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MANUAL DE USUARIO

SOFTWARE
1

PRODUCTO

CONTROLDOC

Versión 2018

LICENCIA DE USO PARA:


CONTROLDOC

Bucaramanga, Santander. – COLOMBIA


Abril DEL 2017

1
INTRODUCCIÓN

Este documento está diseñado para que el usuario pueda tener una guía fácil y rápida
sobre la compresión de la aplicación de Radicación, con el fin de que cada usuario
pueda utilizar esta herramienta tan importante y así poder radicar su correspondencia
en el menor tiempo posible y obtener un resultado exitoso.
2
Tabla de Contenido

1. Modulo o Funcionalidades. página 6


2. Entorno Principal de ControlOnline. página 7
3. Pasos de la Radicación de Ventanilla Recibida página 9
4. Explicación del Caso de Uso Completo de
Radicación Recibida página 10
5. Descripción de los Módulos del Caso de Uso página 11
6. Radicación de Comunicaciones página 13
7. Primer Paso (Clases de Ventanilla de Comunicaciones) página 14
8. Segundo Paso (Medio de Recepción de la Comunicación
Y / o Prioridad página 16
9. Tercer Paso (Asignación Automática del Tramite a Gestores) página 22
10. Cuarto Paso Ubicación Geográfica página 25
11. Quinto Paso Ingresar Destinatarios con Copias (Opcional) página 29
12. Sexto Paso Ingrese Remitentes página 32
13. Séptimo Paso Radicar página 35
14. Octavo Paso Rotulo página 37
15. Noveno Paso Digitalización página 38
16. Decimo Paso Subir PDF página 39

Tabla de Figuras

1. Figura 1…………........................………………………………………página 6
2. Figura 2…………………………........................………………………página 7
3. Figura3…………………………………………........................……… página 9
4. Figura 4………………………………………………………................ página 10
5. Figura 5………………………………………............……………........página 14
6. Figura 6……………………………………………………….................página 15

2
7. Figura 7……………………………………………………….................página 15
8. Figura 8…………………………………………………....................... página 16
9. Figura 9………………………………………………………................ página 17
10. Figura 10 …………………………………………………….................página 18
11. Figura 11……………………………………………………..................página 20
12. Figura 12……………………………………………………..................página 22
13. Figura 13……………………………………………………..................página 22
14. Figura 14……………………………………………………..................página 23
15. Figura 15………………………………………………….....................página 23 3
16. Figura 16…………………………………………………..................... página 24
17. Figura 17…………………………………………………......................página 25
18. Figura 18……………………………………………..........................…página 26
19. Figura 19………………………………………………..........................página 27
20. Figura 20………………………………………………………………… página 28
21. Figura 21………………………………………………………………… página 28
22. Figura 22………………………………………………………………… página 29
23. Figura 23………………………………………………………………….página 29
24. Figura 24………………………………………………………………….página 30
25. Figura 25…………………………………………………………………..página 31
26. Figura 26…………………………………………………………………..página 31
27. Figura 27…………………………………………………………………. página 32
28. Figura 28…………………………………………………………………...página 32
29. Figura 29……………………………………………………………………página 33
30. Figura 30……………………………………………………………………página 34
31. Figura 31……………………………………………………………………página 34
32. Figura 32……………………………………………………………………página 35
33. Figura 33……………………………………………………………………página 35
34. Figura 34…………………………………………………………………página 36
35. Figura 35…………………………………………………………………página 36
36. Figura 36…………………………………………………………………página 36
37. Figura 37…………………………………………………………………página 37
38. Figura 38…………………………………………………………………página 37
39. Figura 39…………………………………………………………………página 38
40. Figura 40…………………………………………………………………página 38
41. Figura 41…………………………………………………………………página 39
42. Figura 42…………………………………………………………………página 39
43. Figura 43…………………………………………………………………página 40
44. Figura 44…………………………………………………………………página 40

3
4

MÓDULOS Y FUNCIONALIDADES DE CONTROLDOC

(Figura 1)

Para el ingreso a ControlDoc, se digita el USUARIO – LOGIN y el PASSWORD o

CONTRASEÑA, en los campos correspondientes; información previamente informada

por el administrador del sistema.

4
Cuando se olvida el usuario o password, es necesario escribir el mail o correo

corporativo en el campo situado en la parte inferior de la ventana y hacer clic en el

botón RECORDAR. Obteniendo como resultado un correo de notificación con la

información de usuario y password de ingreso.

ENTORNO PRINCIPAL DE CONTROLDOC 5

(Figura 2)

En la versión más actualizada de ControlDoc aparecen varios módulos importantes en

la bandeja de gestion como son:

Los iconos de los módulos de Radicación tenemos los siguientes tipos de radicación.

5
 Radicación Ventanilla Recibida.

 Radicación Ventanilla Enviada.

 Radicación Ventanilla Interna.

Los demás módulos importantes son: 6

 Bandeja de Gestión.

 Bandeja de Tareas.

 Tablero de Control

 Consulta de Expedientes.

 Captura de Expedientes.

 Buscar Documentos.

6
PASOS DE LA RADICACION DE VENTANILLA RECIBIDA 7

(Figura 3)

7
EXPLICACIÓN DEL CASO DE USO COMPLETO RADICACIÓN RECIBIDA 8

8
9

(Figura 4)
DESCRIPCIÓN DE LOS MÓDULOS DEL CASO DE USO.

9
N° Caso de Uso Caso de USO Radicación Recibida
Descripción La finalidad del caso de uso de radicación es poder visualizar

gráficamente cada uno de los pasos que se ejecutan en el

presente caso de uso, mediante los diferentes eventos que

ocurren para hacer una radicación recibida, hasta que finalmente


10
el gestor líder es el que visualiza el documento radicado.
Secuencia 1. Cuando el funcionario ingresa al sistema encuentra en la

bandeja de gestión varios ICONOS que representan varios

módulos, entre ellos los 3 iconos de radicación como son:


* Radiación Ventanilla Recibida.
* Radicación Ventanilla Enviada.
* Radicación Ventanilla Interna.
2. El Radicador ingresa al sistema encuentra el menú de

radicación por dos entradas como son: Medio de Recepción

de la comunicación en donde muestra las siguientes

opciones:
 Empresa de Mensajería.
 Entrega Personal.
 Correo Electrónico.
 Fax.
3. Los tipos de prioridad son:
 Sin Especificar.
 Normal.
 Alta.
4. Tabla de Retención Documental TRD versus Gestores:
 Unidad Administrativa.
 Oficina Productora.
 Serie Documental.

10
 Subserie Documental.
Luego se escogen los Folios, N° Documento, N° de Guía,

Notificación, y Adjuntar Anexos y Asunto.


5. Ingresar Destinatario(s) con Copias (opcional); luego abre la

ventana Buscador de Usuarios como son:


 Unidad Administrativa.
11
 Oficina.
 Cargo.
 Consultar Por Nombre.
 Consultar Por Apellido.
6. Ingresar Remitentes, se abre el formulario Buscar Personas

Naturales y Jurídicas; en donde Aparecen dos opciones

escoger por:
 Persona Natural.
 Persona Jurídica.
7. Generar el N° del Radicado.
8. Generar Rotulo del Documento.
9. Digitalizar Documento
10. Y finalmente el Gestor Líder Sube el PDF.
Excepciones  Que el remitente no está creado en la Base de Datos.
 Que la tipología no tenga asignada a un gestor líder.
Actores Ciudadano, Radicador y Gestor Líder.
Comentarios No es necesario colocar copia a un funcionario.

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES

Este servicio presta al usuario una amplia gama de opciones, con la cual

busca optimizar las funciones dadas por la empresa, con el fin de que el

funcionario pueda abrir las diferentes opciones de radicación documentos, y así

11
evitar que cualquier documento sin desconocer su importancia que llegue a la

empresa sea clasificado de manera equivocada. Es por esto qué se han creado

el Caso de Uso de Enviadas:

PRIMER PASO 12

CLASES DE VENTANILLA DE COMUNICACIÓN

(Figura 5)

El funcionario escoge los diferentes módulos de Radicación en la bandeja

de Gestión como son:

 Radicación Ventanilla Recibida.

 Radicación Ventanilla Enviada.

12
 Radicación Ventanilla Interna.

En el siguiente grafico se observan los accesos directos de la nueva versión a fin de

tener un acceso claro de los tipos de radicación.

13

(Figura 6)

El funcionario escoge el tipo de ventanilla de Radicación, con ello se inicia

el proceso de radicación recibida; para iniciar se establece si es una Queja,

Reclamo o Petición.

(Figura 7)

En este paso permite al usuario escoger el tipo de Medio de recepción de la

comunicación. Donde muestra las siguientes opciones:

13
 Empresa de Mensajería.

 Entrega Personal.

 Correo Electrónico.

 Fax.
14

(Figura 8)

Archivando toda clase de comunicación que es enviada por parte de la empresa

a terceros, accediendo llevar un archivo amplio y seguro de todas las comunicaciones

enviadas, permitiéndole al funcionario tener plena seguridad que los requerimientos

efectuados han sido enviados en forma segura.

14
SEGUNDO PASO

PRIORIDAD

15

(Figura 9)

En este paso, el usuario escoge el tipo de prioridad de la radicación a archivar;

toda clase de comunicación que es recibida, enviada o interna por parte de la empresa

a terceros, permitiendo llevar un archivo amplio y seguro de todas las comunicaciones

enviadas, recibidas o internas aprobando al funcionario tener plena seguridad de los

requerimientos efectuados hacia terceros que han sido enviados en forma segura.

15
(Figura 10) 16

Posteriormente a la demarcación de quien trae el documento, se accede al

formulario Tabla de Retención Documental TRD versus GESTORES, en este

paso, se asigna a la radicación los siguientes componentes:

 Unidad Administrativa.

 Oficina Productora.

 Serie Documental.

 Subserie Documental.

 Tipología Documental.

En donde cada uno de estos componentes contienen varios tipos de: unidades

administrativas, oficinas productoras, series documentales, subseries documentales y

finalmente varias tipologías documentales; todas ellas aparecen de acuerdo a cuando

se escoge la primera opción “Unidad Administrativa los cuales le permiten al funcionario

que está radicando el documento, tener mayor claridad y exactitud, hacia quien va

16
dirigida la correspondencia sin lugar a equivocaciones, lo anteriormente descrito en el

siguiente gráfico.

17

(Figura 11)

 Unidad Administrativa.

La unidad administrativa está compuesta por presidencia, vicepresidencia

técnica, vicepresidencia de promoción y asignación de áreas, vicepresidencia de

operaciones, regalías y participaciones; vicepresidencia de contratos de hidrocarburos;

vicepresidencia administrativa y financiera.

 Oficina Productora.

17
En este componente el gestor líder puede elegir con claridad y exactitud hacia

dónde va dirigida la correspondencia, ella se desglosa en las siguientes oficinas:

gerencia de asuntos legales y contratación, presidencia, oficina de tecnologías de la

información, oficina asesora jurídica, oficina de control interno y secretaria general,


18
tesorería, atención al ciudadano, talento humano, entre otras existiendo una amplia

gama de dependencias a las cuales se puede clasificar la comunicación enviada.

Caso de USO

(Figura 12)

18
 Serie Documental.

En esta lista se describe una serie de ítems tales como actas, comisión de

personal, comisión de servicios, comunicaciones oficiales, historias laborales, nomina,

planes, evaluación de desempeño, instrumentos de control, contratos, presupuestos, 19

PQRD, instrumentos de control documental y radicados anulados, los cuales le

permiten al gestor líder poder clasificar con mayor claridad la comunicación y poder

seleccionar más al detalle la misma.

 Subserie Documental.

En este tipo de búsqueda le permite al gestor líder definir de acuerdo con lo

preseleccionado en el ítem anterior y se desglosa en las siguientes tipologías

documentales: Actas, Actos Administrativos, Circulares, Conceptos, Contratos,

Comunicaciones Oficiales, Instrumentos de Control, Informes, PQRD, procesos, planes,

Comisión de Servicios, Instrumentos de Control Documental, Historias Laborales,

Presupuesto, Evaluación de Desempeño, Radicados Anulados, Nomina, Auditorias, y

Eventos; lo que se requiera para hacer más exacta la búsqueda.

 Tipología Documental.

19
En caso de conocer en forma directa hacia quien va dirigida la comunicación se

digitará su nombre para avanzar en la búsqueda exhaustiva en los requerimientos de la

comunicación.
20

Como resultado final para continuar con el paso número tres (3) se dará clic en la

palabra buscar y esta muestra un resumen de la comunicación previamente radicada,

tal como se observa en la siguiente imagen, posteriormente se dará clic en aceptar para

continuar con el tercer paso.

(Figura 13)

TERCER PASO

20
ASIGNACION AUTOMATICA DEL TRAMITE A GESTORES

Luego de que ha registrado la TRD pulse el botón “Buscar asunto en TRD”;

21

(Figura 14)

(Figura 15)

Y nos muestra el mismo formulario TRD para anteriormente mencionado; cabe recordar

que hay que llenar todos los campos que se encuentran con el “*” asterisco rojo que

significa campos obligatorios, pues si no lo hace aparecerá una ventana de advertencia

de que tiene que llenar todos los campos para efectuar la TRD correctamente.

21
22

(Figura 16)

Caso de USO

(Figura 17)

22
Y nos muestra el mismo formulario TRD para anteriormente mencionado; cabe recordar

que hay que llenar todos los campos que se encuentran con el “*” asterisco rojo que

significa campos obligatorios, pues si no lo hace aparecerá una ventana de advertencia

de que tiene que llenar todos los campos para efectuar la TRD correctamente.
23

(Figura 18)

CUARTO PASO

23
UBICACIÓN GEOGRÁFICA

24

(Figura 19)

En este paso le permite al gestor líder tener más claridad acerca de la

persona que entrega el documento, dando una información precisa sobre la

ubicación geográfica del radicado del documento, teniendo como ítems

principales:

 País: donde se radica el documento.

24
 Departamento: En el departamento que se encuentra.

 Municipio: Municipio donde se encuentra radicando el documento.

 Fecha de radicación del documento: fecha en que se radico el

documento.
25
 Folios que contiene el documento: cantidad de hojas que posee el

documento.

 Asunto: donde en este último ítem se describe en forma detallada la

solicitud efectuada a la empresa a fin de tener un amplio bagaje en la

descripción del documento.

(Figura 18)

Luego de llenar estos requerimientos, en la parte inferior derecha se le da clic

al botón Adjuntos/Anexos con el único objetivo que estos datos queden

adjuntados al documento radicado.

25
26

(Figura 19)

Estos archivos se pueden adjuntar dentro del campo Tipo; y en ese campo,

encontramos las siguientes opciones:

 CDP.

 Banco de Proyecto.

 Plan Anual de Adquisiciones.

 Otros.

 Formas.

 Planos.

 Folios.

 Registros.

 Mapas.

26
 DVD.

 Disco Duro.

27

(Figura 20)

Una vez se adjuntan correctamente el archivo, se le da clic en aceptar para continuar

con en el siguiente paso.

(Figura 21)

27
Y con esta ventana se demuestra que los archivos fueron adjuntados satisfactoriamente

al radicado.

QUINTO PASO

INGRESAR DESTINATARIOS CON COPIAS (OPCIONAL) 28

(Figura 22)

28
(Figura 23)
29

Para este paso lo que se le pide al funcionario es que al darle clic al vínculo

“Ingrese destinatario(s) – Copias (opcional) luego de darle clic a ese vínculo

aparecerá el menú que a continuación se visualiza.

(Figura 24)

29
En este paso el gestor líder puede colocar el destinatario al cual va dirigida

la correspondencia, llevando con más precisión a quien va dirigida la consulta

bien sea por: Unidad Administrativa, Oficina, Cargo, Consultar por Nombre,

Consultar por Apellido y finalmente le da clic al botón Buscar, que le permite

efectuar la consulta. 30

(Figura 25)

Una vez se colocan cada uno de los datos solicitados por la tipología

documental, en forma correcta, aparece la aceptación de este paso, a fin de

poder continuar con el siguiente paso, tal como se observa en las gráficas

anexas.

30
(Figura 26) 31

Finalmente se visualiza como queda la copia del destinatario efectuada en la

radicación y las copias si las hay como en la gráfica anterior.

SEXTO PASO

INGRESE REMITENTES

31
32

(Figura 27)

(Figura 28)

Mediante el ingreso al paso 6 debemos digitar el vínculo “Ingrese

Remitentes” y luego aparecerá un formulario llamado Buscar Personas

Naturales y Jurídicas, donde el Gestor Líder puede pulsar los botones de

Persona Natural o Persona Jurídica de acuerdo a la persona a quien va

entregando el documento; haciendo claridad en su identificación bien sea con

Cedula de Ciudadanía o RUT.

32
33

(Figura 29)

Así mismo permite realizar una búsqueda rápida para establecer si la

persona natural o jurídica a colocado en el archivo de la empresa nuevas

comunicaciones previamente archivadas en nuestro Software, una vez se cumpla

este procedimiento, podemos ingresar al siguiente paso.

33
34

(Figura 30)

Después de haber dado clic al botón agregar o editar según sea el caso entonces el

sistema nos visualizará una ventana de confirmación donde se adjuntará el remitente a

nuestra radicación.

(Figura 31)

34
Después de haber dado la tecla Aceptar en la ventana que pregunta el sistema nos

visualizara como queda el sexto paso, ya con el remitente ingresado

35

(Figura 32)

SEPTIMO PASO

RADICAR

35
36

(Figura 33)

(Figura 34)

En este paso se radica el documento y se le agregan el numero de Radicado, y

el ID del documento radicado, como lo muestra la siguiente imagen.

(Figura 35)

36
Luego de haber elaborado el documento radicado el mensaje arrojado por el

sistema es el siguiente, y con ello se demuestra que se efectuó correctamente la

radicación.
37

(Figura 36)

OCTAVO PASO

ROTULO

(Figura 37)

37
(Figura 38)

En este paso se imprime un radicado al pulsar el vínculo “Rotulo”, y al darle clic


38
al siguiente botón aparece la siguiente ventana con la maquilla de la empresa, el código

de barras, y el resumen del radicado; teniendo en cuenta por el número del radicado, el

id, la cantidad de folios, los anexos, la fecha del radicado, la entidad destino, la serie y

la subserie; en donde aparece el número de código de barras: 231839.

38
39

(Figura 39)

NOVENO PASO

DIGITALIZACIÓN

(Figura 40)

Aquí seleccionamos el botón “ControlDocCapture” para Digitalizar el

documento, luego de haber elaborado nuestro documento, el cual genera la credibilidad

39
necesaria para saber que mencionado documento quedo bien radicado y así

procedemos al siguiente paso.

40
(Figura 41)

DECIMO PASO

SUBIR PDF

(Figura 42)

Finalmente, el Gestor Líder, muestra dos opciones; la primera llamada “Subir

PDF”, cuya función es colocar la imagen de un archivo PDF, luego se accede a la

40
ventana “Subir Imagen al Repositorio Central”, donde muestra el botón

“Seleccionar Archivo”, y usando el botón “Subir Imagen” se agrega la imagen en

PDF a ese archivo que acaba de radicar y luego al darle clic en el otro botón llamado

“Visualizar”, el permite ver el documento subido en una ventana llamada “Visualizar

Imagen”, tal como se puede observar la siguiente gráfica. 41

(Figura 43)

(Figura 44)

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