Índice

TÍTULO 1- ACCESO A DATOS DE CARÁCTER PERSONAL EN PROCESO JUDICIAL

TÍTULO 2- UD01- Acceso por las partes personadas al expediente y a los archivos judiciales.

TÍTULO 3- Apd01.- Datos de especial protección: menores, ideología...

TÍTULO 3- Apd01.- Actos de comunicación
TÍTULO 3- Apd01.- Especialidades en la jurisdicción penal
TÍTULO 3- Apd01.- Proceso penal de menores.
TÍTULO 3- Apd01.- Acceso al procedimiento ya archivado.
TÍTULO 3- Apd01.-Consentimiento de la parte. Rectificación y cancelación
TÍTULO 3- Apd01.-El deber de confidencialidad
TÍTULO 2- Evaluación

TÍTULO 2- UD02: Acceso por terceros al expediente y a los archivos judiciales.

TÍTULO 3- Apd01.- Concepto y limitaciones

TÍTULO 3- Apd01.- Control de acceso
TÍTULO 3- Apd01.- Requisito y forma de acceso
TÍTULO 3- Apd01.- Forma de la resolución del Letrado de la Administración de Justicia
TÍTULO 3- Apd01.- Recursos contra la decisión

TÍTULO 2- UD03: Supuesto concretos de acceso por terceros al expediente

TÍTULO 3- Apd01.- Peritos

TITULO 3- Apd01- Personas vinculadas al fallecido por razones familiares o de hecho y herederos
TÍTULO 3- Apd01.- Estudios científicos, históricos o estadísticos
TÍTULO 3- Apd01.- Subastas judiciales
TÍTULO 3- Apd01.- Oficinas de asistencia a las víctimas
TÍTULO 3- Apd01.- Universitarios, practicum y funcionarios en prácticas
TÍTULO 3- Apd01.- Traductores
TÍTULO 3- Apd01.- Personas que prestan servicios de mantenimiento y limpieza
TÍTULO 3- Apd01.- Contratos para la enajenación y destrucción de expedientes judiciales
Página 001
Path de ubicación Acceso a datos de carácter personal en el proceso judicial

TITULO 1-ACCESO A DATOS DE CARÁCTER PERSONAL EN PROCESO JUDICIAL

Presentación y objetivos

En el ámbito de la Administración de Justicia, la garantía y protección en lo que concierne al

tratamiento de los datos personales, tanto al terreno de las libertades públicas como al resto de
los derechos fundamentales de las personas físicas, debe de entenderse en un sentido amplio,
pues no solo en un proceso intervienen las partes personadas o de aquéllas que tengan un interés
legítimo en el mismo.

Estas personas intervienen dada la complejidad derivada de la actividad desarrollada en los

Juzgados, Tribunales y Oficinas Judiciales. Esa actividad no es otra que administrar justicia y
obtener resultados óptimos acordes con tal fin; por ello, es necesario que sean integradas en
dicho ámbito para conseguir que cumplan la función que les corresponde en cada caso. La
consecuencia lógica es que estas personas tendrán un acceso a los datos personales cuya
protección se nos han encomendado en nuestra condición de funcionarios, que se contienen tanto
en los registros informáticos y libros de registro como en los procedimientos que se siguen en los
órganos judiciales.

Nuestro objetivo es dilucidar quiénes pueden o no, acceder a los datos personales que se incluyen
en los procedimientos que tramitamos a diario en nuestro puesto de trabajo y el alcance de dicho
acceso ya que, en multitud de ocasiones, nos encontramos con supuestos como los que vamos a
ver a continuación y no siempre sabemos resolver.

Conocimientos previos

No son necesarios conocimientos previos

Página 002
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/Acceso por las partes personadas al expediente
TÍTULO 2: UDO1- Acceso al procedimiento por las partes personadas

Presentación y objetivos

Los sujetos que intervienen en el proceso, bien iniciándolo por su propia voluntad, bien por su
actividad trascendente que ha ocasionado su inicio de oficio, son denominados partes
personadas. Para ellos, las actuaciones son públicas y su posición les legitima para obtener
conocimiento de todo lo que ocurra en el proceso para de este modo, poder ejercitar su derecho
de defensa y obtener tutela judicial efectiva de la forma más amplia posible.

Tal derecho se refleja en multitud de textos normativos, empezando por el Artículo 24 de la

Constitución Española:“ Todas las personas tienen derecho a obtener la tutela
efectiva de los jueces y tribunales en el ejercicio de sus derechos e intereses
legítimos, sin que, en ningún caso, pueda producirse indefensión”
Artículo 10 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, “Serán considerados partes
legítimas quienes comparezcan y actúen en juicio como titulares de la relación
jurídica u objeto litigioso. Se exceptúan los casos en que por ley se atribuya
legitimación a persona distinta del titular”
Artículo 538 del mismo texto legal:” Son parte en el proceso de ejecución la
persona o personas que piden y obtienen el despacho de la ejecución y la persona
o personas frente a las que ésta se despacha” de la Ley de Enjuiciamiento Civil”
Artículo 302 de la Ley de Enjuiciamiento Criminal: “Las partes personadas
podrán tomar conocimiento de las actuaciones e intervenir en todas las
diligencias del procedimiento”.

Además, Reglamentos (1/2005) y Jurisprudencia del Tribunal Constitucional y Tribunal

Supremo han abordado esta cuestión que por otro lado, no deja lugar a duda alguna, tal es así que
incluso aunque existan datos referentes a menores de edad, la partes personadas (víctimas y
perjudicados) tienen derecho a que los datos que se incluyan en el procedimiento les sean dados
a conocer (Artículo 4 Ley de Responsabilidad Penal de los Menores), otra cosa es que cuando se
expidan copias, testimonios o certificaciones por los Secretarios se omitan sus datos personales
en aras de proteger su intimidad (artículo 141 bis LEC).

En definitiva, la premisa general es que las partes personadas pueden acceder al procedimiento
sin limitación alguna, ello incluye los datos personales que figuren en los autos. Es la única
forma de preservar y garantizar el derecho a la tutela judicial efectiva. Frente a ello, como
existen además otros derechos que a su vez pueden colisionar con el anterior, es por lo que a
continuación procederemos al estudio de aquellos supuestos que excepcionan el acceso ilimitado
de las partes al procedimiento.

Requisitos previos: No se precisan

Página 003
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD01: Acceso por las partes personadas al expediente/
Apd01:Datos de especial protección: menores, ideología, salud…

TÍTULO 3:Apd01: Datos de especial protección: menores, ideología, salud…

Existen determinados datos de carácter personal contenidos en los ficheros que deben ser
considerados según la LOPDP como de nivel superior. Tales datos se refieren a datos de
personas sobre ideología, afiliación sindical, religión o creencias, origen racial, salud o vida
sexual, datos recabados con fines policiales sin consentimiento de los afectados, o los que
contengan algunos derivados de la violencia de género. Teniendo en cuenta que han sido
recabados sin consentimiento del interesado y que además éste no puede ejercer sobre los
mismos ninguno de los derechos que denominamos A.R.C.O, es preciso especial diligencia por
parte del encargado del tratamiento a la hora de garantizar que serán utilizados de forma correcta
y adecuada evitando el acceso a los mismos por terceros ajenos, en suma, mantener su
confidencialidad así como el tratamiento inadecuado.

Para conseguir que dichos datos personales no lleguen a terceros no autorizados o incluso a los
medios de comunicación, deberán adoptarse por el responsable y por el encargado del
tratamiento especiales medidas de control sobre las solicitudes y acceso a este tipo de dato y, en
el caso de que un tercero legitimado pueda conocerlos, deberá ser apercibido de su obligación de
no divulgarlos a otras personas no autorizadas bajo ningún concepto y con las responsabilidades
que pudiera dicha actuación dar lugar.
Página 004
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD01: Acceso por las partes personadas al expediente / Apd01:
Actos de comunicación

TÍTULO 3:Apd01: Actos de comunicación

Artículo 161.3 de la Ley de Enjuiciamiento Civil

”Si el domicilio donde se pretende practicar la comunicación fuere el lugar en el

que el destinatario tenga su domicilio según el padrón municipal, o a efectos
fiscales, o según registro oficial o publicaciones de colegios profesionales, o fuere
la vivienda o local arrendado al demandado, y no se encontrare allí dicho
destinatario, podrá efectuarse la entrega, en sobre cerrado, a cualquier empleado,
familiar o persona con la que conviva, mayor de catorce años, que se encuentre en
ese lugar, o al conserje de la finca, si lo tuviere, advirtiendo al receptor que está
obligado a entregar la copia de la resolución o la cédula al destinatario de ésta, o
a darle aviso, si sabe su paradero, advirtiendo en todo caso al receptor de su
responsabilidad en relación a la protección de los datos del destinatario.
Si la comunicación se dirigiere al lugar de trabajo no ocasional del
destinatario, en ausencia de éste, la entrega se efectuará a persona que manifieste
conocer a aquél o, si existiere dependencia encargada de recibir documentos u
objetos, a quien estuviere a cargo de ella, con las mismas advertencias del párrafo
anterior.

En la diligencia se hará constar el nombre de la persona destinataria de la

comunicación y la fecha y la hora en la que fue buscada y no encontrada en su
domicilio, así como el nombre de la persona que recibe la copia de la resolución o
la cédula y la relación de dicha persona con el destinatario, produciendo todos
sus efectos la comunicación así realizada.”

En la Comunidad Valenciana, el Secretario de Gobierno de la Comunidad Valenciana de 21 de

mayo de 2008 dictó una Instrucción acerca de cómo proceder en el supuesto a que se refiere el
artículo anterior:

“En las carátulas de transmisión de documentación a los Servicios Comunes de

Actos de Comunicación y Ejecución, se incluirá ́ la siguiente prevención:
“Conforme y siéndole aplicable la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de
Protección de Datos de Carácter Personal, y demás legislación vigente en la
materia, los datos contenidos en esta comunicación y en la documentación adjunta
son confidenciales, quedando prohibida su transmisión o comunicación pública
por cualquier medio o procedimiento, y debiendo ser tratados exclusivamente
para los fines propios de la Administración de Justicia”.
Para concluir con esta cuestión, tenemos que tener claro que el funcionario que tenga que
entenderse con un tercero distinto del destinatario de la comunicación de que se trate, deberá
prever esta posibilidad y llevar siempre consigo en sus salidas para practicar diligencias, un
sobre con cierre para, si se diera el caso, introducir la documentación con el objeto de garantizar
al receptor que el intermediario no ha accedido a sus documentos y hacerlo constar así en la
diligencia. Con esto, habremos cumplido lo que la ley nos exige y, en la inevitable circunstancia
de que el tercero abra el sobre porque no pueda resistir la curiosidad, ya no será responsabilidad
nada más que suya.
Página 005
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD01: Acceso por las partes personadas al expediente / Apd01:
especialidades en la jurisdicción penal

TÍTULO 3:Apd01: Especialidades en la jurisdicción penal

Es bastante común encontrarnos con que el derecho de las partes personadas a ejercer su defensa
para obtener la tutela judicial efectiva debe ceder, pese a su conocida condición de “ derecho
fundamental”, ante otro u otros derechos y, por lo tanto, el legislador deberá establecer
expresamente los casos y los límites concretos de su recorte. Es el caso de la declaración del
secreto de las actuaciones en el proceso penal para las partes personadas (no para para el Mº
Fiscal. Podrá ser acordado cuando sea conveniente, justificado y proporcionado para conseguir el
fin último. Los límites y garantías son claras y se extraen del artículo 302 de la LECr: es
necesario que se trate de un delito público, que lo haya solicitado el Mº Fiscal, cualquiera de las
partes o por el contrario, acordarse de oficio. La resolución deberá ser auto, esto es, de forma
razonada y no necesariamente tiene que ser de la totalidad de las actuaciones sino solo de parte y,
por último lugar, hay una limitación de tiempo, un mes máximo.

Otro de los supuestos, se recoge en la L.O. 19/1994, de 23 de diciembre, de Protección de

Testigos y Peritos. Cuando en la causa un juez haya dictado un auto motivado que ordene una
serie de medidas destinadas a proteger a una de estas personas, nuestra actividad estará
encaminada con esmero y por evidentes razones de seguridad de los afectados, a preservar su
identidad, domicilio, profesión, lugar de trabajo. Lo primero que haremos es abrir una pieza
separada de la causa principal, con ello evitaremos que un fácil acceso en el espacio de la oficina
o secretaría. No es difícil imaginar las graves consecuencias que pueden ocasionar un fallo o
negligencia en casos como estos, por ello, se preservará toda la documentación referida a la
persona en cuestión eliminando cualquier rastro que pueda quedar sobre ella en los autos
principales sin olvidar fotografías o cualquier elemento que facilite su identificación así como
fijar el domicilio para notificaciones en el propio órgano.
Página 006
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD01: Acceso por las partes personadas al expediente / Apd01:
proceso penal de menores

TITULO 3: Apd01- Proceso penal de menores

El que un menor de edad sea acusado o sospechoso de la comisión de un hecho delictivo no es

causa excluyente de la cobertura específica extendida a determinados grupos que el legislador
considera merecedores de especial protección. La C.E. establece un amplio marco de protección
para los todos menores (artículo 39) y su desarrollo normativo se extiende de manera profusa en
materia penal ( Ley del Menor, LECr, Protocolos del CGPJ, Instrucciones de Fiscalía...).

El fin principal es salvaguardar su derecho frente a todo aquello que pueda suponer un posible
riesgo para su desarrollo físico, mental social o pueda dificultar su reinserción social; en suma,
proteger al menor frente a injerencias o ataques a su vida privada.

Los datos personales de los menores ni su imagen pueden ser publicados ni serán conocidos por
otros que no sean las partes del proceso. No pueden trascender a los medios públicos porque el
bien jurídico protegido en este caso, no cede ante el derecho a la información pese a que se trate
igualmente de un derecho constitucional.

Artículo 35 LORPM dice que "2. El Juez podrá acordar, en interés de la persona
imputada o de la víctima, que las sesiones no sean públicas y en ningún caso se
permitirá que los medios de comunicación social obtengan o difundan imágenes
del menor ni datos que permitan su identificación.

3. Quienes ejerciten la acción penal en el procedimiento regulado en la presente

Ley, habrán de respetar rigurosamente el derecho del menor a la confidencialidad
y a la no difusión de sus datos personales o de los datos que obren en el
expediente instruido, en los términos que establezca el Juez de Menores. Quien
infrinja esta regla será acreedor de las responsabilidades civiles y penales a que
haya lugar".

No se puede, bajo ningún pretexto, proporcionar información que pueda dar lugar a la
individualización del menor, así evitaremos su posible estigmatización de por vida. Ejemplos de
las medidas que deberán adoptarse con el fin de evitar la identificación serían: no grabar las
vistas en los Juzgados de Menores por el sistema Arconte y en su lugar, levantar acta por el
Letrado de la Administración de Justicia, salvaguardar la imagen del menor en estas
circunstancias o incluso, podrá celebrarse la vista sin público si se considera oportuno.
Página 007
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD01: Acceso por las partes personadas al expediente / Apd01:
acceso al procedimiento ya archivado

TITULO 3: Apd01- Acceso al procedimiento ya archivado

La norma general es que la parte personada acceda al procedimiento a través de su
representación procesal sin ningún tipo de limitación salvo excepciones. Para el caso de un
tercero interesado la cuestión puede complicarse más, no solo por el hecho de no estar personado
en la causa sino que, precisamente por ello, no tiene porqué saber dónde se encuentra en el
momento en que tiene la necesidad de acceder a ella.

Existen varias ubicaciones distintas en función del momento en que un expediente judicial se
encuentre. Se trata de tres distintos .Archivos Judiciales: de Gestión, Territorial y Central.

El Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, incluye sus definiciones.

Archivo Judicial de Gestión (artículo 5):

“En las oficinas judiciales o unidades análogas existirá un Archivo Judicial de

Gestión en el que se clasificarán y custodiarán los documentos judiciales
correspondientes a cada proceso o actuación judicial que se encuentre en
tramitación, en donde permanecerán mientras constituyan asuntos susceptibles de
resolución judicial o de terminación de la ejecución iniciada”.
Archivo Judicial Territorial (artículo 8):

“2. En los distintos Archivos Judiciales Territoriales se ordenará la documentación

remitida por los responsables de los Archivos Judiciales de Gestión comprendidos
en su ámbito, de tal modo que permita su rápida identificación y recuperación,
debiendo permanecer en aquéllos hasta que la Junta de Expurgo resuelva su
posterior destino”.
Archivo Judicial Central (artículo 10):

1. “Existirá un Archivo Judicial Central adscrito a la Sala de Gobierno del Tribunal

Supremo, cuyo ámbito se circunscribirá a la documentación judicial del Tribunal
Supremo, de la Audiencia Nacional y de los restantes órganos con jurisdicción en
todo el territorio nacional”.
El Letrado de la Administración de Justicia titular del órgano o tribunal en donde se encuentre
ubicado el caso del Archivo Judicial de Gestión es el único competente para resolver la solicitud
y que las causas se encuentran en trámite judicial.

Si el expediente judicial está en el Archivo Judicial Territorial, el interesado porque no tiene

porqué saber donde se encuentra el expediente judicial, podrá dirigirse

-al Letrado de la Administración de Justicia de la oficina, juzgado o tribunal en donde se tramitó.

Éste podrá adoptar la decisión y posteriormente, transmitir su decisión al Letrado de la
Administración de Justicia del Archivo Judicial para que expida la copia, testimonio,
certificación o exhiba lo que haya decidido.

-al Letrado de la Administración de Justicia que tiene designado la ordenación, custodia y

conservación del Archivo Judicial Territorial. Éste adoptará la decisión en los términos previstos
en el Real Decreto y la normativa aplicable
Página 008
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD01: Acceso por las partes personadas al expediente / Apd01:
Consentimiento de la parte. Rectificación y cancelación

TITULO 3: Apd01- Consentimiento de la parte. Rectificación y cancelación

Dada la especialidad de estos ficheros, los principios generales que figuran en la LOPDP no son
aplicables en su totalidad en la Administración de Justicia y, asi:

El titular de los datos personales ante la incorporación de los mismos a los ficheros
jurisdiccionales:
. no tiene que ser informado de que sus datos personales son recogidos
. no tiene que prestar su consentimiento inequívoco
. no tiene que prestar su consentimiento inequívoco cuando sus datos se comuniquen a un
terceros para el cumplimiento de los fines relacionados con las funciones del cedente y
cesionario
. no podrá cancelarlos a su voluntad

Para solicitar el acceso, la rectificación y cancelación de los datos personales de un fichero es

necesario que el interesado se dirija a la sede del órgano judicial titular del fichero y lo solicite
ante el responsable. Conforme a lo establecido en el artículo 89 del Reglamentos 1/2005 de
Aspectos Accesorios de las Actuaciones Judiciales los datos de carácter personal incorporados en
los ficheros jurisdiccionales se conservarán hasta tanto sus supresión no sea ordenada por una
decisión judicial. Si se trata de un supuesto de rectificación de un error material, mecanográfico
o de transcripción, debería seguirse el trámite previsto en el artículo 4-2 del mismo Reglamento y
la resolución que dicte el Letrado de la Administración de Justicia de forma expresa o por
silencio en el plazo previsto podrá ser objeto de Revisión ante el Juez o Presidente.
Página 009

path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD01: Acceso por las partes personadas al expediente / Apd01: El
deber de secreto

TITULO 3: Apd01- El deber de confidencialidad

Artículo 5 de la LOPDP:“1.Los responsables y encargados del tratamiento de datos así como

todas las personas que intervengan en cualquier fase de este estarán sujetas al deber de
confidencialidad al que se refiere el artículo 5.1.f) del Reglamento (UE) 2016/679. 2. La
obligación general señalada en el apartado anterior será complementaria de los deberes de
secreto profesional de conformidad con su normativa aplicable. 3. Las obligaciones establecidas
en los apartados anteriores se mantendrán aún cuando hubieses finalizado la relación del
obligado con el responsable o encargado del tratamiento”.

Los datos contenidos en los ficheros independientemente del nivel de protección asignado no
pueden ser tratados de forma inadecuada por el encargado del tratamiento y por supuesto, está
prohibido permitir el acceso a terceros ajenos no autorizados que incluso pertenezcan a la propia
Administración de Justicia.
La infracción de la obligación de guardar secreto respecto de los datos personales que se
encuentran a cargo del encargado del tratamiento supone una infracción que puede ocasionar
responsabilidad de tipo administrativo, civil o penal, dependiendo de los casos
Además, será deber del encargado del tratamiento advertir a los que accedan a los datos
personales contenidos en los ficheros que no sean parte pero estén legitimados para ello(peritos,
intérpretes, practicum, interesados…) de la obligación de guardar secreto del contenido más allá
incluso del momento en que cesen en su intervención con las consecuencias que el no hacerlo
conlleven.
Es posible documentar por diligencia que quedará en las actuaciones, el requerimiento o, en su
caso, la advertencia que se haga a la persona que deba de guardar secreto de lo que ha conocido
en unas actuaciones en las que no ha sido parte pero por la circunstancia de que se trate, ha
tenido acceso. Como en el caso, de los actos de comunicación, si esa persona quebranta dicha
obligación, será la única responsable y deberá asumir las consecuencias.
Página 010
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD02:Acceso por terceros al expediente

TÍTULO 2: UD02: Acceso por terceros al expediente y a los archivos judiciales.

Presentación y objetivos.

Un expediente judicial es un conjunto de actuaciones documentadas de acuerdo con la ley

procesal. Ello supone que, además de los escritos de las partes, las resoluciones del Juez y del
Letrado de la Administración de Justicia, hay demandas, querellas, atestados, informes
periciales, expedientes administrativos, declaraciones, documentos públicos y documentos
privados. Los datos personales que se contengan en dichos documentos pueden tener referirse a
multitud de sujetos distintos de las partes, de ahí que pasaremos a examinar a continuación, qué
personas ajenas a las partes pueden acceder al contenido de los datos personales contenidos en
los procesos judiciales en su condición de “interesados legítimos”.

Nadie pone en duda que, como consecuencia de la existencia del Estado Democrático de
Derecho, los ciudadanos pueden controlar el funcionamiento de la Administración de Justicia.
De ahí que las actuaciones sean públicas. El acceso ilimitado y descontrolado sin necesidad de
acreditar legitimación alguna se refiere exclusivamente a la actuaciones orales y en las que se
declare expresamente la audiencia pública por parte del que presida el acto de que se trate (Juez
o Letrado de la Administración de Justicia).

En una STC 62/1982, de 15 de octubre, se dice”....el principio de publicidad no es aplicable a

todas las fases del proceso penal, sino tan sólo al acto oral que lo culmina y al pronunciamiento
de la subsiguiente sentencia…”. No se está refiriendo a que las actuaciones hayan sido
declaradas secretas sino que está dando por sentado que el acceso a las actuaciones orales en que
no es necesaria la legitimación del sujeto, es decir, cuando se refiere al público en general o el
ciudadano, se circunscribe a las actuaciones celebradas en audiencia publica y las lectura de
sentencias, nada más a que las pueden acceder a ellos en su condición han determinado como
parte del proceso.

Nuestro estudio a continuación tratará de dilucidar quiénes pueden acceder al proceso distintos
de las partes personadas, cómo y en qué situaciones, con qué límites, quién otorgará dicho
acceso; en definitiva, recorreremos todo el trámite a seguir para evitar que se produzca un
tratamiento de datos personales contrario a las leyes.
Página 011
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD02:Acceso por terceros al expediente/Apdo 01.- Concepto y
limitaciones

TÍTULO 3:Apd01: Concepto y limitaciones

El Tribunal Constitucional ha definido el concepto de interés legítimo como “la titularidad

potencial de una ventaja o de una utilidad jurídica, no necesariamente de contenido
patrimonial, por parte de quien ejercita la pretensión, y que se materializaría de prosperar ésta.
Luego, para que exista interés legítimo, la actuación impugnada deber repercutir, de manera
clara y suficiente, en la esfera jurídica de quien acude al proceso” (STC 45/2004, de 23 de
marzo, F.1)

En una sentencia del Tribunal Supremo 3164/2008, de 26 de junio, cuando hace mención a que
la publicidad de las actuaciones viene afirmada de manera reiterada en numerosos preceptos de
la LOPJ (232,234,235 y 266.1) , refiriéndose a uno de ellos, el artículo 235 que en concreto se
ocupa del acceso a los libros, archivos y registros judiciales que no tengan el carácter de
reservado y al acceso al texto de las sentencias, se apunta a que, dicha publicidad, no supone un
acceso libre e ilimitado ya que es necesaria al concurrencia de unos requisitos que conlleven a la
condición de “interesado”. Dice la sentencia: “Pues, bien, el interés legítimo que es exigible en
el caso solo puede reconocerse en quien, persona física o jurídica, manifiesta y acredita, al
menos “prima facie” ante el órgano judicial, una conexión de carácter concreto y singular bien
con el objeto mismo del proceso –y, por ende, de la sentencia que lo finalizó en la proceso o de
aquellas cuyos datos personales se encuentren en el proceso por la causa que sea.

En algunos supuestos las propias leyes de forma expresa se encargan de concretar los supuestos
expresamente en que no es posible acceder al procedimiento a aquellos interesados que lo
pretendan siendo además necesario que el juez dicte una resolución motivada en determinados
supuestos:
.Si la causa ha sido declarada secreta nos dice la LOPJ en su artículo 234, así como el artículo
2,2 del RAAAJ y el artículo 302 de la LECr, pues no será posible acceder a su contenido en
ningún caso, incluso aunque la causa se encuentre archivada siempre y cuando no se hubiera
levantado dicho secreto.

Como ya hemos visto anteriormente, en el caso de testigos y peritos protegidos, deberán

preservarse los datos personales en los términos acordados por el auto dictado por el Juez
instructor tal y como establece la LO 19/1994, de 23 de diciembre.

En otros casos, la mayoría, es el Letrado de la Administración de Justicia quien deberá valorar y

controlar el pretendido acceso a las actuaciones por parte de los interesados que lo soliciten a
través del procedimiento previsto en el RAAAJ y que analizaremos en el siguiente apartado.
Página 012
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD02:Acceso por terceros al expediente/Apdo 01.- Control de
acceso

TÍTULO 3:Apd01: Control de acceso

Una vez que se haya identificado la realidad del interés legítimo aducido para poder tener acceso
a un procedimiento cuando no se tiene la condición de parte personada, habrá que comprobar que
no se limitarán o perjudicarán los derechos de las partes intervinientes en el proceso o de
aquéllas cuyos datos personales se encuentren en el proceso de la causa que sea.

Corresponde a los Letrados de la Administración de Justicia de la Oficina Judicial facilitar a los

interesados el acceso a los documentos judiciales consistentes en libros, archivos y registros
judiciales que no tengan carácter reservado, mediante las formas de exhibición, testimonio o
certificación que establezca la Ley, de conformidad con lo establecido en el artículo 235 de la
Ley Orgánica del Poder Judicial. Así se prevé en el artículo 4 en relación al 2 y 3 del Reglamento
de Aspectos Accesorios de las Actuaciones Judiciales 1/2005. “Quienes estén interesados en
acceder a los documentos a que hacen referencia los dos artículos anteriores, presentarán la
solicitud por escrito en la Secretaría del órgano judicial, precisando el documento o
documentos cuyo conocimiento se solicita y exponiendo la causa que justifica su interés
Página 013
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD02:Acceso por terceros al expediente/Apdo 01.- Requisitos y
forma de acceso

TÍTULO 3:Apd01: Requisitos y forma de acceso

La solicitud no tiene porqué ser efectuada directamente por el interesado legítimo, puede hacerse
en su nombre por procurador, abogado, graduado social alegando el ejercicio de su profesión,
bastando la aportación del documento del que resulte el encargo o la relación con la persona en
quien concurra la condición de interesado. Solo exigirán la ratificación o reconocimiento del
interesado cuando el documento presentado les suscite dudas razonables de autenticidad.

Es digno de resaltar la falta exigencia de excesiva formalidad a la hora de dirigirse el interesado

al órgano judicial pues no es usual que el interesado, en principio ajeno al proceso, pueda
dirigirse por si mismo con el fin de conseguir el acceso pretendido siendo además el trámite que
conlleva este procedimiento ágil y sencillo
Página 014

path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD02:Acceso por terceros al expediente/Apdo 01.- Forma de la
resolución del Letrado de la Administración de Justicia

TÍTULO 3: Apd01: Forma de la resolución del Letrado de la Administración de Justicia

Continuando con el artículo 4 en relación al 2 y 3 del Reglamento de Aspectos Accesorios de las

Actuaciones Judiciales 1/2005:
“….La solicitud será resuelta en el plazo de dos días mediante acuerdo del
Secretario de la unidad de la Oficina judicial en que se encuentre la
documentación interesada, quien deberá valorar si el solicitante justifica su
interés, la existencia de derechos fundamentales en juego, y la necesidad de tratar
los documentos a exhibir o de omitir datos de carácter personal en los testimonios
o certificaciones a expedir, en caso de que el solicitante no justifique un interés
personal y directo, de manera que se salvaguarde el derecho a la intimidad
personal y familiar, al honor y a la propia imagen de los afectados por la
resolución judicial. Si accediere a lo solicitado expedirá el testimonio o la
certificación que proceda o exhibirá la documentación de que se trate, previo
tratamiento de datos de carácter personal, en su caso.”

Éste es el aparentemente sencillo trámite a seguir en los casos en que alguien presenta su
solicitud; así el Letrado de la Administración de Justicia en el breve periodo de tiempo de dos
días, debe decidir en primer lugar, si concurre o no el interés legítimo a que nos hemos referido
con anterioridad y, en segundo lugar, sopesar si dicha petición puede menoscabar los derechos de
las partes y demás sujetos intervinientes. No es posible entrar a valorar todos y cada uno de los
derechos constitucionales salvo que se trate de un ataque evidente a un concreto derecho. Por
suerte, legislador especifica que tales derechos en cuestión serían: el derecho a la intimidad
personal y familiar, al honor y la propia imagen y, por supuesto, a la protección de datos que,
como ya hemos visto, abarca un campo bastante extenso y prolijo. Obtenida una conclusión, el
Letrado de la Administración de Justicia deberá en su resolución delimitar expresa y
detalladamente el modo de acceso a la información o dato o los términos de la expedición de la
copia, testimonio o certificación.
La naturaleza del trámite que nos ocupa es administrativa, no es procesal pero a pesar de que la
solicitud se refiera a un procedimiento judicial concreto, deberá tramitarse como procedimiento
gubernativo y, no se dictará una diligencia de ordenación sino un acuerdo gubernativo, siendo los
recursos que contra dicha resolución los previstos en el al Ley 39/2015, de 1 de octubre de
Procedimiento Administrativo. Precisamente, por este carácter administrativo de la función, si el
Letrado de la Administración de Justicia no resuelve en el plazo prefijado por la ley, se entenderá
que existe silencio que será negativo. Se trataría de una desestimación tácita por silencio
administrativo que a su vez, faculta al interesado sin más trámite a acudir a la vía del recurso sin
perjuicio de que fuera de plazo, el Letrado de la Administración de Justicia resolviera la
solicitud. Ello acarreará, en su caso, o bien que el interesado desista del recurso interpuesto por
satisfacción, si se le ha sido resuelto de conformidad con su solicitud o bien, que amplíe el
recurso interpuesto a la resolución expresa.
Página 015
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD02:Acceso por terceros al expediente/Apdo 01.- Recursos contra
la decisión

TÍTULO 3:Apd01: Recursos contra la decisión

La resolución administrativa dictada por el Letrado de la Administración de Justicia será

recurrible en el plazo de tres días desde su notificación en revisión ante el Juez. Sea cual sea el
Letrado de la Administración de Justicia que haya dictado la misma, el único Juez competente
será el que se encuentre en el órgano o tribunal de donde provenga la causa, conclusión lógica a
la vista de que no existe Juez o Tribunal encargado de los Archivos Judiciales que se encuentran
en manos de los Secretarios Judiciales única y exclusivamente.
Contra el Acuerdo que se dicte por el Juez cabrá recurso de Alzada ante el Consejo General del
Poder Judicial precisamente como venimos diciendo de continuo, por el carácter administrativo
de esta función.
La cuestión serían entonces si ese acuerdo, debería ser notificado a las partes del procedimiento
al que se pretende tener acceso. Son varios los motivos por los que debería entenderse de forma
afirmativa ya que, curiosamente, las partes personadas en el proceso judicial pasarían a ser
interesados legítimos en el expediente gubernativo incoado desde el punto de vista
administrativo. Deberían ser emplazados como tales para si los desean intervenir en defensa del
derecho que les asista pero, curiosamente, no se ha regulado de forma expresa.
Página 016
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD03:Supuestos concretos
TÍTULO 2: UD02: Supuestos concretos.

Presentación y objetivos.

Existen supuestos en los que personas ajenas al procedimiento judicial tienen alguna clase de
acceso al mismo. En el presente módulo conoceremos algunos de estos casos, el origen,
fundamento y contenido del tratamiento que efectúan sobre los datos que en ellos se contienen.

Conocimientos previos: No se precisan.

Página 017
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD03:Supuestos concretos /Apdo 01.- Peritos
TÍTULO 3:Apd01: Peritos

Son llamados por resolución judicial, de oficio o a instancia de parte. Su acceso a las actuaciones
es imprescindible pues de ellos deberán extraer los elementos necesarios para poder emitir sus
informes .La finalidad del informe pericial, cualquiera que sea la materia sobre la que verse es
garantizar la defensa de los derechos de las partes. Es evidente que la intención del legislador es
dotar a dichos profesionales de una serie facultades dentro del proceso ya que, si su misión es
suplir la falta de conocimientos que el juzgador tenga sobre una determinada materia y además,
tienen que ser garantes de los derechos de cada una de las partes, está claro que sus posibilidades
de intervención son bastantes amplias.

El Letrado de la Administración de Justicia por lo tanto, como responsable del fichero sería el
que tiene la última palabra a la hora de comunicar los datos objeto del tratamiento y así, el
artículo 11 LOPD determina que sólo podrán ser comunicados a un tercero, en este caso, al
perito, para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del
cedente y del cesionario con el previo consentimiento del interesado salvo para aquellos casos en
que la cesión esté autorizada en una ley. La propia Agencia Estatal de Protección de Datos se ha
pronunciado a este respecto considerando que en virtud del mandato legal contenido en el
artículo 336.2 de la L.E.C. deberá proporcionarse al perito para la emisión de su dictamen
ordenado por el juez cualquier material, documento e instrumento necesario.

Además, la Audiencia Nacional en sentencias como la dictada el 26 noviembre 2008 ha

consagrado la preponderancia del derecho a la defensa y a la tutela judicial efectiva sobre el
derecho a la protección de datos de carácter personal. Tal y como sostiene reiterada
jurisprudencia del Tribunal Constitucional (Sentencia 186/2000, de 10 de julio) "el derecho a la
intimidad no es absoluto, como no lo es ninguno de los derechos fundamentales, pudiendo ceder
ante intereses constitucionalmente relevantes, siempre que el recorte que aquél haya de
experimentar se revele como necesario para lograr el fin legítimo previsto, proporcionado para
alcanzarlo y, en todo caso, sea respetuoso con el contenido esencial del derecho".
TÍTULO 3:Apd01: Personas vinculadas al fallecido por razones familiares o de hecho y
herederos

El artículo 3 de la LOPDP incluye de forma novedosa la posibilidad de que los

familiares, herederos o vinculados de hecho a una persona fallecida puedan acceder a sus datos
personales salvo exclusión expresa del finado o porque una ley lo prohíba. Se cubre al fin una la
laguna legal para un supuesto bastante habitual en los Juzgados como es la solicitud de acceso a
la autopsia por parte de las compañías de seguros a los efectos de reclamaciones o
consignaciones de indemnizaciones por fallecimiento. En este caso, serán los familiares o
herederos o aquéllos que tengan una relación de hecho con el fallecido, los que deberán prestar
la autorización al acceso en el Juzgado.
Página 018
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD03:Supuestos concretos /Apdo 01.- Estudios científicos,
históricos o estadísticos

TÍTULO 3:Apd01: Estudios científicos, históricos o estadísticos

El legislador, en principio, ha previsto la posibilidad de que profesionales ajenos al ámbito de la

Administración de Justicia tengan acceso a determinada información que pueda afectar a los
datos personales de los sujetos intervinientes en el proceso.

El artículo 8 de la LOPDP considera que cuando existe una obligación legal no es necesario
el consentimiento del titular para ceder sus datos entre Administraciones públicas pudiendo
imponer en su caso, obligaciones en estos casos tipo, adopción de medidas de seguridad por
ejemplo. Con expresa remisión al R.U.E , considera el mismo precepto que solo será fundada la
cesión cuando tenga como misión, la realizada en interés público o en el ejercicio de poderes
públicos conferidos al responsable cuando derive de una competencia atribuida por una norma de
rango de Ley. Es posible la interrelación entre dos intervinientes distintos: la comunicación de
datos entre la Administración de Justicia (que es la que tiene los datos) y otra Administración
Pública (que es la que los pretende para elaborar el estudio a partir de esos datos).

El artículo 9.2. j) del R.U.E. cuando se refiere a determinadas categorías específicas

considera que estará prohibido y cuando “el tratamiento es necesario con fines de archivo en
interés público, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos, de conformidad
con el artículo 89, apartado 1, sobre la base del Derecho de la Unión o de los Estados miembros,
que debe ser proporcional al objetivo perseguido, respetar en lo esencial el derecho a la
protección de datos y establecer medidas adecuadas y específicas para proteger los intereses y
derechos fundamentales del interesado”.

Los artículo 25 y 26 de la LOPDP contemplan tratamiento de datos en el ámbito de la

función estadística pública y con fines de archivo en interés público por parte de las
Administraciones Públicas remitiéndose expresamente al R.U.E. y a la legislación específica que
en cada caso resulte aplicable. Son las siguientes:

. Ley 12/1989, de 9 de mayo, Reguladora de la Función Estadística Pública

. Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio histórico español
. RD 1708/2011 Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema
Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado
y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso
. Ley 14/2011, de 1 de junio, de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación

Estudio estadístico.-Para el caso de que lo pretendido sea un estudio estadístico elaborado con
los datos recogidos en los registros tanto informáticos como aquéllos que se encuentran en los
autos, la regulación es diversa y así, vemos que el Real Decreto 95/2009, de 6 de febrero, por el
que se regula el Sistema de Registros Administrativos de apoyo a la Administración de Justicia
prevé la posibilidad de elaborar estadísticas en materia de justicia dentro del marco de la
protección de datos y con apoyo en la LOPD, en concreto, en el artículo 27. El artículo 7 de la
Ley 12/1989, de 9 de mayo, reguladora de la Función Estadística Pública, establece que, “se
establecerán por ley las estadísticas para cuya elaboración se exijan datos de carácter obligatorio.

Estudio científico.-La Ley 14/2011, de 1 de junio, de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación

prevé la creación de un Consejo concebido como órgano de coordinación general adscrito al
Ministerio de Ciencia e Innovación entre cuyas funciones se encuentra la de aprobar los criterios
de intercambio de información entre la Administración General del Estado y las Comunidades
Autónomas, en el marco del Sistema de Información sobre Ciencia, Tecnología e Innovación,
respetando siempre el ámbito competencial de las distintas Administraciones y la normativa
sobre confidencialidad y privacidad de la información.

Si el estudio se desarrolla por un investigador o profesor a título institucional y en el marco de un

proyecto de investigación concreto, resultará de aplicación el artículo 8 LOPDP en relación con
el artículo 9.2.j) RUE, es decir, cuando los datos se soliciten por una universidad pública y se
trataría por lo tanto, de una cesión de datos entre Administraciones con fines científicos. Incluso
y por si existiera alguna duda, si se solicitaran por universidad privada, la cesión se incardinaría
en los referidos preceptos pero además, se regula en una ley específica como es la Ley Orgánica
6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades en su artículo 40 Lo que en definitiva se recoge en
dicho precepto es que la legitimación para acceder a determinados datos personales, vendría dada
por la obligación que las Universidades tienen de apoyar y promover la investigación del
personal, lo que incluye la compatibilidad de la actividad que se desarrolle en cada caso con la
actividad investigadora.

Por el contrario, en el supuesto de que el trabajo de investigación se desarrollase a título personal

por el docente universitario, el Letrado de la Administración de Justicia en ningún caso podrá
proporcionar el acceso solicitado a cualquier dato de carácter personal porque el solicitante no
estaría amparado por una ley ya que sólo sería posible si se recabara el consentimiento del
interesado que, dada la naturaleza de los ficheros a nuestro cargo, vendría a ser del todo
improcedente.

Estudio Histórico.-En la ley 16/1985, de 25 de junio reguladora del Patrimonio Histórico

Español y del Patrimonio Histórico Artístico al definir qué documentos pueden ser considerados
como tales, hemos de entender que los judiciales se encuentran dentro de este acerbo por cuanto
han sido generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por la Administración
de Justicia, siendo que según dicha definición se atendrá a las siguientes reglas:...“ b) los
documentos que contengan datos personales de carácter policial, procesal, clínico,
o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su
honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán
ser públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los
afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de 25 años desde su muerte si su
fecha es conocida o, en otro caso, de 50 años a partir de la fecha de los
documentos”.
Página 019
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD03:Supuestos concretos /Apdo 01.- Subastas judiciales

TÍTULO 3:Apd01: Subastas judiciales

Aquellas personas que pretenden participar en una subasta no son interesados legítimos en los
términos recogidos en el artículo 234 de la LOPJ . La LEC en varios de sus preceptos se refiere a
la publicidad de las subastas, es decir, determina de forma precisa qué datos de los que contienen
los procedimientos pueden trascender a terceros sin que pueda ser considerada cesión no
consentida de dichos datos pues existe habilitación legal. En el caso de bienes muebles, el
artículo 645 y 646 de la LEC especifican el contenido de los datos del procedimiento que se
publicitarán a los meros efectos de celebrar la subasta y, en el caso de los bienes inmuebles, en el
artículo 668 de la LEC. Si ha sido el propio legislador quien ha delimitado la intervención de los
posibles postores en la subasta de un bien o derecho restringiendo su acceso exclusivamente a la
información que pueda hacer llegar a buen fin la adquisición, no existe excusa o razonamiento
posible que nos lleve a proporcionar información a un tercero que exceda de la indicada en el
párrafo anterior
Página 019
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD03:Supuestos concretos /Apdo 01.- Oficinas de asistencia a las
víctimas

TÍTULO 3:Apd01: Oficinas de atención a las víctimas

Las Oficinas de Asistencia a las Víctimas de Delitos fueron creadas como un servicio público y
gratuito implantado por el Ministerio de Justicia de acuerdo con la ley 35/1995, de 11 de
Diciembre, de ayudas y asistencia a las víctimas de delitos violentos y contra la libertad sexual.
Recientemente, por Ley 4/2015, de 27 de Abril, se aprobó el Estatuto de la víctima del delito a
modo de transposición de la Directiva 2012/29/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25
de octubre de 2012. El reconocimiento, protección y apoyo a la víctima no se limita a los
aspectos materiales y a la reparación económica, sino que también se extiende a su dimensión
moral y la Oficina de Asistencia a las Víctimas de Delitos se consolida para potenciar su
actuación y eficacia.

Entre sus funciones de información y apoyo a las víctimas, se encuentra la de acompañamiento a

aquéllas que lo soliciten a las diligencias judiciales. Su actuación supone una orientación general,
información jurídica específica a lo largo del proceso penal, apoyo en las intervenciones
necesarias y seguimiento a lo largo del proceso penal. Estas oficinas se encuentran ubicadas en
todas las Comunidades Autónomas y en todas las provincias.

Desde el 2004 se regula por Ley Orgánica 1/2004, de 28 de diciembre de Medidas de Protección
Integral contra la Violencia de Género, el derecho de este tipo de víctimas a una asistencia social
integral que incluye lo que denomina “atención multidisciplinar” que incluye prestaciones
provenientes de diversos profesionales. Analizaremos la asistencia de tipo jurídico que el estatus
de víctima conlleva.

En el Real Decreto 95/2009, de 6 de febrero, por el que se regula el Sistema de registros

administrativos de apoyo a la Administración de Justicia preceptúa que la comunicación al
Registro Central de datos relativos a procedimientos penales en tramitación, medidas cautelares
y órdenes de protección son función de los Letrados de la Administración de Justicia así como la
remisión de copia a la policía. Los Letrados de la Administración de Justicia facilitarán la
inmediata comunicación a las oficinas de asistencia a las víctimas, la preceptiva información
sobre las medidas cautelares y órdenes de protección, para proceder al seguimiento de las
medidas y los datos relativos a las órdenes de protección impuestas y facilitar de esta forma el
apoyo jurídicos y psicosocial a las víctimas.

Precisamente por la propia naturaleza de este tipo de oficinas de asistencia, si se da el caso de

que éstas comunican a la Autoridad Judicial la existencia de un posible acto de violencia de
género o de malos tratos del que hayan tenido conocimiento por razón de su objeto, no se
entenderá infringida la LOPD y el acto será un acto atípico ya que el consentimiento se exime al
traer causa la cesión en una norma con rango de ley como es la Ley de Enjuiciamiento Criminal
(LECr). De este modo, expresamente contiene en su articulado la obligación de denunciar un
delito público aquél que lo presenciare (artículo 259 LECr) y especialmente aquél que lo
presenciare por razón de su cargo (artículo 262 LECr).

Sólo podrán tener acceso al Registro Central para la Protección de las Victimas de la Violencia
Doméstica aquellas personas que respondan al perfil establecido para ello y solamente, respecto
de aquellos recursos precisos para desarrollar las funciones que les competen, solamente aquellas
a quien se califique como usuarios en el documento de seguridad correspondiente.

Se atribuye al Letrado de la Administración de Justicia como responsable del tratamiento del

fichero, la función de comunicación de las órdenes de protección de las víctimas de violencia
doméstica. En este caso es una disposición legal el que otorga para este caso concreto el poder de
decisión sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de los datos que se contienen en el
Registro. “La comunicación del Letrado de la Administración de Justicia se remitirá
en un plazo nunca superior a 24 horas desde su adopción, por vía telemática o
electrónica o, en su defecto, por medio de fax o correo urgente.” No será necesario el
consentimiento de la víctima en este caso de la violencia de género y siendo que los destinatarios
de los datos personales contenidos en los mismos son otras Administraciones Públicas
(Comunidades Autónomas y Delegación de Gobierno).

El Consejo General del Poder Judicial como responsable de la creación del fichero mantendrá
una relación actualizada de los puntos de coordinación designados, remitirá tal identificación en
su integridad y sus modificaciones o actualizaciones a los Ministerios de Justicia, de Igualdad y
del Interior, así como a la Fiscalía General del Estado y al Tribunal Superior de Justicia,
Decanatos y Juzgados de instrucción del ámbito autonómico correspondiente.

Con el fin de mantener informada a la víctima en todo momento de la situación procesal del
imputado, así como del alcance y vigencia de las medidas adoptadas por el Juez, se establecerán
mecanismos fluidos de información y coordinación con los Órganos Judiciales y con la
Administración penitenciaria. De la misma forma, se informará a la víctima con la antelación
suficiente del final del plazo de las medidas adoptadas por el Juez.
Página 020

path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD03:Supuestos concretos /Apdo 01.- Universitarios, practicum y
funcionarios en prácticas

TÍTULO 3:Apd01: Universitarios, practicum y funcionarios en prácticas

Suele ser práctica habitual la firma de Convenios entre la Universidad y el Ministerio de Justicia
o el Consejo General del Poder Judicial con la finalidad de formar a titulados superiores en
cursos de masters o formación especializada. Los Convenios firmados incluyen en su redacción
una cláusula que obliga a los alumnos como a los profesores como terceros ajenos a la
Administración de Justicia para que guarden secreto de las actuaciones judiciales de las que
tengan conocimiento por razón de las prácticas que realicen estando por ello, sujetos al código
deontológico de su profesión.

Otro tipo convenios se celebran entre las mismas partes mencionadas en materia de practicum de
Universidades públicas o privadas. Participan alumnos que están estudiando la carrera de
Derecho, normalmente, últimos cursos y el Ministerio de Justicia o el Consejo General del Poder
Judicial en su caso, se comprometen a colaborar para facilitar el acceso de los alumnos a las
oficinas judiciales.

Para el caso de funcionarios en prácticas, que siempre pertenecerá a la rama de la Administración

de Justicia, en principio, se les asimila a los funcionarios titulares tanto en derechos y
obligaciones.
Página 021
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD03:Supuestos concretos /Apdo 01.- Traductores

TÍTULO 3:Apd01: Traductores

Al igual que los peritos, los traductores son profesionales traídos al proceso, bien por las partes,
bien por el propio órgano judicial; en cualquier caso, existe una habilitación legal que legitima su
actuación amparada en el artículo 8 de la LOPDP. Su intervención requiere una previa relación
contractual, bien con el Estado, bien con la Comunidad Autónoma con competencia para ello. Es
necesaria la adjudicación de un contrato por concurso público para la prestación de asistencia
técnica cuyo objeto es la realización del servicio de traducción e interpretación en los órganos
judiciales.

Con motivo del acceso a cualquier tipo de dato personal, este grupo debe ser advertido por el
responsable del tratamiento que es el Letrado de la Administración de Justicia de su obligación
de secreto profesional contenida en el artículo 5 LOPDP respecto a aquellos datos personales de
las partes a los que accedan con motivo del ejercicio de su función incluso una vez finalizada la
misma.
Página 022
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD03:Supuestos concretos /Apdo 01.- Personas que prestan
servicios de mantenimiento y limpieza

TÍTULO 3:Apd01: Personas que prestan servicios de mantenimiento y limpieza

Estas personas que prestan estos servicios, normalmente, cuando el órgano no está en
funcionamiento o por tanto sin coincidencia física con el encargado de los datos, acceden a
oficinas y despachos en cumplimiento de sus servicios. Los posibles quebrantamientos del deber
de confidencialidad o las vulneraciones del derecho de secreto que les vincula por contrato serán
responsabilidad de la Administración Estatal o Autónoma que provea de recursos humanos y
materiales a la Administración de Justicia.
Página 023
path de ubicación Acceso a datos personales en el proceso judicial/UD03:Supuestos concretos /Apdo 01.- Contratos para la
enajenación y destrucción de expedientes judiciales

TÍTULO 3: Apd01: Contratos para la enajenación y destrucción de expedientes judiciales

El legislador ha dispuesto qué es lo que se debe hacer con todos estos expedientes procesales que
se encuentran archivados y finalizados y que no pueden ser almacenados, velando a su vez por la
necesaria protección de los datos personales. En aquellos supuestos en que el responsable del
tratamiento encomiende a un tercero la prestación de un servicio que requiera el acceso a datos
de carácter personal por éste, dicho acceso no pueda considerarse como una cesión de datos. Es
así que el artículo 33 de la LOPD con remisión al artículo 28 del R.U.E. no se considerará
comunicación de datos el acceso de un tercero a los datos cuando dicho acceso sea necesario
para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento . En este sentido, el receptor de
los datos efectúa a modo de orden o encargo del cedente determinadas y prefijadas actividades
sin tomar decisiones sobre el finalidad sino solo las encaminadas a ejecutar dicho encargo.

El procedimiento tiene carácter administrativo y su regulación está prevista en la Ley de

Procedimiento Administrativo Común, además del propio Real Decreto 937/2003. Se constituirá
la denominada Junta de Expurgo formada por personas pertenecientes a la Administración de
Justicia (un Letrado de la Administración de Justicia, un magistrado y un fiscal) y otro grupo de
personas (un gerente territorial del Ministerio de Justicia, un técnico superior especialista en
archivos, un titulado superior de la administración superior) además de la empresa que se
encargará de la eliminación física de los archivos. Así lo recoge de forma más pormenorizada el
artículo 14 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, sobre Modernización de los Archivos
Judiciales cuando define lo que es la Junta de Expurgo.

Para el caso de que se trate de un convenio entre administraciones, las clausulas que hemos
enumerado para el contrato deben ser contenidas en su redacción. Los expedientes que hayan
sido enajenados deberán ser destinados por el adquirente exclusivamente para su reciclado y su
reutilización como papel. Por último, los contratos menores que se celebren con los mismos fines
que los anteriormente referidos tienen que incorporar obligatoriamente en el contrato escrito la
obligación de contratista de no divulgar el contenido de los expedientes judiciales ni, bajo
ninguna circunstancia, permitir el acceso de terceros a éstos, así como el respeto por el
contratista de las restantes obligaciones establecidas en el artículo 12 de la LOPD.