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Gestionando los contratos

con proveedores en la
cadena de suministro.
Contenidos

Introducción 3

01 | La importancia de la gestión del ciclo de vida de los


4
contratos en procurement

02 | Integrando tu ERP con un software de gestión de


10
contratos

03 | Optimizando el ciclo de compra en procurement 13

04 | Cómo ahorrar en la gestión de contratos con proveedores 16

05 | La gestión de riesgo con proveedores en la cadena de


19
suministro

06 | Auditando los contratos con proveedores 23

07 | Indicadores clave para la gestión de contratos en


26
procurement
INTRODUCCIÓN
En la actualidad, y de acuerdo con Tim Cummins -CEO de la IACCM-, la mayor
parte del gasto empresarial ha pasado de adquisición de materias primas y
bienes básicos a la contratación de bienes y servicios más complejos. Hoy
en día adquieres rendimiento, resultados y relaciones sostenibles, cuya
naturaleza intangible exige para su cumplimiento la correcta elaboración y
gestión de los contratos, de por sí mucho más complejos en su estructura
y contenido que los tradicionalmente utilizados para la adquisición de
mercadería básica.

Además de ser la garantía de una buena relación comercial en la que las


partes se verán beneficiadas mutuamente, un contrato bien elaborado y
gestionado permite reducir riesgos, asegurar un óptimo desempeño de los
servicios contratados y tener presentes los hitos clave en lo que respecta
-por ejemplo- a fechas, precios y multas.

Los ejecutivos de procurement suelen confiar en sus sistemas de ERP para


la gestión de los proveedores, sin embargo, estos sistemas carecen de
herramientas especializadas para la gestión de los contratos, ya que no
han sido desarrollados para este fin.

De ahí la importancia de considerar herramientas especialmente diseñadas


para la gestión de contratos de manera de asegurar la correcta colaboración
con los proveedores en toda la cadena de suministro.

En este ebook te ofrecemos una serie de consideraciones clave que te serán


de mucha utilidad para hacer más eficiente la gestión de contratos con tus
proveedores.

Nº3
01
LA IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DEL CICLO DE
VIDA DE LOS CONTRATOS EN PROCUREMENT
El valor que aportan las soluciones ERP (enterprise resource planning) a
la administración de las empresas es indiscutible. Estas herramientas
permiten consolidar en un único sistema la información de diversas áreas
para el desarrollo de operaciones críticas de la compañía.

En el área de procurement o abastecimiento, estos sistemas resultan de gran


utilidad, ya que permiten gestionar de manera unificada todo el proceso
de compras con el objetivo de obtener eficiencias operacionales.

No obstante, es precisamente este foco en obtener eficiencias operacionales


lo que suele llevar a los ejecutivos de procurement a tener una visión
sesgada del proceso de abastecimiento, entendiéndolo como una gestión
realizada al interior de la empresa en la que hay que proveer de los recursos
necesarios a las distintas áreas para su correcto funcionamiento al menor
costo posible. Este enfoque deja de lado un hecho sumamente relevante:
la labor de procurement comienza más allá de los límites de la propia
empresa, estableciendo relaciones significativas con sus proveedores.

Nº4
Gestionando los contratos en procurement

Los ejecutivos de compra deben buscar formas de simplificar la colaboración


más allá de los límites de la empresa, de manera de maximizar el beneficio
mutuo en las relaciones de negocios con proveedores. Por esta razón es
de especial importancia la gestión de los contratos. Gestionados como
una herramienta clave, habilitadora de negocios, los contratos tienen el
potencial de establecer relaciones de negocios significativas, a la vez que
generan eficiencias operacionales. Esto debido al tratamiento proactivo
de los términos y condiciones, políticas y procedimientos en general que
regirán la colaboración con los proveedores.

Para gestionar los contratos con proveedores de manera adecuada se debe


tener en cuenta todas las etapas del ciclo de vida del contrato, considerando
estos documentos como un recurso activo, que debe ser administrado con
diligencia.

Pero ¿es posible adaptar un sistema de ERP para gestionar el ciclo de vida
de los contratos? la respuesta es sí, pero no es recomendable hacerlo por
las siguientes razones:

Nº5
Costo de desarrollo: Cada modificación a estos sistema es
costosa y requiere horas de consultoría, levantamiento de
requerimientos y recursos de desarrollo propios o presupuesto
para contratar un equipo de desarrollo externo.

Excesivo tiempo de implementación: El tiempo requerido para


contar con una solución que permita gestionar los contratos de
manera adecuada a partir de un ERP es considerablemente alto.

Dificultad de uso: Al haber sido pensados originalmente para la


gestión operacional y de los recursos de la empresa, las soluciones
para la gestión de contratos desarrolladas a partir de un ERP
suelen ser extremadamente complejas de utilizar.

Los sistemas ERP cuentan con un alto grado de especialización en la


administración financiera de los recursos, por lo que desarrollar una
solución para la gestión de los contratos a partir de estos sistemas puede
ser extremadamente costoso en términos de tiempo y dinero para la
empresa. Además el resultado puede ser un sistema difícil de usar y por
lo tanto no tener la aceptación por parte del usuario final. En vez de esto,
es recomendable buscar una solución pensada específicamente para la
gestión de contratos.

Los sistemas de Administración del Ciclo de Vida de los Contratos (CLM,


por sus siglas en inglés) son herramientas que han sido desarrollados
especialmente para la gestión de los contratos durante todo su ciclo de
vida, desde la creación, aprobación y firma hasta el control de las fechas,
términos y condiciones clave.
Nº6
Algunas de las herramientas incluidas en un
CLM y que no encontrarás en tu ERP son:

Repositorio centralizado de contratos.

Gestión de solicitudes de nuevos contratos.

Herramientas de creación de nuevos contratos.

Plantillas de contratos.

Biblioteca de cláusulas.

Control de versiones.

Procesos de validación de contratos.

Firma electrónica.

Herramientas de administración post firma.

Alertas de hitos y fechas clave de los contratos.

Nº7
Más allá de las capacidades de un ERP, los CLM ofrecen una solución potente,
altamente especializada, capaz de generar valor incluso atravesando los
límites de la empresa al gestionar las relaciones de negocios con terceros.
Esto, debido a que estas herramientas han sido diseñadas específicamente
para este fin.

Los beneficios de contar con un CLM en procurement.


Contar con un CLM puede significar un enorme avance para la organización
de tu empresa. Los siguientes son algunos de los principales beneficios de
la implementación de un CLM.

Complementa funciones.
Las labores de un ERP son variadas, pero de manera general pueden
acotarse a la gestión de finanzas, inventarios y producción, y de compras,
además de la conciliación de facturas. Más allá de su amplia variedad de
funcionalidades, los ERP no ofrecen un seguimiento ni herramientas de
gestión sobre el ciclo de vida de los contratos en una empresa, como sí lo
hacen los sistemas CLM.

Lo anterior significa que las empresas que manejan una nutrida variedad
y cantidad de compromisos contractuales se vean particularmente
beneficiadas por el complemento entre estos dos tipos de software.

Nº8
Reducción de tiempos.
De acuerdo a un estudio de Aberdeen Group, las empresas que explotan
las características de un sistema CLM tardan un promedio de 8 días en
el proceso de revisión y renovación de contratos. Esto representa una
reducción del 80 % si se considera que este procedimiento suele ser de 47
días. Esta tarea es imposible de realizar contando sólo con la asistencia de
un sistema ERP.

Optimización de procesos y ahorro.


La interacción de un ERP con un software CLM se traduce en mejoras
significativas en los tiempos de los ciclos de compras, que pueden verse
disminuidos entre 50 % y 75 %, además de un avance notorio en la precisión
de las labores realizadas. Por otro lado, la automatización de los procesos
de revisión de contratos permite abaratar considerablemente los costos,
llegando a un 8 % de ahorro en la cadena de suministros y hasta un 60 %
en las materias relacionadas a la gestión de contratos.

Entonces, ¿ya sabes por qué deberías considerar un CLM? Webdox,


uno de los proveedores más robustos del mercado, es una plataforma
de administración de contratos gestionada en la nube, con una interfaz
intuitiva y un servicio de soporte in-app (dentro de la plataforma) capaz
de solucionar todas tus dudas o requerimientos.

Nº9
02 CLM

INTEGRANDO TU ERP CON UN SOFTWARE DE


GESTIÓN DE CONTRATOS
Como ya hemos visto, el uso de un ERP es una de las tendencias más
potentes en el ámbito empresarial, al complementarlo con un CLM la
compañía accede a un mundo de posibilidades. De hecho, bajo la perspectiva
de la gerencia de procurement, los CLM son una de las herramientas que
mayores beneficios pueden presentar, ya que facilitan la gestión de los
contratos con proveedores y permiten el manejo de éstos durante todo su
ciclo de vida.

A continuación, te presentamos 5 beneficios de la integración entre estos


dos software en el área de procurement:

1 Menor tiempo de revisión y aprobación de nuevos contratos.


La integración con un software para la gestión del ciclo de vida de los
contratos permite reducir drásticamente el tiempo dedicado a la revisión
y aprobación de nuevos contratos con proveedores. Según un estudio
de Aberdeen Group, -una consultora especializada en servicios y tecnología-
aquellas empresas que sacan provecho de una correcta gestión del ciclo
de vida de sus contratos, demoran en promedio 8 días en la revisión y
aprobación de estos documentos. Un enorme contraste con los 47 días en
promedio que toma esta misma labor en empresas que no cuentan con las
herramientas apropiadas de CLM. Esto implica una reducción de más del
80 % del tiempo destinado a esta recurrente tarea.

Nº10
2 Verificación automática de términos contractuales.
La automatización de algunos procesos, permite realizar de manera
automática tareas que antes eran realizadas manualmente, tales como
la verificación de precios, plazos y condiciones de entrega. Esto puede
traducirse en significativas disminuciones en el costo de operación total
del área de procurement. Se estima que el ahorro de los costos en la cadena
de suministros puede alcanzar un 8 %, y un 60 % en los gastos operativos
totales departamentales. Cabe destacar que la automatización resulta muy
útil en el contexto de los contratos post-firma.

3 Mejor relación con sus proveedores.


La mejora en los procesos internos se traduce en un positivo cambio en
la imagen empresarial proyectada a los proveedores. Al apoyarse en un
software CLM, es posible tener mayor control sobre los compromisos
comerciales o financieros adquiridos, garantizando el cumplimiento tanto
de sus obligaciones como la de sus proveedores. Esto se traduce en una
reducción importante en los tiempos de negociación de los contratos con
la contraparte.

CLM

Nº11
4 Optimización del ciclo de compra.
La integración entre los sistemas ERP y CLM implica una mejora sustantiva
en lo respectivo a la optimización de los procedimientos en procurement.
Estas mejoras se ven reflejadas en mejores tiempos del ciclo de compra,
entre 50 % y 75 % más rápidos, e incrementos notables en la precisión de
los pedidos.

5 Estandarización.
Softwares de gestión del ciclo de vida de los contratos, como Webdox,
ofrecen características que facilitan la estandarización de los procesos
contractuales, lo cual resulta de mucha utilidad para agilizar los procesos y
la comunicación al interior de la empresa y con los proveedores. Ejemplos
de estas características son el uso de modelos de contratos estándar,
establecimiento de perfiles preestablecidos para los distintos niveles de
usuarios y procesos contractuales predefinidos.

En definitiva, la integración de los sistemas de ERP y CLM implica mejoras


sustantivas en los resultados del área de procurement de una empresa,
consolidando la información contractual con el proceso de compra, lo que
permite una mejor toma de decisiones y obtener grandes ahorros en el
proceso.

Nº12
03
OPTIMIZANDO EL CICLO DE COMPRA EN
PROCUREMENT
Dentro de las funciones del área de procurement, la gestión del ciclo de
compras es una de las tareas que consume más tiempo y recursos. Desde el
levantamiento de necesidades hasta el control de gestión, son varias las etapas
que demandan la producción, validación, implementación y administración
de contratos con proveedores. Es precisamente en las tareas asociadas a la
gestión de estos documentos en donde existen grandes oportunidades para
optimizar el proceso de compras.

A continuación presentamos 7 formas de optimizar el ciclo de compras


gestionando de manera eficiente los contratos con el uso de la tecnología.

1 Usar un repositorio centralizado para los contratos.


Beverly Rich, de la University of Southern California Marshall School of Business,
señala al Harvard Business Review que las empresas pueden perder entre un
5 % y 50 % de su valor en procesos de contratación ineficientes.

Estos son difíciles de organizar, administrar y actualizar. No hay maneras fáciles


de visualizar contratos de prestación de servicios, ni ver si ciertas cláusulas se
adaptan a las necesidades reales de quienes serán usuarios de los bienes o
servicios adquiridos al interior de la empresa.

Nº13
Un software de gestión de contratos permite centralizar estos documentos,
poniéndolos a disposición de todas las partes interesadas en el proceso de
compra, logrando optimizar este proceso al otorgar transparencia y efectividad
en el acceso a la información contractual.

2 Controlar la vigencia de los contratos.


Las nuevas tecnologías facilitan la generación de alertas del advenimiento
de plazos e hitos, el incumplimiento de condiciones de estos y la pronta
caducidad del contrato.

Esto permite actuar de manera preventiva, optimizando el ciclo de compras


al evitar retrasos innecesarios producto de requerir nuevamente un
contrato debido a su caducidad.

3 Validar los precios y términos de pago.


Un eficiente ciclo de compras requiere transparencia en todo el proceso,
especialmente en lo referente a precios.

Un software de gestión de contratos reduce considerablemente el tiempo


requerido para calcular los precios y condiciones de pago aplicables a las
órdenes de compra al facilitar el acceso a los contratos que contienen dicha
información de manera casi instantánea.

4 Firmar de manera electrónica.


La recolección manual de firmas a nivel interno y externo consume tiempo
escaso. La firma electrónica permite consolidar la rúbrica de varios actores
en línea, e integra de manera expedita modificaciones o rectificaciones
a los documentos. Esto acorta el cierre de los contratos cuyos plazos de
ejecución son críticos de 5 días a 37 minutos, (según estimaciones de
Signaturit).

Nº14
5 Usar plantillas de contratos.
A menudo los contratos carecen de uniformidad. Al revisar manualmente
la consistencia de las cláusulas, una empresa requeriría cientos de horas y
varios gestores de contratos.

Si una empresa quiere definir ciertos términos de confidencialidad en


un lenguaje específico, puede asegurar que todas sus divisiones estén
alineadas con esa definición y que cualquier cambio en los términos sea
incorporado de manera rápida y precisa. Para esto, el uso de plantillas de
contratos predefinidas resulta de suma utilidad, al proveer uniformidad
a los contratos a la vez que se cuenta con la suficiente flexibilidad para
realizar las modificaciones necesarias.

6 Integrar información para anticiparse a eventuales problemas.


Deloitte añade que un sistema de gestión de contratos adecuado permite
evaluar el desempeño del proveedor, facilita la toma de decisiones a
tiempo para mitigar riesgos, y sirve de herramienta de cooperación entre
el proveedor y la empresa mandante.

Un software de gestión de contratos facilita la prevención de controversias,


tanto en el proceso de negociación de contratos como del cumplimiento.
Las empresas pueden negociar de manera más eficaz y tomar medidas
preventivas en el camino.

7 Automatizar las tareas asociadas a la revisión y aprobación de los contratos.


Según un reporte de Aberdeen Group, el tiempo requerido para la revisión
y aprobación de nuevos contratos puede disminuir hasta en un 80 % al
usar la tecnología de gestión de contratos apropiada. Esto facilita que los
ejecutivos de procurement tengan más tiempo para llevar a cabo acciones
estratégicas que les permitan obtener el máximo rendimiento de sus
relaciones con proveedores.

Nº15
04
CÓMO AHORRAR EN LA GESTIÓN DE CONTRATOS
CON PROVEEDORES
El uso de un software para la gestión de contratos o software CLM (Contract
Lifecycle Management) contribuye significativamente a cerrar cualquier brecha
de riesgo en la generación de contratos. Su empleo durante la alianza entre el
proveedor y la empresa permite mayor un grado de transparencia y garantiza
el cumplimiento mutuo de las cláusulas, representando un importante ahorro
monetario y en tiempo.

Atendiendo a lo anterior, ¿cómo un software para la gestión de contratos


permite optimizar los recursos de la empresa? A continuación, abordaremos
3 aspectos en los que el uso de este tipo de plataformas permite ahorrar en la
gestión de contratos con proveedores:

1 Reducción del tiempo por centralización y estandarización.


Un software especializado para este tipo de gestiones centraliza la
información para facilitar la creación de un nuevo contrato, disminuyendo
de 6.3 a 5 días el tiempo que se requiere para procesar una nueva solicitud
(Fuente: Aberdeen Group, Assessing the Value of Contract Automation).

Nº16
Al utilizar un software CLM, la empresa puede realizar una nueva solicitud
empleando a través de herramientas y funcionalidades que producen con
mayor rapidez y precisión un contrato nuevo. Además, se tiene acceso
inmediato y en tiempo real a toda la información contractual con el
proveedor. Es tal el impacto de un CLM, que puede reducir en un 19 % los
tiempos de creación, negociación y aprobación de nuevos contratos con
proveedores (Fuente: Aberdeen Group).

Además, gracias al contexto digital, muchos de los procesos asociados a la


generación de un contrato pueden optimizarse considerablemente. Tal es
el caso de la firma electrónica que, versus la vía tradicional, permite reducir
el tiempo hasta en un 99 %. (Fuente: Signaturit).

2 Reducción de costos por nuevas solicitudes


El uso de un software CLM para la gestión de contratos con proveedores
permite una reducción del costo que conlleva efectuar una nueva solicitud
de contrato, disminuyendo -en promedio- USD$ 4.00 por cada nueva
solicitud (Fuente: Aberdeen Group, Assessing the Value of Contract Automation), gracias a que toda
la información se encuentra centralizada y estandarizada en un solo lugar.

Contar con una herramienta que gestione la documentación e información


sobre contratos con proveedores -contemplando todo lo relacionado con
tiempos, histórico de costos y actualización de cláusulas, entre otras cosas-
permitirá a la empresa optimizar sus recursos y administrar de mejor forma
su relación con terceros, al punto de generar un 5 % de ahorro sobre los
ingresos de la compañía. (Fuente: Goldman and Sachs, «Time to manage those contracts!»).

Nº17
3 Reducción de los gastos con proveedores no autorizados.
La integración de un software CLM con los sistemas de planificación
de recursos empresariales (ERP) permite una mayor identificación de
los proveedores autorizados por contrato, reduciendo las compras con
proveedores no autorizados (a un mayor costo) de un 22 % a un 19 %.
(Fuente: Aberdeen Group, Assessing the Value of Contract Automation).

Además, este tipo de herramientas tienen el potencial de generar un ahorro


promedio de US$ 2.1 millones al año al evitar incumplimientos de contratos
y exigir el cumplimiento de los compromisos tomados por terceros (Fuente:
Association of Corporate Counsel), optimizando el uso de recursos y teniendo un mayor

control sobre los compromisos adquiridos con terceros.

Existen muchos otros beneficios derivados de usar un software para la gestión


de los contratos con proveedores, de los cuales solo hemos mencionado
algunos de los más relevantes si se trata de ahorrar en la gestión de contratos
con proveedores. Todos estos beneficios superan por lejos los costos de
implementación, y garantizan la calidad del servicio o producto que busques
adquirir a través de un proveedor.

Sin embargo, a la hora de evaluar un sistema de gestión de contratos debes


asegurarte de que el proveedor tenga experiencia y que la plataforma sea
robusta, confiable e intuitiva. En ese sentido, Webdox se alza como una de
las mejores alternativas disponibles en el mercado, al ser un software que
ha sido diseñado para abarcar todos los aspectos referidos a contratos con
terceros.

Nº18
05
LA GESTIÓN DE RIESGO CON PROVEEDORES EN
LA CADENA DE SUMINISTRO
Uno de los principales problemas de gestión en las empresas es monitorear
el cumplimiento de las condiciones contractuales de la cadena de suministro,
especialmente cuando son servicios claves para la continuidad operacional
de la empresa.

Gestión de riesgo con proveedores: principales problemas


El riesgo es una situación latente para cualquier industria que dependa de
manera intensiva en el cumplimiento de contratos por parte de la cadena
de suministro. De acuerdo con un reporte de Deloitte:

· Un 87 % de los encuestados han tenido algún incidente por


parte de un proveedor que ha afectado sus operaciones.

· Un 19 % de quienes sufrieron incidentes han debido enfrentar


grandes interrupciones al servicio.

· Un 11 % de quienes tuvieron incidentes vieron sus actividades


completamente interrumpidas.

Sin embargo, hay riesgos que pueden ser más críticos para la empresa,
dependiendo de cómo impacte sus actividades el incidente con el proveedor
de servicios, como:

Nº19
1 Interrupción del servicio al cliente
El proveedor se transforma en la cara de la empresa, por lo que el cliente
asumirá que cualquier problema que presente el servicio es responsabilidad
directa de ella.

Estos riesgos en servicio al cliente son especialmente críticos en empresas


de servicios financieros, la industria energética y el sector público.

2 Violaciones a la ley y normativa vigentes


En este caso, tanto el proveedor como la empresa contratante pueden
asumir costos como multas. Deloitte estima que, en el caso de empresas
multinacionales, las faltas de terceros pueden llevar a multas, compensaciones
y pérdidas de ingresos que varían entre los 2 y 50 millones de dólares.

3 Daño a la reputación de la empresa contratante


A diferencia de otros riesgos, este tiene a ser un daño intangible para la
empresa. Sin embargo, puede gatillar una cadena de consecuencias, como
la fuga de clientes y la caída del valor en la bolsa en empresas con presencia
bursátil.

4 Quiebre de la cadena de suministro


Si la logística se rompe, desencadena una serie de problemas que pueden
afectar a otros proveedores o arriesgar la pérdida del producto. Este
riesgo preocupa principalmente a empresas de servicios profesionales,
infraestructura y la industria de la salud.

5 Riesgo de fraude
Los riesgos de este tipo son especialmente críticos para industrias como los
servicios al consumidor, telecomunicaciones, tecnología y manufactura.

Nº20
6 Factibilidad económica del proveedor
Si una empresa tercerizada carece de liquidez para cumplir con sus
obligaciones, se arriesga la disrupción del servicio. Esto es de vital importancia,
sin importar si hablamos del sector público o privado.

Solución: hacerse cargo de la brecha ejecutiva


El estudio de Deloitte concluye que, aunque las empresas estén alineadas
y cuenten con un compromiso de la alta gerencia, carecen normalmente de
las herramientas y tecnologías de apoyo para administrar los riesgos de sus
proveedores.

Sin embargo, el estudio explica que ese riesgo se reduce de manera


significativa si la empresa cuenta con más herramientas para monitorear y
hacer un seguimiento, pero no siempre se encuentra la tecnología adecuada.

¿Cómo un sistema de gestión de contratos permite mitigar riesgos?

1 Tomar resguardos para gestionar alternativas de manera rápida


Un sistema de gestión de contratos facilita tanto el seguimiento de
estos como la mejora continua. Un sistema de apoyo permite que el
administrador tome nota de eventuales vacíos en la contratación de
proveedores y evite cometer el mismo error dos veces. Con ello, se
puede perfeccionar la elaboración de contratos tomando en cuenta la
experiencia con proveedores anteriores.

Nº21
2 Estandarizar la gestión de contratos asegurando parámetros comunes
Las empresas están buscando la consistencia en los estándares de servicio
que exigen a los proveedores, independiente del área de la empresa que
lo exija. Por lo mismo, un 86 % de los encuestados exigen parámetros
comunes para el cumplimiento en sus operaciones.

Un sistema de gestión de contratos acompaña a la empresa en la


preparación de bases de licitación o contratos y la estandarización de sus
requerimientos y procesos de validación.

3 Monitorear de manera oportuna el cumplimiento de fechas e hitos


La gestión oportuna de compensaciones o costos que deba asumir el
proveedor depende de manera integral de cómo se exija el cumplimiento
del contrato. Una administración digital de contratos y documentos
legales permite establecer hitos de utilización, y automatizar alertas de
vencimientos de fechas e hitos clave.

4 Reportar incidentes de manera oportuna


Ante la eventualidad de una emergencia en la cadena de suministro,
cualquier incumplimiento de contrato debe ser reportado de manera
oportuna, para asignar responsabilidades y multas tanto con la empresa
contratante como con sus clientes. Para ello, un proceso automatizado
facilita la recopilación de antecedentes que faciliten cualquier gestión
administrativa o legal con el proveedor, en base a información precisa y
fidedigna.

5 Facilitar la búsqueda de información


Un sistema de gestión documental permite ahorrar tiempo considerable
en digitalizar, clasificar y ubicar documentos. Asimismo, facilita la
posterior trazabilidad de la información.

Nº22
06
AUDITANDO LOS CONTRATOS CON
PROVEEDORES
Uno de los problemas más recurrentes en procurement es el cobro excesivo
en la facturación. Esto responde -muchas veces- a la falta de visibilidad de
los contratos y la poca claridad de cláusulas contractuales que definen los
precios y las condiciones de pago.

Como los riesgos son latentes en cualquier empresa que trabaje con
proveedores, la auditoría de contratos se hace indispensable para detectar
a tiempo cualquier discrepancia en los términos, costos y valores presentes
en la cadena de suministro.

Tim Cummins, CEO de la International Association for Contract & Commercial


Management (IACCM), recalca la importancia de la correcta gestión de los
contratos con proveedores y la regulación de los mismos:

«El concepto de auditoría no es nuevo y se usa ampliamente en varias industrias.


Sin embargo, en muchos casos -especialmente cuando el enfoque de adquisición
ha estado históricamente en la compra directa- se presta poca atención a los
resultados contractuales. A medida que la contratación indirecta ha crecido, las
posibilidades de despilfarro y pago en exceso han aumentado».

Nº23
¿Qué involucra en verdad una auditoría?

La consultora SC&H Group se ha encargado de aclarar varios mitos en


torno a las auditorías en procurement. Entre los principales, se cuentan:

Se dice que la auditoría podría impactar la relación empresa-proveedor,


cuando en verdad mejora la transparencia y promueve la comunicación,
asegurando la confianza y fortaleciéndola.

Se teme que interrumpa las operaciones. En verdad, un buen auditor es


reservado y se limita a trabajar con el área de finanzas de la compañía.

Muchos creen que las auditorías toman tiempo y requieren un apoyo


significativo de las partes interesadas. Sin embargo, la realidad es que
el proceso requiere de menos de 3 horas.

Hay quienes dicen que la auditoría solo debe realizarse si lo exige alguna
cláusula del contrato. Sin embargo, esta puede ser voluntaria, ya que el
solo hecho de tener una relación contractual prolongada amerita una
revisión periódica de los contratos.

Se cree que los errores de facturación tienden a ser intencionales,


cuando la mayoría suele ser el resultado de algún malentendido en la
interpretación del contrato, o bien porque alguien pasó por alto algo en
el proceso de facturación o programación de pagos.

Muchos tienen el temor de que un proceso de este tipo involucre alguna


acción judicial, cuando los errores o malentendidos en la facturación
pueden resolverse de manera negociada entre las partes.

Nº24
¿De qué sirve una auditoría contractual?

Tal como explica Tim Cummins, una opción que permite abaratar costos es
disponer recursos internos para revisar facturas y contratos. Sin embargo,
tales revisiones pueden resultar contradictorias y dañar la relación cliente-
proveedor, por lo que tercerizar este proceso asoma como la mejor opción,
generando beneficios como:

1 El contratante puede monitorear la calidad de sus actividades, el cumpli-


miento de los niveles de servicio y la consistencia entre los pagos pactados y la
facturación realizada, aumentando la transparencia.

2 Mejora la comunicación, los procesos, los controles internos y se recuperan


saldos de sobrepago.

3 El contratista, al aceptar someterse a una revisión de terceros, genera


una ventaja competitiva al demostrar su integridad y transparencia en los
procesos de negocios.

4 Auditar los contratos con proveedores no solo permite mejorar los procesos
internos, sino que ayuda a controlar la pérdida de dinero proveniente de la
falta de control y a tener mayor claridad en torno a derechos y deberes.

5 La auditoría, en lugar de ser un problema, se transforma en una oportunidad


para ambas partes, pues certifica su transparencia y credibilidad.

Nº25
07
INDICADORES CLAVE PARA LA GESTIÓN DE
CONTRATOS EN PROCUREMENT
Una buena gestión de procurement requiere de un proceso de mejora
continua. No hay administración de contratos eficiente sin la medición de
indicadores de gestión que permita evaluar los impactos y el cumplimiento
de metas.

Aunque los gerentes de compra o de finanzas de una empresa no inviertan


mucho tiempo administrando contratos, es clave que se les presenten
ciertas métricas para mejorar el desempeño de procurement.

Nº26
¿Cuáles son algunos de los indicadores clave que procurement
debe conocer?

1 Contratos con boletas de garantía asociadas: Uno de los aspectos que


más debe cuidarse en lo que a contratos se refiere y que procurement debe
conocer son las boletas de garantía.

En concreto, y tal como lo explica la Superintendencia de Bancos e Instituciones


Financieras de Chile, «la Boleta de Garantía es una caución que constituye un
Banco a petición de su cliente -llamado Tomador- a favor de otra persona
llamada Beneficiario. Su objeto es garantizar el fiel cumplimiento de cualquier
clase de obligación contraída por el tomador que no sea una operación de
crédito de dinero».

Por ende, es de suma importancia conocer los contratos de procurement de


este tipo y las obligaciones que conlleva, a fin de optimizar al máximo los
recursos de la empresa.

2 Contratos con riesgo operacional asociado: Entendemos por riesgo


operacional a la posibilidad de tener pérdidas económicas producto de
fallas o insuficiencia de procesos. Por ende, los contratos generados bajo
esta modalidad pueden representar un gran riesgo para la empresa, por lo
que vale la pena mantener un control permanente sobre los mismos.

3 Contratos por expirar: Es clave monitorear la tasa y cantidad de


documentos por vencer. Esto permite anticiparse y realizar licitaciones o
emitir órdenes de compra antes que expiren los contratos actuales.

Nº27
4 Contratos sin firmar: El proceso de procurement puede involucrar un largo
proceso de firma de documentos por varias áreas funcionales de la empresa
y el proveedor. Es clave saber qué contratos se encuentran sin firmar y
cuánto tiempo se encuentran en esta etapa.

5 Términos de pago asociados a los contratos: Es determinante estar al


tanto de los términos de pago presentes en los contratos con el objeto de
asegurar buenas prácticas de cumplimiento y tomar acciones preventivas
para evitar el pago de multas.

6 Tiempos de entrega: Esta métrica permite evaluar los tiempos en los


cuales el proveedor entregó un producto o servicio respecto a los acuerdos
de niveles de servicio acordados en el contrato.

7 Contratos expirados: Conocer el número de contratos expirados permite


hacerse cargo de potenciales problemas en la administración de procurement.
Por ejemplo, interrupciones en el suministro de determinados insumos o
renovaciones automáticas que resulten costosas para la compañía.

8 Cumplimiento de contrato original: Desde la emisión de la primera


propuesta contractual hasta la firma de un documento definitivo puede
haber una seguidilla de negociaciones de términos de servicio, valores de
referencia, plazos y fechas.

El cálculo de los niveles de cumplimiento de contratos permite hacer un


seguimiento de hasta dónde está cumpliendo cada proveedor con los
factores pactados y evaluar potenciales multas o correcciones.

Nº28
9 Contratos con cláusulas de confidencialidad: Con la finalidad de proteger
información sensible para la empresa resulta cada vez más común la inclusión
de cláusulas de confidencialidad en los contratos. Conocer el porcentaje de
los contratos con los distintos proveedores que efectivamente cuentan con
estas cláusulas permite tomar acciones proactivas para la gestión de riesgo
en procurement.

q Contratos con proveedores en cada área: Otro indicador de utilidad para el


área de procurement es la cantidad de contratos con proveedores y el monto
asociado a los mismos en cada área de la empresa. Estas métricas permiten
tener una visión global de la estructura de proveedores en la empresa y
gestionar el nivel de contratación en las distintas áreas.

La importancia de contar con un software de contratos para


gestión de indicadores clave.

Es muy difícil medir, monitorear y calcular los niveles de cumplimiento de


estos indicadores de gestión de manera manual. Además, entorpece la
gestión de procurement y ralentiza la toma de decisiones.

Por lo mismo, un buen cálculo de estas métricas solo se puede obtener a


través de plataformas de gestión de contratos como Webdox, un software
en la nube intuitivo, con soporte in-app (dentro de la plataforma) y con las
herramientas necesarias para una correcta administración de todos los
contratos de la empresa.

Nº29
Gestionando los contratos
con proveedores en la
cadena de suministro.
www.webdox.cl
La Concepción 266, Piso 5.
Oficinas 504/503 Santiago, Chile