UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

DE LOS LLANOS OCCIDENTALES

“EZEQUIEL ZAMORA”
VICERRECTORADO DE PLANIFICACION Y DESARROLLO SOCIAL
PROGRAMA DE INGENIERIA, ARQUITECTURA Y TECNOLOGIA VPDS
SUBPROGRAMA INGENIERIA EN INFORMATICA

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Barinas, Julio 2018

 INTRODUCCIÓN

En 1953 los hermanos Howard T. Odum y Eugene Odum. Empezaron a aplicar una
visión de sistemas a la ecología biológica, basándose en los trabajos de Raymond Lindeman
(1942) y Arthur Tansley (1935). Los sistemas en relación con el análisis de sistemas están
relacionados con cualquier campo tales como:procesos industriales, administración, toma
de decisiones, procesos, protección al medio ambiente, etc.

Para cuestionar y aprender un tanto del análisis de sistemas debemos tener en claro
la conceptualización por separado. El análisis no es más que una Distinción y separación
completa de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios o elementos, sus
características representativas, así como sus interrelaciones. Un sistema lo definió
Ferdinand de Saussure (1931): “Sistema es una totalidad organizada, hecha de elementos
solidarios que no pueden ser definidos más que los unos con relación a los otros en función
de su lugar en esa totalidad”. Dos conceptos básicos que nos llevan a la enseñanza de un
análisis de sistema más extenso.
 Unidad de Organización Y Sistemas

Una organización ya sea Pública o Privada, se puede concebir como un sistema

creado por el hombre, en constante interacción con el medio ambiente: consumidores,
empresas competidoras, organizaciones gremiales, empresas proveedoras, entre otras. Cada
una de las partes de esta organización están relacionadas entre sí en forma armoniosa y
coordinada con el propósito de alcanzar un conjunto de objetivos, tanto por la organización
como una totalidad, como por cada uno de sus integrantes. La teoría moderna de la
organización señala que la única forma significativa o válida de estudiar la organización es
el estudio de ella como sistema,

La Oficina de Organización y Sistemas es una unidad asesora a la Gerencia General,

que tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura organizativa funcional y
procedimental, a fin de cumplir con la misión institucional. Igualmente, tiene a su cargo,
evaluar la operatividad y/ovigencia de los Manuales de Organización y Sistemas, Normas y
Procedimientos así como Formularios e Instructivos implantados con miras a la
simplificación, agilización y/o actualización de los procesos administrativos y operativos
que así lo requieran.

Esta oficina, tiene como función principal planificar, supervisar, coordinar y

controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos, así mismo, tiene la
responsabilidad de la selección de paquetes pre programados o de su desarrollo (junto a la
Red de Computación), prueba e instalación, contemplando el desarrollo de los manuales de
los sistemas y el entrenamiento a los usuarios.

Entonces la unidad de organización y sistemas es un ente de la Dirección General de

Planificación y Desarrollo encargada de planificar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar
los estudios sobre organización y funcionamiento de la empresa.
 Dicha unidad ha evolucionado con el fin de modernizar la estructura organizativa
de lasempresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera
más rápida, eficaz y consolidada, para facilitar la realización de las tareas; trabajando
directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel
jerárquico de la empresa.

Análisis de Sistema

El análisis de sistemas es el estudio de una aplicación del sistema de información y

de empresa actual y la definición de las necesidades y las prioridades de usuario para
conseguir una aplicación nueva o mejorada

Trata básicamente de determinar los objetivos y límites del sistema objeto de

análisis, caracterizar su estructura y funcionamiento, marcar las directrices que permitan
alcanzar los objetivos propuestos y evaluar sus consecuencias. Dependiendo de los
objetivos del análisis, podemos encontrarnos ante dos problemáticas distintas:

Análisis de un sistema ya existente para comprender, mejorar, ajustar y/o predecir

su comportamiento.

Análisis como paso previo al diseño de un nuevo sistema-producto.

En cualquier caso, podemos agrupar más formalmente las tareas que constituyen el
análisis en una serie de etapas que se suceden de forma iterativa hasta validar el proceso
completo:
Conceptualización: Consiste en obtener una visión de muy alto nivel del sistema,
identificando sus elementos básicos y las relaciones de éstos entre sí y con el entorno.

Análisis funcional:Describe las acciones o transformaciones que tienen lugar en el sistema.

Dichas acciones o transformaciones se especifican en forma de procesos que reciben unas
entradas y producen unas salidas.

Análisis de condiciones (o constricciones): Debe reflejar todas aquellas limitaciones

impuestas al sistema que restringen el margen de las soluciones posibles. Estas se derivan a
veces de los propios objetivos del sistema:

Operativas, como son las restricciones físicas, ambientales, de mantenimiento, de

personal, de seguridad, etc.

De calidad, como fiabilidad, mantenibilidad, seguridad, convivencia, generalidad,

etc.

Sin embargo, en otras ocasiones las constricciones vienen impuestas por

limitaciones en los diferentes recursos utilizables:

 Económicos, reflejados en un presupuesto

 Temporales, que suponen unos plazos a cumplir
 Humanos
 Metodológicos, que conllevan la utilización de técnicas determinadas
 Materiales, como espacio, herramientas disponibles, etc.
 Técnicas de para la recolección de la información

Las técnicas de recolección de datos son mecanismos e instrumentos que se utilizan

para reunir y medir información de forma organizada y con un objetivo específico.

Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una
situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el
sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o
tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación
completa

Cada una de estas técnicas permite recopilar información de diferente tipo. Por este
motivo, es importante conocer sus características y tener claros los objetivos para elegir
aquellas que permitan recoger la información apropiada.

Las técnicas de recolección de datos se clasifican en cualitativas, cuantitativas y mixtas.

La investigación cuantitativa busca recolectar datos numéricos o exactos. Sus técnicas son
estandarizadas, sistemáticas y buscan obtener datos precisos. Por esta razón tienen mayor
aplicación en estadística o en las ciencias exactas como biología o química.

La investigación cuantitativa, en cambio, busca obtener información sobre el contexto y las

características de los fenómenos sociales.

Por esta razón, los datos numéricos no son suficientes y requieren técnicas que permitan
conocer más profundamente las realidades que se desea analizar.

Las técnicas mixtas, como su nombre lo indica, son aquellas que permiten recolectar
información cualitativa y cuantitativa a la vez.
 Entrevistas: La entrevista es, en esencia, una conversación bien planificada. En
ella, el investigador plantea una serie de preguntas o temas de debate a una o varias
personas, con el fin de obtener información específica.

Puede realizarse personalmente, por teléfono o de manera virtual. Sin embargo, en

algunos casos es importante la interacción personal con el entrevistado, para poder
tomar nota de la información que brinda la comunicación no verbal.

Según la organización de una entrevista, ésta puede ser estructurada,

semiestructurada o informal.

Una entrevista estructurada es aquella en la cual el entrevistador tiene una lista de

preguntas definidas previamente y se limita estrictamente a ellas.

En la entrevista semiestructurada existe una guía de preguntas o temas generales de

conversación. Sin embargo, el entrevistador puede desarrollar preguntas nuevas a
medida que vayan surgiendo los temas de su interés.

Finalmente, la entrevista informal, es aquella que no está guiada por una lista de
preguntas determinadas. El entrevistador tiene claros los temas sobre los que quiere
indagar y los introduce de manera espontánea en la conversación.

 Cuestionarios y encuestas: son técnicas en las cuales se plantea un listado de

preguntas cerradas para obtener datos precisos.

Usualmente se usan en investigaciones cuantitativas pero también pueden incluirse

preguntas abiertas para permitir un análisis cualitativo.

Es una técnica muy extendida porque permite obtener información precisa de una
gran cantidad de personas. El hecho de tener preguntas cerradas, permite calcular
los resultados y obtener porcentajes que permitan un análisis rápido de los mismos.
 Además es un método ágil, teniendo en cuenta que no requiere la presencia del
investigador para realizarse. Puede hacerse masivamente por correo, a través de
internet o vía telefónica.

 Observaciones: es una técnica que consiste precisamente en observar el desarrollo

del fenómeno que se desea analizar. Éste método puede usarse para obtener
información cualitativa o cuantitativa de acuerdo con el modo en que se realiza.

En investigación cualitativa permite analizar las relaciones entre los participantes

gracias al análisis de sus comportamientos y de su comunicación no verbal.

En investigación cuantitativa es útil para hacer seguimiento a la frecuencia de

fenómenos biológicos o al funcionamiento de una máquina.

Al aplicar esta técnica con enfoque cualitativo, es necesario organizar las

observaciones en categorías temáticas para poder darle un orden al análisis.

Estas categorías deben relacionarse con la información obtenida a través de otras

técnicas para tener mayor validez.

 Grupos focales: Los grupos focales podrían describirse como una entrevista grupal.
Consiste en reunir a un grupo de personas que comparten características
relacionadas con la investigación y orientar la conversación hacia la información
que se desea obtener.

Es una técnica cualitativa útil para analizar opiniones combinadas, contradicciones

u otros datos que surgen de la interacción entre las personas.
 Documentos y registros: Esta técnica consiste en examinar los datos presentes en
documentos ya existentes, como bases de datos, actas, informes, registros de
asistencia, etc.

Por lo tanto, lo más importante para este método es la habilidad para encontrar,
seleccionar y analizar la información disponible.

Es necesario tener en cuenta que la información recopilada puede dar información

inexacta o incompleta.
Por este motivo, debe ser analizada en relación con otros datos para que pueda ser
útil a la investigación.

 Etnografía: es una técnica cualitativa en la cual se ejerce una observación

continuada del grupo social que se desea analizar.

En ella, el investigador lleva un diario de sus observaciones y también emplea otras

técnicas como entrevistas y grupos focales para complementar.

Su propósito es comprender a profundidad las dinámicas sociales que se desarrollan

dentro de un grupo determinado. Sin embargo, existe una polémica en torno a su
objetividad por la dificultad de separar completamente al investigador de su objeto
de estudio.

 Técnica Delphi: consiste en indagar a una serie de expertos en un tema

determinado para orientar la toma de decisiones.

Toma su nombre del Oráculo de Delfos, que era una fuente a la que acudían los
griegos para obtener información sobre su futuro y así orientarse para la toma de
decisiones.
 Con el fin de obtener resultados precisos, los expertos son consultados a través de
un cuestionario. Las respuestas recibidas se cuantifican y se analizan como
información cuantitativa.

Analista de Sistemas

El analista tiene como cometido analizar un problema y describirlo con el propósito

de ser solucionado mediante un sistema de información. Se vale de la información de
entrada, los procesos modificadores y la información de salida, para así definir los procesos
intermedios y poder entender con claridad a la organización.

El Analista de Sistemas se adapta y diseña sistemas de información para ayudar a

las empresas a trabajar de forma más rápida y eficiente. De esta forma trabaja en estrecha
colaboración con personal de todas las categorías para averiguar los problemas que surjan
en el sistema existente, y para cumplir con las expectativas del cliente a la hora de crear un
nuevo sistema.

Los analistas de sistemas producen una especificación para un sistema que satisfaga
las necesidades de la empresa y utilizan tecnologías de la información y comunicación
(TIC) para ayudar a las empresas a trabajar de forma más rápida y eficiente.

En muchos sentidos, el Analista de Sistemas trabaja tan de cerca con las personas
como lo hacen con los ordenadores. Al inicio de un proyecto, hablan con los usuarios de los
ordenadores y con los administradores para conocer los problemas existentes y los
objetivos que la empresa quiere alcanzar mediante la inversión en un sistema nuevo o
mejorado.
 Funciones del Analista de Sistemas

Por lo regular, el Analista de Sistemas participa como un consultor para todo tipo de
empresas. Esto implica que un analista puede contratarse solo para canalizar a la empresa
ciertos tópicos de la informática.

Esto ofrece una ventaja, en el sentido del consultor externo trae consigo
perspectivas frescas, que no poseen otros miembros de la organización. Por otra parte para
el analista externo implica una desventaja, pues apenas tiene pleno acceso a la cultura
organizacional autentica, que no se ofrece de forma abierta a un externo.

1. Planificar la actividad o trabajo de análisis y diseño de sistemas.

2. Organizar a todos los elementos que intervienen en el proyecto (técnicos de análisis
y diseño, programadores, usuarios, equipamiento, etc.)
3. Controlar el trabajo del equipo de diseño para garantizar el cumplimiento de los
planes elaborados.
4. Escoger (o diseñar) y utilizar los métodos, técnicas y herramientas más adecuadas
para el desarrollo del trabajo del colectivo.
5. Estudiar el sistema de dirección y organización e información de la entidad.
6. Diseñar el nuevo sistema informativo, desde un punto de vista funcional, en primera
instancia.
7. Representar algorítmicamente los procesos que se realizan en cada tarea funcional
integrante del sistema que se diseña.
8. Diseñar el sistema, descomponiendo el mismo en todos los niveles previstos y con
todos los enfoques necesarios.
9. Diseñar la base de datos que utilizará el sistema. Optimizar la misma, utilizando las
técnicas requeridas para ello.
10. Diseñar los documentos (formularios) de utilización manual o manual automatizada,
que requiera el sistema. Describir su método de llenado.
11. Diseñar las salidas de la computadora, de la forma más idónea requerida.
12. Elaborar las soluciones a los procedimientos manuales que requiera el sistema.
13. Diseñar los flujos informativos a través de los diferentes elementos que integran el
sistema: hombre-hombre, hombre - computadora, computadora - hombre,
computadora - computadora.
14. Proponer y aplicar las medidas de carácter organizativo que se requiera para
perfeccionar la actividad de dirección estudiada y para implantar el sistema que se
diseña.
15. Estudiar las necesidades y proponer soluciones necesarias para la adquisición del
equipamiento computacional requerido, proponiendo la configuración necesaria.
16. Estudiar las necesidades y proponer las soluciones necesarias para la adquisición de
los medios de transmisión de datos, proponiendo las características de equipos a
adquirir.
17. Estudiar las necesidades del sistema y proponer el software necesario para su
aplicación.
18. Calcular los gastos y beneficios del sistema determinando el plazo de recuperación
de los mencionados gastos.
19. Elaborar la documentación técnica y de utilización del sistema.
20. Programar, cuando se requiera, la so lución automatizada de una determinada tarea,
utilizando el software y los métodos requeridos; aplicando las normas de trabajo que
estén establecidas dentro del grupo para elaborar y documentar los programas.
21. Revisar los resultados obtenidos por los programas elaborados por los
programadores.
22. Elaborar los datos de prueba para comprobar la calidad de los programas,
individualmente y en su conjunto.
23. Determinar los métodos más adecuados para implantar y probar el sistema diseñado
en la práctica.
24. Entrenar al personal usuario y de operación del sistema.
25. Implantar el sistema. Demostrar su operación
26. Estudiar y Aplicar las medidas requeridas para mantener el sistema, acorde a las
nuevas necesidades de la entidad. Perfeccionar el mismo.
27. Impartir conferencias, seminarios, etc.; explicando las características del sistema
que se diseña y otras cuestiones relativas a la Informática y el perfeccionamiento de
la dirección.
 CONLUSION

Estamos en la época de la tecnología y para nadie es un secreto que el uso de la

misma nos facilita diversas tareas y el análisis de sistemas no es la excepción ya que es
una base fundamental para los ingenieros en informática, sus funciones y procedimientos,
debemos tener en claro lo que es un proyecto de desarrollo de un sistema de información
que comprende varios componentes o pasos llevados a cabo durante la etapa del análisis,
eso ayuda a convertir las necesidades del cliente en un modelo de sistema que utiliza uno o
más de los componentes: Software, hardware, personas, base de datos, documentación y
procedimientos.

Ya teniendo en cuenta que en una organización o Empresa, el análisis y diseño de

sistemas, es el proceso de estudiar situaciones con la finalidad de observar cómo trabajan y
concluir si es necesario realizar una mejora; el representante de llevar a cabo estas tareas es
el “analista de sistemas”.

Este profesional evalúa sistemáticamente los sistemas informáticos de los negocios

a través de un examen del procesamiento así como de la entrada de datos y la producción
de dicha información. Sin embargo, la labor del un analista no termina allí, además de la
evaluación sistemática de los sistemas informáticos, debe relacionarse con personas de una
variada índole, así como realizar roles de consultor, agente de cambio, así como de experto
en técnico informático.

Para comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto, se conduce un estudio de

Sistemas para detectar todos los detalles de la situación actual de la empresa. La
información que se reúne con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de
Diseño. Todas las organizaciones son Sistemas que actúan de manera bilateral con
su medio ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas.

Un buen análisis, nos dará la base para presentar una solución exacta, es necesario
aclarar que para llevar a cabo diversas actividades y recolectar la información debemos
utilizar diferentes técnicas, cada una de acuerdo a las condiciones que vayamos a evaluar.
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

 UNIDAD I. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

https://www.clubensayos.com/Temas-Variados/UNIDAD-I-
ORGANIZACI%C3%93N-Y-SISTEMAS/147501.html
 Unidad de organización y Sistemas
http://150.187.142.20/sede/Planificacion/UnidadOrganizacionySistemas.htm
 Análisis de Sistema
https://es.slideshare.net/asesprodusoft/analisis-de-sistemas-7987844
 ANÁLISIS DE SISTEMA
http://uprotgs.blogspot.com/2008/02/anlisis-de-sistemas.html
 Analista de sistemas
https://pymex.com/liderazgo/recursos-humanos/que-hace-un-analista-de-sistemas
http://www.mailxmail.com/curso-sistemas-informativos-diseno-creacion-1/analista-
sistemas-funciones
 Kawulich, B. (2005). Participant Observation as a Data Collection Method.
Recuperado de: qualitative-research.net.
 Morgan, G. y Harmon, R. (2001). En: Journal of the American Academy of Child
and Adolescent Psychiatry. Recuperado de: appstate.edu.
 Ramírez, J. (S.F.). La técnica Delphi: otra herramienta de investigación cualitativa.
Recuperado de: academia.ed.
 Saci, N. (2014). Data collection methods. Research Methodology. Recuperado de:
academia.edu.
 University of Minnesota. (S.F.). Data Collection Techniques. Recuperado de:
cyfar.org.
 http://www.juntadeandalucia.es/servicios/madeja/contenido/recurso/411