LA IMPOTANCIA DE LOS DOCUMENTOS

Documento es el acto hecho por una institución, persona ya seas jurídica, pública o
privada donde se recoge en un soporte ya sea en papel o como bien la tecnología ha
avanzado puede hacerse a través de otros medios como son gráficos, imagen, cinta y
cualquier tipo de soporte que pueda conservarse. Permitiendo así que las actividades
propias en la que se desempeñan las puedan ejecutar adecuadamente en todas sus áreas;
así cumplida su función se da el archivo.
Hoy día estamos viviendo en la era de la revolución de la información. Todos
necesitamos de la información para poder llevar a cabo las transacciones comerciales y
personales.
Es importante contar con un buen sistema de administración de documentos para poder
almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y activo
organizacional. Como recurso, proveen información y como activo, proveen
documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos
nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea
en la empresa o fuera de ésta.
QUE PROBLEMÁTICA SE NOS PUEDE PRESENTAR AL NO CONTAR CON UNA EFICIENTE
GESTION DOCUMENTAL?
La correcta gestión de los documentos en las empresas es imprescindible para el
buen funcionamiento de las mismas.
En muchos casos, el “documento” en sí es el activo más importante de una compañía y
sobre el que se sustenta la mayor parte del trabajo.
Por eso, es importante gestionar de forma eficiente toda esa información para tenerla
disponible y localizable en cualquier momento. COMO ELLOS:

 Conservación de documentos duplicados.

 Acumulación de grandes cantidades de papel
 Incentivar la productividad de los trabajadores.
 Duplicación de tareas