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CONTROLAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE MANTENIMIENTO DEL PERIODO

DETERMINADO SEGÚN PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA EMPRESA

1. HOJA DE VIDA DE EQUIPOS, MAQUINAS Y SISTEMAS DE APOYO

En mantenimiento hotelero siempre nos vamos a encontrar con la tarea de desarrollar e implementar
las hojas maestras o hojas de vida de la maquinaria, equipos, sub-equipos y elementos de máquina
que conforman una línea de servicios eficiente y eficaz.

Independiente de la clase y tipo de mantenimiento para cada máquina deberá llevarse una Hoja de
Vida la cual consta de:

 Formato de Inspección del Equipo


 Ficha técnica.
 Manual de la máquina
 Historia del mantenimiento, en el cual se registran detalladamente todas las actividades de
mantenimiento que se le efectúen, indicando repuestos, mano de obra, tiempo no
productivo, tiempo improductivo y otros aspectos que sirven para evaluar el mantenimiento.
El tiempo no productivo (TNP) es el tiempo durante el cual la máquina no trabajo por estar
en mantenimiento; el tiempo improductivo (TI) es el tiempo durante el cual la máquina no
trabajo por estar esperando mantenimiento. En la tabla 1 se ilustra una hoja de vida de una
licuadora.

1.1 Formato de Inspección del Equipo / Máquina

El formato de inspección se diligencia en un periodo amplio de tiempo o cuando se va a dar inicio a la


documentación del departamento de mantenimiento y es necesario determinar en qué estado están
los equipos o máquinas a los cuales dar servicio.
Nombre del Equipo /
Máquina Fecha de Inspección
Marca Area de Ubicación
Modelo Numero de Serie

Funcionamiento Estado Seguridad Observaciones y/o


Partes del Equipo / Máquina
5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 Recomendaciones

Calificación
5 = Optimo, 4 = Bueno, 3 = Regular, 2 = Deficiente, 1 = Cambiar

Inspeccionó Revisó
1.2 Ficha técnica

La Ficha técnica es donde aparecen todas las especificaciones o requerimientos de la máquina

La Ficha técnica debe contener:

1. DESCRIPCIÓN
a) General (Nombre, marca, modelo, uso general, proveedor, fecha de garantía)
b) Especificaciones técnicas (Dimensiones, mecánicas, eléctricas, )

2. INSTALACIÓN
a) Localización
b) Descripción de la instalación
c) Pruebas

3. INSTRUCCIONES DE OPERACIÓN
a) Función x
b) Función y
c) Función z
d) Otras

4. CONSERVACIÓN (PRESERVACIÓN Y MANTENIMIENTO)


a) Rutinas
b) Desarmado y armado
c) Remplazo de piezas
d) Limpieza
e) Ajuste
f) Lubricación
g) Herramientas y aparatos de prueba requeridos

5. CIRCUITOS ELÉCTRICOS Y ELECTRÓNICOS


a) Descripción por bloques (general)
b) Descripción por bloques (unitaria)
c) Descripción por diagramas de circuitos (general)

6. PARTES DE REMPLAZO
a) Información general
b) Lista de partes
c) Dibujo de partes
d) Dibujos en explosión

7. DETECCIÓN DE FALLAS
a) Guía general
b) Procedimientos de reparación

Las fichas técnicas se desarrollan por cada equipo y pueden representarse en diferentes tipos de
formato, siempre y cuando tengan los aspectos mencionados.
IMAGEN
DESCRIPCION
a) General
b) Especificaciones técnicas

INSTALACION

a) Localización
b) Descripción de la instalación
c) Pruebas
INSTRUCCIONES DE OPERACIÓN
Funciones y formas de uso adecuadas

CONSERVACIÓN (PRESERVACIÓN Y MANTENIMIENTO)


a) Rutinas
b) Desarmado y armado
c) Remplazo de piezas
d) Limpieza
e) Ajuste
f) Lubricación
g) Herramientas y aparatos de prueba requeridos

CIRCUITOS ELÉCTRICOS Y ELECTRÓNICOS


Imágenes de los planos eléctricos del equipo o máquina si los posee

PARTES DE REMPLAZO
a) Información general
b) Lista de partes
c) Dibujo de partes
d) Dibujos en explosión

DETECCIÓN DE FALLAS
a) Guía general
b) Procedimientos de reparación
Ficha Técnica

1.3 Manual del Equipo / Máquina

Este documento es provisto por el fabricante del equipo o la maquina y debe ser archivado junto con la
Hoja de vida del recurso para futuras previsiones. Los manuales de los recursos brindan información
sobre muchos aspectos técnicos de instalación, usos, cuidados, mantenimiento, detección de fallas y
contactos de servicio técnico.
1.4 Historia del mantenimiento,

En esta hoja se registran detalladamente todas las actividades de mantenimiento que se le efectúen,
indicando repuestos, mano de obra, tiempo no productivo, tiempo improductivo y otros aspectos que
sirven para evaluar el mantenimiento. El tiempo no productivo (TNP) es el tiempo durante el cual la
máquina no trabajo por estar en mantenimiento; el tiempo improductivo (TI) es el tiempo durante el
cual la máquina no trabajo por estar esperando mantenimiento.

Tabla No. 1 - Historia del mantenimiento


Fecha Mantenimiento Preventivo Mantenimiento Correctivo
Actividad Repuestos Mano TNP TI Actividad Repuestos Mano obra TNP TI
obra

Costo total anual mantenimiento preventivo $ Costo total anual mantenimiento correctivo $

1.5 Solicitud de Mantenimiento

En el proceso de mantenimiento es común que el departamento de mantenimiento reciba diversas


solicitudes de las cuales deban ocuparse en un futro por solicitud de las diferentes áreas dl
establecimiento.

Las solicitudes de mantenimiento las redacta el área solicitante describiendo la necesidad de


mantenimiento detectada. Las solicitudes pueden ser de mantenimiento correctivo o de mantenimiento
preventivo no programado.

En el caso del mantenimiento correctivo es obvio que lo que se desea es restablecer el nivel de
calidad que está fuera de limites y se desea que el recurso vuelva a prestar el servicio requerido.

Para el mantenimiento preventivo, no es necesario que el recurso haya dejado de funcionar para
solicitar l mantenimiento, pues basta con una detección de síntomas que indiquen que puede
presentarse un mal funcionamiento en el futuro. En este caso la mejor alternativa es solicitar al
departamento de mantenimiento su intervención para evitar que el recurso salga de servicio de
manera imprevista. En algunos casos es posible que el departamento de mantenimiento ya tenga
dentro de su programación la intervención del recurso, pero se desea evitar algún posible problema
debido a los síntomas detectados.
Area del Hotel Centro Jefe de Área

Horas Equipo Horas Reparación


Detenido mantenimiento
2. MANUALES Y CATÁLOGOS

Manuales

Los manuales son documentos administrativos que contiene en forma explícita, ordenada y
sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de
los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren
necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia
los objetivos de la institución.

En nuestro caso hablamos de manuales técnicos de aquellos documentos que vienen


generalmente acompañando a aquellos productos mecánicos, eléctricos, hidráulicos, neumáticos o
electrónicos que adquirimos y que requieren de su lectura y la observación de las
recomendaciones que contienen antes de poner en funcionamiento los mencionados.

Generalmente, las lavadoras, los equipos de audio, las computadoras, los celulares, los
televisores, entre otros artefactos electrónicos, cuando los compramos, vienen con el manual
explicativo que nos orientará no solamente acerca de cómo hacerlos funcionar, sino también de las
principales funciones que ostentan.

Otro tipo de manual muy común y que adquiere especial significación en las unidades
administrativas de las organizaciones, es el conocido como Manual de procedimiento y asimismo
como todo manual, el manual de procedimiento, es aquel documento que contendrá la descripción
de las actividades que deben ser observadas en la realización de las funciones de, cómo dijimos,
una unidad administrativa o varias de ellas.

En él se incluye, para que no existan complicaciones en el desarrollo eficiente de la misma, los


puestos y unidades administrativas con sus correspondientes participaciones y responsabilidades y
también todos aquellos recursos, informaciones y elementos necesarios que contribuyen al
funcionamiento de excelencia de una empresa.

Catálogos

Es una palabra griega que luego fue tomada por el latín “catalagus” significando “cata”= de arriba a
abajo, y “log”= lenguaje. De este origen se deriva su aplicación a toda lista, nómina, o inventario
ordenado, de cosas, personas o acontecimientos.

Los catálogos son listas ordenas de maquinas, equipos, servicios, suministros, etc. con que cuenta
una empresa. Pueden ser utilizados para promoción o para consulta.

Los catálogos son la mejor manera y la más ordenada que tiene una empresa para presentarle al
cliente los productos que fabrica o comercializa. El catálogo está compuesto principalmente por
imágenes de los productos o servicios que se ofrecen en la empresa y que pueden ir
acompañadas de breves descripciones, o algunos de los principales beneficios del producto. Un
catálogo en definitivas cuentas es más que nada visual, una comunicación visual de lo que se
ostenta o produce.

Aunque normalmente los catálogos se utilizan para presentar todos los productos de una
compañía, también pueden usarse únicamente a la hora de presentaciones individuales y
detalladas de un determinado producto que por ejemplo está recién saliendo a la venta.

El catálogo es una comunicación visual pero también es algo así como el punto de encuentro que
tendrá la compañía con sus potenciales clientes, por eso casi siempre además del producto o
servicio presentado a toda pompa visual con sus funciones, apariencia, materiales y
especificaciones, el catálogo es una buena oportunidad para presentar a la empresa, quienes la
fundaron, quienes trabajan allí, sus objetivos, sus principales quehaceres, sus instalaciones,
sus formas más tradicionales de contacto, entre otros datos inherentes a la empresa
5. PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO

ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE MANTENIMIENTO1

Por Santiago García Garrido

El presupuesto de un departamento de mantenimiento debería constar de al menos 4 partidas: mano


de obra, materiales, medios y herramientas y servicios contratados. Por supuesto, que puede haber
subpartidas, otras divisiones, etc, pero dividirlo en estas cuatro puede resultar sencillo y práctico.

5.1. MANO DE OBRA

El coste de personal es la suma de cinco conceptos

- El importe bruto anual fijo recibido por cada uno de los trabajadores del departamento

1
Tomado de
http://mantenimientoindustrial.wikispaces.com/Elaboracion+del+presupuesto
+de+mantenimiento
- Primas, horas extraordinarias y cantidades cobradas en concepto de disponibilidad para trabajar o
recibir llamadas (retenes)
- Gastos de personal asociados a la mano de obra, como el transporte del personal hasta la planta
(en algunos paises y zonas este coste corre por cuenta del empresario) las dietas y gastos del
personal desplazado, retenes y horas extras, etc.
- Costes de formación. Este apartado, para empresas con una gestión excelente y preocupada por el
rendimiento y la motivación de su personal es una partida importante. Muchos países, especialmente
en Europa, subvencionan fuertemente las acciones formativas, de forma que para la empresa pueden
llegar a tener un coste bajo.
- Los costes sociales obligatorios para la empresa, que son abonados directamente por la empresa a
la administración.

Para el cálculo del coste social del trabajador son posibles dos situaciones:

a) Que no supere la base máxima de cotización. En ese caso, el coste social se calcula como un
porcentaje de su sueldo bruto anual. Normalmente está entre el 33-38% del sueldo
b) Que supere la base máxima de cotización. En este caso, el coste social es una cantidad fija
independiente del sueldo

5.2. MATERIALES

Es la suma de todos los repuestos y consumibles necesarios durante el periodo que se pretende
presupuestar. Los conceptos que deben ser sumados pueden estar agrupados en dos categorías:
Repuestos, y Consumibles. La diferencia entre unos y otros es básicamente la frecuencia de uso.
Mientras los segundos se utilizan de forma continua, y no tienen por qué estar asociados a un equipo
en particular, los primeros se utilizan en contadas ocasiones y sí están relacionados con un equipo en
particular (en ocasiones con más de uno).

En una planta industrial habitual éstas serían las partidas de materiales que habría que tener en
cuenta para preparar el presupuesto anual:

5.2.1. REPUESTOS
- Repuestos normales. Se trata de equipos estándar, y puede ser adquirido a varios fabricantes, por lo
que los precios suelen ser más competitivos
- Repuestos especiales. Suele ser una de las partidas más elevadas en una central de ciclo
combinado. Son suministrados por el fabricante del equipo en exclusiva, que al no tener competencia,
trabaja con márgenes de beneficio elevados.

En ocasiones, especialmente en plantas alejadas de las principales zonas de suministro, es importante


considerar los costes de transporte de materiales hasta la planta, pues pueden llegar a ser
considerables

5.2.2 CONSUMIBLES
Los consumibles más habituales son los siguientes:
- Aceites y lubricantes
- Filtros de aire, aceite, etc
- Elementos de estanqueidad
- Diverso material de ferretería
- Diverso material eléctrico
- Consumibles de taller
- Ropa de trabajo
- Elementos de seguridad
- Combustible para vehículos
- Otros materiales
5.3. HERRAMIENTAS Y MEDIOS TÉCNICOS

Es la suma del dinero que se prevé emplear en la reposición de herramienta y medios técnicos
extraviados o deteriorados, o en la adquisición de nuevos medios. Hay que tener en cuenta que estos
medios pueden ser comprados o alquilados. Las partidas alzadas a considerar en compras serán tres:

5.3.1. REPOSICIÓN DE HERRAMIENTA

5.3.2. ADQUISICIÓN DE NUEVA HERRAMIENTA Y MEDIOS TÉCNICOS

5.3.3. ALQUILER DE MAQUINARIA

En general, los medios alquilados suelen ser medios que no se utilizan de forma continua en la planta,
y que por tanto, la frecuencia de su uso desaconseja su adquisición. Suele tratarse, en la mayoría de
los casos de medios de elevación y transporte:
- Grúas, carretillas elevadoras
- Alquiler de otros equipos

5.4. ASISTENCIAS EXTERNAS

Los trabajos que habitualmente se contratan a empresas externas son los siguientes:

5.4.1 Mano de obra en puntas de trabajo a empresas generalistas. Esta mano de obra adicional
permite flexibilizar la plantilla de manera que el departamento pueda dimensionarse para una carga de
trabajo determinada, y cubrir los momentos de mayor necesidad de mano de obra con personal
externo.

4.2 Mano de obra contratada de forma continua a empresas generalistas. Habitualmente, junto a la
plantilla habitual hay personal de contratas para el trabajo habitual, lo que permite disminuir la plantilla
propia.

5.4.3 Mano de obra especializada, de fabricantes (incluidos gastos de desplazamiento), para


mantenimiento correctivo

5.4.4 Mano de obra especializada, de fabricantes (incluidos gastos de desplazamiento) para


mantenimiento programado

5.4.5 Trabajos en talleres externos (bobinado de motores, fabricación de piezas, etc)

5.4.6. Servicios de Mantenimiento que deban ser realizados por empresas que cumplan determinados
requisitos legales, y que puedan emitir una certificación de haber realizado determinados trabajos.
Entre otros estarían:

5.4.7 Grandes revisiones. Suele ser otra de las partidas más importantes del presupuesto. El
presupuesto puede contener esta partida especial, o no contenerla y repartirla en sus diferentes
conceptos (mano de obra, materiales, etc).

5.5. EL CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO

De las cuatro partidas, la más difícil de estimar a priori es la de materiales (repuestos y consumibles),
ya que depende enormemente de lo que se averíe. Esta es además una partida que depende mucho
del estado de la planta, de la implantación de técnicas preventivas, del diseño y del montaje. En una
estimación rápida, suele estar entre el 0,5 y el 2% del inmovilizado, es decir, del valor de la planta. Es
la que más posibilidades tiene de optimización.

Otra partida variable y problemática es la de asistencias externas. Depende enormemente de la


política de subcontratación, de la especialización y de la formación del personal, y de la cantidad de
técnicos de que disponga el departamento.

La de personal, es fácil estimarla, pero se suelen cometer errores constantes en su presupuestación


que después crean enormes tensiones con la dirección financiera o con quien sea responsable
económico de la planta. Suele ser habitual no tener en cuenta los costes de primas, horas extras,
retenes, gastos de personal, y también suele ser habitual no tener en cuenta que la inflación de la
mano de obra especializada es superior a la marcada para otros sectores o para el país.

La de medios, herramientas y alquiler de equipos suele ser fácilmente presupuestable y presenta


pocas desviaciones.

6. MANTENIMIENTO HOTELERO

Resulta indispensable para la administración del hotel determinar la cantidad de dinero que
anualmente destinará al departamento de mantenimiento, el cual deberá administrarlo y contar con un
procedimiento que le permita calcular su presupuesto y distribuirlo entre los diferentes aspectos que
abarca. Hoteles exitosos contemplan los siguientes aspectos en los cuales debe distribuirse el
presupuesto de mantenimiento
a. Las reparaciones y mantenimiento en general
b. Mantenimiento preventivo (abarca diferentes presupuestos)
c. Equipo de operación
d. Gastos capitalizables
e. Proyectos de remodelación

Cada uno de estos aspectos contempla diferentes aplicaciones, como se muestra a continuación:

6.1 Las Reparaciones y mantenimiento en general


- Instalaciones eléctricas y mecánicas. Se denomina instalaciones eléctricas al conjunto de
dispositivos que se emplean para la recepción (acometida), transformación (sub estación
eléctrica), almacenamiento (condensadores), conservación (mecanismos como contactores),
distribución (redes, circuitos) uso y control de la energía eléctrica (circuitos, tacos, contadores,
pulsadores, relés, etc.) en condiciones económicas, seguras, eficientes y económicas.
Las instalaciones mecánicas son aquellas que requieren las máquinas de transmisión
mecánica (como tornos y similares, poleas, bandas transportadoras, etc.) para su
funcionamiento.
- Calderas y calentadores de agua
- Plomería
- Aire acondicionado (ventilación, calefacción, aparatos o sistemas de refrigeración de aire,
humidificación)
- Refrigeración: neveras, botelleros, etc.
- Equipo de lavandería: lavadoras, secadora, góndola, compresor
- Equipo de cocina: estufa, plancha caliente, gratinadora, hornos a gas, horno microonda,
marmita, baño de maría, freidora, sartén basculante, cúter, combi máster, autoclave.
- Edificio
- Pintura y decoración
- Alfombras y tapetes
- Vidrios y espejos
- Ventanas y persianas
- Muebles y accesorios
6.2 Presupuesto de mantenimiento Preventivo: este presupuesto se aplica a diferentes áreas
como:
- Edificio: fachadas, acabados, paredes, techos, ventanas, pisos, cerrajería, mármoles, etc.
- Elevadores y ascensores
- Instalaciones eléctricas
- Refrigeración: neveras, congeladores, botelleros, cuartos fríos
- Aire acondicionado: todo lo referente a la ventilación, calefacción, refrigeración y
humidificación de aire como sistemas de aire acondicionado (torres de enfriamiento, sistema
único, sistema común)
- Equipo mecánico y eléctrico
- Limpieza de ductos
- Reparaciones especiales
- Paros programados
- Áreas públicas
- Áreas exteriores: azoteas, parqueaderos, linderos, etc.
- Aparatos de presión: calderas, compresores, lavadoras, etc.
- Instalaciones hidráulicas: dispositivos y elementos para la recepción, almacenamiento,
distribución, consumo, medición y control del agua (acometida, hidroneumático, tuberías,
tanques, bombas)
- Instalaciones sanitarias: referentes a la recolección, almacenamiento, tratamiento y
evacuación de, aguas grises, aguas negras y aguas lluvias.
- Instalaciones neumáticas: redes para conducción, uso, medición y control de aire
- Subestaciones: eléctricas, telefónicas
- Plantas eléctricas
- Tratamientos de agua

Equipo de operación (personal en servicio)


- Personal administrativo
- Personal de mantenimiento
- Personal de la división de habitaciones
- Personal de alimentos y bebidas

Gastos capitalizables
- Mobiliario
- Maquinaria
- Equipo de cocina
- Equipo de mantenimiento
- Equipo de oficina

Proyectos de remodelación
- Ampliaciones
- Modificaciones
- Jardines
- Piscinas
- Ampliación de restaurantes, bares o discotecas
- Presupuestos de mano de obra

“El presupuesto es una proyección de los costos del departamento de mantenimiento de ingeniería
y mantenimiento durante el tiempo. Tiene una relación con las ventas que pueda generar el hotel
para conservar la utilidad derivada de la operación. En EEUU es el 10% de las ventas e incluye los
servicios.

En la actualidad cada hotel proyecta estos costos de presupuesto entre el 3 y 5% de las ventas; el
1% corresponde a la nómina y del 2 al 4% a los gastos del departamento.

También se estima el presupuesto de mantenimiento en 1,1 veces la tarifa promedio por el número
de habitaciones para dar el valor del presupuesto del presupuesto del departamento por mes.
Como puede verse el presupuesto de mantenimiento se concibe desde el punto de vista
competitivo que sea el hotel en el sector y no con base en las necesidades del departamento, lo
imponen las razones financieras dadas por la gerencia del hotel.

6.3 PLAN DE CUENTAS o RUBROS PRESUPUESTADOS

Las cuentas que deben presupuestarse en mantenimiento son:

1. Nómina
Salarios y recargos,
Prestaciones,
Aportes,
Dotación,
Alimentación empleados
2. Otros gastos
Suministros para el edificio
Servicios contratados
Cortinas y colgaduras
Equipo eléctrico y mecánico
Ascensores
Suministros de ingeniería
Muebles
Terreno y jardines
Equipos de cocina
Equipos de lavandería
Seguridad humana
Bombillería
Cerraduras y llaves
Suministros de operación
Pintura y decoración
Basuras
Piscinas
Telecomunicaciones
Entrenamiento
Mantenimiento de vehículos
Otros
3. Servicios
Electricidad
Gas
ACPM
Acueducto y alcantarillado
Basuras

El control diario del consumo puede indicar en cualquier momento un consumo fuera de lo
corriente y dar aviso para hacer los correctivos adecuados, además en el momento de la
facturación del servicio se puede comparar si los consumos están de acuerdo al registro y dar el
visto bueno para su pago.
Con esto se evitan sobre costos por una lectura errónea hecha por la empresa de servicios
públicos domiciliarios.
También se pueden detectar problemas técnicos antes que haya sanciones por la empresa de
servicios, por ejemplo el consumo de energía reactiva, fuga de agua después del medidor, etc.
Ejemplo
Suponga que un hotel cuenta con 150 habitaciones, el precio promedio de la habitación es
$240.000 y el índice de ocupación es del 80%. Se tienen entradas adicionales de restaurante por
$38.000.000, Bar por $24.000.000 y alquiler de salones de eventos por $60.000.000, para tener
unas entradas totales de $986.000.000. Elaborar el presupuesto mensual de mantenimiento si se
ha decidido que el 1,207% se asigne para personal; el 2.439% se asigne a otros gastos y el
1.862% a servicios públicos.

A continuación se presenta la discriminación de todos los rubros.

Tabla 3. Presupuesto mantenimiento mensual hotel SHITARAK GUATHOK

Rubros presupuestados Monto asignado Porcentaje asignado


Sueldos $ 8.200.000,00 0,832%
Recargos nocturnos $ 1.550.000,00 0,157%
Bonificaciones $ 1.550.000,00 0,157%
Dotaciones $ 600.000,00 0,061%
Total costo nómina $ 11.900.000,00 1,207%
Otros Gastos
Refrigeración $ 570.000,00 0,058%
Suministros de Piscina $ 162.000,00 0,016%
Repuestos eléctricos $ 550.000,00 0,056%
Fumigación $ 195.000,00 0,020%
Mantenimiento de Vehículos $ 687.000,00 0,070%
Plomería - Grifería $ 640.000,00 0,065%
Equipos de cocina $ 910.000,00 0,092%
Equipos lavandería $ 810.000,00 0,082%
Equipos contra incendio $ 380.000,00 0,039%
Pintura interior $ 2.640.000,00 0,268%
Cortinas - colgaduras $ 500.000,00 0,051%
Suministros para pisos $ 720.000,00 0,073%
Suministros para muebles $ 900.000,00 0,091%
Pintura exterior $ 4.000.000,00 0,406%
Suministros del Dpto. $ 600.000,00 0,061%
Bombillas $ 720.000,00 0,073%
Mantenimiento ascensores $ 1.460.000,00 0,148%
Limpieza campanas extractoras $ 870.000,00 0,088%
Mantenimiento plantas emergencias $ 1.120.000,00 0,114%
Mantenimiento bombas incendios $ 500.000,00 0,051%
Mantenimiento enfriador $ 740.000,00 0,075%
Seguridad $ 1.300.000,00 0,132%
Equipos eléctricos habitaciones $ 1.290.000,00 0,131%
Combustibles $ 1.780.000,00 0,181%
Total otros gastos $ 24.044.000,00 2,439%
Total Nomina y Otros $ 35.944.000,00 3,645%
Servicios
Electricidad $ 6.020.000,00 0,611%
Gas $ 5.600.000,00 0,568%
Acueducto y alcantarillado $ 6.740.000,00 0,684%
Total servicios $ 18.360.000,00 1,862%
TOTAL PRESUPUESTO $ 54.304.000,00 5,508%

Como se conoce el total de ventas y la cantidad de dinero que se asigna a cada rubro
presupuestado, es posible calcular el porcentaje de cada rubro presupuestado con respecto al total
de ventas. El ingreso por ventas es de 150 x 240.000 x 0.8 x 30 = $864.00.000. Se tienen las
entadas por Restaurante de $38.000.000, bar de $24.000.000 y alquiler de salones de 60.000.000
para un total de $986.000.000.

Como se asignan $11.900.000 a nómina, el porcentaje correspondiente a esta cuenta es de


($11.900.00/$986.000.000) x 100 = 1.207%; así mismo, el porcentaje correspondiente a los
$8.200.000 de sueldos es de ($8.200.00/$986.000.000) x 100 = 0.832%; Otro porcentaje que se
asigna es dotaciones, la cual es de ($600.000/$986.000.000) x 100 = 0.061%.

7 EVALUACIÓN DEL MANTENIMIENTO

La evaluación de la función de mantenimiento o departamento de mantenimiento se lleva a cabo a


través de indicadores de gestión; a continuación se enumeran los indicadores más usados

a. Costo del mantenimiento (CTM)


b. Costo del mantenimiento preventivo
c. Costo del mantenimiento correctivo
d. Tiempo de mantenimiento
e. Tiempo de mantenimiento preventivo
f. Tiempo de mantenimiento correctivo
g. Tiempo no productivo
h. Tiempo improductivo

A continuación se muestra un formato para plasmar la información correspondiente a indicadores de


gestión

Formato indicador de gestión


HOTEL GEH TERIAS
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
Nombre del indicador

Fórmula:

Interpretación

Glosario

Recolección de la información

Interpretación y análisis de la información


En la figura se muestra el formato utilizado para un indicador.

Ejemplo Indicador de gestión


HOTEL GEH TERIAS
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
Nombre del indicador: Tiempo de mantenimiento (TM)

Tiempo total anual dedicado a la máquina a labores de mantenimiento


Fórmula: TM = ------------------------------------------------------------------------------------------------- x 100
Tiempo total disponible de la máquina para trabajar

Interpretación: mide porcentualmente el tiempo total que durante un año se dedicó a hacer
mantenimiento a la máquina

Glosario
Tiempo total anual dedicado a la máquina a labores de mantenimiento: corresponde a la
sumatoria de los tiempos (en horas) que durante un año se dedicó a la máquina a hacerle
labores de mantenimiento; estos tiempos incluyen tiempo para mantenimiento conservativo,
preventivo y correctivo
Labores de mantenimiento: corresponde a aquellas labores que se practican a la máquina
con el fin de mantener, conservar y/o restaurar el servicio que presta.
Tiempo total disponible de la máquina para trabajar (TTD): corresponde al tiempo en que
estará disponible la máquina para trabajar, generalmente corresponde a la capacidad de
producción y se calcula de la siguiente manera:
TTD = TD – TNT, donde
TD = tiempo disponible = 12 meses que tiene el año x 30 días que tiene cada mes x 24 horas
que tiene cada día
Tiempo no trabajable = TNT = días no trabajables (generalmente son 21 días contando
domingos y festivos) más las horas por concepto de turnos no trabajables (generalmente una
máquina no trabaja más de dos turnos, en nuestro caso vamos a suponer que la máquina
trabaja solo 12 horas en el día)
Haciendo las operaciones tenemos:
TTD = 12 x 30 x 24 = 8.640 horas/año, es el tiempo que como máximo se dispone de una
máquina para trabajar con ella.
Días no trabajables = 21 x 24 = 504 horas /año
Horas por concepto de turnos no trabajables = (360 días – 21 días no trabajables) x 12
horas/día = 4.068 horas/año
Por tanto
TTD = 8.640 – (504 horas/año + 4.068 horas/año) = 4.068 horas/año

Recolección de la información: El tiempo total dedicado a la maquina a labores de


mantenimiento se levanta o consigue del departamento de mantenimiento a través de la
consulta de la hoja de vida de la máquina; esta información se confronta con la información
que se solicita al departamento de costos.
El tiempo total disponible de la máquina para trabajar se obtiene del departamento al cual
pertenece y corresponde al TTD; esta información se confronta con la información que se
solicita al departamento de mantenimiento.

Interpretación y análisis de la información: la información recolectada de una estufa a gas


de cuatro puestos es la siguiente:
- Trabaja 12 horas al día, excepto domingos y festivos
- El tiempo total que se dedicó a mantenimiento por concepto de rutinario, preventivo y
correctivo fue de 520 horas/año
Con esta información calculamos el tiempo de mantenimiento (TM)

520 horas/año
TM = -------------------------- x 100 = 12,7826%
4.068 horas/año

Quiere decir que del tiempo total disponible para trabajar (4.068 horas/año) el 12, 7826% se
dedicó a hacerle mantenimiento, lo cual supera al 10% estimado para tal fin. Se recomienda
analizar las actividades de mantenimiento, puesto que la máquina no estuvo disponible para
trabajar un 2,7826% adicional a lo estimado. De dichas actividades revisar las actividades
rutinarias, preventivas y correctivas

ANEXOS

CONTRATO DE SERVICIOS, RESPONSABILIDAD CONTABLE, Y COSTOS DE LAS


INSTALACIONES
“Hay servicios contratados de otros departamentos que se incluyen dentro del presupuesto de
Mantenimiento, como reparación de fotocopiadora, limpieza de equipos de cocina, costos que los
debe asumir directamente el departamento que los ejecuta. El jefe del departamento de
mantenimiento debe hacer una revisión con el contador para la clasificación de las cuentas de tal
forma que quede bien definido el presupuesto que se va a controlar por parte del jefe del
departamento de mantenimiento.

Cada departamento trabaja su propio centro de costo, habrá costos relacionados directamente con
las ventas, por ejemplo el departamento de habitaciones, o el de alimentos y bebidas, hay costos
que no dependen directamente de las ventas sino de la operación general del hotel y que no se
pueden distribuir en centros de costos sino que afectan directamente a los costos generales de la
operación.

Los costos del departamento de mantenimiento igual a los costos de mercadeo son de carácter
discrecional de la gerencia, es decir, su presupuesto y ejecución dependen de un estudio
financiero bien equilibrado o del interés del propietario

Lo ideal es que un gerente identifique los costos no distribuidos para asignarlos a sus
correspondientes departamentos, de esta forma podría determinar claramente cual departamento
está generando utilidades y cual no, para hacer correctivos a tiempo.

Los problemas que la gerencia se enfrenta es como distribuir los costos del Presupuesto de
mantenimiento y de los servicios y para esto las respuestas son: la sistematización del
departamento de mantenimiento para que este pueda valorizar cada labor y poderlo cargar a su
respectivo centro de costos y la otra es poder medir los diferentes costos de energía, vapor, agua
por los centros de costos”.

Sena. Fondo de Promoción Turística. Miguel Méndez. Gestión del Mantenimiento de Facilidades
Hoteleras. Bogotá, 2.009.

Cibergrafía

Presupuestos de Mantenimiento
http://www.ingenieriadelmantenimiento.com/index.php/el-presupuesto-de-mantenimiento

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