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2. DOCUMENTOS DE APOYO.

2.1 PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN DE PROGRAMAS DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN.

El Plan Nacional de Formación y Capacitación traza los lineamientos generales y define las
prioridades que deben tener en cuenta las entidades en la elaboración de sus planes específicos.

Se requieren en su formulación y ejecución de un procedimiento que integre las políticas


generales con las institucionales, comprometa a los distintos niveles jerárquicos en cada entidad,
consulte las necesidades de capacitación tanto institucional como personal, después de esto se
pasa al siguiente procedimiento.

2.1.1 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN.

Debe definir su política para el área de formación y capacitación siguiendo las líneas de política y
estrategias definidas en el Plan Nacional de Formación y Capacitación, los parámetros definidos en
el Decreto-Ley 1567 de 1998 y los lineamientos dados por el Comité de Desarrollo Administrativo.

Este procedimiento se apoya través de una toma de decisiones coherente con su política, la
programación y ejecución del programa anual de formación y capacitación.

2.1.2 CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO.

La Alta Dirección conformará un equipo de trabajo integrado por el Comité de Capacitación,


cuando éste exista y al cual se incorporarán representantes de la Oficina de Control Interno, Para
aquellos casos en los cuales no existe Comité de Capacitación, el equipo de trabajo se conformará
con representantes del Área de Gestión del Talento Humano, Área de Formación y Capacitación,
Comisión de Personal, Oficina de Control Interno, Oficina de Planeación y equipo técnico del
Sistema de Desarrollo Administrativo, el propósito general será orientar, asesorar y participar
activamente en el diseño y desarrollo del proceso.

2.1.3 SOCIALIZACIÓN DEL PLAN NACIONAL DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN.

El equipo de trabajo debe estudiar y analizar los lineamientos de política contenidos en el Plan
Nacional de Formación y Capacitación, haciendo énfasis en los parámetros que establece para el
desarrollo de los programas específicos de las entidades y la implementación de este Plan;
2.1.4 DISEÑO Y ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO.

Elaborará un plan de trabajo y su respectivo cronograma con el propósito de facilitar el diseño y


desarrollo del programa de formación y capacitación, que debe iniciarse con la identificación de
las necesidades en el área.

2.2 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE FORMACIÓN Y


CAPACITACIÓN EN LAS ENTIDADES DEL ESTADO

El Diagnóstico de necesidades es la fase del proceso de gestión de la formación y capacitación


destinada a identificar, mediante el uso de diversos instrumentos, las áreas y temas sobre los
cuales se requiere capacitar a los servidores para el cumplimiento de la misión institucional "Plan
Nacional de Formación y Capacitación", se debe hacer de manera participativa, partiendo de una
decisión de equipo.

2.2.1 Pasos o etapas del diagnóstico:

Las etapas del diagnóstico, su planeación, la identificación de necesidades, la organización y


análisis de la información y la evaluación.

2.2.1.1 PLANEACION.

Se elaborar un plan para realizar la investigación o detección de necesidades de capacitación y


formación.

Para desarrollar esta etapa plantee las siguientes preguntas:

- ¿Qué se quiere hacer?

- ¿Al servicio de quién se va a hacer?

- ¿Desde qué perspectiva- se va a hacer? (marco teórico)

- ¿En qué contexto se va a hacer? (ubicación histórica y cultural)

- ¿Por qué se quiere hacer?

2.2.1.2 IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES.

Esta tiene como propósito el descubrimiento de problemas y necesidades teniendo en cuenta la


misión y visión institucional, las necesidades e intereses de los funcionarios, el Programa
Operativo de la entidad, los elementos del Sistema de Desarrollo Administrativo y el Plan Nacional
de Formación y Capacitación. Se analiza factores externos e internos de la organización, a eso
agregue distintos niveles: personal, institucional y global.

 El nivel personal se refiere a necesidades particulares, bien sea de individuos o áreas


específicas de la entidad.
 El nivel institucional se refiere a las políticas, intereses organizacionales y
responsabilidades propias de la entidad, que en razón de su misión
 El nivel global corresponde a las exigencias o demandas externas bien sea por nuevos
rumbos en los sistemas económicos, sociales, tecnológicos mundiales.

Otros elementos para la guía son:

 Plan Operativo Anual (POA institucional)


 Plan Nacional de Formación y Capacitación
 Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA)
 Rendimiento de los servidores en áreas específicas

Es muy útil hacer un estudio, leer y analizar todo el material disponible que permita recopilar
antecedentes y examinarlos.

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