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Contrato No.

7517 de 2019
Fecha: 12 de Abril de 2019
Acta de Inicio: 22 de Abril de 2019
Contratista: Astrid Janneth Fonseca Zarate
Informe No. 06
Período a que corresponde el Informe: 1 al 30 de Septiembre de 2019

Ejecución física: 72 % Ejecución financiera: 55%

Objeto Contractual:

“Apoyar en la gestión de los procesos archivísticos y en la administración del


archivo de la SDIS”

Obligaciones específicas:

1. Liderar el equipo de trabajo asignado para el levantamiento del FUID del


acervo documental de la SDIS reportando al profesional asignado sobre los
avances del levantamiento de inventario.

Lideré el equipo de inventarios distribuyendo el trabajo diario, resolviendo


dudas e inquietudes técnicas y operativas a cada digitador, garantizando la
producción diaria en cantidad de registros. Del 2 al 30 de septiembre, el
equipo se conformó por 10 personas en promedio por día. Se reportaron los
avances en inventario al profesional encargado de la bodega.

SEPTIEMBRE Personas
ITEM
1 3 4 5 6 9 10 11 12 13 16 17 18 19 20 23 24 25 26 27 30 promedio/dia
Personas en inventario 10 10 7 11 10 7 10 10 11 8 10 9 10 10 140 11 11 8 9 10 10 10

2. Llevar el control del inventario documental levantado sobre el acervo


asignado que reposa en el archivo central de la SDIS, llevando en base de
datos FUID o del suministrado por la secretaria.

Realice el control del inventario de 26079 registros y 2412 cajas registrado


en el formato de inventario asignado por la SDIS y se entregó para
consolidación en base de datos.
SEPTIEMBRE
ITEM
2 3 4 5 6 9 10 11 12 13 16 17 18 19 20 23 24 25 26 27 30 TOTAL
REGISTROS 997 1126 695 1153 1087 957 1496 1072 1353 866 1349 1357 1510 1673 989 737 863 1578 1545 1623 2053 26079
CAJAS 115 129 73 112 90 103 140 92 137 80 102 111 145 156 125 86 113 141 118 115 165 2412
PERSONAL 10 10 7 11 10 7 10 10 11 8 10 9 10 10 10 11 11 8 9 10 10 10

3. Identificar el inventario documental por estiba en la cual se encuentra


ubicadas las unidades de almacenamiento.

Se realizo la entrega de las cajas inventariadas para su porterior ubicación en


las unidades de almacenamiento según corresponda.

Etiquetas de fila Suma de 472 Cuenta de INFOTIC 1


J22-2 0 30
J22-3 0 51
J-22-3 0 7
J22-4 778113 55
J-22-4 0 20
J22-5 0 32
J-22-5 0 19
J22-6 641168 11
J23-1 648208 72
J23-2 1327366 72
J23-3 648637 81
J-23-3 0 5
J23-4 113232 34
L20-1 374958 6
R05-4 2266732 52
U12-6 0 18
(en blanco)
Total general 600004585 26087
4. Llevar las estadísticas de los metros lineales y cajas y carpetas que sean
inventariadas e incluidas en el FUID teniendo en cuenta las series y subseries

ITEM CANTIDAD ML

REGISTROS 26079 4,35

CAJAS 2412 482,4

5. Realizar la separación y clasificación y localización de las carpetas que no


corresponden a las unidades de almacenamiento (cajas) que sean
asignadas, para su posterior organización, identificando en el FUID lo
encontrado.

En el proceso de levantamiento de inventario para el presente periodo, no


se identificaron carpetas que no correspondan a las respectivas cajas.

6. Consolidar el formato FUID con los demás funcionarios.

6.1 Realice la consolidación del formato FUID con 19.612 registros de las
diferentes dependencias de la SDIS y se entregó para incluir en base de
datos.

SEPTIEMBRE
ITEM
2 3 4 5 6 9 10 11 12 13 16 17 18 19 20 23 24 25 26 27 30 TOTAL
REGISTROS 997 1126 695 1153 1087 957 1496 1072 1353 866 1349 1357 1510 1673 989 737 863 1578 1545 1623 2053 26079

6.2 Realice el control de calidad al 100% de los registros reportados como


producción
SEPTIEMBRE
ITEM
2 3 4 5 6 9 10 11 12 13 16 17 18 19 20 23 24 25 26 27 30 TOTAL
REGISTROS
1500 1500 1050 1650 1500 1050 1500 1500 1650 1200 1500 1350 1500 1500 1500 1650 1650 1200 1350 1000 1000
ESTIMADOS
ASTRID FONSECA ZARATE
% CALIDAD
0,7 0,8 0,7 0,7 0,7 0,9 1,0 0,7 0,8 0,7 0,9 1,0 1,0 1,1 0,7 0,4 0,5 1,3 1,1 1,6 2,1 93%
REGISTROS
CANTIDAD
997 1126 695 1153 1087 957 1496 1072 1353 866 1349 1357 1510 1673 989 737 863 1578 1545 1623 2053 26079
ESTIMADOS
7. Identificar el fondo documental acumulado – FDA de la SDIS, dejando
constancia en el FUID.
Etiquetas de fila Cuenta de FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO
DESPACHO DEL SECRETARIO 21
DIRECCIÓN POBLACIONAL 94
DIRECCIÓN TERRITORIAL 19
OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES 1
OFICINA ASESORA JURÍDICA 9
OFICINA DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS 2
OFICINA DE CONTROL INTERNO 19
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 55
SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN 403
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 182
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN INTEGRAL LOCAL 50
SUBDIRECCIÓN DE PLANTAS FÍSICAS 11
SUBDIRECCIÓN PARA LA FAMILIA 437
SUBDIRECCIÓN PARA LA IDENTIFICACIÓN, CARACTERIZACIÓN E INTEGRACIÓN 15
SUBDIRECCIÓN PARA LA INFANCIA 429
SUBDIRECCIÓN PARA LA VEJEZ 797
SUBDIRECCIONES LOCALES PARA LA INTEGRACIÓN SOCIAL 241
SUBDIRECIÓN PARA ASUNTOS LGBT 1
SUBDIRECIÓN PARA LA ADULTEZ 121
SUBSECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL 175
Total general 3082

Cordialmente,

Astrid Janneth Fonseca Zarate


CC 1.057.515.165 de Santana Boyacá
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