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Introducción
Justificación
Objetivos
Marco Teórico
Diagrama de contexto
I.
II.
III. Introducción
Independientemente del objetivo o funcionamiento de un negocio, todo miembro de una empresa habrá de
encontrarse en algún momento, con los analistas de sistemas, este no es más que el que estudio los
problemas y necesidades de una empresa para determinar cómo podrían combinarse los recursos humanos,
los procesos, los datos, las comunicaciones y la tecnología para obtener mejoras en la empresa.
A lo largo del desarrollo del sistema se realizaran varias fases en las cuales detallaremos cada una de las
actividades que se realizan para el desarrollo del sistema. A continuación se presentan las partes del
desarrollo del sistema.
1.1 Problemas
Los productos o servicios que se venden en el local no tienen un tipo especifico de control es por ello que
hemos decidido realizar un análisis y brindar un propuesta en la confección de un sistema automatizado del
inventario de los productos del local para así tengan un mejor aprovechamiento de ellos y puedan llevar un
control de la mercancía con que cuentan y en cierto modo brindar un mejor servicio con el surtido de la
mercancía.
Se surte la mercancía cuando se agotan, algo que notamos que les pasa muy frecuente que por no llevar un
control de los artículos de uso del local como por ejemplo: no vender clavos o tornillos esto se da por no llevar
el control cada cierto tiempo se debe comprar clavos, es aquí donde nos llamo la atención del porque
brindarles un análisis de su sistema inventario.
La falta de un sistema de información, que facilite el manejo de las operaciones de la ferretería como ser:
• Facturación
• Control de inventario
• Cartera de cliente
• Control de proveedores
1.2 Oportunidades
a. Facturación
e. Planillas
g. Reportes
1.3 Objetivos
• Automatizar el sistema de inventario de FERRETERIA HERMANOS VEGA de tal forma que se haga
más fácil el conteo de la mercancía existente para la venta.
• Reconocer la utilidad y la necesidad de realizar inventarios en la ferreteria.
• Mejorar el sistema de inventario con la finalidad de conocer el estado de mercancía de la empresa.
• Garantizar la eficiencia del sistema de inventario automatizado.
• Organizar el sistema de inventario de tal manera que se tenga disponible la cantidad de artículos en
existencia.
• Con la implementación del nuevo sistema de información se mejoran las siguientes transacciones:
2. Factibilidad
El equipo debe tener un disco duro de 30 GB. El espacio es fundamental para almacenar la información en
una base de datos adecuada que se deseará en un futuro.
La empresa no cuenta actualmente con personal preparado para realizar un proyecto de dicha importancia
por lo que se tendrá que contratar una casa de software para su implementación.
·
2.3 Factibilidad Operativa
Existe un interés marcado en la dirección y personal de la empresa para utilizar el desarrollo propuesto.
La Gerencia General y el personal están de acuerdo en las observaciones que se le han señalado, y están
dispuestos a hacer cambios si requiere.
No hay obstáculo para ejecutar el proyecto, en cambio hay facilidad por parte de la empresa para implementar
el sistema, por ejemplo. Apoyo de gerencia para facilitar información e investigación, cooperación.
Para la realización del sistema es necesario recopilar la información acerca de la ferretería para la cual
realizaremos entrevistas con los clientes, usuarios del sistema.
Preguntas
1. ¿Cuéntenos una reseña histórica de su negocio desde sus inicios hasta hoy día?
R/. Fundada en Cofradía tiene 8 años de existencia, cuando comencé mi negocio lo comencé con
productos en el suelo. Poco a poco comencé a comprar los estantes al igual que el surtido de productos,
apuntando según la necesidad del cliente cuando venían a comprar. Todos los meses iva comprando
productos que se vendían mas. Así fue creciendo mi negocio hasta llegar a lo que es hoy.
9. ¿Qué tipo de control o como usted lleva el inventario de la mercancía que usted tiene en su local?
Por medio de factura y registro en libros de las compras que realizo pero no llevo control de inventario.
10. ¿Si usted tuviera que cambiar algo de su negocio que sería?
Si, en la estructura quiero cambiar los estantes y hacer cajones que identifiquen cada producto y
mejorar mi negocio ya que pienso agrandar mi negocio.
Elementos a Observar:
Si No x
Si x No
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________
x
Si No
Manual x Automatizada
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
3.13
3.14
3.15
3.16
FERRETERIA HERMANOS VEGA
Encuesta : Propósito recabar información relevante que nos ayude a la confección de nuestro trabajo de
análisis del sistema de inventario de mercancía de dicho local.
“Le agradecemos muy cordialmente que responda con mucha responsabilidad y veracidad”
4. Considera usted que la FERRETERIA HERMANOS VEGA cuenta con un buen surtido de mercancía.
Excelente Bueno Regular Deficiente
Herramientas Ángulos
4. Revisión de Documentos
Cuaderno de Compras
Talonario de Facturas
Se ha hecho un análisis de la Ferretería Vega, se ha observado que la empresa cuenta con el personal
idóneo para manejar el sistema, además de poseer estructura adecuada para su implementación, su personal
tiene la capacidad para el manejo de un software con el debido entrenamiento.
El sistema será utilizado por las personas que facturan el producto para poder hacer los cálculos más rápidos,
consultas y ventas más rápidas, minimizando errores que se puedan cometer.
El personal consultado ha mostrado un interés en la creación del sistema y piensan aportar ideas para su
estructura desde el punto de vista de usuario.
En el caso de controles no existe ninguno, a excepción de las facturas por cobrar elaborados por el
departamento de contabilidad, aportando los saldos de los clientes a una fecha específica.
De acuerdo a la investigación realizada en la Ferretería Hermanos Vega se ha logrado determinar que esta
necesita de un sistema de facturación más eficiente para poder desempeñar sus actividades de manera más
rápida y confiable.
Este nuevo sistema incluye factura de consumidor final. Recordemos que los clientes desean una buena
atención, esto incluye la manera en que se les atiende, que tan rápido son atendidos y la buena presentación
de los documentos entregados.
Por medio de este nuevo sistema la calidad se va a detectar desde el momento en que el empleado hace
contacto con el cliente hasta que el cliente realiza el pago.
Ya que la empresa ha decidido adquirir nueva tecnología entonces esta también debe pensar en aplicar
nuevos programas para estar a la par de este mundo cambiante.
Los documentos que se emiten son la factura de consumidor final, el comprobante de crédito fiscal y la nota
de crédito. Los datos que se encuentran en el interior de cada unos de los documentos se encuentra en los
Anexos (factura de consumidor final). Aparte de los documentos de contabilidad, la empresa también lleva un
registro de toda esta información por medio de una copia de la factura. Esto le facilita a la empresa a llevar
todos sus datos de manera ordenada. El tiempo de realización de las facturas puede cambiar de acuerdo al
cliente pero es un tiempo estimado de 5 a 10 minutos.
Para hacer estas facturas el empleado debe seguir una serie de pasos los cuales son:
Toma el pedido
• V erificación de crédito e inventarios
• Se formula la cotización
• Se envía al cliente
• Cliente acepta la cotización
• Se cobra
• Se envía a mercadería
Analista−programador
Como Analista−programador, tendrá la tarea ardua de implantar el sistema, darle mantenimiento y coordinar
el proyecto.
Digitado
Será la persona encargada de introducir los Datos en el sistema y será el responsable de la información en la
base de Datos
Personal
La importancia del personal es importante, puesto que ellos, como usuarios, son los que brindan la
información para un posible desarrollo del sistema y mejoras al sistema.
7.4,2 Factura
Manual de Usuario
CLASE : IMPRESORAS
MARCA : EPSON
MODELO : STYLUS 800
Notará que los dos primeros caracteres describen el tipo (clase) del producto : IMPRESORAS=IM
Luego los dos siguientes caracteres describen la marca EPSON=EP
Luego los 5 siguientes describen el modelo STYLUS 800=STY800
1. Factura
1. Libro de Compras