Auxiliar operativo

Introducción
Esta capacitación te ofrece las bases para desempeñarte como auxiliar operativo,
en cualquier tipo de industria para contribuir al logro de un equipo de trabajo.
Aprenderás a desempeñarte de forma organizada y correcta con la dinámica y la
disciplina que requieren las áreas operativas, así como las exigencias que requiere
la industria:

 Desarrollar habilidades de comunicación para dirigirte a tus compañeros

de trabajo.
 Organizar la información física y digital de la organización para consultarla
de manera rápida y oportuna.
 Formular un programa de trabajo donde describas las actividades que
realizarás en equipo junto a tus compañeros.
 Solucionar conflictos laborales interviniendo de manera oportuna para
llegar a un acuerdo, entre las partes involucradas.
 Identificar factores de riesgo en el área de trabajo para prevenir accidentes
laborales.

Nivel 01
Lección 01
Responsabilidad de marca
Conoce la importancia que tienes como auxiliar dentro de la organización para
construir una responsabilidad de marca.
Funciones de tu trabajo:
Supervisar las actividades de los colaboradores a tu cargo.
Integrarlos a tu equipo de trabajo siguiendo los códigos de ética.
Guiarlos con la misión y visión que es la ideología de la empresa.

Código de ética. Es la representación de las normas que rigen tu trabajo, estas

son el marco de referencia con el cual serás capaz de determinar si una acción es
correcta o incorrecta.
 Principios de conducta. Es tu responsabilidad supervisar que el personal a tu
cargo realice sus actividades, apegándose a las normas, leyes, reglamentos y
políticas vigentes, para lograrlo:

 Da el ejemplo, actúa de manera ética en todo momento y asegúrate que

tus acciones y palabras, sean congruentes entre sí.
 Trata de manera digna a todas las personas, asume las consecuencias de
tus decisiones.
 Deberás guiar las actividades de tus colaboradores y delegar
responsabilidades, también procura integrar las ideas que proponga tu
equipo, para impulsar el desempeño general y mejorar el ambiente laboral.
Al ser una pieza clave dentro de la empresa deberás:
Evaluar situaciones y tomar decisiones.

Tratar a los demás como esperas ser tratado y promover el desarrollo de tu

personal al buscar que logren su más alto nivel de desempeño.

Misión y visión. La misión y visión de una empresa es la razón del por qué existe,
los valores que practican y cómo quiere ser percibida.

 La misión te ayudará a medir si las estrategias que se están utilizando son

suficientes para alcanzar las metas de la empresa. Comunícala a todos
los colaboradores para clarificar el propósito y los objetivos principales de
la empresa.
 La visión promueve los valores que se practican en la empresa, da
dirección de comportamiento al colaborador e inspira en la realización de
sus actividades.

Estos elementos serán tu guía fundamental para establecer tus objetivos y planes
estratégicos.

Seguir el código de ética, la misión y visión te compromete a cumplir y hacer

cumplir los lineamientos de la organización, reflejando así su cultura.

Valores fundamentales que desempeñarás como líder en tu empresa

 Legalidad
 Honestidad
 Responsabilidad
 Confianza
  Respeto y tolerancia
 Compromiso
 Amor y pasión
 Lealtad

Normatividad operativa
Algunos elementos que contiene el reglamento interno en las empresas son:

 Horarios laborales de entrada y salida de personal.

 Sistemas de protección personal (uso del equipo de protección personal).
 Condiciones de seguridad para la prevención y protección contra algún
siniestro, por ejemplo; incendios o sismos).
 Manejo de residuos o sustancias peligrosas.
 Normas ambientales relacionadas con el trabajo que desempeñan.
 Manejo y responsabilidad del uso de equipos de cómputo o maquinarias.
 Señalamiento y avisos de seguridad.
 Normas de relaciones laborales.
 Tipos de contratación.
 Normas sobre igualdad de oportunidades.
 Sanciones que se aplican por incumplimiento del reglamento.

Premisas de comunicación

Una manera de mejorar la relación entre los colaboradores es llevar a cabo la

comunicación asertiva como premisa, ya que te permite integrar puntos de vista,
para llegar a soluciones y mejorar resultados.

Para llevar a cabo una correcta comunicación asertiva ten presentes los
siguientes criterios:

 Convence con sustento.

 Ten claro tu punto de vista.
 Sé tolerante.
 Reconoce cuando alguien más tiene la razón.
 Sé sincero.
 Sé profesional.
 Cuida tu lenguaje corporal.
 Reconoce tus errores.
 Protocolo de interacción interna
Desarrolla canales de comunicación entre los colaboradores desempeñando un
protocolo de interacción interna.

La comunicación interna debe ser estructurada e integral, además de promover

una interacción constante entre los miembros de la organización, a fin de lograr los
objetivos de manera competitiva.
Protocolo de comunicación:

 Monitorea el clima organizacional.

 Crea una atmósfera laboral agradable.
Formas de comunicación:

 Comunicación descendente.
 Comunicación ascendente.
 Comunicación horizontal.
Comunica al equipo de trabajo de manera sencilla:

 Objetivos
 Metas
 Planes de trabajo
 Procedimientos nuevos
 Cambios de estrategia
 Resultados

Nivel 02
Lección 01
Organización de la información
Agiliza los tiempos de consulta a través de una correcta organización de la
información.
Organización de carpetas

 Ordena los archivos por carpetas

 Crea carpetas por jerarquías, un buen parámetro es el tiempo.
  Registra los archivos mediante un código o un nombre de tres o más
números, letras o combinados.
 Registra los archivos en una tabla con el departamento y el código que
definiste para facilitar su consulta.
 Realiza otra tabla de registro que tenga los siguientes encabezados: área,
documento, descripción y fecha, así como medios de envío.
 Actualiza constantemente tu información.

Administración de la información
Construye una base de datos que te ayude a mantener una correcta
administración de la información.
Clasificación de la información

 Estática
 Dinámica
Creación de tabla de datos

 Determina el objetivo de la base de datos.

 Define los datos a almacenar.
 Identifica las preguntas que quieres responder.
 Divide la información.
 Guarda la información.
 Actualiza constantemente la base de datos.

Estructuración de informes y reportes

Presenta de manera estructurada la información de los resultados de la empresa
a través de un informe ejecutivo.

Para elaborar informes o reportes gerenciales dirigidos a los directivos de la

empresa, debes describir, explicar o informar la situación de la planta o plantas a tu
cargo.
Datos

Se comienza con la organización de los datos que puede variar según la

empresa, sin embargo los indispensables son:

 Fecha
 Destinatario
  Dirección
 Tu nombre, firma y el nombre de tu puesto
Estructura

 Introducción
 Desarrollo
 Conclusión
Redacción

 Escribe oraciones sencillas y evita los adjetivos

 Si vas a conectar oraciones, hazlo teniendo en cuenta la idea principal y
cuál se desprende de esta.
 Utiliza conectores que ayuden a unir tus ideas y por tanto tus párrafos.
 Evita duplicar la información, aunque cambies de palabras.
 No escribas frases como “Sigue los siguientes pasos”.
 Evita escribir como hablas.
 Utiliza los signos de puntuación para evitar problemas de comprensión.
 Piensa en tu receptor.

Proceso de solicitud de insumos y servicios

Aprende a realizar de manera eficiente el proceso de solicitud de insumos y
servicios.

 Planear y realizar un pronóstico de ventas.

 Seguir el flujo de compra.
 Distinguir los objetivos de la compra.
Planeación y pronóstico de ventas

 Tipo de producto, perecedero, no perecedero.

 Estadística de ventas de meses o años anteriores.
 Tipo de cliente.
 Competencia.
 Calidad y precio.
 Inflación.
Flujo de las compras

1. Elaborar la requisición.
2. Emisión de compra.
 3. Aprobación de la orden de compra.
4. Una vez autorizada la compra, se regresa al departamento de contabilidad
para que este contacte al proveedor y solicite el producto o servicio.
5. Seguimiento de la compra.
Objetivos del proceso de compra

 Establecer normas y políticas considerando las necesidades de la

empresa.
 Buscar las mejores ofertas.
 Informar de los avances tecnológicos y sistemas de compra que puedan
ayudar a ahorrar costos o mejorar la calidad de los productos.
 Reunir información sobre proveedores potenciales.
 Informar a tus superiores sobre los cambios que hagas en la elección de
productos que puedan tener un efecto en la producción u organización en
general.
 Vigilar que el personal de área de compras cumpla con las medidas de
higiene y seguridad.

Lección 02
Cómo formular un programa de trabajo y su seguimiento
Utiliza criterios y herramientas para la elaboración y seguimiento de un plan de
trabajo en equipos.
Construcción:

 Identifica las metas de la organización

 Establece objetivos
 Define el alcance del plan
 Realiza un planteamiento estratégico
 Especifica los equipos de trabajo
 Calendariza las actividades
 Determina cómo se medirá el avance
 Representa esta información

Diagrama de Gantt

 Auxíliate de una hoja de cálculo

 Reúne información
  Identifica las unidades mínimas de trabajo
 Ordena en el eje vertical
 Establece fechas
 Establece un código de colores
 Realiza un ajuste de los plazos
 Implementa el programa

Ponderación de tareas
Utiliza criterios y procedimientos para determinar prioridades a través de la
ponderación de tareas.
Orden de prioridad

 Urgente e importante
 No urgente e importante
 Urgente y no importante
 No urgente y no importante
Representación de prioridades

 Diagrama de Gantt
 Diagrama de PERT
 Matriz de Priorización
Diagrama de PERT

 Nodos
 Flechas
 Cálculo de tiempo
 Actividades

Trabajo en equipo
Utiliza técnicas y procedimientos para distribuir el trabajo en equipo.

A través del trabajo en equipo se combinan diferentes puntos de vista, se

identifican las oportunidades de crecimiento y se cumplen los objetivos de la
empresa.
Toma en cuenta:

 Identificación grupal
  Comunicación abierta
 Proceso productivo
 Bien común
 Retroalimentación
 Ambiente laboral
Considera:
o Objetivo claro
o Consenso
o Rotación de roles
o Evaluación
 Metas alcanzadas

Nivel 03
Lección 01
Identificación de factores de riesgo
Utiliza métodos cuantitativos para identificar factores de riesgo.

Los factores de riesgo son aquellas características o elementos que pueden

afectar tu salud o causar una lesión.
Análisis de riesgos

 Método ¿Qué ocurriría sí? O What if?

o Lista de preguntas
 Lista de comprobación o Check List
o Normas y estándares
o Inspecciones periódicas

Medidas de prevención
Divide las áreas de trabajo para evaluar los riesgos y tomar medidas de
prevención.
Etapas

 Identificación de riesgos por áreas de trabajo

o Identifica la actividad laboral que se realiza, el número y
características de las áreas de trabajo.
o Realiza un conteo de los colaboradores.
 o Infórmate sobre la estructura organizativa, identificando las
funciones y responsabilidades de cada puesto.
o Reconocer los procesos de producción, prácticas y los
procedimientos de organización existentes.
o Infórmate de la política, objetivo y metas preventivas que tiene la
organización.
 Evaluación de riesgos
o Reconoce las dificultades.
o Determinar las áreas de trabajo.
o Divide las áreas.
o Marca los factores de riesgo.
o Establece los tipos de riesgos que se presentan.
o Describe cada riesgo.
o Aplica un cuestionario a tus colaboradores.
 Planificación de medidas preventivas
o Incluir los medios necesarios.
o Asignar los recursos económicos.
o Define el plazo de tiempo.
o Prioriza actividades.
 Ejecución
o Instruye a tus colaboradores para aplicar el plan de prevención.
o Planifica las acciones a realizar en una emergencia y los
procedimientos para llevar la información a los colaboradores y
líderes de área.
o Vigila que se apliquen las medidas de prevención.
o Elabora documentación de los resultados de las medidas
preventivas.

Cómo aumentar la seguridad laboral

 Coloca en un lugar visible, los manuales de seguridad que apliquen a la

organización.
 Consulta las normas oficiales.

Protocolos y rutinas de verificación

Identifica el nivel de severidad del accidente y sigue los protocolos de acción en
caso de falla.
Revisa:
  Estado de equipos operativos y herramientas.
 Estado físico de las instalaciones y su limpieza.
 Estado del equipo de protección personal.
 Que los colaboradores ocupen adecuadamente el EPP.
 Estado de las rutas de evacuación y la red contra incendios.
 Que tus colaboradores realicen los procedimientos o prácticas de forma
segura.

Rutina de verificación

 Realiza periódicamente inventarios.

 Elabora una lista de comprobación.
 Realiza rondas periódicas.
 Realiza rondas periódicas para verificar el estado de las rutas de
evacuación y equipos de red contra incendios.
 Elabora un reporta con las observaciones.

Nivel 04
Lección 01
Protocolo de acción en caso de falla
Identifica el nivel de severidad del accidente y sigue los protocolos de acción en
caso de falla.
Niveles de accidente

 Nivel fatal
 Nivel grave
 Nivel Leve

Procedimiento para accidente nivel fatal y grave

1. Conserva la calma
2. Inicia un plan de emergencia
3. Evalúa y segura el área afectada
4. Asiste a él o los afectados
 5. Asegúrate que esté libre el paso para el personal de emergencia
6. Asigna a un colaborador representante
7. Realiza una reunión con tus colaboradores
8. Elabora un reporte

Procedimiento para nivel leve

1. Contacta al personal de seguridad de la organización

2. Asiste al colaborador en caso de ser necesario
3. Realiza una reunión con tus colaboradores
4. Elabora un reporte