UNIVERSIDAD NACIONAL “SAN LUIS GONZAGA” DE ICA

OFICINA GENERAL DE MANTENIMIENTO

OFICINA DE ARCHIVO

PLAN DE TRABAJO

2 019

Ica – Perú

I INTRODUCCION
 La Universidad Nacional "San Luis Gonzaga" de Ica, es una Institución de
Educación Superior Universitaria sociocultural, Científica, Democrática y
humanística, con autonomía normativa, de gobierno, academia, administrativa y
económica, integrada por docentes, estudiantes y graduados, dedicados al estudio,
investigación científica, difusión del saber, la cultura y la producción. El personal
administrativo es integrante de la universidad en la forma que establece la Ley
Universitaria, el Estatuto, Reglamento General y normas conexas.

La Universidad Nacional “San Luis Gonzaga” de Ica, para garantizar una

adecuada administración y gestión documental, entre otras actividades propias que le
son asignadas, cuenta con la Oficina de Archivo.

II VISIÓN
Ser una Oficina responsable de garantizar un servicio de Seguridad de
calidad, capacitando y dotando al personal y las instalaciones de la Universidad
Nacional San Luís Gonzaga de Ica de equipos tecnológicos para obtener un alto
rendimiento, formación, y desarrollo, con una cultura institucional alineada con una
efectiva administración de sus recursos, que potencia la preparación de todos los
actores involucrados (Director, Jefe de la Unidad de Seguridad, Supervisores y
Personal de Seguridad) bajo criterios de eficiencia que permitan cumplir las
funciones de seguridad al servicio de la Comunidad Universitaria; comprometidos a
brindar a todos un lugar seguro para el desempeño de sus labores académicas,
administrativas y de servicio.

III MISIÓN

La misión de la Oficina de Seguridad es conducir los servicios de

vigilancia, protección y orientación a la Comunidad Universitaria y visitantes, de
manera que provean un ambiente seguro y tranquilo que garantice las labores
académicas, administrativas, de investigación y de servicio a la comunidad.
Desarrollando el trabajo en equipo, el compañerismo, la preservación de los valores
de la institución, todo ello dentro del mantenimiento de un clima de armonía en el
desempeño de la función y la actuación diaria que se debe dar con evidentes muestras
de respeto, cortesía y honestidad.

IV OBJETIVO GENERAL

Establecer medidas que, permitan gestionar una adecuada administración

del archivo y gestión documental en la Universidad Nacional “San Luís Gonzaga”
de Ica en el marco de la gestión archivística vigente, emitida por el Archivo General
de la Nación ente rector del Sistema Nacional de Archivo.

V OBJETIVOS ESPECÍFICOS

a) Desarrollar una gestión empleando los recursos que dispone el archivo e

incorporando tecnologías mas modernas.
 b) Aplicar los procesos archivísticos al acervo documental del archivo central

c) Actualizar los auxiliares descriptivos del archivo

VI POLITICA INSTITUCIONAL

Garantizar la conservación, custodia

V METAS
Ser una Oficina que Preste un servicio de Seguridad de calidad, protección,
resguardo, prevención y primeros auxilios eficiente y eficaz a la comunidad
Universitaria y a la Institución.

VII PLAN DE TRABAJO DE LA OFICINA DE SEGURIDAD 2018

Previamente para desarrollar el presente Plan de trabajo para el Ejercicio

Presupuestal 2018 debemos realizar un diagnóstico de los servicios que presta la
Oficina de Seguridad, cuales son las Instalaciones a las que brinda servicios la
Oficina de seguridad, en qué lugar se encuentra, con qué recursos cuenta, cual es el
entorno que rodea las Instalaciones.

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
La Oficina de Seguridad cuenta con el personal que a continuación se detalla:

CANTIDAD DE PERSONAL EXISTENTE

CARGO CONDICIÓN LABORAL CANTIDAD

Director Ejecutivo Nombrado 01
Secretaria CAS 01
Oficinista III HP 01
Chofer CAS 01
Jefe de la Unidad de Seguridad HP 01
Supervisor de turno mañana HP 01
Supervisor de turno tarde CAS 01
Supervisor de turno noche HP 01
Vigilantes Nombrado 02
Vigilantes Contrato plazo fijo 03
Vigilantes CAS 61
Vigilantes HP 49
Total Personal 123

La cantidad de vigilantes que se tiene en el servicio es insuficiente para cubrir cada

Facultad a fin de prestar un servicio eficiente, en algunos casos hay vigilantes que
deben de tener bajo su custodia hasta cuatro (04) Facultades y/o Dependencias a su
cargo lo que no permite desarrollar en forma eficiente los servicios de Vigilancia ya
que cada vigilante debería estar a cargo del control y custodia de una sola Facultad
con la finalidad de custodiar los bienes, instalaciones y proteger las personas que se
encuentran en ella, relevándose adecuadamente el puesto de trabajo con los vigilantes
de los demás turnos y coordinar con la autoridad y personal administrativo de dicha
dependencia y de este modo evitar que sucedan actos punibles y/o delictivos en sus
instalaciones; asimismo la Universidad Nacional “San Luis Gonzaga” de Ica, ha
crecido exponencialmente en infraestructura; por lo que ha sido necesario contratar
en forma temporal 53 vigilantes por la modalidad de Recibo por honorarios
profesionales y que durante la ejecución del ejercicio presupuestal 2017, se ha
mantenido un déficit de 78 vigilantes, por lo que es necesario realizar las gestiones
necesarias ante el ministerio de Educación (SUNEDU) a fin de que se nos autorice
el presupuesto necesario para que estos pasen a ser contratados bajo la modalidad de
Contrato Administrativos de Servicios u otra modalidad laboral contractual.
El presente Análisis, está basado en la observación diaria del desempeño del
personal de la Oficina de Seguridad, en la distribución de las funciones, de la
ejecución del servicio en los puestos asignados, el procedimiento operativo, los
procedimientos administrativos propios y otras observaciones prácticas.

CANTIDAD DE PERSONAL PROPUESTO PARA EL EJERCICIO 2018

CARGO CONDICIÓN LABORAL CANTIDAD
Director Ejecutivo Nombrado 01
Secretaria CAS 01
Oficinista III CAS 01
Chofer CAS 01
Jefe de la Unidad de Seguridad CAS 01
Supervisor de turno mañana CAS 01
Supervisor de turno tarde CAS 01
Supervisor de turno noche CAS 01
Vigilantes Nombrado 02
Vigilantes Contrato plazo fijo 03
Vigilantes CAS 189

Total personal 202

A. SITUACION ACTUAL
1. La Oficina de Seguridad, cuenta con un ambiente provisional equipado con
mobiliario, equipos de comunicación, una (01) camioneta, y una (01)
motocicleta para la supervisión, medios logísticos 02 computadoras, 01
laptop, 01 impresora, 12 cámaras de seguridad etc.), al personal de
Vigilancia no se le ha proporcionado uniformes característicos de manera
que sean fácilmente identificados por la Comunidad Universitaria.
 2. La Oficina de seguridad presta servicios de Seguridad a las siguientes
Dependencias las mismas que se encuentran ubicadas como sigue:

FUNCIONES

A fin de cumplir con las disposiciones de la Alta Dirección, las metas y

Objetivos de la Oficina de Seguridad se han establecido las siguientes funciones: de
acuerdo a la estructura orgánica:

DIRECTOR DE LA OFICINA DE SEGURIDAD

a) Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las funciones y actividades

administrativas y operativas de la Oficina de Seguridad.
b) Evaluar al Personal adscrito a la Oficina de Seguridad.
c) Formular el Plan de Trabajo, en concordancia con los lineamientos de la Alta
Dirección.
d) Promover actividades de capacitación del personal a su mando.
e) Administrar los Recursos Humanos, Logísticos y Económicos asignados a la
Dirección.
f) Mantener contacto permanente con los órganos de gobierno universitario, para
coordinar acciones tendentes al mejoramiento de la labor.
g) Mantener contacto permanente con los órganos de gobierno universitario, para
coordinar acciones tendentes al mejoramiento de la labor
h) Mantener relaciones de coordinación y/o colaboración con otros organismos
institucionales y extra institucionales.
i) Mantener estrechas y permanentes relaciones de coordinación con las
autoridades Policiales, Municipales y otras, en busca de mejorar y optimizar los
aspectos de seguridad de la institución, el patrimonio y la vida e integridad física
del personal de Funcionarios, Docentes, Trabajadores y alumnado en general.
j) Asesorar al Director de la Oficina General de Mantenimiento en materia de su
competencia funcional.
k) Generar una política de estímulos, así como planificar y ejecutar acciones de
bienestar para elevar el desempeño funcional y la moral del personal.
l) Garantizar la seguridad de las instalaciones y el mantenimiento del mobiliario
de la Oficina.
m) Gestionar la provisión de uniformes y medios logísticos para el Personal de
Seguridad
n) Otras que le sean asignadas

SECRETARIA III

a) Revisar y preparar la documentación para la firma respectiva.

b) Redactar todo tipo de documentos de acuerdo a instrucciones generales.
 c) Tomar dictado taquígrafos en reuniones y conferencias mecanografiando
documentos variados
d) Coordinar reuniones y concertar citas.
e) Llevar el archivo de documentación clasificada.
f) Evaluar y seleccionar documentos proponiendo su eliminación o transferencia al
archivo pasivo.
g) Orientar sobre gestiones y situaciones de expedientes.
h) Coordinar la distribución de materiales de oficina.
i) Realizar labores variadas de secretariado bilingüe.
j) Prestar apoyo secretarial a las unidades dependientes de la Oficina Ejecutiva.
k) Las demás que le asigne el Director de la Oficina de Seguridad.

DEL OFICINISTA III

a) Coordinar la recepción, registro, tramitar y archivar la documentación de la Oficina de

Seguridad.
b) Redactar proveídos y otros documentos de acuerdo a modelos establecidos.
c) Efectuar el seguimiento, verificación y control de los documentos recibidos y remitidos
d) Manejar equipos de video en conferencias y velar por su seguridad y conservación.
e) Mantener la existencia de los materiales de la Oficina, y encargarse de su distribución.

JEFE DE LA UNIDAD DE SEGURIDAD

a) Dirigir, orientar, supervisar y corregir el desempeño funcional operativo de los

Supervisores y Personal de Seguridad de la Universidad Nacional San Luis
Gonzaga de Ica.
b) Dirigir y/o efectuar acciones indagatorias previas sobre algún acto delictivo
cometido al interior de la institución, sin interferir en el desarrollo de las funciones
que son competencia de las autoridades policiales, formulando el Informe
respectivo.
c) Aplicar las normas establecidas en los Reglamentos para garantizar un
óptimo servicio de Seguridad.
d) Verificar el registro de todas las ocurrencias diarias.
e) Coordinar con el Director Ejecutivo de la Oficina de Seguridad, el cronograma
de adiestramiento físico y capacitación del personal.
f) Coordinara y ejecutara las rotaciones, cambios de turno, descansos y otros del
personal de Seguridad en forma oportuna, a fin de optimizar el servicio.
g. Gestionar ante la Dirección Ejecutiva de la Oficina de Seguridad, la provisión de
uniformes y material logístico para el personal.
h) Promueve y cautela por el cumplimiento del respeto a los Derechos Humanos en el
ejercicio de la función
i) Planea y controla la ejecución de las medidas y normas básicas de seguridad, para
neutralizar y/o contrarrestar riesgos contra las instalaciones, personal,
documentación, vehículos, y equipos.
j) Vela por el mantenimiento de la disciplina y moral del Personal de la Unidad.
 k) Evaluar en coordinación con el Director de la Oficina de Seguridad el rendimiento
funcional del personal a su mando, estableciendo los indicadores que permita una
mejora en su rendimiento.
l) Informar al Director de la Oficina de Seguridad sobre actos de inconducta funcional
del personal de la Oficina de Seguridad, de acuerdo a la gravedad de la infracción.
ll) Supervisar y controlar el buen uso y mantenimiento de los equipos y bienes
asignados a la Unidad para el cumplimiento de la labor, estableciendo
responsabilidad en caso de deterioro o perdida ocasionada por negligencia.
o) Proponer las sanciones disciplinarias a aplicar por la infracción cometida por el
personal de seguridad y vigilancia de conformidad a las normas establecidas en el
presente Reglamento.
p) Evaluar permanentemente al personal a su mando, en cuanto a su rendimiento,
eficiencia y eficacia.
q) Elaborar la Orden de Seguridad, la cual luego de su aprobación por los estamentos
competentes, procederá a su ejecución en forma personal, a fin de brindar seguridad
y protección a los diversos eventos académicos, Congresos y otros auspiciados por
la Institución, para garantizar el desarrollo del mismo.
r) Otras que le sean asignadas o que deriven de las necesidades propias

SUPERVISOR

a) Supervisar la presencia, comportamiento y labor del Personal de Seguridad.

b) Supervisar que el personal se encuentre en todo momento debidamente aseado,
bien presentado y en óptimas condiciones físicas para el cumplimiento de la labor.
c) Garantizar que todas las áreas de vigilancia estén cubiertas por Personal de
Seguridad.
d) Velar por que el personal en todo momento brinde un trato cortés y respetuoso a
las autoridades, docentes, personal administrativo y alumnos.
e) Llevar un registro de todas las ocurrencias producidas en su servicio
f) Deberá ser objeto de respeto y subordinación por el personal, transformándose en
el consejero y guía de ellos.
g) Mantener comunicación horaria e inopinada en forma permanente con el personal
durante todo el servicio, debiendo estar enterado de todas las novedades habidas.
h) Supervisar, orientar y viabilizar el acceso del personal Docente, administrativo,
trabajadores y alumnos a las instalaciones.
i) Supervisar, orientar y viabilizar el acceso vehicular, velando por la fluidez e
identificando a los conductores de ser necesario.
j) Prestar auxilio inmediato a cualquier persona ante una eventualidad o emergencia
médica, facilitando su movilidad y traslado a los establecimientos de salud.
k) Supervisar y controlar que el personal no establezca vínculos amicales con personal
de la Universidad, a fin de mantener la independencia en sus actos ascendencia
y autoridad.
l) Procurara solucionar los problemas que se presentan durante su servicio,
buscando soluciones viables y acordes de las normas.
ll) Al término de su servicio elaborara el Parte correspondiente en el Cuaderno de
Supervisión, en donde constaran todas la novedades habidas y las diligencias
practicadas en cada caso.
 m) Velar por que bajo ninguna circunstancia se proporcione las direcciones
domiciliarias, telefónicas, situación, ubicación y/o cualquier otro dato sobre las
Autoridades, los Decanos, docentes, personal administrativo y trabajadores.
n) A fin de asegurar el cabal cumplimiento de las disposiciones, situación del personal
y ocurrencias, mantendrá puesto móvil, realizando rondas continuas por los
diversos locales de la institución, anotando su ingreso y las recomendaciones
hechas por las deficiencias halladas en el Cuaderno de Ocurrencias del puesto de
Seguridad y Vigilancia.
ñ) Otras que le sean asignadas o que deriven de las necesidades propias

VIGILANTE
a) Estar en todo momento y circunstancia bien presentado y aseado, con el cabello
debidamente recortado, afeitado, portando el uniforme característico de la
Institución.
b) Por ningún motivo abandonara su puesto de servicio hasta que sea debidamente
relevado por el servicio entrante
c) Procurara el debido cuidado y mantenimiento de todos los bienes de la institución.
d) Trabajar conscientemente y con voluntad, desplegando iniciativa
en el cumplimiento de su misión, debiendo tener siempre en cuenta que el
servicio prima sobre cualquier otra condición.
e) Dar estricto cumplimiento de las consignas, normas y órdenes impartidas
por sus superiores.
f) Informar por los medios más rápidos a su Supervisor de las novedades que se
presenten en el servicio, sin perjuicio de hacerlo con el Jefe de la Unidad en caso lo
considere necesario, formulando luego la Ocurrencia en el Cuaderno de Relevo y
de ser necesario la Ocurrencia Escrita mediante modelo pre establecido.
g) Deberá estar siempre alerta para detectar y prevenir que se cometan hechos
de cualquier índole en contra las personas, las instalaciones y bienes; debiendo
solicitar el apoyo inmediato en caso de una ocurrencia.
h) Bajo ninguna circunstancia proporcionara direcciones domiciliarias, telefónicas,
situación o ubicación y/o cualquier otro dato sobre las Autoridades, docentes,
personal administrativo y trabajadores.
i) Realizara rondas permanentes en las instalaciones asignadas para el servicio,
comunicando de cualquier novedad
j) Garantizar después del horario normal de las labores administrativas y Académicas
el uso racional de los recursos eléctricos y de agua potable de la institución.
j) Tener pleno conocimiento de las novedades ocurridas en el servicio anterior.
k) Alertar sobre sucesos, así como de la presencia de personas y vehículos en actitud
sospechosa.
I) Ante una Emergencia acudir de manera inmediata en apoyo al personal
interviniente.
m) Cumplir con su jornada laboral de 08 horas de servicios.
n) Permanecerá despierto y alerta durante todo su servicio.
0) Asumirá solidariamente el valor de algún bien de la institución que le haya sido
asignado y lo reporte como perdido, sustraído o robado.
p) Deberá encontrarse en su puesto con anticipación de 15 minutos para proceder al
relevo y recepcionar el cargo del puesto que le corresponda cubrir debiendo firmar
conjuntamente con el vigilante saliente el cuaderno de ocurrencias.
q) Garantizar el mantenimiento de la seguridad y tranquilidad dentro de los locales de
la Universidad Nacional San Luis Gonzaga de Ica
 r) Garantizar y controlar la libre circulación vehicular y peatonal en la puerta de
ingreso e interior de los locales de la institución
s) Otras que le sean asignadas

RECOMENDACIONES

Para un mejor cumplimiento del servicio y este sea de calidad en beneficio del usuario
se dan las siguientes recomendaciones.

 Hacer sentir al usuario que el vigilante esta para atenderlo

 Nunca permanezca sentado cuando una persona le está hablando
 Evite los silencios prolongados
 Haga explicitas sus cualidades de amabilidad, paciencia y tolerancia
 Demuestre amabilidad y respeto con la voz
 Utilice los títulos de cortesía señor, señora, señorita, doctor, ingeniero etc.
 Llame al usuario por su nombre Señor Carlos, señora Claudia etc.
 No utilice palabras cortantes
 Evite comentarios políticos, religiosos que puedan presentar controversia, ser muy
discreto
 Tenga un trato preferencial por los niños, ancianos, mujeres embarazadas, personas
discapacitadas
 No hable masticando chicle o comiendo
 Está prohibido fumar en el recinto universitario
Las siguientes son normas de comportamiento que hacen parte de la atención al usuario:

1. Orientación al público. “Estar bien informado de su puesto de trabajo, para lo cual

recibirá una inducción en el puesto”
2. Actitud en espectáculos públicos. El miembro como personal de seguridad debe de
tener en cuenta que se encuentra de servicio y no como espectador, por lo que debe
dedicar su esfuerzo al servicio de los espectadores, debiendo de actuar de inmediato
en caso de alteración del orden o en la comisión de algún hecho punible
3. Cautela y sagacidad. Al trasladar personas aprehendidas al interior de la entidad bajo
su responsabilidad (Ladrones, personas que alteren el orden interno de la UNICA y
demás) tomará las precauciones necesarias para evitar su fuga y ser agredidos por
estos
4. Cultura profesional. Es deber de todo personal de seguridad y vigilancia revisar las
normas de seguridad y vigilancia de la UNICA cumplirlas y hacerlas cumplir
5. Tratamiento gentil. Dirigido a todas las personas. “ En especial a los ancianos, niños,
mujeres embarazadas y personas discapacitadas”
6. Iniciativa. Es deber de todo personal de seguridad y vigilancia desarrollar cualquier
actividad tendiente a prevenir y contrarrestar la posible comisión de hechos punibles
ó delitos al interior de la UNICA
7. Criterio. Aspecto que debe utilizar todo personal de seguridad y vigilancia para
conocer y resolver los casos

VIII ESTRUCTURA JERARGICA

 La Oficina de Seguridad cuenta con la siguiente estructura Jerárquica:

- Un (01) Director Ejecutivo de la Oficina de Seguridad.

- Una (01) Secretaria
- Un (01) Oficinista III
- Un (01) Jefe de la Unidad de Seguridad.
- Tres (03) Supervisores de turno.
- Ciento catorce (194) agentes de Seguridad.

El desarrollo del presente Plan con lleva a realizar las siguientes actividades:
1- concientizar a los miembros de la comunidad universitaria y público en general que
accede a las instalaciones del campus universitario del cumplimiento de las Normas
y Directivas en materia de seguridad que cuente la UNICA.
Para el cumplimiento de esta actividad la Oficina de Seguridad realizará las
siguientes acciones:
- Proponer al Señor Rector a través de la Oficina General de Mantenimiento las
Normas, Reglamentos y Directivas en materia de seguridad para su aprobación.
- Gestionar en la Editorial Universitaria a fin de que cada vigilante cuente con la
Normativa y Directivas en materia de seguridad aprobadas por la Alta Dirección
de la UNICA.
- Publicar y difundir las Directivas en materia de seguridad a los miembros de la
comunidad Universitaria para su conocimiento y cumplimiento.

2- Instruir y capacitar al personal que presta servicios de seguridad y vigilancia en las

instalaciones de la UNICA en las diferentes técnicas para desarrollar un servicio de
seguridad y vigilancia eficiente y eficaz capacitación que se desarrollaran en los
meses de Julio y Noviembre.

3- Supervisar en forma permanente e inducir las técnicas en seguridad una (01) vez al
día en cada puesto de vigilancia con la finalidad que el personal de seguridad y
vigilancia cumpla en forma adecuada y eficiente su servicio.

4- Verificar cada 06 meses en la Policía Nacional del Perú los antecedentes policiales
de cada personal de seguridad y vigilancia.

5- Gestionar ante el Señor Rector de la UNICA a través de la Oficina General de

Mantenimiento la instalación de cámaras de seguridad en todas las Facultades y
Dependencias de la UNICA.

6- Gestionar ante el Señor Rector de la UNICA a través de la Oficina General de

Mantenimiento la adquisición de 04 Tranqueras electrónicas para el ingreso y salida
de vehículos y 07 molinetes electrónicos con biométricos para el control de ingreso
y salida de personas.

7- Coordinar mensualmente con la Policía Nacional del Perú el resguardo de las

instalaciones de la UNICA por parte de la Policía Nacional.
8- Gestionar el pago en forma mensual del personal que viene prestando servicio de
seguridad y vigilancia en forma temporal por recibo por honorarios profesionales en
las diferentes instalaciones de la UNICA.

9- Gestionar ante la Oficina General de Gestión de Recursos Humanos a través de la

Oficina General de Mantenimiento para que se realice las gestiones ante la SUNEDU
a fin de que nos asigne presupuesto para contratar plazas CAS de acuerdo a la
disponibilidad a fin de ir pasando al personal que presta servicios por la modalidad
de recibo por honorarios profesionales a Contrato Administrativo de Servicios.