Autor: Cesar Vallejo

Ensayo
Estadística aplicada a la administración

Introducción

La estadística es el “método que permite organizar, sintetizar, presentar, analizar,

cuantificar e interpretar gran cantidad de datos, de tal forma que se puedan tomar

decisiones, realizar generalizaciones y obtener conclusiones válidas (dar información)

acerca de los fenómenos estudiados”, tales como el comportamiento de un grupo

(Rodríguez & Jimenez, 2016).

La administración es definida como el “proceso integral para planear, organizar e

integrar una actividad o relación de trabajo, la que se fundamenta en la utilización de

recursos para alcanzar un fin determinado” (Sánchez, 2015).

La administración hace efectivo a los esfuerzos humanos. Ayuda a optimizar el manejo

y selección del personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas. Se mantiene

al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad. La

administración se da donde quiera que existe un organismo social, por necesidad, ya el

éxito de un organismo social depende, directa y de manera inmediata de su buena

administración, y sólo por medio de ésta, de los elementos materiales, humanos, etc.,

con que ese organismo cuenta.

La estadística aplicada a en la administración tiene por finalidad, suministrar

información que permita tener una visión general de la empresa en su conjunto, para

que la administración pueda formular directrices con pleno conocimiento de causa;

descubrir las relaciones de causa a efecto en las diversas manifestaciones económicas de

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la empresa; reconocer y separar, en vista del control, lo anormal y anormal, observando

las fluctuaciones internas ligadas estrechamente con las condiciones externas, para

obtener una mayor orientación a la actividad de la empresa (Martínez, 2011).

El objetivo del presente ensayo es ubicar a la estadística aplicada como una de las

técnicas cuantitativas más útiles para la dirección integral de las organizaciones, tanto

públicas como privadas y sociales. Dar a conocer su finalidad, la importancia de su

aplicación en la administración de las empresas, especificando los aspectos y áreas

sobre los que puede ejercer, dando ejemplos al respecto sobre algunas herramientas

cuantitativas que sumado a un análisis de la información, permiten la toma de

decisiones en situaciones decisorias de dirección.

Desarrollo

Desde el punto de vista práctico, la estadística es una disciplina matemática considerada

como un conjunto de técnicas que permiten el análisis de datos, los que suelen ser

números pero también no numéricos, y que puede abordarse desde diferentes

perspectivas (Díaz, 2013).

La estadística aplicada se puede entender como “un conjunto de procedimientos para

reunir, medir, clasificar, codificar, computar, analizar y resumir información numérica

adquirida sistemáticamente” (Pacheco, 2014). Siendo el punto central del análisis

estadístico en los negocios, la administración de la toma de decisiones.

La aplicación de la estadística es útil en la administración de empresas públicas,

privadas y todo tipo de organizaciones. Por ejemplo, puede realizarse un análisis acerca

del volumen mensual de ventas de un producto durante el año anterior, mediante la

elaboración de un gráfico de barras o grafico lineal. Pueden destacarse las ventas

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relativas por mes calculando un número índice para cada mes, de manera que la

desviación a partir de 100 para cualquier mes dado indique la desviación porcentual de

las ventas en ese mes en comparación con las ventas mensuales promedio durante todo

el año.

La finalidad de la estadística es suministrar información, y su utilidad dependerá, en

gran parte, del fin que se proponga y de la forma como se obtengan los datos. La

creciente especialización ha obligado a la utilización continua de métodos estadísticos,

reemplazando métodos deficientes que eran casi imposibles de realizar, como la

inspección minuciosa de artículo por artículo en empresas de producción masiva.

En el control de calidad de un producto, este debe ser sometido a cierto control sobre

dureza, resistencia, duración, etc, por lo que es indispensable la aplicación de técnicas

de muestreo para reducir el número de elementos destruidos y obtener conclusiones

válidas y confiables que bien pueden extenderse hasta el total de elementos producidos,

ahorrando tiempo y costos enormes que tendrían que desembolsarse de no aplicarse la

técnica estadística.

Las empresas requieren a menudo realizar investigaciones para conocer los cambios

respectos a los gastos y gustos de los consumidores, las situaciones que se puedan

presentar en la demanda, el exceso de existencias, la capacidad de compra de un grupo

familiar, etc.

La importancia de la estadística se puede precisar sobre algunos aspectos:

Conocer la realidad de una observación o fenómeno: al cuantificar un fenómeno

estamos conociendo su situación actual, es así como al tener información diaria,

semanal o mensual, sobre la producción de un artículo, se sabrá si se está cumpliendo

con lo programado o por el contrario, estamos por debajo o por encima de nuestra
Autor: Cesar Vallejo

programación, lo cual afectará los inventarios, las ventas, las existencias de materia

prima, etc. Se podrá determinar el total de la producción nacional de un artículo en un

momento determinado, además, sabremos si el volumen de producción satisface la

demanda interna o si, por el contrario, hay necesidad de recurrir a las importaciones

para cubrir el déficit. También se puede determinar el excedente de producción que se

requiere para mantener los precios internos de mercado.

Determinar lo típico o normal de esa observación: cuando se cuantifica la característica

de un fenómeno, se obtiene un valor denominado promedio, siendo esta la forma de

referirnos al grupo, cuantificando así su comportamiento, si decimos que el promedio de

unidades vendidas de un artículo A, en 20 almacenes, en el mes de marzo de fue 1200

unidades, es una forma de determinar el comportamiento del grupo; pero con este valor

típico o normal del conjunto no se quiere decir que los 20 almacenes vendieron la

misma cantidad, algunos más, otros menos.

Determinar los cambios que representa el fenómeno: Cualquier fenómeno de carácter

estadístico presenta variaciones a través del tiempo, pero quiere una observación

continua para poder determinar la magnitud del cambio. La demanda, producción,

ventas, precios, son fenómenos que constantemente registran cambios que deben ser

tenidos en cuenta por la administración de una empresa.

Relacionar dos o más fenómenos: Desde el punto de vista de correlación, se puede

determinar si existe una relación validad entre dos o más características de una misma

observación, o entre dos o más fenómenos. Tal es el caso de la relación de ingresos y

gastos para un grupo de familias o la relación entre las unidades producidas, vendidas y

el precio.
Autor: Cesar Vallejo

Determinar las causas que originan el fenómeno: Los cambios que se observan en un

fenómeno pueden tener una o varias causas de origen. El aumento de las exportaciones

de un artículo puede ser causado por un mejoramiento del precio en el mercado externo,

por un volumen de producción superior a la demanda interna o por otras causas que

producen variaciones en el comportamiento del fenómeno.

Hacer estimaciones sobre el comportamiento futuro del fenómeno: En numerosas

ocasiones se requiere proyectar, para estimar el comportamiento futuro de un fenómeno.

La proyección a dos o tres años de la población de una región sirve para determinar el

mercado potencial del producto, es decir, el conocimiento, aunque sean estimativos, de

la demanda en los años próximos.

Obtener conclusiones de un grupo menor denominado muestra, y extenderlas a un

grupo de mayor denominado población: Al realizar mediciones en un muestra, cuyo

selección se hará de acuerdo a ciertas técnicas, los resultados obtenidos pueden ser

considerados como el comportamiento que se obtendrá si se hubiera trabajado con todos

los elementos de la población de la cual se extrajo la muestra.

La estadística aplicada se divide en dos grandes ramas: la estadística descriptiva y la

inferencia estadística. La estadística descriptiva consiste en el conjunto de técnicas y

herramientas para la recolección, descripción y procesamiento de datos sobre un

fenómeno de estudio. Dichos datos pueden ser resumidos numéricamente a través del

cálculo de parámetros como la media o la desviación estándar, o gráficamente por

medio de histogramas.

Mientras tanto, la Inferencia estadística se ocupa de estructurar una muestra

representativa de la población en estudio con el fin de diseñar modelos, inferencias,

tendencias y predicciones sobre su comportamiento a partir de la aleatoriedad de las

Autor: Cesar Vallejo

observaciones, a través de técnicas como la prueba de hipótesis, las estimaciones, la

correlación, el análisis de regresión, las series de tiempo, la minería de datos, entre

otras.

En un principio se consideraba que la función de la estadística era únicamente la

descripción de las características de un grupo, por lo que se la denominó estadística

descriptiva, sin embargo, hoy la estadística, además de ser descriptiva, es analítica,

considerándose esta última como la función más importante, ya que permite obtener

conclusiones que pueden ser aplicadas en diferentes ramas, como la administración por

ejemplo.

Estas conclusiones deben partir necesariamente a partir del análisis de datos. En una

empresa, los datos se originan en los registros internos como por ejemplo: producción,

ventas, salarios y otros. Pero también, la empresa puede servirse de estadísticas externas

cuyos registros son originados fuera de la empresa, por ejemplo: precios de la

competencia, opinión de los consumidores respecto al producto, etc (Martínez, 2011).

La estadística puede ser aplicada dentro de la organización de una empresa, Martínez

(2011) en áreas como:

Producción: En la producción de un artículo en grandes cantidades se hace necesario

detectar y eliminar alteraciones sistemáticas de la calidad, para ello se aplican métodos

de control. En los estudios de tiempo y movimiento, encaminados a obtener una mayor

productividad, y en la aplicación de nuevos métodos de producción o en el lanzamiento

de nuevos productos.

Finanzas: En la estimación de la magnitud que tomará cierto aspecto en algún punto

futuro de tiempo (corto, mediano o largo plazo), en los controles presupuestarios y en el

planteamiento de ciertas actividades de carácter financiero.

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Contabilidad: De gran importancia en la auditoría, ya que mediante la aplicación de

ciertos métodos se seleccionan algunas facturas, cuentas o documentos de cobro, sin

recurrir a la totalidad y con base en el examen de ellas, se pueden obtener conclusiones

sobre la situación actual de cartera.

Personal: El control sobre el número de horas laboradas, tiempo dejado de laborar,

accidentes de trabajo, clasificación del persona (por antigüedad, sueldo, estudios, etc),

son informaciones de carácter estadístico necesarias en una empresa, para efectos de

una buena y sana política laboral.

Mercados: las encuestas estadísticas son indispensable para determinar la reacción de

los consumidores frente a los actuales productos de la empresa y para el lanzamiento de

los nuevos.

Un ejemplo de aplicación de estadística en el Personal es el siguiente. En una oficina de

administración de personal se desea investigar si la impuntualidad de los empleados se

distribuye igual en todos los días de la semana. A través de una prueba de bondad de

ajuste entre distribuciones empíricas, en la que se tomó una muestra aleatoria de

reportes de retardos durante un periodo de 6 meses, se pudo conocer que los días en los

que hay más impuntualidad son los lunes y los viernes:

Día No. retardos

Lunes 60
Martes 35
Miércoles 50
Jueves 47
Viernes 58
Fuente: Tomado de Estadística aplicada a la administración y la economía (Díaz,

2013)
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Las organizaciones son objeto de estudio. Una organización está conformada por un

conjunto de individuos que se reúnen e interactúan con el fin de lograr objetivos

comunes. De ahí que los individuos se reúnen en las empresas para producir un bien o

servicio.

La estadística puede ser aplicada en la empresa partiendo de que en ella se generan

hechos que pueden ser cuantificados e interpretarse en términos numéricos y de leyes

estadísticas. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el uso de las herramientas

de la estadística aplicada también implica riesgos cuando se le utiliza

manipuladoramente para justificar acciones que favorecen a los directivos de la

organización.

La administración de una organización puede realizarse de muchas maneras, por

ejemplo, empíricamente, sin sustento teórico ni información actualizada, utilizando

únicamente la intuición; pero también puede hacerse con mayor seriedad y precisión,

tomando decisiones con base en referencias teóricas e información oportuna, clara y

actualizada.

Claro está el hecho de que sólo es posible dirigir bien lo que se conoce bien, y sólo es

posible conocer bien lo que se teoriza bien. De ahí que las organizaciones sólidas le

otorgan un lugar especial al tratamiento estadístico de la información relacionada, tanto

con sus procesos internos como con el comportamiento de su entorno (políticas

públicas, mercado, competidores, etc.). Dirigir sin información estadística suficiente en

las organizaciones es como navegar sin brújula en medio del océano.

En la práctica directiva existen muchas situaciones cotidianas donde resultan de mucha

ayuda las técnicas estadísticas para traducir hechos organizacionales observables, en

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información y, posteriormente, en conocimiento, para la toma de decisiones; algunas de

ellas las menciona Pacheco (2014):

 El control estadístico de los procesos.

 El nivel de fallas en los equipos y sus frecuencias.

 Los tiempos para cambios o preparación del herramental.

 Los niveles de productividad de distintos procesos.

 Los niveles de satisfacción de los clientes y usuarios.

 Los tipos de accidentes y sus frecuencias.

 El análisis de los defectos y retrabajos.

 El nivel y los pronósticos de las ventas.

 La capacidad de los procesos.

 El comportamiento de los inventarios.

 El nivel de cumplimiento de los proveedores.

 Los pronósticos de ventas.

 La evolución de los distintos índices macroeconómicos y financieros.

 La investigación de mercado.

 El cálculo de costos.

 El desempeño del personal.

El análisis estadístico aplicado a cualquier disciplina deberá contener tres fases

perfectamente estructuradas: fase descriptiva, fase de análisis y fase de validación. Un

análisis estadístico aplicado al mundo organizacional, podrá tener la siguiente propuesta

metodológica.

La primera fase descriptiva consiste en la recolección de información disponible a

través de la observación en una situación organizacional específica de interés. El

Autor: Cesar Vallejo

conjunto de observaciones realizadas (muestra) debe ser representativo de la población,

para lo cual existen diversas técnicas, una de ellas es el muestreo aleatorio simple, que

considera que todos los componentes de la muestra tienen la misma probabilidad de ser

elegidos, garantizando una distribución equilibrada de las variables observadas. Sin

embargo, el tipo de técnica para la selección de la muestra dependerá del problema

decisional concreto que se enfrente en la práctica directiva y del objetivo del estudio que

se desea realizar.

La fase de análisis, consiste en diseñar un modelo estadístico que explique la realidad

organizacional de forma adecuada, evitando una excesiva complejidad en su

composición estructural; lo que en ocasiones resulta complicado lograrlo, ya que

incrementar la fidelidad con la realidad exige introducir hipótesis al modelo que

complican el análisis (Pacheco, 2014).

En este punto se debe determinar la distribución de probabilidad del modelo generador

de datos, hallando los valores de los parámetros desconocidos mediante las

observaciones muestrales, y con la ayuda de las técnicas de la Estadística Inferencial, de

manera que se complete la distribución poblacional, estableciendo niveles de confianza,

es decir conociendo los valores máximo y mínimo entre los que oscilarán los valores de

los parámetros.

Finalmente en la tercera etapa, la validación de los datos en la que se comprueba que el

modelo estadístico proporcione resultados coherentes, es decir, si es teóricamente

aceptable y estadísticamente significativo, utilizando, por ejemplo, hipótesis

estadísticas. Cuando el modelo es aceptado, asegurándose que no sea válido solo para

los datos muestrales, este permitirá “dar una explicación de la realidad organizacional

que se ha estudiado, sino que servirá también, por ejemplo, para hacer predicciones
Autor: Cesar Vallejo

sobre su comportamiento futuro y tomar decisiones directivas con base en ello”

(Pacheco, 2014).

Existen algunas herramientas estadísticas que pueden incorporarse al mundo de las

organizaciones, ya sea en áreas internas o relacionadas con su entorno. El uso de una

herramienta u otra dependerá de la problemática organizacional y de los objetivos que

se buscan.

Tabla 1. Herramientas estadísticas para la administración

Área Dimensión Problemática Herramienta

organizacional estadística
Mercadotecnia Técnica Conocer la demanda futura de uno Técnicas de
de los productos que oferta la pronósticos y
organización, con el fin de de series de
orientar sus campañas de tiempo
promoción y publicidad.
Producción Técnica Comparar el funcionamiento de Técnicas de
las diferentes líneas de diseño de
producción, con el fin de ubicar la experimentos
más productiva y eficiente, y con
base en ello, homogeneizar los
métodos de trabajo.
Recursos Social Conocer la relación ente el Técnicas de
humanos desempeño del personal y su nivel regresión
de escolaridad, con el fin de lineal
diseñar políticas de reclutamiento
y selección de personal.
Finanzas Estratégica Conocer el promedio de los Técnicas de
costos, con el fin de orientar las intervalos de
inversiones futuras más rentables confianza
de la organización.
Autor: Cesar Vallejo

Ambiente Estratégica Conocer la relación entre el nivel Técnicas de

macroeconómico de desempleo y el gasto familiar regresión
en el rubro de diversión y lineal
esparcimiento, con el fin de
orientar la oferta de servicios de
una organización hotelera, por
ejemplo.
Ambiente social Estratégica Conocer si existe alguna relación Técnicas de
entre el rango de edad y correlación
migración en la zona donde está
ubicada la organización, con el fin
de diseñar políticas de
reclutamiento y contratación.
Fuente: Elaboración propia en base a Estadística para administración y economía de
Anderson, Sweeney, & Williams (2008)

El análisis estadístico cuantitativo del mundo organizacional deberá complementarse

con el análisis cualitativo que es válido para la interpretación, que atribuye un

significado a lo que se presenta cuantitativamente, de esa forma se logra un

conocimiento completo de lo que esté sucediendo en la organización. Ya que de otro

modo las herramientas estadísticas no serían muy útiles.

Conclusiones

La estadística comprende dos funciones muy bien definidas. La primera es la de la

descripción, el resumen de la información de modo que se pueda emplear de la mejor

forma. Y la segunda es la de la inducción, consiste en formular generalizaciones a

propósito de una determinada población sobre la base de una muestra extraída de la

misma.
Autor: Cesar Vallejo

Las herramientas estadísticas en el análisis organizacional no sustituyen, de ninguna

manera, los conocimientos teóricos asociados a la naturaleza compleja de las

organizaciones, los cuales son indispensables, tanto para ubicar la información que se

requiere para apoyar la toma de decisiones correspondiente, tanto para seleccionar la

herramienta estadística a utilizar y para la interpretación correcta de los resultados de la

aplicación.

Bibliografía

Anderson, D., Sweeney, D., & Williams, T. (2008). Estadística para administración y
economía (10 ma ed.). México: Cengage Learning.
Díaz, A. (2013). Estadística aplicada a la administración y la economía (1ra ed.).
México, D.F.: McGraw-Hill Interamericana.
Martínez, C. (2011). Estadística básica aplicada (4a.ed. ed.). Bogotá: Ecoe Ediciones.
Pacheco, A. (2014). La estadística aplicada como herramienta para la dirección integral
de las organizaciones. Gestión y estrategia(44).
Rodríguez, F., & Jimenez, E. (2016). Estadística para administración (2da ed.).
México: Grupo Editorial Patria.
Sánchez, M. (2015). Administración 1 (1ra ed.). México: Grupo Editorial Patria.