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ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

PROCESO CÓDIGO ASPD04


GESTIÓN

PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN VERSIÓN 6

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:


Profesional Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación
FECHA: FECHA: FECHA:
08/07/2014 14/07/2014 21/08/2014
Revisar a intervalos planificados el Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud, mediante la
identificación, compilación de información de entrada, aplicación de metodologías y/o técnicas para el análisis, medición y
OBJETIVO
seguimiento establecidos por la Entidad, con el fin de asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia y mejoramiento continuo del
Sistema.
Inicia con la compilación de la información de entrada y la elaboración y revisión del informe previo, continúa con la reunión para
ALCANCE la revisión por la dirección y finaliza con la definición, incorporación y seguimiento de acciones de mejoramiento definidas en la
reunión.
AMBITO DE
Este procedimiento aplica para todos los procesos y subsistemas del Sistema Integrado de Gestión.
APLICACIÓN
DEFINICIONES
Adecuación: suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.
Alta Dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan el más alto nivel de la organización.
Conformidad: cumplimiento de un requisito.
Conveniencia: grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales.
COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
No conformidad: incumplimiento de un requisito.
Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión con el fin de alcanzar los
objetivos establecidos.
Revisión del Sistema: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad de la implementación e
implantación del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.
SST: Seguridad y Salud en el Trabajo
SGSST: Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (en la entidad se toma como Subsistema de Gestión)
NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
En el artículo 6 se definen las funciones de las Superintendencia Nacional de
Decreto 2462 de 2013 "por medio del cual se modifica la estructura
Salud y en el artículo 7 se establecen las funciones que deberá cumplir el
de la Superintendencia Nacional de Salud.”
Superintendente Nacional de Salud.

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En el numeral 1 del artículo 9° se establece como función de la Oficina Asesora


de Planeación “dirigir, administrar y promover el desarrollo, implementación y
sostenibilidad del Sistema Integrado de Planeación y Gestión de la
Superintendencia.”
Se adopta el Sistema Integrado de Gestión entendido como el conjunto de
orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos
orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico, el cual
se encuentra conformado por siete (7) subsistemas: S. de Gestión de la Calidad,
S. de Gestión Ambiental, S. de Seguridad y Salud en el Trabajo, S. de Seguridad
de la Información, S. de Control Interno, S. de Responsabilidad Social y S. de
Gestión Documental (introducido por el artículo 1° de la Resolución 2116 de
2014).
Resolución 678 de 2014 “por la cual se adopta el Sistema Integrado
En el artículo 6° se estableció que “el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación,
de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan
actuará como representante de la alta dirección de la Superintendencia Nacional
otras disposiciones.”
de Salud para la implementación, desarrollo y sostenibilidad del Sistema
Integrado de Gestión de la Entidad.”

En este sentido, el artículo 7° definió como una de las funciones de este rol la
presentación de “informes al Superintendente Nacional de Salud de los avances
del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.”

Adicionalmente, en el artículo 8° se relacionan los Líderes Operativos de cada


Subsistema. Este artículo fue modificado por la Resolución 2116 de 2014.
ARTÍCULO 2.2.22.1.1. Sistema de Gestión. El Sistema de Gestión, creado en
el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, que integra los Sistemas de Desarrollo
Decreto 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto
Administrativo y de Gestión de la Calidad, es el conjunto de entidades y
1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función
organismos del Estado, políticas, normas, recursos e información, cuyo objeto
Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido
es dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución
en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”
de resultados para la satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los
derechos de los ciudadanos, en el marco de la legalidad y la integridad.
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Artículo 2.2.4.6.31. Revisión por la alta dirección. La alta dirección,


independiente del tamaño de la empresa, debe adelantar una revisión del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), la cual
debe realizarse por lo menos una (1) vez al año, de conformidad con las
modificaciones en los procesos, resultados de las auditorías y demás informes
que permitan recopilar información sobre su funcionamiento. Dicha revisión debe
determinar en qué medida se cumple con la política y los objetivos de seguridad
y salud en el trabajo y se controlan los riesgos. La revisión no debe hacerse
únicamente de manera reactiva sobre los resultados (estadísticas sobre
accidentes y enfermedades, entre otros), sino de manera proactiva y evaluar la
estructura y el proceso de la gestión en seguridad y salud en el trabajo. La
revisión de la alta dirección debe permitir:

1. Revisar las estrategias implementadas y determinar si han sido eficaces para


alcanzar los objetivos, metas y resultados esperados del Sistema de Gestión de
Decreto 1072 del 26 de mayo de 2015, por medio del cual se la Seguridad y Salud en el Trabajo; 2. Revisar el cumplimiento del plan de trabajo
expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo y su cronograma; 3. Analizar la
suficiencia de los recursos asignados para la implementación del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y el cumplimiento de los resultados
esperados; 4. Revisar la capacidad del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo (SGSST), para satisfacer las necesidades globales de la
empresa en materia de seguridad y salud en el trabajo; 5. Analizar la necesidad
de realizar cambios en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST), incluida la revisión de la política y sus objetivos; 6. Evaluar la
eficacia de las medidas de seguimiento con base en las revisiones anteriores de
la alta dirección y realizar los ajustes necesarios; 7. Analizar el resultado de los
indicadores y de las auditorías anteriores del Sistema de Gestión de la Seguridad
y Salud en el Trabajo (SG-SST); 8. Aportar información sobre nuevas prioridades
y objetivos estratégicos de la organización que puedan ser insumos para la
planificación y la mejora continua; 9. Recolectar información para determinar si
las medidas de prevención y control de peligros y riesgos se aplican y son
eficaces; 10. Intercambiar información con los trabajadores sobre los resultados
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y su desempeño en seguridad y salud en el trabajo; 11 Servir de base para la


adopción de decisiones que tengan por objeto mejorar la identificación de
peligros y el control de los riesgos y en general mejorar la gestión en seguridad
y salud en el trabajo de la empresa; 12. Determinar si promueve la participación
de los trabajadores; 13. Evidenciar que se cumpla con la normatividad nacional
vigente aplicable en materia de riesgos laborales, el cumplimiento de los
estándares mínimos del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de
Riesgos Laborales que le apliquen: 14. Establecer acciones que permitan la
mejora continua en seguridad y salud en el trabajo: 15. Establecer el
cumplimiento de planes específicos, de las metas establecidas y de los objetivos
propuestos; 16. Inspeccionar sistemáticamente los puestos de trabajo, las
máquinas y equipos y en general, las instalaciones de la empresa; 17. Vigilar las
condiciones en los ambientes de trabajo; 18. Vigilar las condiciones de salud de
los trabajadores; 19. Mantener actualizada la identificación de peligros, la
evaluación y valoración de los riesgos; 20. Identificar la notificación y la
investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales; 21.
Identificar ausentismo laboral por causas asociadas con seguridad y salud en el
trabajo; 22. Identificar pérdidas como daños a la propiedad, máquinas y equipos
entre otros, relacionados con seguridad y salud en el trabajo; 23. Identificar
deficiencias en la gestión de la seguridad y salud en el trabajo; 24. Identificar la
efectividad de los programas de rehabilitación de la salud de los trabajadores.
PARÁGRAFO. Los resultados de la revisión de la alta dirección deben ser
documentados y divulgados al COPASST o Vigía de Seguridad y Salud en el
Trabajo y al responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST) quien deberá definir e implementar las acciones preventivas,
correctivas y de mejora a que hubiere lugar.

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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. La revisión por la Dirección se deberá realizar por lo menos una vez al año.
2. Cada líder de Subsistema será encargado de entregar a la Oficina Asesora de Planeación, la información de entrada para la revisión por la
dirección, según lo requerido por cada uno de los estándares normativos y/o voluntarios que enmarcan cada uno de los Subsistemas para su
respectiva consolidación.
3. Los responsables de la implementación y desarrollo de las acciones de mejora definidas en la revisión por la Alta Dirección serán los líderes de
los procesos involucrados, es decir, los Superintendentes Delegados, Jefes de Oficina, Jefes de Oficina Asesora y Secretario General, de acuerdo
a lo definido en la caracterización de cada proceso. La evaluación de las acciones de mejora definidas por la Alta Dirección será competencia de
la Oficina de Control Interno.
4. Las oportunidades de mejora y salidas resultantes de la Revisión por la Dirección deberán ser tenidas en cuenta para la formulación del Despliegue
de Objetivos y Plan Gerencial Código FPFT03 de la siguiente vigencia.
5. El responsable del SGSST elaborará informe de la Gestión como insumo para la revisión por la Alta Dirección del Subsistema en SST. Este
informe debe incluir los numerales del artículo 2.2.4.6.31. del Decreto 1072 de 2015 y se entregará de acuerdo al cronograma determinado por el
área de Planeación de la Entidad.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


ID ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
1 Secretaria
General (Grupo
El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, de Talento
mediante correo electrónico, solicita a los líderes Humano, Grupo
Solicitar la Jefe Oficina
de cada subsistema la información de entrada, Oficina Asesora de Recursos Correo
información de Asesora de
teniendo en cuenta los estándares normativos de Planeación Físicos) electrónico
entrada Planeación
y/o voluntarios que enmarcan cada uno de los
Subsistemas Oficina de
Tecnologías de
la Información

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


ID ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
A partir de la información allegada por cada uno
de los Líderes Operativos, el profesional de la
Oficina Asesora de Planeación consolida la
información de entrada de los diferentes
Secretaria
Subsistemas, para la revisión por la Dirección,
General (Grupo
teniendo en cuenta los requisitos de cada uno de Correo
Recibir y Compilar de Talento
los estándares normativos y voluntarios que Jefe de electrónico
la información de Humano, Grupo
enmarcan cada Subsistema y de acuerdo a las Oficina
entrada para la Oficina Asesora de Recursos
2 instrucciones del Jefe de la Oficina Asesora de Asesora Presentació
presentación de la de Planeación Físicos)
Planeación. n COFL01
revisión por la
Profesionales
dirección Oficina de
Una vez consolidada, el profesional de la Oficina
Tecnologías de
Asesora de Planeación remite la presentación,
la Información
mediante correo electrónico, al Jefe de la Oficina
Asesora de Planeación para su aprobación. En
caso que se requieran ajustes, se remite de
nuevo al profesional para que se efectúen.
Los líderes de cada subsistema del Sistema Despacho del Superintende
Integrado de Gestión presentan las entradas Superintendente nte Nacional
para la revisión por la dirección como información Nacional de Salud de Salud
Lista de
documentada consolidada por la Oficina Asesora
Asistencia
de Planeación, según lo dispuesto en las normas Oficina Asesora Jefe de
Realizar reunión de ASFT04
que regulan cada Subsistema. El de Planeación Oficina
Revisión por la
3. Superintendente Nacional de Salud y los líderes Asesora
Dirección.
de los subsistemas analizan cada uno de los Oficina de
ítems presentados, identificando las salidas de la Tecnologías de la Jefe de
revisión por la dirección. Información Oficina

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


ID ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
Las decisiones tomadas deben quedar Secretaría Secretario
plasmadas como información documentada para General General
ser socializada a las partes interesadas Profesional
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación
Oficina Asesora
El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación de Planeación Jefe Oficina
divulga la los resultados de la Revisión por la de
Dirección mediante memorando al Oficina de Tecnologías
Superintendente Nacional de Salud, a los líderes Tecnologías de la de la
de los procesos y de los subsistemas del Sistema Información Información
Divulgar los
Integrado de Gestión, para que estos a su vez Memorando,
resultados de la
4. lideren y coordinen las respectivas acciones de Secretaría Secretaria ASFL01
Revisión por la
socialización con cada una de sus partes General General
Dirección.
interesadas.
Grupo de Talento Coordinador
Se remitirán los resultados de la Revisión por la humano de Talento
Dirección mediante memorando a la Oficina de Humano
Control Interno. Grupo de Coordinador
Recursos Físicos de Recursos
Físicos

Profesional
Realizar El seguimiento se realizará de acuerdo con las Dependencias
Oficina de Control Jefe de
5. seguimiento a la salidas establecidas en la información con compromiso
Interno Oficina de
ejecución de documentada que consolida los resultados de la

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


ID ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
acciones y Revisión por la Dirección, evaluando la ejecución Control
actividades de las acciones propuestas por los líderes de los Interno
definidas en la subsistemas.
reunión de revisión Profesional
por la dirección.
Previa verificación de la implementación de las
acciones consignadas en la Revisión por la
Dirección, se elabora el informe de seguimiento
Jefe Oficina
Comunicar el y evaluación, el cual será comunicado al Informe de
de Control
informe de Superintendente Nacional de Salud y a los Oficina de Control seguimiento
6. Interno
seguimiento y líderes operativos de los subsistemas mediante Interno Código
evaluación. memorando interno radicado en el sistema de COFL02
Profesional
información documental institucional, surtida la
respectiva revisión y aprobación por parte del
Jefe de la Oficina de Control interno.

PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
Superintendente
Cada vez que se
Se realiza la reunión y se presenta la Nacional de Salud
realice la reunión de Lista de
Realizar reunión de Revisión por la información de entrada, la cual es
3. Revisión por la Asistencia
Dirección. analizada por el Superintendente Líderes de
Dirección y mínimo ASFT04
Nacional de Salud y los líderes de los Subsistema
una vez al año
Subsistemas.

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ANALISIS DEL TIEMPO


El tiempo estimado para la consolidación y análisis de la información dependerá de la complejidad de la misma.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI 2014
 Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015
 Norma Técnica Colombiana ISO 14001:2015
 Norma Técnica Colombiana ISO/IEC 27001: 2013
 Norma Técnica Colombiana ISO 45001: 2015
 Norma Técnica Colombiana ISO 19011:2018

CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE FECHA DEL
RESPONSABLE DE LA
CAMBIARON EN EL DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS CAMBIO VERSIÓN
SOLICITUD DEL CAMBIO
DOCUMENTO DD/MM/AAAA
Mediante el artículo 5 de la Resolución 1622 de
2014 se adoptan los procedimientos del Proceso
Adopción del documento Administración del Sistema Integrado de Jefe Oficina Asesora de
21/08/2014 1
Gestión, que fueron aprobados mediante Acta Planeación
No. 001 de 2014.
Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó la
Jefe Oficina Asesora de
Adopción del documento resolución 1622 de 2014 y se adoptó el Manual
Planeación 19/12/2014 1
de Procesos y Procedimientos.
Se incluye la política de operación número 2. En
las actividades 1 y 3, se articulan los elementos
Jefe Oficina Asesora de
Ajuste del documento de entrada y de salida, respectivamente, según 02/11/2016 2
Planeación
los numerales 9.3 de la NTC ISO 14001, 4.6 de
la OHSAS 18001 y 7.2 de la ISO/IEC 27001. En
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Documentos de referencia se incluye la NTC ISO


14001, NTC ISO/IEC 27001, NTC OHSAS
18001, cambios solicitados ante requerimiento
NURC: 3-2016-020204 y aprobados mediante
NURC: 3-2016-020280
Mediante memorando 3-2017-008817 se
solicitaron ajustes de redacción a lo largo del
documento, inclusión de normas y sus
respectivas directrices de cumplimiento,
Jefe Oficina Asesora de
Ajuste del documento modificación de políticas de operación. 07/06/2017 3
Planeación
Se aprueban los ajustes mediante memorando
NURC:3-2017-008895

Mediante memorando NURC:3-2017-014045 se


solicita crear la política de operación N° 5 y ajuste
de la actividad N° 5 incluyendo como
responsables de socializar los resultados de la
revisión por la dirección a los líderes de los Jefe Oficina Asesora de
Ajuste del documento 19/09/2017 4
subsistemas a cada una de las partes Planeación
interesadas.

Se aprueba ajuste mediante memorando NURC:


3-2017-014351
Mediante memorando NURC3-2018-020631 se
solicita la modificación de políticas, actividades
puntos de control y documentos de referencia Jefe Oficina Asesora de
Ajuste del documento 11/12/2018 5
Planeación
Se aprueba ajuste mediante memorando NURC:
3-2018-020897

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Mediante memorando NURC: 3-2019-16324 se


solicita la modificación de políticas, y
normatividad. Jefe Oficina Asesora de
Ajuste del documento 2/10/2019 6
Planeación
Se aprueba ajuste mediante memorando NURC:
3-2019-18271

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