ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS

Ana Lilia Arias

PUNTO DE PARTIDA
Al comienzo del diplomado comentamos algunos de los términos más utilizados en el tra-
bajo editorial; uno de ellos es la palabra «texto», que suele usarse de forma indistinta con
la palabra «discurso», no obstante marcamos su diferencia desde el punto de vista lingüís-
tico. Aunque más adelante regresaremos a él para profundizar en el tema discursivo, en
esta ocasión nos referiremos al texto con una visión editorial y para ello lo identificaremos
de manera genérica como documento; es decir:
 escrito que ilustra o informa acerca de un hecho
 cualquier cosa que sirve para probar algo.
Independientemente del tipo de documento de que se trate, su información siempre debe
presentarse de manera organizada, conforme a una jerarquía textual.

JERARQUÍA TEXTUAL
La jerarquía es un orden que se establece mediante un criterio de subordinación entre
personas, animales, valores o dignidades. Puede ser vertical (de superioridad o de inferio-
ridad) u horizontal (de anterioridad o de posterioridad) o de cualquier otra índole que
caracterice su interdependencia. Cuando hay una jerarquía se dice que se ha establecido
una organización jerárquica.
Partiendo de este principio se organizan las ideas y se les da un valor distinto: a este or-
den u organización se le llama jerarquía textual o nivel jerárquico de las ideas. Consta de
cuatro elementos:
 Idea principal  Informaciones puntuales o de tercer orden
 Ideas secundarias  Información de apoyo.

Los tres primeros forman parte de la estructura del texto; aunque todo depende de la función
que el texto desempeñe, lo fundamental es que las partes estén unidas conforme a una
relación de:
 coherencia  adecuación
 cohesión  semántica-gramatical.

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Respecto al último elemento (información de apoyo), se trata de todo lo que acompaña al
texto con la intención de ampliar, aclarar e incluso garantizar hasta cierto punto la apropia-
ción de la información. Desde el punto de vista lingüístico, a «todo aquello por lo que un texto
se hace libro y se propone como tal a sus lectores» se le llama elementos paratextuales Gérard
Genette (2001: 7). Visto así, entonces, un documento se organiza en función de un texto y
una serie de paratextos.

PARTES DEL TEXTO

Idea principal
La idea principal es la parte medular del documento; es la base de la que se desprenden las
demás ideas. Se distingue de ellas porque si la excluimos, el resto del texto queda desvin-
culado y sin sentido.

Ideas secundarias
paratexto
Las ideas secundarias son información diversa que complementa
la idea central; su objetivo es ampliar, detallar, explicar o des-
arrollar la idea principal.

Informaciones puntuales o de tercer orden

Las informaciones puntuales o ideas de tercer orden son los
datos concretos que complementan las ideas secundarias.
Pueden ser nombres propios, comparaciones, fechas, aconte-
cimientos menores, comentarios y todo aquello que enriquezca
la idea principal y puntualice las ideas secundarias. texto

Información de apoyo
La información de apoyo es todo recurso gráfico u organizador gráfico que resume y com-
plementa la idea principal y a veces también la secundaria. Su objetivo es facilitar la com-
prensión del texto y que el lector capte de inmediato lo explicado.
Todo lo que permita representar y resumir los datos presentados o para ilustrar lo dicho
es información de apoyo. En el primer caso, cuando lo que se pretende es para represen-
tar la información, se emplean:
1. Tablas
2. Gráficas
3. Diagramas
4. Cuadros sinópticos o esquemas
5. Mapas conceptuales
6. Mapas mentales

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1. Tablas
Las tablas o cuadros son una lista ordenada de datos relacionadas entre sí, generalmente
acomodadas en filas y columnas con el propósito de reflejar los puntos o materias que con-
tienen a fin de que el lector los busque y encuentre con facilidad. Por lo regular los datos
se separan con líneas (filetes) o espacios en blanco; consta de:
 Antetítulo: compuesto por la palabra tabla (o cuadro si así se denomina) y el número
que indica el orden en la sucesión.
 Título: indica el contenido de la tabla o cuadro. Entre más concreta y concisa sea la
frase, más clara es para que el lector la memorice.
 Cabeza, encabezamiento o cabecera: es la palabra o abreviatura colocada en las ca-
sillas horizontales con las que se indica el contenido de cada columna.
 Cuerpo: es donde se desarrollan los datos en función del enunciado correspondien-
te a la casilla de cabeza.
 Pie: son los datos que le dan garantía a la información proporcionada. Se compone de
Notas, Fuente (si la hay) y Fecha de elaboración.

2. Gráficas
Las gráficas son imágenes en las que por medio de datos fijos o líneas guía y datos variables o
líneas de expresión gráfica se relacionan unos con otros para expresar la evolución de cualquier
tema. Pueden ser mediante barras, líneas, en forma de pastel, puntos o circunferencias.

3. Diagramas
Los diagramas son ilustraciones que permiten mostrar los procedimientos detallados que
deben seguirse en un proceso, una tarea, una resolución de problemas o la síntesis de un te-
ma o de cualquier presentación.

4. Cuadros sinópticos (esquemas)

Un cuadro sinóptico es un esquema que representa el desarrollo de las diversas partes de un
concepto en divisiones y subdivisiones sucesivas. Pueden ser clásicos o modernos.
 En los cuadros sinópticos clásicos los conceptos y sus divisiones y subdivisiones se
indican por medio de llaves: pueden ser de corte francés (clásico) o de corte inglés
(moderno), abarcando todo o todos los conceptos. Se escribe todo en minúscula
(salvo los nombres propios) y no se usa puntuación; la jerarquía va de izquierda a
derecha y de arriba hacia abajo.
 Los cuadros sinópticos modernos se diferencian de los clásicos porque en vez de
llaves se utilizan líneas o filetes; verticales u horizontales.

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5. Mapa conceptual.
El mapa conceptual es un recurso que permite ordenar y determinar la jerarquía y relación de
ideas; suele utilizarse una simbología para organizar la información con círculos o rectán-
gulos, encerrando las ideas o conceptos para relacionarlas por medio de flechas o líneas.

6. Mapa mental
El mapa mental es una representación en la que se utilizan imágenes alusivas relacionadas
con el tema, a fin de registrar, asociar y organizar las ideas principales del tema tal y como
los registra el cerebro.
Lo que caracteriza a los mapas mentales es que no son lineales sino de forma irradiante,
parecida a un sol, a un árbol con sus ramas o a una neurona con sus redes sinápticas: las
conexiones son lo más importante del tema y se relacionan con imágenes alusivas.
Cuando la finalidad de la información de apoyo es para ilustrar lo expresado, esas ilustra-
ciones (viñetas o fotografías) pueden cumplir cualquiera de las siguientes funciones:
 Organizar las palabras clave o las ideas principales
 Complementar la información y facilitar la comprensión del tema
 Permitir que se capte de inmediato la información
 Atraer la atención del escucha en exposiciones orales y escritas al presentar los datos
más importantes.

ELEMENTOS PARATEXTUALES
La palabra «paratexto» tiene su origen en dos términos latinos: para, prefijo que significa
«junto» o «al lado de» y textum, que a su vez proviene de texere, tejido y de ahí texto, o
como dice Martínez de Sousa (1992: 265): «todo lo que se dice en el cuerpo de una obra».
Por lo tanto, los elementos paratextuales son todo lo que acompaña al cuerpo de la obra.
Si bien la función principal de los elementos paratextuales consiste en captar la atención del
lector para que continúe leyendo, también actúa para:
 ofrecerle al lector una idea rápida de la información
 hacer «interesante» lo importante
 distinguir unos textos de otros.

Aunque muchos editores le llaman a esa información texto o paratexto de autor y texto o
paratexto editorial, Gérard Genette (2001) hizo todavía una clasificación mayor dividiendo
los paratextos en peritextos y epitextos: los primeros de autor y los segundos editoriales.

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Paratexto de autor (peritextos)
El paratexto de autor o peritexto (del prefijo latino peri: «alrededor de») es el conjunto de
elementos que integran y son inseparables del documento. Por lo regular los escribe el autor
o las personas que designe; no obstante, editorialmente también puede haber interven-
ción cuando no corresponden a la intención de la obra o resultan innecesarios. Su presen-
tación visual depende del estilo editorial de la empresa o institución; a saber:
 Título y subtítulos
 Índice o tabla de contenido
 Dedicatoria
 Prólogo (introducción)
 Epígrafe
 Citas
 Tablas, cuadros, láminas, figuras…
 Aparato crítico (notas, referencias o citas biblio y hemerográficas)
 Fuentes de consulta
 Glosario
 Apéndice o anexos

Paratexto editorial (epitextos)

Según Genette, el paratexto editorial o epitexto (del prefijo latino epi: «sobre», «en la super-
ficie»), es todo aquello por lo que el texto se convierte en libro y se propone como tal a sus
lectores. Al igual que los peritextos, las características de los epitextos dependen del estilo
editorial; tales como:
 Portada (tapa)  Índice especializado
 Contraportada  Cornisa y folios
 Solapa  Catálogo
 Página legal  Publicidad
 Colofón

JERARQUÍA O GRADACIÓN DE TÍTULOS

Para asegurar el resultado y no dejar al azar la exposición de las ideas, establecemos un es-
calafón, una categoría, un rango o una división de actividades; es decir, convenimos un
orden y fijamos un grado o jerarquía de ejecución. Cuando se trata del mundo de la ciencia
y de los conocimientos aplicamos el método científico; cuando de lo que se trata es de lograr
un mayor rendimiento y productividad empleamos una metodología de trabajo; cuando lo

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que pretendemos es alcanzar una mayor eficiencia a la hora de estudiar y hacer alguna labor
educativa o didáctica, hacemos uso de la metodología de estudio.
Es decir, tener un orden de ejecución determinado o sistema metodológico garantiza el
objetivo deseado. Una forma muy común es seccionar los temas con números o letras; sólo
que editorialmente no resulta funcional ya que ensucia el texto y fatiga al lector, en su lugar se
lugar se establece una degradación de categorías basada en el cuerpo y la clase de la letra,
combinado con los espacios en blanco antes y después de los títulos.

Cuerpo de la letra
Del título de la sobrecubierta hasta las notas, el cuerpo (tamaño) de las letras se compone
en orden decreciente. En palabras de Martínez de Sousa (1987: 195):

en una obra el título más importante es el de la sobrecubierta, la cubierta y la

portada, seguidos del subtítulo, el título de la portadilla, los de las secciones
generales o partes, los de los capítulos, los de las secciones de capítulo, los de
párrafos importantes (subtítulos) hasta el titulillo en línea, que tendrá los pun-
tos del cuerpo con que se componga el texto en que aparece.

Clase de la letra
La clase de letra que se elija igualmente refleja el nivel textual del escrito; en este caso,
además del estilo se acostumbra también su dibujo (ojo) en orden decreciente:
Mayúscula Versal-versalita Altas y bajas
NEGRITA NEGRITA Negrita
NEGRITA CURSIVA NEGRITA CURSIVA Negrita cursiva
BLANCA BLANCA Blanca
BLANCA CURSIVA BLANCA CURSIVA Blanca cursiva

Espacio en blanco (interlínea blanca o colgados)

El espacio que separa el cuerpo del texto del título o subtitulo suele igualmente ser en orden
decreciente: espacio mayor antes del subtítulo y menor o igual después de él. La composi-
ción de los títulos principales depende de los criterios editoriales de cada entidad.

REQUISITOS PARA PRESENTAR ORIGINALES

Si bien cada lugar establece sus propios lineamientos para recibir los originales que el autor
propone para publicar y así facilitar los procesos de edición y producción, las siguientes son
algunas de las normas más comunes que se acostumbran.

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  Escritos en procesador de palabras, sin formato (texto corrido), con tipos comunes, de
11 o 12 puntos, con estilo normal y 1.5 líneas de interlineado.
 En tamaño carta con amplios márgenes laterales, de cabeza y pie.
 Impresos en papel bond por una sola cara, engargolados y acompañados por una versión
electrónica de la versión más reciente del documento, debidamente etiquetada con el
nombre del trabajo y de su autor o autores.
 Empezar cada sección o capítulo en página nueva.
 Con numeración corrida desde el principio del texto hasta el final.
 Ordenar las páginas, preferentemente con la siguiente disposición:
 Título de la obra y nombre del autor
 Resumen, palabras clave (en caso de que lleve), dedicatoria y agradecimientos
 Prólogo, introducción o prefacio
 Cuerpo del texto con sus partes bien identificadas
 Referencias de consulta
 Glosario y apéndice o anexos (en páginas distintas).
 Con sangría para identificar los párrafos y un espacio (blanco) para separar los subtítulos.
 Las figuras (gráficas, ilustraciones, cuadros, dibujos o fotografías y demás material de
apoyo) deben entregarse debidamente ordenadas y numeradas. Si hay indicaciones pre-
cisas, deben anotarse en hoja aparte.
 Con mayúsculas y minúsculas, sin abusar de las primeras pues confunden al lector en
cuanto a la corrección de su uso.
 No abusar ni de las siglas y acrónimos ni de las abreviaturas; menos si son poco conoci-
dos fuera del lugar donde se originan.
 No usar grafías distintas para una misma palabra (como periodo o período, cardiaco o
cardíaco) y prestar especial atención a los nombres de lugares y de personas.
 Mantener la uniformidad en el estilo de citación y aparato crítico, conforme a las indi-
caciones de la institución; ninguno es mejor que otro, lo importante es presentarlo de
manera uniforme.

GENETTE, Gerard, Umbrales, México, Siglo XXI Editores, 2001

MARTÍNEZ DE SOUSA, José, Diccionario de tipografía y del libro, Madrid, Paraninfo, 1992.
________, Diccionario de ortografía técnica, Madrid, Fundación German Sánchez Ruipérez (Biblioteca
del libro), 1987.

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ATAJOS
alt+ctrl+shift+S abrir el menú de Estilos
alt+ctrl+D cambiar a la vista Diseño de impresión
alt+ctrl+E cambiar a la vista Esquema
alt+ctrl+N cambiar a la vista Normal
alt+ctrl+I activar o desactivar la Vista preliminar
alt+ctrl+O insertar nota al pie
alt+ctrl+C insertar símbolo de copyright ©
alt+ctrl+R insertar símbolo de marca registrada ®
alt+ctrl+T insertar símbolo de marca comercial ™
ctrl+N aplicar negrita al texto seleccionado o
activar negrita
ctrl+K aplicar cursiva al texto seleccionado o
activar cursiva
ctrl+S aplicar subrayado al texto seleccionado
ctrl+C copiar
ctrl+X cortar
ctrl+V pegar
ctrl+Z deshacer última acción
ctrl+Y rehacer última acción
ctrl+U crear un nuevo documento
ctrl+A abrir un documento
ctrl+R cerrar un documento
ctrl+G guardar
ctrl+B buscar
ctrl+L reemplazar
ctrl+P imprimir
ctrl+T centrar un párrafo
ctrl+J doble justificado de un párrafo
ctrl+Q justificar un párrafo a la izquierda
ctrl+D justificar un párrafo a la derecha
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ctrl+H o ctrl+tabulador tabular un párrafo a la
izquierda
ctrl+1 definir un interlineado simple
ctrl+2 definir un interlineado doble
ctrl+5 definir un interlineado de 1,5 líneas
ctrl+0 agregar o suprimir espacios antes de un
párrafo
ctrl+borrar eliminar una palabra hacia la izquierda
ctrl+suprimir eliminar una palabra hacia la derecha
ctrl+intro insertar un salto de página
shift+intro insertar un salto de línea
ctrl+F4 cerrar la ventana activa
ctrl+F12 mostrar el cuadro de dialogo Abrir
ctrl+< disminuir el tamaño de la fuente
ctrl+shift+> aumentar el tamaño de la fuente
ctrl+shift+flechas seleccionar hasta el final de una
palabra
ctrl+alt+punto insertar puntos suspensivos
ctrl+shift+U o shift+F3 cambiar las letras a ma-
yúsculas o minúsculas
ctrl+shift+L aplicar versalitas
ctrl+shift+R quitar tabulación de un párrafo
ctrl+ shift+I aplicar lista con viñetas
shift+flecha derecha seleccionar un caracter a la
derecha
shift+flecha izquierda seleccionar un caracter a
la izquierda
shift+fin seleccionar hasta el final de una línea
shift+inicio seleccionar desde el principio de una
línea
 PRÁCTICA DE CORRECCIÓN

Corregir textos es una actividad tan antigua que escribir; no obstante, su enseñan-
za y capacitación han quedado restringidas a la practica frotuita y con frecuencia
producto de la improvisación durante siglos, su enseñaje estaba confinado a las
imprentas sin ser propiamente un trabajo manual, con el desarrollo de las universi-
dades, las humanistas poco a poco empezaron a ubicarse como generadoras natu-
rales de los futuros correctores: aun que solo en el conocimiento del lenguaje
escrito no en la búsqueda de principios, técnicas, métodos y todo lo que le da ca-
racter a un profesionista.

El trabajo de corrección se quedó como un trabajo de paso sin vocación y iden-

tidad y aprovecharon las empresas editoriales, que respaldaron gustosos la desin-

formación reproduciendo como paradigma la excepción renacentista de la palabra

«estilo» y negaron la existencia de los correctores de estilo porque «nadie le corri-

ge el estilo a nadie» de esta manera, el antiguo corrigere monástico tuvo que ade-
cuar su nombre a todo tipo de ufemismos revisor, revisor, editorial, revisor, técnico,

revisor, de estilo etc.

con ellas la predicción derrotista de la desaparición del libro en papel. Con esta
En un ambiente dieciochesco , con esfuerzos aislados e incomunicados, el correc-
tor de estilo desarrollaba su trabajo cuando irrumpen las nuevas tecnologías y pre-
dicción fatalista, y sin identidad laboral, es natural que se generalizara la idea de
que la corrección también desaparece.

En la actualidad las publicaciones proliferan en un sentido contrario a su calidad, al

mismo tiempo que la demanda de las personas dedicadas a este trabajo se incre-
menta.

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 El campo editorial representa una alternativa laboral muy amplia; siendo la co-
rrección de estilo una oportunidad laboral real y concreta para la gente de cual-

quier disciplina, inclusive para profesores que lo hacen de manera esporádica el

trabajo y sienten la vocación para continuar en esta rama.

Los correctores en activo, entrenarlos de que el trabajo que desempeñan tiene

historia y siempre ha sido respetado y necesario, les permitirá encarar la dura reali-

dad a la que se enfrentan, al mismo tiempo que significa una estrategia más para
corregir las ideas erróneas que hay en torno a nuestro trabajo.

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