Universidad Nacional del Santa Curso: Ingeniería de Información

PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

(PETI)

Introducción

El entorno sigue un proceso de cambio en los aspectos económicos-comerciales del país y

las tecnologías de la información evolucionan rápidamente convirtiéndose en una
herramienta de competitividad. La demanda por nuevas y mejores tecnologías, más
veloces, no muestra signos de disminución mientras que la incorporación de tecnologías
de negocio sólo esta limitada a la imaginación y a la creatividad.

La alta dirección de las empresas espera que las tecnologías de la información los ayude a
contar con mejor información para cumplir sus estrategias, ser más rentables y hacer
frente a las cambios. Se requiere establecer una infraestructura de información, con base
de datos integrados, sistemas de información que apoyen a los procesos y estrategias del
negocio y el hardware y software que lo soporten. Las Organizaciones preguntan:

¿Cómo podemos alinear nuestra Tecnología de Información con nuestras estrategias de

negocios y metas?
¿Qué tecnologías debemos adoptar para los próximos 3 años?
¿Cómo podemos proporcionar una tecnología más rápida, de mayor calidad y mayor
satisfacción para nuestros clientes?
¿Cuál debe ser nuestra arquitectura tecnológica?
¿Cuáles son nuestras prioridades en materia de tecnología y cómo se deben asignar los
recursos y los fondos?
¿Cómo debe organizarse y administrarse nuestra función de Tecnología de Información?

En resumen, ¿cuál es nuestra estrategia de Tecnología de Información?

¿Qué es una Estrategia de Tecnología de Información?

Una Estrategia de TI considera los cambios por los cuales atraviesa una organización --
tanto internos como externos -- junto con las oportunidades potenciales disponibles a

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esta. Las oportunidades de TI pueden incluir formas de usar la tecnología para ganar una
ventaja competitiva, para reducir costos, aumentar ingresos, etc. Las oportunidades de TI
se sopesan contra las fortalezas y debilidades del entorno de TI actual -- tanto tecnológico
como organizacional -- para establecer la estrategia de TI que se adoptará.

Una Estrategia de TI despliega las directrices generales que se seguirán, la arquitectura de

TI necesaria para alcanzar la estrategia y los proyectos específicos para implementar la
arquitectura y las oportunidades de TI. La estrategia también presenta el grado de cambio
requerido en la organización del área de TI: visión de TI, estilo, estructura, capacidades y
competencias del personal, habilidades, procesos, que serán necesarios para lograr la
estrategia.

¿Por Qué Desarrollar una Estrategia de TI?

¿Por qué debe una empresa acometer el desarrollo de una Estrategia de TI? Las razones
incluyen:
• Nuevo Liderazgo - Un nuevo Presidente, Gerente Financiero o Gerente de
Informática desea contar con un mapa del camino a seguir.
• Brecha de Desempeño - Se reconoce, generalmente por parte de la Dirección del
negocio, que el desempeño de la TI requiere mejoramiento.
• Cambio Tecnológico - La empresa requiere de una nueva arquitectura para
acomodar el crecimiento de nuevas tecnologías.
• Cambio Organizacional - La función de TI requiere un cambio debido a una
reorganización, una fusión o una reducción.

La Estrategia es un Proceso
Las presiones de la competencia globalizada y la naturaleza del cambio acelerado de la
tecnología informática demandan que la estrategia sea un proceso dinámico. La Estrategia
no es un documento, sino un proceso. Y la formación estratégica es una responsabilidad
conjunta compartida entre la organización de TI y el negocio. Se requiere un enfoque
donde la estrategia sea un proceso dinámico que incluya el establecimiento de roles
organizacionales, responsabilidades y procesos.

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Fases del desarrollo de Estrategias TI

Las fases para desarrollar una Estrategia de TI responden a estas preguntas:

Fase I. ¿Dónde estamos hoy?

 ¿Qué tan bien responde nuestra capacidad de TI a las necesidades de la organización?
 ¿Cómo se compara nuestra capacidad de TI con la de nuestros competidores?
 ¿Cuáles son las tendencias en TI y cuáles debemos adoptar?

Fase II. ¿A dónde queremos llegar?

 ¿Hacia dónde se dirige nuestro negocio?
 ¿Cuáles son nuestras oportunidades para tomar ventaja de la tecnología?
 ¿Cuál debería ser nuestra estrategia general de TI?
 ¿Qué arquitecturas se requieren?
 ¿Qué estructura administrativa necesitamos entre TI y el resto del negocio?

Fase III. ¿Cómo llegamos allí?

 ¿Cual es la brecha entre donde estamos y a donde queremos llegar?
 ¿Cuáles son las iniciativas y proyectos requeridos para cerrar la brecha?
 ¿Qué cambios debemos introducir en nuestra capacidad de TI y en la organización
para cerrar la brecha?

Plan Estratégico de Tecnologías de la Información

El Plan Estratégico de Tecnologías de la Información tiene como objetivo la obtención de

un marco de referencia para el desarrollo de la plataforma informática, que responda a los
objetivos estratégicos de la organización. Este marco de referencia consta de:

o Una descripción de la situación actual, que constituirá el punto de partida del PETI.
Dicha descripción incluirá un análisis técnico de puntos fuertes y riesgos, así como el
análisis de servicio a los objetivos de la organización.
o Un conjunto de modelos que constituya la arquitectura de informática.
o Una propuesta de proyectos a desarrollar en los próximos años, así como la prioridad
de realización de cada proyecto.

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o Una propuesta de calendario para la ejecución de dichos proyectos.

o La evaluación de los recursos necesarios para los proyectos a desarrollar en el próximo
año, con el objetivo de tenerlos en cuenta en los presupuestos. Para el resto de
proyectos, bastará con una estimación de alto nivel.
o Un plan de seguimiento y cumplimiento de todo lo propuesto mediante unos
mecanismos de evaluación adecuados.

La perspectiva del plan debe ser estratégica y operativa, no

tecnológica.
Para elaborar el Plan de TI de una empresa no sólo debe conocerse lo que hace la
empresa – que procesos existen y como opera – si no también, conocer los objetivos y
estrategias que llevan a la organización a un nuevo posicionamiento.

Cuando se elabora un plan para la incorporación de las tecnologías de la información

debemos considerarlo en dos planos, uno el Plan Estratégico del área funcional
responsable de las tecnologías de la información (Departamento de Informática) y el otro,
el Planeamiento de la Arquitectura de Información (Sistemas de información y Bases de
datos) y su soporte en una arquitectura tecnológica (Hardware, Software y Redes de
comunicaciones).

Plan Estratégico del Departamento de Informática

Comprende el desarrollo de un proceso de planeamiento formal donde se determina o
redefine la misión y objetivos del área de tecnologías de la información, proporcionándole
un rol como agente de cambio. Se identifican factores críticos de éxito para que cumpla
con su rol, se identifican los principales problemas que impiden una adecuada operatividad
del servicio y un análisis de sus fortalezas y debilidades. Con estos elementos se
determina un conjunto de proyectos de corto, mediano y largo plazo que permitan que
ésta área brinde un óptimo servicio informático hoy y en los próximos años.

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Planeamiento de la Arquitectura de la Información

Comprende el análisis de las siguientes arquitecturas:

o La Arquitectura de Procesos: Conjunto de procesos, subprocesos y actividades que

se realizan en la organización, se analiza “el que” se hace y no se llega al nivel del
“como” se hace (procedimientos). Esto permite conocer el negocio y analizar los
procesos a fin de sugerir su rediseño luego de determinar la permanencia de aquellos
procesos que dan un valor agregado al servicio que brinda la organización. Se
identifican también los requerimientos de información de cada proceso para su óptima
ejecución, obteniéndose el Modelo del Negocio.

o La Arquitectura de Datos: A partir de los requerimientos de información de los

procesos se determinan los sujetos o eventos denominados “entidades” sobre las
cuales alguna actividad requiere información, generándose el Modelo Corporativo de
Datos (diagrama entidad-relación); así mismo pueden elaborarse modelos de datos
funcionales. Las entidades se agrupan por afinidad con el fin de definir Bases de Datos
operativas y derivadas que conformarán la arquitectura de datos de la organización.

o La Arquitectura de Sistemas de Información: De la arquitectura de procesos se

identifican los procesos sujetos de soporte con tecnologías de la información y se
derivan sistemas y subsistemas de información. Los sistemas de información deben ser
priorizados teniendo en cuenta su contribución al cumplimiento de las estrategias
empresariales y el beneficio que reportarán a la organización, consiguiéndose una
cartera de proyectos de sistemas de información estratégicos.

Arquitectura Tecnológica
Está compuesta por el software, hardware y redes de comunicaciones que soportarán a
los sistemas de información y bases de datos definidos en las arquitecturas
correspondientes. Se debe realizar un planeamiento de la capacidad considerando la carga
actual y lo considerado en la arquitectura de información. El planeamiento estará
orientado a colocar la información en el lugar que se necesita para la persona que la
necesita en la oportunidad y calidad debida y sugerir las características de una
arquitectura centralizada, distribuida o híbrida así como la cantidad y capacidad de

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equipos, servidores y redes de comunicaciones. Algunos procesos serán soportados por

automatización de procesos, Internet, comercio electrónico y sistemas organizacionales.

Finalmente se elaboran planes de trabajo de corto, mediano y largo plazo aplicándose

metodologías adecuadas de estimación de tiempos y del recurso de personal. Así mismo
se incluyen los proyectos relacionados a la adquisición de software y hardware. Se elabora
un calendario de proyectos con una planificación lo más detallada posible de los más
inmediatos. Además, se propone una sistemática para mantener actualizado el PETI para
incluir en él todos los cambios necesarios, garantizando su adecuado cumplimiento.

e-Government
El desarrollo de Internet permite que el gobierno esté más cerca de la gente haciéndose
más eficiente reduciendo los plazos y costos necesarios para que los ciudadanos y las
empresas cumplan con las normas y regulaciones que dicta el proceso administrativo.
Gobierno Electrónico implica el uso de TICs (y particularmente Internet) para proveer
servicios públicos de forma más eficiente, conveniente, rentable y orientada al ciudadano.
En nuestro país se deben además usar otros canales como la Telefonía y el Correo Postal
para llegar a aquellos rincones donde no llega Internet.
La estrategia de gobierno electrónico busca posicionar al ciudadano como centro de
gravedad del proceso administrativo en el sector público. Si en el pasado, el ciudadano, o
la empresa privada constituían sólo una parte del proceso, bajo la óptica de gobierno
electrónico se transforman en el centro en torno al cual se debe redefinir el proceso
administrativo.

Para aplicar este principio es necesario difundir una nueva visión, un cambio de estado
mental en lo que respecta a la relación ciudadano-servidor público, donde se haga énfasis
en el principio fundamental de que estamos al servicio del ciudadano y su bienestar.

La gestión pública debería ser medida en su eficiencia bajo pautas similares a las del
Sector Privado:
• Calidad de servicio y satisfacción del cliente
• Optimización de costos
• Simplificación de procesos

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• Ubicuidad (estar cerca del ciudadano)

A la fecha el ciudadano, al hacer un trámite que involucre a más de una institución pública
o privada se transforma en un mensajero. Los procesos Interinstitucionales deberían
resolver esto mediante mecanismos internos de trabajo.

Intranet del Estado

La interconexión física y lógica de las diversas instituciones es la base sobre la cual se
deben publicar las aplicaciones interinstitucionales. Estos mecanismos de comunicación,
gestión e información, al ser administrados desde un repositorio central uniformizan la
gestión y reducen los costos bajo principios de economía de escala. Aspectos como la
Seguridad Física y Jurídica de la Información deben ser contemplados. En este sentido la
infraestructura de firmas y certificados digitales cumple un rol fundamental.

Workflows

Las herramientas TIC son los canales ideales de comunicación para optimizar la gestión
pública. Herramientas como los Workflows permiten optimizar la Gestión Pública y hacerla
transparente:
o Estos mecanismos aplican a todos los tipos de trámites administrativos
o Los workflows tienen preprogramadas las rutas y las derivaciones a las que podría ser
sujeto el trámite administrativo
o Contienen mecanismos de alarma que eviten el “embalse” de trámites y detecten
“cuellos de botella”
o Promueven la transparencia de la gestión al permitir registrar todos los incidentes y los
agentes involucrados en el proceso. Estos mecanismos permiten implementar
auditorias en vivo por los sectores correspondientes evitando la posibilidad de
corrupción.

Integración con el Sector Privado

Los sectores público y privado son interdependientes por lo que deben generar dinámicas
de beneficio mutuo. Iniciativas como portales de compra deben enlazar la demanda
estatal con la oferta privada en forma de bases de datos gremiales. Se debe premiar el
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desarrollo local y particularmente las soluciones que cuenten con altos componentes de
descentralización y desarrollo regional. Una compra en la región donde se prestará el
servicio no sólo desarrolla la zona si no que además genera ahorros para el Estado en
materia de fletes y gastos administrativos además de que reduce el riesgo de accidentes.

Es necesario entonces considerar estrategias de e-business (estrategias digitales) dentro

de las estrategias empresariales y de TI de manera de afrontar con éxito los retos del
mundo tecnológico globalizado y aportar al gobierno electrónico de manera eficiente para
su total implantación.

Beneficios

Los beneficios de un PETI incluyen:

 Posiciona a TI para hacer una "contribución" estratégica al negocio y a las principales
directrices estratégicas de la compañía.
 Alinea a TI con la Dirección del negocio de tres maneras:
 Logra la coordinación, perseverancia y concentración de los esfuerzos de TI hacia un
conjunto de metas y objetivos compartidos del negocio.
 Alinea el uso y directrices de TI de cada departamento entre sí.
 Alinea la TI con las necesidades de los clientes externos.
 Crea consenso y compromiso con el plan porque todos los afectados o implicados --
departamentos y TI -- se involucran en el proceso.
 Establece una mentalidad de planeación estratégica de TI en la cultura de la
organización.
 Proporciona un mapa para desplegar le estrategia y alcanzar el éxito.
 Crea una dinámica que impulsa la implementación del plan y la realización del valor
esperado de TI.

¿Por qué entrenar a las Organizaciones en Planeamiento

Estratégico?
El planeamiento estratégico no es un documento, sino un proceso dinámico que involucra
todas las áreas de la compañía, al igual que lo hace la Tecnología de Información.

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Las soluciones modernas de TI integran los procesos horizontalmente en las

organizaciones. Estas desaparecen como entes aislados, casi independientes, como eran
hasta hace poco. Ahora, se integran alrededor de las herramientas tecnológicas.

El entrenamiento en el planeamiento estratégico contribuye a:

 Crear consenso y compromiso con el plan porque todos los afectados o implicados --
Departamentos Funcionales y TI -- se involucran en el proceso.
 Establecer una mentalidad de planeación estratégica de TI en la cultura de la
organización.
 Proporcionar un mapa para desarrollar la estrategia y alcanzar el éxito.
 Crear una dinámica que impulsa la implementación del plan y la realización del valor
esperado de TI.

Compromiso de la Alta Dirección

Es fundamental que la alta dirección de la organización tome parte activa en la decisión
del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información con el fin de posibilitar su éxito. La
dirección debe convencer a sus colaboradores más directos de la necesidad de realización
del plan; de su apoyo de forma constructiva, mentalizándose de que la ejecución del
mismo requerirá la utilización de unos recursos de los cuales son responsables.

La presentación del PETI y la constitución del equipo supone el arranque del proyecto y es
fundamental que las más altas instancias de la organización estén implicadas en ambos,
dando el apoyo necesario y aportando todo tipo de medios. Explicar el plan a las personas
de la organización y a las unidades organizativas afectadas sobre las que recaerá el Plan,
el apoyo de los altos directivos y la cualificación de los recursos de las distintas unidades
implicadas, serán factores críticos de éxito del PETI.

Modalidad de trabajo para formular el Plan Estratégico de TI

Desarrollo propio
Si la organización cuenta con personas capacitadas en la metodología de planeamiento de
TI y con la experiencia necesaria para desarrollar este proyecto, es posible realizar un
desarrollo propio con la condición que las personas que formarán parte del equipo de

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formulación se dediquen a tiempo completo y dedicación exclusiva esta labor. Está

condición se constituye en el principal impedimento para que un desarrollo propio tenga
éxito, ya que como suele suceder las personas que podrían aportar al proyecto, se
encuentran ocupadas a tiempo completo por sus labores habituales, siendo muy difícil
asignar sus tareas a otras personas, lo que implica que no se le brinde el tiempo y
dedicación necesarias a las labores de planeamiento.

Esta limitante hace muy difícil afrontar este proyecto con personal propio, especialmente
en organizaciones pequeñas y medianas donde el recurso humano es generalmente
escaso.

Consultoría externa
Una alternativa para el desarrollo del PETI es contar con el apoyo de una Consultoría
externa que trabaje en conjunto con el personal de la organización en la formulación Plan.
Ya sea en la modalidad de gabinete, en la cual la consultoría asume las tareas de
planeamiento apoyada en el personal de la organización, o bajo la modalidad de talleres,
en la cual la consultoría es un facilitador para que el personal pueda formular con éxito el
PETI, la ventaja que se obtiene con una Consultoría, es que no sólo aseguran la obtención
final del Plan requerido sino que también dejan al personal involucrado debidamente
capacitado y entrenado para asumir las funciones de seguimiento y mantenimiento del
plan, así como para futuras reformulaciones.

Pasos a seguir
 Obtención de la aprobación de la Alta Dirección para la formulación del Plan
Estratégico de TI.
 Elaboración de los Términos de Referencia para la contratación de una Consultoría
externa.
 Designación del Comité Especial para el proceso de selección de una empresa
consultora especializada en estrategias de TI.
 Proceso de selección de la empresa consultora
 Ejecución del proyecto.

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