MI BECA

REGLAMENTO OPERATIVO
PROGRAMA MI BECA
MI BECA
ARTÍCULO 1. OBJETO:

Constitución y regulación de un fondo en Administración denominado

FONDO PROGRAMA MI BECA- SOCIEDAD MINERA DE SANTANDER
S.A.S-MINESA, con recursos entregados por el CONSTITUYENTE al
ICETEX, quien actuará como administrador-mandatario.

ARTÍCULO 2. FINALIDAD DEL FONDO:

El fondo estará destinado a facilitar el acceso y la permanencia en la

educación formal superior (niveles técnico, tecnológico y universitario) a
los jóvenes bachillerees de los Municipios de la Provincia de Soto Norte
(Santander) (Municipios de Matanza, Charta, Tona, Vetas, California y
Surata) de los estratos 1, 2 y 3, en instituciones de Educación Superior-IES
aprobadas por el Ministerio de Educación Nacional, mediante la
adjudicación de subsidios directos (no reembolsables).

Parágrafo 1: Los recursos del fondo se destinarán a cubrir los siguientes

rubros: a) Matricula, hasta el equivalente a 2.2 SMMLV, por semestre; b)
Sostenimiento, hasta el equivalente a 1.5 SMMLV, por semestre.

ARTÍCULO 3. POBLACIÓN OBJETIVO Y REQUISITOS GENERALES:

POBLACION OBJETIVO: La población objeto para este convenio aplica a

los jóvenes bachilleres de los estratos 1, 2 y 3 pertenecientes a la Provincia
de Soto Norte (Departamento de SANTANDER - Municipios de Matanza,
Charta, Tona, Vetas, California y Surata).

REQUISITOS GENERALES:

Tener el certificado de ser residentes de los municipios de la Provincia

de Soto Norte, expedido por la alcaldía de cada
municipio.
Estudiantes registrados nivel 1 o 2 del Sisben.
Haber cursado y aprobado el grado once en el año inmediatamente
anterior a la fecha de la convocatoria en alguna institución educativa de
los municipios de la Provincia de Soto Norte.
Haber obtenido un puntaje de pruebas Saber 11 superior a 315.
Sólo debe aplicar al subsidio estudiantes de primer semestre.
Tener admisión a un programa técnico profesional, tecnológico o
universitario debidamente registrado antes el Ministerio de educación
Nacional.

Parágrafo 1: Quedará en cabeza de la Junta Administradora del fondo

evaluar las excepciones a aquellas solicitudes que no cumplan con la

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totalidad de los requisitos generales estipulados en este artículo del
reglamento operativo, justificado por medio de acta emitida por la Junta
Administradora del fondoue aprobó esta excepción.

ARTÍCULO 4. RUBROS Y CUANTÍAS:

El subsidio directo otorgado a través del FONDO PROGRAMA MI BECA-

SOCIEDAD MINERA DE SANTANDER S.A.S-MINESA cubrirá los siguientes
rubros:

a. Matricula: El 100% del valor de la matricula ordinaria en la modalidad

técnico, tecnólogo profesional y/o universitario hasta un valor total
máximo de 2.2 SMMLV por beneficiario. En el evento de presentarse un
excedente, este deberá ser asumido por cada uno de los beneficiarios.
b. Subsidio de Sostenimiento: 1.5 SMMLV salarios mínimos legales
vigentes por beneficiario por semestre.

Parágrafo 1: En ningún caso el estudiante podrá solicitar subsidio para

más de un programa simultáneamente.

Parágrafo 2: El subsidio de sostenimiento se entregará cada semestre

siempre y cuando el estudiante haya realizado el proceso de renovación
del subsidio de matrícula, esté debidamente aprobado, legalizado y
renovado.

Parágrafo 3: El estudiante para tener derecho al subsidio de estudio y

alimentación en el periodo siguiente, deberá haber aprobado
académicamente el semestre cursado y haber cumplido con el promedio
mínimo exigido por la Universidad en la cual se encuentra cursando sus
estudios.

ARTÍCULO 5. DURACIÓN DEL SUBSIDIO:

Los desembolsos de matrícula y subsidio de sostenimiento corresponden

al número de periodos académicos del programa que certifique la IES.
Los desembolsos se entregarán cada semestre siempre y cuando el
beneficiario esté debidamente aprobado, legalizado y renovado.

Parágrafo 1: En ningún caso se subsidiarán estudios cursados con

anterioridad a la fecha de la aprobación del subsidio educativo.

Parágrafo 2: En caso de que el estudiante pierda alguna asignatura y no

finalice su programa académico en el número de periodos académicos del
programa, siempre y cuando el beneficiario certifique que continúa
estudiando en el programa e IES aprobado inicialmente, el Fondo

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continuará desembolsándole el subsidio hasta el máximo de periodos
académicos inicialmente aprobados. Los periodos adicionales que falten
para que el beneficiario concluya satisfactoriamente el programa
académico, no serán asumidos por el fondo.

Parágrafo 3: El fondo no cubre el costo de derechos de grado, ni de

cursos vacacionales.

Parágrafo 4: Si el estudiante cambia de programa académico y/o instituto

de educación superior, El fondo continuará desembolsándole el subsidio
por el mismo valor y hasta el máximo de periodos académicos
inicialmente aprobados.

ARTÍCULO 6. DIVULGACIÓN:

El personal delegado por MINESASAS para el manejo del fondo, divulgará

la programación del servicio de subsidio educativo con suficiente
antelación a la iniciación de labores académicas.

ARTÍCULO 7. ORIENTACIÓN:

El personal delegado por MINESA SAS deberá programar los medios

adecuados de orientación por medio de los cuales se dará a conocer a los
aspirantes las condiciones, requisitos y documentos necesarios para la
tramitación de la solicitud de su subsidio.

ARTÍCULO 8. SOLICITUD DEL SUBSIDIO EDUCATIVO:

Los aspirantes al subsidio educativo deberán presentar a la personal

delegado por MINESA SAS, su solicitud de subsidio dentro de los plazos
establecidos semestralmente por la Junta Administradora del Fondo,
junto con la siguiente documentación:

a. Formato de solicitud de subsidio, debidamente diligenciado en

original.
b. Fotocopia ampliada del documento de identificación del beneficiario.
c. Fotocopia del recibo de pago del programa académico.
d. Presentar el certificado de las pruebas Saber 11.
e. Certificación bancaria de la cuenta corriente o de ahorro en donde
desea se le consigne los dineros del subsidio educativo, cuyo titular de la
misma sea el beneficiario que presenta la solicitud.
f. Certificado de ser residentes de los municipios de la Provincia de Soto
Norte, expedido por la alcaldía de cada municipio.
g. Certificado del Sisbén.

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ARTÍCULO 9. RENOVACIÓN DE SUBSIDIO ACADEMICO Y DE
SOSTENIMIENTO

Una vez se obtiene el subsidio, cada semestre podrá ser renovado hasta
la finalización del programa inicialmente aprobado, solo por el número de
semestres aprobados por el MEN en la IES, para el programa que cursa el
estudiante o que le restan para la finalización del programa para lo cual
deberán presentar los siguientes documentos en el momento de
presentar su renovación:

Constancia de Matricula de la Institución Educativa correspondiente al

siguiente periodo o año a cursar, donde se indique programa
académico, semestre a cursar, valor de la matricula ordinaria y
promedio de notas del periodo inmediatamente anterior.
En caso de que el estudiante demuestre que ya ha realizado el pago de
su matrícula por otro medio, deberá anexar el debido soporte de pago.

Este proceso se debe completar dentro de las dos semanas siguientes al

inicio del nuevo periodo académico. Una vez recibida y verificada la
información FONDO PROGRAMA MI BECA- SOCIEDAD MINERA DE
SANTANDER S.A.S-MINESA procederá a enviar al ICETEX el listado de
beneficiarios, con los valores a girar de acuerdo con las especificaciones
establecidas en este reglamento que versa sobre el desembolso de los
recursos.

Parágrafo 1: Solo se permite aplazar semestre durante dos oportunidades

en el transcurso de todo el programa que cursa, cuyas razones deben ser
justificadas, evidenciadas y ser solicitado formalmente al FONDO
PROGRAMA MI BECA- SOCIEDAD MINERA DE SANTANDER
S.A.S-MINESA, quien será el encargado de elevar la solicitud a la Junta
Administradora del Fondo, la cual tendrá la potestad de autorizar o negar
la solicitud. En todo caso es discrecionalidad de La Junta de
Administración autorizar o negar los aplazamientos solicitados.

Parágrafo 2: En ningún caso el estudiante podrá solicitar subsidio para

más de un programa.

ARTÍCULO 10. RECEPCIÓN DE LAS SOLICITUDES:

FONDO PROGRAMA MI BECA- SOCIEDAD MINERA DE SANTANDER

S.A.S-MINESA, solo recibirá aquellas solicitudes cuyos documentos se
encuentran completos, presentados dentro de la fecha establecida y
cumplan los requisitos mínimos exigidos para ser beneficiario del
programa.

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Parágrafo 1: Será deber de la Administración del FONDO PROGRAMA MI
BECA- SOCIEDAD MINERA DE SANTANDER S.A.S-MINESA, la
confirmación de los datos de orden económico, académico y residencia,
suministrados en el formulario de solicitud con los documentos anexos.

Parágrafo 2: En caso de encontrarse inexactitudes se suspenderá el

trámite y se devolverá la documentación al solicitante.

ARTÍCULO 11. ADJUDICACION DEL SUBSIDIO - JUNTA

ADMINISTRADORA:

El máximo órgano de administración del fondo será la Junta

Administradora del FONDO PROGRAMA MI BECA- SOCIEDAD MINERA
DE SANTANDER S.A.S-MINESA, estará conformada así:

El Gerente Social de MINESA

Director de Sostenibilidad MINESA o su delegado
Director Jurídico de MINESA o su delegado
Director Financiero de MINESA o su delegado
Un representante de los Alcaldes de Municipio de Soto Norte
El Director Regional del ICETEX o su delegado

Para el efecto, se seguirán las normas consignadas en el presente

reglamento y podrán asistir las personas necesarias para el buen
funcionamiento del Fondo.

Parágrafo 1: A las reuniones que programe la Junta Administradora del

Fondo podr asistir los funcionarios que las partes consideren necesarios
para el buen desarrollo del fondo.

Parágrafo 2: El Vicepresidente de Fondos en Administración y los

funcionarios del ICETEX, tendrá voz, pero no voto.

ARTÍCULO 12.- FUNCIONES DE LA JUNTA ADMINISTRADORA:

La Junta Administradora del Fondo tendrá como funciones:

1. Expedir el Reglamento Operativo del Fondo, igualmente modificar

dicho reglamento cuando a ello hubiere lugar.
2. Verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos en el
Reglamento Operativo del convenio y en cada una de las convocatorias,
recomendando y aprobando si es del caso, las modificaciones y ajustes
que sean pertinentes.

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3. Revisar y planificar las convocatorias y los demás asuntos propios del
convenio y su operación.
4. Aprobar la asignación de los subsidios.
5. Velar por la gestión eficiente de los recursos del mismo y por la
correcta ejecución de las operaciones objeto del fondo.
6. Estudiar los asuntos y solicitudes necesarias para una oportuna
ejecución del convenio.
7. Evaluar semestralmente la ejecución del programa con base en los
informes que para el efecto presente el ICETEX.
8. Reunirse ordinariamente para evaluar el desarrollo del convenio y
extraordinariamente a solicitud de una de las partes, para lo cual deberá
fijar las fechas y el lugar de las reuniones ordinarias y extraordinarias.
Efectuar por lo menos una reunión ordinaria al año, en las cuales el
ICETEX, deberá presentar un informe sobre la situación del Fondo y el
estado Financiero.
9. Concurrir a reuniones extraordinarias para temas específicos.
10. Aprobar los gastos extraordinarios que conlleve la administración
11. Evaluar los casos especiales presentados por los beneficiarios para
definir su curso de acción.
12. Las demás que se consideren pertinentes para el logro de los objetivos
del Fondo.

Parágrafo 1: Los aspectos que no queden expresamente contemplados

en el presente reglamento operativo, se regirán por las instrucciones que
expresamente imparta EL CONSTITUYENTE al ICETEX y
subsidiariamente por el reglamento de crédito educativo del ICETEX, y
demás políticas y procedimientos ordinarios de esa entidad.

Parágrafo 2: Las decisiones de la Junta Administradora se harán constar

en actas aprobadas por la misma, y firmadas por los asistentes, en las
cuales deberá indicarse lugar, la fecha y hora de la reunión, la forma y
antelación de la convocatoria; la lista de los asistentes; los asuntos
tratados, las decisiones tomadas y la fecha y hora de su clausura.

ARTÍCULO 13. SELECCIÓN DE LOS BENEFICIARIOS DEL CRÉDITO

EDUCATIVO:

Para los potenciales beneficiarios de Subsidio Educativos y en el caso que

los recursos presupuestales sean insuficientes para alcanzar a cubrir la
demanda de la cohorte total, la administración del Fondo deberá calificar
las solicitudes con el fin de dar prioridad a las solicitudes de los
potenciales beneficiarios del FONDO PROGRAMA MI BECA- SOCIEDAD
MINERA DE SANTANDER S.A.S-MINESA, de acuerdo con los siguientes
parámetros:

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 1. Condición económica, la cual se
evaluará según la siguiente tabla: 2. Mérito académico:
Condiciones Económicas Pruebas
Saber 11 Puntos
Sisben Puntos
(0 - 23) 30
(0 - 23) 30
(23,1 - 44) 20
(23,1 - 44) 20
(45 - 52) 10
(45 - 52) 10

3. Vulnerabilidad social:

Condiciones Económicas Puntos

1. Su padre o madre está clasificado como cabeza de

hogar 30 30
10
2. Su residencia está localizada en la zona rural 10 20
15
3. Sus padres y/o tutores este en condición de 10
desempleo o discapacidad física o mental. 20 15

4. Sus padres y/o tutores tiene a cargo más de 3

personas. 15

5. El Nivel de ingresos familiar declarado sea inferior 10

a 1 SMMLV

6. Ser perteneciente a la población vulnerable 15

(Victima de la violencia o desplazamiento)

ARTÍCULO 14. NOTIFICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL SUBSIDIO

EDUCATIVO:

Una vez la Junta Administradora del Fondo haya aprobado el

otorgamiento del subsidio educativo procederá a fijar un listado de las
solicitudes aprobadas en cada una de las carteleras de existentes en las
alcaldías municipales y enviará una comunicación solicitando el giro
correspondiente al ICETEX junto con una copia del Acta de Junta
Administradora de Adjudicación debidamente firmada por los
integrantes de la misma.

Parágrafo 1: No se devolverá los documentos que soportan la solicitud

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del subsidio educativo, por lo tanto, se recomienda anexar fotocopia
legible de estos

ARTÍCULO 15. DESEMBOLSOS:

Matricula: El ICETEX girará el valor correspondiente directamente a la

institución educativa en la cual el beneficiario realice su programa
académico ó al beneficiario en los casos que este demuestre que ya ha
realizado el pago de su matrícula, en la cuenta bancaria informada y
certificado por el beneficiario.

Subsidio de sostenimiento: El ICETEX girará el valor correspondiente a la

cuenta bancaria informada y certificada por el beneficiario.

ARTÍCULO 16. OBLIGACIONES DEL BENEFICIARIO:

Durante el periodo de estudios financiado, el beneficiario del subsidio

educativo se comprometerá a cumplir las siguientes obligaciones:

a. Entregar oportunamente a la Administración del Fondo, la información

requerida para formalizar su solicitud y renovación de subsidio educativo
entre la cual se encontrará, pero no se limitará a el certificado de
calificaciones correspondiente al semestre o periodo cumpla con los
estándares exigidos en este reglamento.
b. Informar oportunamente y mediante comunicación escrita dirigida a la
Junta Administradora del Fondo, sobre la suspensión temporal o
definitiva de los estudios, explicando los motivos que la ocasionaron.

ARTÍCULO 17. CAUSALES DE SUSPENCIÓN TEMPORAL DE LOS

DESEMBOLSOS:

Para los beneficiarios, el FONDO PROGRAMA MI BECA- SOCIEDAD

MINERA DE SANTANDER S.A.S-MINESA suspenderá el desembolso en
forma temporal del subsidio de sostenimiento por las siguientes causales:

a. Por no cumplir adecuadamente con el proceso de renovación de su

subsidio educativo, según lo establecido en el Reglamento Operativo de
dicho convenio.
b. Cuando el beneficiario, así lo solicite mediante comunicación y
justificación a la Junta Administradora del Fondo. En este caso, tendrá
como máximo un plazo de 12 meses para reanudar su programa
académico. El beneficiario podrá solicitar suspensión temporal del
subsidio hasta máximo en dos oportunidades durante el periodo de
duración de su subsidio.

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ARTÍCULO 18. CAUSALES DE SUSPENSIÓN DEFINITIVA DE LOS
DESEMBOLSOS:

Para los estudiantes de programas de pregrado, el FONDO PROGRAMA

MI BECA- SOCIEDAD MINERA DE SANTANDER S.A.S-MINESA
suspenderá el desembolso en forma definitiva del subsidio de
sostenimiento por las siguientes causales:

a. Finalización del programa de estudios para el cual se concedió su

subsidio educativo inicialmente.
b. Abandono injustificado del programa de estudios.
c. El beneficiario que incurra en la presentación falsa o adulteración de
documentos.
d. Si el beneficiario por un periodo consecutivo de dos (2) semestres o
periodos académicos no cumple con el promedio mínimo exigido por la
Universidad en la cual se encuentra cursando sus estudios.
e. No tramitar la renovación del subsidio educativo según lo establecido
en el presente reglamento o incurrir por segunda vez en la suspensión
temporal de desembolsos sin previa autorización de la Junta
Administradora.
f. Muerte o incapacidad física permanente o incapacidad mental total del
beneficiario, que le impida continuar sus estudios.
g. Suspensión definitiva de los estudios.
h. Expresa voluntad del beneficiario.
i. Incumplimiento por parte del beneficiario de cualquiera de las
obligaciones contractuales y reglamentarias, según lo establecido en el
presente reglamento.

Lo no estipulado en este Reglamento se regirá de acuerdo al Manual

General de Fondos y programas en administración del ICETEX.

En Constancia de todo lo anterior, se firma a los 13 días del mes de febrero

del 2018.

IVETTE FRASSER SANCHEZ

Asesora de Presidencia Territorial Oriente
ICETEX

DARREN PATRICK BOWDEN ANDRES VALENCIA PRIETO

Representante Legal Representante Legal