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Contrato No.

7237 de 2019

Fecha: 05 de abril de 2019

Acta de Inicio: 08 de abril de 2019

Contratista: Dercy Janeth Sánchez Torres

Informe No. 2

Período a que corresponde el Informe: 01 al 30 de mayo de 2019

Ejecución física: 20% Ejecución financiera: 9%

Objeto Contractual: “APOYAR EN LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS


ARCHIVÍSTICOS Y EN LA ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA
SDIS”

Obligaciones específicas:

1. Liderar el proceso de organización que cumpla con los estándares


archivísticos, sobre el archivo custodiado en el archivo central de la
SDIS, dejando constancia sobre los metros lineales organizados.

Para el presente periodo no se realizó actividad sobre esta obligación.

2. Coordinar el proceso de consultas diarias que sean requeridas al


Archivo Central en donde reposa la información de la SDIS,
relacionadas con consultas de Comisarias y del nivel central.

Se lideró el proceso de consultas diarias requeridas por las comisarías y del


Nivel central, realizando las siguientes actividades:

 Apoyar en las respuestas de los correos electrónicos que solicitan


documentos de consultas tanto digitales como físicas.

 Apoye en la entrega de las consultas requeridas a los grupos de


trabajo para realizar la búsqueda en la bodega del Archivo Central
de la SDIS.
 Se realiza formato de entrega y/o remisorio para los documentos en
préstamo de (comisarías, contratos). Igualmente se coordina la
entrega de éstos al Nivel Central de la SDIS.

 Control, entrega y seguimiento de expedientes de consulta:

Comisarias: 195
Contratos: 66
Historias sociales: 29
Historias laborales: 11
Otros: 3
Total: 304

3. Llevar un estricto control sobre la información dada en préstamo a los


diferentes funcionarios y contratistas de la SDIS, llevando una base de
datos del estado de préstamo del acervo documental y dejando
constancias y registros de las afueras por préstamos.

Realice poqueo y apoye la organización de cada estiba desde las filas 4PI01
hasta 4PT11 las cuales corresponden a 6431 cajas esto con el fin de
optimizar espacio y tener identificada la posición de cada caja para facilitar
futuras búsquedas o consultas documentales.

4. Efectuar las visitas necesarias para la capacitación de los funcionarios


de las áreas misionales para realizar las transferencias primarias al
Archivo Central.

Para el presente periodo no se realizó actividad sobre esta obligación.

5. Revisar el Formato Único de Inventario Documental -FUID, de las


transferencias primarias y verificar lo efectivamente trasladado al
archivo central por cada una de las transferencias que sean asignadas.

Para el presente periodo no se realizó actividad sobre esta obligación.


6. Revisar que las transferencias primarias cumplan los requisitos
establecidos en los instrumentos archivísticos y en especial lo
relacionado en las TRD sobre los tiempos de transferencias.

Para el presente periodo no se realizó actividad sobre esta obligación.

7. Identificar el Fondo Documental Acumulado – FDA de la SDIS, dejando


constancia en el FUID y apoyar en el levantamiento de las Tablas de
Valoración Documental.

Para el presente periodo no se realizó actividad sobre esta obligación.

Cordialmente,

Dercy Janeth Sánchez Torres

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