CONTROL DE GESTION. _ | INFORME AUDITORIA | CODIGO: 1800-F-« VERSION: 01 | FECHA DE LA VERSION: 10/03/2014 | Pagina 1 de 9 INFORME DE AUDITORIA PROCESO COMPRAS Y GESTION DE ACTIVOS VIGENCIAS 2016- 2017 ASDUBAL MONTES OSORIO Asesor de Control Interno Abril de 2017____ CONTROL DE GESTION. _ | INFORME AUDITORIA I CODIGO: 1800-F-05 | VERSION: 01 | FECHA DE LA VERSION: 10/03/2014 | Pagina 2de 9 Tabla de Contenido Pagina 1 CARTA DE CONCLUSIONES 3 1.1 CONCEPTO SOBRE EL ANALISIS EFECTUADO 3 1.2 MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 5 1.3 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO it 1.4 RELACION DE HALLAZGOS 7 2 RESULTADOS DE LA AUDITORIACONTROL DE GESTION. INFORME AUDITORIA 0/03/2014 | Pagina 3de9 ic 1800-F-05 | VERSION: 01 i] FECHA DE LA VERSION Doctor JOSE ALCIBAR OSPINA ESCUDERO Lider proceso Compras y Gestion de Activos INFICALDAS Manizales La Oficina de Control Interno de INFICALDAS, con fundamento en las funciones sefialadas por la Ley 87 de 1993, practicd Auditoria al proceso de Compras y Gestién de Activos a través de la evaluacién de los principios de la funcién administrativa: economia, eficiencia y eficacia con que dicho proceso realizé la gestion, La auditoria incluyé la comprobacién de que las operaciones se realizaron conforme a las normas legales y reglamentarias aplicables y a los procedimientos establecidos. La evaluacién se llevd a cabo de acuerdo con normas de auditoria gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoria — (NIA’s) y con politicas y procedimientos de auditoria prescritos por el Departamento Administrative de la Funcién Publica, Tales normas requieren que se planifique y efectiie la auditoria para obtener una seguridad razonable para fundamentar nuestro informe La auditoria a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance: Se revis6 el proceso de Compras y Gestion de Activos para la vigencias 2016 y primer trimestre de 2017 y se efectud seguimiento a las acciones de mejora implementadas en el proceso, como producto de las anteriores auditorias. 1.1. CONCEPTO SOBRE EL ANALISIS EFECTUADO La Oficina de Control interno como resultado de la auditoria adelantada, conceptia que el proceso de Compras y Gestin de Activos en INFICALDAS cumple con el procedimiento establecido para tal fin y con la normatividad aplicable a la materia, excepto por las inconsistencias reflejadas en el Plan Anual de Adquisiciones 2017 y la falta de actualizacién del Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia 2016.CONTROL DE GESTION. INFORME AUDITORIA CODIGO: 1800-F-05 | VERSION: 01 | FECHA DE LA VERSION: 10/03/2014 Pagina4de9 Plan Anual de Adquisiciones De acuerdo a la revision efectuada se evidencid que INFICALDAS estructuré los Planes Anuales de Adquisiciones para las vigencias 2016 y 2017. Los mismos fueron realizados por la Secretaria General, dependencia encargada de las compras y suministros en la entidad, y publicados antes del 31 de enero de cada vigencia. Al Plan de Adquisiciones 2017 se le efectuaron cinco modificaciones entre enero 13 y marzo 29 de 2017 en razén ala inclusién de nuevos elementos a adquirir para el afio en curso, mientras que al Plan de Adquisiciones 2016 se le efectué una modificacién. Todas las modificaciones fueron publicadas en el portal de Agencia Nacional de Contratacién Publica - Colombia Compra Eficiente De igual modo se corroboré que el area de compras de la entidad, cumplié con las etapas del proceso para elaborar y publicar el Plan Anual de Adquisiciones segun el Decreto 1510 de 2013 concordante con el decreto 1082 de 2015 y la guia para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, establecida por la Agencia Nacional de Contratacién Publica - Colombia Compra Eficiente. Se observé que para el afio 2017 se establecié el limite de contratacién de menor cuantia en $206.560.760 y el limite de contratacién minima cuantia para la misma vigencia por $20.656.076 Al confrontar el valor total del Plan Anual de Adquisiciones 2017 en su versi6n del 29 de marzo, con la sumatoria de los valores estimados para cada uno de los bienes y servicios que se proyectan adquirir dicha vigencia, se observé una diferencia de $2.026.000.000, debido a que el valor de Plan de Adquisiciones es de 34,754.45,0361 y la sumatoria de los elementos y servicios a comprar es de $36.780.450.361 Asi mismo se detectaron algunos elementos que presentaban un valor estimado muy elevado en comparacién con el histérico que maneja la entidad, como fueron Suscripciones y afiliaciones con $500.000.000 y Servicios Profesionales en lo relacionado con el mercado comercial financiero con $640.000.000. Efectuado el analisis con el responsable del Plan de Adquisiciones se determind que la primera inconsistencia obedecié a un error de calculo en la sumatoria de los valores y la segunda se origin6 por errores de digitacion ya que al elemento Suscripciones y afiliaciones se le tiene una asignacion real de $500.000 y al de Servicios Profesionales de $64,000,000. Estas inconsistencias fueron corregidas en el transcurso de la auditoria por parte del area responsable, actualizando elCONTROL DE GESTION. INFORME AUDITORIA ‘CODIGO: 1800-F-05 VERSION: 01 | FECHADELA VERSION: 10/03/2014 | Pagina 5de 9 Plan con los valores reales y posteriormente efectuando la publicacién del documento modificado en la pagina de la Agencia Nacional de Contratacion Publica -Colombia Compra Eficiente. De otra parte se tomé una muestra de los bienes comprados y los servicios contratacos por INFICALDAS durante los tres primeros meses del afio 2017, con el propésito de verificar la concordancia entre los elementos adquiridos y la proyeccion efectuada por la entidad, evidenciandose que dichos bienes y servicios se encontraban incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones 2017. Gestidn de Activos De acuerdo a la revision efectuada se determind que el proceso cumple con el objetivo de suministrar los insumos y servicios requeridos por las diferentes dependencias de la entidad para el adecuado desarrollo de sus actividades. Se evidencid que los bienes muebles e inmuebles que posee la entidad se encuentran debidamente registrados en la contabilidad del instituto, lo que indica que los estados financieros en lo relacionado con los bienes, reflejan la realidad financiere de la institucién. La contabilizacién de los bienes se realiza de acuerdo a lo dispuesto por la Contaduria General de la Nacién en el Régimen de Contabilidad Publica Los elementos y bienes devolutivos de la entidad se encuentran debidamente asignados y en cabeza de un funcionario quien es responsable por el manejo y custodia que se debe dar a los elementos entregados. Le dependencia encargada de la gestion de bienes en la entidad esta al tanto de todas las novedades de personal que se presenten en la organizacién, como son ingresos, retiros, traslados y vacaciones de funcionarios, con el fin de gestionar y controlar de manera adecuada los bienes entregados, en poder y devueltos por los empleados. Se cuenta con un procedimiento establecido para dar de baja aquellos bienes por obsolescencia e inservibles la entidad ya nos lo requiere para el normal desarrollo de sus actividades, 1.2. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO. Segin el examen realizado se observa que el proceso de Compras y Gestion de Activos tiene implementados mecanismos de control interno, los cuales estan operando y son eficientes, excepto por las debilidades de control asociadas a lasCONTROL DE GESTION. z | INFORME AUDITORIA | FECHA DE LA VERSION: 10/03/2014 Pagina 6 de 9 | pia ee eee modificaciones del Plan Anual de Adquisiciones ao 2016 y a las publicaciones tanto en el SECOP como en la pagina web de la entidad, de los Planes Anuales de Adquisiciones afios 2016 y 2017. De igual modo se observan debilidades de control en la en la estructuracién de los valores del Plan de Adquisiciones debido a errores de calculo y de digitacion. Respecto a la Gestion de Activos se observé que periédicamente mediante muestra selectiva, se efectia el cruce de los elementos fisicos a cargo de los funcionarios con el reporte generado por el aplicativo de inventarios, con el fin de corroborar que los elementos y bienes de la entidad se encuentran debidamente asignados y en cabeza de un responsable. Cada uno de los equipos de cémputo que posee la entidad, cuenta con una Hoja de Vida en la que se lleva toda la informacién atiente al respectivo bien, como son el nombre, la marca, el modelo, la fecha de ingreso, la ubicacion de! mismo, el estado en que se encuentra, y el funcionario responsable del bien, ademas de un historial de mantenimiento. No se han detectado irregularidades respecto al manejo o administracion de los bienes por parte de los funcionarios responsables, como tampoco se han determinado elementos que carezcan de un responsable en cuanto a su manejo y utilizacion, Respecto a los controles para proteger los bienes de la entidad, se evidencio que estos se encuentran debidamente amparados con pélizas de Seguros de compafiias de amplio reconocimiento a nivel nacional, mediante las cuales se protegen los bienes muebles e inmuebles y los vehiculos de la entidad, ante los fiesgos de pérdidas 0 dafios que puedan presentarse en el normal desarrollo de las actividades o por eventos inusitados. Se efectud seguimiento al mapa de riesgos del proceso, observandose que se tienen establecidos dos riesgos de tipo operativo como son la “Pérdida de bienes propiedad de la Institucion, que no son reportados a la Secretaria General’ y Recibir bienes muebles y de consumo que no cumplan la calidad y oportunidad requerida”. Las causas asociadas a estos riesgos son la falta de controles y la falta de compromiso por parte de! personal. Esto trae como consecuencias el detrimento patrimonial para la entidad y saldos no confiables en la contabilidad. Los controles establecidos para mitigar y contrarrestar estos riesgos estan formalizados, se encuentran operando bajo la responsabilidad del Secretario General de la entidad y se basan especificamente en realizar inventariosCONTROL DE GESTION. | INFORME AUDITORIA | selectivos e inventarios generales para el primer riesgo, y la verificacion del producto recibido, el recibido a satisfaccién, y la exigencia y ejecucién de las garantias para el segundo. En el proceso Compras y Gestién de Activos se establecié como riesgo de corrupcién el “Apoderarse ilicitamente de los bienes muebles o inmuebles del Instituto”, teniendo como la causa del mismo la falta de controles y la falta de compromiso por parte del personal, y como consecuencia el detrimento patrimonial para la entidad. De acuerdo a la revision efectuada se evidencia que la entidad tiene establecidos mecanismos de control que operan y son efectivos para neutralizar éste riesgo de corrupcidn, como son la socializacién de los valores establecidos en el Cédigo de Etica Corporativa, que tiene como objetivo primordial sensibilizar a los servidores de la organizacién para que realicen sus labores con transparencia, eficiencia, honestidad y ajustandose a la normatividad aplicable. Ademas se implement6 un control adicional que es la socializacion de la Ley 734 Cédigo Disciplinario Unico A la fecha no se ha evidenciado ningun acto de corrupcién que impacte las Compras y Gestién de Activos en la entidad 1.3. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO El proceso de Compras y Gestién de Activos no tiene acciones de mejoramiento pendientes de ejecucién, como consecuencia de anteriores auditorias. 1.4 RELACION DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoria se establecieron dos (2) hallazgos. El responsable del proceso debera estructurar un Plan de Mejoramiento con las acciones tendientes a subsanar las causas de los hallazgos, copia del cual se debe presentar a la Oficina de Control Interno dentro de los 5 dias hdbiles siguientes a la entrega del informe definitivo. Manizales, abril 18 de 2017 Corttral Interno INFICALDAS. VERSION: 01 | FECHA DE LA VERSION: 10/03/2014 | Pagina7de9CONTROL DE GESTION. INFORME AUDITORIA VERSION: 01. | FECHA DE LA VERSION CODIGO: 1800-F-05 10/03/2014 Pagina 8 de 2 RESULTADOS DE LA AUDITORIA. De acuerdo a la revisién efectuada al proceso de Compras y Gestion de Inventarios, se obtuvieron los siguientes resultados. Hallazgo 1 * Criterio Decreto 1082 de 2015, Articulo 2.2.1.1.1.4.3. Publicacién del Plan Anual de Adquisiciones. La Entidad Estatal debe publicar su Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo en su pagina web y en el SECOP, en la forma que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente. (Decreto 1510 de 2013, articulo 6) + Situacion Las actualizaciones efectuadas al Plan Anual de Adquisiciones 2017 de INFICALDAS, no han sido publicadas en la pagina web de la entidad, como tampoco se hizo con la actualizacion al Plan Anual de Adquisiciones 2016, * Causa Esto obedece a debilidades de control interno asociadas al manejo del Plan Anual de Adquisiciones de la entidad * Efecto Lo que trae como consecuencia que no se realice la difusion apropiada del Plan Anual de Adquisiciones, en cumplimiento de los principios de publicidad y transparencia Hallazgo 2 * Criterio Decreto 1082 de 2015, Articulo 2.2.1.1.1.4.4. Actualizacién del Plan Anual de Adquisiciones. La Entidad Estatal debe actualizar el Plan Anual de Adquisiciones por lo menos una vez durante su vigencia, en la forma y la oportunidad que para el efecto disponga Colombia Compra EficienteCONTROL DE GESTION. La Entidad Estatal debe actualizar el Plan Anual de Adquisiciones cuando: (i) haya ajustes en los cronogramas de adquisicién, valores, modalidad de seleccién, origen de los recursos; (ii) para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios; (ii) excluir obras, bienes y/o servicios; o (iv) modificar el presupuesto anual de adquisiciones. (Decreto 1510 de 2013, articulo 7) © Situacion - En el Plan Anual de Adquisiciones 2016 version 2 de INFICALDAS, no se incluyeron los contratos suscritos en el proyecto Plan vial de Caldas para dicho afo, lo cual quiere decir que no se efectud actualizacién del Plan una vez planificada y aprobada la contratacién del personal de dicho proyecto - De igual modo se evidencié una diferencia de $27.282.298.010 entre al valor total del Plan Anual de Adquisiciones vigencia 2016 ($30.750.627.010) y la sumatoria de los valores estimados para cada uno de los bienes y servicios que se proyectaron adquirir en dicha vigencia ($3.468.329,000). * Causa Lo anterior se debe a debilidades en los mecanismos de control interno asociados al manejo del Plan Anual de Adquisiciones de la entidad. © Efecto Esto origina que el Plan Anual de Adquisiciones no refleje en forma fidedigna los bienes y servicios que pretende adquirir la entidad en un periodo determinado y no entregue claridad sobre su valor total