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PLAN DE MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA FRAMAR

S. & CÍA. LTDA.

Leidy Tatiana Corredor Rodríguez

Universidad EAN

Facultad de Administración, Finanzas y Ciencias Económicas

Administración de Empresas

Bogotá D.C., mayo de 2012


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA.

Leidy Tatiana Corredor Rodríguez

Trabajo de grado para optar al título de

Administradora de Empresas

Tutor:

Andrés Velásquez

Universidad EAN

Facultad de Administración, Finanzas y Ciencias Económicas

Administración de Empresas

Bogotá D.C., mayo de 2012


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 3

Nota de aceptación

___________________________________________

___________________________________________

___________________________________________

___________________________________________

___________________________________________

Jurado 1

________________________________________

Jurado 2

________________________________________

Bogotá D.C., mayo 31 de 2012.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 4

A Dios por hacer posibles todos mis sueños.

A mi familia, especialmente a mi Mamá, por su gran apoyo en

todo el proceso de formación.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 5

Agradecimientos

Al Ingeniero Andrés Velásquez, por su acompañamiento y asesoría en el desarrollo de

este trabajo.

Al Señor Gerardo Santa María, por permitirme aplicar el modelo MMGO en su

organización.

A toda la comunidad EAN, por su constante colaboración.

Mil gracias.
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 6

Contenido

Glosario 12

Resumen 13

Introducción 14

1 La empresa Framar S. & Cía. Ltda. 15

1.1 Misión 16

1.2 Visión 16

1.3 Valores 16

1.4 Nuestros principios corporativos 17

2 Identificación del problema 18

3 Objetivos 20

3.1 Objetivo general 20

3.2 Objetivos específicos 20

4 Justificación 21

5 Marco teórico 22

5.1 Direccionamiento estratégico 22

5.2 Gestión humana 24

5.3 Comunicación e información 26


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5.4 Innovación y conocimiento 27

5.5 Sector farmacéutico 30

6 Marco metodológico 32

6.1 ¿En qué consiste la investigación? 32

6.2 Herramientas utilizadas 32

6.3 Procedimiento 33

6.3.1 Análisis del entorno económico 34

6.3.2 Direccionamiento estratégico 36

6.3.3 Gestión de mercadeo 38

6.3.4 Cultura organizacional 40

6.3.5 Estructura organizacional 42

6.3.6 Gestión financiera 44

6.3.7 Gestión humana 46

6.3.8 Logística 48

6.3.9 Asociatividad 50

6.3.10 Comunicación e información 52

6.3.11 Innovación y Conocimiento 54

6.3.12 Responsabilidad social empresarial y gestión ambiental 56

6.3.13 Informe integral 58

6.3.14 Entrevistas a profundidad 59

6.3.15 Foda 60

7 Plan de intervención 61

7.1 Plan de intervención direccionamiento estratégico 65


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 8

7.2 Propuesta “planificación estratégica” 66

7.3 Plan de intervención gestión humana 69

7.4 Propuesta “roles, funciones y gestión por competencias de recursos humanos” 71

7.5 Plan de intervención comunicación e información 75

7.6 Plan de intervención innovación y conocimiento 77

7.7 Propuesta “metodología CANVAS para la creación de negocios innovadores” 78

7.8 Impacto de la propuesta de intervención 83

8 Conclusiones 85

9 Recomendaciones 86

10 Referencias 87

Anexos 88
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Lista de tablas

Tabla 1. Estado de componentes de la empresa 13

Tabla 2. Las nueve Canvas 28

Tabla 3. Ventas Mercado Genérico y de Marca (TRADE) En pesos Colombianos 31

Tabla 4. Foda 60

Tabla 5. Presupuesto 61

Tabla 6. Cronograma 63
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 10

Lista de figuras

Figura 1. Análisis del entorno económico 34

Figura 2. Direccionamiento estratégico 36

Figura 3. Gestión de mercadeo 38

Figura 4. Cultura organizacional 40

Figura 5. Estructura organizacional 42

Figura 6. Gestión financiera 44

Figura 7. Gestión humana 46

Figura 8. Logística 48

Figura 9. Asociatividad 50

Figura 10. Comunicación e información 52

Figura 11. Innovación y Conocimiento 54

Figura 12. Responsabilidad social empresarial y gestión ambiental 56

Figura 13. Informe integral 58

Figura 14. Direccionamiento estratégico 65

Figura 15. Difusión de la empresa 68

Figura 16. Gestión humana 70

Figura 17. Competencias 72


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 11

Figura 18. Esquema de evaluación semestral 72

Figura 19. Plan de intervención comunicación e información 75

Figura 20. Plan de intervención innovación y conocimiento 77


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 12

Glosario

MMGO: esta matriz de diagnóstico surge de una iniciativa de la Universidad EAN, en

conjunto con diferentes entidades públicas y privadas, como resultado de una investigación

realizada por el grupo GPyMes – EAN, con el objetivo de entregar a los empresarios

colombianos, independientemente de la actividad económica que realicen, una herramienta que

permita determinar la situación de su empresa con respecto a ciertas variables que definen su

nivel de competitividad según los estándares internacionales (Peres Orduz, J. A.).

Planificación estratégica: es el proceso de desarrollo e implementación de planes para

alcanzar propósitos u objetivos. Dentro de los negocios se usa para proporcionar una dirección

general a una compañía (llamada Estrategia empresarial) en estrategias financieras, estrategias de

desarrollo de recursos humanos u organizativas, en desarrollos de tecnología de la información y

crear estrategias de marketing para enumerar tan sólo algunas aplicaciones.


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Resumen

El desarrollo de este trabajo se hizo con base en la empresa FRAMAR S.& CIA LTDA

dedicada a la distribución y comercialización de todo el medicamento del POS para las EPS,

empresa en la cual el Gerente General Gerardo Santa María colaboro junto al Señor Miguel

Quiroga en el desarrollo del modelo MMGO en el cual se identificaron, direccionamiento

estratégico, gestión humana, comunicación e información e innovación y conocimiento como los

departamentos con menor calificación, la tabla que a continuación se ilustra el estado de dichos

componentes:

Tabla 1. Estado de componentes de la empresa

Componente Puntuación Estadio


Direccionamiento Estratégico 68,58 3
Gestión Humana 47,19 2
Comunicación e Información 42,96 2
Innovación y conocimiento 40,58 2
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Introducción

Para el desarrollo de este documento se implemento el modelo creado por la Universidad

EAN, “Modelo para la modernización de organizaciones” MMGO en la empresa FRAMAR.S &

CIA LTDA, con el cual se logro evaluar todos los departamentos de la misma; la aplicación de

este tardó un mes y medio, tiempo en el cual se lograron entrevistas con el Gerente General

Gerardo Santa María y varios de los funcionarios de la misma; además de un recorrido por la

empresa permitiéndome conocer un poco más el manejo interno de los componentes evaluados.

Después de aplicado el modelo se pudo concluir que la empresa debe desarrollar

estrategias de mejoramiento para las áreas de: Direccionamiento Estratégico, Gestión Humana,

Comunicación e Información e Innovación y conocimiento, dado que arrojaron las puntuaciones

más bajas dentro de los resultados de la prueba.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 15

1 La empresa Framar S. & Cía. Ltda.

Framar S. & Cía. Ltda.

Framar S. & Cía. Ltda., es una empresa fundada en el año 2001 por Gerardo Santamaría

como comerciante minoritario en medicamentos y registrada como persona natural con el

nombre de su propietario “SANTAMARIA MOSQUERA GERARDO”. Reconocida con este

nombre, la empresa desarrollo sus actividades de distribución de medicamentos en su primer

punto de venta ubicado en el barrio Ciudad Montes Av Cra 50 No. 16-70 Sur.

Con el pasar del tiempo su representante Gerardo Santamaría, empieza a darse a conocer

en el mercado de medicamentos de alta, media y baja complejidad del POS, destinado a las Eps

pertenecientes al sector subsidiado y contributivo.

Por el crecimiento rápido de sus activos y la composición de sus productos y servicios su

representante, se ve obligado a cambiar la razón social de su compañía dos veces y en sociedad

con la Señora María Elena Bustos; el primer cambio se llevo a cabo el 16 de febrero de 2006

recibiendo el nombre de Droguerías FRAMAR S. & CIA LTDA Ltda y el segundo, con el que es

conocida hoy Framar S. & Cía. Ltda., el 21 de julio de 2010.

Con este ultimo nombre la empresa hoy cuenta con una casa matriz ubicada en el barrio

Galerías Cll 52ª No. 18-92 Segundo Piso y con dos puntos de ventas el primero en el barrio

Ciudad Montes en donde inicio sus actividades y el segundo en Soacha.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 16

1.1 Misión

Somos una organización conformada por un equipo humano altamente calificado que

apoya a las instituciones de salud y a la comunidad con los servicios prestados en nuestras

droguerías, mediante la provisión y dispensación de medicamentos del POS y de Alto Costo e

insumos de calidad, con oportunidad y costo racional, ofreciendo valores agregados de

información y asesoría que le permitan a nuestros clientes hacer gestión en el uso racional de

estos recursos, contribuyendo así al mejoramiento de la salud y al desarrollo económico y social

de nuestro país.

1.2 Visión

Framar S. & Cía. Ltda. Estará posicionada en el 2015 entre las primeras organizaciones

de Bogotá especializada en el apoyo a la terapia de Alto Costo en la provisión y dispensación

oportuna de medicamentos e insumos de uso ambulatorio y hospitalario de la más alta calidad.

1.3 Valores

Framar S. & Cía. Ltda. Con su equipo de trabajo, tiene la mejor disponibilidad y

colaboración con Amabilidad - Respeto y Sentido Humano para seguir manteniendo vínculos

fraternales y comerciales con nuestros Clientes y Proveedores.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 17

1.4 Nuestros principios corporativos

Honestidad: obramos con transparencia, lealtad y responsabilidad.

Innovación: ofrecemos proactivamente soluciones flexibles, buscando eficiencia en

nuestros productos y servicios.

Integridad: somos coherentes respecto a lo que pensamos decimos y hacemos,

manteniendo la ética y legalidad de nuestros actos.

Compromiso social: asumimos el reto de atender los requerimientos de la organización, y

participamos en el mejoramiento de la calidad de vida de nuestros miembros, sus familias y la

sociedad.

Excelencia: cumplimos con nuestro compromiso eficientemente superando los estándares

de calidad.

Servicio: ofrecemos calidez, amabilidad, respeto y confianza.

Trabajo en equipo: interactuamos permanentemente en función del cumplimiento de

nuestros objetivos con lealtad, responsabilidad y dedicación.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 18

2 Identificación del problema

A partir de la implementación de la matriz MMGO, Modelo para la Modernización de

organizaciones, en la empresa Framar S. & Cía. Ltda., se identifico que aunque la compañía

cuenta con procesos claros en muchas de sus áreas, debe desarrollar un plan de mejoramiento

para las siguientes:

Direccionamiento estratégico; por la falta de comunicación hacia sus empleados, de los

valores y estrategias que componen a la organización, no se logra un trabajo en equipo ni la

alineación con las necesidades de la empresa con la de los empleados.

Gestión humana; no existen roles definidos, en esta área que desarrollen, controlen y

vigilen los procesos de capacitación, inducción, evaluación, promoción, entre otros del recurso

humano de la compañía desde el momento de su ingreso.

Comunicación e información; la empresa en este componente no cuenta con procesos

claros de comunicación, lo que permite la utilización informal de vocabulario en la parte oral y

escrita entre los empleados y de empleados hacia grupos externos. Además de no contar con una

página web consolidada.

Innovación y conocimiento; la empresa cuenta con un sistema de transacciones básico que

no le permite manejar de forma integral todo el comportamiento de la empresa, lo que a su vez la

limita en la generación de informes rápidos y concretos del estado de la empresa.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 19

Lo expuesto anteriormente exige a la compañía tomar decisiones de cambio en estas

áreas, para llegar a ser más competitivos en el mercado.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 20

3 Objetivos

3.1 Objetivo general

Estudio y análisis de alternativas de solución a los problemas que se presentan en las

áreas de Direccionamiento Estratégico, Gestión Humana, Comunicación e Información e

Innovación y conocimiento de la empresa Framar S. & Cía. Ltda.

3.2 Objetivos específicos

 Formular un plan de intervención para el direccionamiento estratégico.

 Exponer un plan de intervención el componente de Gestión Humana para la empresa

FRAMAR S & CIA Ltda.

 Definir un plan de intervención para el componente de comunicación e información.

 Proponer un plan de intervención para la Innovación y conocimiento.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 21

4 Justificación

La aplicación del modelo para la modernización de organizaciones MMGO en la empresa

Framar S. & Cía. Ltda., permitirá a la alta gerencia de la organización, identificar problemáticas

internas presentes en cada una de las áreas de la compañía, para así con los resultados que

arrogue el modelo, formular un plan de mejoramiento con actividades especificas, para los

componentes de Direccionamiento Estratégico, Gestión Humana, Comunicación e Información e

Innovación y conocimiento los cuales presentaron mayor debilidad, lo que a su vez llevara a la

empresa a ser más competitiva en el mercado. Por otro lado la aplicación de este modelo

desarrollara habilidades competitivas en el estudiante que lo realiza, al poner en práctica los

conocimientos adquiridos en el transcurso de la carrera, además de una primera experiencia en

consultoría y solución de problemas organizacionales.

El desarrollo de esta investigación también le permitirá a la organización Framar S. &

Cía. Ltda., fortalecer y mejorar el desarrollo de sus áreas más débiles y al estudiante fomentar su

actitud innovadora y critica con la aplicación de los conocimientos aprendidos en el transcurso

de la carrera.

Finalmente a la Universidad Escuela de Administración de Negocios “E.A.N”, como

entidad creadora y promotora del modelo, el desarrollo de este proyecto le ayudara a garantizar

una vez más la efectividad del Modelo MMGO con un aporte al reconocimiento del modelo en el

mundo laboral.
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 22

5 Marco teórico

Una de las principales preocupaciones para las empresas en temas de desarrollo e

innovación, es enfrentar los desafíos del entorno y estar preparados para el cambio, los cuales

están directamente relacionados con las transformaciones de su entorno, tales como la

globalización, la tecnología, las ventajas competitivas, el crecimiento del mercado, entre otros.

Estos desafíos sin lugar a duda exigen un compromiso por parte la alta gerencia y sus

colaboradores quienes deben contar con el conocimiento y la actitud necesaria para ayudar a la

organización a enfrentar estos nuevos retos y a posicionarse en el mercado.

Este escenario lleva a tener presente autores y temas que permiten ver a la empresa de

una forma holística para crear procesos más competitivos, generar mejores resultados y

posicionar a la empresa en el mercado.

5.1 Direccionamiento estratégico

El plan de direccionamiento estratégico se basa en un proceso de planeación que pretende

declarar la misión y visión de la compañía, a través de un análisis del entorno externo e interno

en el que se desenvuelve la empresa; a partir del mismo análisis se definen los objetivos a corto,

mediano y largo plazo, y los mecanismos de acción con los que se van a llevar cabo dichos

objetivos que enmarcan de forma global toda la organización.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 23

Por otro lado la planeación estratégica toma en cuenta a la organización en general, sus

objetivos y el plan de acción deben ser definidos por la alta gerencia, permitiendo a través de una

visión holística tomar todos los componentes de la empresa, sin dejar de lado ningún aspecto que

podría ser clave para el desarrollo de estos. Es importante destacar que en base al plan de

direccionamiento se desprenden los planes tácticos y de operación; es decir no se definen los

otros planes de funcionamiento que requiera la compañía.

Pasos para realizar una planeación estratégica:

1. Declaración de la visión: Responde a la pregunta: “¿qué queremos ser?”.

2. Declaración de la misión y establecimiento de valores: Responde a la

pregunta: “¿cuál es nuestra razón de ser?”. Por otro lado, los valores son cualidades

positivas que poseen una empresa.

3. Análisis externo de la empresa: Consiste en detectar y evaluar acontecimiento

y tendencias que sucedan en el entorno de la empresa, con el fin de conocer la situación

del entorno, y detectar oportunidades y amenazas.

4. Análisis interno de la empresa: Consiste en el estudio de los diferentes aspectos

o elementos que puedan existir dentro de una empresa, con el fin de conocer el estado o

la capacidad con que ésta cuenta, y detectar sus fortalezas y debilidades.

5. Establecimiento de los objetivos generales: Se refieren a los objetivos que

definen el rumbo de la empresa, los cuales siempre son de largo plazo.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 24

6. Diseño, evaluación y selección de estrategias: Se diseña una serie manejable

de estrategias factibles, teniendo en cuenta la información analizada en el punto

anterior.

7. Diseño de planes estratégicos: y, finalmente, una vez que hemos determinado

las estrategias que vamos a utilizar, se procede a diseñar los planes estratégicos, que

consisten en documentos en donde se especifica cómo es que se van a alcanzar los

objetivos generales propuestos, es decir, cómo se van a implementar o ejecutar las

estrategias formuladas.(Crecenegocios.com, 2011, 02, 28).

5.2 Gestión humana

La Administración de Recursos Humanos se define como la planeación, organización,

desarrollo y coordinación de técnicas, que permitan promover el desempeño eficiente del

personal de la compañía. El éxito cualquier organización se encuentra atado en gran medida al

desempeño de las personas que la componen y que permiten que todas las actividades internas y

externas se lleven a cabo con el aporte de su capital de trabajo y experiencia, es por ello que una

de las metas del este departamento es mantener motivado y comprometido a los funcionarios de

la compañía para generara fidelidad y permanencia por parte de los mismos; meta que se obtiene

con el desarrollo de las siguientes funciones:

Funciones del departamento de Recursos Humanos según, Margaret Butteriss (Butteriss,

2000:
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 25

 Identificación y desarrollo de las competencias claves necesarias para respaldar

el negocio. Una vez identificadas, se ponen en marcha estrategias para

desarrollar o adquirir las competencias claves. La función empresarial es

también responsable de monitorizar el progreso de desarrollo.

 Desarrollo de talento Ejecutivo. Recursos Humanos de la empresa es responsable

de los sistemas que identifican y desarrollan el personal con mayor potencial de

toda la organización, preparándolo junto a los directivos presentes, para

alcanzar los objetivos empresariales presentes y futuros, incluyendo la

planificación de sucesiones.

 Desarrollo de iniciativas de formación y desarrollo para respaldar la cultura, los

valores y los principios operativos comunes. Utilizando las sesiones de formación

y desarrollo como vehículos de comunicación para desarrollar, implementar y

sostener este principio.

 Desarrollo de modelos para la evaluación y retribución de los empleados.

Recursos Humanos de la empresa identifica los modelos empresariales para la

contratación, el juicio y la evaluación de los empleados.

 Desarrollo e implementación de políticas y programas de gestión de la actuación

y la retribución para utilizarse en todas las compañías operativas” (p. 56, 58, 75,

138, 145).
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 26

5.3 Comunicación e información

Uno de los factores de éxito de cualquier empresa, es la capacidad de recolección de

información ágil y veraz que tenga de su entorno interno y externo, pero además el uso que se le

dé a la misma, en especial el uso que le debe dar la alta gerencia para la toma de decisiones. Es

por ello que muchas compañías a través de la implementación de sistemas de información buscan

hacer fácil la adquisición y recolección de cualquier tipo de datos, desde estadísticos hasta

cifras financieras. Es importante que las organizaciones en su creación y durante su gestión se

preocupen por manejar sistemas de información que les permita trabajar de forma cómoda

consultando constantemente indicadores para así poder crear ventajas competitivas frente a su

competencia.

Autores como Juan Carlos Scapini Director de ingeniería comercial de la Universidad

Central describen el manejo de la información en la empresa como:

“El desarrollo competitivo para una empresa grande está dado por sus

capacidades de interpretar la información que proviene del mercado, partiendo por la

lectura de una infinidad de transacciones que ocurren simultáneamente y donde es

posible identificar características importantes del comportamiento de la demanda como

son: lugar, horario, tipos de productos, servicios asociados de post venta, precios, Etc.

Para extraer la información oculta de los mercados, las mega empresas utilizan

sofisticadas técnicas estadísticas, basadas en el “data mining”, mediante las cuales

llegan a conocer el perfil exacto de sus potenciales clientes, para luego crear políticas

específicas de marketing y de gestión comercial. Las empresas hoy en día valen por el
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 27

número de clientes que tienen y por la capacidad de entusiasmarlos para que adquieran

sus productos. (Universidad Central. El manejo de la información en la empresa”

(Recuperado de:

http://www.ucentral.cl/prontus_ucentral/site/artic/20080813/pags/20080813130821.html).

5.4 Innovación y conocimiento

En la actualidad son muchas las empresas que están tomando conciencia de la

importancia de desarrollar departamentos dedicados a la innovación y conocimiento o la

implementación de modelos de participación que permitan que los empleados se motiven a

generar nuevas ideas dentro del negocio al que haga parte la compañía. Entre estos modelos se

encuentra uno denominado “Metodología Canvas para la creación de negocios innovadores” que

consiste en determinar a través de nueve elementos; la oferta de valor del segmento de mercado

de la organización, los canales de distribución, los beneficios e ingresos, los recursos y

actividades que ocasionan los costos más importantes y las alianzas para operar.

La metodología consiste en poner a trabajar sobre un lienzo pegado en la pared a distintos

grupos interdisciplinarios para que desarrollen ideas alrededor del negocio en el que se

desenvuelve la empresa tratando de utilizar la menor cantidad de palabras posibles, es decir

reemplazando las palabras por dibujos. Las nueve Canvas y el diseño del lienzo que se plasma en

la pared es:
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 28

Tabla 2. Las nueve Canvas

Fuente: http://trujillosoft.blogspot.com/2010/12/generador-de-modelos-de-negocio.html

La definición, según Alexander Osterwalder autor del modelo, para cada uno de estos

recuadros es decir para cada una de las 9 Canvas es:

1. Segmento de clientes: el objetivo es de agrupar a nuestros clientes con características

homogéneas en segmentos definidos y describir sus necesidades, averiguar

información geográfica y demográfica, gustos, etc. Después, nos ocuparemos de

ubicar a los clientes actuales en los diferentes segmentos para finalmente tener

alguna estadística y crecimiento potencial de cada grupo.

2. Propuesta de Valor: el objetivo es de definir el valor creado para cada Segmento de

clientes describiendo los productos y servicios que se ofrecen a cada uno. Para cada
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 29

propuesta de valor hay que añadir el producto o servicio más importante y el nivel de

servicio. Estas primeras dos partes son el núcleo del modelo de negocio.

3. Canales de Distribución: para cada producto o servicio que hemos identificado en el

paso anterior hay que definir el canal de su distribución adecuado, añadiendo como

información el ratio de éxito del canal y la eficiencia de su costo.

4. Relaciones con clientes: aquí identificamos cuáles recursos de tiempo y monetarios

utilizamos para mantenernos en contacto con nuestros clientes. Por lo general, si un

producto o servicio tiene un costo alto entonces los clientes esperan tener una

relación más cercana con nuestra empresa.

5. Flujos de ingresos: este paso tiene como objetivo identificar que aportación

monetaria hace cada grupo, y además de donde vienen las entradas (ventas,

comisiones, licencias, etc.). Así podremos tener una visión global de cuáles grupos

son más rentables y cuáles no.

6. Recursos claves: después de haber trabajado con los clientes, tenemos que

centrarnos en la empresa, para ello debemos utilizar los datos obtenidos

anteriormente, seleccionamos la propuesta de valor más importante y la

relacionamos con el segmento de clientes, los canales de distribución, las relaciones

con los clientes, y los flujos de ingreso para saber cuáles son los recursos clave que

intervienen para que la empresa tenga la capacidad de entregar su oferta o

propuesta de valor. Repetimos esta operación para cada propuesta de valor.

7. Actividades claves: utilizando la propuesta de valor más importante, los canales de

distribución y las relaciones con los clientes, definimos las actividades necesarias
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 30

para entregar nuestra oferta. Repetimos esta operación para cada propuesta de

valor.

8. Red de Asociados: en este apartado describimos a nuestros proveedores, socios, y

asociados con quienes trabajamos para que la empresa funcione. ¿Qué tan

importantes son? ¿Podemos reemplazarlos? ¿Se pueden convertir en competidores?.

9. Costo de la estructura: aquí especificamos los costos de la empresa empezando con

el más alto (marketing, R&D, CRM, producción, etc.). Luego relacionamos cada

costo con los bloques definidos anteriormente, evitando generar demasiada

complejidad. Posiblemente, intentamos seguir el rastro de cada costo en relación con

cada segmento de cliente para analizar las ganancias. (Trujillosolft, 2010,

Recuperado de: http://trujillosoft.blogspot.com/2010/12/generador-de-modelos-de-

negocio.html).

5.5 Sector farmacéutico

La actividad del sector farmacéutico comprende desde la importación de las materias

primas e insumos para la elaboración de los productos, hasta la importación y exportación de los

medicamentos terminados. Los principales actores del sector son los laboratorios farmacéuticos,

los distribuidores mayoristas, las droguerías, las cajas de compensación, las cadenas, las entidades

prestadoras de salud, los profesionales en la salud, el gobierno (Ministerio de Protección Social,

Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y sus entidades adscritas) y los consumidores finales

(Corficolombiana, 2007, p.3.)

El sector farmacéutico representa sus ventas clasificando los medicamentos en dos grupos

genéricos y de marca, los cuales se diferencian en el porcentaje por componentes químicos y en


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 31

términos económicos para los clientes en el precio, que llega a ser representativo a la hora de

comprar medicamento. La grafica que se muestra a continuación muestra el pronóstico de ventas

del sector hasta el año 2011.

Tabla 3. Ventas Mercado Genérico y de Marca (TRADE) En pesos Colombianos

2006 2007 2008 2009 2010


322.853.139.377 334.809.737.137 366.813.500.491 402.028.059.645 433.186.123.010
2.742.396.782.147 2.800.032.488.983 3.027.163.742.526 3.088.400.674.136 3.170.062.857.918
3.065.249.921.524 3.134.842.226.120 3.393.977.243.017 3.490.428.733.781 3.603.248.980.928
Fuente:

http://www.andi.com.co/pages/proyectos_paginas/proyectos_detail.aspx?pro_id=62&Id=12&clase=8&Tipo=2
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 32

6 Marco metodológico

6.1 ¿En qué consiste la investigación?

La investigación consiste en identificar cuáles son las debilidades y fortalezas de Framar.

S. & CIA LTDA y las de cada uno de sus departamentos, para con esto poder entrara a proponer

un plan de mejoramiento para los compontes con calificaciones más bajas pero que sin embargo

tienen alto impacto en el funcionamiento de la empresa. Por otro lado las entrevistas permitirán

conocer la opinión, sugerencias y propuestas de los líderes para desarrollar dicho plan y las

verdaderas razones de las debilidades encontradas. Es importante que la alta gerencia se

involucre en todos los procesos de direccionamiento estratégico para una mejor toma de

decisiones y el desarrollo de un adecuado plan de intervención.

6.2 Herramientas utilizadas

MMGO “Modelo para la modernización de organizaciones”: Matriz de diagnóstico de la

Universidad EAN, que permite a los empresarios colombianos, independientemente de la

actividad económica que realicen, determinar la situación de su empresa con respecto a ciertas

variables evaluables dentro de cada departamento que compone la compañía, definiendo además

su nivel de competitividad según los estándares internacionales.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 33

Entrevistas a profundidad: es una herramienta que permite al entrevistado contar y dar a

conocer su opinión sobre la situación actual de la empresa. Este tipo de entreviste permite ver a

la empresa de una forma holística o ir a el detalle si su especialidad lo necesita. Las entrevistas a

profundidad suelen aplicarse a los líderes de departamento y gerente general por ser las personas

que mas conocen el negocio y sus procedimientos internos.

FODA: esta es una herramienta de alto impacto en la toma de decisiones dado que se

divide en cuatro aspectos según las letras que lo componen; Debilidades, Fortalezas, Amenazas y

Oportunidades reveladas por la información del contexto en el que se desenvuelve la

organización; con el desarrollo de estos cuatro componentes esta matriz permite analizar las

estrategias, la posición y la dirección de la compañía.

6.3 Procedimiento

MMGO: Para diagnosticar el estado actual de la empresa se implemento el modelo

MMGO “Modelo para la modernización de organizaciones”, creado por la universidad E.A.N,

que permitió evaluar y conocer las fortalezas y debilidades de cada uno de los departamentos que

componen a FRAMAR. S & CIA LTDA.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 34

6.3.1 Análisis del entorno económico

Figura 1. Análisis del entorno económico

Análisis de entorno económico

ANALISIS DEL ENTORNO GLOBAL … 91,67


ANALISIS DEL ENTORNO PAIS (MACRO).… 66,67
ANALISIS DEL ENTORNO SECTORIAL Y… 41,67
ANALISIS DEL ENTORNO CERCANO O… 66,67
CADENAS PRODUCTIVAS Y CLUSTER * 91,67
MAGNITUD Y COMPORTAMIENTO DEL… 91,67
COMPETENCIA / ORGANIZACIONES … 66,67
PRODUCTO O SERVICIO 41,67
PRECIO O TARIFA 91,67

0,00 20,00 40,00 60,00 80,00 100,00

Análisis situacional: en el entorno económico la empresa tiene en cuenta factores como el

crecimiento de la competencia y las tendencias económicas, políticas y ambientales que

caracterizan el contexto mundial y su entorno directo; para así identificar las posibles amenazas y

oportunidades que la ayudan a posicionarse en el mercado y tener un mayor crecimiento

económico. Además se puede señalar que la empresa maneja un alto conocimiento en términos

de comportamiento, magnitud y caracterización de la cadena productiva a la que pertenece,

dándole así una ventaja porcentual frente al resto de áreas que componen la empresa.

Problemas y potencialidades: no de los principales problemas que tiene la compañía en el

entorno económico es la falta de identificación y caracterización del sector al que pertenece,


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 35

impidiéndole compararse adecuadamente con su competencia directa y con sus posibles

sustitutos. Lo que a su vez disminuye la posibilidad de conocer los precios y tarifas con los que

sus competidores enfrentan el mercado. Sin embargo a pesar de estos problemas este

componente es uno de los mejor evaluados por la alta gerencia.

Recomendaciones: es importante en este componente que la empresa empiece a

desarrollar mecanismos de información, que le permitan conocer el comportamiento de su sector

inmediato y de sus competidores directos e indirectos, para así desarrollar ventajas competitivas

que los lleve a ser la primera opción en la mente del consumidor. El análisis del entorno también

le ayudara a conocer a profundidad la cantidad de empresas que componen el mercado y su

participación en el mismo.
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 36

6.3.2 Direccionamiento estratégico

Figura 2. Direccionamiento estratégico

Direccionamiento estratégico

PRINCIPIOS DE
PLANEACIÓN 64,58

SISTEMA DE FINALIDADES
(Misión, Visión y Objetivos) 80,56

VALORES CORPORATIVOS 60,42

ESTRATEGIAS 68,75

0,00 20,00 40,00 60,00 80,00 100,00

Análisis situacional: en este componente podemos identificar que la alta gerencia se

preocupa por desarrollar y difundir el sistema de finalidades, que permite que sus funcionarios

trabajen alineados con los propósitos de la compañía. El establecimiento de metas por otro lado,

es constante y se procura verificar su cumplimiento, aunque el sistema de información para

registrar la evolución de los funcionaros y la empresa en general, sigue siendo débil y es

utilizado para registrar transacciones contables importantes y no para publicar estrategias,


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 37

valores, principios, ni el cumplimiento de los mismo; la comunicación de estos factores suele

hacerse de forma verbal o con carteleras y documentos públicos.

Problemas y potencialidades: el principal problema en este componente se centra en la

forma de difusión de los valores y estrategias, útiles para el cumplimiento de metas y el trabajo

en equipo. La comunicación en Framar S. & Cía. Ltda., se hace de forma verbal la mayoría de

veces sin la implementación, de un sistema de información que permita a todos los funcionarios

identificar día a día sus compromisos y principios. En comparación, el sistema de finalidades es

uno de los aspectos más fuertes debido a la importancia que la alta gerencia presta a comunicar

en cada una de sus reuniones semanales la misión, visión y objeticos y con base en estos

formular las metas mensuales, sin embargo al igual que los factores antes mencionados no se

encuentran plasmados físicamente para su constante recordación, las notificaciones son

netamente verbales.

Recomendaciones: es indispensable para la compañía contar con un equipo de trabajo

formado bajo los mismos valores, principios, metas y objetivos; por lo cual sería de gran ayuda

generar un ambiente de participación y divulgación en la creación de estrategias que permitan

que la empresa ante sus stakeholders sea altamente competitiva. Alinear a la empresa en el

cumplimiento de los mismo objetivos es fundamental por ello, debe implementar un sistema de

información que permita mantener actualizado a todo su personal, para que se sientan motivados

en el cumplimiento de las mismas metas y para que se sientan responsables en el alcance de los

logros propios y de la comunidad.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 38

6.3.3 Gestión de mercadeo

Figura 3. Gestión de mercadeo

Gestión de mercadeo

ORIENTACIÓN DE LA ORGANIZACION HACIA EL… 16,67


PLANEACIÓN Y CONTROL DEL MERCADEO 58,33
INVESTIGACIÓN DE MERCADOS 41,67
COMPORTAMIENTO DEL ACTOR SOCIAL, CLIENTE, … 58,33
ESTRATEGIA DE PRODUCTO O SERVICIO 54,17
ESTRATEGIA DE PRECIOS O TARIFAS 54,17
ESTRUCTURA Y ESTRATEGIA DE DISTRIBUCIÓN (si… 79,17
ESTRATEGIAS DE VENTAS 91,67
ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN 40,48
SERVICIO AL ACTOR SOCIAL, CLIENTE, USUARIO Y… 91,67

0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 60,00 70,00 80,00 90,00 100,00

Análisis situacional: la compañía FRAMAR S. & CIA LTDA S & CIA LTDA, presenta

en este componente estándares bajos en la orientación que tiene hacia la identificación y

cumplimiento de necesidades de sus principales y futuros clientes, además no presentan

estrategias claras de mercadeo para la penetración en el mercado y la definición de precios. Sin

embargo centra todos sus esfuerzos en la venta rápida y oportuna de todos sus productos, a través

de vendedores que visitan las Eps, dando a conocer las ventajas de sus medicamentos. El

desarrollo y mantenimiento de esta área se ha visto influenciado en su mayoría, por su

comportamiento en ventas y la buena relación con sus clientes, a pesar de la falta de estudio de

sus preferencias.
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 39

Problemas y potencialidades: el problema que Framar S. & Cía. Ltda. Presenta hace

referencia a la falta de un estudio de mercados, que les permita conocer el perfil del consumidor

y sus constantes cambios de preferencia, además de no contar con un presupuesto de inversión

para hacer publicidad de sus distintos servicios y productos. El único medio de comunicación

que utilizan es el puerta a puerta, es decir ir a buscar a sus posibles clientes a su lugar de trabajo,

dándoles a conocer los medicamentos que a ellos les pueda interesar para el desarrollo de sus

funciones. Los clientes de FRAMAR S. & CIA LTDA aun no identifican a la compañía a través

de un medio publicitario como; vallas, stands, cuñas, comerciales, volantes, pagina web o

brochure.

Recomendaciones: Una de las principales recomendaciones para mejorar la efectividad de

este componente es la implementación de un estudio de mercados, que le permita a la

organización dirigir sus esfuerzos hacia un grupo de clientes potenciales, de los cuales conozcan

sus preferencias y el continuo cambio de las mismas. A su vez es importante que la empresa se

preocupe por la inversión en publicidad para generar reconocimiento en los medios públicos y

lealtad en sus clientes, a través de la identificación de los beneficios que ofrecen sus

medicamentos.
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 40

6.3.4 Cultura organizacional

Figura 4. Cultura organizacional

Cultura organizacional

LIDERAZGO 72,92

PARTICIPACIÓN Y 66,67
COMPROMISO

DESARROLLO Y 41,67
RECONOCIMIENTO

CREACIÓN DE UN ENTORNO
VITAL PARA TODOS LOS 41,67
TRABAJADORES

0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 60,00 70,00 80,00

Análisis situacional: Framar S. & Cía. Ltda., cuenta con un indicador alto en liderazgo,

representado por el Gerente General quien trabaja y se preocupa por generar una cultura de

armonía, responsabilidad y cumplimiento entre sus colaboradores, quien a la vez a generado

compromiso en los funcionarios con una continua comunicación de los cambios en la estrategia

de trabajo y con el desarrollo de un ambiente de trabajo que permite el intercambio de opiniones

y sugerencias para el desarrollo de sus labores.

Problemas y potencialidades: a la empresa en este componente le hace falta fortalecer, un

ambiente de reconocimiento e iniciativa entre todos sus colaboradores que permitan un mejor
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 41

trabajo en equipo y un pensamiento y actitud innovadora para solucionar los problemas que se le

presenten en el desarrollo de sus actividades. Por otro lado los empleados no cuentan con un

sistema de evaluación que les permita destacarse con el resultado de sus labores del resto de

empleados de la compañía ni ante la alta gerencia.

Recomendaciones: para generar compromiso y satisfacción en los empleados, es

importante que la alta gerencia desarrolle un sistema de evaluación que permita a los mismos

empleados y a sus directores reconocer e identificar los buenos o malos resultados, para mejorar

o incentivar dependiendo el individuo o equipo de trabajo. Es indispensable para cualquier

empresa contar con un capital humano motivado y dispuesto a todo y para ello se debe empezar

por conocer a su personal y el tipo de trabajo del mismo.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 42

6.3.5 Estructura organizacional

Figura 5. Estructura organizacional

Estructura Organizacional

PROCESOS PARA LA 66,67


ESTRUCTURA

MANUALES Y 16,67
ESTANDARIZACIÓN

CONTROL SOBRE LA 66,67


ESTRUCTURA

COMPETENCIAS ACORDE 41,67


CON LA ESTRUCTURA

EVOLUCIÓN DE LA 66,67
ESTRUCTURA

COHESIÓN DE LA 91,67
ESTRUCTURA

0,00 20,00 40,00 60,00 80,00 100,00

Análisis situacional: La compañía en este componente cuenta con un nivel bajo en

manuales y estandarización, debido a la falta de reglamentación formal interna, además de la

falta de estandarización de competencias que estén acorde con la estructura. Para la compañía ha

sido de mayor importancia enfocarse en generar cohesión en la estructura que en el resto de

temas que incluyen este componente. En términos de evaluación, control y proceso de la

estructura, FRAMAR S. & CIA LTDA obtuvo una puntuación media de 66,67, es decir que

intenta abarcar estos tres ítems pero no los desarrolla por completo.
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 43

Problemas y potencialidades: el problema que la empresa afronta es el hecho de no

contar con manuales y estandarizaciones que regulen y reglamenten el comportamiento de los

empleados en relación con el desarrollo de las funciones de la organización, es decir no hay una

alineación entre estrategias de la empresa y los funcionarios que la llevan a cabo. En conclusión,

no existe un manual que sea fácil de identificar y al que se pueda acudir cuando se pierda el

horizonte.

Recomendaciones: se recomienda que la empresa empiece a trabajar en la creación de un

manual integrado que permita encaminar a sus funcionarios hacia un mismo fin y utilizando

patrones de comportamiento que garanticen el respeto, tolerancia y cumplimiento en el

desarrollo de sus actividades. Además que asegure el comportamiento adecuado de los

empleados a la hora de representarlos públicamente. Por otro lado se recomienda a la compañía

re definir y publicar formalmente el organigrama, para identificar entes de mando que controlen

el funcionamiento de FRAMAR S. & CIA LTDA.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 44

6.3.6 Gestión financiera

Figura 6. Gestión financiera

Gestion Financiera

INVERSIÓN 53,33

FINANCIACIÓN 43,33

RENTABILIDAD 50,00

INFORMACIÓN 48,81

INSTRUMENTOS 66,67

PROCESOS 51,19

0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 60,00 70,00

Análisis situacional: en el área de gestión financiera, la empresa cuenta con un alto nivel

en la utilización de instrumentos tales como proyecciones a largo plazo de los estados de

resultado, que les permite evaluar el crecimiento de la empresa en términos de rentabilidad y

costo-beneficio, pero a su vez tiene falencias en el resto de ítems como financiación, por la falta

de manejo de créditos para la adquisición de sus medicamentos.

Problemas y potencialidades: uno de las potencialidades de Framar S. & Cía. Ltda., es

contar con un sistema de información exclusivo para las transacciones financieras, lo que las
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 45

hace más rápidas, sin embargo le falta incluir dentro de este sistema un mecanismo que permita

tener un conocimiento rápido y certero de la situación económica que afronta la empresa para

tomar decisiones al respecto. La información a la alta gerencia sobre esta área todavía es muy

superficial porque no se han implementado procesos de recolección y análisis rápido de los

estados financieros.

Recomendaciones: el Gerente General para mejorar los resultados de todos los

componentes de esta área, debería implementar un sistema de información y procesos financieros

más complejos, que muestren no sólo las transacciones si no además, el comportamiento

financiero de la compañía del año en curso y de los años anteriores, para con ellos tomar

decisiones más acertadas para el futuro de la empresa y para hacer proyecciones más formales y

certeras. Estos nuevos procesos o sistemas deberán incluir la capacitación del personal de Framar

S. & Cía. Ltda. Para garantizar su correcto uso y funcionamiento.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 46

6.3.7 Gestión humana

Figura 7. Gestión humana

Gestión Humana
ESTRUCTURACIÓN DEL PLAN DE GESTIÓN HUMANA 91,67
IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO PLAN ESTRA. … 41,67
RECLUTAMIENTO 41,67
SELECCIÓN 55,56
CONTRATACIÓN 83,33
INDUCCIÓN 29,17
CAPACITACIÓN 66,67
ENTRENAMIENTO 47,22
PROMOCIÓN 8,33
EVALUACIÓN DE DESARROLLO 25,00
COMPENSACIÓN 60,42
BIENESTAR SOCIAL 26,67
MANEJO LABORAL 41,67
SALUD OCUPACIONAL 41,67
0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 60,00 70,00 80,00 90,00 100,00

Análisis situacional: los puntajes más bajos de esta área son los de promoción, seguido

por evaluación de desarrollo, bienestar social e inducción. Sin embargo al analizar la grafica en

conjunto podemos concluir que en general todos los ítems exceptuando Estructuración del plan

de gestión humana y compensación, se encuentran con puntajes por debajo de 60, es decir que a

la compañía le falta enfocar mayores esfuerzos en el desarrollo integral y completo de todos los

temas referentes su capital humano.

Problemas y potencialidades: la empresa para el desarrollo de este componente no cuenta

con roles claros de gestión humana dentro del desarrollo y funcionamiento de la organización, lo
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 47

que a su vez impide el desarrollo, vigilancia y control de procesos como promoción,

capacitación, inducción, entre otros. Sin embargo, a pesar de esto el Gerente General desarrollo

una Estructura en el plan de Gestión Humana, que incluye una misión y visión para el desarrollo

de las funciones que identifica la empresa como únicas e importantes en esta área.

Recomendaciones: es importante implementar en este componente roles claros de gestión

humana que permitan abarcar y desarrollar todos los procesos de R.R.H.H, útiles para el cuidado

y mantenimiento del capital humano. Una vez definidos los roles, se deben desarrollar programas

y actividades para cada uno de los procesos (inducción, capacitación, remuneración, etc.) que

garanticen su desarrollo y cumplimiento; lo que a su vez hará del recurso humano, un equipo

más motivado para trabajar.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 48

6.3.8 Logística

Figura 8. Logística

Logistica

PLANEACIÓN LOGÍSTICA 50,00

RELACIONES INTERNAS Y… 41,67

ADMINISTRACIÓN DE… 41,67

ORGANIZACIÓN 41,67

CONTROL LOGÍSTICO 66,67

GERENCIA DE LOGÍSTICA 66,67

COMPETENCIA LOGÍSTICA 66,67

INDICADORES LOGÍSTICOS 41,67

SISTEMA DE INFORMACIÓN 41,67

0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 60,00 70,00

Análisis situacional: en este componente la empresa presenta estándares medios en los

ítems de relaciones internas y externas, en indicadores logísticos, sistemas de información,

administración de materiales y organización, manteniéndose estos en una calificación 41.67,

mientras tanto los ítems de control logístico, gerencia logística y competencia logística se

califican por encima de la media, ubicándose así en el estadio tres.

Problemas y potencialidades: la empresa presenta debilidad en el sistema de información

y planeación logística debido a la falta de control de la cadena de abastecimientos, es decir el mal

manejo de inventarios tanto de los productos que entran como de los que salen. La empresa
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 49

maneja el ingreso de productos de acuerdo a los pedidos hechos por sus clientes, sin contar con

una base que les permita cubrir las exigencias del cliente en un momento crítico o en un

momento donde sus proveedores no cumplan con las entregas o no cuenten con los

medicamentos requeridos.

Recomendaciones: la principal recomendación es la implementación de un sistema de

información de la cadena de suministros que les permita manejar stocks, para cubrir las

necesidades en momentos imprevistos, tales como demora en la entrega de pedidos, la no

existencia del producto en la fabrica del proveedor, pedidos más grades de lo esperado o

vencimientos del mismo. El sistema además permitirá controlar las fechas de pago a los

proveedores y la distribución por lotes.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 50

6.3.9 Asociatividad

Figura 9. Asociatividad

Asociatividad

GESTIÓN EN EL SECTOR Y / O EN LA CADENA 66,67


PRODUCTIVA

CONFIANZA QUE GENERA LA EMPRESA 72,92

FACTORES DE COMPROMISO 77,78

PERFIL GERENCIAL PARA LA ASOCIATIVIDAD 40,28

FACTORES TAMBIÉN IMPORTANTES DE ÉXITO EN LA 47,22


ASOCIATIVIDAD

0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 60,00 70,00 80,00

Análisis situacional: Framar S. & Cía. Ltda., no cuenta con un perfil de asociatividad

claro por parte de la alta gerencia para generar convenios y alianzas con otras entidades y

agremiaciones del sector, esto debido a su perfil conservador para desarrollar relaciones con

terceros. El único tipo de asociatividad por el cual está trabajando la empresa, es por el de la

adquisición de fuentes de conocimiento para el mejoramiento de la cadena de suministros, por

ello la empresa presenta calificación alta en la gestión de la cadena productiva y los factores de

compromiso.
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 51

Problemas y potencialidades: el principal problema en este componente es la falta de

asociatividad con agremiaciones y compañías del sector, para generar ventajas competitivas y

para generar reconocimiento de la empresa dentro del mercado. Otro de los problemas que la

compañía refleja es la poca información que suministra del funcionamiento de la empresa a

terceros, lo que impide se desarrolle por completo una confianza por parte de otras entidades,

que puedan estar interesadas en alianzas. Todo esto radica en el pensamiento conservador de la

alta gerencia.

Recomendaciones: la alta gerencia de la organización debe empezar por adaptarse a los

cambios del sector lo que implica, una adaptación a la nueva forma de negociar y generar

alianzas que se hace a través del pleno conocimiento que se tenga de las empresas interesadas e

involucradas en los posibles convenios. Para esto también es importante que empiece a generar

campañas para el conocimiento de la empresa, es decir campañas que le permitan a terceros

conocer cómo funciona Framar S. & Cía. Ltda. La confianza que desarrolle FRAMAR S. & CIA

LTDA en su entorno es fundamental, para futuras relaciones.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 52

6.3.10 Comunicación e información

Figura 10. Comunicación e información

Comunicación e Información

48,33
REUNIONES

INFORMACIÓN DATOS Y 47,22


CONOCIMIENTO

INDICADORES 33,33
PRAGMÁTICOS TIC

0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00

Análisis situacional: este es uno de los componentes más débiles de la empresa Framar S.

& Cía. Ltda., puesto que no cuenta con sistemas de comunicación que permitan difundir los

servicios de la compañía a nivel externo y la cultura y estrategia organizacional a nivel interno.

La empresa en este aspecto no maneja parámetros para la redacción de documentos ni para el

desarrollo de reuniones, que permitan analizar el funcionamiento de cada uno de sus áreas,

resolviendo puntos críticos y generando participación activa en cada uno de sus asistentes. Por lo

anterior el punto más crítico dentro de este componente es el que hace referencia a los

indicadores pragmáticos.
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 53

Problemas y potencialidades: los problemas que se presentan en este componente son la

falta de consolidación de la pagina web www. FRAMAR S. & CIA LTDAsycia.com.co, que

permita dar a conocer a sus clientes futuros y existentes los servicios y funcionamiento de la

empresa. Por otro lado la falta de procesos claros para la elaboración de documentos internos y

documentos entregados a grupos externos, que conllevan a la utilización de vocabulario poco

experimentado y apropiado, en el establecimiento de relaciones de negocio y finalmente la

inexperiencia en planeación de reuniones con los empleados para dar a conocer las metas de la

semana y sus planes estratégicos.

Recomendaciones: la primera recomendación es establecer parámetros en la elaboración

de textos, que permitan manejar vocabulario más adecuado a la hora de realizar negociaciones o

hacer solicitudes internas o con grupos externos, lo que además contribuirá en el desarrollo de

competencias comunicativas en los funcionarios de la empresa, dándoles un punto de referencia

en términos de comportamiento organizacional, como segunda recomendación podemos decir

que la empresa debe generar mayor importancia a la creación de un sistema o mecanismo que

permita a los empleados recordar las metas y objetivos establecidos para el logro de objetivos.

Finalmente el desarrollo completo y definido de la página web.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 54

6.3.11 Innovación y Conocimiento

Figura 11. Innovación y Conocimiento

Innovación y Conocimiento

GENTE PARA LA INNOVACIÓN 35,42

PROCESO DE INNOVACIÓN 36,11

RELACIONES 45,83

ORGANIZACIÓN PARA LA INNOVACIÓN 41,67

TECNOLOGÍAS DE SOPORTE 38,89

MEDICIÓN DE LA INNOVACIÓN 33,33

CULTURA INNOVADORA 52,78

0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 60,00

Análisis situacional: en esta área la empresa presenta dificultades en los procesos de

innovación y la medición de los mismos, esto se ve reflejado en la utilización de unos sistemas

netamente transaccionales para el área de finanzas, el resto de áreas no se encuentran controladas

y vigiladas por ningún sistema de información integrado. Se suma a esto la falta de atención por

parte de la gerencia en el reconocimiento de proyectos innovadores y en la motivación hacia sus

empleados para la generación de ideas nuevas.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 55

Problemas y potencialidades: para el buen funcionamiento de esta área, es importante

contar con un sistema de información que permita dar respuestas inmediatas, del

comportamiento y resultados del funcionamiento general de la empresa, sin embargo la empresa

Framar S. & Cía. Ltda. No cuenta con un sistema de información claro que integre todas las

áreas de la compañía y que permita a la alta gerencia hacer el análisis de los resultados que este

arroje para la toma de mejores decisiones. Por otra parte no cuenta con un programa innovador

que involucre a todos los funcionarios de la empresa con el desarrollo de proyectos nuevos, útiles

para el desarrollo de ventajas competitivas frente al resto de competidores.

Recomendaciones: es importante para el desarrollo integrado de la compañía que la alta

gerencia se preocupe por desarrollar un sistema de información que arroje datos del

funcionamiento general de la organización, contratando un experto en el tema que además

capacite a el personal para el cambio, por otro lado la alta gerencia también debería prestar más

atención a los empleados potenciales, capaces de desarrollar proyectos que generen ventajas

competitivas para cada una de sus áreas y además ventajas competitivas que diferencien a la

organización de la competencia existente en el sector.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 56

6.3.12 Responsabilidad social empresarial y gestión ambiental

Figura 12. Responsabilidad social empresarial y gestión ambiental

Responsabildad social empresarial y gestion ambiental

POLITICA AMBIENTAL 75,00

PROTECCION DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL 56,94

POLITICAS DE INVERSION SOCIAL 66,67

POLITICAS ANTISOBORNO Y ANTICORRUPCION 55,56

SALUD Y SEGURIDAD INDUSTRIAL 72,92

ANÁLISIS DEL CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO O 58,33


SERVICIO
REGISTROS Y DOCUMENTOS 50,00

0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 60,00 70,00 80,00

Análisis situacional: el componente de Responsabilidad Social califica las variables del

mismo, en el estadio tres ya que se encuentra con una calificación entre el 50% y 75%, la

variable de menor calificación es la de registros y documentos, debido a la falta de informes

sistematizados y la variable de mayor calificación es la de política ambiental, debido al

cumplimiento de la normatividad expedida por la secretaria de salud en manejo de residuos

patógenos.

Problemas y potencialidades: el problema es este componente radica en la falta de

proyectos sociales o ambientales, que compensen la actividad de la empresa con el mejoramiento


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 57

de las condiciones de vida de la población vulnerable. El único proyecto que desarrolla la

empresa se lleva a cabo anualmente sin ninguna formalidad que la haga parte de las políticas y

estrategias empresariales. Además de ellos no existe ningún manual o campañas que incentiven

la propiedad intelectual, en el desarrollo de informes o actividades por parte de los funcionarios.

Recomendaciones: se sugiere a la alta gerencia desarrollar proyectos de inversión social

que permitan, mejorar las ventajas competitivas que diferencian a la empresa de la competencia,

a través de labores sociales que beneficien no sólo a la población vulnerable sino además a sus

propios funcionarios. Finalmente el desarrollo de campañas internas que enseñen a los

empleados el buen manejo de las fuentes de consulta, evitando el plagio de documentos en el

desarrollo de informes.
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 58

6.3.13 Informe integral

Figura 13. Informe integral

Informe integral

ANÁLISIS DE ENTORNO 72,22


DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 68,58
GESTIÓN DE MERCADEO 58,63
CULTURA ORGANIZACIONAL 55,73
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 58,33
GESTIÓN PRODUCCIÓN 0,00
GESTION FINANCIERA 52,22
GESTIÓN HUMANA 47,19
EXPORTACIONES 0,00
IMPORTACIONES 0,00
LOGÍSTICA 50,93
ASOCIATIVIDAD 60,97
COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN 42,96
INNOVACIÓN Y CONOCIMIENTO 40,58
RESPONSABILIDAD SOCIAL 62,20
0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 60,00 70,00 80,00

Análisis situacional: Framar S. & Cía. Ltda. Es una empresa con estándares altos en el

componente de Análisis del entorno Económico, estándares bajos en Gestión Humana,

innovación y conocimiento y Comunicación e información, en el resto de componentes la

empresa cuenta con estándares medios de calificación, todos estos resultados son de acuerdo a el

funcionamiento interno de cada una de las áreas que componen a la compañía. Por otro lado es

importante tener presente que la compañía no cuenta con componentes de producción,

exportación e importación, todos los medicamentos se adquieren a través de compras locales.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 59

Problemas y potencialidades: las áreas que presentan problema dentro de la compañía

son Gestión humana, por la no identificación de roles que impiden el desarrollo de procesos de

R.R.H.H; Innovación y conocimiento, por el poco incentivo hacia los procesos creadores de

nuevos proyectos y Comunicación e Información, por la poca utilización o la utilización parcial

de medios publicitarios tales como pagina web. La empresa además no cuenta con sistemas de

información organizacionales que le permita a la alta gerencia conocer el estado de la empresa y

tomar decisiones.

Recomendaciones: para mejorar el desempeño de estos componentes la empresa para

empezar, debería implementar un sistema de información organizacional que le permita tener

una visión integral del comportamiento de la empresa, además de aplicar el modelo de las cinco

fuerzas de Porter y la matriz de mando integral; Balance scorecard, para identificar las

características del sector al que pertenece, sus posibles amenazas y oportunidades y la re

dirección de esfuerzos así sus clientes potenciales. Además en el área de Gestión Humana es

importante establecer roles, que ayuden en el correcto funcionamiento de los procesos de

R.R.H.H.

6.3.14 Entrevistas a profundidad

En Framar S. & CIA LTDA se llevaron a cabo dos entrevistas a profundidad una al señor

Gerardo Santa María Gerente General y Fundador de la compañía y la otra al Señor Miguel

Quiroga Mano derecha del Gerente General y líder del 60% de los departamentos y procesos de
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 60

la compañía. Con estas entrevistas se logro identificar muchas de las debilidades y fortalezas de

la compañía y su causa basada en el conocimiento empírico de su fundador.

6.3.15 Foda

Tabla 4. Foda

Análisis Externo Oportunidades Amenazas


 Aumento del número de clientes.  Contrabando en la compra y venta de
 Nuevas formas de medicamentos.
Análisis Interno comercialización y patentes  Incremento de la competencia en el
gracias a las Innovación y mercado.
conocimiento que se implante en  Normas gubernamentales.
la empresa.
Fortalezas Estrategias Fo Estrategias Fa
 Experiencia y reconcomiendo  Captación de nuevos clientes  Constante asesoría con los consultores para
por su larga trayectoria en el gracias a su trayectoria y prevenir los efectos de la nueva reglamentación.
mercado. reconocimiento en el mercado, y Estrategia desarrollada en el plan de
 Asesoría de consultores externos una estrategia comunicativa. intervención del área de direccionamiento
en la compra de nuevos (O1, F1) Estrategia que hace estratégico.
medicamentos. parte del plan de intervención  Plan de penetración al nicho a nuevos nichos de
 Fuentes de información rápidas del componente Comunicación mercado tomando como ventaja competitiva la
y confiables para conocer la e información. trayectoria de la empresa. (A1, F1). Estrategia
existencia de nuevos productos.  Ser los primeros en adquirir y que hace parte del plan de intervención del
 Alianzas con proveedores para vender los productos más componente Comunicación e información.
adquirir medicamentos con recientes en el mercado de  Desarrollo de ventajas competitivas frente a la
cómodas formas de pago y medicamentos farmacéuticos. competencia existente y nueva, aprovechando las
llamativos descuentos. Estrategia desarrollada en el alianzas con los proveedores para obtener de
 Créditos amplios con plan de intervención del área de bajos precios. (A2, F4, 5). Estrategia
proveedores para pedidos de Innovación y conocimiento. desarrollada en el plan de intervención del área
gran volumen. (O2, F2, 3, 4 Y 5). de direccionamiento estratégico.
Debilidades Estrategias Do Estrategias Da
 Falta de alianzas estratégicas  Desarrollo de planes  Estudio de mercados amplio que permita conocer
para la comercialización de publicitarios para la captura de las ventajas competitivas y debilidades de la
medicamentos. nuevos clientes. (O1, D3) competencia, que rodea a FRAMAR. S & CIA
 Incremento de los fletes. Estrategia que hace parte del LTDA. (A1, 2. D1, 3)
 No existencia de un plan de plan de intervención del
mercadeo. componente Comunicación e
información.
 Desarrollo de clousters para la
venta y comercialización de
medicamentos. (O2, D1).
Estrategia desarrollada en el
plan de intervención del área de
direccionamiento estratégico.
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 61

7 Plan de intervención

Una vez aplicada la herramienta de diagnostico en el capitulo anterior MMGO “Modelo para la modernización de

organizaciones” se definieron como áreas a intervenir las de Direccionamiento Estratégico, Gestión Humana, Comunicación e

Información y conocimiento e Innovación, por su baja puntuación en el cuadro de mando integral que representa el comportamiento

en procesos interno y externos de la compañía en general.

Tabla 5. Presupuesto

No Actividades Responsable Costo Componente


1 Taller "Planificación Estratégica, para la alta gerencia Tatiana Corredor $183.000,00 Direccionamiento Estratégico
Desarrollar un programa de planificación estratégica,
2 Alta Gerencia Direccionamiento Estratégico
permitiendo definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo.
Gerente General y líder del
3 Programa de difusión para dar a conocer los objetivos. departamento de $2.000.000,00 Direccionamiento Estratégico
Comunicaciones.
Propuesta de Contratación a una persona capacitada para liderar Gerente General y líder en
4 y llevar a cabo procesos de recursos humanos como selección, los procesos actuales de $2.810.500,00 Gestión Humana
capacitación, evaluación, promoción, entre otros. selección de personal.
Gerente General y líder en
Programa para "Definición de puestos de trabajo, Roles y
5 los procesos actuales de Gestión Humana
funciones del departamento".
R.R.H.H.
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 62

No Actividades Responsable Costo Componente


Programa de capacitación para la aplicación de la herramienta
6 Experto en el tema. $2.000.000,00 Gestión Humana
de evaluación y el sistema de gestión por competencias
Persona contratada para
7 Explicación y propuesta de la gestión por competencias liderar los procesos de Gestión Humana
R.R.H.H.
Recontratación para finalizar el diseño y desarrollo de la página
8 Gerente General $1.500.000,00 Comunicación e información
de internet www.framars.&cialtdasycia.com.co.
Definición de plantillas para la elaboración de documentos que
Líder del departamento de
9 permitan una clara y adecuada comunicación en procesos tanto Comunicación e información
comunicaciones
internos como externos.
Taller para el gerente general y directivos en “Manejo de grupos,
liderazgo y motivación”, esto para tener mayor impacto y
10 Tatiana Corredor $241.000,00 Comunicación e información
claridad en la información que se imparte, a la hora de convocar
a los empleados de la organización.
Explicación y propuesta de la Metodología Canvas para la
11 Tatiana Corredor Innovación y Conocimiento
creación de negocios innovadores”
TOTAL $8.734.500
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 63

Tabla 6. Cronograma

TIEMPO Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio


No
ITEMS I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
Taller "Planificación Estratégica,
1
para la alta gerencia
Desarrollar un programa de
planificación estratégica,
2
permitiendo definir los objetivos a
corto, mediano y largo plazo.
Programa de difusión para dar a
3
conocer los objetivos.
Propuesta de Contratación a una
persona capacitada para liderar y
llevar a cabo procesos de recursos
4
humanos como selección,
capacitación, evaluación,
promoción, entre otros.
Programa para "Definición de
5 puestos de trabajo, Roles y
funciones del departamento".
Programa de capacitación para la
6 aplicación de la herramienta de
evaluación y el sistema de gestión
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 64

TIEMPO Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio


No
ITEMS I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
por competencias
Explicación y propuesta de la
7
gestión por competencias
Recontratación para finalizar el
diseño y desarrollo de la página de
8
internet
www.framars.&cialtdasycia.com.co.
Definición de plantillas para la
elaboración de documentos que
9 permitan una clara y adecuada
comunicación en procesos tanto
internos como externos.
Taller para el gerente general y
directivos en “Manejo de grupos,
liderazgo y motivación”, esto para
10 tener mayor impacto y claridad en
la información que se imparte, a la
hora de convocar a los empleados
de la organización.
Explicación y propuesta de la
11 Metodología Canvas para la
creación de negocios innovadores”

Planeado Ejecutado Atrazado


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 65

7.1 Plan de intervención direccionamiento estratégico

En la evaluación de este componente se conto con la participación del Gerente General y

fundador Gerardo Santa María y Miguel Quiroga persona que lidera la mayoría de

departamentos de la compañía.

Figura 14. Direccionamiento estratégico


Direccionamiento estratégico

PRINCIPIOS DE PLANEACIÓN 64,58

SISTEMA DE FINALIDADES (Misión, Visión y Objetivos) 80,56

VALORES CORPORATIVOS 60,42

ESTRATEGIAS 68,75

0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 60,00 70,00 80,00 90,00

Problemática: el principal problema en este componente se presenta en el conocimiento

empírico por parte de la alta gerencia sobre la importancia de la planificación estratégica y los

mecanismos de elaboración de la mima. El gerente general se centra en la creación de objetivos a

corto plazo que difunde y recuerda en las reuniones semanales. No existe además de esto, un

sistema o programa de difusión interno que permita, a parte de los carteles, recordar y dar a
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 66

conocer la misión, la visión, los objetivos y valores de FRAMAR S. & CIA LTDA, entre los

empleados y los externos que visitan y crean alianzas con la organización.

7.2 Propuesta “planificación estratégica”

Teniendo en cuenta que este componente es el encargado de dar camino a todos los

departamentos y empleados de la organización, se propone:

 Desarrollo de un taller para la alta gerencia sobre “Planeación estratégica”.

 Desarrollar un programa de planificación estratégica, permitiendo definir los objetivos a

corto, mediano y largo plazo.

 Programa de difusión para dar a conocer los objetivos.

Pasos para la implementación de la propuesta:

1. Desarrollo de un taller de “Planeación Estratégica”, con la alta gerencia. Se hará una

visita a la compañía y con ayuda del Gerente General reuniré a todos los jefes de

departamento y a los dueños de la compañía para llevar a cabo un taller que les

permita conocer la planificación estratégica.

2. Ajustes y definición de la misión, visión objetivos y valores para el 2017, a través de

una planeación estratégica.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 67

FRAMAR S. & CIA LTDA cuenta con una misión, visión, valores y principios alineados

con la estrategia de la empresa, sin embargo se recomienda la proyección de los mismos hasta el

2017.

Para llevar a cabo esto la empresa debería:

 Citar a una reunión a los responsables de cada departamento, a la junta directiva y

al gerente general.

 Los asisten deberán llevar una propuesta desde su experiencia en la organización

para cada uno de los componentes antes mencionados.

 Debatir cada una de las propuestas y a partir de todas las opiniones de los

integrantes, sacar la versión final.

3. Implemento del programa de difusión para dar a conocer el nuevo plan de

direccionamiento estratégico de FRAMAR a todos sus funcionarios.

La difusión de la empresa deberá hacerse de forma jerárquica de la siguiente forma:


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 68

Figura 15. Difusión de la empresa

Beneficios

 Con la planificación estratégica se logra unificar esfuerzos en pro de unos

objetivos comunes, disminuyendo el trabajo poco productivo.

 Permite identificar las amenazas y oportunidades que se encuentren en el mercado

al que pertenece y frente a la competencia.

 Genera una visión Holística de la empresa logrando identificar sus fortalezas y

debilidades, permitiéndole convertir esas debilidades en oportunidades o

fortalezas.

 Para la alta gerencia la planificación estratégica es un mecanismo de ayuda en la

toma de decisiones y en la medición de objetivos para ver a final de cada año el

crecimiento real de la compañía en todos los componentes que este represente y

en comparación a la industria y competencia.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 69

Costos

 El desarrollo del taller incluye tres pergaminos de trabajo con un costo por unidad

de 1.000 pesos, más 180.000 en refrigerios para los asistentes.

 Publicidad y desarrollo del programa de difusión 2.000.000.

Indicadores

En este componente el indicador será la realización de las actividades antes mencionadas:

 Desarrollo del taller “planeación Estratégica” para la alta gerencia, por Tatiana

Corredor.

 Ajuste y definición de la misión, visión, objetivos y valores, por la alta gerencia.

 Difusión del nuevo plan estratégico dentro de la compañía.

Esto teniendo en cuenta que son actividades que se llevan a cabo una sola vez.

7.3 Plan de intervención gestión humana

Este componente se evaluó con la ayuda del señor Miguel Quiroga, líder de los procesos

de recursos humanos que pone en práctica FRAMAR S. & CIA LTDA.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 70

Figura 16. Gestión humana

Gestión Humana

ESTRUCTURACIÓN DEL PLAN DE GESTIÓN HUMANA 91,67


IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO PLAN ESTRA. G.H. 41,67
RECLUTAMIENTO 41,67
SELECCIÓN 55,56
CONTRATACIÓN 83,33
INDUCCIÓN 29,17
CAPACITACIÓN 66,67
ENTRENAMIENTO 47,22
PROMOCIÓN 8,33
EVALUACIÓN DE DESARROLLO 25,00
COMPENSACIÓN 60,42
BIENESTAR SOCIAL 26,67
MANEJO LABORAL 41,67
SALUD OCUPACIONAL 41,67
0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 60,00 70,00 80,00 90,00 100,00

Problemática: la empresa para el desarrollo de este componente no cuenta con roles

claros de gestión humana dentro del desarrollo y funcionamiento de la organización, lo que a su

vez impide el desarrollo, vigilancia y control de procesos como promoción, capacitación,

inducción, entre otros. Sin embargo, a pesar de esto el Gerente General desarrollo una Estructura

en el plan de Gestión Humana, que incluye una misión y visión para el desarrollo de las

funciones que identifica la empresa como únicas e importantes en esta área y la persona

encargada de las funciones que se llevan a cabo a nombre de este departamento es la misma

persona encargada de liderar la mayoría de procesos y departamentos que componen la

compañía.
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 71

7.4 Propuesta “roles, funciones y gestión por competencias de recursos humanos”

Para el mejoramiento de este componente se recomienda a la empresa FRAMAR S. &

CIA LTDA:

1. Contratar a una persona capacitada para liderar y llevar a cabo procesos de recursos

humanos como selección, capacitación, evaluación, promoción, entre otros.

2. Definir los distintos puestos de trabajo

3. Ilustrar de las tareas y actividades principales por cada puesto de trabajo

4. Definir la experiencia y formación requerida para cada puesto de trabajo

5. Definir los conocimientos necesarios para el desempeño de cada cargo

6. Capacitación por un experto para una gestión por competencias y la herramienta de

evaluación 360 grados.

7. Aplicar una gestión por competencias

Para la implementación de una gestión por competencias FRAMAR S. & CIA LTDA,

requiere la elaboración de un manual de competencias que contenga la definición de las

competencias que se deben adquirir en el desarrollo del cargo, además de una ubicación de las

mismas en los niveles jerárquicos de la compañía para conocer su importancia y profundidad

dependiendo el puesto que ocupe la persona en la compañía.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 72

Figura 17. Competencias

Fuente: http://formacionhumana.files.wordpress.com/2008/06/competencias.pdf

8. Emplear un esquema de evaluación semestral. En este punto se propone la

implementación de la herramienta 360 Grados, que permite medir el desempeño del

personal y sus competencias, a través de la opinión de distintas personas involucradas en

el proceso como jefes, compañeros, clientes o subordinados.

Figura 18. Esquema de evaluación semestral

Fuente: http://www.dgplades.salud.gob.mx/descargas/dhg/EVALUACION_360.pdf
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 73

Para la puesta en marcha de esta herramienta se requiere dejar claro la importancia de la

confidencialidad del proceso, definir los factores críticos a calificar y diseñar un formato de

evaluación a escala que contenga los factores críticos antes definidos. Una vez obtenidos los

resultados es importante hacer retroalimentación al empleado evaluado y redefinir compromisos

y objetivos que permitan mejorar y controlar los factores con menor puntuación.

Beneficios

 Uno de los principales beneficios de la gestión por competencias es la identificación

de empleados claves para la organización por su alto potencial, además de la

reubicación de aquellos que pueden ser parte importante de otros procesos de la

compañía.

 La evaluación 360 grados permite detectar oportunidades para el empleado, el

departamento y por ende para la empresa.

 Conocer el desempeño del personal que trabaja en la empresa para así generar

incentivos que motiven a los mismos o correctivos para evitar inconformidad.

 Genera equipos de trabajo comprometidos con los objetivos y la visión de la

compañía.

Costos

 Programa de capacitación para la aplicación de la herramienta de evaluación y el

sistema de gestión por competencias 3.200.000.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 74

 Contratación de un profesional en recursos humanos 2.500.000 COP más 610.500 por

salud y pensión; para un total de 3.810.500 pesos COP.

Indicadores

En primer lugar uno de los indicadores para la gestión por competencias son los

resultados que arroje semestralmente la evaluación 360 grados, esto porque es la que permite ver

el cumplimiento de las competencias por empleado según su puesto de trabajo. Además de:
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 75

7.5 Plan de intervención comunicación e información

Figura 19. Plan de intervención comunicación e información

Comunicación e Información

REUNIONES 48,33

INFORMACIÓN DATOS Y 47,22


CONOCIMIENTO

INDICADORES 33,33
PRAGMÁTICOS TIC

0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00

Problemática: los problemas que se presentan en este componente son: la falta de

consolidación de la pagina web www. FRAMAR S. & CIA LTDAsycia.com.co, que permita dar

a conocer a sus clientes futuros y existentes los servicios y funcionamiento de la empresa. Por

otro lado la falta de procesos claros para la elaboración de documentos internos y documentos

entregados a grupos externos, que conllevan a la utilización de vocabulario poco experimentado

y apropiado, en el establecimiento de relaciones de negocio y finalmente la inexperiencia en

planeación de reuniones con los empleados para dar a conocer las metas de la semana y sus

planes estratégicos.

Propuesta: para un mejor funcionamiento de este componte se propone:


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 76

1. Recontratación para finalizar el diseño y desarrollo de la página de internet

www.framars.&cialtdasycia.com.co.

2. Definición de plantillas para la elaboración de documentos que permitan una clara y

adecuada comunicación en procesos tanto internos como externos.

3. Taller para el gerente general y directivos en “Manejo de grupos, liderazgo y

motivación”, esto para tener mayor impacto y claridad en la información que se imparte,

a la hora de convocar a los empleados de la organización.

Beneficios

 La capacitación al gerente general y líderes de departamento va permitir que las tareas

y objetivos de cada empleado queden claras además de generar convicción de las

mismas en los empleados.

 La consolidación de la página de internet permitirá a los clientes existentes y a los

nuevos tener información acerca de la empresa, su funcionamiento pero sobre todo de

los productos que ofrece y la características de los mismos, generándoles mayor

confiabilidad a la hora de adquirir sus productos.

Costos

 Diseño y elaboración de la página de internet 1.500.000.

 Materiales (pergaminos, marcadores, lapiceros, etc) para el desarrollo del taller

60.000 más 180.000 en refrigerios para los asistentes.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 77

Indicadores

El indicador que permite que se mida este plan de intervención es el cumplimiento y

desarrollo de las tres propuestas antes mencionadas; es decir la elaboración de la pagina web, el

taller para la alta gerencia y las plantillas para el envió de comunicaciones.

7.6 Plan de intervención innovación y conocimiento

La evaluación de este componente se hizo con la ayuda de la persona que representa el

departamento de recursos humanos Miguel Quiroga, persona que a su vez lidera la mayoría de

procesos internos de la compañía.

Figura 20. Plan de intervención innovación y conocimiento

Innovación y Conocimiento

GENTE PARA LA INNOVACIÓN 35,42

PROCESO DE INNOVACIÓN 36,11

RELACIONES 45,83

ORGANIZACIÓN PARA LA INNOVACIÓN 41,67

TECNOLOGÍAS DE SOPORTE 38,89

MEDICIÓN DE LA INNOVACIÓN 33,33

CULTURA INNOVADORA 52,78

0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 60,00


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 78

Problemática: FRAMAR S. & CIA LTDA en la actualidad no cuenta con ningún modelo

o mecanismo de participación que permita que sus empleados creen ideas innovadores o de

mejora continua en torno al negocio; este departamento es tomado por la alta gerencia como la

participación de especialistas externos en el estudio que se hace de los nuevos medicamentos que

se van a adquirir para su comercialización.

El problema en este componente radica en que la empresa no se da la oportunidad de

aprovechar las nuevas ideas que los empleados puedan aportar desde la experiencia de sus

puestos de trabajo para modernizar, actualizar o mejorar las líneas de negocio, los

departamentos, el servicio al cliente, entre otros que le dan la posibilidad de crear ventajas

competitivas frente a la competencia, representando además un alto beneficio para el consumidor

final.

7.7 Propuesta “metodología CANVAS para la creación de negocios innovadores”

Este modelo le permitirá a la compañía crear e identificar nuevas oportunidades de

negocio, con el desarrollo de proyectos encaminados a mejorar sus procesos internos y sus

mecanismos de distribución y comercialización; proporcionándole un equipo de trabajo

motivado y comprometido, además de unos notables beneficios económicos y de reconocimiento

útiles para un mejor desempeño frente a su competencia logrando cautivar nuevos clientes

potenciales.
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 79

Con la participación de los empleados de la compañía se lograra encontrar solución a

problemas, previamente identificados en diferentes departamentos, procesos o comportamientos,

existentes al interior de la organización que antes no se habían tenido en cuenta con el

rompimiento de paradigmas y saliendo de las posibilidades cotidianas.

Para obtener esto se propone:

 Trimestralmente poner a trabajar sobre unos lienzos a distintos grupos

interdisciplinarios para que plasmen en ellos ideas nuevas o de mejora, en relación

con los nueve ítems o Canvas que allí se exponen y que tengan concordancia con el

negocio en el que se encuentra inmersa la empresa.

 Seleccionar un grupo de personas encargadas de elegir las ideas con índices altos de

novedad y viabilidad para que motiven al grupo inventor a desarrollar el proyecto y a

presentarlo ante la alta gerencia para su posible prueba piloto o puesta en marcha.

Pasos para la implementación de la propuesta:

 Diseño de un programa de divulgación interno que dé a conocer a todos los

empleados la nueva metodología de participación.

 Publicación de un cronograma con las fechas en las que se llevara a cabo la

metodología Canvas y el tema a tratar en cada sesión.

 Elección de una persona que se encargue de citar los funcionarios que participaran en

cada una de las fechas estipulados en el cronograma.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 80

 Conformación un comité encargado de evaluar las ideas más que surgieron en el

desarrollo de la metodología.

 Para la evaluación de las ideas los evaluadores deberán tener en cuenta el nivel de

viabilidad, novedad y los distintos aportes a la empresa.

 Clasificación de las ideas evaluadas como mejora continua o Innovación, teniendo en

cuenta que:

Mejora continua: Proyecto que ayudaría a mejorar algún producto o proceso sin

cambiar lo ya existente.

Innovación: Propuesta que revoluciona o cambia algún proceso o producto.

 Desarrollo de las ideas con mejor calificación en proyecto, para presentar a la junta

directiva y buscar su financiación económica.

 La presentación y el proyecto incluirán la descripción de los beneficios para la

compañía y sus nuevas oportunidades con el desarrollo de la misma.

 Creación de incentivos anualmente para los empleados participantes en las ideas

concluidas en proyectos prácticos.

 Recopilación de todas las ideas y proyectos desarrollados y presentados, para conocer

el nivel de participación de los empleados y la efectividad del modelo y el proceso.

Back up electrónico.

 Estipular que todos los procesos y productos innovadores (nuevos), hechos bajo el

nombre y con los recursos de la compañía son propiedad de la misma.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 81

Beneficios

 Esta metodología permitirá que se descubran procesos y servicios innovadores en pro

de adquirir ventajas competitivas frente a la competencia, además de mantener un

equipo de trabajo comprometido con su labor gracias al poder de participación y

contribución a la mejora de la empresa.

 Por otro lado ayudara a identificar posibles errores presentes en el funcionamiento de

cada uno de los departamentos de la compañía.

 El desarrollo de proyectos exitosos dará la posibilidad a la empresa de adquirir

financiamiento externo en el desarrollo de los mismos y la posibilidad de participar

para la otorgación de patentes.

 La empresa será reconocida en el mercado y ante los clientes potenciales como una

organización en pro del desarrollo y la innovación generando confort y seguridad en

los clientes, aumentando a su vez el Know how de la compañía como un activo

intangible de mayor valor.

Costos

 Materiales necesarios para el programa de difusión al interior de la empresa

1´500.000 y en tiempo de los empleados encargados se estima tres horas el día del

lanzamiento.

 Impresión de pliegos con esquema Canvas; el costo de la impresión por pliego es de $

7.000 Unidad y se sugiere que para cada sesión se impriman 6 pliegos, es decir que

trimestralmente tendrían un costo total de $ 42.000.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 82

 El costo de horas invertidas por el comité evaluador dependerá de la cantidad de

personas que lo integren y el promedio de sueldos existente entre los mismos.

 El costo de convertir la idea en proyecto y de ponerlo en marcha, dependerá de la

magnitud del mismo, el recurso humano y el material que se requiera.

 Presupuesto de incentivos para los empleados participantes será de 3.000.000 para

comenzar.

Indicadores

Indicadores metodología Canvas:


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 83

7.8 Impacto de la propuesta de intervención

Con la implementación del plan de intervención antes descrito la empresa genera un

ahorro o disminución de costos en términos de rotación de personal, dado que los componentes

de Gestión Humana e Innovación y Conocimiento son los componentes con mayor impacto a la

hora de desarrollar el plan de intervención. Los empleados al sentirse respaldados por un líder en

Recursos Humanos que se encargue de generar procesos de capacitación y bienestar laboral se

sienten aun más motivados y comprometidos con la empresa y su rol dentro de la misma y con la

estrategia de Innovación y conocimiento se genera un equipo de trabajo animado en aportar

activamente en el mejor funcionamiento de la empresa; y todo esto sin duda genera en los

empleados apego y lealtad por la compañía y una larga permanencia.

Los costos más comunes a la hora de generar rotación son:

1. Costos de reclutamiento y selección.

2. Costos de documentación y registro interno.

3. Capacitaciones.

Para lo cual la empresa estima un promedio de 2.200.000. Que al enviarlo a valor

presente neto con una tasa de interés del 5.25% y una proyección de 3 años; nos arroja:

VP: $35,263,239.91

Lo cual permite identificar que en el transcurso de los próximos 3 años la empresa

FRAMAR. S & CIA LTDA tendría un ahorro de 35,263,239.91, llevando a cabo el programa de

intervención expuesto en el desarrollo de este documento, representativos a la hora de contratar


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 84

nuevo personal que complemente departamentos específicos o programas de capacitación y

mejora administrativa, útiles para el progreso y crecimiento de la compañía.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 85

8 Conclusiones

FRAMAR S. & CIA LTDA. Es una empresa económicamente estable gracias a sus altos

ingresos mensuales, provenientes de clientes de larga trayectoria en el sector de la salud.

La empresa es dirigida por un líder empírico, que orienta las estrategias de

funcionamiento con base en sus años de experiencia en el mercado, por lo tanto las

capacitaciones en planificación estratégica y liderazgo deben ser un constante para asegurar la

actualización en el funcionamiento de la misma.

El liderazgo y supervisión de todos los departamentos de FRAMAR S. & CIA LTDA se

encuentran a cargo de una sola persona, quien a su vez se encarga de orientar e informar al

gerente general para la toma de decisiones.

FRAMAR S. & CIA LTDA. No cuenta con un departamento de Recursos Humanos

definido ni con profesionales experto en el desarrollo de todos los procesos que este requiere; por

esta razón uno de sus principales problemas es el alto nivel de rotación en el personal.

FRAMAR S. & CIA LTDA. Es reconocida por clientes y proveedores por su larga

trayectoria y experiencia en el mercado, lo que le ha permitido posicionarse en su nicho y

aumentar sus ventas anuales.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 86

9 Recomendaciones

Es indispensable para las compañías de hoy contar con una ventaja competitiva que les

permita tener una mejor posición ante sus rivales en el mercado, asegurando los clientes y

marcando un punto de diferencia ante la competencia, a través de las herramientas o modelos

administrativos que le permitan participar y destacarse exitosamente en el mercado local y

global.

La empresa debe contar con el personal capacitado que permita desarrollar las funciones

específicas en cada uno de los departamentos, generando efectividad en el desarrollo de sus

procesos y satisfacción al usuario final.

Es importante que la empresa desarrolle un plan de clusterización, para adquirir

beneficios en la adquisición de nuevos medicamentos y en la entrada a nuevos nichos de

mercado.

Destinar una parte de su presupuesto en programas de capacitación tanto para los líderes

de la compañía como para los operarios y demás funcionarios de la misma, fortaleciendo el

conocimiento del negocio en el desarrollo de sus funciones.

FRAMAR puede crear un programa de responsabilidad social estable, que contribuya en

el incremento de su know how.


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 87

10 Referencias

Butteriss, M. (2000). Reinventando Recursos Humanos: Cambiando los roles para crear una

organización de alto rendimiento.

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Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 88

Anexos
Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 89

Taller "Planificación Estratégica, para la alta gerencia”


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 90

Taller para el gerente general y directivos en “Manejo de grupos, liderazgo y motivación”


Plan de Mejoramiento Organizacional de la Empresa FRAMAR S. & CÍA. LTDA. 91

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