ANÁLISIS DE LA IMPORTANCIA DE PROJECT EN LA GERENCIA DE

PROYECTOS

Por: Mariana Sierra Rojas y Divani Núñez Vásquez

Módulo: Herramientas Informáticas.

En la actualidad se puede evidenciar como día a día los proyectos van tomando más importancia,
debido a que estos son considerados esfuerzos de carácter temporal, para satisfacer necesidades o
mitigar problemas que han sido detectados con anterioridad, en una población especifica. De igual
forma se hace necesario mencionar que el éxito de los proyectos se alcanza cuando se cumple con
tres aspectos específicos; Alcance, tiempo y costos (Conocida como triple restricción), pero la gran
pregunta es ¿Cómo se puede lograr esto? al anterior interrogante surge lo que se conoce como
Gerencia de proyectos, la cual según (Garcia, 2016) “es la aplicación de conocimientos,
habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos
del mismo.”
De acuerdo a lo anterior se puede decir que el verdadero reto de la gerencia de proyectos, está en
cumplir satisfactoriamente con los objetivos establecidos, y para ello, los gerentes de proyectos en
la actualidad, utilizan una herramienta muy efectiva llamada “Project” la cual es una aliada muy
importante, que permite planificar y realizar un seguimiento y control de las actividades de un
proyecto en específico, teniendo en cuenta algunas áreas del conocimientos establecidas por el
PMBOK.
Por otro lado, resulta importante recalcar que los proyectos sea cual sea su naturaleza, están
compuestos de etapas o fases que conllevan a unos conjuntos de actividades, las cuales son
necesarias para cumplir con el objetivo del mismo, y es aquí donde Project permite en primera
instancia, establecer una estructura de desglose de trabajo, que facilita al gerente de proyectos
visualizar las actividades, su jerarquía y relación de precedencia, de igual forma establecer
tiempos, asignar recursos y personal y asimismo otra de las grandes funciones de esta herramienta,
es verificar si existe sobrecarga para evitar cualquier inconveniente futuro, es decir, permite planear
con el mínimo de errores las actividades que se van a desarrollar durante la ejecución del proyecto,
todo lo anterior teniendo en cuenta, la gestión del tiempo, los recursos y costos.
De igual forma “Project” facilita la visualización de manera gráfica del proyecto, mediante
diagrama de Gantt, que muestra las actividades, su duración (desde el inicio hasta el final con
fechas específicas) los recursos asignados y los costos, todo esto es lo que permite que el gerente
de proyectos pueda conocer de primera mano cómo se ejecutarán las actividades del proyecto. Se
hace necesario recalcar que uno de los grandes aportes de “Project” a la gerencia de proyectos
radica en el seguimiento que se puede hacer del porcentaje o nivel de cumplimiento de las
actividades a una fecha determinada, esto con el objetivo de poder tomar decisiones y reestructurar
el plan en caso que se considere necesario y no arriesgar o comprometer el éxito del proyecto que
se está gerenciando.
Como es sabido, para que el proyecto finalice según lo programado, la ruta crítica (una serie de
tareas, o incluso una sola tarea) debe completarse según lo programado. La finalización de la ruta
crítica determinará la fecha de finalización del proyecto. MS Project define la ruta crítica al
determinar si las tareas críticas tienen 'holgura' o no, lo que significa que se terminarán temprano
o tarde según la fecha de inicio y la duración programada. Al conocer y rastrear la ruta crítica del
proyecto, así como los recursos asignados a tareas críticas, se puede determinar la fecha de
finalización del proyecto. Hacer un seguimiento de la finalización y el estado de las tareas críticas
es esencial para mantener el proyecto en curso hasta que se complete a tiempo.
En resumen, MS Project nos puede ayudar en gestión de tiempo del proyecto y gestión de los costes
del proyecto, si nos centramos en la gestión de tiempo del proyecto es necesario afirmar en que
fases del proyecto el programa nos puede ser especialmente útil, pues bien “Project” nos puede
ayudar durante la fase de planificación, ya sea para conocer las fechas en las que se llevarán a cabo
las tareas o para estimar la fecha de finalización del proyecto; y en la fase de ejecución como
referencia para comparar la evolución real del proyecto con la programación inicial. En la gestión
de coste del proyecto, “Project” también nos será de utilidad en estas dos etapas, en la fase de
planificación por su lado nos permitirá estimar el coste delas tareas del proyecto y a su vez obtener
el presupuesto del mismo y en la fase de ejecución podemos incorporar información sobre el coste
real que están teniendo las tareas del proyecto y de esta manera comparar el coste real con el
estimado durante la planificación de modo que podamos tomar decisiones que permitan determinar
el rumbo del proyecto de forma que el presupuesto que habíamos estimado no se pase el límite.
Para los gerentes de proyectos en la actualidad, resulta indispensable el uso de este tipo de
herramientas, debido a su gran ayuda y facilidad al momento de gerenciar un proyecto,
permitiendo planificar a corto y largo plazo, gestionar los recursos y el personal de manera
eficiente, obtener un panorama general y a la vez detallado del proyecto, organizar las tareas y los
equipos de trabajo, identificar las fallas para corregirlas de manera inmediata, con la finalidad de
ejecutar un proyecto exitosamente donde los niveles de fracaso y errores sean mínimos. En pocas
palabras el programa “Project” es considerado un aliado estratégico para los gerentes de proyectos
y deben ir de la mano si el objetivo es ejecutar un proyecto exitoso y de calidad.
Se puede decir que la importancia de esta gran herramienta en la gerencia de proyectos radica en
su facilidad y efectividad a la hora de planificar un proyecto, pero cabe recalar que el uso de este
programa debe ir de la mano con habilidades blandas que son desarrolladas por el gerente de
proyectos a lo largo de su trayectoria en esta bella disciplina.
Las organizaciones gastan miles de millones de dólares cada año en proyectos y la mayoría de estos
proyectos no terminan a tiempo o dentro del presupuesto. Y aunque la mayoría de las
organizaciones pierden dinero debido a demoras o resultados de baja calidad, muchas empresas
están tomando iniciativas e invirtiendo en la mejora de sus procesos de gestión de proyectos para
obtener rentabilidad y crecimiento. En conclusión, un elemento clave de la gestión de proyectos es
programar y desarrollar métricas para seguir el progreso del proyecto y Microsoft Project es una
herramienta que se adapta al modelo de gestión de la organización y lo mejora aún más.