Manejo de software para microcomputadoras

Unidad II
Procesadores de Texto.

1. Conceptos Generales
2. Manipular documentos
3. Manejo de tablas
4. Inserción de imágenes, formas, etc.
5. Hipervínculos
6. Editor de Ecuaciones
7. Índices y Tablas de Contenido
8. Combinación de Correspondencia

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Ing. Barrera
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Conceptos Generales
Un procesador de texto es un software informático destinado a la creación
y edición de documentos de texto.
Como regla general básica, todos los procesadores de texto tienen las
siguientes capacidades:
Trabajar con distintos formatos de párrafo, tamaño y orientación de las
fuentes, efectos de formato.
Cortar y copiar texto, fijar espacio entre líneas y entre párrafos, alinear
párrafos, establecer sangrías y tabulados, crear y modificar estilos.
Activar presentaciones preliminares antes de la impresión o visualizar las
páginas editadas.
Correctores automáticos de ortografía y gramática, así como diccionarios
multilingües y de sinónimos que facilitan sobremanera la labor de
redacción. Ing. Barrera
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MS Word 2016
Conceptos Generales
En el presente curso se estudiaran los siguientes procesadores de texto:

Word: es el procesador de texto de la suite ofimática MS Office de la

empresa Microsoft y corresponde a los programas de tipo propietario.
Está dirigido al ambiente de trabajo de los sistemas operativos
Microsoft Windows principalmente, aunque también existe una versión
para ambiente Machintosh. Además, también existe una versión para
dispositivos móviles.

Writer: es el procesador de texto de la suite ofimática de la empresa

Sun Micro Systems y corresponde a los programas de tipo Código
Abierto . Está dirigido al ambiente de trabajo de diferentes sistemas
operativos incluyendo MS Windows. Ing. Barrera
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Entorno de trabajo de MS Word 2016
Inicio de Sesión

Ing. Barrera
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Entorno de trabajo de Libre Office
El entorno de trabajo de ambas herramientas es muy similar, tal
como puede apreciarse en las siguientes imágenes. No obstante
existen algunas diferencias bien marcadas que serán estudiadas
en los siguientes apartados, los cuales serán desarrollados sobre
libreOffice.org.
WRITER: Menú principal y Barras de herramientas Estándar y Formato

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Entorno de trabajo de MS Word 2016
MS WORD: Cinta de Archivos

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Entorno de trabajo de MS Word 2016
MS WORD: Menú principal y Cinta de opciones, Barras de herramientas, titulos, desplazamiento
y de estado

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Entorno de trabajo de MS Word 2016

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Entorno de trabajo de MS Word 2016

Ing. Barrera
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Entorno de trabajo de MS Word 2016

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CREAR UN SALTO DE PÁGINA MANUAL
Word distribuye el texto en páginas a medida que lo va necesitando. Los saltos
de página automáticos que inserta Word se visualizan en pantalla como una
línea de puntos que van de lado a lado de la misma. Esas líneas de puntos no se
pueden borrar, ya que su posición vendrá definida por el tipo de letra, los
márgenes y los gráficos que contenga. Sin embargo, el usuario puede insertar
saltos de página manuales en cualquier posición del texto al presionar las teclas
Ctrl+lntro. En la pantalla aparece una línea de puntos con el comentario «Salto
de página».

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FORMATO DE PÁGINA
Los formatos de página controlan las cabeceras y
pies de página, la numeración de las páginas, el
tamaño del papel y la orientación del texto cuando
se imprime, los márgenes, etc.

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FIJAR LOS MÁRGENES
Los márgenes delimitan el espacio en blanco que hay entre el borde del papel y el
texto escrito. Los márgenes vienen definidos en la regla por la parte blanca que hay
en ella. Para fijar los márgenes con el teclado:

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MODIFICAR EL TAMAÑO Y LA ORIENTACION DE LA PÁGINA

Ejecute Formato, Configurar página. Aparece el cuadro de diálogo

1. Configurar página.
2. Seleccione la ficha Tamaño del papel.
3. En el área Orientación, seleccione la orientación del papel. La caja Vista previa
proporciona una representación de la página.
4. Haga clic en el botón Aceptar o presione Enter.

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MODIFICAR EL TAMAÑO Y LA ORIENTACION DE LA PÁGINA

Ejecute Formato, Configurar página. Aparece el cuadro de diálogo

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CABECERAS Y PIES DE PÁGINA

Las cabeceras y pies de página son parte de texto que se repite en todas o
algunas páginas del documento.
Para crear una cabecera o pie de página:
• Ejecute Insertar, luego seleccione ya la opción Encabezado ó Pie de
página según la opción deseada, o ambas, luego selecciona el estilo
correspondiente. Si se está trabajando en la vista Diseño normal, Word
cambia a Diseño de página al mismo tiempo que visualiza las opciones de
la pestaña Diseño de las Herramientas para Encabezado y pie de página,
así como un pequeño recuadro donde se escribirá el texto de la cabecera
o pie de página.
• Escriba el texto que desea que aparezca en la cabecera o pie de página.
Si se desea, aplíquele un formato. Haga clic en el botón Cerrar.

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CABECERAS Y PIES DE PÁGINA

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AÑADIR BORDES DE PÁGINA

Los bordes de página son elementos decorativos que se añaden alrededor

de los márgenes de las páginas del documento.
1.Ejecute la Pestaña Formato.
2.Click en la flecha inferior derecha.
3.Seleccione la ficha Diseño de la ventana emergente.
4.Seleccione botón de Bordes…. luego el estilo, el color y el grosor del
borde en los cuadros Estilo, Color y Grosor, respectivamente. La lista Arte
contiene una serie de elementos decorativos.
5.En la caja Aplicar a, indicar si el borde se desea aplicar a la sección
actual, a todo el documento, etc.
6.De nuevo, haga clic en el botón Aceptar.

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AÑADIR BORDES DE PÁGINA
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Tablas
Una tabla es un conjunto de filas y columnas. La intersección de una fila y de una
columna se llama celda. Las tablas se utilizan para no tener que introducir tabulaciones,
de forma que sólo hay que indicar el número de filas y columnas que va a tener la tabla.
Posteriormente, si es necesario, se pueden insertar o borrar filas y/o columnas o
cambiar con el ratón el ancho de cada columna o de una celda en particular.
En cada celda de la tabla se puede introducir texto, números y gráficos, incluso
podemos decir a Word que realice operaciones aritméticas.

Ing. Barrera
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CREAR UNA TABLA

1. Sitúe el punto de inserción en el lugar donde desea que aparezca la tabla.

2. Elija Insertar, Tabla. Aparece el cuadro de diálogo donde debe elegir el numero
de filas y columnas.
3. Seleccione el número de columnas.
4. Seleccione el número de filas.
5. En el documento aparece una serie de cuadrículas que delimitan las filas y
columnas de la tabla.

Ing. Barrera
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DIVIDIR Y UNIR CELDAS

Para unir varias columnas en una sola celda:

1. Seleccione las celdas que se desea unir.
2. De clic derecho sobre las celdas marcadas, seleccione la opción Combinar
celdas. Las celdas seleccionadas forman una

Para dividir una celda en varias columnas:

1. Seleccione la celda que desea dividir en varias columnas.
2. De clic derecho sobre las celdas marcadas, seleccione la opción Dividir celdas.
3. En la caja Dividir Celdas, escriba el número de columnas y número filas que
desea que haya en dicha celda.

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DIVIDIR Y UNIR CELDAS
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ORDENAR UNA TABLA

Si desea ordenar los datos que se encuentran situados en una tabla (nombres, apellidos,
edades, etc..) , se debe de proceder de la siguiente manera:
Seleccione la tabla a ordenar o las filas a ordenar. Se agregará a la cinta de opciones la
cinta "Herramienta de Tablas" para el caso de tener titulo o totales deberá de quedar
fuera de la selección la fila con el título y la fila de totales, si las hay.
1. Elija Cinta Presentación, luego el ícono . Aparece el cuadro de diálogo Ordenar.
2. Haga clic en la lista Ordenar por y seleccione el número de la columna por la que desea
ordenar la tabla.
3. Haga clic en la lista Tipo para indicar el tipo de dato que contiene la celda por la cual se
va a ordenar: numérico, texto o fecha.
4. Indique si la ordenación la desea hacer Ascendente o Descendente
5. Haga clic en el botón Aceptar.

Ing. Barrera
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ORDENAR UNA TABLA

Ing. Barrera
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APLICAR UN FORMATO A LA TABLA
A cada celda de la tabla se puede aplicar un formato individual; incluso, dentro de cada
celda, cada párrafo puede tener un formato diferente. Además se puede aplicar un borde y
un sombreado.
Hay que tener en cuenta que la cuadrícula no se imprime, por lo que será necesario aplicar
unos bordes a la tabla.
1. Seleccione toda la tabla o las celdas a las que desea aplicar un borde.
2. Luego de clic en Cinta(opción) Diseño de la Cinta Herramienta de Tablas. A
continuación, seleccione el tipo de borde que desea aplicar.
3. Seleccione el estilo de línea.

Ing. Barrera
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INSERCIÓN DE IMÁGENES DESDE ARCHIVOS

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Autoformas

Consiste en un grupo de formas

preelaboradas entre las cuales
tenemos rectángulos, círculos,
líneas y conectores, símbolos de
diagramas de flujo, etc. Desde Cinta
Insertar, elegir Formas.
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Crear un Organigrama

Para crear un organigrama tienes que seleccionar de la

Pestaña Insertar la opción
Aparecerá una ventana como la que te mostramos con
los tipos de diagramas que te ofrece. Se elige el
organigrama

Ing. Barrera
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Crear un Organigrama

Ing. Barrera
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Crear un Organigrama
Una vez insertado el organigrama aparece dentro de la
ficha de Elegir un gráfico de SmartArt, donde aparece
las listas de estilos y formato para los organigramas. Se
deberá de elegir de la plantilla el más indicado para su
objetivo, y seleccionar Aceptar para personalizarlo.
Habrá que modificarlo de la Herramientas de SmartArt

Ing. Barrera
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Inserción de Ecuaciones y Formulas
El Editor de Ecuaciones de Microsoft provee la facilidad de poder crear ecuaciones o formulas de una
manera profesional y elegante. Al seleccionar la herramienta se agrega la opción de Diseño de la Cinta de
Herramientas de Ecuación (al igual que para símbolos) Para ello hay que seguir los siguientes pasos:
1. Dentro de pestaña Insertar elegir la opción Ecuación.
2. Seleccionar el tipo de ecuación a insertar más conveniente (sugerido realizarlo de interior a exterior de
ecuación) .

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Hipervínculos

Hiperenlace
Los hipervínculos son referencias cruzadas, destacados con texto de distintos colores y
que se activan haciendo Ctrl + Clic. Se ubican dentro de la cinta de Insertar junto a
otras herramientas relacionales.
Gracias a los hipervínculos, los lectores acceden a información concreta dentro de un
documento y a información relacionada que se encuentra en el mismo documento u
otros documentos. Este es como un acceso rápido a un documento o pagina web
En word se puede asignar hipervínculos a gráficos, organigramas, texto y marcos de
texto. Para el caso de los textos, debemos configurarle una característica especial que
lo diferencie del resto del texto en nuestros documentos, como por ejemplo utilizando
“Tipos Título”, “Tipos Encabezados”, Marcas de Texto, Notas, etc.
Ing. Barrera
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Hipervínculos

Seleccionar pestaña Insertar y luego buscar

Hipervínculo

Ing. Barrera
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Hipervínculos
Configure primeramente el objeto destino seleccionado una de
las opciones de la Cinta Insertar si fuera necesario. (o en su
defecto seleccionar el elemento, luego clic derecho y elegir el
hipervínculo.

Marque o seleccione el objeto origen al que le asignará el

hiperenlace. Manteniendo seleccionado de clic derecho,
aparecerá en cuadro de dialogo siguiente:

Ing. Barrera
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Hipervínculos
Vaya a la pestaña Insertar - Hipervinculos para crear un enlace
entre objetos. Seleccione el tipo de Hiperenlace que desea e
indique el destino al que estará enlazado.
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Hipervínculos

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Índices Y Tablas De Contenido
Una tabla de contenido consiste en un mapa para el lector, ya que proporciona
a éste una visión general del contenido del documento en cuestión,
proporcionando adicionalmente la facilidad de poder ir a una lugar en particular
del documento a través de enlaces a cada una de las partes que nosotros
deseemos. Normalmente esta tabla estará compuesta por una simple lista de
títulos, los cuales pueden tener distintos niveles (subtítulos).

La mejor manera de generar un índice del tipo Tabla de Contenido es aplicar

los estilos predefinidos de párrafo a los textos o párrafos que deseamos incluir
en el índice. Luego de aplicar estos estilos debe de crear números de paginas
y secciones, ya sean secciones dependientes de la anterior o nno.
A partir de ahí cree un índice sin mayores complicaciones ni tareas extras por
realizar.
Ing. Barrera
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Índices Y Tablas De Contenido

Ing. Barrera
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Índices Y Tablas De Contenido
En Microsoft Word
Para crear una tabla de contenido hay que seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar o Marcar el texto del documento que debe aparecer en la
tabla de contenidos y Aplicar un estilo de titulo, según el nivel que
queramos, teniendo un nivel mayor el “titulo 1” y el menor “titulo 9”.
2. Finalmente se coloca en la parte del documento donde quiera que se
ubique la tabla de contenido. Seleccione la opción de Tabla de
Contenido de la Pestaña Referencias.
3. Luego inserte el Índice siguiendo la secuencia mostrada en las
imágenes.

Ing. Barrera
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Índices Y Tablas De Contenido

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Combinación de Correspondencia
Consiste en unir dos documentos A y B en un tercer archivo C, sin afectar la
información de los dos primeros.

El ejemplo típico es la creación de cartas personalizadas, donde B es el

documento que posee el listado de los destinatarios (origen de datos) y A es
el documento con la información general de la carta (documento principal).
Las ‘n’ cartas configuradas con los valores de los destinatarios será C.

De modo general, el origen de datos es una tabla de datos que contiene

información variable. Para nuestro ejemplo serian los datos personales: LUIS
CALLES, OSCAR ROMERO, etc.

El origen de datos está formado por campos y registros. Los campos deben
designarse por un nombre. Lo más normal es denominar a los campos en
función de la información que contienen. Ing. Barrera
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Combinación de Correspondencia

Ing. Barrera
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Combinación de Correspondencia
De modo general el documento principal está formado por un texto fijo con
cualquier tipo de distribución, el mismo para todas las copias a generar de
éste; aquí insertaremos la información contenida en el origen de datos.

Los campos se le insertan en la posición que deseamos que aparezcan los

datos. Podemos activar la vista temporal de los valores contenidos en el origen
de datos desde el documento principal, cuando éste ya ha sido configurado.
De este modo los campos son sustituidos por los datos que contiene dicho
campo, es decir, que se muestran los valores que están detallados en el
archivo ‘origen de datos’.

Siguiendo con nuestro ejemplo, podríamos ver los datos de cada persona a
quien se dirigirá la carta desde el archivo que contiene el texto de la carta.
Ing. Barrera
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Combinación de Correspondencia
Para realizar la combinación de correspondencia debemos tener tanto el
archivo ‘archivo principal’ como el ‘origen de datos’.

Archivo principal:
Debemos insertar los campos en la posición deseada. Word nos recuerda el
nombre y deben estar encerrados entre anclas, por ejemplo <<Nombres>>.

Esos campos serán sustituidos por todos y cada uno de los registros de la
tabla de datos.

En nuestro ejemplo de la carta, los códigos <<Nombres>> <<Apellidos>>

serán sustituidos por los valores LUIS CALLES en una carta, en otra carta por
los nombres OSCAR ROMERO, y así sucesivamente hasta agotar la lista de
valores.
Ing. Barrera
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Combinación de Correspondencia
Archivo Origen de datos:
Para la creación del origen de datos tan sólo se precisa crear una tabla donde
introducir los datos de los registros que se necesitan para la combinación con
el documento principal (Si se utiliza el asistente se creará un archivo .MDB).
La tabla ha de tener tantas columnas y filas como campos y registros
necesitemos (nombre, apellidos, edad, dirección, teléfono, etc.). Para 100
personas necesitamos una tabla con 101 filas, ya que la primera fila es para
los nombres de los campos).

Este documento solo puede contener la tabla de valores, ninguna otra

información.

Una vez creada la tabla con los datos se guardará en un archivo (Ej.:
DATOS.DOCX, DATOS.XLSX, DATOS.MDBX)
Ing. Barrera
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Combinación de Correspondencia
Podemos resolver toda esta tarea con la ayuda del asistente. Para crear la
carta:
1. Haga clic en la cinta de opciones y elija Nuevo de la pestaña Archivo para
crear un documento Nuevo.
2. Ejecute la Pestaña Correspondencia, Cartas y Correspondencia > Asistente
para Combinar correspondencia.

Ing. Barrera
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Combinación de Correspondencia
3. Se selecciona el tipo de documento que se desea crear. Por ejemplo
"Cartas" Luego presionamos Siguiente.
4. Luego seleccionamos el tipo de documento inicial, que para nuestro caso
podría ser "Utilizar el documento actual". Luego presionamos siguiente.
5. Seleccionamos los destinatarios. Haga clic en “Utilizar una Lista Existente"
6. Seleccione el archivo del origen de datos (Ej.: DATOS.XLS)
7. En el caso que exista mas de una
tabla, debemos seleccionar cual es la
que nos interesa (en el caso de que
sea un documento en Excel que
contenga mas de una hoja).
Presionamos Aceptar.

Ing. Barrera
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Combinación de Correspondencia
8. Luego nos aparece una
lista con los nombres de
los campos y el contenido
de cada uno de ellos.
Presionamos aceptar
nuevamente.

Ing. Barrera
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Combinación de Correspondencia
9. Regresamos al punto donde damos siguiente para pasar al paso 4. En
esta parte, tendremos la opción del asistente. Con esta
podemos insertar en el documento los campos que queramos.
10. Escriba el texto de la carta, y en caso que necesitamos insertar algún
campo en especial, repetimos el paso anterior para cada campo.
11. En caso que queramos generar un documento que combine todos los
datos de los campos, utilizaremos el botón:

12.Luego almacenamos el archivo con un nombre significativo. Este es el

archivo resultante o combinado (C).

Ing. Barrera