INTRODUCCIÓN

El archivo central es un órgano importante dentro de las entidades, pues si bien

conserva documentos que han pasado su trámite, la frecuencia de consulta e
importancia de estos sigue siendo significativa. Es por esto, que se hace necesario
mantenerlo en buen estado, procurando la conservación y minimizando al máximo
el nivel de deterioro de la documentación.
Para lograr el anterior objetivo, se requiere tomar como primera medida la aplicación
de un diagnóstico integral de archivo, el cual tiene como finalidad identificar el
estado del depósito y la documentación, tomando como base una serie de variables
a analizar que permitirán concluir en cuanto a las condiciones en que se encuentra
el archivo, para finalmente proporcionar las medidas de mejora, corrección y control,
que sin son aplicadas, garantizan la conservación y preservación de los
documentos.
Una de las variables que se debe tener en cuenta a la hora de realizar el diagnostico,
es la administración del archivo. Se debe verificar que sea la correcta y que se esté
realizando de forma completa, esto implica como primera medida que la entidad
posea un personal capacitado y encargado de dirigir y controlar las actividades del
archivo.
Así mismo, se debe prestar atención a la estructura del depósito, lo cual implica
determinar las condiciones en la que se encuentran las instalaciones, la correcta
ubicación del terreno, la forma cómo se encuentra distribuido el archivo, la
verificación de los contenedores y unidades de almacenamiento, así como las
condiciones ambientales, de seguridad y mantenimiento.
Finalmente, se debe estudiar las características de la documentación, basado en el
almacenamiento, el estado de la estantería, la organización de los documentos y
las condiciones de preservación del archivo.
Una vez evaluadas las anteriores variables, el diagnostico logra llegar a su etapa
final y más importante, donde teniendo todos los factores implicados y el panorama
completo, se procede a brindar las respectivas medidas de corrección y mejora, que
sin son aplicadas de forma integral por las entidad, resultará en disponer de un
óptimo depósito de archivo, donde la documentación se caracterizara por su buen
estado, accesibilidad y preservación.
Objetivo General:

Evaluar las condiciones en las que se encuentra el archivo central de la Pastoral

Social de Ibagué, a través de las variables involucradas en la preservación,
mantenimiento y control, para así determinar su estado y tomar las respectivas
medidas de corrección y prevención.

Objetivos Específicos:

 Identificar los datos básicos del archivo, la entidad a la que pertenece, su

administración y los servicios que presta.

 Inspeccionar la infraestructura física del depósito, dada por la ubicación y los

aspectos estructurales, la capacidad de almacenamiento y distribución, los
contenedores y unidades de almacenamiento, la prevención de desastres,
así como la seguridad y mantenimiento, esto con el fin de determinar que
cumplan con los parámetros y medidas establecidas para la conservación de
los documentos.

 Conocer las características de la documentación, tales como la forma en la

que está organizada, lo que se almacena, y el estado de la preservación de
los documentos, con la intención de determinar si son las adecuadas para la
preservación de la documentación.

 Concluir sobre el estado del archivo, proporcionando las fortalezas,

amenazas, debilidades, y oportunidades evidenciadas.

 Realizar las recomendaciones pertinentes, aportando las medidas que se

deben implementar a través de los programas de conservación preventiva,
con el propósito de lograr un depósito óptimo para la conservación de los
archivos.
Administración del archivo

Según la Ley General de Archivo, articulo 16 los funcionarios administrativos,

pertenecientes a las entidades públicas, a cuya carga estén los archivos públicos,
tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad
de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su
organización y conservación, así como de la prestación de los servicios
archivísticos. (Congreso General de la Republica de Colombia, 2000)

Con respecto a lo anterior, se llevó a cabo una entrevista con el fin de recolectar
información sobre la administración del archivo, la Señora Adriana Lucía Ticora,
auxiliar administrativa, expresó que no le corresponde ser la administradora del
archivo, sin embargo, cuando se presenta la necesidad de realizar la búsqueda de
un documento es ella quien se encarga de esto.

Así mismo, la entidad no cuenta con un equipo de trabajo que realice las actividades
propias del área de Gestión Documental, por lo tanto, no se ve reflejado en el
organigrama.

Con respecto al presupuesto, no se tiene un estimado de cuánto es su valor anual.

Además, la entidad no cuenta con comités de archivo, un reglamento y manuales
en los que se establecen las funciones del responsable del depósito, y aspectos
relevantes de la Gestión Documental.
Por otro lado, el archivo no cuenta con tablas de valoración documental ni con tablas
de retención.
METODOLOGÍA DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

El diagnóstico integral de archivos se realizó según la normatividad archivística

establecida en el Archivo General de la Nación, se recolecto información por
observación directa, con registro fotográfico como apoyo a lo evaluado en el
depósito, datos de medición y de las condiciones en las que se encuentra, también
se realizó una valoración de las instalaciones físicas del archivo y de las zonas que
contienen material archivístico, tomando como base los lineamiento de la NTC 5029
de 2001 “Medición de archivos”.
La metodología aplicada al archivo central de la Pastoral Social de Ibagué, fue la
establecida en el documento ¨Pautas para el diagnóstico integral de archivo”,
documento propio del Archivo General de la Nación. En el cual se exponen todas
las condiciones y factores que se deben analizar dentro de un archivo para así
determinar su estado y las medidas correctivas, de prevención y mejora que se
deben implementar. Específicamente se usaron tres apartados del libro:
“Identificación”, “Infraestructura física del archivo” y “Características de la
documentación”.

Lo anterior, se implementó a través de las siguientes etapas:

Punto de partida

En este primer paso se identificó el problema a tratar y a solucionar, en este caso

se debía evaluar las condiciones del depósito del archivo central de la Pastoral
Social, con el fin de determinar cuál era su estado y así poder aplicar los correctivos
y mejoras.

Construcción del marco normativo

Ya teniendo identificado el problema a solucionar, se procedió a realizar una

consulta con el fin de contar con el conocimiento necesario para realizar el
diagnóstico.
Para lograr lo anterior, se consultaron las siguientes fuentes:
 “Pautas para el diagnóstico integral de archivos”: Este documento, fue la
principal fuente de consulta, pues contiene los puntos que se deben
implementar para lograr hacer un diagnóstico integral de archivo.

 Ley 594 del 2000: Esta es la ley general de archivos, su objetivo es establecer
las reglas y principios generales que regulan la función archivística del
Estado.
(Congreso General de la Republica de Colombia, 2000)
  Acuerdo 049 de 2000: al igual que el anterior, este también es un documento
del Archivo General de la Nación. En él se encuentran una serie de
condiciones para los edificios y locales destinados al archivo, con el objetivo
de que sean lo más adecuados para la conservación de la documentación.

 NTC 5029: Se refiere a la Norma Técnica Colombiana de medición de

archivos, creada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y
Certificación (ICONTEC). Contiene métodos para la medición de archivos
con documentación que se encuentre en soporte papel.

Diseño del diagnóstico

En esta etapa se plantean todos los elementos que se quieren evaluar. Para el
diagnóstico del archivo central de la Pastoral Social se creó este diseño en base a
los puntos A, B, y C del documento “Pautas para el diagnóstico integral de archivos”,
son estos tres, los que recopilan la información necesaria para planificar un
diagnóstico.
A continuación, se muestra el diseño del diagnóstico utilizado, basado en lo dicho
anteriormente:

A. Identificación
A.1 Datos del archivo.
A.2 Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo.
A.3 Administración del archivo
A.4 Servicios que presta el archivo

B. Infraestructura física del archivo

B.1 El edificio
B.2 El archivo
B.3 Instalaciones (depósitos)
B.4 Condiciones de prevención de desastres y mantenimiento

C. Características de la documentación
C.1 Almacenamiento
C.2 Aspectos archivísticos
C.3 Preservación documental
C.4 Documentación que se encuentra en otro deposito
C.5 Estado de conservación de la documentación
a. Principios estadísticos
b. Determinación de la muestra
c. Estado de conservación de los documentos
d. Determinación del deterioro de la documentación
Recolección de datos

En esta etapa se recogieron todos los datos requeridos para el diagnóstico, para
después procesarlos e interpretarlos.
Se analizaron 68 muestras de la documentación existente en el depósito de
archivo, el estado de conservación de esta, la organización de los documentos y el
nivel de los deterioros físicos (rasgaduras, perforaciones, manchas, faltantes,
presencia de adhesivo etc.), químicos (rotura y transparencia) y biológicos
(hongos, insectos, roedores y otros) así como la influencia de las condiciones
ambientales, además se evaluaron los procesos e instrumentos archivísticos.
Para el desarrollo de este punto se tuvieron en cuenta aspectos como:

Metros lineales de la documentación.

Para poder determinar este dato se utilizaron varias técnicas de medición,

tales como:

Medición de canto a filo.

Esta técnica es efectiva cuando los archivos se encuentran

ordenados por estanterías, carpetas y legajos debidamente organizados.

Implica tomar el ancho de todos los documentos y medirlos de un

extremo a otro. Para esto es importante que los documentos se encuentren
ubicados de tal forma que se puede llevar a cabo esta técnica.

Medición por cajas.

Cuando la documentación se encuentra en cajas de archivo, la

medición es bastante simple. Para llevarla a cabo se deben tener en cuenta
las siguientes equivalencias:

*4 cajas x-200, equivalen a 1 metro

*3 cajas x-300, equivalen a 1 metro
*8 cajas x-100, equivalen a 1 metro

De acuerdo con lo anterior, para determinar el volumen de medición en cajas

de archivo se debe aplicar la siguiente formula:

Volumen de la documentación= N° de cajas / N° de cajas que equivalen a 1 metro

(dependiendo del tipo de caja que se tenga).
 Otro tipo de caja.

Son cajas que no han sido creadas específicamente para guardar la

documentación. Sin embargo, al no contar con la suficiente cantidad de cajas
de archivo, suelen ser usadas también en los depósitos.

Para realizar la medición en este caso, se debe aplicar la siguiente fórmula

siguiendo los cálculos de un paralelepípedo:

Donde:
V= h x l x a “h” es altura de la caja.
“l” es el largo de la caja
“a” es el ancho de la caja

Formato Diagnostico de Archivos.

Dicho formato contiene varios datos y aspectos a diligenciar, que permiten

conocer a un mejor grado el archivo, así como visualizar todos los datos
recolectados de una manera más ordenada.
Los puntos que se consideran en el formato son:
 Datos del archivo
 Identificación de la unidad a la que pertenece
 Administración del archivo
 Servicios que presta el archivo
 Edificio
 El archivo
 Instalaciones (Depósitos)
 Condiciones de prevención de desastres y mantenimiento
 Almacenamiento
 Aspectos archivísticos
 Preservación documental
 Documentación que se encuentra en otro deposito
 Estado de conservación y organización de los documentos

Muestreo.

El muestreo implica realizar un recuento de una parte de los elementos

pertenecientes a la población.
(Bencardino, 2011)

En este caso, la población era toda la documentación existente en el archivo,

de la cual debía seleccionarse una parte más pequeña con el fin de
analizarla.
 Para determinar la cantidad de la muestra se utilizó la siguiente formula:

Fuente: Archivo General de la Nación (Colombia)

Donde “n” se refiere al número de unidades de muestreo

p, a la proporción de unidades sanas
q, a la proporción de unidades afectadas
z, a la desviación media de los datos
d, a la fracción de error admitido
y N, a la cantidad de unidades o población.

En el depósito del archivo central de la Pastoral Social el muestreo se

realizó tomando 68 carpetas con documentos del total de la documentación
con el fin de tener una idea de cómo se encontraba todo el archivo, se
evaluaban las condiciones físicas, químicas y biológicas de los documentos
y se determinaba si contaba con las variables de organización requeridas.

Procesamiento y análisis de la información recolectada

Posteriormente se realizó la recopilación y análisis de la información obtenida,

lo cual permitió establecer las fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas del archivo de la entidad teniendo esto en cuenta para tener una
idea en promedio del estado total del depósito.

 Estadísticas.

Una vez se completaron todos los datos, se procedió a procesarlos y

analizarlos, para esto se aplicaron estadísticas como una herramienta de
clasificación y organización, lo cual facilito el trabajo de interpretar las
muestras recolectadas.
 Entre las herramientas estadísticas que se utilizaron estuvieron:

 Diagrama de barras.

Este tipo de diagramas están formados por barras rectangulares,

donde la altura de estas es proporcional al valor en porcentaje de cada
variable. Por lo tanto, permitieron visualizar de manera más clara los datos
obtenidos del diagnóstico, pudiendo compararlos, analizarlos y sacar
conclusiones.
En este trabajo se usaron diagramas de barras para representar por ejemplo
el deterioro físico, químico y biológico de la documentación.

 Diagrama circular.

Fue otro tipo de grafica estadística utilizada en este trabajo. Se usó

para representar la proporción en porcentaje de cada uno de los datos de un
grupo específico.

Este grafico se usó para representar algunas variables del informe,

tales como: las series identificadas en las TRD o TVD, los documentos con y
sin depuración, carpetas con y sin legajador metálico.

 Tablas de frecuencia.

La mayoría de los datos se encontraban en desorden y muchos de

ellos estaban repetidos, por lo que fue necesario aplicar una tabla de
frecuencia, la cual permitió organizar los datos, y asignar la frecuencia a
aquellas variables repetidas. Permitiendo analizar los datos, y hallarle un
sentido o deducción a la información.

De entre las cuatro frecuencias que contiene la tabla, la que más se

utilizó a la hora de analizar fue la frecuencia relativa, ya que de manera
sencilla permitió conocer el porcentaje de un grupo de datos acumulados,
para así analizarlos y darles una interpretación lógica.

Conclusiones y recomendaciones

Constituyen la parte más importante del diagnóstico, pues son el resumen del
resultado del estudio, justo lo que desea ver un gerente, de ahí la importancia de
que estén bien estructuradas y argumentadas.
En el caso de las conclusiones se realizaron siguiendo el modelo de una matriz
FODA. Lo anterior quiere decir que las conclusiones se enfocaran en las fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas que se pueden evidenciar en el archivo del
hospital.
Y por otro parte, las recomendaciones están basadas en la normatividad establecida
por el Archivo General de la Nación, así como en las páginas 56 a 57 (bajo el título
“Programa de conservación preventiva”) del documento ¨Pautas para el diagnóstico”
propio de esta misma entidad.