

Objetivos específicos:

Realizar el análisis DOFA del proyecto.

Proponer estrategia de comunicación para cada grupo de interesados.

Diseñar los modelos de comunicación a implementar en el proyecto para cada grupo de

interesados.

Definir los métodos de comunicación para cada grupo de interesados.

Realizar página web, que sirva como canal de información y comunicación a los interesados

del proyecto.
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Capítulo 2.

Plan de gestión de las comunicaciones

A continuación, se desarrollada cada uno de los puntos propuestos en el formato guía de

actividades y rúbrica de evaluación – Paso 4 Gestión de las comunicaciones

Análisis DAFO.

Para realizar la matriz de Debilidad, Amenaza, Fortaleza y Oportunidad, comúnmente

denominada DAFO, se realizó consulta a los expertos, con el fin de tener diferentes puntos de

vista de profesionales con el experiencia en el tema.

A través de entrevista personal a los expertos se consultaron los ítems y aspectos a considerar

mencionados por ellos.

Tabla 1. Lista de Expertos.

NOMBRE PROFESION CARGO

Profesional especializado
Julián Quiroga Ing Ambiental
CORANTIOQUIA
Consultor Empresa servicios
Carlos López Ing Sanitario públicos domiciliarios de
Aseo
Juliana Mora Abogada Jefe Jurídica EMVARIAS

A continuación, se relaciona el análisis DOFA efectuado para el proyecto:

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Tabla 2. Matriz DOFA.

DEBILIDAD
* Presupuesto restringido.
* La gran mayoría de habitantes de la unidad
son adultos mayores, con costumbres frente al
manejo de residuos muy arraigadas.
* Desconocimiento de la administración sobre
la normatividad de residuos sólidos.
AMENAZA
* Incumplimiento normativo frente a la
generación del documento del PMIRS.
* Continua la proliferación de ratas, zancudos,
mosquitos, cucharas, entre otros.
* Los costos de comercialización del reciclaje,
sean menores a los esperados.
* Necesidad de cuota extra para adquirir
contenedores y mejorar la sala de residuos
sólidos.
* Competencia en el medio, para realizar este tipo
de proyectos.

FORTALEZA
* Propuesta Amigable con el ambiente.
* Experiencia y conocimiento en la
formulación e implementación de PMIRS
* Profesionales idóneos.
* Promueve el reciclaje de residuos.
*Comunidad unida y participativa.
* El proyecto es apoyado por el consejo de
administración.
* el Proyecto disminuye la generación de
olores y proliferación de vectores (ratas,
moscos, insectos)
OPORTUNIDAD
* Comercialización de material reciclable.
* La empresa de aseo general de la unidad, le
interesa aportar en la sensibilización de los
habitantes, mediante campañas visuales
educativas.
* Mejoramiento del entorno de la unidad.
* La autoridad ambiental, promueve la realización
de eventos de sensibilización y educación a los
generadores de residuos.
* Interés actual de la población, disminuir la
generación de residuos y aprovechar al máximo
los que sean susceptibles de aprovechamiento y
reincorporación a procesos productivos.

Amenazas como oportunidades

Si bien el desconocimiento de la norma, frente a la implementación de un Plan de Manejo

Integral de Residuos Sólidos – PMIRS es una amenaza para el proyecto, dado que se puede

incurrir en sanción por parte de la autoridad ambiental, este aspecto se convierte en oportunidad

para que la comunidad se concientice en que el proyecto se debe realizar y como comunidad se

debe avanzar en la adecuada presentación, almacenamiento y transporte de residuos, con el fin

 5
de mejorar el ambiente físico y visual de la unidad, disminuir la generación de olores y vectores

y generar recursos económicos mediante la comercialización del material reciclable.

La formulación e implementación de PMIRS está siendo realizada por diversos grupos,

incluso por profesionales recién egresados, lo que nos motiva a estar actualizados, potenciar los

profesionales con experiencia, brindar una labor con calidad y conocimiento de causa, por tanto

esta amenaza se convierte en la oportunidad de establecer una metodología de mejora continua al

interior de la empresa.

Análisis de requisitos de Comunicación.

Para el proyecto es fundamental comunicar la información que deban conocer los grupos de

interés y que permita alcanzar el éxito en los objetivos planteados y así mismo evitar un posible

fracaso porque los interesados no cuentan con la información necesaria, pudiendo generar

impactos negativos en el desarrollo y logro del alcance del proyecto.

Para el proyecto es importante recibir retroalimentación de los grupos de interesados, por esta

razón la estrategia de comunicación principal es la de establecer una comunicación participativa,

donde se utilizarán canales de comunicación que permitan recoger información de los

interesados y recibir sus respuestas e inquietudes con respecto al proyecto, teniendo en cuenta

esto, en cada reunión se recogerán las dudas e inquietudes que tengan los grupos de interés para

poder darles respuestas acertadas, claras y a tiempo.

Se tendrá una comunicación formal a través de la pagina web, correos, reuniones informativas

y material didáctico como volantes y afiches, además se tendrá una comunicación informal a

través del Skype y el teléfono celular, esta última será utilizada por el equipo de trabajo para la
 6
comunicación interna. Toda información que vaya a ser comunicada tendrá que ser aprobada por

el director del proyecto previamente.

A continuación se relaciona a quién se quiere comunicar, qué se quiere comunicar, quién es

el responsable y los canales que se van a utilizar en el proyecto.

Interesado Información a comunicar Responsable Canal utilizado

Consejo de Avances en el desarrollo Líder del Reuniones,

administración de del proyecto, cambios que proyecto correos

la unidad puedan afectar el electrónicos,

residencial cronograma, resultados de informes de

las capacitaciones. avances

Habitantes de la Información de las Equipo del Reuniones, visitas

unidad residencial capacitaciones (fecha, proyecto personalizas (uno

lugar, etc), información a uno), volantes,

del Plan de Manejo afiches

Integral de residuos

sólidos, lugares de

disposición de los

residuos.

Personal que Información de las Equipo del Reuniones,

realiza la limpieza capacitaciones (fecha, proyecto volantes, afiches

y separación de los lugar, etc), información

residuos en la del Plan de Manejo

 7
unidad residencial Integral de residuos

sólidos, lugares de

disposición de los

residuos, tratamiento de

los residuos.

Empresa de Información de las Equipo del Reuniones,

vigilancia de la capacitaciones (fecha, proyecto volantes, afiches

unidad residencial lugar, etc), información

del Plan de Manejo

Integral de residuos

sólidos, lugares de

disposición de los

residuos,

responsabilidades de los

habitantes de la unidad

residencial con respecto al

PMIRS.

Administradora de Avances en el desarrollo Líder del Comunicación

la unidad del proyecto, cambios que proyecto uno a uno,

residencial puedan afectar el correos

cronograma, resultados de electrónicos,

las capacitaciones, informes de

 8
responsabilidades de los avance

habitantes de la unidad

residencial con respecto al

PMIRS.

Recicladores Información de los Equipo del Reuniones

informales de la residuos a tratar, zonas y proyecto

zona horarios para su recogida

Autoridad Información de la Líder del Reuniones,

Ambiental-área ejecución del proyecto, proyecto correos

metropolitana del resultado de las electrónicos

valle de Aburrá capacitaciones

Secretaria de Información de la Líder del Reuniones,

ambiente ejecución del proyecto, proyecto correos

municipio de Itagüí resultado de las electrónicos

capacitaciones

Tecnología de la comunicación.

Los avances tecnológicos los debemos de aprovechar para que la comunicación dentro de

nuestros proyectos fluya de manera adecuada, generando el impacto que se desea y no como una

barrera para generar empatía; estamos viviendo en una época donde Internet juega un papel

esencial en nuestra vida cotidiana, la forma en que las personas nos comunicamos ha cambiado

radicalmente en los últimos años. El uso de la tecnología nos ha favorecido para reducir las

limitantes de ponernos en contacto con otra persona.

 9

Al mismo tiempo que la tecnología ha ido avanzando para permitirnos estar más

comunicados, las habilidades para entablar una conversación de manera directa con una persona

se han ido encareciendo, hoy en día nos es más fácil conectarnos a Facebook para felicitar a un

amigo o familiar por su cumpleaños en lugar de tomar el teléfono y hacerle una llamada; En la

oficina, el uso excesivo del mail afecta para que la comunicación sea más directa. En ocasiones,

una decena de correos van de ida y vuelta para conversar un tema entre dos personas que están a

escasos metros de distancia cuando el tema pudo haberse platicado de forma más clara, rápida y

sencilla si estas dos personas se pusieran a conversar frente a frente.

Es un hecho innegable que la tecnología debe ser tomada en cuenta al momento de planificar

las comunicaciones dentro de nuestro proyecto, identificar las necesidades de información de los

interesados y determinar una forma de satisfacer dichas necesidades a través del formato

adecuado, constituyen factores importantes para el éxito del proyecto.

Dependiendo del mensaje y el impacto que se quiere producir es el medio que se utilizará

para comunicarlo. Las facilidades que nos brindan las nuevas tecnologías para comunicarnos

deben ser aprovechadas pero sin perder de vista que las habilidades de

comunicación interpersonales pueden ser más útiles para generar empatía con los interesados en

el proyecto.

El uso de Internet acompañado de los avances tecnológicos difícilmente llegará a reemplazar

la capacidad de un ser humano para poder platicar con otro y poder expresar sus ideas, no solo
 10
con palabras sino también con el lenguaje corporal, con el volumen de su voz y hasta con la sola

presencia física. Llegar a persuadir a una persona para llevar a cabo una acción, realizar una

negociación a fin de lograr un acuerdo, o simplemente identificar las emociones de los miembros

de un equipo de trabajo, difícilmente podrán llevarse a cabo de forma exitosa a través de un

correo electrónico, una llamada o una serie de mensajes por WhatsApp.

El siguiente cuadro se utilizara para cada grupo de interesados en la utilización de la

tecnología para la planificación de la comunicación.

Interesados Canal a utilizar en la comunicación

Consejo de administración de la unidad Personalizado y correos electrónicos

residencial
Habitantes de la unidad residencial Volantes, reuniones, afiches, visitas
personalizadas
Personal que realiza la limpieza y separación Volantes, reuniones, afiches, visitas
de los residuos en la unidad residencial personalizadas
Empresa de vigilancia de la unidad residencial Volantes, reuniones, afiches, visitas
personalizadas
Administradora de la unidad residencial Personalizado y correos electrónicos

Recicladores informales de la zona Volantes, reuniones, afiches, visitas

personalizadas
Autoridad Ambiental-área metropolitana del Personalizado y correos electrónicos
valle de Aburrá
Secretaria de ambiente municipio de Itagüí Personalizado y correos electrónicos

Modelos de comunicación.

El modelo de comunicación en este proyecto es el biodireccional, en el cual se presenta

una comunicación constante y en donde todos los grupos de interés tienen una retroalimentación,

el emisor envía al receptor la información por cualquier medio mencionado en la tabla descrita,

y este a su vez tienen la posibilidad de dar respuesta a la información solicitando aclaraciones

y/o comprobando el mensaje.

 11
En la siguiente grafica se describe el modelo bidireccional de comunicación.

Métodos de comunicación.

En el proyecto objeto de estudio, se utilizarán los métodos de comunicación interactiva

donde se incluirán las reuniones, mensajería instantánea y llamadas telefónicas y la
comunicación tipo push donde se incluirán los informes, memorandos, correo electrónicos y
comunicados de prensa con el fin de trasmitir el mensaje que se desea a todos los interesados.
 12

Capítulo 3.

Artículos

Link publicación artículos.

Los artículos realizados se encuentran publicados en el siguiente link:

https://issuu.com/apoyosui2013/docs/articulos_consolidados

¿Cómo afectan los interesados la ejecución de un proyecto?

Articulo realizado por: María Victoria Gómez

Resumen

Los grupos de interés de un proyecto son el conjunto de personas, externas e internas, que de

alguna manera se verán afectadas por los impactos, positivos o negativos de un proyecto. Por

ende, uno de los procesos importantes, es la identificación de estos para poder determinar una

correcta distribución de recursos para el buen manejo de estos grupos sin afectar los recursos

iniciales proyectados.

Abstract.

The project’s stakeholders are the group of people, external and internal, who will somehow

be affected by the positive or negative impacts of a project. Therefore, one of the important

processes is the identification of these in order to determine a correct distribution of resources

for the proper management of these groups without affecting the projected initial resources.
 13
Lo primero que debe hacer el director de un proyecto en su fase inicial, después de tener el

acta de constitución, es identificar los interesados del proyecto, los que afectan o pueden ser

afectados por la ejecución del mismo, este es el primer proceso, conocer el entorno en el que se

desarrollara el proyecto.

Se debe establecer las necesidades y expectativas que tienen todos los interesados del

proyecto, es muy importante conocer quiénes son, qué buscan, qué esperan, qué derechos u

obligaciones tienen, todo esto con el fin de segmentarlos y poder planear las estrategias con cada

uno, priorizando las actuaciones de acuerdo a su nivel de influencia, impacto, poder u interés

dentro del proyecto.

Una incorrecta identificación de los interesados puede ser perjudicial para el desarrollo del

mismo, pues se tendrá que destinar recursos adicionales (financieros, personal y tiempo) para

poder gestionar los interesados que no fueron contemplados inicialmente, es importante que

durante toda la ejecución del proyecto sean actualizados y monitoreados, con el fin de minimizar

los impactos negativos.

En todo proyecto habrán interesados que están a favor y en contra de los objetivos planteados

en el mismo, los interesados que están a favor se convierten en aliados y en promotores, estos

afectan positivamente, pues se convierten en una buena referencia y en defensores de los

intereses del proyecto, por otro lado, los interesados que están en contra se convierten en una

amenaza y deben ser gestionados a través de los riesgos del proyecto, para estos interesados se
 14
den plantear estrategias que permitan llevarlos a posiciones más neutrales o incluso

convencerlos.

Debemos tener claro que no siempre se van a poder satisfacer todas las necesidades y

expectativas de los interesados, este es uno de los riesgos del proyecto, que existan afectados

negativamente a los que no se les va poder cumplir con lo que esperan, o simplemente no van a

estar satisfechos con las alternativas de solución que se les puedan ofrecer, es importante, en este

y en todos los casos ser muy claros en la información que se les brinda, orientarlos

oportunamente, comunicar los que pretende el proyecto y los inconvenientes que se puedan

presentar en el desarrollo del mismo.

Un manejo inadecuado de los interesados puede significar que se pare un proyecto o que

definitivamente no se pueda desarrollar, por esta razón es importante involucrar de forma activa

a todos los interesados y más importante aún realizar una adecuada identificación de los mismos,

para establecer las estrategias de gestión adecuadas.

Los interesados del proyecto se pueden convertir en oportunidades o amenazas relevantes

para la ejecución, todo dependerá de la gestión que realicemos con los mismos, de la

información que les podamos comunicar y la retroalimentación que recibamos de ellos, sobre

todo que podamos entender sus expectativas, conocer las dudas que tiene frente al proyecto y

dejar muy claro cuales necesidades podemos satisfacer y cuales no.

 15
¿Cómo gestionar los recursos para el éxito de un proyecto?

Articulo realizado por: Arístides Maturana Ramos.

Gestionar los recursos del proyecto incluye los procesos para identificar, adquirir, y gestionar

los recursos necesarios para el trabajo del proyecto.

Dentro la gestión de los recursos es importante llevar a cabo los siguientes procesos:

 Planificar los recursos del proyecto.

 Estimar recursos y actividades

 Adquirir recursos

 Desarrollar el equipo

 Dirigir el equipo

 Controlar el equipo

Desde un simple punto de vista, uno pensaría que los recursos útiles para los Project

Managers se limitan a recursos económicos, y recursos humanos, sin embargo, que nuestros

“recursos” van mucho más allá. Saber gestionar los recursos de un proyecto es tan importante

como contar con una buena planificación y una perfecta ejecución. Sin importar su clase, dichos

recursos del proyecto deben ser seleccionados de forma correcta.

Normalmente, en un proyecto suelen responder a cinco diferentes tipos de recursos se pueden

presentar de las diferentes formas:

 16

En el plan de recursos de un proyecto es preciso determinar los recursos y componentes

individuales necesarios en cada categoría. Además, es recomendable cuantificar los

requerimientos asociados a esos recursos especificados.

Asimismo, el plan de recursos de un proyecto debe tener un cronograma. Se trata de una Lista

en la que se visualizan los recursos dentro de las categorías (mano de obra, equipos, materiales y
 17
otros). A la par, se identifican los periodos de tiempo en los que se necesitan, ya sea por día,

semana o mes.

Cuando planificamos los recursos necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto, es

necesario saber con qué se cuenta y qué se necesita para la ejecución de las actividades. Para

esto es indispensable mirar al interior y exterior del proyecto. En este caso se recomienda:

• Identificar cuáles son las personas, los equipos o el material y qué cantidad de cada

recurso se necesitará para realizar el proyecto.

• Definir cómo se gestionan y se relacionan los recursos disponibles dentro de la proyecto.

• Identificar cuáles de los recursos necesarios faltan para el desarrollo del proyecto.

• Estimar las estrategias que permitan identificar los recursos necesarios para terminar el

proyecto.

• Probar que es posible el uso de las estrategias y cambios para contar con todos los

recursos exigidos por el proyecto.

• Evaluar que los recursos requeridos no pone en riesgo el proyecto.

• Confirmar al resto de los involucrados que los recursos no serán impedimento para el

proyecto que se desea desarrollar.

Conclusiones

El director del proyecto debe ser muy crítico para la elección de los recursos necesarios del

proyecto y muy preciso en el control de los recursos físicos para cumplir en totalidad con los

objetivos propuestos y garantizar el éxito del proyecto.

 18
El recurso más importante para cualquier proyecto es el recurso humano, las posibilidades de

éxito dependerán de los resultados que se obtengan de las actividades a realizar por cada

miembro del equipo.

Recomendaciones

Para el proyecto es fundamental definir los recursos para cada actividad, esto me permitirá

llevar un control del personal y detectar las necesidades del proyecto.

El líder del proyecto debe tener claro que la selección del personal debe ser de acuerdo a la

experiencia, perfiles ya que de esto depende el éxito del mismo y se puede evitar retrasos en las

actividades.

Referencias

Castro, A. (2014). Comunicación organizacional: técnicas y estrategias. Recuperado de

http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2051/login.aspx?direct=true&db=nlebk&AN=813082&

lang=es&site=eds-live

Rubio, T. (2016). Recursos humanos. Dirección y gestión de personas en las organizaciones.

Obtenido https://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2538/lib/unadsp/reader.action?ppg=1&docID=4

824323&tm=1542489332164

Herrera, S. (2014, febrero 20). Planificar las comunicaciones. [Archivo de video].

Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=YGAZj8T4FFQ

Herrera, S. (2014, febrero 20). Gestionar las comunicaciones. [Archivo de video].

Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=46xk_5hX4Jo%20

Consultores internacionales 2015). Gestionar las comunicaciones. Recuperado de

http://ppmci.com/projectmanagement/424/102-gestionar-las-comunicaciones.html
 19
El éxito en las comunicaciones de un proyecto.

Articulo realizado por: Faber Esteban Gil Acosta

La historia de la comunicación, está directamente relacionada con la historia de la evolución

humana, en tanto ambas han dependido y motivado la evolución de la otra. No se tiene certeza

de fecha, espacio o lugar en el cual se creó la comunicación, sin embargo si es posible trazar un

recorrido sobre la evolución de la misma de la comunicación, no sin antes recordar los elementos

que la componen:

Emisor

El emisor es el punto de partida de un proceso de comunicación. Es aquél que emite el

mensaje.

Receptor

El receptor es a quien es enviado el mensaje, o sea, es aquél que recibe el mensaje.

Código o lenguaje

El código o lenguaje es el conjunto de signos con el que se cuenta para transmitir un mensaje.

El código puede ser transmitido verbal o no verbalmente.

Mensaje

El mensaje es el contenido que se quiere transmitir desde el emisor hacia el receptor. El

mensaje está compuesto por una combinación de sistema de signos o símbolos que transmiten un

concepto, idea o información que son familiares tanto para el emisor como para el receptor.

Canal de comunicación
 20
El canal de comunicación es el medio físico por donde se transmite el mensaje del emisor

hacia el receptor. El aire es el medio físico más común de comunicación. Otros canales usados

son, por ejemplo, el teléfono, el celular, el correo electrónico, la voz, entre otros.

Ruido

El ruido es toda señal que distorsiona el mensaje original que el emisor quiere transmitir.

Retroalimentación

La retroalimentación es un mecanismo de control del mensaje por parte del emisor.

Debido a que la comunicación es circular y tanto el emisor como el receptor están

constantemente cambiando de papeles, la retroalimentación determina la efectividad de los

mensajes enviados por el emisor.

Fuente: https://www.caracteristicas.co/historia-de-la-comunicacion-humana/#ixzz65vh4KLYY

Sobre lo anterior, es necesario reforzar sobre el ruido; el cual puede ser ambiental, del canal,

del emisor, del mensaje o del receptor. Es importante saber reconocer de dónde viene el ruido en

la comunicación para poder disminuirlo o eliminarlo para crear un proceso de comunicación

claro y efectivo.
 21

La primera de todas las formas de comunicación humana es el lenguaje. Se estima que la

comunicación verbal humana se inició con la aparición del Homo sapiens hace unos 2.5 millones

de años. Según algunos especialistas fue un factor determinante en su proliferación y dominio

por encima de otras formas de homininos de la época. (J. Uriarte). A través de la comunicación

se han establecido culturas, conformado países, transformado países y evolucionado, como

comunidad, en tecnología, en diversidad y en comprensión.

El poder interactuar con otros, construir códigos o lenguajes para transmitir un mensaje que

permita dar a conocer nuestras ideas y pensamientos y así mismo retroalimentar a nuestro

emisor, constituye a la comunicación en un elemento primordial para el desarrollo de proyecto.

El éxito de la comunicación en el desarrollo de un proyecto, dependerá de la capacidad del

equipo del proyecto, en identificar a los interesados del proyecto, valorar su participación y

consolidar las estrategias para cada grupo de interés.

Por otra parte, el éxito de la comunicación propiciará un ambiente cordial entre ejecutores,

beneficiarios y financiadores, por tanto es fundamental:

•Planificar la comunicación. Es fundamental tener una planificación, una estrategia de

comunicación.

•Escoger adecuadamente el nivel del lenguaje. Esto es muy importante en un entorno

altamente especializado, tenemos que comunicar pensando en quien recibe el mensaje, no en

quien lo emite.
 22
•Obtener feedback del receptor. Este punto nos permite reforzar la comprensión del mensaje y

es la base de la comunicación, la interacción.

•Establecer múltiples canales de comunicación. Tenemos que definir cuáles son las líneas de

comunicación principales en nuestro proyecto, y formalizarlas/controlarlas: informes, redes

sociales corporativas, intranets, wikis, etc…

•En comunicaciones presenciales (cara a cara), prestar atención al lenguaje corporal del

receptor. Esto nos dará pistas de si la información se está recibiendo correctamente.

•Escucha activa. Esto significa que tenemos que escuchar y entender la comunicación desde

el punto de vista del que habla.

Ahora bien, el éxito de la comunicación en el proyecto, también dependerá en la relación que

se crea al interior del equipo de trabajo. ¿Se conocen? ¿Han trabajado juntos antes o es la

primera vez que se ven?, ¿Cuál es la experticia y habilidad de cada uno de los integrantes?

Establecer espacios semanales en los cuales se puedan compartir, no solo situaciones laborales,

sino también personales y familiares, propiciará el trabajo en equipo e incrementara el sentido de

pertenencia de cada uno de los integrantes.

Para que la comunicación surta efecto es necesaria una masa crítica de personal, equipo y

actividades que tengan continuidad. La utilización conjunta de múltiples medios, que usan

diferentes canales de comunicación, en coordinación y con criterio de mutuo apoyo, permiten

obtener excelentes resultados. Por el contrario, el «componente de comunicación» que se añade

en el presupuesto del proyecto a último momento, a menudo se limita a ser sólo un aporte para
 23
elaborar materiales de publicidad destinados al proyecto o para producir algunos elementos

audiovisuales, y no es ni eficaz ni rentable. (Collin & Villet).

Un buen Project Manager debe invertir entre el 75% y 90% de su tiempo en actividades de

comunicación de acuerdo a “La gestión de las Comunicaciones del Proyecto donde incluye los

procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el

almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean

adecuados y oportunos”

En conclusión

• Las actividades y responsabilidades de comunicación dependerán de cada proyecto en

particular. No hay una solución única para todos los proyectos, ya que un proyecto pequeño no

requerirá las mismas exigencias de comunicación que un proyecto grande o complejo. Cualquier

teoría debe ser adaptada a la práctica de nuestro día a día, a nuestra realidad.

• Lo más importante es que todas las comunicaciones deben ser efectivas y precisas. Tanto

orales como escritas, tanto informales como formales. Nuestras reuniones, presentaciones e

informes de progreso son la clave para ello.

• Las comunicaciones siempre deben considerar las necesidades y expectativas de los

stakeholders: quién debe saber qué, por qué, y cuando. La estrategia de comunicaciones elegida

debe orientarse a que los interesados estén informados y comprometidos con el proyecto.

• Debemos tener en cuenta los factores ambientales y los activos de los procesos de la

organización: hay que ser conscientes de nuestro entorno, de las políticas que lo rigen, y de su

cultura.
 24

Referencias Bibliográficas.

• "Historia de la Comunicación Humana". Autor: Julia Máxima Uriarte. Para:

Caracteristicas.co. Última edición: 29 de septiembre de 2019. Disponible en:

https://www.caracteristicas.co/historia-de-la-comunicacion-humana/. Consultado: 21 de

noviembre de 2019

• “LA COMUNICACIÓN clave para el desarrollo humano”. Colin Fraser et Jonathan

Villet Año: 1994. http://www.fao.org/3/t1815s/t1815s00.htm. Recuperado el 10 de noviembre de

2019.

https://uv-mdap.com/blog/la-importancia-de-la-comunicacion-en-la-gestion-de-

proyectos/

• https://www.obs-edu.com/int/blog-investigacion/project-management/las-

comunicaciones-en-un-proyecto-ideas-clave
 25
¿Cómo salir de un cuello de botella para lograr el éxito en un proyecto?.

Articulo realzado por: Antonio Monsalve Pérez

RESUMEN

Se conoce como cuello de botella aquellas situaciones en las que una determinada cadena

productiva es más lenta de lo normal.

Todos los procesos tienen un ritmo más o menos homogéneo o al menos previsible; aunque

no siempre sea el mismo se puede calcular de antemano y podemos planificar soluciones o

medidas para que no afecte al conjunto de las acciones.

HOW TO LEAVE A BOTTLE NECK TO ACHIEVE SUCCESS IN A PROJECT?

By: Antonio Monsalve Pérez, Business Administrator of the National Open and Distance

University

Email: amoper2007@gmail.com

ABSTRACT

It is known as a bottleneck those situations in which a given production chain is slower than

normal.

All processes have a more or less homogeneous or at least predictable rhythm; Although it is

not always the same, it can be calculated beforehand and we can plan solutions or measures so

that it does not affect all the actions.

 26
El cuello de botella siempre es imprevisto. La capacidad de producción del sistema se

restringe de forma sorpresiva y conduce a una inevitable reducción de los niveles de

rendimiento, eficacia y productividad.

Todos los procesos son diferentes y, por tanto, las causas del cuello de botella varían en

función de las características de los mismos.

Por ejemplo, en algunas ocasiones la causa principal de la ralentización del proceso es la falta

de personal que puede sufrir una organización, así como la avería de los equipos o máquinas

encargadas de llevar a cabo acciones centrales.

No menos grave es el cuello de botella originado por una mala gestión del proceso, lo que se

refleja en errores como la falta de recursos disponibles, excesiva permisividad en los plazos

establecidos, mala contratación de proveedores o distribuidores o personal poco cualificado para

ejecutar las tareas.

Sea como sea, lo cierto es que un cuello de botella siempre provoca que las acciones de las

próximas iteraciones se retrasen o se paralicen, algo que incide directamente en un aumento de

costes generales del proceso.

Alternativas para gestionar un cuello de botella

 27
No existen fórmulas mágicas para evitar la aparición de un cuello de botella. Si eres director

de proyectos, puedes preverlos en la fase de planificación, pero nunca blindarte contra ellos. Son

consustanciales a los procesos y pueden aparecer en cualquier etapa.

Lo que sí puedes hacer es gestionarlos de tal forma que no supongan un obstáculo para la

productividad del proyecto. ¿Cómo? Aquí doy algunas alternativas para ello:

• Identificar el obstáculo:

Lo más importante de un cuello de botella es identificar el sitio exacto donde se ha producido

y la causa principal del mismo. No siempre es fácil hacerlo. Una buena herramienta para ello son

los mapas o gráficos de proceso, los cuales nos permiten visualizarlo. Una vez hecho esto, el

siguiente paso es eliminarlo.

• Subordinar el resto de tareas a la que no está terminada:

Si el obstáculo no ha podido eliminarse en primera instancia, una estrategia eficaz puede ser

la de adaptar el resto del proceso al ritmo del cuello de botella. Esto nos ayuda a redistribuir

recursos y evitar que se cumulen más tareas.

• Invertir nuevos recursos:

Cuando el cuello de botella no cede aplicando ninguna de las dos estrategias de los puntos

anteriores, quizá podemos optar por elevar una petición a la dirección de la organización y

solicitar nuevos recursos. A veces mejores equipos o personal más capacitado ayudan a devolver

fluidez a los procesos.

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• Reiniciar el ciclo de trabajo:

Pero si aun así no logramos que el proceso recupere su ritmo habitual, siempre está la opción

de reiniciar el ciclo de trabajo, eliminar las causas del cuello de botella y sobre todo, retomar las

acciones donde las habíamos dejado.

Ten presente que en cualquier proyecto que lideres siempre existirán limitaciones y, en

ocasiones, cuellos de botella. Por ello, lo fundamental es saber reaccionar a tiempo y tomar las

medidas que devuelvan fluidez al proceso.

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Página Web

El trabajo colaborativo fue ingresado a la página web del proyecto, diseñada para mantener

informada a la comunidad del proyecto.

La página se encuentra en el siguiente enlace:

https://mavi890.wixsite.com/misitio-2

Enlaces de los videos individuales

Como actividad voluntaria, la rúbrica del curso contempló que de manera individual se

realizara un video de socialización del proyecto ante la comunidad. A continuación los videos:

 María Victoria Gómez: https://youtu.be/Rzg0QzUlaSg

 Faber Esteban Gil Acosta: https://youtu.be/s3XivqW8HH4

 Arístides Maturana Ramos: No presentó

 Antonio Monsalve Pérez: No presentó

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Capítulo 4.

Conclusiones

El uso de herramientas gratuitas permite ampliar el panorama de la forma en la cual

podemos comunicar y brindar información a los interesados de los proyectos.

Para la secuencia apropiada de las comunicaciones es necesario que se aplique de inicio

a fin del proyecto, donde el equipo del proyecto tiene una comunicación constante con los
grupos de interesados utilizando diversos canales de comunicación que permitan el flujo de la
información entre emisores y receptores.

El análisis del proyecto mediante la aplicación de una matriz DAFO, permite identificar
debilidades, conservar y aumentar las fortalezas y hacer de las amenazas oportunidades de
mejora de los proyectos.

Los modelos de comunicación existentes puedes ser variados y mejorados mediante la

aplicación de tecnologías y el uso de redes sociales facilita la masificación de la información.

Para el uso de estrategias d ecomunicacion se debe tener clara identificación de los

grupos de interés, con la finalidad de plantear estrategias acordes a cada uno de ellos y no
formular estrategias d emanera global.
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Referencias bibliográficas

Jaramillo, Juan Camilo. “Competencias comunicativas para la participación”. [En línea]

Disponible en: http://74.125.47.132/search?q=cache:O7AKu1EQyEkJ:www.mineducacion.gov.

co/1621/article-122250.html+participacion&hl=es&ct=clnk&cd=4&gl=co. Recuperado: 20 de

noviembre 2.019. 6:30 PM

Libaert, Thierry. El plan de comunicación organizacional: Cómo definir y organizar la

estrategia de comunicación. Editorial: LIMUSA, 2.000.

Project Mamagement Institute. (2013). Guía de los fundamentos para la dirección de

proyectos (guía del pmbok®). Quinta edición. Recuperado de

http:/ campus01.unad.edu.co/ecacen01/mod/book/view.php?id=8919

Bances, Alex. (2008), El sentido de la comunicación. En: “Apuntes de clase”. Cátedra de

Investigación en las Organizaciones. Pontifica Universidad Javeriana.