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UD 5

APLICACIONES Módulos de gestión de

DE GESTIÓN DE
LA COMPAÑÍA
HCM y nómina

HCM Y PAYROLL I. INTRODUCCIÓN. HUMAN CAPITAL

MANAGEMENT (HCM)

II. PROCESOS DE HUMAN CAPITAL

MANAGEMENT

III. RESUMEN

IV. GLOSARIO

V. BIBLIOGRAFÍA

AUTOEVALUACIÓN
AUTOEVALUACIÓN - Solución
 UD 5. MÓDULOS DE GESTIÓN DE
HCM Y NÓMINA

I. INTRODUCCIÓN. HUMAN CAPITAL MANAGEMENT

(HCM)

1.1. Definición y características

Human Capital Management (HCM) es un ERP de Recursos

Humanos. Un ERP (Enterprise Resource Planning) en ingles y la
traducción al español es Planificación de Recursos de la Empresa, es
básicamente una arquitectura de software para empresas, que
pueden integrar un grupo de actividades dentro de una compañía,
organizándolas en sectores tales como; Inventario, Producción,
Logística, Contabilidad, RRHH, entre otros.Por lo tanto, Human
Capital Management es una solución completa e integral de gestión
de los recursos humanos que proporciona funciones globales. Es un
software informático, un ERP de alta tecnología que ofrece a las
empresas de cualquier tamaño, sectores y áreas geográficas, las
herramientas que necesitan para gestionar a su personal.
Este tipo de soluciones, establece un marco adecuado para que
todas las partes implicadas puedan participar en los procesos de
RRHH, realizando sus funciones de manera sencilla y siendo una
herramienta de ayuda para directivos, líderes de negocio y personal
de RRHH.
Tal y como se ha expuesto anteriormente, todos los procesos de
RRHH debe estar alineados con la misión, visión y objetivos de la
Empresa. Por este motivo, Human Capital Management (HCM)
permite comunicar y coordinar los objetivos y la estrategia
corporativa mediante análisis completos. De esta manera se
trasmiten a los empleados dichos principios, alineándolos con los
objetivos de la compañía y logrando el compromiso del personal,
además de identificar, retener y desarrollar a los talentos clave,
mediante una oferta de gestión de talentos.
Por otro lado, permite aumentar la eficacia, la eficiencia y reducir
los costes, al mejorar y automatizar los diferentes procesos,
utilizando una sola versión de la información, cumpliendo con todos
los requisitos establecidos.
HCM son aplicaciones en las que suelen estar integrado un catálogo
de competencias, dichas competencias están presentes en todas las
fases y procesos de RRHH, permitiendo realizar procesos de gestión
de talentos, de gestión por competencias, las evaluaciones y su
correspondiente política retributiva, utilizando en todos ellos el mismo

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HCM Y PAYROLL ÁREA DE SISTEMAS

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 UD 5. MÓDULOS DE GESTIÓN DE
HCM Y NÓMINA

catálogo de competencias. Con la implantación de las competencias

se considera que se puede garantizar que las habilidades adecuadas,
al estar claramente definidas, se integran en la compañía
convirtiéndose en los comportamientos y practicas más adecuados en
la empresa.
Por otro lado, una aplicación de HCM cuenta con una base de datos
que permite a través de un conjunto de datos maestros de
empleados, realizar números procesos disponiendo de una
información correcta y relevante. Todo esto unido a la existencia de
una estructura organizativa clara, permitirá que los procesos sean
más eficientes, determinando flujos de trabajo, de información y
comunicación. Consiguiendo además procesos de mayor seguridad y
de gestión de los puestos, garantizando que el personal adecuado
puede acceder sin problemas a la información adecuada.
Este tipo de ERP permite planificar, cuantificar y coordinar los
objetivos en todas las áreas de la compañía, no solo en el área de
RRHH, si no de una manera global, trasmitiendo la estrategia
empresarial y el modelo de negocio. De esta manera el proceso de
fijación de objetivos se convierte en un proceso más eficiente,
reduciéndose tiempos y por tanto costes.
Adicionalmente, otra de las funcionalidades con las que suele
contar un HCM es la de gestionar registros en papel y electrónicos,
simplificando la gestión de documentos relacionados con los
trabajadores, en formato impreso y electrónico.
Los procesos para automatizar la gestión de nominas, permite
optimizar operaciones de RRHH, aumentando el rendimiento
organizativo y suministrando potentes métricas de RRHH.
De esta manera y gracias a la información sobre el personal, se
pueden identificar los problemas y las necesidades, pudiéndose tomar
decisiones y medidas de manera planificada y adecuadas de una
manera global, integrada y eficiente, optimizando los procesos de
RRHH de la empresa a nivel global.
Por lo tanto, este tipo de aplicaciones permite gestionar
estratégicamente el personal con una plataforma global e integrada.
Además genera informes y datos que permite medir, analizar,
planificar y tomar decisiones con el objetivo de mejorar el
rendimiento.
La aplicación HCM tal y como se ha expuesto anteriormente se
compone de diferentes módulos y procesos, con distintas

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ÁREA DE SISTEMAS HCM Y PAYROLL

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HCM Y NÓMINA

funcionalidades cada uno. A continuación se destacan los procesos de

mayor importancia y los más utilizados por las compañías.

II. PROCESOS de HUMAN CAPITAL MANAGEMENT

En este bloque se realizan todos los procesos básicos de la gestión
o administración de personal, así como la comunicación de
información sobre los empleados. Se puede considerar el núcleo
central de HCM debido a que almacena y mantiene en una base de
datos todos los datos de los empleados, y son los datos sobre los que
se basa la aplicación para realizar el resto de procesos.
Esta base de datos se actualiza en tiempo real, introduciendo datos
de manera centralizada o descentralizada en función de la
organización de cada compañía. En general, existe una tendencia a la
descentralización en la carga de datos, lo que permite que los
técnicos de RRHH puedan destinar sus esfuerzos a otras actividades.
La información se almacena y mantiene en la base de datos central
en tiempo real, y es de donde “beben” el resto de los procesos. De
ahí, que se considere el pilar de HCM.
Además esa información actualizada en tiempo real, permitiendo a
los trabajadores y directivos acceder a dicha información actualizada.
Por otro lado, considerar los datos de los trabajadores de vital
importancia, consigue que dichos datos sean consistentes para RRHH
y por tanto, los informes y datos obtenidos de la administración de
personal permiten tomar decisiones relacionadas con el negocio.
Por último cabe destacar que dicha base de datos en la que se
contiene toda la información referida a diferentes aspectos de los
empleados debe quedar sometida al cumplimiento de la Ley Orgánica
15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter
Personal. En general las aplicaciones de HCM y Payroll suelen contar
con las funcionalidades necesarias que permitan cumplir con los
requerimientos técnicos que hacen posible cumplir con dicha
normativa sobre Protección de Datos.

2.1. Administración de Personal

En el modulo de Administración de Personal los procesos que se

realizan de manera general son:

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HCM Y NÓMINA

 Carga de datos. La carga de datos debe recoger todos los datos

más importantes de cada uno de los empleados; sus datos
personales y familiares, sus condiciones laborales y salariales,
beneficios sociales que le pueda proporcionar la compañía,
cargo y categoría en la organización, etc. Todo ello siempre
dependerá de la organización, organigrama, políticas de
recursos humanos y demás características que tenga la
empresa, debiéndose considerar y analizar de manera previa a
la hora de implementarlo.

La manera en la que dichos datos se cargan dependerá

también de la estructura, organigrama y organización funcional,
pudiéndose realizar de manera centralizada o por el contrario se
podrá realizar desde las filiales, áreas o demás sedes.

 Las Comunicaciones de Contratación. La elaboración de los

contratos laborales basándose en las condiciones fijadas,
comunicadas y cargadas en dicha base de datos. Por otro lado,
las comunicaciones con las administraciones públicas están
tendiendo a que se realicen de manera telemática, realizándose
a través de internet y software cifrados. Por ejemplo, Servicio
Público de Empleo www.sepe.es

Por otro lado, la Seguridad Social, por el que se comunican

todas las altas, cambios de contrato y bajas de la compañía, ya
sea a través de www.seg-social.es sistema red o bien a través
de un software gratuito Winsuite, en el que se generan ficheros
que se cifran y envían posteriormente por internet.

 Rescisiones laborales. Dicha aplicación suele realizar la

elaboración de documentos de comunicación de la rescisión
relación laboral, todo ello en función de las características y
procedimientos establecidos por la compañía, tipos de bajas
laborales, así como todas las comunicaciones con organismos
públicos.

 Calculo de nominas. Suele realizar todos los procesos recogidos

en el capítulo 11.3 referente a las nóminas, aunque a veces
figura como un epígrafe a parte debido a la importancia del
mismo.

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ÁREA DE SISTEMAS HCM Y PAYROLL

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 UD 5. MÓDULOS DE GESTIÓN DE
HCM Y NÓMINA

2.2. Gestión de Beneficios Salariales

Este tipo de aplicaciones permite a las empresas crear los paquetes

de beneficios en función de sus necesidades, así como gestionarlos
desde RRHH.
Dichas aplicaciones suelen ser flexibles para que cada compañía
pueda diseñar los paquetes retributivos a la carta, dispone de
múltiples opciones que le permiten ofrecer una amplia y variada
gama de beneficios sociales en función de las necesidades de cada
compañía, colectivo y/o empleado.
Por otro lado, también suele ser una herramienta de ayuda y
soporte en las tareas administrativas relacionadas con la contratación
de los beneficios sociales, permitiendo agilizarlas, reduciendo los
trámites y tiempos, haciendo el proceso más eficiente.
Adicionalmente, suelen ser los propios empleados en función del
tipo de paquete retributivo al que pueden acceder por su categoría,
elegir en función de sus necesidades y situaciones personales, unos
productos o servicios, siendo normalmente los empleados quienes
realizan el pedido, pudiendo a su vez realizar de manera simulada el
cálculo del beneficio fiscal que obtienen en función del producto,
servicio y de las cantidades.

2.3. Área de Gestión de Expatriados

Otra de las funcionalidades con las que suele contar los HCM son
los procesos de asignación internacional de empleados, denominados
expatriados y en ingles denominado Concurrent & Global Employee.
Las empresas que cuenten con sedes en otros países y tengan
políticas de movilidad geográfica internacional dentro de la
organización, debe contar con esta funcionalidad, debido a que dichos
procesos suponen numerosos tramites; desde la planificación de los
recursos disponibles, la asignación, hasta el traslado definitivo,
pasando por todos los procesos de administración de personal y
nómina que supone.

2.4. Costes de Personal

Asociado a la Planificación de Personal y Recursos, parece esencial

en cualquier Área de Recursos Humanos disponer de una aplicación
que le permita calcular y planificar los costes de personal, así como
desarrollar estrategias efectivas.

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HCM Y PAYROLL ÁREA DE SISTEMAS

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HCM Y NÓMINA

Tal y como se ha expuesto anteriormente, HCM debe ser una

aplicación que debe servir de herramienta para la toma de decisiones
de las empresas, y debe ir de la mano de otras áreas de la empresa
como del área financiera, de operaciones, marketing, informática,
etc. Todo ello con el objeto de alcanzar la misión, visión y objetivos
que la compañía se marca periódicamente.
Por lo tanto, HCM debe contar con la funcionalidad que le permita
acceder a los datos necesarios para realizar dicha planificación
precisa, simuladores que le permita controlar continuamente las
estimaciones frente a los datos reales, para realizar los ajustes y
decisiones oportunas en cada momento.

2.5. Nómina

Este es un proceso básico y fundamental que debe realizar

cualquier HCM. Tal y como se ha indicado anteriormente, la
normativa legal de un país a otro varía, por lo tanto, el ERP de HCM
debe permitir la elaboración y calculo de nóminas en cualquier país
donde las empresas tengan sedes y por tanto empleados. Dicha
funcionalidad debe contener la normativa aplicable de cada uno de
esos países, así como actualizada en todo momento.
Por lo tanto, el cálculo de nómina debe estar en el idioma de cada
país, en la moneda y fundamentalmente cumpliendo con la normativa
legal vigente en cada momento, así como otros aspectos legales,
tales como convenios colectivos, políticas retributivas, beneficios
sociales e implicaciones fiscales.
Además debe elaborar informes homogéneos lo que permita que
aunque existan diferencias en la normativa, simplificar la gestión
global del tema del cumplimiento normativo.
En resumen, este proceso consiste en calcular las nominas, y
deducir los impuesto y demás anticipos que se puedan incluir al
trabajador, todo ello en función de la política retributiva de la
empresa, categoría, puesto y demás beneficios sociales que se deba
imputar en cada momento, siempre cumpliendo con la normativa
legal aplicable en cada país y con respecto a todos los aspectos que
puedan contener una nomina.
Y por otro lado, que las empresas deben tomas decisiones y para
ello deben disponer de datos globales para poder tener una visión
global, necesitando para ello informes que contengan datos sencillos
y claros, que en el caso de la nomina, al existir tanta variedad en la

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ÁREA DE SISTEMAS HCM Y PAYROLL

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 UD 5. MÓDULOS DE GESTIÓN DE
HCM Y NÓMINA

normativa puede hacer que se pierda la perspectiva y no tomar

dichas decisiones de manera adecuada.
Con esta aplicación se realiza todos los procesos recogidos en el
capítulo 11.3 referente a las nóminas.

2.6. Gestión del Talento

El modulo de Gestión del Talento, es una aplicación dentro de HCM

con procesos que permiten gestionar el talento, más aun en una
situación económica en la que el personal necesita conocer su futuro
y su posible plan de carrera. Uno de los objetivos de las compañías
suelen ser seleccionar a los mejores empleados e intentar retenerlo, y
más cuando se debe conservar la inversión realizada en ellos, porque
son los que más valor añadido aportan a la empresa.
Este tipo de aplicaciones permite que se tenga una visión completa
y global de toda la organización, lo que ayuda a conocer y ubicar a
los mejores en función de sus objetivos estratégicos, siempre
buscando reducir los costes y desarrollar un personal sólido y más
alineado con los objetivos a alcanzar.
Sin embargo, también se debe considerar la planificación de los
posibles planes de sucesión, rotación y planes de expansión, así como
cualquier otro cambio que en el que pueda ser necesario incorporar a
personal con talento, para ocupar puestos ejecutivos de gestión.
Una vez planificadas las necesidades y los plazos con los que
cuentan, se utiliza este tipo de aplicaciones HCM que permite detectar
potenciales talentos, a través del conjunto datos que se van
obteniendo de diferentes procesos que se llevan a cabo como; la
evaluación del desempeño, compensación y beneficios, formación,
etc.
Una vez detectado los potenciales talentos se realiza una
evaluación con HCM se permite evaluar las habilidades y
calificaciones del empleado, detectando así los potenciales talentos
con los que puede contar la empresa. Una vez detectado el talento se
realizar un proceso de evaluación para determinar si los candidatos
son desarrollables y tienen potencial para ocupar puestos de
dirección. Posteriormente, se elabora un plan de carrera con el objeto
de que dicho talento pueda desempeñar puestos de dirección en un
determinado momento; en un proceso de sucesión, rotación y/o
puestos de nueva creación. Por lo tanto, permite detectar el talento,

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HCM Y PAYROLL ÁREA DE SISTEMAS

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HCM Y NÓMINA

evaluarlo, diseñar un plan de carrera que se ejecuta para disponer de

empleados que puedan ocupar puestos clave en la compañía.
Esta aplicación también permite medir la efectividad de dichos
programas de sucesión, así como controlar cómo se ajustan los
objetivos del empleado con los de la empresa.
Por otro lado, evalúa la eficiencia y rentabilidad de los procesos de
selección y programas de formación, así como analizar la rentabilidad
de los programas de compensación de empleados.
Y esta aplicación permite analizar si las políticas que se están
aplicando son eficientes y alcanzan los objetivos marcado o deben
tomarse medidas de ajuste.

2.7. Selección. Reclutamiento

Otro de los procesos con el que suele contar una aplicación de HCM
es un modulo de selección y más concretamente de reclutamiento.
Con esta herramienta se mejoran los procesos de selección,
permitiendo crear y buscar candidatos internos y externos para cubrir
los diferentes perfiles que busca la empresa para incorporar. A través
de esta herramienta todo el proceso de reclutamiento se acelera y la
contratación se produce de manera más eficiente, racionalizando los
procesos y reduciendo los tiempos hasta cubrir los puestos vacantes.
Por otro lado, esta aplicación permite trabajar de manera muy
estrecha al departamento de selección con todas las áreas que inician
un proceso de selección para contratar personal.
La herramienta elabora informes que ayudan a analizar a los
candidatos, organizar los procesos de selección, realizar un
seguimiento de los candidatos y controlar la eficacia y eficiencia de
las selecciones y contrataciones.
Y este tipo de aplicaciones que suelen estar vinculadas con otras
herramientas internas de la compañía, además de las páginas web
corporativa en la que poder publicar ofertas y recibir currículos, otros
portales de empleo y consultoras de selección.

2.8. Compensación y Beneficios

El software permite el diseño e implementación de políticas de

compensación, pudiendo llevar a cabo todas las tareas relacionadas
con la compensación. El sistema hace participes e involucra en todos
los procesos a los gerentes, responsables y directores, así como al
equipo de RRHH.
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ÁREA DE SISTEMAS HCM Y PAYROLL

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HCM Y NÓMINA

A través de este tipo de sistema se lleva a cabo el diseño y la

puesta en marcha de políticas retributivas estratégicas e innovadoras,
con el objeto de atraer y retener al personal. Esto permite implantar
políticas retributivas tales como: retribución variable, gestión del
desempeño, incentivos a largo plazo asociados a entrega de acciones,
stock options, etc. Todas ellas siempre deben estar alineadas con la
estrategia corporativa global.
En políticas retributivas basadas en la dirección por objetivos o
gestión del desempeño, esta aplicación permite la implantación de
toda la política y procedimientos a llevar a cabo para la gestión del
desempeño o dirección por objetivos. En una primer fase se acuerdan
entre el empleado y su responsable los objetivos a alcanzar al final
del periodo a evaluar, dichos objetivos deben ser claros,
cuantificables, medibles, sencillos, etc., y debiendo definir la
recompensa que percibirá si los alcanza, siendo el importe abonado
una cantidad o porcentaje sobre la retribución fija.
Con este software los responsables deberán cargarlos en el sistema
para poderlos evaluar y que en todo momento cada empleado
conozca los objetivos marcados para ese ejercicio. Por lo tanto,
permite fijar objetivos y alinearlos con los objetivos estratégicos de la
empresa.
En una segunda fase, se debería periódicamente cuantificar y
analizar el grado de cumplimiento de dichos objetivos con el objeto
de modificar las actuaciones para alcanzarlos. En la fase final el
responsable deberá disponer de los datos sobre el grado de
cumplimiento, que debe enviárselo al empleado además de mantener
una entrevista de evaluación que le permita exponer la evaluación y
el grado de cumplimiento de los objetivos y por tanto, si recibe la
retribución pactada, siendo una fase muy importante por el fed-back
que obtienen las partes. Con este sistema se mejoran los tiempos y
procesos para realizar este procedimiento de análisis del grado de
cumplimiento.
También es una herramienta de comunicación bidireccional entre el
responsable y el empleado que permite agilizar y dinamizar el
proceso de evaluación.
Por lo tanto, es una herramienta de evaluación del desempeño,
grado de cumplimiento de objetivos y cuantificación de la retribución
variable a abonar. Por otro lado, permite obtener cifras globales y por
áreas del grado de cumplimiento, analizar con el crecimiento o datos
del balance de explotación, para analizar si está bien diseñada la

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política de retribución variable u objetivos marcados, pudiendo

modificarlo si fuera necesario, siendo por tanto una herramienta de
evaluación del propio sistema y de los objetivos fijados. Dinamiza,
agiliza y reduce los tiempos del proceso de evaluación.

2.9. Formación

Las aplicaciones de HCM suelen contar con herramientas de

formación. De esta manera la compañía pueden ofrecer a su los
empleados formación a través de la web, mixta o presencial.
El portal de aprendizaje o de formación permite al trabajador
recibir dichas acciones formativas en función de sus necesidades y del
plan de carrera que considere la empresa que debe tener.
Adicionalmente suele disponer de diferentes perfiles, para que se
gestione los contenidos de la formación, las evaluaciones, resultados,
así como diseñar planes de carrera a la carta.
Por lo tanto, es una herramienta fundamental del Dpto. de
Formación, permitiendo optimizar los tiempos en el diseño,
organización del plan de formación, y la puesta en marcha de las
acciones formativas del Plan de Formación. Adicionalmente, suele
emitir informes sobre costes de formación, con los que se puede
analizar y tomar decisiones sobre reducir costes de formación o
redistribuirlos de manera más eficiente.
La formación entre otras utilidades permite mejorar la imagen de la
compañía entre sus trabajadores, al formar a sus empleados estos
refuerzan su sentimiento de pertenencia, fidelidad y se vinculan más
a la empresa.
La formación ajustada a las necesidades de cada puesto y
responsabilidad es una herramienta de retención importante. La
elaboración de planes de carrera formativos permite motivar a los
empleados.
Tal y como se ha expuesto anteriormente en varios epígrafes, los
procesos en el área de RRHH están interrelacionadas, vinculando
unas con otras y el resultado de uno tiene repercusiones en otra. Por
lo tanto, la Formación es una herramienta utilizada por diferentes
áreas como es la compensación en política retributiva, para los planes
de carrera y de desarrollo, así como de motivación.

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III. RESUMEN

En resumen una aplicación sobre Human Capital Management debe

permitir a las compañías integrar todos los procesos y procedimientos
que tengan implantados en sus empresas, siendo una herramienta
que permita realizarlos de manera más integrada, global,
automatizada y eficiente. Todo ello permitirá además que los
procesos puedan estar interrelacionados al ser un software único e
integral, evitando duplicar procesos como la carga de datos y siendo
más eficientes al poder hacer uso de datos unas áreas de las otras,
realizando procesos en común.
Por este motivo, HCM debe contener cualquiera de los procesos de
las áreas de Recursos Humanos que exista en una compañía tales
como; Administración de Personal, Gestión de Beneficios Salariales,
Gestión de Expatriados, Costes de Personal, Nomina, Gestión del
Talento, Selección. Reclutamiento, Compensación y Beneficios y
Formación, entre otros.

IV. GLOSARIO

BENEFICIOS SOCIALES: son todos aquellos productos y servicios que las

compañías entregan a sus empleados como una retribución adicional
a la pactada.

PLAN COMPENSACIÓN FLEXIBLE: es aquella policía retributiva que permite

a los empleados que así lo deseen, distribuir su retribución fija entre
los productos y servicios fiscalmente ventajosos, que la empresa
ofrece normalmente a precios competitivos.

POLÍTICAS DE COMPENSACIÓN: son aquellas políticas retributivas que

implantan las empresas, en materia de retribución fija, políticas de
retribución variable, beneficios sociales y así como planes de
compensación flexible.

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V. BIBLIOGRAFÍA

ENLACES DE INTERÉS

Modulos de HCM. Oracle

http://www.oracle.com/es/solutions/hcm/index.html

PUBLICACIONES

GARCÍA ECHEVARRIA, S., LATTMANN, C. Y DE SANTOS, D.

Management de los recursos humanos en la empresa.
 
GARCIA NOYA, M. y otros. La selección de personal. Sistema
integrado. Madrid. ESIC, 2001.
 
JAY, R. Entrevistas de selección. Madrid. Prentice Hall, 2002.
 
LÓPEZ, I. Práctica de salarios y cotizaciones. López Ediciones CEF,
2010.

PUCHOL, L. Y DE SANTOS, D. Dirección y gestión de recursos

humanos. 2007

NORMATIVA

Estatuto de los Trabajadores, publicado en el Real Decreto Legislativo

1/1995, de 24 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de
la Ley del Estatuto de los Trabajadores.

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