SUBSISTEMAS DE SUMINISTRO

RECIBO, ALMACENAMIENTO Y DESPACHO

El subsistema de suministros es un proceso consistente en recibir, almacenar y distribuir los

productos que llegan al servicio de alimentación, de tal manera que se les garantice a los
subsistemas de producción y de servicio que dichos productos llegarán en la cantidad y con la
calidad que requieren.

Los objetivos del subsistema de suministros son, por tanto, los siguientes:

 Asegurar el flujo eficiente y oportuno de productos a los subsistemas de producción y de

servicio.
 Garantizar que dichos productos tengan la calidad y cantidad que se requieren. Por ello, el
subsistema debe planearse de tal manera que:

1. En el recibo todos los productos tengan el tratamiento apropiado.
2. Los productos se almacenen con las pautas que exige cada tipo de artículos; y
3. Los productos se despachen con una manipulación cuidadosa y ajustándose
a las cantidades necesarias.
 Mantener reservas de productos de la manera más económica posible. Esto quiere
decir, asegurarse de que tienen los locales adecuados, se ha hecho una organización
apropiada de los sitios de almacenamiento y se almacenan en cantidades que no
comprometen el dinero en artículos innecesarios.
 Comunicarle al subsistema de compras las necesidades de productos, para ello el
control de inventario es una herramienta muy valiosa
 PROCESO DEL SUBSISTEMA DE SUMINISTROS

Ya se dijo que este subsistema comprende tres pasos, a saber: el recibo, el almacenamiento y el
despacho de los productos adquiridos por el subsistema de compras. A continuación, se verá en qué
consiste cada uno de estos pasos.

El recibo puede definirse como el proceso que asegura que los productos que despacharon los
proveedores sí sean realmente los que ordenó el subsistema de compras. Por tanto, de la manera
cómo se realice esta actividad depende que se conserven o no, las ventajas económicas,
nutricionales y sanitarias obtenidas por un subsistema de compras eficiente y efectivo.

El proceso de recibo consiste, entonces, en:

a. Verificar que la calidad, el tamaño y la cantidad de los productos estén acorde con
las especificaciones.
b. Verificar que el precio de la factura se ajuste al acordado.
c. Aceptar o rechazar los productos según lo que arrojen las verificaciones anteriores
d. Registrar de manera exacta, las cantidades y tipos de productos que se reciben
diariamente; y
e. Trasladar los productos (rápida y adecuadamente) a los sitios apropiados de
almacenamiento, producción o servicio.

ELEMENTOS DEL PROCESO DE RECIBO

Para que el recibo se lleve a cabo adecuadamente se requieren, entonces, varios elementos
entre los cuales es posible mencionar:

 Personal competente
 Locales y equipos ajustados a las necesidades
 Especificaciones
 Buenas prácticas sanitarias
 Supervisión adecuada
 Horas de recibo programadas; y
 Procedimientos para garantizar seguridad

PERSONAL COMPETENTE

La tarea de recibir debe asignarse a una persona específica dentro del servicio de alimentación.

Según el tamaño de éste, dicho cargo puede ser de tiempo completo o parcial. Si es posible, el
empleado del recibo no debe tener nada que ver con la compra ni con la producción para asegurar
un mejor control.
 PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD

Nineineiei señaló que los empleados responsables del recibo deben conocer:

a. las especificaciones de calidad de cada producto (deben tener la lista de especificaciones)

b. cómo evaluar la calidad de los productos;

c. todos los pasos del proceso de recibo; y

d. los procedimientos para llenar y archivar los registros de recibo.

Los conocimientos y habilidades mencionados exigen que el personal a cargo del recibo esté bien
capacitado mediante un programa formal y en servicio. También puede tenerse un manual que le
sirva de guía al empleado o personal encargado de los suministros y para capacitar al personal
nuevo.

SUPERVISIÓN ADECUADA

El jefe del servicio de alimentación o personal supervisor asignado, debe chequear periódicamente
el área de recibo para cerciorarse de que se tengan los elementos y la seguridad requeridos. Así
mismo, debe supervisar al personal para asegurarse de que se está siguiendo el procedimiento
adecuado.

Además, a intervalos regulares hay que revisar pesos, cantidades y calidad de la mercancía como
parte del subsistema de control del servicio de alimentación.

PROGRAMACIÓN DE DÍAS Y HORAS DE RECIBO

El recibo de las diferentes mercancías debe programarse de acuerdo con las necesidades del servicio
de alimentación y la disponibilidad de horario del personal encargado. Esta política evita la
confusión por el arribo de muchos productos a la vez y asegura que los artículos no lleguen en
momentos inoportunos, por ejemplo, durante las comidas o en horas o días de descanso del personal
calificado.