PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DE

21-04-2014/V1
DESEMPEÑO

PROCEDIMIENTO PARA LA
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

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No.

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DESEMPEÑO

1. OBJETIVO
Establecer los pasos que se deben llevar a cabo para realizar la Evaluación de
desempeño al personal administrativo de la Institución, con el fin determinar la
competencia de los empleados, para propiciar su desarrollo profesional y personal, con
el fin de lograr la eficacia en las funciones asignadas.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todo el personal administrativo de la Institución.

3. RESPONSABLE
El responsable directo de la adecuada ejecución de este procedimiento es el Director
de Gestión Humana.

4. DEFINICIONES:
4.1 Competencia: Es la habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
Normalmente se conoce como el conjunto de características y cualidades requeridas
para la ejecución de tareas específicas las cuales comprenden los siguientes factores:
Educación, experiencia, formación, y habilidades.

4.2 Educación: Indica el nivel de enseñanza formal (Estudios básicos, técnicos,

tecnológicos o profesionales) necesarios para el adecuado desempeño del cargo.
Puede validarse con un nivel de educación más bajo que el requerido, más un tiempo
mínimo de experiencia en el cargo o cargos similares, según lo que se establezca en
el respectivo “Manual de Funciones”

4.3 Experiencia: Indica el tiempo mínimo en trabajos anteriores, que se considera

necesario para que el ocupante del cargo logre un estándar de calidad y desempeño
aceptables.

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4.4 Formación específica o conocimientos adicionales: indica los conocimientos

necesarios para que el ocupante del cargo pueda desarrollar adecuadamente sus
funciones/ responsabilidades.

4.5 Habilidades: Indica las características o cualidades necesarias que requiere el

ocupante del cargo para desarrollar las funciones/responsabilidades y ejercer
adecuadamente la autoridad establecida en su “Manual de Funciones”. Su aplicación
normalmente se considera “Competencia” y se clasifican como: Generales (aplicable a
todos los cargos) o específicas.

4.6 Desempeño: Indica el grado de cumplimiento de las funciones

(responsabilidades y autoridad) establecidas en el “Manual de Funciones”.

4.7 Evaluación de desempeño: Es un proceso para estimar el valor, la excelencia, las

cualidades o destrezas de la persona, permite la apreciación del desenvolvimiento del
individuo en el cargo, y su potencial desarrollo.

5 . POLITICAS:

5.1 Al momento de la selección, la evaluación de la competencia es realizada por el

Coordinador de Selección, seguimiento y evaluación, mediante la verificación de los
registros que evidencien la educación, experiencia, formación específica o
conocimientos adicionales y las habilidades, con la aplicación de pruebas psicotécnicas
y técnicas.

5.2 La evaluación de competencias periódica, se realizará anualmente mediante la

aplicación de un cuestionario denominado “Evaluación de Desempeño laboral” en el
cual además de evaluar las competencias definidas según el nivel de autoridad del

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cargo, se evalúa el cumplimiento de las funciones/responsabilidades establecidas en el

“Manual de funciones”. Esta evaluación de desempeño la realizan en dos actores, el
Jefe inmediato y un compañero de trabajo del evaluado.

6 . DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

6.1 Diseño del Instrumento de Evaluación de Desempeño: El Coordinador de

Vinculación, seguimiento y evaluación, diseña y/o revisa el instrumento de
“Evaluación de Desempeño laboral”, el cual es aprobado por el Director de Gestión
Humana.

6.2 Capacitación a Evaluadores: El Coordinador de Vinculación, seguimiento y

evaluación, capacita a los evaluadores sobre el método de evaluación, el
diligenciamiento del formato, los temas a evaluar, los compromisos y la aplicación de
los resultados de la evaluación.

6.3 Aplicación del Instrumento de Evaluación de Desempeño: Cada empleado

es evaluado por su Jefe Inmediato y un compañero de trabajo. Los evaluadores
tendrán un tiempo límite para realizar las evaluaciones de desempeño. En el caso de
los Jefes inmediatos, los resultados de la evaluación son socializados con el evaluado
para conciliar diferencias y fijar compromisos de ambas partes.

En todo caso los participantes deben aplicar las siguientes normas con el fin de
realizar una buena evaluación:

Evaluador:
 Ser objetivo e imparcial.
 No tener en cuenta factores personales.

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 Plantear el proceso como elemento de apoyo y retroalimentación para que el

evaluado conozca qué debe mejorar, de qué forma y con qué ayudas puede contar.

Evaluado:
 Mantener una actitud positiva ya que se trata, fundamentalmente, de orientarle
en la mejora.
 Expresar razonadamente los puntos en que tenga alguna discrepancia con el
evaluador.
 Sacar conclusiones sobre la mejora en el desempeño de su puesto.
 Qué debe hacer, cómo, y con qué ayudas de la empresa puede contar

Los formatos de evaluación de desempeño deben ser devueltos a la oficina de

Gestión Humana, firmados por el evaluador y el evaluado, en sobre cerrado.

6.4 Consolidado y Análisis de Resultados: El Coordinador de Vinculación,

seguimiento y evaluación, consolida y analiza los resultados, los cuales son
consignados en el “Informe de resultados de evaluación de desempeño”, donde
se relacionan los puntajes obtenidos por cada empleado, el nivel de desempeño
individual, el nivel de desempeño por niveles jerárquicos y el porcentaje promedio de
competencia del personal y las principales conclusiones y recomendaciones para
próximos procesos.

6.5 Socialización de Resultados: El Coordinador de Vinculación, seguimiento y

evaluación, socializa los resultados finales con los empleados y se definen las
acciones de mejoramiento con los Jefes Inmediatos.

6.6 Programa de Formación: El “Programa de Formación” de la Institución se

elabora y actualiza semestralmente. Para su elaboración, se tienen en cuenta

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además de los resultados de la “Evaluación de Desempeño laboral”, las

necesidades de formación identificadas en:

 Actualizaciones en materia de legislación educativa

 Procesos de selección.
 Resultados de las encuestas de satisfacción
 Los riesgos existentes en los puestos de trabajo
 Accidentes e incidentes laborales presentados
 La documentación, implementación y mejora del Sistema de Gestión de la
Calidad

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
N/A

8. REGISTROS
 Evaluación de Desempeño Laboral
 Informe de Evaluación de Desempeño
 Programa de Formación

Elaborado por Aprobado por

Nombre José Javier Buelvas Piedad Martínez Carazo

Cargo Director de Gestión Humana Rectora

Firma Original Firmado Original Firmado

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