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MA-CAF-002 FECHA:30/10/2013

MANUAL DE
FUNCIONES
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CONTENIDO
1. OBJETIVO........................................................................................................3
2. ALCANCE.........................................................................................................3
3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD..............................................................3
4. DEFINICIONES................................................................................................3
5. CONDICIONES GENERALES.........................................................................4
6. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE LOS FUNCIONARIOS DE LA
COOPERATIVA LABOYANA DE AHORRO Y CREDITO LTDA...........................1
1. GERENTE GENERAL................................................................................1
2. DIRECTOR FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO........................................6
3. DIRECTOR DE AGENCIA...........................................................................18
4. DIRECTOR MERCADEO............................................................................25
d. Habilidades............................................................................................... 26
5. COORDINADOR DEPARTAMENTO DE SISTEMAS.................................26
6. CONTADOR................................................................................................ 34
7 . AUDITOR INTERNO.................................................................................. 38
8. JEFE DE DEPARTAMENTO DE CARTERA...............................................42
9. ASISTENTE DE CONTABILIDAD...............................................................48
10. AUXILIAR DEL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS.................................. 52
11. AUXILIAR CONTABLE..............................................................................54
12. AUXILIAR DE CARTERA..........................................................................57
13. AUXILIAR COBRANZAS...........................................................................59
14. AUXILIAR DE CARTERA SUCURSAL..................................................... 61
15. ASESOR COMERCIAL.............................................................................64
16. CAJERO....................................................................................................67
17. CAJERO DE SUCURSAL.........................................................................71
18. SECRETARIA GENERAL........................................................................ 74

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19 SECRETARIA DE SUCURSAL..................................................................79
20. SERVICIOS GENERALES.......................................................................82
21. TESORERÍA...................................................................¡Error! Marcador no definido.

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1. OBJETIVO
Este manual de funciones ha sido elaborado para describir los cargos
contemplados en el organigrama definiendo los perfiles y competencias
exigidas para el desempeño de cada uno de los cargos establecidos en la
Cooperativa Laboyana de Ahorro y Crédito.

Este manual también sirve como apoyo e instrumento orientador al personal


nuevo vinculado e informa a los trabajadores sobre sus labores para lograr
mayor eficiencia en su gestión.

2. ALCANCE
Este manual aplica a todos los empleados de la Cooperativa Laboyana de
Ahorro y Crédito "Coolac Ltda”.

3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Gerencia General y Consejo Administrativo, su aprobación

Actualización del manual, Coordinador (a) de Talento Humano

Funcionarios de la Cooperativa Laboyana de Ahorro y Crédito, en su aplicación

4. DEFINICIONES
Objetivo del cargo:

Es la razón de ser del cargo dentro de la organización, es decir es lo que se


espera obtener en su ejecución.

Funciones del cargo:

Son las actividades y las tareas generales y especificas realizadas por el


trabajador en el desempeño del cargo asignado

Requisitos del cargo:

Se refiere a los requisitos académicos, de experiencia laboral, conocimientos


específicos y habilidades establecidas para el desempeño de su cargo.

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Educación:

Corresponde al nivel de escolaridad y la especificidad requerida para


desempeñar el cargo

Experiencia:

Se refiere al tiempo laborado requerido para demostrar experticia requerida


para el buen desempeño

5. CONDICIONES GENERALES

Las funciones definidas en este Manual, deberán ser cumplidas por todo el
personal de la Cooperativa eficientemente con el fin de contribuir al logro de los
objetivos, misión y visión establecidos para apoyar al crecimiento y
mejoramiento continuo de la Cooperativa.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE COOLAC

En la siguiente página se presenta la estructura vigente en Coolac,


debidamente aprobado por el Consejo de Administración:

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6. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE LOS FUNCIONARIOS DE LA


COOPERATIVA LABOYANA DE AHORRO Y CREDITO LTDA

1. GERENTE GENERAL

 DENOMINACIÓN: GERENTE GENERAL


 SECCIÓN: Despacho
 SUPERIOR INMEDIATO: Consejo de Administración
 CARÁCTER DEL EMPLEO: Indefinido

1.2 OBJETIVO

Es un cargo de nivel ejecutivo, representante legal de la Cooperativa y ejecutor


de las políticas de la SUPERSOLIDARIA, FOGACOOP, ASAMBLEA GENERAL
DE DELEGADOS Y CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, al igual que la
normatividad vigente que rigen para el cooperativismo financiero colombiano.
Su misión es la de planear, dirigir, coordinar, hacer ejecutar y controlar el
manejo de toda la cooperativa a cargo, siguiendo las normas estatutarias y
legales.
Mantener relación directa con los asociados actuales y/o potenciales, usuarios,
proveedores de la Cooperativa.
Manejar una actitud neutral en relación con los funcionarios y asociados que
contribuya al normal desarrollo de la operatividad y administración de la de la
empresa.

1.3 FUNCIONES DEL CARGO

1 Representar legal y judicialmente a Coolac, igual que conferir mandatos


o poderes especiales.

2. Ejecutar las decisiones, acuerdos y orientaciones de la Asamblea


General y del Consejo de Administración, así como supervisar el
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Funcionamiento de la Cooperativa, la prestación de los servicios, el


desarrollo de los programas.

3. Presentar al consejo de Administración para su aprobación el


presupuesto de ingresos, egresos y distribución de excedentes de cada
ejercicio económico.

4. Promover y gestionar ante el Consejo de Administración cambios en la


estructura operativa, niveles de cargos y remuneraciones.

5. Nombrar y remover, según la nómina aprobada por el Consejo de


Administración, al personal administrativo.

6. Suspender de sus funciones y sancionar a los empleados de la


Cooperativa, por faltas comprobadas y dar oportuna cuenta al Consejo
de Administración.

7. Someter a aprobación del Consejo de Administración los reglamentos,


procedimientos, normas y políticas internas de la Cooperativa.

8. Rendir bimensualmente al Consejo de Administración el informe del


cumplimiento de las estrategias, metas y presupuesto, los estados de
resultados y el balance de la situación financiera de la Cooperativa, el
estado actual de los principales riesgos como: liquidez, crédito,
mercadeo, legales, exclusiones e ingresos de asociados, la relación de
los créditos a castigar, el estado actual de control interno y de las
normas y regulaciones aplicables, la evolución y estado actual de las
principales contingencias a favor o en contra de COOLAC LTDA, las
comunicaciones y quejas recibas y que por relevancia deban ser
conocidas al Consejo de Administración y todos aquellos reportes que
en tal sentido sean necesarios

9. Presentar y/o preparar proyectos de plan de desarrollo de actividades


anuales, presupuesto anual, reglamento de servicios o de otro tipo,
según acuerdos o a solicitud del Consejo de Administración y someterlos
a su estudio y aprobación.

10. Atender las relaciones de la Administración con los órganos de vigilancia


y control, los asociados y otras instituciones públicas y privadas.

11. Gestionar y realizar negociaciones de financiamiento externo y


programas de cooperación.

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12. Firmar y certificar el Balance General y el Estado de Excedentes o


Pérdidas de la Cooperativa

13. Decidir sobre las solicitudes de crédito que estén dentro de sus
facultades, dejando constancia en el formulario análisis de crédito y
refrendándolo con su firma.

14. Seleccionar personal competente para la Cooperativa, según las


entrevistas realizadas a cada participante por el concurso de
habilidad y conocimiento.
15. Gestionar junto con el departamento de talento humano, organización y
programas de capacitación y entrenamiento a los funcionarios para
fortalecer sus capacidades.

16. Organizar la distribución de la planta física de las Agencias y


sucursales de la Cooperativa.

17. Revisar, firmar y celebrar convenios gestionados o tramitados

18. Analizar los problemas administrativos, financieros y de servicios que se


presenten conjuntamente con el personal responsable y tomar las
decisiones o correcciones inmediatamente.

19. Vigilar el cumplimiento de las normas estatutarias, reglamentarias y


disposiciones legales de carácter cooperativo, tributario y comercial.

20. Controlar el cumplimiento de planes y programas de trabajo por parte de


los funcionarios responsables, evaluando permanentemente lo actuado
contra lo previsto.

21. Realizar anualmente la evaluación de desempeño a los funcionarios de


Dirección General y revisar las evaluaciones efectuadas por los
Directores de Agencia y Sucursales a los funcionarios operativos
entregando su concepto y puntaje.

22. Responder por el mantenimiento de las mejores condiciones de


seguridad y protección de los fondos de la Cooperativa, sus archivos,
documentos y por la constitución de las pólizas de manejo por parte de
las personas que tiene bajo su responsabilidad, el cuidado y manejo de
los mismos de acuerdo a normas legales.

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23. Ordenar los recursos técnicos y humanos que se requieran para


implementar y mantener en funcionamiento el SIPLAFT, teniendo en
cuenta que día a día va creciendo la Cooperativa.

24. Mantenerse actualizado respecto a las normas legales emitidas por la


Superintendencia de Economía Solidaria, FOGACOOP y las demás a
las que corresponda o que sean necesarios por mandato de la Ley o por
compromiso según acuerdos o contratos.

25. Velar por que los procesos, procedimientos, instructivos y demás


documentación estén siendo implementados y se cumplan de acuerdo a
los parámetros establecidos.

26. Realizar las demás actividades que le fije el Consejo de Administración y


otras compatibles a su cargo.
27. Contribuir con la mejora de la imagen corporativa a través de los
servicios que satisfagan las necesidades del asociado de acuerdo con
las políticas de calidad de la Cooperativa.

28. Celebrar en nombre de Coolac Ltda., los contratos y convenios a que


haya lugar de conformidad con las normas pertinentes y que sean de su
competencia o reglamentado por el Consejo de Administración.

29. Responsabilizarse directamente de todas las actividades y operaciones


que versen sobre el giro ordinario de la Cooperativa.

30. Ordenar los gastos que genere la actividad de la Empresa de


conformidad con el presupuesto vigente aprobado por el Consejo.

31. Desarrollar de tipo permanente la educación Cooperativa a los


asociados y comunidad en general.

32. Realizar todas las actividades propias de su cargo de conformidad con


sus funciones y demás normas emanadas de los entes de control
internos y externos.

33. Hacer visitas de tipo permanente a las sucursales y agencias como


medida a mantener la vigilancia y control interno de todas las actividades
y operaciones desarrolladas por los funcionarios de la Cooperativa.

34. Representar a la cooperativa en las relaciones públicas y privadas que


permita manejar la imagen de la cooperativa.

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35. Procurar que los asociados reciban información oportuna sobre los
servicios y demás asuntos de interés y mantener permanente
comunicación con ellos.

36. Ejecutar las sanciones disciplinarias que le corresponda aplicar como


máximo director ejecutivo y las que expresamente le determinen los
reglamentos.

37. Las demás que giren en torno a sus atribuciones y funciones como
representante legal.

1.4 REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación
Profesional en administración de empresas Contaduría Pública, Economía,
Administración Financiera y Bancaria preferiblemente con especialización

b. Experiencia

Cinco años en cargos en el sector financiero y/o cooperativo en el análisis


financiero, legislación cooperativa, solidaria

c. Conocimientos específicos

Técnicas de administración y de gestión

d. Habilidades

 Alta capacidad de análisis y de síntesis.


 Excelente comunicación oral y escrita.
 Excelente relaciones interpersonales.
 Capacidad para desarrollar y orientar equipos de trabajo.
 Poseer cualidades de motivación y liderazgo
 Capacidad para Gerenciar.
 Capacidad de Negociación
 Eficiente administración del tiempo.
 Capacidad de relación y gestión.
 Coordinación, organización y supervisión.
 Identificar cambios y estar preparado(a) para ellos.
 Capacidad de dar soluciones a problemas internos de los funcionarios
que afecten el clima organizacional de la empresa.

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1.5 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN


DÉ SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-SST

- Suministrar los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del SG-
SST.
- Asignar y comunicar responsabilidades a los trabajadores en seguridad y salud en
el trabajo dentro del marco de sus funciones.
- Garantizar la consulta y participación de los trabajadores en la identificación de los
peligros y control de los riesgos, así como la participación a través del comité o
vigía de Seguridad y Salud en el trabajo.
- Garantizar la supervisión de la seguridad y salud en el trabajo.
- Evaluar por lo menos una vez al año la gestión de la seguridad y salud en el
trabajo.
- Implementar los correctivos necesarios para el cumplimiento de metas y objetivos.
- Garantizar la disponibilidad de personal competente para liderar y controlar el
desarrollo de la seguridad y salud en el trabajo.
- Garantizar un programa de inducción y entrenamiento para los trabajadores que
ingresen a la empresa, independientemente de su forma de contratación y
vinculación.
- Garantizar información oportuna sobre la gestión de la seguridad y salud en el
trabajo y canales de comunicación que permitan recolectar información
manifestada por los trabajadores.

2. DIRECTOR FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO

 DENOMINACIÓN:DIRECTORFINANCIEROY
ADMINISTRATIVO
 SECCIÓN: Despacho
 SUPERIOR INMEDIATO: Gerente General
 CARÁCTER DEL EMPLEO: Término fijo

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2.1 OBJETIVO

Es un cargo a nivel directivo, de apoyo a la Gerencia General en la ejecución de los


procedimientos administrativos ligados al talento humano que se emanen directamente
de esta área, así mismo cumplir con las actividades relacionadas con las políticas de
bienestar y desarrollo social, de apoyo en la administración del recurso humano,
programas de inducción, entrenamiento,
capacitación y bienestar social y seguridad industrial de la Cooperativa. Es
responsable de apoyar al Gerente General en la planeación y control
interno de la cooperativa encargada de ejecutar todas las disposiciones
emitidas por la Gerencia, con actitud creativa e iniciativa que contribuya al
Normal desarrollo de la operatividad y administración de la de la empresa.
Encargado además de gestionar y dirigir los asuntos relacionados con los
Movimientos económicos o flujos monetarios, suministro, presupuesto y costeo
que se realizan para el logro de los objetivos de la empresa.

2.2 FUNCIONES DEL CARGO

1. Responder ante la Gerencia General por la eficaz y eficiente


administración de los recursos financieros y humanos de la Cooperativa.

2. Garantizar el óptimo cumplimiento de las disposiciones financieras,


técnicas y tributarias en la Cooperativa, impartida por los diferentes entes
gubernamentales que la controlan y supervisa

3. Supervisar la administración de recursos monetarios de la Cooperativa


combinando criterios de rentabilidad y liquidez enmarcados dentro de las
normas legales y estatutarias

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4. Velar por el cumplimiento en la gestión de caja y bóveda para no


sobrepasar los topes de dinero (efectivo y cheque) establecidos para la
oficina.

5. Verificar los cheques recibidos por caja estén correctamente


Diligenciados y finalizar con el endoso (número de cuenta, destino) para su
consignación en bancos.

6. Ordenar, clasificar, verificar y custodiar la contabilidad de los movimientos


diarios de la oficina.

7. Avalar con su firma y la del Gerente General los cheques girados por
la oficina, verificando su autenticidad, concepto, solvencia (fondos) y
valor.

8. Dar la autorización al cajero para que efectué los pagos de comprobantes


de egresos por diferentes conceptos

9. Informar al Gerente General los saldos de caja y bancos en forma


semanal, mensual o diaria como lo solicite su Jefe inmediato.

10.Manejar para la custodia de la bóveda, una de las claves de acuerdo a las


normas de seguridad, para la provisión o retiro de dinero en efectivo de las
Bóveda de la oficina

11. Realizar los convenios en coordinación con la Gerencia General si los


hubiere en la Cooperativa.

12.Tramitar ante las aseguradoras la póliza de seguros general que tenga la


Cooperativa para la protección de recursos humanos, financieros y físicos
utilizados por la empresa.

13.Presentar al Gerente General informes en forma oportuna, siendo


clara, completa y veraz realizando propuestas que permitan corregir
desfases entre la programación financiera y el cumplimiento de
compromiso de la Cooperativa

14.Tramitar la reclamación de seguros de vida de ahorro y créditos ante la


Secretaria de la Gerencia General.

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15.Mantenerse actualizado respecto a las normas legales, procedimientos y


comunicados emitidos por la Cooperativa en lo pertinente a su cargo, para
darles un oportuno cumplimiento.

16.Velar por que los procesos, procedimientos, instructivos y demás


documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, estén siendo
implementados y se cumplan de acuerdo a los parámetros establecidos.

17.Mantener su puesto de trabajo con buena presentación, evitando tener


elementos no permitidos según los lineamientos establecidos y las
políticas de la Cooperativa

18.Hacer parte activa y dinámica de todas las estrategias y campañas


comerciales de la cooperativa.

19.Participar en los diversos comités y grupos de trabajo en que se convoque


su asistencia

20. Realizar los pedidos, controles y pagos de los suministros de


papelería y aseo para la Cooperativa.

21. Velar por que se porte la dotación entregada por la empresa, ya


que es la imagen corporativa.

22.Mantener informado a la Gerencia General sobre el estado de su gestión


en relación con los procesos u operaciones administrativas y financieras,
que considere sean pertinentes y relevantes, mediante reuniones
específicas o consultas por correo electrónico o telefónico.

23.Custodiar, proteger y manejar bajo estricta reserva y confidencialidad


todos los documentos comerciales, títulos valor brindados por la
Cooperativa para realizar con honestidad e integridad la labor y que sean
necesarios en el desempeño de sus funciones.

24.Colaborar con la seguridad y cuidado de los intereses de la Cooperativa,


previniendo situaciones de posibles actos ilícitos, presencia de personas
sospechosas y en general que atenten contra la integridad de todos los
funcionarios de la Cooperativa.

25.Participar en el proceso de compras y contratación, asegurando la


transparencia del proceso de adquisiciones que realiza la Cooperativa.

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26. Evaluar los pedidos realizados y solicitudes de compra

27. Obtener y Mantener un grupo humano con las competencia


necesaria para que la Cooperativa cumpla con sus objetivos de
prestar un excelente servicio.

28.Dirigir y coordinar la marcha administrativa de su cargo, para que cada uno


de los funcionarios laboren con eficiencia y eficacia, cumpliendo a
cabalidad con sus funciones y con las normas legales que son de
competencia de cada cargo.

29.Responder por el cumplimiento de todos los procesos, procedimientos,


manuales, documentos que infieran entre la Dirección de la Cooperativa
y la operatividad de la misma.

30. Cumplir con las directrices, planes y programas para lograr una efectiva
dirección de la gestión humana.

31. Responder por los procesos de vinculación del personal, formación


integral, compensación salarial, bienestar laboral y salud integral con el fin
de contribuir a logar el desarrollo integral del personal de la Cooperativa.

32.Contribuir con la mejora de la imagen corporativa a través del servicio que


satisfaga las necesidades del asociado de acuerdo con las políticas de
calidad de la Cooperativa.

33. No divulgar la información confidencial o sensible suministrada por la


Cooperativa a terceras personas sin la debida autorización escrita de su
jefe inmediato y velar por el cumplimiento de la reserva financiera y
bancaria de los asociados.

34.Responder por el buen uso de las herramientas de trabajo asignadas para


el cumplimiento de sus labores dentro de la Cooperativa y de acuerdo a la
naturaleza de su cargo.

35.Custodiar y proteger bajo estricta reserva y confidencialidad todos los


dispositivos físicos, virtuales y digitales, claves de acceso brindados por la
Cooperativa para realizar con honestidad e integridad todo tipo de
operaciones transaccionales y financieras inherentes a su cargo.

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36.Contribuir con el adecuado clima organizacional de la Cooperativa

37.Adelantar programas de inducción y re inducción para todo el personal de


la Cooperativa dando a conocer normas, reglamento de trabajo, manual de
funciones, circular, manual del Siplaft y demás establecidos en la
Cooperativa y hacerlos cumplir.

38.Realizar el proceso de reclutamiento, selección y contratación del personal

39.Realizar todo el proceso de desvinculación de personal oportunamente de


acuerdo a los procedimientos ya establecidos por la Cooperativa

40.Atender y resolver las solicitudes y problemas del personal, desde el punto


de vista laboral y personal para el mejor desarrollo de sus funciones, así
como procurar el mejor entendimiento y armonía en las relaciones
laborales, bienestar social y pago de todas las prestaciones parciales y
totales de los empleados

41.Expedir las constancias de trabajo cuando sean requeridas por los


empleados

42.Colaborar con los jefes de las distintas dependencias en la solución de


conflictos que se presenten con el personal respectivo

43.Conocer la normatividad vigente respecto a las leyes, acuerdos, decretos


que rigen sobre prestaciones sociales, legales, extralegales y salarios que
se apliquen a los empleados

44.Coordinar el adecuado manejo de los tipos de contrato constituidos a nivel


personal, así como el control de las afiliaciones, retiros, informe de
novedades y demás obligaciones patronales contraídas con los distintos
organismos externos para el bienestar del trabajador

45.Dar cumplimiento a la normatividad vigente (Leyes, Decretos,


Resoluciones, Normas y Jurisprudencias) en materia de contratación,
analizando, evaluando y recomendando sobre la favorabilidad técnica,
económica y legal; además de coordinar y vigilar el cumplimiento de todas
las obligaciones adquiridas antes, durante y después de la celebración de
los contratos que hayan sido asignados por el jefe inmediato

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46.Coordinar con el jefe inmediato, todo lo relacionado con la dotación de


uniformes para el personal de la Cooperativa

47.Coordinar todas las medidas de seguridad industrial necesarias y que se


deban de implementar para la Cooperativa

48.Vigilar el adecuado diligenciamiento y manejo de las hojas de vida del


personal activo, inactivo y coordinar el manejo del archivo.

49.Colaborar con su jefe inmediato en la elaboración de proyectos en áreas


que competan a las relaciones laborales

50.Coordinar y revisar todo lo concerniente a la liquidación de pensiones,


seguridad social, nominas, parafiscales entre otros

51.Coordinar los programas de bienestar social y capacitación de acuerdo a


lo establecido en la Legislación vigente del Ministerio de la Protección
Social

52.Coordinar todas y cada una de las actividades de salud ocupacional,


seguridad Industrial e Higiene Ocupacional en asocio con la ARP de la
Cooperativa garantizando el cumplimiento a la normatividad mínima legal
vigente

53.Dar estricto cumplimiento a los actos administrativos, que se expidan con


ocasión de sus funciones que le hayan sido delegadas

54.Elaborar el pago de las planillas de autoliquidación de aportes a la


seguridad social de todos los empleados de la Cooperativa

55.Elaborar en el diseño de los planes de capacitación, entrenamiento y


bienestar social para la Cooperativa

56.Cumplir y hacer cumplir con lo establecido dentro del Reglamento Interno


de la Cooperativa

57.Propender por el mejoramiento y mantenimiento de las condiciones de


salud y calidad de vida de los funcionarios

58.Asegurar el adecuado funcionamiento del COPASO

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59.Servir de apoyo al Gerente General en el proceso de toma de decisiones,


a fin que se obtengan los resultados esperados por parte de los
funcionarios

60.Fomentar en toda la Cooperativa la formación de una cultura de


autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de
la misión institucional

61.Recibir y coordinar con la Gerencia General las solicitudes de permiso del


personal de la Cooperativa

62.Planificar el cronograma de vacaciones anual del personal, el cual no


entorpezca las funciones en otros cargos

63.Promocionar la protección de eventualidades de siniestros a los asociados


a través de los seguros de vida en convenio con las respectivas
asegurados, como complemento a las normas exigidas para tal fin, que
permita evitar riesgos al respecto e informando a la Gerencia General en
forma oportuna cualquier irregularidad sobre el particular.

64.Vigilar el cumplimiento en todos los aspectos señalados en la ley


especialmente, en el capitulo XI de la circular Básica Jurídica 07 de
2008 y lo que determine la Cooperativa en el manual Siplaft.

65. Proponer junto con el Representante Legal al Consejo de Administración


la actualización y adopción de correctivos del manual de procedimientos y
código de conducta y velar por su divulgación a todos los empleados de la
entidad.

66.Reportar a la persona u órgano designado en el manual sobre las posibles


faltas que comprometan la responsabilidad de los empleados para que se
adopten las medidas a que haya lugar.

67.Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás


información relativa LA/FT según lo establecido en el numeral 8.3 de la
circular jurídica 07.

68. Recibir y analizar los reportes de uso exclusivo y realizar los


reportes externos establecidos en los numerales 7.1 y 7.2 de la
circular jurídica 07.

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1

69.Ordenar que con previo cumplimiento de los requisitos legales se terminen


contratos de servicios bancarios y operaciones comerciales y financieras,
en el cual evadan o incumplan con los requisitos e impartir las demás
instrucciones que estimen necesarias para el cabal desempeño de sus
funciones.

70. Velar por que los Directivos, Empleados, junta de vigilancia y hasta
los mismos asociados deban de estar en continua información sobre
el tema de LA/FT.

71.Velar por que en todas las oficinas de la Cooperativa tengan la


capacitación suficiente sobre los mecanismos para la prevención de
lavado de activos.

72.Documentar a los Directivos, Gerente, Revisor Fiscal sobre el mecanismo


de prevención, y control del LA/FT.

73.Identificar los clientes que realiza varias operaciones dentro del mes para
poder realizar un seguimiento.

74.Presentar personalmente informes trimestrales al Consejo de


Administración en la cual se debe de tratar los siguientes aspectos:

 Políticas y programas para cumplir su función y los resultados de la


gestión realizada.
 El cumplimiento que se ha dado en relación al envío de los reportes a la
UIAF.
 Políticas y programas adoptados para la actualización de la
Información de los clientes sus productos y servicios.
 La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las
medidas adoptadas para corregir las Fallas.
 Los casos específicos de incumplimiento por parte de los
funcionarios de la entidad, así como los resultados de las órdenes
impartidas por el Consejo de Administración.
 Los correctivos que considere necesarios incluidas las propuestas de
actualización o mejora de los mecanismos e instrumentos de control.

 Efectuar monitoreo mensual a todas las transacciones de los clientes.


 Presentar cumplidamente los reportes mensuales y trimestrales a la
UIAF
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2.3 REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación
Profesional de ciencias económicas, administrativas y/o financieras

b. Experiencia
Mínima de un año en especial en cargos afines

c. Conocimientos específicos

Conocimiento y aplicación del Régimen laboral, de seguridad Social y Tributario


y en general todo lo relacionado con la reglamentación de procesos y
procedimientos de cumplimiento a la Superintendencia Solidaria. Además debe
tener conocimiento en costos, conocimiento básico de contabilidad y excelente
manejo de herramientas de ofimática.

2.4 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-SST

- Participar en la actualización de la identificación de peligros, evaluación y valoración de


riesgos.
- Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
- Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
- Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento en Seguridad y Salud en el
Trabajo.
- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Reportar inmediatamente todo accidente o incidente de trabajo.

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TESORERO

 DENOMINACIÓN: Tesorero(a)
 SUPERIOR INMEDIATO: DIRECTOR FINANCIERO Y
ADMINISTRATIVO
 CARÁCTER DEL EMPLEO: Contrato fijo

OBJETIVO

Optimizar el uso de los recursos y/o inversiones financieras, coordinar los


pagos a realizar por los diferentes conceptos que requiera la Cooperativa y
realizar los procesos operativos del área.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Planear, organizar, supervisar y controlar las operaciones financieras y de


Tesorería de la Cooperativa Laboyana de Ahorro y crédito COOLAC LTDA.
2. Recibir, custodiar y elaborar los cheques de pago de los recursos de la
Cooperativa Laboyana de Ahorro y crédito COOLAC LTDA.

3. Elaborar los registros e informes correspondientes al área.

4. elaborar los egresos de pagos de las obligaciones a cargo de


COOLAC LTDA.

5. Revisar y acreditar cuando autorice la Gerencia, los pagos de nómina


de cada uno de los funcionarios a su respectivas cuentas.

6. Controlar y conciliar cada una de las cuentas bancarias de COOLAC LTDA.

7. Atender las reclamaciones de pagos o descuentos que realicen los


funcionarios.

8. Supervisar y legalizar anticipos, cajas menores y viáticos.

9. Elaborar y generar en el sistema de información financiera las órdenes de


pago y tramitar el respectivo pago.

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10. Informar a la Gerencia General las operaciones realizadas y los montos


traslados entre las cuentas de la Cooperativa hacia terceros.

11. Manejar la información de los recursos de las cuentas de la


Cooperativa y entregar informe a la Gerencia General.

12. Realizar un análisis de los estados de la tesorería reflejando la situación


diaria de la liquidez de la Cooperativa y generar informes semanales del
flujo de caja a la Gerencia General.

13. Llevar control de los cheques de las cuentas corrientes y de ahorro de


la entidad.

14. Abonar a las cuentas de ahorro de cada funcionario lo concerniente a


los pagos de primas, como realizar los pagos de cesantías e intereses
en las fechas indicadas y a los respectivos fondos.

15. Elaborar todos los comprobantes de egresos autorizados por la Gerencia o


quienes hagan sus veces siempre y cuando se ajusten a la legalidad.

16. Responsabilizarse de pagar los arrendamientos y servicios públicos en las


fechas indicadas.

17. Velar por la conservación en perfecto estado de los equipos de la oficina y


demás elementos a cargo.

18. Controlar y verificar los diferentes pagos a terceros que tenga la


Cooperativa.

19. controlar eficientemente los recurso establecidos para caja y coordinar con
la autorización de Gerencia las provisiones.

20. Liberar de canje en el sistema los cheques consignados por los asociados
según los lineamientos establecidos en el procedimiento.

21. Atender, asesorar y efectuar la apertura de la cuenta de ahorro a término


(CDAT) a los diferentes asociados que solicitan el servicio.

22. Efectuar la apertura de CDATS en el sistema e imprimir el Certificado


legalizándolo con su firma y la del Gerente o quien haga sus veces.

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23. Realizar el informe de vencimiento mensual a capital de los CDAT y


presentarlo a Gerencia General..

24. Efectuar mensualmente inventario o arqueo de los CDAT que posee


actualmente la oficina y custodiarlos.

25. Elaborar comprobantes únicos, comprobantes de pagos con su respectivo


cheque (Gastos y retiros de ahorro en cuantías superiores a las autorizadas
a los Cajeros).

26. Las demás funciones que le asigne la Gerencia General, de acuerdo con la
naturaleza de la dependencia

REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación
Profesional o estudiante de últimos semestres de Economía, Administración de
empresas o contaduría a nivel profesional.

b. Experiencia

Mínimo dos años en cargos relacionados con el manejo de Tesorería

c. Conocimientos específicos

Manejo de ambiente de Windows, conocimiento básico de matemáticas


financieras.

RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-SST

- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.


- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
- Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en
la empresa.
- Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
- Reportar inmediatamente todo accidente o incidente de trabajo.

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3. DIRECTOR DE AGENCIA

 DENOMINACIÓN: DIRECTOR (A) DE AGENCIA


 SECCIÓN: Despacho
 SUPERIOR INMEDIATO: Gerente General
 CARÁCTER DEL EMPLEO: Definido

3.1 OBJETIVO
Es un cargo de nivel administrativo y su misión es la de planear, dirigir,
coordinar, ejecutar y controlar el manejo de la oficina a cargo, siguiendo las
directrices de la Administración General y debe de mantener relación
directa con los asociados actuales y/o potenciales, usuarios, proveedores de la
Cooperativa, manejar una actitud creativa e iniciativa que contribuya al normal
desarrollo de la operatividad y administración de la de la empresa. Tiene los
siguientes objetivos específicos:

 Planear, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar el manejo de la agencia a


cargo, siguiendo las directrices de la Administración General.
 Actuar como soporte en la agencia a nivel general, es decir en el manejo
de cada cargo, así como en el conocimiento y aplicación de productos
y servicios.
 Ejercer autoridad funcional sobre los funcionarios que posee a su cargo
en la Agencia de la Cooperativa.
 Representar a la Cooperativa en las operaciones administrativas
programadas o realizadas.
 Velar por el cumplimiento adecuado de políticas externas e internas
reglamentos, normas y procedimientos que implemente la Cooperativa.
 Atender en forma cordial, amable, eficiente y eficaz a los asociados, con
el propósito de conservar la buena imagen de la cooperativa.
 Brindar las herramientas suficientes y necesarias al Gerente General,
para el mejoramiento continuo de los procesos y el de la organización.

3.2 FUNCIONES DEL CARGO

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1. Responsable del giro general de todas las actividades de la Agencia.

2. Gestionar, planear, organizar, liderar, dirigir, ejecutar orientar y controlar


todas las actividades que realice la Agencia

3. Dar estricto cumplimiento a las directrices emitidas por la gerencia


general a través del cronograma de actividades diseñado para la
vigencia del año donde su desarrollo es un imperativo debido que allí se
encuentran plasmados todos los planes orientados a alcanzar el objeto
social de la cooperativa, así como las diferentes circulares que
reglamentan y complementan las diferentes funciones bajo su
responsabilidad.

4. Mantener permanente comunicación con la Gerencia General como


medida de coordinación para el cabal funcionamiento de sus funciones.

5. Rendir informe los primeros cinco días de cada mes al Gerente General
de todas las actividades ejecutadas en la agencia, consecuentes con las
políticas diseñadas a través del cronograma de actividades y circulares
emitidas por la empresa.

6. Mantener el equilibrio de liquides que le permita un normal desarrollo de


los retiros de las respectivas cuentas de ahorro.

7. Cumplir con sus deberes laborales de conformidad con el contrato de


trabajo firmado con la empresa como del reglamento interno de trabajo.

8. Mantener la organización y disciplina incluyendo el cumplimiento de


horario de oficina establecido en la mañana 7:45 a.m. y en la tarde 1:45
p.m.

9. Responsabilizarse porque todo el giro ordinario de la agencia se


encuentre en marcha continua y orientados al desarrollo del objeto social
de la empresa.

10. Administrar la agencia dentro de los principios de responsabilidad,


honorabilidad, ética profesional, entre otros valores.

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11. Administrar la cartera en general evaluándola y definiéndola de


Conformidad con su clasificación tomando decisiones permanentes y
oportunas que permitan mantener la cartera sana.

12. Mantener las normas prudenciales en los análisis, estudio y colocación


de los créditos además de la respectiva aprobación por los entes
competentes.

13. Administrar los niveles de riesgos para la colocación de crédito.

14. Administrar la morosidad de la cartera estimando sus riesgos de acuerdo


a su clasificación.

15. Administrar la clasificación de la cartera y responsabilizarse que los


créditos morosos que superen los sesenta (60) días deben pasar a
procesos jurídicos.

16. Mantener de tipo permanente estricto control de las garantías por las
cuales se tuvieron en cuenta para el otorgamiento de los créditos.

17. Administrar la cartera morosa que se encuentre en proceso jurídico

18. Socializar las políticas de funcionamiento con todos los empleados


emitidas por la Gerencia para el desarrollo de la actividad financiera de
la empresa.

19. Desarrollar de tipo permanente reuniones con los empleados con el fin
de desarrollar talleres que les permita un buen desempeño de cada una
de las funciones.

20. Desarrollar de tipo permanente con todos los empleados de la oficina


planes de mercadeo dirigidos a los diferentes potenciales que nos
permitan la integridad de captación, así mismo medidas de seguridad
tanto en las instalaciones de la oficina como en los traslados de fondos a
los diferentes destinos.

21. Desarrollar actividades publicitarias aplicando diferentes estrategias que


permitan llegar a todos los rincones con la información de los servicios
que presta la cooperativa.

22. Responsabilizarse por que todas las operaciones de la sucursal se


desarrollen dentro de la responsabilidad y enmarcadas en las normas
legales y estatutarias de la Cooperativa.

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23. Autorizar los retiros de las cuentas de ahorro a la vista debidamente


visada y validada que le permita asegurarse que la respectiva operación
esté enmarcada dentro de los parámetros legales y concientizarse de
que la autorización es bajo su responsabilidad, en lo que tiene que ver
con las demás operaciones de retiro se deben desarrollar de
conformidad con las normas y reglamentación de la cooperativa tales
como el aporte contractual permanente, el aporte programado
permanente, el aporte obligatorio, el aporte voluntario y demás egresos
de conformidad con las atribuciones dadas por la gerencia general y en
caso de ausencia temporal de la oficina comunicará de inmediato a la
Gerencia General para asignar una nueva delegación para tal fin.

24. Conservar con seguridad toda la documentación que represente


importancia para la empresa como los estatutos, cronograma de
actividades, circulares, manual del siplaft y todos los reglamentos que
para las diferentes funciones se encuentran establecidos por la
cooperativa.

25. Responsabilizarse del autocontrol de todas las operaciones, pasivas,


activas y neutrales desarrolladas en la cooperativa que le permita tener
seguridad de que todas estas se realicen dentro del marco legal y sus
registros contables se ajusten a las respectivas codificaciones
establecidas en el PUC que rige para la cooperativa.

26. Mantener especial cuidado con las transacciones que realicen los
asociados de otras oficinas y una vez efectuadas se deben reportar de
forma inmediata sin esperar el cierre del día tanto a la principal como a
la oficina donde pertenece la respectiva cuenta afectada como medida
preventiva para que estas cuentas no puedan tener nuevas
transacciones sin ser actualizadas evitando dar paso a posibles fraudes
por la desorganización operativa bien sean en las diferentes
modalidades de ahorro aportes contractual, aportes obligatorios, aportes
voluntarios entre otras transacciones debidamente autorizadas por los
funcionarios competentes.

27. Ejecutar las políticas y decisiones trazadas por la Gerencia General y el


Consejo de Administración.

28. Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y las metas
propuestas para la agencia.

29. Ejecutar planes de acción a corto, mediana y largo plazo.


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30. Crear un ambiente de trabajo agradable que motive a los funcionarios a


lograr las metas en la menor cantidad de tiempo, dinero, recursos, es
decir optimizando los recursos disponibles

31. Medir continuamente la ejecución presupuestal de gestión y comparar


los resultados reales con los planes estándares de ejecución.

32. Promocionar la vinculación de asociados a la Cooperativa de acuerdo al


plan de actividades programadas por el Gerente General.

33. Organizar, dirigir y controlar la prestación de los servicios de Ahorro y


Crédito y servicios complementarios debidamente autorizados.

34. Atender a asociados, terceros y público en general e informar acerca de


los servicios que ofrece la cooperativa.

35. Atender a los asociados que manifiesten su deseo de retirarse de la


Cooperativa, identificando el motivo real de su renuncia, brindándole las
diferentes alternativas para que continúen como asociados de Coolac.
En caso contrario informar los requisitos para el trámite de la renuncia.

36. Analizar y emitir concepto claro sobre las solicitudes de crédito


entregadas por el Auxiliar de Cartera o funcionario encargado que
sean de su aprobación o de competencia de otros entes, de acuerdo
al Reglamento de Crédito, que oriente a la instancia de aprobación a
tomar decisión.

37. Tramitar ante los organismos competentes las solicitudes de crédito


presentadas por los asociados que por su cuantía no sean de su
competencia de acuerdo al reglamento de crédito.

38. Realizar visitas de inspección y verificación a las solicitudes de crédito y


las demás que sean necesarias en cada una de las Agencias.

39. Realizar seguimiento tres meses después de desembolsados los


créditos con el fin de confirmar que el dinero fue invertido en lo
Solicitado y así evitar cartera morosa.

40. Coordinar y controlar la adecuada gestión de recuperación de cartera y


cobranza a fin de mantener el índice de morosidad dentro de los rangos
definidos por la administración.

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41. Generar diariamente por el sistema el listado de la cartera con un día de


mora efectuando el respectivo seguimiento a través del contacto
personal, telefónico y produciendo las notas de cobro las cuales deben
ser entregadas oportunamente al deudor y codeudores, archivando la
copia en la respectiva carpeta del asociado.

42. Asignar de manera fraccionada el listado de la cartera generada a cada


funcionario encargado de realizar el cobro la cartera por días de
morosidad.

43. Velar para que se mantenga control permanente de la cartera morosa,


aplicando las medidas que sean necesarias, presentar mensualmente
los informes de morosidad y las gestiones para el cumplimiento de las
metas.

44. Autorizar de acuerdo a su competencia los gastos contemplados en el


presupuesto de la Agencia. Además firmar los CDAT y demás
documentos para el normal desarrollo de las actividades de la misma,
dentro de las atribuciones que le haya concedido la Gerencia General.
45. Informar permanentemente al Gerente General los saldos de caja y
Bancos para coordinar las necesidades de efectivo o traslados a la
oficina principal o las agencias.

46. Ejecutar y controlar el presupuesto asignado a la Agencia cuidando su


estricto cumplimiento, informando mensualmente sobre su ejecución, en
reunión de Directores al Gerente General.

47. Coordinar con Oficial de Cumplimiento para que se cumplan las


medidas de control de lavado de activos financiación del terrorismo y
demás normas de seguridad dictadas, la realización de arqueos
Esporádicos de dinero de efectivo, conciliaciones y cuadres de libros
auxiliares.

48. Solicitar y revisar el informe diario de efectivo, remitiendo a la oficina


principal los reportes que le sean solicitados.

49. Revisar y firmar diariamente las notas generadas en el movimiento diario


de la agencia con el objetivo de verificar el cumplimiento de
procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos entregados
por la Dirección General.

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50. Manejar adecuadamente la caja menor según los topes máximos


autorizados por las directrices (circulares) de la Gerencia General para
la Agencia y mantener la cuadrada.

51. Informar las novedades a la asistente de Contabilidad para la


elaboración de la nómina de sueldos de los empleados de la Agencia.

52. Coordinar y organizar el funcionamiento de la oficina según los


Manuales, procedimientos y demás directrices establecidas por la
Gerencia General.

53. Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos y


relacionados con las cuentas de ahorro, depósitos a término fijo,
préstamos y demás operaciones autorizadas de acuerdo a los
reglamentos y manuales y procedimientos existentes.

54. Velar porque se porten con altura y buena presentación la dotación que
entrega la empresa, entendiéndose que es la imagen corporativa.

55. Todas aquellas relacionadas con su cargo y las que sean asignadas por
su superior inmediato.

3.3 REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación

Universitario o tecnólogo en contabilidad o administración de empresas o


carreras afines con conocimiento de los productos y servicios financieros

b. Experiencia

Mínimo de un año con labores iguales o similares al cargo

c. Conocimientos específicos

En seguros, comerciales y/o técnicas de capacitación.

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3.4 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-SS

- Participar en la actualización de la identificación de peligros, evaluación y valoración de


riesgos.
- Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
- Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
- Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento en Seguridad y Salud
en el Trabajo.
- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen
en la empresa
- Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
- Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.

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4. DIRECTOR MERCADEO

 DENOMINACIÓN: DIRECTOR MERCADEO


 SECCIÓN: Despacho
 SUPERIOR INMEDIATO: Gerente
 CARÁCTER DEL EMPLEO: Contrato definido

4.1 OBJETIVO

Es un cargo del nivel operativo encargado de desarrollar todo lo relacionado


con el mercadeo, promoción y la ejecución de la educación cooperativa.

4.2 FUNCIONES DEL CARGO

1. Promocionar todos los servicios de la Cooperativa en el Departamento


del Huila y Caquetá y en especial en todas las agencias y sucursales
donde se encuentra la Cooperativa.

2. Entregar informe como mínimo una vez a la semana de los resultados


del trabajo realizado indicando en su informe las comunidades visitadas.

3. Organizar reuniones con Juntas de Acción Comunal, Asociaciones,


colegios, escuelas, comercio entre otros, con el fin de promocionar única
y exclusivamente los servicios y la imagen de la Cooperativa.

4. Brindar la información respectiva y de una manera cordial a todas


aquellas personas que lo soliciten

5. Representar a la Cooperativa con orgullo en todos los sitios a los cuales


se acude.

6. Apoyar a los comités en los actos sociales e institucionales de la


Cooperativa.

7. Promocionar a través de los medios de comunicación donde la


Cooperativa tenga contratados espacios publicitarios
8.

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8. Presentar proyectos a la Gerencia General encaminados a actividades


sociales como fechas de cumpleaños, cursos de danzas, música, teatro,
belleza, entre otros para los asociados y cuentas infantiles.

9. Portar con estricto cumplimiento la dotación entregada por la empresa.

10. Y las demás que sean consecuentes con la responsabilidad de su cargo.

4.3 REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación
Técnico o tecnólogo en administración empresarial y atención al cliente

b. Experiencia
Experiencia laboral mínimo de un año con labores iguales o similares al cargo.

c. Conocimientos específicos

En mercadeo, diseño y lanzamiento de productos, implementación,


seguimiento y evaluación de estrategias comerciales, técnicas pedagógicas
(proceso de enseñanza- aprendizaje)

d. Habilidades
 Saber escuchar.
 Saber comunicarse efectivamente.
 Estar alerta a las reacciones de terceros y entender el porqué de su
reacción para no formar conflictos.
 Identificar cambios y estar preparado(a) para ellos.

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4.4 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-S

- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.


- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
- Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en
la empresa.
- Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
- Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.

5. COORDINADOR DE SISTEMAS –AREA CONTABLE


 DENOMINACION SISTEMAS
 SECCION COODINADOR UNO DTO DE DESPACHO
 SUPERIOR INMEDIATO
 CARÁCTER DEL EMPLEO
 GERENTE GENERAL FIJO

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5.1 OBJETIVO
Es un cargo de nivel operativo y su objetivo es coordinar las actividades del
área de sistemas de la cooperativa en todos los aspectos relacionados en
contabilidad tanto al área contable como el soporte a todas las oficinas en este
tema. Está encargado de ejecutar todas las disposiciones emitidas por la
Gerencia para los aspectos contables y tributarios, incluido soporte en la
estructuración de informes a los entes fiscalizadores nacionales y municipales,
así como a la Superintendencia de Economía Solidaria y estar a la
vanguardia de los cambios tecnológicos y de las mismas exigencias de
la Superintendencia Solidaria.

5.2 FUNCIONES DEL CARGO

1. Dar soporte técnico en las operaciones de credito, captación, contables


y tributarias del sistema actual en la oficina principal y en cada una de
las agencias y en dirección general.

2. Dar a conocer al Gerente General las necesidades de los funcionarios


referentes a equipos y aplicaciones para dar soluciones inmediatas
pensando en la imagen y el buen servicio de la Cooperativa.

3. Recibir las solicitudes de servicios modificaciones, inconsistencias,


creación de perfiles del aplicativo, soporte, mantenimiento y tramitar ante
quien corresponda.

4. Capacitar al personal nuevo o a quien lo solicite con visto bueno del


Gerente General en el manejo de las aplicaciones y equipos.

5. Estar actualizado con los avances relacionados con telecomunicaciones,


lenguajes de programación, redes, equipos de computación y demás
que sean necesarios para que la Cooperativa mantenga un eficiente,
eficaz y ágil servicio contable.

6. Manejar los programas contables en sus diferentes módulos que


implemente la y demás soluciones de software que adquiera la
Cooperativa facilitando el intercambio de información vía Internet.

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7. Manejar diariamente la base de datos de la Cooperativa con sus


respectivos Back up´s de contabilidad, credito, operaciones; los cuales
deben ser guardados en discos externos, uno guardado en la caja fuerte
y otro externo a la Cooperativa

8. Estar atento a los informes generados por el software del área contable,
de operaciones, credito y cartera, entre otros.

9. Mantenerse actualizado respecto a las normas legales, procedimientos y


comunicados emitidos por la Gerencia General en lo pertinente a su
cargo, para darles un oportuno cumplimiento.

10. Velar por que los procesos, procedimientos, instructivos y demás


documentación del Sistema, estén siendo implementados y se cumplan
de acuerdo a los parámetros establecidos.

11. Velar por que los procesos del sistema se realicen acorde a las normas.

12. Implementar claves de acceso a los líderes de área para que realicen las
modificaciones pertinentes a cada proceso con el fin de garantizar
confidencialidad y organización de su trabajo

13. Velar por que ningún funcionario de mal uso al sistema, y si se


presentan informar inmediatamente a la Gerencia para que se tomen las
medidas del caso.

14. Portar en estricto cumplimiento la dotación entregada por la Cooperativa.

15. Todas aquellas relacionadas con su cargo y las demás que sean
asignadas por la Gerencia General.

16. Coordinar todos los aspectos relacionados con seguridad informática


incluyendo soporte, coordinación de mantenimiento y ampliación de
redes en sistemas de video para seguridad.

17. Coordinar todos los aspectos relacionados con implementación del plan
estratégico de sistemas, ejecución, ajustes y presentación de avances
ante el Consejo de Administración.

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FUNCIONES
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18. Apoyo en actualización y divulgación de manuales de procesos y


funciones y todos os informes que se generen en desarrollo del SITEMA
DE INFORMACION GERENCIAS Y SISTEMAS DE CALIDAD.

19. Realizar las conexiones remotas en las agencias que lo requieran.

20. Colaborar con la Revisoría Fiscal, Auditoria y con las entidades


gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de la cooperativa
y rendirle los informes a que haya lugar o le sean solicitados sobre
temas de contabilidad, procesos, crédito y capitación, calidad,
planeación estratégica en sistemas y seguridad informática.

21. Actualizar en forma diaria registro de eventos operativos y calificarlos


con base en análisis de riesgo.

22. Apoyo en todos los aspectos relacionados con la Unidad de Riesgo


Operativo y seguimiento a oportunidades de mejora.

23. Responsabilizase por el debido manejo del software y hardware con sus
debidas restricciones, elaborando cronogramas de mantenimiento
correctivo y preventivo y a su vez verificando que estén instalados
Software legalizados por la Cooperativa

24. No permitir que empleados no autorizados manipulen el sistema y si


llegare haber inconsistencia lo debe comunicar en forma inmediata a la
Gerencia General.

25. Apoyo a la Gerencia en todos los aspectos técnicos relacionados con


seguridad y análisis de nuevos proyectos de sistemas, incluyendo
coordinación para soporte y mantenimiento del sistema en línea y
utilización de tarjetas en productos de captación y demás medios
electrónicos.

5.3 REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación

Profesional en ingeniería de sistemas o estudiante de último semestre

b. Educación

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Experiencia de al menos un (1) año con conocimientos y criterios para


administrar y brindar continuidad del servicio de la plataforma tecnológica,
seguridad de la información y herramientas ofimáticas.

c. Conocimientos específicos

Planeación, análisis, diseño, desarrollo de sistemas de sistemas de


información, conocimiento básico contable, inglés y conocimiento de redes

d. Habilidades

 Capacidad de relación y gestión.


 Integración (visión sistemática).
 Coordinación, organización y supervisión.
 Identificar cambios y estar preparado(a) para ellos.
 Capacidad de análisis y para la toma de decisiones.
 Facilidad de relaciones humanas.
 Liderazgo
 Capacidad de dar soluciones a problemas existentes.

5.4 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-S
- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
- Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
- Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.
- Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en
la empresa.

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5. COORDINADOR DOS DE SISTEMAS - AREA DE OPERACIONES DE


CREDITO, CAPTACION, SEGURIDAD INFORMATICA, PLANEACION

 DENOMINACIÓN: COORDINADOR DOS DTO DE


SISTEMAS
 SECCIÓN: Despacho
 SUPERIOR INMEDIATO: GERENTE GENERAL
 CARÁCTER DEL EMPLEO: Fijo

5.1 OBJETIVO

Es un cargo de nivel operativo y su objetivo es coordinar las actividades del


área de sistemas de la cooperativa en todos los aspectos relacionados con las
áreas de crédito, captación, sistema en línea, soporte operativo para la

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dirección general y cada una de las oficinas en este tema. Está encargado de
ejecutar todas las disposiciones emitidas por la Gerencia para los aspectos
contables y tributarios, incluido soporte en la estructuración de informes a los
entes fiscalizadores nacionales y municipales, así como a la Superintendencia
de Economía Solidaria y estar a la vanguardia de los cambios
tecnológicos y de las mismas exigencias de la Superintendencia Solidaria.

5.2 FUNCIONES DEL CARGO

1. Dar soporte técnico en las operaciones operativas del sistema actual en


la oficina principal y en cada una de las agencias y en dirección general.

2. Coordinar el mantenimiento de los equipos y coordinar que existan las


pólizas de seguros y soporte a las aplicaciones para dar soluciones
inmediatas pensando en la imagen y el buen servicio de la Cooperativa.

3. Coordinar todos los aspectos relacionados con seguridad informática


incluyendo soporte, coordinación de mantenimiento y ampliación de
redes en sistemas de video para seguridad.

4. Coordinar todos los aspectos relacionados con implementación del plan


estratégico de sistemas, ejecución, ajustes y presentación de avances
ante el Consejo de Administración.

5. Apoyo en actualización y divulgación de manuales de procesos y


funciones y todos os informes que se generen en desarrollo del SITEMA
DE INFORMACION GERENCIAS Y SISTEMAS DE CALIDAD.

6. Capacitar al personal nuevo o a quien lo solicite con visto bueno del


Gerente General en el manejo de los módulos de credito y captación.

7. Realizar las conexiones remotas en las agencias que lo requieran.

8. Estar actualizado con los avances relacionados con telecomunicaciones,


lenguajes de programación, redes, equipos de computación y demás
que sean necesarios para que la Cooperativa mantenga un eficiente,
eficaz y ágil servicio.
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9. Manejar los programas que implemente la Cooperativa facilitando el


intercambio de información vía Internet.

10. Estar atento a los informes generados por el software para las áreas de
credito y captaciones.

11. Colaborar con la Revisoría Fiscal y con las entidades gubernamentales


que ejerzan la inspección y vigilancia de la cooperativa y rendirle los
informes a que haya lugar o le sean solicitados sobre temas de crédito y
capitación, calidad, planeación estratégica en sistemas y seguridad
informática.

12. Actualizar en forma diaria registro de eventos operativos y calificarlos


con base en análisis de riesgo.

13. Apoyo en todos los aspectos relacionados con la Unidad de Riesgo


Operativo y seguimiento a oportunidades de mejora.

14. Mantenerse actualizado respecto a las normas legales, procedimientos y


comunicados emitidos por la Gerencia General en lo pertinente a su
cargo, para darles un oportuno cumplimiento.

15. Velar por que los procesos, procedimientos, instructivos y demás


documentación del Sistema, estén siendo implementados y se cumplan
de acuerdo a los parámetros establecidos.

16. Velar por que los procesos del sistema se realicen acorde a las normas.

17. Implementar claves de acceso a los líderes de área para que realicen las
modificaciones pertinentes a cada proceso con el fin de garantizar
confidencialidad y organización de su trabajo

18. Velar por que ningún funcionario de mal uso al sistema y si se


presentan informar inmediatamente a la Gerencia para que se tomen las
medidas del caso.

19. Responsabilizase por el debido manejo del software y hardware con sus
debidas restricciones, elaborando cronogramas de mantenimiento

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correctivo y preventivo y a su vez verificando que estén instalados


Software legalizados por la Cooperativa

20. No permitir que empleados no autorizados manipulen el sistema y si


llegare haber inconsistencia lo debe comunicar en forma inmediata a la
Gerencia General.

21. Apoyo a la Gerencia en todos los aspectos técnicos relacionados con


seguridad y análisis de nuevos proyectos de sistemas, incluyendo
coordinación para soporte y mantenimiento del sistema en línea y
utilización de tarjetas en productos de captación y demás medios
electrónicos.

22. Portar en estricto cumplimiento la dotación entregada por la Cooperativa.

23. Todas aquellas relacionadas con su cargo y las demás que sean
asignadas por la Gerencia General

5.3 REQUISITOS DEL CARGO

e. Educación

Profesional en ingeniería de sistemas o estudiante de último semestre

f. Educación

Experiencia de al menos un (1) año con conocimientos y criterios para


administrar y brindar continuidad del servicio de la plataforma tecnológica,
seguridad de la información y herramientas ofimáticas.

g. Conocimientos específicos

Planeación, análisis, diseño, desarrollo de sistemas de sistemas de


información, conocimiento básico contable, inglés y conocimiento de redes

h. Habilidades

 Capacidad de relación y gestión.


 Integración (visión sistemática).
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 Coordinación, organización y supervisión.


 Identificar cambios y estar preparado(a) para ellos.
 Capacidad de análisis y para la toma de decisiones.
 Facilidad de relaciones humanas.
 Liderazgo
 Capacidad de dar soluciones a problemas existentes.

5.4 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-S
- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
- Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
- Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.
- Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en
la empres

6. CONTADOR
 DENOMINACIÓN: CONTADOR GENERAL
 SECCIÓN: Despacho
 SUPERIOR INMEDIATO: Gerente General
 CARÁCTER DEL CARGO: Contrato a término fijo

6.1 OBJETIVO
Es un cargo de nivel operativo, responsable del normal desarrollo de la
contabilidad general de la Cooperativa, de conformidad con las normas
contables vigentes y plan único de cuentas establecido para las cooperativas
de ahorro y crédito en Colombia. Este cargo va de acuerdo al
organigrama de la Cooperativa y depende de la Gerencia General.

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6.2 FUNCIONES DEL CARGO

1. Responsable que la contabilidad general y todos los registros


operacionales de la Cooperativa se realicen conforme a la codificación
Correspondiente al PUC vigente, y normas establecidas en Colombia.

2. Responsable por que la contabilidad general de la Cooperativa se


lleve al día, así mismo que todos los meses se realice los cierres

correspondientes en cada oficina, como medida a evitar ajustes


posteriores y modificaciones que descuadren el balance reportado a la
Súper solidaria entre otros.

3. Responsable de preparar los presupuestos de la cooperativa y los


informes mensuales de ejecución presupuestal.

4. Revisar y autorizar los movimientos contables de egreso y notas de


contabilidad

5. Presentar las respectivas declaraciones de renta en la fecha


correspondiente

6. Responsable de la parametrización del sistema contable en la Dirección


General y en cada una de las oficinas de atención al público.

7. Visitas mensuales a las oficinas para evaluar la calidad de la información


generada en el sistema, análisis de soportes contables, análisis del
funcionamiento del sistema, ajustes, evaluación a la organización del
archivo de la oficina.

8. Asesoría a cada una de las personas que tiene relación directa con el
proceso contable en la Dirección General y en cada oficina.

9. Apoyo en la organización de charlas, seminarios y asesorías externas


para la Cooperativa.

10. Responsable por que todo ajuste o modificación en la contabilidad


sea fundamentada en razones válidas con previa autorización por la
Gerencia General.

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11. Revisión mensual de las conciliaciones bancarias de tipo permanente y


presentar informes de novedades a la Gerencia General. Coordinar con
los Bancos para obtención de soportes y ajustes contables a que haya
lugar.

12. Análisis de los informes de cartera consolidados de calificación


individual para actualizar en forma mensual las provisiones y ajustes que
se deriven de estos documentos.

13. Responsable de que todas las cuentas se encuentren debidamente


depuradas al cierre de cada mes, tales como Deudores, Activos Fijos,
Captaciones, Acreedores varios, Bancos etc.. y garantizar que la cuenta
de sucursales y agencias no revele saldo a fin de mes.

14. Responsable de la preparación de respuestas a los entes de control y el


cumplimiento de los términos a los requerimientos contables.
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16. Generar y exponer los informes financieros contables y tributarios ante la


Gerencia General, consejo de Administración y Asamblea general de
delegados.

17. Atender en forma oportuna las auditorias que tengan relación con su
área y apoyar los procesos de calidad y mejoramiento continuo.

18. Responsable de cumplir y hacer cumplir las directrices de la Gerencia


General entorno a la administración y operatividad contable de
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conformidad con las normas vigentes.

21. Responsable de que cualquier iniciativa de ajuste, modificación e


implementación etc., a las normas y políticas de manejo respecto al
entorno de la contabilidad por cualquier funcionario, primero que todo
sea un proyecto para que en lo posible se convierta en norma, y luego si
dar aplicación.

22. Velar por que la contabilidad se alimente en los módulos del


Software correctamente para obtener información y estadísticas o
de otro índole, en forma oportuna y veraz.

23. Sugerir a la Gerencia General las medidas necesarias para


realizar los arreglos técnicos que se requieran al software de la
Cooperativa, a fin de poder ejecutar correctamente la contabilidad
y los informes estén en las fechas oportunas.

24. Coordinar las funciones de sus asistentes y realizar comités primarios


permanentes para establecer seguimientos, evaluaciones de
desempeño y compromisos de mejora.
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25. Coordinar el proceso de migración a NIIFs para garantizar que la


contabilidad se ajuste en los plazos legales a estos estándares y
continuar con procesos de mantenimiento y actualización, en
coordinación con la Gerencia, Consejo de Administración y asesores que
la Cooperativa considere vincular al proceso.

26. Las demás inherentes a su condición de contador público y/o que le


sean asignadas por la Gerencia General.

6.3 REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación:

Profesional universitario en Contaduría Pública con matrícula profesional


vigente.

b. Experiencia

Mínima de 1 año en el sector financiero o solidario en cargos similares


relacionados con el manejo contable y tributario, la presentación de informes y
declaraciones tributarias, el análisis financiero y de presupuesto.

c. Conocimientos específicos

Conocimientos actualizados en normas de contabilidad e impuestos, circulares


básicas contable y jurídica de la Superintendencia de Economía Solidaria,
formatos (controles de Ley) y entorno legal, tributario y de contratación,
Presupuestos, NIIFs y NIAs. En especial conocerá la normativa, los procesos y
procedimientos de cumplimiento de la Supersolidaria, su exigencia de reportes
y demás legislación atinente al manejo de los tributos pertinentes de la
organización.

d. Habilidades

 Compromiso con la Cooperativa


 Trabajo en equipo
 Excelente relaciones interpersonales
 Actitud para actualización permanente
 Facilidad de expresión
 Excelente presentación personal
 Flexibilidad para adaptarse a los cambios.

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 Tolerancia para trabajar bajo presión.


 Actitud de servicio.
 Habilidad para resolver problemas en forma creativa.
 Tener iniciativa y persuasión.
 Innovación en los procesos.
 Toma de decisiones ante diferentes circunstancias.

6.4 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-S

- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.


- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
- Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
- Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.
- Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en
la empresa.

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7. AUDITOR INTERNO

 DENOMINACIÓN: AUDITOR INTERNO


 SECCIÓN: Despacho
 SUPERIOR INMEDIATO: Gerente General
 CARÁCTER DEL CARGO: Contrato término fijo

7.1 OBJETIVO

Es un cargo de nivel administrativo, responsable de evaluar en forma


permanente el normal desarrollo de las operaciones de la Cooperativa,
mediante la adopción de un plan anual de auditoria interna que vincule
cronogramas e informes mensuales de seguimiento a las actividades de cada
cargo de la organización. Lo anterior, apoyado en las evaluaciones de
auditoria al cumplimiento de las normas y procesos adoptados por la
administración y que se consagran en los diferentes manuales de
administración de riesgo, de funciones, de procedimientos, reglamentos y
demás disposiciones internas autorizadas por la Gerencia General o el Consejo
de Administración. Este cargo va de acuerdo al organigrama de la Cooperativa
y depende de la Gerencia General.

7.2. FUNCIONES DEL CARGO

1. Hacer seguimiento a los procedimientos implementados en la


Cooperativa para garantizar el cumplimiento con los requerimientos
legales y regulatorios, códigos internos y la implementación de políticas
y procedimientos

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2. Verificar en sus auditorías la eficacia de los procedimientos adoptados


por la administración para asegurar la confiabilidad y oportunidad de los
reportes a esta Superintendencia y otros entes de control

3. Realizar una evaluación detallada de la efectividad y adecuación del


SCI, en las áreas y procesos de la organización que resulten relevantes,
abarcando entre otros aspectos los relacionados con la administración
de riesgos de la entidad, los sistemas de información, administrativos,
financieros y tecnológicos, incluyendo los sistemas electrónicos de
información y los servicios electrónicos

4. Evaluar tanto las transacciones como los procedimientos de control


involucrados en los diferentes procesos o actividades de la entidad, en
aquellos aspectos que considere relevantes

5. Promover, gestionar y mantener un Sistema de Gestión de Calidad


orientado a mejorar continuamente los procesos y desempeño de la
Cooperativa y al logro de objetivos estratégicos con el fin de satisfacer
todas las partes interesadas

6. Adelantar las investigaciones especiales que considere pertinentes,


dentro del ámbito de su competencia, para lo cual deberá contar con la
colaboración de expertos en aquellos temas en que se requiera

7. Hacer seguimiento a los controles establecidos por la entidad, mediante


la revisión de la información contable y financiera

8. Elaborar el plan anual de auditoria antes de finalizar el año anterior y dar


estricto cumplimiento

9. Preparar programas de auditoria en coordinación de la Gerencia a la


medida en desarrollo de la planeación, presentar informes por cada
programa desarrollado y establecer criterios para calificaciones de riesgo
por cada programa adelantado.

10. Planificar y ejecutar auditorías internas de calidad

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11. Identificar en cada uno de los procesos auditados acciones correctivas,


preventivas y oportunidades de mejora a través de la identificación del
cumplimiento de los requisitos

12. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas,


procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la
organización

13. Participar en los comités en los cuales haya sido convocado

14. Diseñar mecanismos de control, indicadores de gestión y de prevención


de riesgos, con el fin de garantizar la correcta evaluación y seguimiento
de la gestión en la Cooperativa

15. Coordinar al interior de la Cooperativa la respuesta oportuna a los


requerimientos de los Órganos de Control, según la asignación del Jefe
inmediato

16. Crear y actualizar la matriz de riesgo del sistema de control interno de la


Cooperativa y exponer en forma periódica a la Gerencia y/o Consejo sus
conclusiones

17. Actualizar los registros diarios de eventos de riesgo operativo y


presentar recomendaciones mensuales a la Gerencia General y las
diferentes áreas de la Cooperativa.

18. Desarrollar las alertas del sistema, sirviendo de apoyo al área


Informática en la parametrización de los mismos y en el establecimiento
de los niveles de seguridad requeridos.

19. Análisis permanente y evaluaciones sobre el funcionamiento del sistema


de la Cooperativa y presentación de informes mensuales sobre su
evaluación y calificación de riesgos.

20. Sustentar los informes y recomendaciones ante la Gerencia General y el


Consejo de Administración, sobre el resultado del ejercicio de sus
obligaciones

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21. Presentar al Consejo de Administración , por lo menos al cierre de cada


ejercicio, un informe acerca de los resultados de su labor, incluyendo,
entre otros aspectos, las deficiencias detectadas en el SCI

22. Recibir y procesar información complementaria desde las áreas


operativas y de negocios

23. Realizar arqueo de caja diariamente y ocasionalmente sin previo aviso y


revisión de los procesos en los cuales interviene

24. Cumplimiento al Manual de Políticas de Control Interno y de Auditoria y


al Manual de Gestión de Control Interno y proponer ajustes y
actualización permanente a los mismos.

25. Apoyo en los procesos de la Cooperativa Laboyana de Ahorro y Crédito


COOLAC LTDA

26. Las demás funciones que le asignen la Gerencia General y el Consejo


de Administración.

7.3 REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación:

Profesional universitario en Contaduría Pública, Ingeniería Industrial o afines


con matrícula profesional vigente.

b. Experiencia:

Experiencia Mínima de 1 año en la implementación de procesos de


aseguramiento de calidad y auditorías internas de calidad

c. Conocimientos específicos:

Conocimientos actualizados sobre normas de auditoria de general aceptación,


NIAs, NIIFs, Circulares básicas contables y jurídica, formatos (controles de Ley)
y entorno legal, tributario, de sistemas, contratación y operación de ahorro y
crédito. Desarrollo de procesos y procedimientos, manejo de herramientas
ofimáticas.

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En especial conocerá la normativa y sus procesos y procedimientos de


cumplimiento de la Supersolidaria e internos dispuestos por el Consejo de
Administración y la Gerencia.

d. Habilidades

 Compromiso con la Cooperativa


 Independencia
 Trabajo en equipo
 Excelente relaciones interpersonales
 Actitud para actualización permanente
 Facilidad de expresión
 Excelente presentación personal
 Flexibilidad para adaptarse a los cambios.
 Tolerancia para trabajar bajo presión.
 Actitud de servicio.
 Habilidad para resolver problemas en forma creativa.
 Tener iniciativa y persuasión.
 Innovación en la evaluación y propuesta de nuevos procesos.
 Toma de decisiones ante diferentes circunstancias.
 Colaboración con su equipo de trabajo y demás empleados de la
organización
 Excelente redacción y habilidades de comunicación.

7.4 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-SST
- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
- Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
- Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.
- Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en
la empresa.

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8. DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA Y CREDITO

 DENOMINACIÓN: JEFE DEPARTAMENTO DE


CARTERA
 SECCIÓN: Despacho
 SUPERIOR INMEDIATO: Gerente
 CARÁCTER DEL EMPLEO: Definido

8.1 OBJETIVO
8.2 Es un cargo de nivel operativo, jefe de sus colaboradores inmediatos, responsable del
cabal cumplimiento de los procedimientos para el otorgamiento de créditos al igual que
el cumplimiento del debido cobro de la cartera colocada minimizando riesgos de
morosidad. Responsable de ejecutar todas las disposiciones emitidas por la Gerencia
General en especial el reglamento de crédito, manual de cobranza y demás, con una
actitud creativa e iniciativa que contribuya al normal desarrollo de la operatividad y
administración de la de la empresa.
8.3 FUNCIONES DEL CARGO

1. Elaborar recibos de pago de créditos, aportes y servicios

2. Elaborar notas crédito para pagos de cuotas de crédito realizados en


otras oficinas y en otras ciudades a través de las cuentas de banco.

3. Recibir documentación para solicitudes de crédito de la oficina principal


y de las otras oficinas cuando son de autonomía del comité de crédito
o el consejo

4. Consultar a centrales de riesgo a deudor y codeudor de solicitudes de


crédito.

5. Analizar y emitir concepto claro sobre las solicitudes de crédito


entregadas por el Asesor Comercial o auxiliar encargado que sean de su
aprobación o de competencia del comité de crédito, de acuerdo al
Reglamento de Crédito, que oriente a la instancia de aprobación a tomar
decisión.

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6. En ocasiones realizar visitas para la aprobación de créditos.

7. Recibir las firmas y hacer el desembolso de los créditos aprobados.

8. Responsabilizarse por que la documentación exigida para las solicitudes


de créditos al radicarla se encuentre debidamente diligenciada y con el
lleno de todos los requisitos establecidos en la normatividad de la
Cooperativa.

9. Informar a los asociados de la aprobación o desaprobación de las


solicitudes de crédito.

10. Generar valores y documentos para el pago de póliza seguro de vida


deudores.

11. Tramitar los estudios por parte de los abogados para los créditos
hipotecarios y de pignoración y los tramites notariales para los mismos.

12. Presentar solicitudes para aprobar ante el gerente, el comité de crédito y


el consejo de administración.

13. Tramitar ante los organismos competentes las solicitudes de crédito


presentadas por los asociados que por su cuantía no sean de su
competencia de acuerdo al reglamento de crédito.

14. Generar listados de cartera para informes de cobranza.

15. Elaborar listado de los créditos a evaluar de acuerdo al reglamento de


evaluación de cartera.

16. Generar valores y documentos para el pago de póliza seguro de vida


deudores.

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FUNCIONES
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17. Generar valores y documentos para el pago de póliza seguro de vida


deudores.

18. Tramitar los estudios por parte de los abogados para los créditos
hipotecarios y de pignoración y los tramites notariales para los mismos.

19. Presentar solicitudes para aprobar ante el gerente, el comité de crédito y


el consejo de administración.

20. Tramitar ante los organismos competentes las solicitudes de crédito


presentadas por los asociados que por su cuantía no sean de su
competencia de acuerdo al reglamento de crédito.

21. Generar listados de cartera para informes de cobranza.

22. Elaborar listado de los créditos a evaluar de acuerdo al reglamento de


evaluación de cartera.

23. Realizar visitas de inspección y verificación a las solicitudes de crédito


donde se establezca el cumplimiento de las directrices de Gerencia
General y reglamento de crédito a cada una de las Agencias si la
Gerencia lo solicita.

17. Coordinar y controlar la adecuada gestión de recuperación de cartera y


cobranza a fin de mantener el índice de morosidad aceptable o dentro
de los rangos definidos por la administración.

18. Generar diariamente por el sistema el listado de la cartera con un día de


mora efectuando el respectivo seguimiento a través del contacto
personal, telefónico y produciendo las notas de cobro las cuales deben
ser entregadas oportunamente al deudor y codeudores, archivando la
copia en la respectiva carpeta del asociado.

19. Asignar de manera fraccionada el listado de la cartera generada a cada


funcionario encargado de realizar el cobro la cartera por días de
morosidad.

20. Velar para que se mantenga control permanente de la cartera morosa,


aplicando las medidas que sean necesarias

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21. Elaborar el informe de cartera de la oficina principal y recibir los informes


de todas las oficinas con el fin de elaborar un consolidado para
posteriormente realizar el reporte mensual a la Supersolidaria

22. Elaborar cotizaciones o preliquidaciones de los créditos aprobados a los


asociados que lo soliciten

23. Elaborar el cierre de cartera y generar los archivos para los informes

24. Elaborar los descuentos de nómina, para los empleados de la oficina


principal

25. Elaborar el informe estadístico del estado de la cartera y los créditos


para la gerencia con periodicidad mensual.

26. Elaboración de archivos de cartera para la actualización del software.

27. Realizar la evaluación de cartera de la oficina principal, en


colaboración de los auxiliares de cartera.

28. Radicar y organizar las carpetas de otras oficinas y de la oficina principal


para las reclamaciones de asociados fallecidos ante la aseguradora.

29. Preparar y entregar los documentos necesarios que deben trasladarse a


los abogados para tramitar ante el juzgado los procesos en cobro
jurídico

30. Responsabilizarse por que el giro ordinario del departamento de cartera


se desarrolle dentro de los parámetros establecidos en el reglamento de
crédito y demás normas concordantes con esta actividad financiera.

31. Brindar información sobre los servicios de la cooperativa a


los potenciales asociados.

32. Elaborar actas del comité de crédito y mantenerlas en archivo

33. Dar informe oportuno a los asociados sobre el estado de las solicitudes
de crédito

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34. Organizar las respectivas visitas en forma ágil y oportuna tanto del
analista del crédito como de cobranza dando claras orientaciones sobre
el trabajo a desarrollar.

35. Hacer seguimiento trimestralmente a la cartera que se encuentren en


procesos jurídicos, pidiendo informes trimestrales a los abogados a
quienes la cooperativa les ha dado poder para adelantar las respectivas
demandas ejecutivas, y a la vez adelantar conciliaciones con los
juzgados donde se encuentren mencionadas demandas, que nos
permitan tener confiabilidad de los informes emitidos por los abogados.

36. Responsabilizarse de gestionar de tipo permanente la cobranza y las


conciliaciones de la cartera morosa hasta el proceso prejuridico
haciendo firmar constancia del procedimiento adelantado por los
cobradores de acuerdo con los formatos diseñados por la Gerencia

37. Responsabilizarse que el costo de toda visita bien sea por el analista de
crédito o por el funcionario de cobranza sean causados a las cuentas
correspondientes, al igual que las costas judiciales que acarrean los
diferentes procesos judiciales por el concepto de la recuperación de la
cartera morosa.

38. Responsabilizarse en la oficina principal de todo crédito que presente


una morosidad igual o superior a (60) días hábiles, una vez agotada esta
etapa conciliatoria, deben pasar a cobro jurídico con la máxima
información necesaria para que el profesional del derecho se le facilite
realizar el respectivo cobro ejecutivo

39. Presentar a la Gerencia informe mensual del estado general de la


cartera en forma clasificada, incluyendo procesos jurídicos al igual que
números de créditos colocados y cancelados, indicando cifras que
permitan mostrar el debido cobrar y sus variaciones.

40. En el mismo informe relacionar cifras vigentes de aportes y ahorros con


los respectivos comparativos de los dos meses anteriores al igual que
saldos vigentes por oficinas de la cartera total.

41. Conservar los títulos valores (pagarés) que respaldan las obligaciones
de los asociados en caja de seguridad.

42. Velar por mantener ordenado el archivo de las solicitudes de créditos


resueltas y pendientes por resolver, al igual que las carpetas de los

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créditos vigentes, carpetas de créditos en procesos jurídicos, carpetas


de créditos cancelados entre otros

43. Estar atentos a las tasas de interés autorizadas por la


Superbancaria y circularizar todos los cambios para no sobre pasar la
usura.

44. Cumplir las directrices emitidas por la gerencia bien sea en forma verbal
o escrita al igual que conservar y dar cumplimiento al cronograma de
actividades en lo que compete a la cartera, así como todos los
reglamentos y circulares como herramienta de trabajo que le permita
desarrollar sus funciones dentro de los parámetros legales.

45. Cumplir cabalmente con sus deberes laborales de conformidad con su


contrato de trabajo firmado con la empresa, reglamento interno, manual
del siplaft entre otros.

46. Cumplir con el horario de oficina, en el cual se inicia la jornada laboral


establecida en la mañana a las 7:45 a.m. y en la tarde 1:45 p.m.

47. Portar con estricto cumplimiento la dotación entregada por la empresa.

48. Generar los informes que eventualmente se necesiten


para requerimientos ante los entes de control y vigilancia.

49. Las demás funciones relacionadas con la responsabilidad de su cargo.

8.3 REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación

Técnico o profesional en administración de empresas, contaduría, finanzas o


economía

b. Experiencia

Experiencia mínimo 6 meses desempeñándose en el área de cartera o de


contabilidad
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c. Conocimientos específicos

Sólidos conocimientos en Excel, manejo de cartera, manejo apropiado de


herramientas Office y servicio al cliente

d. Habilidades

 Facilidad de expresión y buenas relaciones interpersonales.


 Flexibilidad para adaptarse a los cambios.
 Tolerancia para trabajar bajo presión.
 Actitud de servicio.
 Habilidad para resolver problemas en forma creativa.
 Tener iniciativa y persuasión.
 Innovación en los procesos.

8.4 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-SST

- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.


- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
- Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
- Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.
- Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en
la empresa.

9. ASISTENTE DE CONTABILIDAD

 DENOMINACIÓN: ASISTENTE DE
CONTABILIDAD
 SECCIÓN: Despacho
 SUPERIOR INMEDIATO: Jefe departamento contabilidad
 CARÁCTER DEL EMPLEO: Definido

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9.1 OBJETIVO

Es un cargo de nivel operativo, encargada de auxiliar a la contador(a) en todas


las operaciones del giro ordinario del departamento contable, receptor de toda
la información contable de la Cooperativa y responsable de vigilar que todos los
soportes se encuentren debidamente diligenciados y codificados de
conformidad con las normas de la contabilidad, ejecutar todas las disposiciones
emitidas por la Gerencia General con actitud creativa e iniciativa que contribuya
al normal desarrollo de la operatividad y administración de la de la empresa.

9.2 FUNCIONES DEL CARGO

1. Brindar apoyo en todas las actividades del Departamento de Contabilidad


con el visto bueno y autorización del contador en las funciones que así se
requiera:

1. Apoyar que el giro ordinario de la contabilidad se realice dentro de las


normas legales establecidas para tal fin.

2. Informar al Jefe inmediato de cualquier inconsistencia que llegare hallar


en la contabilidad de la Cooperativa.

3. Elaborar las conciliaciones bancarias mensualmente de todas las


oficinas

4. Presentar y elaborar el recibo de pago de las respectivas declaraciones


de retención en la fuente y reteica en la fecha correspondiente con la
verificación y aprobación del jefe inmediato.

5. Asesorar a las sucursales y agencias en el manejo de la contabilidad


cuando lo soliciten.

6. Efectuar cambios y modificaciones en el sistema en coordinación con el


Departamento de Sistemas y dejar constancia debidamente autorizada
por quien lo solicita

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7. Coordinar con el jefe inmediato el buen funcionamiento y


responsabilidades de los demás funcionarios del departamento de
contabilidad.

8. Organizar y manejar adecuadamente el archivo del departamento de


contabilidad.

9. Realizar la contabilización de los títulos valores (CDT) ya sea apertura,


renovación y/o cancelación de estos.

10. Informar periódicamente al jefe inmediato sobre el cumplimiento de las


funciones asignadas con su respectivo Vo Bo

11. Elaborar certificaciones anuales de descuento retención en la fuente y


reteica

12. Contabilización de desembolsos de créditos de obligaciones financieras

13. Generar un reporte mensual a Gerencia de los resultados por oficina y la


ejecución presupuestal

14. Elaborar trimestralmente la liquidación de pago prima depósitos a


FOGACOOP

15. Elaborar semestralmente la liquidación de la cuota de sostenimiento a la


superintendencia

16. Elaborar información exógena a la DIAN y presentar al contador para


el respectivo Vo Bo

17. Generar reportes del sistema previamente autorizados por la Gerencia

18. Elaborar comprobantes de egreso y pago libranza de los funcionarios

19. Elaborar certificaciones mensuales de descuento reteiva

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20. Elaborar la nómina mensualmente de las oficinas y obtener autorización


y aprobación del Director financiero Administrativo y gerencia
respectivamente, para realizar el reporte a las oficinas para su posterior
contabilización y pago

21. Cumplir con los deberes laborales de conformidad con el contrato de


trabajo firmado con la empresa.

22. Cumplir con el horario de oficina para el inicio de la jornada laboral


establecida en la mañana 7:45 a.m. y en la tarde 1:45 p.m.

16. Generar un reporte mensual a Gerencia de los resultados por oficina y la


ejecución presupuestal

17. Elaborar trimestralmente la liquidación de pago prima depósitos a


FOGACOOP

18. Elaborar semestralmente la liquidación de la cuota de sostenimiento a la


superintendencia

16. Elaborar información exógena a la DIAN y presentar al contador para


el respectivo Vo Bo

23. Generar reportes del sistema previamente autorizados por la Gerencia

24. Elaborar comprobantes de egreso y pago libranza de los funcionarios

25. Elaborar certificaciones mensuales de descuento reteiva

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26. Elaborar la nómina mensualmente de las oficinas y obtener autorización


y aprobación del Director financiero Administrativo y gerencia
respectivamente, para realizar el reporte a las oficinas para su posterior
contabilización y pago
27. Cumplir con los deberes laborales de conformidad con el contrato de
trabajo firmado con la empresa.

28. Cumplir con el horario de oficina para el inicio de la jornada laboral


establecida en la mañana 7:45 a.m. y en la tarde 1:45 p.m.

29. Elaborar el reporte de Gravamen a los Movimientos Financieros


(4XMIL), para su respectivo pago antes de la fechas establecidas por la
Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales.

30. Revisar y aprobar el pago de intereses y capital de los CDAT y


movimientos entre sucursales y agencias

31. Revisar y aprobar los retiros de cuentas de ahorros de los asociados en


caso de ausencia de la persona encargada

32. Realizar cierre contable mensual y anual en el sistema

33. Elaborar estados financieros para convenios y desembolsos de créditos con


entidades finanicieras

34. Elaborar mensualmente la información de todas las oficinas los productos de


aportes, ahorros, Asociados, CDAT, cartera y demás formatos exigidos para el
informe para Superintendencia Economía Solidaria y Fogacoop

35. Elaborar y modificar comprobantes y notas de contabilidad en el sistema previa


revisión y autorización del Jefe inmediato

36. Liquidar las vacaciones contratos, primas, cesantías e intereses de los empleados
cuando sea solicitado por el Director financiero y autorizado

37. Generar los reportes requeridos por los entes control y dar los soportes necesarios
ante los no conformes pertinentes al área contable para posterior consolidación con
los demás procesos

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38. Revisar por que la información contable llegue a tiempo, para


mantener la contabilidad al día y de informes oportunos a
nuestros entes de control, Gerencia General, Revisor Fiscal entre
39. Portar en estricto cumplimiento la dotación entregada por la Cooperativa.
← Todas las demás funciones relacionadas con su responsabilidad

9.3 REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación

Estudiante de últimos semestres o profesional de Contaduria publica,


Administración de empresas o afines

b. Experiencia
En cargos con funciones contables mínimo de un año en empresas del sector
cooperativo financiero.

c. Conocimientos específicos

Destreza en el manejo de Excel avanzado, manejo de ambiente Windows,


conocimientos básicos contables y financieros.

d. Habilidades

 Saber escuchar.
 Saber comunicarse efectivamente.
 Tener poder de persuasión.
 Estar alerta a las reacciones de terceros y entender el porqué de su
reacción.
 Identificar cambios y estar preparado(a) para ellos.

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9.3 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-SST

- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.


- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
- Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
- Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.

- Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en


la empresa.

10. AUXILIAR DEL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

 DENOMINACIÓN: AUXILIAR DTO DE SISTEMAS


 SECCIÓN: Despacho
 SUPERIOR INMEDIATO: DIRECTOR DEPARTAMENTO
DE SISTEMAS
 CARÁCTER DEL EMPLEO: Fijo

Es un cargo de nivel operativo, y su objetivo es brindar apoyo técnico al Dpto.


de sistemas, encargado de ejecutar todas las disposiciones emitidas por la
Gerencia y estar a vanguardia de los cambios tecnológicos, como
cumplir con las directrices de su jefe inmediato (Director de Sistema) y la
creativa e iniciativa que contribuya al normal desarrollo de la operatividad y
administración de la de la empresa.

10.2 FUNCIONES DEL CARGO

1. Guardar y almacenar en archivo las copias de seguridad del sistema de


la Cooperativa de forma diaria y mensual.

2. Realizar el mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo de la


oficina principal como de las agencias y dirección general.

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3. Recibir del Director de Sistema las solicitudes de servicios enviadas por


las agencias o dirección general y tramitar el requerimiento.

4. Actualizar y controlar permanentemente el inventario de Hardware y


Software de la cooperativa con el apoyo de departamento de
Contabilidad

5. Mantener evidencia del mantenimiento efectuado a las agencias y


demás áreas de la Cooperativa actualizando las hojas de vida de los
equipos de cómputo.

6. Verificar, controlar y actualizar el inventario de los equipos nuevos que


ingresan a la cooperativa

7. Mantenerse actualizado respecto a las normas legales, procedimientos y


comunicados emitidos por la Gerencia General en lo pertinente a su
cargo, para darles un oportuno cumplimiento.

8. Velar por que los procesos, procedimientos, instructivos y demás


documentación del Sistema, estén siendo implementados y se cumplan
de acuerdo a los parámetros establecidos.

9. Brindar apoyo a las novedades del Software, de los equipos de cómputo


y demás requerimientos establecidos por el Coordinador de Sistemas
Portar en estricto cumplimiento la dotación entregada por la cooperativa.

10. Todas aquellas relacionadas con su cargo y las demás que sean
asignadas por la Gerencia.

10.3 REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación

Técnico o tecnólogo en sistemas

b. Experiencia

Mínima de 1 año en parte técnica de los equipos de cómputo

c. Conocimientos específicos

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Conocimientos y criterios para administrar y brindar continuidad del servicio de


la Plataforma tecnológica y herramientas ofimáticas y conocimiento básico
contable

d. Habilidades

 Capacidad de relación y gestión.


 Integración (visión sistemática).
 Coordinación, organización y supervisión.
 Identificar cambios y estar preparado(a) para ellos.
 Capacidad de análisis y para la toma de decisiones.
 Facilidad de relaciones humanas.
 Liderazgo

8.4 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-SST

- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.


- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
- Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
- Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.
- Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en
la empresa.

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11. AUXILIAR CONTABLE

 DENOMINACIÓN: AUXILIAR CONTABLE


 SECCIÓN: Despacho
 SUPERIOR INMEDIATO: Jefe departamento
 CARÁCTER DEL EMPLEO: Contrato definido

11.1 OBJETIVO

Es un cargo del nivel operativo encargada de auxiliar a la asistente de


contabilidad en todas las operaciones del giro ordinario del departamento
contable, ejecutar todas las disposiciones emitidas por la Gerencia General con
actitud creativa e iniciativa que contribuya al normal desarrollo de la
operatividad y administración de la de la empresa.

11.2 FUNCIONES DEL CARGO


Cumplir con todas las delegaciones e instrucciones emitidas por el asistente de
contabilidad o contador brindando un apoyo en las siguientes funciones:

1. Elaboración mensual de las conciliaciones bancarias de todas las


oficinas

2. Elaboración de depreciación y amortización de activos oficina principal

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3. Verificación depreciación y amortización activos Agencias

4. Asesoría a las sucursales y agencias en el manejo de la contabilidad


cuando lo soliciten.

5. Realizar cambios y modificaciones en el sistema en coordinación con el


Departamento de Sistemas y dejar constancia debidamente autorizada
por quien lo solicita

6. Informar periódicamente al jefe inmediato sobre el cumplimiento de las


funciones asignadas con su respectivo Vo Bo

7. Elaborar información exógena a la DIAN y presentar al contador para el


respectivo Vo Bo

8. Generar reportes del sistema autorizados por la Gerencia

9. Elaboración comprobantes ajuste fin de mes, depreciación,


amortización, reclasificación, sueldos y nomina

10. Elaborar y modificar comprobantes y notas de contabilidad en el sistema


previa revisión y autorización del Jefe inmediato

11. Generar los reportes requeridos por los entes control y dar los soportes
necesarios ante los no conformes pertinentes al área contable para
posterior consolidación con los demás procesos y obtener Vo Bo de
Gerencia

12. Revisar por que la información contable llegue a tiempo, para


mantener la contabilidad al día y de informes oportunos a
nuestros entes de control, Gerencia General, Revisor Fiscal entre
otros.

13. Consolidar mensualmente la información de todas las oficinas los


productos de aportes, ahorros, Asociados, CDAT, cartera y demás
formatos exigidos para el informe para Superintendencia Economía
Solidaria y Fogacoop

14. Velar porque el archivo de la contabilidad se mantenga en su orden, sin


permitir que personas ajenas a esta responsabilidad lleguen a desviar
algún documento que pueda obstaculizar cualquier aclaración o
investigación.

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15. Cumplir cabalmente con sus deberes laborales de conformidad con su


contrato de trabajo firmado con la empresa.

16. Cumplir con el horario de oficina para dar inicio a la jornada laboral
establecido en la mañana 7:45 a.m. y en la tarde 1:45 p.m

17. Portar con estricto cumplimiento la dotación entregada por la


cooperativa.

18. Toda la demás funciones relacionadas con su responsabilidad.

11.3 REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación

Técnico en contaduría pública,

b. Experiencia

En cargos con funciones contables mínimo de un año en empresas del sector


cooperativo financiero

c. Conocimientos específicos

Destreza en el manejo de Excel avanzado, plan de cuentas, manejo de


ambiente Windows, conocimientos básicos contables y financieros

d. Habilidades

 Saber escuchar.
 Saber comunicarse efectivamente.
 Tener poder de persuasión.
 Estar alerta a las reacciones de terceros y entender el porqué de su
reacción.
 Identificar cambios y estar preparado(a) para ellos.

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11.4 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-SST

- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.


- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
- Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
- Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.
- Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en
la empresa.

12. AUXILIAR DE CARTERA

 DENOMINACIÓN: AUXILIAR DE CARTERA


 SECCIÓN: Despacho
 SUPERIOR INMEDIATO: Jefe de Cartera
 CARÁCTER DEL EMPLEO: Definido

12.1 OBJETIVO
Es un cargo de nivel operativo, receptor de toda la documentación recibida con
destino al departamento de cartera, responsable de su correspondiente archivo
en forma organizada que permita su búsqueda en forma rápida y precisa,
principal colaborador del jefe de cartera. encargada de ejecutar todas las
disposiciones emitidas por la Gerencia a los diferentes destinatarios internos y
externos, con actitud creativa e iniciativa que contribuya al normal desarrollo de
la operatividad y administración de la de la empresa.

12.2 FUNCIONES DEL CARGO

1. Recibir y radicar las solicitudes de créditos debidamente diligenciadas.

2. Elaborar los recibos de caja correspondientes a los abonos por parte de


los Asociados.

3. Verificar la base de datos correspondiente, consignadas en el formulario


de solicitud, dando a conocer novedades si las hubiere a su jefe
inmediato.

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FUNCIONES
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4. Mantener ordenado el archivo de las solicitudes de créditos resueltas y


pendientes por resolver, al igual que las carpetas de los créditos
vigentes, carpetas de créditos en procesos jurídicos, carpetas de
créditos cancelados entre otros

5. Dar informe oportuno a los asociados sobre el estado de las solicitudes


de crédito

6. Realizar el cierre de fin de mes y presentar los informes respectivos para


evaluación de su jefe inmediato.

7. Cumplir cabalmente con sus deberes laborales de conformidad con su


contrato de trabajo firmado con la empresa y todos los manuales
incluyendo el del Siplaft.
8. Cumplir con el horario de oficina para el inicio de la jornada laboral
establecido en la mañana 7:45 a.m. y en la tarde 1:45 p.m.

9. Elaborar cartas de cobros de cartera con el visto bueno de su


jefe inmediato e para que el auxiliar de cobranza las entregue a
sus destinatarios.

10. Portar con estricto cumplimiento la dotación entregada por la empresa.

11. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato.

12.3 REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación

Técnico o profesional en administración de empresas o afines

b. Experiencia

Mínimo de seis meses desempeñándose como auxiliar de cartera o de


contabilidad.

c. Conocimientos específicos

Conocimiento en Excel y apropiado manejo de herramientas Office, servicio al


cliente

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FUNCIONES
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d. Habilidades
 Saber escuchar.
 Saber comunicarse efectivamente.
 Tener poder de persuasión.
 Estar alerta a las reacciones de terceros y entender el porqué de su reacción.
 Identificar cambios y estar preparado(a) para ellos.

12.3 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-SST

- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.


- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
- Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
- Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.
- Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en
la empresa.

12. AUXILIAR COBRANZAS

 DENOMINACIÓN: AUXILIAR DE COBRANZAS.


 SECCIÓN: Despacho
 SUPERIOR INMEDIATO: Jefe de Cartera
 CARÁCTER DEL EMPLEO: Definido

13.1 OBJETIVO

Es un cargo de nivel operativo, encargado de realizar de tipo permanente la


cobranza generalizada de la cartera de crédito de la cooperativa, al igual que
las visitas de análisis para las solicitudes de créditos por los asociados,
principal apoyo del jefe de cartera para mantener al día y sin grandes riesgos la
morosidad de la cartera.

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13.2 FUNCIONES DEL CARGO

Realizar visitas a los deudores y codeudores que hayan entrado en morosidad


con sus obligaciones de créditos.

Elaborar diariamente un plan de trabajo coordinado con el jefe inmediato que


permita ejecutar el trabajo con mayor rendimiento y entregar resultados
diariamente que le permitan al jefe de cartera hacer evaluación.

Llevar en forma organizada el cumplimiento y resultados de las visitas


realizadas a los asociados morosos que le permitan analizar la necesidad de
nuevas visitas.

Realizar visitas y rendir informe de la existencia y calidad de los activos


ofrecidos en garantía por los asociados para la aprobación de los créditos
desembolsados y si hallare novedades comunicarlas oportunamente a su jefe
inmediato.

13.3 REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación

Estudiante universitario técnico o tecnólogo en carreras administrativas y


sociales

b. Experiencia

Mínimo un año de experiencia en labores similares o iguales al cargo

c. Conocimientos específicos

Conocimiento básico contable y servicio al cliente

d. Habilidades

 Saber escuchar.
 Saber comunicarse efectivamente.
 Tener poder de persuasión.

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 Estar alerta a las reacciones de terceros y entender el porqué de su


reacción.
 Identificar cambios y estar preparado(a) para ellos.

13.4 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-SST

- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.


- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
- Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
- Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.
- Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en
la empresa.

14. AUXILIAR DE CARTERA SUCURSAL

 DENOMINACIÓN: AUXILIAR CARTERA SUCURSAL


 SECCIÓN: Despacho
 SUPERIOR INMEDIATO: Gerente
 CARÁCTER DEL EMPLEO: Definido

14.1 OBJETIVO

Es un cargo de nivel operativo, receptor de toda la documentación con destino


a crédito y cartera, responsable de su correspondiente archivo en forma
organizada que permita su búsqueda rápida y precisa, encargado de ejecutar
todas las disposiciones emitidas por la Gerencia a los diferentes destinatarios
internos y externos, con actitud creativa e iniciativa que contribuya al normal
desarrollo de la operatividad y administración de la de la empresa.


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14.2 FUNCIONES DEL CARGO

1. Responsabilizarse por que el giro ordinario de la cartera de la


agencia, estén en los estándares normales, dando cumplimiento a
las directrices de la Gerencia General, reglamento de crédito y
demás normas concordantes con esta actividad financiera.

2. Responsabilizarse por que la documentación exigida para las solicitudes


de créditos al radicarla se encuentre debidamente diligenciada y con el
lleno de todos los requisitos establecidos en la normatividad de la
Cooperativa.
3. Presentar en forma oportuna todas las solicitudes de créditos que hayan
cumplido con los requisitos a su jefe inmediato, para que este los
presente como están indicadas en el reglamento de crédito.

4. Dar informe oportuno a los asociados sobre el estado de las solicitudes


de crédito.

5. Organizar las respectivas visitas de crédito en forma ágil y oportuna.

6. Mantener en movimiento a partir de un día de mora toda la cartera, es


decir, desarrollar diferentes estrategias de cobranzas, como el tele cobro
entre otros.

7. Hacer seguimiento de tipo permanente a las garantías por lo cual se


aprobaron los créditos y en caso de novedades informar a su jefe
inmediato para que se tomen los correctivos.

8. Hacer seguimiento de tipo permanente a la cartera que se encuentren


en procesos jurídicos, pidiendo informes mensualmente a los abogados
a quienes la cooperativa les ha dado poder para adelantar las
respectivas demandas ejecutivas, y a la vez adelantar conciliaciones con
los juzgados donde se encuentren mencionadas demandas, que nos
permitan tener confiabilidad de los informes emitidos por los abogados.
9. Responsabilizarse de gestionar de tipo permanente la cobranza y las
conciliaciones de la cartera morosa haciendo firmar constancia del
procedimiento adelantado por los cobradores de acuerdo con los
formatos diseñados para tal fin.

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10. Responsabilizarse que todo crédito a partir de sesenta (60) días de


morosidad y una vez agotada esta etapa conciliatoria, deben pasar a
cobro jurídico con la máxima información necesaria para que el
profesional del derecho se le facilite realizar el respectivo cobro ejecutivo

11. Presentar a su jefe inmediato el informe mensual del estado de la


cartera de su agencia o sucursal, incluyendo los procesos jurídicos al
igual que números de créditos colocados y cancelados, indicando cifras
que permitan mostrar el debido cobrar y sus variaciones.

12. Conservar los títulos valores (pagarés) que respaldan las obligaciones
de los asociados en caja de seguridad.

13. Elaborar los recibos de pagos por conceptos de abonos y pagos totales
de cartera.

14. Mantener ordenado el archivo de las solicitudes de créditos resueltas y


pendientes por resolver, al igual que las carpetas de los créditos
vigentes, carpetas de créditos en procesos jurídicos, carpetas de
créditos cancelados entre otros.

15. Hacer las correspondientes liquidaciones de los créditos de cartera de


conformidad con las tasas de interés autorizadas por la cooperativa.

16. Cumplir las directrices emitidas por la gerencia bien sea en forma verbal
o escrita al igual que conservar y dar cumplimiento al cronograma de
actividades en lo que compete a la cartera, así como todos los
reglamentos y circulares como herramienta de trabajo que le permita
desarrollar sus funciones dentro de los parámetros legales.
17. Cumplir cabalmente con sus deberes laborales de conformidad con su
contrato de trabajo firmado con la empresa.

18. Cumplir con el horario de oficina, en el cual se inicia la jornada laboral


establecida en la mañana a las 7:45 a.m. y en la tarde 1:45 p.m

19. Mantener actualizadas las tasas de interés, de acuerdo a las directrices


de los órganos administrativos.

20. Las demás funciones relacionadas con la responsabilidad de su cargo.

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14.3 REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación

Técnico o profesional en administración de empresas o afines

b. Experiencia

Mínimo de seis meses desempeñándose como auxiliar de cartera o de


contabilidad.

c. Conocimientos específicos

Conocimiento en Excel y apropiado manejo de herramientas Office, servicio al


cliente

Habilidad

 Actitud de servicio.
 Tolerancia para trabajar bajo presión.
 Demostrar amabilidad y sentirse motivado en su trabajo.
 Tener iniciativa y persuasión.
 Saber escuchar.
 Saber comunicarse efectivamente.
 Estar alerta a las reacciones de terceros y entender el porqué de su
reacción.
 Identificar cambios y estar preparado(a) para ello.

d.
14.4 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-SST

- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.


- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
- Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
- Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.
- Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en
la empresa.

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15. ASESOR COMERCIAL


 DENOMINACIÓN: ASESOR COMERCIAL
 SECCIÓN: Despacho
 SUPERIOR INMEDIATO: Gerente General
 CARÁCTER DEL EMPLEO: Término Definido
 NÚMERO DE CARGO: Uno (1)

15.1 OBJETIVO
Es un cargo de nivel operativo, encargado de mantener relación directa con
los asociados actuales y/o potenciales, usuarios, proveedores de la
Cooperativa, y de comunicar y orientar a los asociados actuales o posibles
sobre los servicios y requisitos de la Cooperativa y ejecutar todas las
disposiciones emitidas por la Gerencia, con actitud creativa e iniciativa que
contribuya al normal desarrollo de la operatividad y administración de la de la
empresa.

15.2 FUNCIONES DEL CARGO

1. Atender a los asociados actuales o potenciales, terceros e informar


acerca de los servicios que ofrece la cooperativa.

2. Impartir la información necesaria a cada uno de los aspirantes a


vincularse como asociados, personas naturales o jurídicas.

3. Ingresar y registrar la información del asociado y la apertura de la cuenta


de ahorros en el sistema e imprimir los documentos donde queda
soporte de la afiliación del asociado.

4. Informar, recibir, radicar y registrar en el sistema las solicitudes de


crédito recibidas diariamente.

5 .Revisar ingresar al sistema las solicitudes de vinculación entregadas por


los promotores de las carpas móviles.

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6. Emitir concepto claro sobre la solicitud de crédito, que oriente a la


instancia de aprobación a tomar una decisión.

7. Atender a los asociados que se encuentran al día o en mora para


efectos de entregarles información del estado de su cuenta, incluida
liquidación de Intereses y demás condiciones.

8. Efectuar seguimiento de la cartera vencida asignada por el Jefe de


Cartera mediante el contacto personal, telefónico y a través de las notas
de cobro las cuales deben ser entregadas oportunamente al deudor y
codeudores.

9. Radicar las solicitudes de retiro de los asociados verificando su saldo y


la
10. firma en la tarjeta de registro y entregar a la secretaria General para su
trámite.

11. Mantenerse actualizado respecto a las normas legales, procedimientos y


comunicados emitidos por la Cooperativa en lo pertinente a su cargo,
dándole oportuno cumplimiento.

12. Velar por que los procesos, procedimientos, instructivos y directrices de


la Gerencia General, estén siendo implementados y se cumplan de
acuerdo a los parámetros establecidos

13. Las que tengan relación directa con su cargo o las que en forma
transitoria o permanente le asigne el superior inmediato y que no estén
asignadas a otras personas y organismos.

14. Realizar estadísticas e informes de los asociados ingresados, retirados y


de aquellos vinculados a otros servicios, conforme lo indique la gerencia
de la
15. Cooperativa o las entidades que lo soliciten.

16. Estar atento u organizar fechas de cumpleaños de los asociados


para presentarles un saludo de felicitación o lo que asigne la Gerencia
General.

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17. Portar en estricto cumplimiento la dotación entregada por la Cooperativa

18. Las demás inherentes a su condición de asesor comercial.

15.3 REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación

Técnico o tecnólogo en ciencias económicas y sociales preferiblemente en


administración económica, administración financiera, economía, contaduría o
afines

b. Experiencia
Mínima de un año en cargos iguales o similares al cargo

c. Conocimientos específicos

Conocimientos actualizados de la economía nacional en especial el sector


cooperativo financiero colombiano y su entorno de mercado, manejo de Office y
herramientas estadísticas

d. Habilidades

 Saber escuchar.
 Saber comunicarse efectivamente.
 Tener poder de persuasión.

 Estar alerta a las reacciones de terceros y entender el porqué de su


reacción.
 Identificar cambios y estar preparado(a) para ellos.

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15.4 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-SST

- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.


- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
- Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
- Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.
- Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en
la empresa.

16. CAJERO

 DENOMINACIÓN: CAJERO
 SECCIÓN: Despacho
 SUPERIOR INMEDIATO: Gerente
 CARÁCTER DEL EMPLEO: Fijo

25.1 OBJETIVO
25.2
Es un cargo de nivel operativo, encargado de recaudar el dinero que ingresa a
la Cooperativa y efectuar los respectivos pagos a asociados y terceros,
revisando que todas las operaciones se encuentren debidamente diligenciadas
codificadas y ajustadas a las Normas Contables de conformidad con el PUC de
la cooperativa, responsabilizándose de que todos los registros contables
lleven sus respectivas autorizaciones. Debe mantener relación directa con los
asociados actuales y/o potenciales, usuarios, proveedores de la Cooperativa, y
de comunicar y orientar a los asociados actuales o posibles sobre los
servicios y requisitos de la Cooperativa y ejecutar todas las disposiciones
emitidas por la Gerencia, con actitud creativa e iniciativa que contribuya al
normal desarrollo de la operatividad y administración de la de la empresa.

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16.2 FUNCIONES DEL CARGO


1. Realizar la consignación en el sistema del dinero entregado por el Jefe
de operaciones para la apertura del día.las consignaciones que por
diferentes conceptos ingresan a la caja general, revisando que los
documentos estén debidamente diligenciados y codificados, dando fe del
recibido con su firma y sello
2. Revisar que las transacciones registradas en los documentos recibidos
lleven su debida codificación y autorización.
3. Realizar todos los retiros que por diferentes conceptos sean emitidos
confirmando sus respectivas autorizaciones además de las firmas
autorizadas para tal fin, revisando que los documentos se encuentren
debidamente diligenciados, codificados y que se encuentren con su
respectiva huella para sumas superiores a 1000000 evitando problemas
que puedan traer consecuencias en contra de la persona responsable.
4. Abstenerse de realizar retiros de cuentas de ahorro que no estén
debidamente diligenciados por el ahorrador y firmado por el responsable
de la autorización.
5. Revisar que los registros de firma corresponda al asociado que va a
efectuar el respectivo retiro y si no es efectuado por el titular de la
cuenta que esté debidamente autorizado por el titular.
6. Responsabilizarse de que los retiros y consignaciones que efectúen los
asociados de otras oficinas sus reportes sean de inmediato a las oficinas
donde fueron afectadas las respectivas cuentas.
7. Responsabilizarse de verificar los saldos en cuentas de ahorro antes de
realizar los retiros, tanto de las cuentas de sucursal como de otras
agencias.
8. Abstenerse de efectuar pagos de comprobantes de egresos por
diferentes conceptos sin la debida autorización por quien corresponda,
es decir, por el gerente o Director Financiero Administrativo.
9. Responsabilizarse de que se efectúen en forma inmediata a la Oficina
Principal y a la oficina correspondiente donde hayan sido afectadas las
cuentas con transacciones de retiros y consignaciones.
10. Realizar los cuadres diarios dentro del día.
11. Responsabilizarse de mantener montos de dinero en la caja general que
no superen los dos millones de pesos ($ 2.000.000.)
12. Responsabilizarse de mantener montos de dinero en la caja fuerte un
monto máximo de (88) SMMLVMantener a todo momento con la clave la
caja fuerteNo permitir que compañeros de trabajo ni personas extrañas
entren al recinto de la caja general.No permitir que compañeros de
trabajo ni personas extrañas entren al recinto de la caja general.

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13. Abstenerse de realizar cualquier tipo de transacción sin la previa


autorización de la Gerencia o quien haga sus veces.
14. Cuidar que la caja fuerte mantenga protegida.

15. Cumplir cabalmente con sus deberes laborales de conformidad con el


contrato de trabajo firmado con la cooperativa.

16. Dar cumplimiento a las directrices emitidas por sus jefes bien sean
verbales o escritas.

17. Cumplir con el horario de oficina para el inicio de la jornada laboral


establecido en la mañana 7:45 a.m. y en la tarde 1:45 p.m

18. Atender a los asociados actuales o potenciales, terceros en forma


cordial, amable, eficiente y eficaz.

22. Atender de manera dispuesta a Control Interno o Revisoría Fiscal al


realizar arqueo diario de caja o revisión de los procesos en los cuales
interviene.

23. Llevar debidamente ordenados los documentos soportes de ingresos y


pagos y manteniendo al día el archivo de cuentas de ahorro.

24. Mantenerse actualizado respecto a las normas legales, procedimientos y


comunicados emitidos por la Gerencia en lo pertinente a su cargo, para
darles un oportuno cumplimiento

25. Velar para que los procesos, procedimientos, instructivos y demás


Documentación, estén siendo implementados y se cumplan de acuerdo
a los parámetros establecidos.

26. Responsabilizarse y dar estricto cumplimiento a todo lo concerniente al


manual del Siplaft.

27. Diligenciar los formato de lavado de activos en las transacciones de


efectivo superiores a $ 10.000.000.

28. Portar en estricto cumplimiento la dotación entregada por la Cooperativa.

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29. Atender con agilidad, responsabilidad a los asociados y terceros que


tengan que ver con el giro ordinario de caja.

30. Otras que tengan relación directa con su cargo o las que en forma
transitoria o permanente le asigne el superior inmediato y que no estén
asignadas a otras personas y organismos. Además tiene como
responsabilidad:

31. Contribuir con la mejora de la imagen corporativa a través de un servicio


de calidad de la Cooperativa.

32. El grado de atención, concentración y cuidado que debe tener al


efectuar las operaciones de caja es permanente.

33. No divulgar la información confidencial o sensible suministrada por la


Cooperativa a terceras personas sin la debida autorización escrita de su
jefe inmediato.

34. Responder por el buen uso de las herramientas de trabajo asignadas


para el cumplimiento de sus labores dentro de la Cooperativa y de
acuerdo a la naturaleza de su cargo.

35. Preservar y proteger bajo estricta reserva y confidencialidad todos los


dispositivos físicos, virtuales y digitales, claves de acceso brindados por
la Cooperativa para realizar con honestidad e integridad todo tipo de
operaciones transaccionales y financieras inherentes a su cargo.

36. Custodiar, proteger y manejar bajo estricta reserva y confidencialidad


todos los documentos comerciales, títulos valor brindados por la
Cooperativa para realizar con honestidad e integridad la labor y que
sean necesarios en el desempeño de sus funciones.

37. Colaborar con la seguridad y cuidado de los intereses de la Cooperativa,


previniendo situaciones de posibles actos ilícitos, presencia de personas
Realizar en su totalidad y correctamente las labores asignadas
contribuyendo con el adecuado clima organizacional de la Cooperativa

38. sospechosas y en general que atenten contra la integridad de todos los


funcionarios de la Cooperativa.

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16.3 REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación
Técnico o tecnólogo en áreas administrativas o financieras con conocimiento
de los productos y servicios financieros

b. Experiencia

Mínima de un año el cual debe contar con un tiempo mínimo de entrenamiento


de 5 días en oficina bajo la tutoría de un cajero con experiencia quien evaluará
junto con el Coordinador de oficina, las habilidades e idoneidad del aspirante.

c. Conocimientos específicos
Manejo de ofimática, conocimientos contables básicos

d. Habilidades

 Saber escuchar.
 Saber comunicarse efectivamente.
 Tener poder de persuasión.
 Estar alerta a las reacciones de terceros y entender el porqué de su
reacción.
 Identificar cambios y estar preparado(a) para ellos.

13.4 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-SST

- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.


- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
- Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
- Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.
- Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en
la empresa.

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17. CAJERO DE SUCURSAL

 DENOMINACIÓN: CAJERO SUCURSAL O


AGENCIA
 SECCIÓN: Despacho
 SUPERIOR INMEDIATO: Director de Agencia o Gerente
de Sucursal
 CARÁCTER DEL EMPLEO: Definido

17.1OBJETIVO
terceros, revisando que todas las operaciones se encuentren debidamente
diligenciadas codificadas y ajustadas a las Normas Contables de conformidad
con el PUC de la cooperativa, responsabilizándose de que todos los registros
contables lleven sus respectivas soportes y autorizaciones de su jefe
inmediato. ejecutar todas las disposiciones emitidas por la Gerencia, con
actitud creativa e iniciativa que contribuya al normal desarrollo de la
operatividad y administración de la de la empresa.

17.2 FUNCIONES DEL CARGO

1. Realizar la consignación en el sistema del dinero entregado por el


gerente de la sucursal o director de agencia para la apertura del día.

2. Recaudar el dinero en efectivo o cheque que por todo concepto que


ingresan a la a la sucursal o agencia

3. Efectuar pagos por caja por concepto de retiro de la cuenta de ahorros,


cancelación de CDAT´S, pago de excedentes a ex asociados y por
servicios prestados.

4. Recaudar todas las obligaciones de cartera.

5. Atender a los asociados actuales o potenciales, terceros en forma


cordial, amable, eficiente y eficaz.

6. Recaudar el dinero de asociado y terceros para el pago de convenios


que posee la agencia o sucursal.

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7. Atender de manera dispuesta a Control Interno o Revisoría Fiscal al


realizar arqueo diario de caja o revisión de los procesos en los cuales
interviene.

8. Llevar debidamente ordenados los documentos soportes de ingresos y


pagos, manteniendo al día el archivo de cuentas de ahorro.

9. Colaborar en hora de no atención al público con el seguimiento y


bro de la cartera vencida asignada por el Director de Agencia o
gerente de la sucursal mediante el contacto personal o telefónico.

10. Aplicar las notas debito de cartera por descuentos a cuenta de


ahorros que posean saldo para pago obligación y otras debidamente
autorizados.
11. Mantenerse actualizado respecto a las normas legales, procedimientos y
comunicados emitidos por la Cooperativa en lo pertinente a su cargo,
para darles un oportuno cumplimiento.

12. Velar para que los procesos, procedimientos, instructivos y demás


documentación estén siendo implementados y se cumplan de acuerdo a
los parámetros establecidos.

13. Dar cumplimiento a todas las directrices emitidas por la Gerencia


General y la oficial de cumplimiento en lo concerniente al lavado de
activos (manual del Siplaft)

14. Diligenciar todos las transacciones superiores a $ 10.000.000 sin


excepción alguna, y enviar el respectivo informe en las fechas
establecidas a la oficina principal.

15. Atender con agilidad y responsabilidad a los asociados y


comunidad, que tengan que ver con el giro ordinario de Caja

16. Otras que tengan relación directa con su cargo o las que en forma
transitoria o permanente le asigne el superior inmediato y que no estén
asignadas a otras personas y organismos.

17.3 REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación
Técnico o tecnólogo en áreas administrativas o financieras con conocimiento
de los productos y servicios financieros
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b. Experiencia

Mínima de un año el cual debe contar con un tiempo mínimo de entrenamiento


de 5 días en oficina bajo la tutoría de un cajero con experiencia quien evaluará
junto con el Coordinador de oficina, las habilidades e idoneidad del aspirante.

c. Conocimientos específicos
Manejo de ofimática, conocimientos contables básicos

d. Habilidad
 Actitud de servicio.
 Tolerancia para trabajar bajo presión.
 Demostrar amabilidad y sentirse motivado en su trabajo.
 Tener iniciativa y persuasión.
 Saber escuchar.
 Saber comunicarse efectivamente.
 Estar alerta a las reacciones de terceros y entender el porqué de su
reacción.
 Identificar cambios y estar preparado(a) para ellos

13.4 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-SST

- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.


- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
- Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
- Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.
- Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en
la empresa.

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MANUAL DE
FUNCIONES
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18. SECRETARIA

 DENOMINACIÓN: SECRETARIA DE GERENCIA


GENERAL
 SECCIÓN: Despacho
 SUPERIOR INMEDIATO: Gerente General
 CARÁCTER DEL EMPLEO: Término Definido

18.1 OBJETIVO

Es un cargo de nivel operativo receptora de toda la información y


documentación con destino a la Cooperativa al igual que a la Gerencia
General, y encargada de ejecutar todas las disposiciones emitidas por la
Gerencia a los diferentes destinatarios internos y externos, con actitud creativa
e iniciativa que contribuya al normal desarrollo de la operatividad y
administración de la empresa comunicar y orientar a los asociados los actuales
o posibles sobre servicios para acceder a los mismos en la cooperativa

18.2 FUNCIONES DEL CARGO


1. Recibir a todas las personas de una manera cortes que soliciten dirigirse
a la Gerencia General y demás dependencias de la Cooperativa.

2. Recibir y radicar toda la documentación recibida y entregarlas a sus


respectivos destinos, mediante certificación en el respectivo libro de
control.

3. Responsabilizarse de que se cumplan los términos exigidos en los


requerimientos de los diferentes entes de vigilancia y control entre otros.

4. Redactar y transcribir oficios, memorando, correspondencia y demás


ordenados por su jefe inmediato.

5. Guardar discreción sobre toda la correspondencia e información recibida


y demás asuntos que son de carácter confidencial para la Gerencia.

6. Dar información clara y precisa sobre los funcionamientos y servicios de


la Cooperativa, a los Directivos, empleados y Asociados, siempre y
cuando estén enmarcados dentro del conducto regular y reglamentos de
la Cooperativa.

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a los mismos
7. Conocer el funcionamiento de todos los departamentos de la
Cooperativa.
8. Responsabilizarse de que todos los diferentes archivos de la
documentación de la cooperativa se conserven actualizados y
organizados que permitan que en cualquier momento sean de fácil
búsqueda.

9. Conocer el plan de cuentas para efectuar una correcta codificación en


las diferentes operaciones a ejecutar.

10. Responsabilizarse de no registrar solicitudes de retiros, a asociados que


sean deudores o codeudores de créditos vigentes en cartera.

11. Elaborar todos los comprobantes de egresos autorizados por la


Gerencia o quienes hagan sus veces siempre y cuando se ajusten a la
legalidad.

15. Responsabilizarse de que todos sus compañeros de trabajo


permanezcan en permanente cumplimiento de sus responsabilidades en
sus funciones, como del permanente aseo en las instalaciones y equipo
de oficina.

16. Responsabilizarse de que todas las agencias y sucursales cumplan con


sus responsabilidades y sobre todo en casos tan delicados como los
reportes de retiros de dineros en las diferentes agencias.

17. Responsabilizarse de conservar en buen estado y salva guardados los


Documentos como contratos, convenios, correspondencias y demás
documentación de importancia para la Cooperativa.
18. Cumplir cabalmente con sus deberes laborales de conformidad con su
contrato de trabajo firmado con la empresa y el reglamento interno de
trabajo.
19. Dar cumplimiento a las directrices emitidas por la Gerencia General
verbalmente y a través del cronograma de actividades reglamentos y
circulares que en cada caso se indique.
20. Responsabilizarse porque todas las sucursales y agencias conserven los
estatutos, manual del Siplaft, reglamentos, circulares y cronograma de
actividades emitidos por la Gerencia General entre otros.
21. Cumplir con el horario de oficina para el inicio de la jornada laboral
establecido en la mañana 7:45 a.m. y en la tarde 1:45 p.m. Ingresar y
registrar la información del asociado y la apertura de la cuenta de
ahorros en el sistema e imprimir los documentos soporte de la afiliación
del asociado.

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22. Revisar e ingresar al sistema las solicitudes de vinculación entregadas
por el Encargado de la oficina móvil.

23. Recibir llamadas telefónicas, tramitar las llamadas al área

24. especial sobre las llamadas a larga distancia, como controlar la caja menor
según los topes máximo autorizados para la gerencia general y material cuadrada.
25. Expedir certificados y paz y salvo que solicite el asociado para las diferentes
Entidades.

26Mantenerse actualizado, respecto a las normas legales, procedimientos y


comunicados emitidos por la Cooperativa en lo pertinente a su
Cargo, dándole oportuno cumplimiento.
27. realizar estadísticas e informes de los asociados ingresados, retirados y de conforme lo
indique la gerencia general de la cooperativa o las entidades que lo soliciten de su jefe inmediato

28. realizar en su totalidad y correctamente las labores asignadas contribuyendo con el adecuado
clima organizacional de la cooperativa

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29. Mantener buenas relaciones con sus compañeros y no permitir ni contribuir a


que se formen conflictos labores, el cual se debe de
manejar el buen ejemplo, e informar a la Gerencia los
inconvenientes que presenten para que no se afecte el clima
laboral y organizacional de la empresa y se puedan tomar
medidas disciplinarias.
30. Realizar y presentar los archivos mensuales de la Aseguradora
Solidaria. Diligenciar estrictamente los formatos que correspondan a
lavado de activos y colaborar al oficial de cumplimiento, para que
se cumplan con los instructivos y demás.

31. Portar en estricto cumplimiento la dotación entregada por la Cooperativa.

32. Las que tengan relación directa con su cargo o las que en forma transitoria o
permanente le asigne el superior inmediato y que no
estén asignadas a otras personas y organismos.

18.3 REQUISITOS DELCARGO

a. Educación

Profesional en Secretariado o cursando carrera profesional

b. Experiencia

Mínimo un (1) año de experiencia en cargos como secretaria de niveles


directivos o asistencia administrativa de segundo nivel ejecutivo o superior.

c. Conocimientos específicos

Técnicas de secretariado, conocimiento de reglas ortográficas vigentes, manejo


de ambiente Windows

d. Habilidades
 Saber escuchar.
 Saber comunicarse efectivamente.
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 Tener poder de persuasión.


 Estar alerta a las reacciones de terceros y entender el porqué de su
reacción.
 Identificar cambios y estar preparado(a) para ellos.

13.4 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-SST

- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.


- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
- Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
- Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.
- Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en
la empresa.
19 SECRETARIA DE SUCURSAL

 DENOMINACIÓN: SECRETARIA DE SUCURSAL


 SECCIÓN: Despacho
 SUPERIOR INMEDIATO: Gerente
 CARÁCTER DEL EMPLEO: Término Definido
 NÚMERO DE CARGO: Uno (1)

19.1 OBJETIVO

Es un cargo del nivel operativo responsable de auxiliar al gerente de la sucursal


en el desarrollo de todas las actividades del giro ordinario de la cooperativa
enmarcadas en las normas legales.

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19.2 FUNCIONES DEL CARGO

1. Atender a los asociados actuales o potenciales, terceros e informar


acerca de los servicios que ofrece la cooperativa.

2. mpartir la información necesaria a cada uno de los aspirantes a


vincularse como asociados, personas naturales o jurídicas.

3. Ingresar y registrar la información del asociado y la apertura de la cuenta


de ahorros en el sistema e imprimir los documentos soporte de la
afiliación.

4. Radicar y registrar en el libro de correspondencia lo Recibido


Diariamente.

5. Revisar e ingresar al sistema las solicitudes de vinculación entregadas


por el promotor de la oficina móvil.

6. Recibir llamadas telefónicas, tramitar las llamadas al área


correspondiente, tomar nota de los mensajes y mantener control
especial sobre las llamadas a larga distancia.

7. Radicar las solicitudes de retiro de los asociados verificando saldo, firma


y realizar el respectivo informe para su trámite.

8. Diligenciar los documentos para la afiliación a los planes en los seguros


de vida como también realizar la respectiva cancelación de la cuota
correspondiente mensual.

9. Manejar adecuadamente la caja menor según los topes máximos


autorizados para la sucursal y mantenerla cuadrada.

10. Expedir certificados y paz y salvo que solicite el asociado para las
diferentes entidades.

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11. Mantenerse actualizada, respecto a las normas legales, procedimientos


y comunicados emitidos por la Cooperativa en lo pertinente a su cargo,
dándole oportuno cumplimiento.

12. Velar por que los procesos, procedimientos, instructivos y demás


documentación estén siendo implementados y se cumplan de acuerdo a
los parámetros establecidos.

13. Las que tengan relación directa con su cargo o las que en forma
transitoria o permanente le asigne el superior inmediato y que no estén
asignadas a otras personas y organismos.

14. Realizar estadísticas e informes de los asociados ingresados, retirados y


de aquellos vinculados a otros servicios, conforme lo indique la gerencia
de la Cooperativa.

15. Responsabilizarse por el control de los teléfonos no permitir llamadas en


horas laborales a los empleados a acepción de fuerza mayor
comprobada.

16. Realizar arqueo de caja en caso de ausencia de la persona encargada

17. Conocer el funcionamiento de todos los departamentos de la


Cooperativa.

18. Mantener organizado y actualizado su respectivo archivo.

19. Conocer el plan de cuentas para efectuar una correcta codificación en


las diferentes operaciones a ejecutar.

20. Responsabilizarse de que las consignaciones y retiros que efectúen


asociados correspondientes a otras oficinas se reporten de inmediato a
las oficinas donde fueron afectadas las respectivas cuentas de ahorros
entre otras al igual que a la principal debiendo ser confirmado con el
cuadre diario, que se reporta antes de finalizar el día laboral.

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21. Diligenciar los comprobantes de egresos autorizados por su jefe siempre


y cuando se enmarquen dentro de la legalidad

22. Mantener organizada y controlar su consumo de la papelería, llevando


su correspondiente consecutivo y hacer los pedidos con anticipación con
el visto bueno de su jefe inmediato, para ser enviado a la secretaría
general

23. Vigilar por que los muebles enseres y equipos de oficina se manejen con
cuidado y se conserven limpios

24. Responsabilizarse de que los pagos de arrendamiento y servicios


públicos se realicen en las fechas correspondientes

25. Mantener su correspondiente archivo actualizado y organizado que le


permita su rápida búsqueda en un momento dado

26. Cumplir con sus deberes laborales de conformidad con su contrato de


trabajo firmado con la empresa

27. Cumplir con el horario de oficina para el inicio de la jornada laboral


establecido en la mañana 7:45 a.m. y en la tarde 1:45 p.m.

28. Enviar oportunamente a la oficina principal los informes mensuales de


mas que se presente

29. Y las demás que correspondan a la responsabilidad de su cargo

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19.3 REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación

Profesional en Secretariado o cursando carrera profesional

b. Experiencia

Mínimo un (1) año de experiencia en cargos como secretaria

c. Conocimientos específicos

Técnicas de secretariado, conocimiento de reglas ortográficas vigentes, manejo


de ambiente Windows

d. Habilidades

 Saber escuchar.
 Saber comunicarse efectivamente
 Tener poder de persuasión.
 Estar alerta a las reacciones de terceros y entender el porqué de su
reacción.
 Identificar cambios y estar preparado(a) para ellos.

13.4 RESPONSABILIDADES QUE DEBE TENER CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DÉ


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, SG-SST

- Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.


- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
- Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
- Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.
- Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en
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20. SERVICIOS GENERALES

 DENOMINACIÓN: SERVICIOS GENERALES


 SUPERIOR INMEDIATO: GERENTE
 CARÁCTER DEL EMPLEO: Contrato fijo

20.1 OBJETIVO

Es un cargo de nivel operativo, encargado de desarrollar el aseo general de las


instalaciones de la oficina al igual que equipos muebles y enseres, atender a
los empleados como a los asociados de una manera amable y Cortez
ofreciendo el servicio de cafetería.

20.2 FUNCIONES DEL CARGO


1. Aseo integral de los baños.

2. Aseo integral de la oficina, Gerencia, cocina, entre otros.

3. Limpieza total de los vidrios, puertas y ventanas.

4. Aseo de Cuadros y cielo raso.

5. Preparación de bebidas (café – aromáticas entre otras).

6. Realizar la limpieza a los puestos de trabajo de los


funcionarios, en hora de no atención al público con el fin de no
interferir en la atención.

7. Atender de manera amable y cortes a los empleados y visitantes a la


oficina brindándoles en forma permanente los servicios de cafetería
autorizados por el jefe inmediato.

8. Responsabilizarse de que personas extrañas no ingresen a los recintos


privados donde laboran los funcionarios de la empresa.

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9. Estar atenta para cualquier servicio de mensajería que se ofrezca por


parte de la Cooperativa.

10. Abstenerse de recibir órdenes de personas ajenas a su jefe inmediato y


desempeñar funciones diferentes a las estipuladas en el presente
manual de funciones.

11. Cumplir con sus deberes laborales de conformidad con el contrato de


trabajo firmado con la empresa.
12. Cumplir con el horario de oficina para el inicio de la jornada laboral
establecido en la mañana 7:45 a.m. y en la tarde 1:45

13. Cumplieron los instructivos y directrices de la gerencia general que estén


siendo implementados y se cumplan deacuerdo a los parámetros
establecidos .

14. Mantener el recinto de cafetería en perfectas condiciones de aseo y ser


utilizado únicamente para ese fin

15. Abstenerse de hacer comentarios entre compañeros que perjudiquen el


clima laboral de la empresa.

16. Ejecutar el trabajo por el que fue contratado con eficacia, eficiencia,
buena voluntad y disponibilidad.

17. En el momento de realizar el aseo o en otras circunstancias,


respetar la privacidad de las dependencias de trabajo.

18. Portar con estricto cumplimiento la dotación entregada por la empresa.

19. Y las demás que sean consecuentes con la responsabilidad de su cargo.


REQUISITOS DEL CARGO

a. Educación

Bachiller en cualquier modalidad

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a. Experiencia

Mínima de un año en labores iguales o similares al cargo, disponibilidad y


voluntad en el desarrollo de sus funciones. Buenas referencias personales
y familiares

b. Experiencia

Mínima de un año en labores iguales o similares al cargo, disponibilidad y


voluntad en el desarrollo de sus funciones. Buenas referencias personales
y familiares

c. Habilidades

 Saber escuchar.
 Saber comunicarse efectivamente.
 Estar alerta a las reacciones de terceros y entender el porqué de su
reacción para no formar conflictos.
 Identificar cambios y estar preparado(a) para ellos.

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