Análisis y Diseño de Sistemas II

Núcleo Temático I

Contexto de un sistema de información

Facilitadora: Estudiantes:

Carla Luisa Hennig Giannoni Bryan Eli Suarez Saavedra. C.I. No: 28.012.269

Samuel Alexander Saavedra. C.I. No: 9.891.337

Junio , 2019
EMPRESA U ORGANIZACIÓN SELECCIONADA.

Seleccionamos la UNIDAD EDUCATIVA COLEGIO: “LEON TOPEL

WORTMAN”, ubicado en la Calle Macaira del Sector Sub-estación de la Zona Industrial

de San Juan de los Morros. Es una Institución educativa cuya directora es la Profesora

Gladys Castillo de Suarez, en la cual se imparte los niveles de Educación Inicial, Primaria y

Media General. Para nuestro caso específico, trabajaremos con el nivel de Educación

Primaria, quien cuanta con una población estudiantil de 560 estudiantes. Previa solicitud

de entrevista, nos atiende la Prof, Alejandra Ovalles, Asesora Pedagógica del nivel

primario, conocimos de parte de la profesora un conjunto de inquietudes en cuantos a los

diferentes requerimientos del departamento que dirige. En tal sentido, solicitamos priorizara

y jerarquizara las necesidades.

Requisitos de usuarios:

Necesidad de diseñar y crear un sistema que permita el registro de las calificaciones

finales de los estudiantes de educación primaria. A tales efectos, el sistema debe contener el

registro de toda la data de identificación de los estudiantes del nivel, de acuerdo a la

planilla que emite el Ministerio del Poder popular para la Educación. Dicho programa, debe

ser capaz de editar datos para corregir, cualquier información errada. Los archivos deben

ser creados por escolaridad y cada escolaridad debe contener de uno (01) a dieciocho (18)

secciones. Las secciones deben estar agrupadas en tres, es decir: 3 secciones de primer

grado, cada sección se identifica con un literal, esto hasta llegar a sexto grado con tres

secciones. También debe registrar los datos de la maestra del grado. El sistema debe

guardar e imprimir la información que se le solicite. La impresión debe ser realizada de

acuerdo al formato del Ministerio del Poder Popular para la Educación (Ver anexo 1). Las

notas reflejadas deben ser en literales ( A, B, C, D, y E) cada literal debe expresar su

significado. El sistema debe generar una búsqueda de datos, de acuerdo a la cédula escolar

de los estudiantes. Igualmente, debe generar una constancia de promoción. Dicha

Constancia debe reflejar los datos del escolar, grado y sección, escolaridad y el literal de

Promoción. (Ver anexo 2)

Requisitos de sistema:

Ahora bien, dentro de los requisitos de sistemas que vamos a detallar, están los

Funcionales y los No Funcionales, pero debemos dejar descrito que dentro de los

requisitos funcionales, debemos tener en cuenta los siguientes:

 Descripciones de los datos a ser ingresados en el sistema.

 Descripciones de las operaciones a ser realizadas por cada pantalla.

 Descripción de los flujos de trabajo realizados por el sistema.

 Definición de quien puede ingresar datos en el sistema.

 Como el sistema cumplirá los reglamentos y regulaciones de sector o generales que

le sean aplicables.

El sistema debe:

I. Crear escolaridad, Numero de secciones por grado. Fecha y hora de la creación.

II. Registrar inicialmente los datos de la Unidad Educativa, Directora, Escolaridad,

Maestra del grado, Grado y sección.

III. Registrar los siguientes datos de los estudiantes:

a. Cédula Escolar.

b. Apellidos

c. Nombres

d. Lugar de Nacimiento.

e. Fecha de Nacimiento.
 f. Sexo

g. Edad.

h. Literal de promoción. (Automáticamente debe aparecer la descripción de

acuerdo a la escala alfabética)

Escala alfabética para la interpretación de los resultados del rendimiento

estudiantil

Literal A: El alumno alcanzo todas las competencias y en algunos casos

supero las expectativas previstas para el grado.

Literal B: El alumno alcanzo todas las competencias previstas en el grado.

Literal C: El alumno alcanzo la mayoría de las competencias prevista para

el grado.

Literal D: El alumno alcanzo algunas de las competencias previstas para el

grado pero requiere de un proceso de nivelación para alcanzar las restantes,

Literal E: El alumno no logro adquirir las competencias mínimas requeridas

para ser promovido al grado inmediato superior.

IV. Podrá generar datos estadísticos de posición con relación a los literales. Al solicitar

dicho reporte el sistema debe generar una serie de opciones al operador:

 No: de estudiantes promovidos con A

 No: de estudiantes promovidos con B

 No: de estudiantes promovidos con C

 No: de estudiantes promovidos con D

 No: de Estudiantes aplazados E

 V. El sistema debe contar con formularios para que a través de la cédula escolar se

pueda emitir de manera impresa la constancia de promoción.

VI. Al cargar los registros de los estudiantes, el sistema debe permitir guardar la

información y generar copias de seguridad.

VII. Portabilidad: Se debe tener acceso desde cualquier equipo.

VIII. Facilidad de Uso: El sistema de diseñará de tal forma que permitirá al usuario una

navegación intuitiva.

IX. Seguridad: El sistema debe contar con una cuenta de usuario para el administrador

y otra para el operador que será quien cargue las notas, esto con el fin de asegurar

que los registros sean los obtenidos por los escolares.

X. La Red. Debe estar alojada en internet, de manera tal que el usuario pueda acceder

a ella en cualquier momento.

XI. Otros requisitos No Funcionales a considerar:

 Almacenaje

 Configuración

 Actuación

 Coste

 Interoperabilidad

 Flexibilidad

 Recuperación de desastre

 Accessibilidad
Desde el punto de vista de interfaz de usuario, debemos considerar:

 Presentación de contenido

 De fácil navegación

 Interfaces simples

 Receptivo

 Elementos consistentes de UI

 Mecanismo de retroalimientación

 Configuración Default

 Disposición significante

 Uso estratégico del color y la textura.

 Aportar información de ayuda

 Aproximación centrada en el usuario

 Vista de la configuración basada en el grupo.

Flujo a considerar de acuerdo a las actividades
EL AMBITO Y ALCANCE DEL PROBLEMA

El presente plan tiene como objeto realizar el análisis situacional que determine y

defina los requerimientos que permita la optimización de los procesos administrativos que

regulan el registro y emisión de las Planillas de Resumen Final del Nivel de Educación

Primaria y de las Constancias de Promoción del Departamento de Asesoría Docente de la

Unidad Educativa Colegio: ¨León Topel Wortman¨ de San Juan de los Morros, a través de

la Implementación de una propuesta tecnológica, que permitan brindar los servicios

requeridos por el cliente.

El software a construir tiene, como objetivo principal, apoyar en la gestión de la

Coordinación de Educación Primaria, Departamento de Asesoría Docente de la Unidad

Educativa Colegio: “León Topel Wortman”, Institución educativa ubicada en San Juan de

los Morros, permitiendo la digitalización de las planillas de Resumen Final de los 560

estudiantes del nivel de educación primaria. El software correrá bajo ambiente Windows y

el diseño será bajo Microsoft Access. Con el mismo se desea automatizar,

fundamentalmente, parte de la gestión del Departamento de Asesoría Docente, quien cuenta

con 25 docentes adscritos a la Coordinación. Se contempla la posibilidad de digitalizar las

planillas de RESUMEN FINAL, permitiendo la celeridad en la emisión de constancias de

promoción a los estudiantes de ese nivel con la opción de alojar el software en la red a fin

de que el usuario pueda proceder al registro desde cualquier sitio bajo unos controles de

seguridad necesarios para proteger la información. Nótese que el sistema debe utilizarse

exclusivamente para el registro de resumen final y emisión de constancias de promoción, el

cual una vez finalizado y probado, será instalado en el equipo del departamento con la

opción de que si el colegio cuenta con un hosting se alojaría en la red.

TECNICAS Y RECOLECCION DE DATOS

Validación de los requisitos:

OBSERVACION
FUNCIONABILIDAD (Este campo se
Si aplica. debe diligenciar en
N/A No aplica el caso de que el
PUNTOS DE CHEQUEO
# defecto; Cuando hay punto de chequeo
errores identificar el no aplique,
No de incidencia justificar las
razones)
GENERAL

El requerimiento especificado cumple con

las necesidades del cliente.
El requerimiento es necesario y da valor a
las funciones del departamento
En el requerimiento no se encuentran
palabras ambiguas que puedan referirse a
dos o más propiedades u objetos
El requerimiento es probable y la
información es coherente
El requerimiento no tiene errores de
sintaxis ni morfológicos.
Los requerimientos cumplen con los
estándares y procedimientos definidos y
están correctamente documentados
Se debe confirmar si los involucrados en
el requerimiento tienen el mismo
entendimiento acerca de los requisitos
especificados
Revisión de Requisitos Vs Especificación

Una vez ya identificado los requerimientos, documentados y verificados se procede a

realizar la revisión de los mismos con base a la información recolectada con los usuarios

del sistema, en esta revisión participa los analistas del equipo de trabajo y los usuarios

necesarios para esta revisión de debe chequear que:

OBSERVACION
FUNCIONABILIDAD (Este campo se
Si aplica. debe diligenciar en
PUNTOS DE CHEQUEO N/A No aplica el caso de que el
(Se describen los ítems a evaluar) # defecto; Cuando hay punto de chequeo
errores identificar el no aplique,
No de incidencia justificar las
razones)
GENERAL

Los requisitos están en su totalidad

Están resuelto las diferencias entre los

requisitos solicitados y los requisitos
definitivos
Los requisitos son claros y se pueden
cumplir por parte del Departamento de
Asesoría Docente
Esta documentado todo lo solicitado

Se tiene registro de los cambios

El sistema cuenta con los diferentes roles

A continuación se presenta el proceso para la verificación de los requerimientos.
Plan de Contingencia.

Diagrama de Grantt.

Mayo 2019 Junio 2019

No: Nombre de la tarea Comienzo Fin Duración
26 27 28 29 30 31 01 02 03 04 05 06 07
1 Gestión del proyecto 25/05 29/05
1.1 Reunión selección de la empresa 25/05 26/05
1.2 Visita a la empresa 27/05 27/05
1.3 Entrevista – Recopilación de 28/05 28705
datos
1.4 Selección del problema 28/05 28/05
1.5 Visita a la empresa 29/05 29/05
1.6 Entrevista – Recopilación de 29/05 29/05
datos
2 Gestión del informe: 30/05 07/06
2.1 Reuniones 30/05 30/05
2.2 Elaboración del plan 30/05 31/05
2.3 Documentación 01/06 01/06
3 Recopilación de información 02/06 03/06
4 Análisis 04/06 05/06
5 Transcripción y revisión 05/06 06/06
6 Entrega 07/06 07/06
Modelo del Instrumento aplicado:

Fecha: __________/___________/__________.
Nombre del
Entrevistado:______________________________________________________________
Empresa: _________________________________________________________________
Área o Departamento: ______________________________________________________
Objetivo: Conocer los requerimientos de actualización tecnológica con el propósito de diseñar
un sistema de información que le brinde el apoyo en dar solución al problema planteado.
Lee con atención y responde las siguientes preguntas:
1. ¿Cómo considera usted la forma como se manejas la información en el área o
departamento que dirige?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
2.- ¿Según usted, cuales son las dificultades que existe en la forma de cómo manipula
actualmente la información?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
3.- ¿Cuáles son los diferentes procesos que se llevan a cabo actualmente para el control
y manejo de la información?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
4.- ¿Según usted, cuál sería la necesidad prioritaria de digitalizar la información? ¿Por
qué?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
5.- Valore en qué medida esto le ayuda a ser más efectiva su labor.
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
6.- ¿Cuenta el Departamento con equipos tecnológicos con conexión a internet? Por
favor justifique su respuesta
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
7.- ¿Qué sugerencias puede ofrecer para mejorar la eficacia y desempeño de las
labores relacionada con las funciones que ejecuta?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

Muchas gracias por su colaboración

PLAN DE CONTINGENCIA.

Objetivo:

Realizar el análisis situacional que determine y defina los requerimientos que permita la

optimización de los procesos administrativos que regulan el registro y emisión de las Planillas de

Resumen Final del Nivel de Educación Primaria y de las Constancias de Promoción del

Departamento de Asesoría Docente de la Unidad Educativa Colegio: ¨León Topel Wortman¨ de

San Juan de los Morros, a través de la Implementación de una propuesta tecnológica, que

permitan brindar los servicios requeridos por el cliente.

Estrategias:

Preparar plan de revisión:

En la preparación del plan de reunión de debe planear quienes deben asistir que se va a hablar y

cuánto tiempo se va a gastar.

Documentos de requisitos a revisar:

Identificar cuáles son los documentos de especificación de requisitos que se va a revisar

Preparar reunión:

Se debe confirmar el lugar en el cual realizará la reunión y se deben prepara los materiales

necesarios para la reunión (lápices, hojas, elementos visuales… etc).

Realizar reunión:

Se revisa el entendimiento de la especificación por parte de los interesados y se valida que lo

especificado si cumple con la necesidad del cliente y con lo solicitado.

Identificar de defectos de la especificación:

Si revisa si se encuentran defectos con respecto a lo solicitado o si hace falta alguna

especificación requerida.

Realización de correcciones a los documentos:

Si en la etapa anterior se encuentran defectos en la especificación el analista del sistema debe

realizan las debidas correcciones al documento.

Informar modificaciones a los interesados:

Una vez los defectos en la especificación han sido subsanados, se debe enviar un breve resumen

informando las tareas realizadas para la corrección de los documentos especificados junto con

los documentos corregidos a los participantes en la reunión para dar su aprobación

Cierre de los requerimientos:

Por último, se da por cerrado y entendido el requerimiento se firma la aprobación por parte de los

interesados y se procede a enviarse un correo con la aprobación del requerimiento.

ANALISIS DOCUMENTAL

Análisis situacional del Departamento de Asesoría Docente de la Unidad Educativa Colegio: “León
Nombre del documento
Topel Wortman”

Tipo de documento Documento Word.

Determinar y definir los requerimientos que permita la optimización de los procesos administrativos
Propósito del Departamento de Asesoría Pedagógica, de la UEC “Leòn Topel Wortman” en San Juan de los
Morros.

Fecha: 25/05/2019 al 06/06/2019

Responsables: Bryan Suárez. C.I. No: 28.012.269 y Samuel Saavedra. C.I. 9.891537

De acuerdo a las diferentes visitas y entrevistas se logró jerarquizar el requerimiento que el usuario
concibe para ser ejecutado por un sistema con el objetivo de optimizar los procesos administrativos del
Descripción:
Departamento. Evaluado primeramente su factibilidad, lo convertimos en requisitos funcionales y no
funcionales, lo que servirá como base para el desarrollo del sistema.

En virtud al requerimiento se iniciará su desarrollo una vez se detecte la factibilidad de

implementación, considerando las características del equipo tecnológico y su sistema operativo,
Interacción:
definiremos las estrategias a seguir. Se mantendrán las reuniones con el usuario para la planificación
de los detalles del requerimientos.
MATRIZ FODA

Por medio de la siguiente herramienta elaboraremos un análisis basado en las

Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas presentes en el Departamento,

detectados previa entrevista y observación. Dicha información nos ayudará a definir

acciones futuras y nos facilitará la manera de abordar la solución de los problemas,

considerando las perspectivas internas y externas, no solamente del departamento, sino

también del colegio.

Ahora bien, los principales beneficios de realizar un análisis FODA en el siguiente

informe son los siguientes:

• Tomar mejores decisiones

• Plantear objetivos más concretos y realizables

• Identificar nuestros recursos, así como los que puede conseguir del exterior

• Reconocer las ventajas y desventajas de las diferentes opciones y alternativas

• Definir prioridades de acción

 FORTALEZAS INTERNAS DEBILIDADES INTERNAS

o Capacidad económica para acciones o Falta de algunas habilidades o

estratégicas
o Habilidades y recursos tecnológicos
o Innovación de productos
o Organización de la información
o Adaptación a los cambios.
o Flexibilidad organizativa
o Infraestructura adecuada y
equipamiento y tecnología de última
generación.
o La empresa posee un gran prestigio en
la comunidad de San Juan de los
Morros.
OPORTUNIDADES EXTERNAS
capacidades clave.
o Exceso de problemas operativos
internos
o Falta de experiencia en el manejo de la
información.
o Dependencia del recurso humano.
o Alto número de estudiantes.
o Riesgo de pérdida de información.
AMENAZAS EXTERNAS

o Ubicación estratégica del colegio. o Necesidad de abordar otros

o Matricula del nivel de educación requerimientos.
primario. o Incremento de la matrícula.
o Crecimiento o Cambios demográficos adversos
o Diversificación de empresas
o Cliente Satisfecho

El análisis FODA presentado también conocido como DOFA, nos permitirá a través
de su sencillo y potente proceso, pensar y analizar todos los factores tanto internos como
externos que nos ayudarán a escoger el mejor rumbo y tomar las mejores decisiones en
nuestra transformación digital.
ANEXOS
 RESUMEN FINAL DE LA EVALUACION
(Educaci on Pri mari a 1° a 6° Grado)

I. Plan de Estudio : EDUCACION PRIMARIA Codi go: 21000

II. Identificacion del Plantel: Año Escol ar: 2017 – 2019 Mes y Año de Eval uaci on: JUL-2019
Cod del Pl antel : Nombre del Pl antel :
Di recci ón: U.E. Tel efono:
Muni ci pi o: Enti d. Federal : GUARICO Zona Educati va: GUARICO
III. Identificacion del Curso:
GRADO: PRIMERO Secci ón: N° Estudi antes por Secci ón: (36) N° Estudiantes en esta Pag.: (20)

IV. Resumen Final de la Evaluación:

Entidad
Fecha de Nacimiento Resultados de Evaluación

Federal
Cédula de Identidad o
N° Lugar de Nacimiento Sexo
Registro Académico Dia Mes Año A B C D E
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
TOTALES

N° Apellidos Nombres
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
V. Identificación del Docente
Apellidos y Nombres del (la) Docente: Número de C.I.: Firma del Docente:

VI. Observaciones:

VII. Fecha de Remisión: VIII. Fecha de Recepción:

Director (a): Funcionario(a) Receptor(a):
Apellidos y Nombres Apellidos y Nombres

Número de C.I.: Número de C.I.:

V- V-
Firma: Firma:
 CERTIFICADO DE EDUCACIÓN PRIMARIA
Quien suscribe ________________________________________________ titular
de la Cédula de Identidad Nº ____________________________en su condición de
Director(a) (E) del__________________________________, ubicado en el
municipio _________________________de la parroquia _________________
adscrito a la Zona Educativa del estado _____________________certifica por
medio de la presente que el (la) estudiante
__________________________________ titular de Cédula de Identidad Nº
_____________, nacido (a) en: ____________________ en fecha:
______________,cursó el:___________________correspondiéndole el literal:
______ durante el período escolar ______,siendo promovido (a) al
____________________ del Nivel de Educación Media, previo cumplimiento a los
requisitos establecidos en la Normativa Legal vigente.

Constancia que se expide en _________, a los __ días del mes de ______de_____

Autoridad Educativa
Director (a):
a Número de C.I:
Firma:
SELLO DEL PLANTEL

Certificado válido a nivel nacional e internacional