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GENERALIDADES Y NOCIONES
DEL PUESTO
GESTIÓN POR COMPETENCIAS
AUTOR: Sergio Robles
ÍNDICE
2 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
INTRODUCCIÓN
En
las
semanas
anteriores
habíamos
tenido
un
acercamiento
en
lo
que
respecta
a
la
descripción
y
análisis
de
cargo.
En
esta
unidad
el
tema
en
cuestión
será
el
eje
central,
el
cual
buscará
ahondar
de
forma
descriptiva
en
las
generalidades,
las
etapas
y
los
métodos
que
son
vitales
para
hacer
un
excelente
proceso.
La
cartilla
presenta
un
lenguaje
claro
y
sencillo
con
autores
que
hablan
del
tema
y
proponen
conceptos
y
ejemplos
que
ayudan
a
comprender
mejor
cada
tema,
así
como
tablas
que
sintetizan
la
información
RECOMENDACIONES ACADÉMICAS
Apreciados
estudiantes,
sean
bienvenidos
al
inicio
de
la
unidad
3.
Al
igual
que
como
hemos
venido
trabajando,
les
hago
extensivo
el
deseo
que
puedan
aprender
de
manera
positiva
todos
los
conceptos
que
se
han
diseñado
para
esta
cartilla
en
especial.
De
igual
manera,
recordarles
que
el
compromiso
de
sacar
adelante
cada
una
de
las
actividades
se
logran
tanto
con
la
participación
activa
de
ustedes
como
de
los
tutores
que
estamos
a
cargo
del
módulo.
Les
sugiero
leer
detalladamente
todos
los
aspectos
que
contiene
el
modulo,
así
como
el
calendario,
las
guías
propuestas,
las
notas
que
constituyen
estas
semanas
y
conectarse
según
las
indicaciones
al
chat
para
de
forma
sincrónica
compartir
con
el
tutor
y
los
demás
participantes
del
módulo.
Todas
las
personas
que
trabajan
en
una
organización
cumplen
algunas
funciones
determinadas.
Estas
funciones
son
consideradas
a
partir
de
su
puesto
de
trabajo,
y,
cada
una
de
ellas,
además
de
ocupar
un
lugar
particular
en
la
estructura
organizacional,
busca
completar
unos
objetivos
establecidos
dentro
de
los
lineamientos
estratégicos
de
la
empresa.
De
igual
modo,
para
poder
entender
con
mayor
claridad
de
lo
que
se
trata
un
puesto,
es
imprescindible
conocer
las
tres
nociones
en
las
que
está
basado
el
concepto
(Chiavenato,
2011
P.
172).
1. Tarea:
es
toda
operación
individualizada
que
no
requiere
un
gran
esfuerzo
para
ser
realizada,
sino
que
se
trata
de
labores
simples,
repetitivas
y
muy
concretas:
hacer
un
tornillo,
moldear
una
pieza,
etc.
Quienes
la
efectúan
puede
ser
personas
contratadas
por
horas.
2. Obligaciones:
son
actividades
individualizadas
que
pueden
ser
un
poco
más
complejas
que
las
tareas,
especialmente
por
requerir
un
mayor
uso
mental
que
físico:
firmar
oficios,
completar
órdenes
de
compra,
contestar
llamadas
o
correos
electrónicos.
3. Funciones:
son
actividades
desarrolladas
de
manera
sistemática
y
ejercida
reiterativamente.
Pueden
comprender
o
un
conjunto
de
tareas,
o
un
conjunto
de
obligaciones.
De
una
manera
más
amplia,
(Chiavenato,
2011
P.
172)
el
puesto
está
integrado
por
todas
las
actividades
que
una
persona
ejerce
de
manera
oficial
y
sistemática
dentro
de
la
organización.
Este
conjunto
de
funciones
desempeñadas,
ocupan
un
lugar
definido
en
el
organigrama,
y
a
su
vez,
están
relacionadas
con
las
de
otros
puestos;
la
interrelación
que
se
crea
a
partir
de
esta
dinámica
entre
unidades
de
la
empresa,
permite
que
se
establezcan
órdenes
jerárquicos,
departamentos
y
áreas.
Cuando
se
trata
de
abrir
espacio
para
un
nuevo
puesto
en
el
organigrama,
se
debe
pensar
exactamente
qué
tipo
de
necesidades
se
quieren
suplir
y
de
qué
manera
contribuirá
al
cumplimiento
de
los
objetivos
de
la
organización.
Además,
se
pueden
considerar
las
siguientes
condiciones
elementales
para
diseñarlo:
4 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
Hasta
este
punto,
es
posible
decir
que,
en
el
momento
de
diseñar
un
puesto,
deben
ser
tenidas
en
cuenta
las
funciones
que
serán
ejecutadas,
como
también
la
forma
en
que
se
desempeñarán,
el
lugar
que
ocupará
dentro
del
organigrama
y
cuál
será
su
relación
con
las
otras
unidades
de
la
organización.
Por
otro
lado,
el
diseño
de
los
puestos
no
es
en
todos
los
casos
una
responsabilidad
del
área
de
recursos
humanos,
sino
que
dependiendo
de
lo
que
se
desee
específicamente,
puede
ser
creado
por
cada
uno
de
los
líderes
de
los
departamentos
o
áreas
que
componen
la
empresa.
De
esta
manera,
se
asegura
que
el
diseño
siempre
obedezca
al
ritmo
dinámico
de
la
organización,
porque
en
su
creación,
cada
uno
de
las
personas
que
la
conforman
está
involucradas
en
encontrar
nuevas
formas
de
conseguir
los
objetivos
de
la
empresa.
Como
ya
se
ha
mencionado,
todos
los
puestos
están
comprendidos
por
un
número
de
funciones
y
obligaciones
que
deben
ser
atendidas
por
quien
lo
ocupe;
y,
cuando
se
trata
de
ponerle
nombre
a
cada
una
de
estas
tareas,
se
podría
decir
que
trabajamos
en
la
descripción
del
puesto:
por
ejemplo,
si
se
trata
de
uno
en
el
departamento
de
comunicaciones,
la
persona
encargada
tendrá
la
responsabilidad
de
emitir
boletines
de
prensa
sobre
las
diferentes
actividades
de
la
organización,
se
encargará
del
contacto
con
los
medios
de
comunicación
o
el
manejo
de
la
imagen
corporativa.
Por
otro
lado,
para
la
organización
y
el
cumplimiento
de
sus
metas,
es
importante
que
quien
ocupe
el
puesto
cuente
con
el
perfil
adecuado
para
asumir
las
responsabilidades
que
este
conlleva,
es
decir,
que
tenga
las
facultades
para
sobrellevar
el
puesto.
Usando
el
mismo
ejemplo
de
la
persona
de
comunicaciones,
se
debe
analizar
que
esta
tenga
la
capacidad
de
expresarse
de
forma
correcta
a
través
de
textos,
conocerá
los
reglamentos
de
la
empresa
para
aplicar
coherentemente
los
lineamientos
de
imagen
corporativa
y,
además,
entenderá
cuáles
son
los
medios
de
comunicación
con
los
que
conviene
tener
alianzas;
en
pocas
palabras,
es
necesario
analizar
si
el
talento
es
apto
para
asumir
el
cargo.
Ahora,
para
tener
una
idea
más
clara
sobre
los
procesos
de
descripción
y
análisis
de
puestos,
a
continuación,
se
presentarán
cada
uno
de
manera
detenida:
¿Qué
hace
el
ocupante?,
¿cada
cuánto
lo
hace?,
¿cómo
lo
hace?
Y
¿por
qué
lo
hace?
son
algunas
de
las
preguntas
que
el
encargado
de
administrar
los
recursos
humanos
de
la
organización
puede
hacerse
cuando
empieza
a
trabajar
en
la
descripción
de
un
puesto.
La
descripción
debe
concebirse
como
el
proceso
en
el
que
se
enuncian
las
tareas
y
responsabilidades
que
lo
conforman
y
distinguen
del
resto
de
la
empresa
(Chiavenato,
2011
P.
190).
Así
mismo,
y
de
acuerdo
con
(Livy,
B.
1975
P.
46),
las
tareas
y
responsabilidades
pueden
entenderse
como
los
elementos
que
componen
una
función
de
trabajo
y
el
ocupante
debe
realizar,
es
decir,
todas
estas
características
son
el
contenido
del
puesto
(aspectos
intrínsecos).
A
continuación,
una
tabla
que
ilustra
las
ideas
enunciadas:
Departamento División
Descripción genérica
Descripción específica
Tabla
1.
Descripción
del
puesto
Fuente:
(Chiavenato,
2011
P.
191).
Una
vez
se
tiene
claridad
acerca
de
los
aspectos
intrínsecos
del
puesto,
o
sea,
todas
las
tareas
y
funciones
que
el
ocupante
tiene
como
responsabilidad
realizar,
se
puede
empezar
a
analizar
los
aspectos
extrínsecos,
dicho
con
otras
palabras:
los
requisitos
que
impone
a
su
ocupante.
En
este
orden
de
ideas,
si
cuando
se
pensaba
en
la
descripción
del
puesto
se
contemplaban
preguntas
como:
¿cuáles
son
las
funciones
del
ocupante?
Y
¿cada
cuánto
lo
hacen?,
en
lo
que
concierne
al
análisis
del
puesto,
las
preguntas
están
dirigidas
a
conocer
si
el
ocupante
cuenta
con
los
requisitos
intelectuales
y
físicos,
si
es
capaz
de
asumir
las
responsabilidades
que
implica
el
rol
y
si
puede
manejar
o
está
de
acuerdo
con
las
condiciones
de
trabajo.
De
una
manera
más
específica,
se
desglosarán
cada
uno
de
estos
puntos
y
se
enunciarán
los
componentes
necesarios
para
ser
analizados
(Chiavenato,
2011
P.
191):
6 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
ESPECIFICACIÓN
DESCRIPCIÓN
EJEMPLO
PARA
EL
ANÁLISIS
Son
los
requisitos
a) Escolaridad.
intelectuales
que
debe
b) Experiencia.
Requisito
cumplir
el
ocupante
para
c) Adaptabilidad.
intelectual
poder
desarrollar
el
puesto.
d) Iniciativa.
e) Aptitudes.
Es
la
energía,
esfuerzo
físico
a) Esfuerzo
físico
requerido.
e
intelectual
que
se
b) Concentración
visual.
Requisito
físico
requieren
y
la
fatiga
que
c) Destreza
o
habilidades.
ocasiona
su
cumplimiento.
d) Complexión
física
requerida.
Son
todas
aquellas
a) Supervisión
de
personal.
Responsabilidades
responsabilidades
b) Material,
herramientas
o
equipo.
adquiridas
adicionales
que
incluye
el
c) Dinero,
títulos
o
documentos.
cumplimiento.
d) Relaciones
internas
o
externas.
e) Información
confidencial.
¿El
ambiente
es
agradable?
a) Ambiente
de
trabajo.
Condiciones
de
¿Es
adverso?
b) Riesgos
de
trabajo.
trabajo
¿Hay
factores
distractores?
Tabla
2.
Factores
a
tener
en
cuenta
cuando
se
analiza
un
puesto.
Fuente:
Chiavenato,
2011
P.
191
Para
proceder
a
describir
y
analizar
los
puestos,
el
área
de
talento
humano
puede
recurrir
a
una
serie
de
métodos
que
son:
observación
directa,
cuestionarios,
entrevistas
directas
y
métodos
mixtos.
Para
su
desarrollo,
se
necesita
que
el
analista
especializado
del
puesto
observe
directamente
al
trabajador
en
medio
de
su
jornada
laboral,
y
a
partir
de
esta
observación,
podrá
tomar
apuntes
acerca
de
cómo
se
desempeña
el
ocupante
o
qué
tiempos
emplea
para
su
trabajo.
Este
método
es
particularmente
eficaz
para
analizar
trabajadores
que
desempeñan
tareas
rutinarias
y
repetitivas.
El
observador
ejerce
un
rol
No
requiere
que
el
ocupante
Su
costo
puede
ser
elevado
activo,
y
el
observado,
uno
detenga
sus
labores
para
debido
a
que
el
desarrollo
de
la
pasivo.
realizarse.
observación
es
prologando.
Todos
los
datos
son
Es
preciso
para
el
análisis
de
Solo
se
recomienda
para
recogidos
a
partir
de
la
puestos
sencillos
y
repetitivos.
trabajos
que
son
sencillos.
observación
visual
de
las
actividades
del
ocupante.
Se
aconseja
que
siempre
sea
aplicado
con
otro
método
(entrevista,
cuestionario).
Tabla
3.
Características,
ventajas
y
desventajas
del
método
de
observación
directa.
Fuente:
3.2. Cuestionario
El
ocupante
diligencia
de
manera
escrita
un
cuestionario
que
ha
sido
diseñado
con
anterioridad.
Una
vez
se
cuente
con
los
resultados,
estos
serán
estudiados
por
el
analista
especializado
y
un
supervisor.
Para
su
eficacia,
es
importante
que
primero,
el
cuestionario
sea
respondido
por
un
ocupante
del
área
para
descartar
problemas
en
su
elaboración
y
de
esta
manera,
asegurarse
que
obtendrán
las
respuestas
requeridas.
8 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
Tabla
4.
Características,
ventajas
y
desventajas
del
método
de
cuestionario.
El
analista
del
puesto
asume
Se
pueden
obtener
resultados
más
No
se
recomienda
para
puestos
un
rol
pasivo,
pues
es
él
quien
amplios,
puesto
que
puede
ser
de
bajo
nivel:
los
ocupantes
aplica
el
cuestionario;
contestado
por
el
supervisor,
el
podrían
tener
problemas
para
mientras
la
del
ocupante
es
ocupante,
o
de
manera
conjunta.
entenderlo
y
contestarlo.
activa,
porque
es
quien
está
contestando
el
cuestionario.
Es
económico
en
dinero
y
tiempo:
Requiere
una
alta
planeación.
su
aplicación
es
rápida
y
no
afecta
Todos
los
datos
se
obtienen
la
actividad
laboral
de
los
Las
preguntas
pueden
ser
de
manera
escrita.
Son
ocupantes.
distorsionadas
por
los
ocupantes
suministrados
por
el
ocupante
y
estos
pueden
dar
respuestas
o
el
supervisor.
inexactas.
Así
mismo,
cuando
se
contemple
la
posibilidad
de
aplicar
este
método,
(Alles,
M.
2006
P.
124)
nos
da
un
ejemplo
de
formato
de
cuestionario
que
puede
resultar
útil:
Cuestionario
Tarea:
cómo,
por
qué,
frecuencia,
tiempo
utilizado
(repetido
tantas
veces
como
el
número
de
tareas
que
realice).
Etc.
¿Qué máquinas utiliza? Nombre de la máquina o equipo y tiempo de utilización.
Describa contactos personales que debe tener para desempeñar la tarea.
Tabla 5. Características, ventajas y desventajas del método de entrevista directa.
Las
entrevistas
tienen
Permite
resolver
Podrían
presentarse
reacciones
negativas
una
dinámica
activa
inquietudes
durante
su
por
parte
del
personal
durante
su
por
parte
del
analista
aplicación.
aplicación,
lo
cual
tergiversaría
los
y
el
ocupante.
objetivos
de
este
método.
Se
puede
aplicar
a
puestos
Se
pueden
confundir
opiniones
y
hechos.
Consiste
en
una
de
cualquier
nivel.
.
Es
de
alto
costo:
se
necesita
contratar
sesión
de
preguntas
y
Asegura
una
obtención
de
personal
capacitado
para
aplicar
el
respuestas
entre
datos
precisa.
método,
e
igualmente,
se
requiere
analista
y
ocupante.
detener
las
operaciones
del
entrevistado.
Para
los
casos
en
los
que
se
aplique
este
método,
(Alles,
M.
2006
P.
124),
concede
este
formato
para
entrevistas:
Entrevista
Entrevistador:
___________________________________________
Fecha:
__________
Entrevistado:
____________________________________________________________
TÍTULO
DEL
PUESTO:
___________________________________________________
Departamento:
_____________________________
Supervisor:
____________________
Describir
las
tareas
más
importantes:
_________________________________________
Describir
las
tareas
secundarias:
_____________________________________________
Describir
la
educación
mínima
necesaria:
______________________________________
Principales
responsabilidades:
_______________________________________________
10 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
3.4. Métodos
mixtos
Dado
a
que
cada
método
presenta
sus
propias
ventajas
y
desventajas,
cabe
la
posibilidad
de
combinar
dos
o
más
para
optimizar
los
resultados
del
análisis
de
los
puestos.
Entre
los
métodos
mixtos
que
se
pueden
combinar,
encontramos
(Chiavenato,
2011
P.
195):
Es
una
etapa
de
trabajo
de
escritorio
en
la
que
se
planea
todo
el
trabajo
para
el
análisis
de
los
puestos
y,
entre
los
pasos
existentes
para
desarrollar
la
planeación,
encontramos
(Chiavenato,
2011
P.
196):
Cuando
se
ha
realizado
la
correcta
planificación
del
análisis,
o
si
se
desea,
simultáneamente,
los
especialistas
encargados
de
llevarla
a
cabo
preparan
los
esquemas
y
los
materiales
de
trabajo
(Chiavenato,
2011
P.
197):
Cuando
la
planificación
está
lista
y
el
equipo
de
analistas
está
preparado,
pasan
a
la
fase
de
realización.
Durante
esta
etapa,
se
obtienen
los
datos
de
los
puestos
que
fueron
seleccionados
previamente
y
se
puede
proceder
a
redactar
el
análisis.
1. Se
aplica
el
o
los
métodos
y
se
recolectan
los
datos
para
después
seleccionar
los
datos
obtenidos.
2. Redacción
parcial
de
los
datos
obtenidos.
3. La
redacción
provisional
se
presenta
al
supervisor
inmediato,
para
que
la
ratifique
o
la
rectifique.
4. Con
la
retroalimentación
hecha
por
el
supervisor,
se
puede
proceder
a
la
redacción
final.
5. Se
presenta
la
redacción
definitiva.
12 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
REFERENCIAS
• Chiavenato,
I.
2011.
Administración
de
recursos
humanos.
El
capital
humano
de
las
organizaciones.
• Alles,
M.
2006.
Dirección
estratégica
de
recursos
humanos.
Gestión
por
competencias.
Vol.
II
• Livy,
B.
1975.
Job
Evaluation:
A
Critical
Review.
Textos