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LEY 594 DE 2000

Objeto: Establecer las reglas y principios generales que regulan la función


archivística del Estado.
Ámbito de aplicación: Aplica administración pública, entidades privadas que
cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la ley.
Principios generales:
 Fines de los archivos: Disponer de la documentación organizada, en tal forma
que la información sea recuperable.
 Importancia de los archivos: Son importantes porque son imprescindibles
para la toma de decisiones basadas en antecedentes.
 Institucionalidad e instrumentalidad: Eficacia, eficiencia y secuencia con que
trabajan estos centros de información.
 Responsabilidad: Son responsables de la organización, conservación, uso y
manejo de los documentos.
 Dirección y coordinación de la función archivística: El AGN es la entidad del
Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para
coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio
documental.
 Administración y acceso: Es obligación del estado administrar los archivos y
derecho de los ciudadanos acceder a ellos.
 Racionalidad: Los archivos actúan como elementos fundamentales de la
racionalidad pública.
 Modernización: El estado deberá velar por el fortalecimiento de la
infraestructura y la organización de sus sistemas de información.
 Función de los archivos: Probatoria, garantizadora y perpetuadora.
 Manejo y aprovechamiento de los archivos: Naturaleza de la administración
pública.
 Interpretación: Las disposiciones de esta ley y sus derechos reglamentarios
se interpretarán de conformidad con la Constitución Política.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES,


COORDINADORES Y EJECUTORES
Sistema nacional de archivos: Son un conjunto de instituciones archivísticas que
buscan el desarrollo de la información, integrado por el archivo general de la nación,
los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organización
administrativa, territorial y por servicios.
De los planes y programas: Estos llevan a cabo un conjunto de actividades de
asistencia técnica, ejecución, control y seguimiento.

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS


Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia:
Archivo general de la nación, del departamento, del municipio, del distrito.
Archivos territoriales:
Entidades de orden nacional, departamental, distrital, metropolitano, municipal y
local.
Los archivos según la organización del Estado:
De rama ejecutiva, legislativa, judicial, órganos de control y órganos autónomos.

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos: Creación,
organización, preservación y control de los archivos.
Instalaciones para los archivos: Se deberá garantizar los espacios e
instalaciones necesarias.
Los documentos no que poseen valor histórico no podrán ser distribuidos.
Es posible contratar servicios de custodia, organización y conservación de los
documentos de archivo.
Toda entidad está obligada a capacitar a los funcionarios.
Soporte documental: Sera posible incorporar nuevas tecnologías para la
administración y conservación de los documentos.

GESTION DE DOCUMENTOS
Se deberán crear programas de gestión documental.
Todas las entidades están obligadas a crear e implementar tablas de retención
documental.
Procesos archivísticos: Se refieren a procesos para la producción, distribución,
consulta, organización, recuperación y disposición final de los archivos.
Los archivos se clasifican en: archivo de gestión, central e histórico.

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS


Todas las personas tienen como derecho consultar los documentos públicos.
En caso de que los documentos presenten deterioro se deberá suministrar la
información en sistema de reproducción que no afecte la conservación del
documento.

SALIDA DE DOCUMENTOS
Documentos administrativos: Solo por motivos legales.
Documentos históricos: Solo de manera excepcional.
El AGN es la única entidad que podrá autorizar por motivos legales, procesos
técnicos, exposiciones culturales, la salida de los documentos.

CONTROL Y VIGILANCIA
El estado a través de AGN será el encargado de digital y controlar los documentos.
El AGN llevara a cabo visitas de inspección a los archivos de las entidades del estado.

ARCHIVOS PRIVADOS
Documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y
aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.
El AGN especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros
de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del
trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los
archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia,
la literatura y la política.

DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION


El AGN podrá recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.
Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser
adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.

CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Los archivos de la administración pública deberán implementar un sistema integrado
de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.