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Manual del Alumno

CURSO DE ASISTENTE DE APOYO


ADMINISTRATIVO

capacitacionyprogreso@gmail.com
www.capacitacionyprogreso.cl
Material de fuentes abiertas, conforme a normativa legal vigente
CURSO
BECAS LABORALES
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS

PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO DIARIO

Organización del área de trabajo

Cada herramienta de trabajo debe estar en su lugar ya que esto facilita el trabajo.
Mantener la oficina desorganizada aumenta errores, esfuerzo físico y se pierde tiempo
en buscar cada cosa.

Sugerencias que aplican a la mayoría de los trabajos

 Tener la superficie del escritorio ordenada.


 Tener el teléfono en el lado más cómodo para facilitar la toma de mensajes,
debe haber una libreta y bolígrafo cerca para tomar mensajes.
 Evaluar qué equipo se necesita en la superficie del escritorio.
 Mantener los materiales en su gaveta.
 La gaveta más cercana a la computadora debe ser para el papel con
membrete.
 Coloca la computadora en una esquina del escritorio para que la superficie del
mismo este más libre posible.

Hacer un plan de trabajo diario

Plan diario – Consiste en las tareas que se deben realizar.

E l asistente debe hacer un plan de trabajo diario al finalizar cada día. Para hacer
esto se consiguen libretas con títulos con Asuntos, Para hacer hoy y Pendientes.
También están las utilidades de la computadora como “Tasks to do” o el calendario
electrónico. Otras formas son las listas o crear un método personal. Se debe dejar
un tiempo para imprevistos que surjan.

Hábitos que ayudan a realizar un plan diario

 Puntualidad
 Comenzar a tiempo, no quedarse hablando con compañeros.
 Fijar prioridades
 Clasificar las tareas y establecer prioridades:
-Urgente: hay que hacerlo ahora. No puede esperar.
-Para hoy: se puede hacer en el día.
-Lo que puede esperar: puede hacerse en la semana.
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Cuando la asistente llega a la oficina

 Cotejar el plan diario.


 Dejar copia del plan diario en la oficina del ejecutivo.
 Cotejar el trabajo y sacar las tarjetas o documentos para ese día.
 Marcar las tareas que se realizan.
 Marcar las que necesitan seguimiento.
 Añadir otros asuntos nuevos.
 Cotejar si el ejecutivo trabajó hasta más tarde el día anterior y dejó
instrucciones.
 Revisar la máquina de facsímil para ver si se recibieron documentos.
 Escuchar los mensajes de la grabadora.
 Archivar documentos diariamente.

Sugerencias para adquirir buenos hábitos de trabajo

 Hacer el trabajo bien desde la primera vez.


 No dejar tareas inconclusas.
 Hacer las tareas más difíciles por la mañana.
 Dejar tiempo para reponer energía.
 Ambiental el área para trabajar con documentos confidenciales.
 Agrupar las tareas que se relacionen para evitar que se pierdan.

Sistemas de Recordatorios Manuales

Tarjetero – Consiste de tarjetas generalmente tamaño 3”x5, y guías rotuladas con los
meses y días del año. Se usa para anotar las actividades pendientes, fechas límites y
otra información para recordarle al asistente lo que debe hacer.

Archivo – Es un sistema de recordatorio manual que utiliza cartapacios. El proceso es


igual al del tarjetero excepto que permite colocar material relacionado con el tema.

Sistemas de Recordatorios Electrónicos

Calendarios electrónicos – Es una función de muchos programas para computadoras


que permite anotar las citas y actividades de la oficina.

Programas PIM – Algunas empresas tienen este tipo de programa para los ejecutivos.
Es un sistema integrado de base de datos con una función de calendario, que facilita
la planificación de compromisos y evita que estos conflijan.
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MODELO DE PLAN SEMANAL

Plan Semanal Fecha:_________________

Nombre: ____________________________________________________________________________

ACTIVIDADES
(Actividades necesarias Prioridad Tiempo Día
para hacer los objetivos) Necesario
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Date:

Time
Item Priority Needed Done Scheduled Events
□ 7:00
□ 7:15
□ 7:30
□ 7:45
□ 8:00
□ 8:15
□ 8:30
□ 8:45
□ 9:00
□ 9:15
□ 9:30
□ 9:45
□ 10:00
□ 10:15
□ 10:30
□ 10:45
□ 11:00
□ 11:15
□ 11:30
□ 11:45
□ 12:00
□ 12:15
□ 12:30
□ 12:45
□ 1:00
□ 1:15
□ 1:30
□ 1;45
□ 2:00
□ 2:15
□ 2:30
□ 2:45
□ 3:00
□ 3:15
□ 3:30
□ 3:45
4:00
4:15
Notes: 4:30
4:45
5:00
5:15
5:30
5:45
6:00

Evening
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EL ROL DE ANFRITRIÓN DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Atender Visitantes

La mayoría de las personas que visitan una compañía lo hacen en búsqueda de algún
servicio. Los visitantes que se reciben en una oficina los podemos clasificar en dos:
primero, visitantes con cita y segundo, visitantes sin cita.

Visitantes con citas

Ya tiene un tiempo separado en el calendario del ejecutivo, por lo tanto requiere de


menos tiempo de atención. Si no se le puede atender, ofrécele excusa y explicar.
Planificar si el cliente con cita tomo más tiempo del programado.

Visitantes sin cita

Debe conocer los procedimientos y las normas y reglas de la oficina y de la empresa.


Visitantes comunes:

 Superiores del ejecutivo.


 Compañeros de trabajo.
 Amigos íntimos del ejecutivo.
 Familiares.
 Vendedores y propagandista.
 Público en general (extranjeros, ancianos, deambulantes).

Otros visitantes sin cita:


 Pedir cortésmente que se identifique y explique el propósito.
 Conceder al visitante una cita para una fecha próxima.
 Si el asunto tiene urgencia, consultar al ejecutivo si entre una cita y otra
puede recibir al visitante.

La llegada del visitante

 Interrumpir el trabajo que está realizando y prestar todo su atención.


 Recibir al visitante con un saludo cordial.
 Si el asist. adm. está en el tel. debe sonreír al visitante y hacerle un gesto
invitándolo a sentarse.
 Identificarse ante el visitante.
 Anunciar al ejecutivo que el visitante ha llegado.
 Escoltar al visitante hasta la oficina del ejecutivo.
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La Estadía

 Invitar al visitante a sentarse.


 Ofrecer café o algo de tomar.
 Proveer material de lectura.

La despedida

El asistente administrativo puede escoltarla hasta la salida y despedirse cortésmente.


El oficial de seguridad o la recepcionista se comunica con la persona con quién el
visitante tiene cita. El empleado con quién el visitante tiene la cita lo recibe y los
escolta hasta la oficina.

Calendario de Citas

El asistente es responsable de mantener el calendario de citas del ejecutivo. El


calendario se incluye: las citas personales con clientes que tiene el ejecutivo,
reuniones de comités a juntas, fechas límites para entrega de documentos y viajes.

Cancelar citas

Suceden situaciones imprevistas que afectan el calendario de citas del ejecutivo. Debe
notificarse a los clientes citados mediante llamada telefónica si el tiempo lo permite.
El asistente debe tener alternativas disponibles para ofrecer al cliente y asi coordinar
la nueva cita. De igual forma, sucede en ocasiones, que el cliente llama para
cancelar una cita y coordinar para una futura ocasión.

Calendario Electrónica

Estos programas de computadoras que ayudan a evitar conflicto en horas y duplicidad


de citas para un mismo día. Cuando se individualizan previamente los programas,
estos permiten seleccionar un salón de reuniones, cotejar la hora disponible de todos
los participantes y enviar una notificación automática a cada buzón electrónico sobre
el día, hora y lugar de la reunión o compromiso.

Atender clientes por teléfono

Contesta la llamada con amabilidad, eficiencia, interés en ayudar y conocimiento, sino


que puede comunicar también todo lo contrario.
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Contestar llamadas

 Contestar el teléfono antes del tercer timbre


 Hablar con voz clara y suave, el tono no debe ser ni alta, ni muy bajo.
 Utilizar un saludo cordial y respetuoso.
 Tener a mano libreta y lápiz para anotar los mensajes.
 No comer o mascar chicles.
 Terminar cualquier conversación que se hubiera comenzado antes de
contestar el teléfono.
 Saludar cortés y brevemente.
 Identificar la persona que habla.
 Escuchar atentamente lo que el interlocutor tiene que decirnos.
 Tomar notas del mensaje.
 Si la llamada es para otra persona, transferirla.
 Si la llamada es importante y el ejecutivo no está, transferirlo a otra
persona en la empresa.
 Despedirse cortésmente.
 Colgar suavemente el aparato telefónico.

Tomar mensajes telefónicos

 Nombre completo de la persona que llama.


 Nombre de la empresa que la persona que llama representa.
 Fecha y hora de la llamada.
 Número de teléfono(s) de quién llama.
 Mensaje (debe ser breve, con detalles y la acción por tomar).
 Firmar o iniciales de la persona que tomó el mensaje.

Transferir la llamada

 Informar a la persona que llamo que se le va a transferir a otra persona y


explicarle por que se le va a transferir. Darle el nombre de la otra persona,
y la extensión o número de teléfono al cual se va a transferir la llamada.
 Asegurarse de que la persona a quien se va a transferir la llamada está
disponible para atenderla y que puede ayudar a quien llama.
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Mantener clientes en línea de espera

 Conocer bien el procedimiento que debe seguir para dejar una llamada de
espera (‘hold”) y así evitar que se interrumpa.
 Obtener consentimiento de la persona que está al teléfono para dejarlo en
espera.

 Dar a la persona que llama un estimado del tiempo que tendrá que esperar.
 Si la persona optó por esperar en línea, debe oprimirse el botón de espera
(“hold”) para evitar que la persona escuche lo que pasa en la oficina.
 Si la persona prefiere que se le llame más tarde, el asistente debe
asegurarse de anotar el número de teléfono correcto y contestarle lo antes
posible.

Contestador Automático (Voice Mail)

 El saludo/mensaje que va a escuchar el que llama debe hacerse en un tono


de voz claro y agradable.
 El asistente debe identificar la empresa e identificarse en la grabación.
 Los instrucciones que se ofrecen en el saludo/mensaje deben incluir el
nombre y teléfono.
 El saludo/mensaje debe cambiarse periódicamente para que se ajuste a
situaciones particulares.

Otras consideraciones

 Mantener un directorio con los números telefónicos y nombres de los


clientes más frecuentes.
 No utilizar el teléfono para originar llamadas telefónicas personales.
 No informar el número de teléfono de amigos y familiares para que le
llamen en horas laborales.
 Hacer un registro de las llamadas de larga distancia que se originan.
Cotejar éstas con la factura cuando llegue.
 Si usa el contestador electrónico, verificar los mensajes y contestarlas lo
antes posible.
 Utilizar la memoria de los equipos telefónicos modernos y grabar los
números más utilizados.
 No utilizar palabras que denoten demasiada confianza como “sí, mi amor”
“gracias, corazón” etc.
 Usar un tono respetuoso: “Usted desea que el lo llame?”
 Evitar el tuteo.
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AM
CALL For: ________________________________ Date:______________ Time:_______ PM

M___________________________________________________________________________

Of Telephoned

Phone Returned Your Call


area code number extension
PHONE

Fax # Please Call

Message: Will Call Again

Came to see you

Wants to see you


Signed

AM
CALL

For: ________________________________ Date:______________ Time:_______ PM

M___________________________________________________________________________

Of Telephoned

Phone Returned Your Call


area code number extension
PHONE

Fax # Please Call

Message: Will Call Again

Came to see you

Wants to see you


Signed
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APPOINTMENTS FOR APPOINTMENTS FOR

Monday, June 11, 2007 Tuesday, June 12, 2007

TIME ENGAGEMENTS TIME ENGAGEMENTS

9:00 9:00

9:30 9:30

10:00 10:00

10:30 10:30

11:00 11:00

11:30 11:30

12:00 12:00

12:30 12:30

1:00 1:00

1:30 1:30

2:00 2:00

2:30 2:30

3:00 3:00

3:30 3:30

4:00 4:00

4:30 4:30
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REGISTER OF OFFICE VISITORS

Person Person
Date Time Name and Afiliation Asked For Seen Purpose of the Call
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COSAS QUE NOS HACEN PERDER EL TIEMPO

1. Teléfono

2. Interrupciones entre el jefe y la secretaria.

3. Socializando con compañeros de trabajo.

4. Esperando por trabajo.

5. Esperando por otros.

6. Trabajar con información incompleta.

7. Instrucciones pobres

8. Rehacer documentos debido a errores u

omisiones.

9. Pérdida de información.

10. Fallar en delegar.

11. Equipo dañado.

12. Falta de Herramientas apropiadas.

13. Poner fechas límites que no están claras.

14. Dejar las cosas para luego (Procrastinar).


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RESPONSIBILIDADES FINANCIERAS

Servicios bancarios

Cuenta corriente – Servicio que cualquier individuo puede utilizar si cumple los

requisitos exigidos por las instituciones bancarias.

Efectuar pagos con dinero de la cuenta corriente.

Se registran las firmas de las personas.

Sirven como evidencia en caso de reclamos.

Partes del Cheque

Fecha

Receptor

Cantidad del Cheque

Propósito

Firma

Talonario

Endoso

Depósitos – Transacción Financiera mediante la cual se lleva dinero al banco para

sumar a las cuentas corrientes, cuentas de ahorro o a inversiones

Cuentas de Ahorro – Se utilizan para conservar su dinero durante algún tiempo y

obtener sus intereses. Algunas entidades ofrecen diferentes incentivos.

Tarjetas de crédito – La entidad financiera asigna una cantidad máxima de dinero que

puede cargarse a la tarjeta. Las compras que se realizan reducen el límite de crédito.
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U
na de las tareas del asistente administrativo es servir de apoyo al ejecutivo

en actividades financieras, tanto en transacciones bancarias como en la

preparación de documentos financieros. Realizar tareas depende del

tamaño de la empresa, de la estructura organizativa, de si las tareas es parte de tus

responsabilidades e incluso del grado de confianza que tenga el ejecutivo en ti.

Algunas agencias tienen departamentos que se dedican a los asuntos financieros.

MODELO DE UN CHEQUE

1 3
2

TECNO-MILANMAR, INC.
Avenida Central 487 345
Ponce, PR 00732-1487
4 Fecha:

PÁGUESE A Juan Lugo-Ríos


LA ORDEN DE

5 Trescientos setenta y cinco con 25/100 $ 375.25

BANCO DEL SUR


Sucursal de Ponce
Ponce, PR 00731
6 Concepto
100751270 : 1234567890

8
7 9
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PARTES DE UN CHEQUE

1. Compañía que emite el cheque.

2. Fecha en que se prepara el cheque.

3. Número de cheque.

4. Persona a quien corresponde el cheque.

5. Descripción de la cantidad del cheque. Se escribe en palabras.

6. Institución financiera que avala el cheque.

7. Descripción del concepto o el propósito para emitir el cheque.

8. Número de cuenta de la compañía para que la institución financiera pueda

identificarla.

9. Cantidad por la cual se emite el cheque. Se escribe en forma numérica y la

cifra se escribe cercana al rayado para que no alteren la cantidad.


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ARREGLOS DE REUNIONES FORMALES E INFORMALES

Preparativos antes de la reunión

Separar antes de la reunión en el calendario personal y en el del ejecutivo.


Enviar la convocatoria o notificación.
Notificar a los miembros del grupo o comité la fecha, hora y lugar de la
reunión.
Tanto la notificación como la confirmación pueden hacerse por teléfono, a
través de un memorando o un mensaje por correo.

Preparar la agenda

Una agenda es una lista de los asuntos que van a tratarse en la reunión y
el orden en el cual se van a discutir.
Una sugerencia es enviar la agenda junto con la convocatoria o invitación
para la reunión, así los miembros tienen conocimiento de los asuntos que
van a tratarse.

Información que se incluye en la agenda

El nombre del grupo o comité.


La fecha
Hora de la reunión.
Lugar donde se llevara a cabo.
Los asuntos a discutirse y hora en que se comenzará cada asunto.

Reservar el lugar de reunión


Es importante que al hacer la reservación se indique:

La fecha
La hora en que utilizara el salón (añada 30 minutos antes y 30 minutos
después de la hora de comienzo para la preparación del salón).
El nombre del comité o grupo que se reunirá.
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MODELO DE AGENDA

ORDEN DEL DÍA


Reunión Mensual de Personal Directivo Y De Verdad
18 de junio de 2007, 08:30 horas

08:30 – 08:53 ……………………………… Saludo del Presidente


08:35 – 09:15 ……………………………… Informe del Gerente de Mercadeo

09:15 – 09:45 ……………………………… Informe del Gerente de Compras

09:45 – 10:15 ……………………………… Informe del Gerente de contabilidad

10:15 – 10:30 ……………………………… Receso

10:30 – 11:00 ……………………………… Informe de la Gerente de Recursos


Humanos

11:00 – 11:45 ……………………………… Intercambio


11:45 – 12:00 ……………………………… Resumen y clausura
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MODELO DE ACTA

ACTA
Reunión De Personal Directivo Y Ventas
Acta 003

Fecha y hora: 20 de junio de 2007 de 08:30 a 12:30 horas

Lugar: Sala de Conferencias A-15

Preside: José R. Ballesteros, Presidente

Presentes: Álida Suris Alameda, Gerardo Salazar R, Elías Romero Dueños,


Juan Carlos Pimentel T, Rolando Biteri Andrade, vendedores (todos).

Ausentes: Ninguno

Excusados: Marcos Lugo Ortiz

Informes: Presidente
Gerente de Mercadeo
Gerente de compras
Gerente de contabilidad
Gerente de Recursos Humanos

Acuerdos: Reunión Personal Directivo (miércoles próximo)


Plan de Promoción Estratégica (jueves próximo)
Contratación de Recursos: un vendedor y una secretaria

Asuntos Pendientes: Cada gerente debe presentar por escrito un plan de desarrollo
para los próximos tres años, en un plazo máximo de tres
semanas.

Próxima reunión: 28 de junio de 2007.

Clausura: 12:30 horas

________________________________ ________________________________
Presidente Secretario
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MODELO DE MINUTA

MINUTAS
(Nombre de la entidad u organismo)

Presidente:

Fecha, Hora y Lugar:

Miembros:
Presentes
Ausentes
Excusados

Acta Anterior

Correcciones:

Informes:
a) Presidente

b) Tesorero

c) Comités regulares

d) Comités especiales

Asuntos pendientes:

Asuntos nuevos:

Próxima reunión:

Clausura

Secretario
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PREPARACIÓN DEL RESUME

L
a preparación del resume u hoja de vida (currículum vitae) es una tarea
sencilla. El resume contiene la preparación académica, la experiencia del
trabajo, destrezas y habilidades y los logros alcanzados. Es la forma que tiene
el aspirante para vender sus conocimientos y de competir con otros aspirantes
disponibles para la posición. Debe ser a maquinilla o computadora. Muchos
programas de computadoras traen formatos de resume listos para actualizarse.

Al preparar el resume se deben tomar en consideración los siguientes detalles:

Siempre prepararse a máquina o en computadora.


Nunca hacerlo a manuscrito.
No incluir información falsa.
Someterlo en original o en copias de buena calidad.
No debe tener errores mecanográficos, manchas de tinta ni tachaduras.
No debe ser tan extenso. Se recomienda que no pase de dos paginas.
Solamente debe contener aquellos datos que puedan resultar de interés
para el futuro patrono.
Resaltar las habilidades y destrezas que pueden ayudar a lograr el empleo.
No debe hacer referencias a preferencias políticas ni a credos religiosos.

Partes del Resume

Titulo: La palabra resume se usa de titulo para identificar el documento. Se escribe a


letra mayúscula sólida, centrado y a una pulgada del borde superior del papel. Todos
los títulos de las partes especiales del resume se escriben en mayúsculas solidas,
comenzando al margen izquierdo.

Información personal: Se incluye el nombre completo, la dirección y el teléfono.

Objetivo: Se resume en una oración que expresa la razón que motiva a solicitar y la
posición que se solicita.

Preparación Académica: Debajo de ese título se escriben los subtítulos: universitaria,


tecnológica y superior. Los estudios secundarios solo se incluyen cuando no haya
estudios tecnológicos ni universitarios. Cuando se han cursado estudios de posgrado,
también puede omitirse los secundarios. Al referirse a cualquier nivel de estudios,
debe incluirse el nombre y una descripción de cada curso, la duración, la institución,
la ciudad y la fecha (mes y año).
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Experiencia: Se detalla la experiencia, comenzando con el empleo más reciente. Para


cada caso se indica el nombre de la empresa, la posición que se ocupó y el tiempo
de servicio, así como las tareas realizadas.

Reconocimientos: Se indica el nombre de la distinción, la entidad que lo otorgó, la


ciudad y la fecha.

Referencias: Debajo se escriben los subtítulos: “de trabajo y personales”. Las


referencias de trabajo deben incluir el nombre de la empresa, el nombre del
supervisor, la posición que ocupó, la dirección de la empresa y el número de teléfono.
Deben incluir el título académico o de cortesía, el nombre y apellidos, el número de
teléfono y la dirección. Otra modalidad en esta sección es incluir una nota que
indique que las referencias se tienen disponibles y que se suplirán si se solicitan. Si
el aspirante utiliza este estilo, debe tener las referencias en una hoja de papel
separada para suplirlas cuando se las soliciten. También se pueden señalar como un
anexo.

CARTA DE PRESENTACIÓN

L
a carta de presentación debe acompañar el resume. La misma se dirige a la
empresa o al anunciante de la oferta de empleo. Su propósito es resumir
datos que destaquen al aspirante y motiven al patrono a leer el resume. Se
debe redactar en un tono formal y debe llamar la atención sobre los aspectos que
solicita el patrono en el anuncio de la oferta de empleo.

FUENTES DE EMPLEO

Las diferentes fuentes de empleo son:

Periódicos: Una primera opción es buscar en los clasificados de los periódicos del
país. Estos pueden ser rotulados o ciegos. Los rotulados incluyen el nombre y la
dirección de la empresa que busca candidatos. Los ciegos no incluyen el nombre de
la empresa. Algunos incluyen número de teléfono. Este tipo de anuncio incluye
información que no se puede verificar.
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Agencias gubernamentales: Las agencias de empleo del gobierno, como el


Departamento del Trabajo, son fuentes de empleo para ocupar posiciones en las
empresas gubernamentales y privadas del país. Esta agencia, por lo regular da
seguimiento a los solicitantes o les orienta para que pasen por la oficina y vean las
ofertas de empleo que aparecen en los tablones de anuncios.

Agencias privadas: Proveen personal capacitado a empresas que así lo solicitan.


Proveen personal temporero y permanente. El personal temporero lo solicitan las
empresas cuando tienen temporadas de mucho trabajo o por motivo de vacaciones o
enfermedad de los empleados. Un beneficio es que muchas agencias ofrecen
adiestramiento en tecnologías diferentes.

Programas educativos: La escuela, colegio o universidad en la que estudió es otra


fuente de empleo que puede consultarse. Por lo general a los maestros se les
informa de vacantes que surgen y estas sirven de conexión para informar sobre
empleos a sus alumnos.

Otras fuentes de información pueden ser los amigos, familiares, vecinos y tablones de
edictos en las distintas agencias. El Internet ayuda también en la búsqueda de
empleo. Otra alternativa con buenos resultados en la búsqueda directa en las mismas
empresas.

SOLICITUD DE EMPLEO

La solicitud de empleo es un formulario que resume la información personal,


preparación académica, experiencia y referencias de una empresa. La solicitud de
empleo debe acompañarse de un resume.

Sugerencias al llenar la solicitud de empleo:

Si consigue una copia de la solicitud de empleo antes de ir a la entrevista,


debe llenarla a máquina o a tinta azul o negra. Tinta roja no es aceptable.
Escribe oraciones completas y no dejes espacios en blanco, en las que no
tengas contestación escribe un guion o la frase No Aplica (N/A).
Evita tachaduras, borrones y cualquier otra marca que pueda causar mala
impresión.
Firma la solicitud.
Escribe la fecha en el lugar indicado.
Escribe información completa y cierta.
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Modelo de Resume

RESUME

INFORMACIÓN PERSONAL:
Nombre: Laura Vanessa Lemus
Dirección: Urb. Arenas Blancas, Calle 10 D 6, San Juan, PR 00926
Teléfono: (787) 754-7685

OBJETIVO:
Ocupar una posición de asistente administrativa en la cual pueda aplicar los conocimientos adquiridos
en este campo, aprender nuevas técnicas y equipos y relacionarme con el público.

PREPARACIÓN ACADÉMICA:
Tecnológicos: Instituto Técnico Superior, Técnico de Records Médicos
Caguas, Puerto Rico, mayo de 1999.
Secundarios: Escuela Superior Juan García Méndez, Diploma, mayo de 1998.
Otros estudios: Adiestramiento en Windows 98, 40 horas, Instituto Técnico
Superior, Caguas, verano de 1999.

EXPERIENCIA:
Compañía de Exportadores Globales, Zona Industrial, Planta 5,
teléfono: (787) 765-2658, San Juan, PR 00901.
Recepcionista y trabajo general de oficina, desde mayo de 1999 hasta la fecha.
Tareas: Recibir al público, recibir y contestar llamadas telefónicas, enviar y recibir
facsímiles, realizar trabajo general de oficina.

RECONOCIMIENTOS:
La mejor recepcionista durante el mes de julio. Compañía de Exportadores
Globales, San Juan, julio de 1999.

REFERENCIAS:
De trabajo: Compañía de Exportadores Globales, Sr. Esteban Pérez Reina, Gerente General,
Zona Industrial, Planta 5, San Juan, PR 00901; teléfono (787) 765-2658.

Personal: Sr. Jorge Alberto Ruiz, Profesor, Instituto Técnico Superior, Calle Celts
Aguilera 125, Caguas, PR 00725; teléfono (787) 746-6868.
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Modelo de Carta de Presentación

San Juan, Puerto Rico ______ de enero del 200_

Sr. Alejandro Cortés Montaño


Director de Recursos Humanos
Servicios Médicos en el Hogar
Apartado 3256
San Juan, PR 00926

Estimado señor Cortés:

Me entere por los clasificados de El Nuevo Día del 2 de enero de 200_, que en su
empresa se encuentra vacante el puesto de Secretaria Médica.

Le adjunto mi resume en el que podrá constatar mi preparación académica en uno de


los colegios más prestigiosos de nuestro país y mi experiencia laboral en dos
empresas importantes de esta capital. En una de ellas fui seleccionada recepcionista
del mes.

Estaré muy agradecida si me concede una entrevista para dialogar sobre las
cualificaciones que poseo para la posición. Tendré mucho gusto en asistir a la
entrevista en el día y a la hora más conveniente para usted. Mi número de teléfono
es el (787) 754-7685.

Muy atentamente

Laura Vanessa Lemus

Anexo: Resume
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ENTREVISTA

En el portafolio profesional debes tener:

 Por lo menos dos copias del resume y de la


carta de presentación.
 Copia de la transcripción de créditos de los
estudios formales y certificados de
adiestramiento que has asistido.
 Copias de cartas de recomendación, si tienen
disponibles.
 Listas de referencias por si las solicitan.
 Certificado de buena conducta.
 Copia de cartas de reconocimiento y otros
logros.
 Copia de la solicitud de empleo, si ya la llenó
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PREGUNTAS QUE TE PUEDEN SURGIR


DURANTE LA ENTREVISTA

1. ¿Qué conoces sobre nuestra empresa?


2. ¿Qué tareas realizaste en tu antiguo empleo?
3. ¿Por qué dejaste tu antiguo empleo?
4. ¿Cuáles son tus metas a corto y a largo plazo?
5. ¿Estás dispuesto a viajar y a trabajar horas
extras?
6. ¿Cuál ha sido tu mayor logro?
7. ¿Qué me podrías decir de ti?
8. ¿Has hecho este trabajo anteriormente?
9. ¿Cuáles han sido tus experiencias de trabajo?
10. ¿Por qué quieres trabajar aquí?
11. ¿Qué clase de herramientas o equipo sabes
manejar?
12. ¿Cuál es tu mejor cualidad?
13. ¿Cuál es tu mayor defecto?

PREGUNTAS QUE PUEDES HACER


DURANTE LA ENTREVISTA
 ¿Qué deberes tiene la posición?
 ¿Qué beneficios existen para los empleados?
 ¿Existen oportunidades de progreso?
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DURANTE LA ENTREVISTA

1. Espera para sentarte hasta que te inviten a hacerlo.


2. Abstente de fumar o de usar goma de mascar.
3. Mantén tu voz bien modulada.
4. Mira directamente al entrevistador cuando le hables o
escuches.
5. Controla tus hábitos nerviosos y mantén buena postura.
6. Abstente de hablar demasiado o muy poco.
7. Evita interrumpir al entrevistador.
8. Muéstrate agradable con todo el que te encuentres en la
oficina.
9. Escucha al entrevistador y responde completamente a
todos los aspectos de la pregunta.
10. Muéstrate positivo. No critiques tu escuela, profesores,
anteriores empleadores, o actuales compañeros.
11. Dile por qué te gusta esa organización.
12. Recuerda que te empleará una persona, no una
organización. La entrevista es tu oportunidad para ganar el
respeto de esa persona.
13. Determina lo que pasará próximo. ¿Habrá otra entrevista?
¿Está tu record completo? ¿Cuándo esperas saber los
resultados de esta entrevista?
14. Al final de la entrevista, agradece al entrevistador por su
tiempo y consideración. También, agradece a la
recepcionista cuando vayas saliendo.
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS

EL DIA DE LA ENTREVISTA
 Viste apropiadamente
 Haz ejercicio de relajamiento y
respiración mientras esperas tu turno.
 Llega a tiempo a la entrevista.
 Lleva los documentos necesarios y una
libreta para hacer cualquier tipo de anotación.
 Causa buena impresión, muestra
confianza y seguridad en ti mismo.
Evita sonar arrogante o exigente.
 Saluda Cortésmente
 Ten presente que tienes una preparación académica y
experiencia que ofrecer (enfatiza tus cualidades)
 Mira directamente al entrevistador
 Siéntate derecho pero cómodamente
 Mantente alerta
 Haz preguntas sobre la empresa
 Pregunta cuando no hayas entendido
 Evita mencionar asuntos personales
 Aprovecha la oportunidad que pueda surgir para
dialogar sobre un tema en el cual estés bien versado.
 No hables mal de tus maestros, de tus patronos
anteriores ni de nadie que conozcas.
 Al terminar la entrevista agradece al entrevistador por
el tiempo brindado.
 Cuando empieces en un nuevo empleo, debes evitar
dar la impresión de ser un “sábelo todo”
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS

LOS DIEZ ERRORES MÁS


FRECUENTES EN LA ENTREVISTA

1. Llegar tarde
2. Llegar demasiado temprano
3. Vestir inadecuadamente
4. Saludo inapropiado
5. Ausencia de vitalidad y optimismo
6. Desconocer sus puntos fuertes
7. Fumar
8. Mirar la hora
9. Perder el Control
10. No dar las gracias
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS

¿CÓMO CAUSAR BUENA IMPRESIÓN


EN LA ENTREVISTA?

1. Actúa con serenidad y


confianza en ti mismo.
2. Saluda al entrevistador y
llámalo por su apellido.
3. Habla con claridad y
en forma positiva.
4. Concentra la atención en tus puntos fuertes.
5. Se buen oyente, pero no vaciles en hacer
preguntas cuando sea necesario.
6. Evita dar la impresión de que sólo estás
interesado en el salario que te han de pagar.
7. Asegúrate de que entiendes si te van a emplear
o si van a darle más consideración al asunto.
8. Cuando consideres que la entrevista ha
terminado, no la prolongues indebidamente.
9. Agradece al patrono el haberte concedido la
entrevista.
PLANIFICACION DEL TRABAJO
DIARIO
Planificación del Trabajo Diario
1. Conlleva una evaluación continua.
2. Es la clave del éxito para el asistente administrativo
3. El profesional de oficina debe organizar el trabajo
para hacer buen uso del tiempo y garantizar
eficiencia y efectividad en la realización de las
tareas, así economiza esfuerzo y logra mayor
productividad.
4. Conocer el trabajo
5. Adquirir buenos hábitos de trabajo
Continuación…
Planificación del Trabajo
El Plan Diario consiste de las tareas que se deben
realizar durante un día en particular, siempre se debe
proveer tiempo para las situaciones imprevistas que
puedan surgir. Algunos hábitos que ayudan en la
realización del plan diario de trabajo son:
 Puntualidad
 Comenzar a tiempo
 Clasificar las tareas y establecer prioridades
 Hacer un Plan diario de trabajo
Organización del Area del Trabajo
El área de trabajo inmediata del asistente
administrativo es su escritorio, por lo cual debe
estar organizado de acuerdo con el trabajo que
realiza y la frecuencia con la que lleva a cabo sus
actividades.

 Mantener la superficie del escritorio


ordenada.
 Mantener el teléfono en el lado del
escritorio que le resulte más cómodo
para facilitar la toma de mensajes.
Continuación…

Evaluar cuidadosamente qué equipos, bandejas,

organizadores verticales, y otros se necesitan.

Mantener en orden los materiales dentro de las gavetas.

Usar gavetas más cercanas a la computadora o máquina de

escribir para mantener el papel con membrete, papel

para segunda hoja, sobres y otros materiales, si el

escritorio tiene gavetas a ambos lados.

Colocar la computadora en una esquina del escritorio para

dejar la superficie del


Profa. Nildamismo
Santiago lo más libre posible 5
Puntos a Considerar

Puntualidad – Se debe llegar al


trabajo a tiempo o antes de la hora
indicada. Es un compromiso que debe
cumplir todo empleado. Así hará uso
correcto del tiempo y completará las
tareas asignadas.
Continuación…
PUNTOS A CONSIDERAR
Comenzar a tiempo – Cuando se
llega al trabajo hay que empezar a
trabajar. El personal no debe ir a
maquillarse, hablar con los
compañeros sobre la novela, las
noticias, desayunar, leer el
períodico, etc. Ya que hay ocasiones
que tardan casi una hora en
comenzar a trabajar
Continuación…

Clasificar las Tareas


Las tareas de oficina pueden ser
clasificadas entre:

lo que es urgente
lo que es para hoy
lo que puede esperar
Continuación…
PUNTOS A CONSIDERAR

.
Lo que es urgente – es que no puede esperar, hay
que hacerlo ahora. Contestar una llamada
telefónica, enviar un fax, atender un visitante, etc.
Lo que es para hoy – puede hacerse durante la
mañana o la tarde del día. (concertar una cita)
Lo que puede esperar – puede hacerse cualquier
otro día de la semana (archivar)
Continuación…
Clasificar las Tareas
También se pueden clasificar como:
•Tarea de rutina – toman menos tiempo, pues se
realizan con más frecuencia.
•Tarea asignada – son las que da el ejecutivo y
surgen de situaciones específicas. Vienen con
instrucciones especiales y hay que realizarlas en el
momento.
•Tarea original o creativa - son creadas por el
asistente administrativo para lograr su eficiencia y
realizarlas en menos tiempo.
Continuación…
Establecer Prioridades

Establecer prioridades permite


realizar las tareas más
importantes. Es importante
consultar con el ejecutivo para que
este autorice dichas prioridades.
Cuando se trabaja con más de un
ejecutivo se deben realizar las
tareas de éste primero ya que es
el jefe inmediato. Sin embargo, es
importante consultar.
Continuación…
Hacer un Plan de Trabajo
Se realiza en los últimos minutos de la tarde anterior
o en el día de trabajo en los primeros minutos.
En las tiendas de materiales de oficina venden unas
libretas que se titulan “Para hacer hoy”
Cada hoja se identifica con la fecha del día y se
escriben los asuntos en orden de prioridad.
También se pueden clasificar las tareas pendientes.
Para hacer hoy

Cotejo Hora Actividad


Plan de Trabajo Electrónico
Continuación…
Al preparar el Plan Diario se debe considerar:

1. Al lado de cada tarea incluir el tiempo aproximado


que le tomará realizarla.
2. Cotejar los asuntos pendientes en el tarjetero y
anotarlos en la Hoja de Trabajo Diario.
3. Anotar en el calendario de escritorio los asuntos para
recordárselos al ejecutivo.
4. Comparar el calendario de su escritorio con el de su
jefe y reconciliarlo.
5. Cotejar los asuntos pendientes que tenga anotado en
su libreta y pasarlos al Plan Diario.
Continuación…
Al llegar a la oficina usted debe:

Cotejar el Plan Diario si lo dejó preparado o


prepararlo rapidamente.
Colocar en la oficina del ejecutivo copia de las
tareas que se realizarán ese día, si no las dejó.
Revisar los expedientes, los tarjeteros y las
libretas de notas.
Hacer anotaciones a las tareas que haya que
darle seguimiento.
Activar las computadoras, fotocopiadoras,
impresoras, fax
Continuación…
Al llegar a la oficina usted debe:

Localizar informes en los archivos.


Verificar si el ejecutivo trabajo hasta
tarde y dejó instrucciones para atender
algun asunto.
Archivar diariamente. Si lo hace
semanal, estar pendiente de colocar los
documentos por fechas, las más
reciente al frente.
EN RESUMEN
Las siguentes sugerencias ayudan a desarrollar buenos
hábitos que facilitan la realización del trabajo:
Hacer el trabajo bien desde la primera vez .
Acostumbrese a cotejar el trabajo en la pantalla antes de
imprimirlo o antes de sacar la copia de la maquinilla.
No dejar tareas inconclusas siempre que sea posible.
Sacar tiempo diariamente para planificar y organizar el
trabajo.
Concentrarse en la tarea que está realizando.
EN RESUMEN
Saber manejar las interrupciones.
Agrupar tareas relacionadas para evitar perder el
tiempo.
Asignar tiempo a cada tarea.
Adelantarse a situaciones que pueden ocurrir.
Hacer un plan flexible para manejar imprevistos.
Ambientar el área para poder trabajar con
documentos confidenciales o con tareas urgentes
especiales.
Fijar un recordatorio en un sitio visible para
aquellas tareas que hay que realizar en un ahora
expecífica.
EN RESUMEN
Minimizar las interrupciones de compañeros de
trabajo.
Evaluar las tareas que se realizan para verificar que no
haya duplicidad con otras tareas.
Preparar una lista de tareas que se realizarán cuando
haya tiempo como arreglar los archivos, organizar
tablillas, o gavetas.
Separar un espacio de tiempo en el día y hacer
llamadas telefónicas.
Delegar aquellas tareas que otras personas pueden
hacer.
Rotular e identificar cartapacios o sobres con acciones
que hay que tomar. “Para la firma” “Pendiente de leer”,
etc.
Y POR ÚLTIMO
Hacer la tarea cuando hay tiempo y
cuando es necesario hacerla, no
aplazarla hasta que no haya otra
alternativa.
Una buena imagen profesional es
un activo para el logro de
cualquier meta.