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PROYECTO DE GRADO
______________________________________
Firma del tutor: Jeimmy Sandra Rojas Malaver
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Firma del jurado: Juan Mario Torres Nova
_____________________________________
Firma del jurado:
ABSTRACT
This grade project presents the design of an inventory management system for the
warehouse of the international company of Integration S.A., as a solution to the
need to define and standardize the activities that are carried out in the same. In
addition, indicators are formulated to measure compliance with the objectives
formulated.
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 1
JUSTIFICACIÓN..................................................................................................... 2
1. GENERALIDADES ........................................................................................... 3
1.1 PROBLEMA .................................................................................................. 3
1.1.1 Descripción............................................................................................. 3
1.1.2 Formulación ............................................................................................ 3
1.2 OBJETIVOS .................................................................................................. 4
1.3 ALCANCE ..................................................................................................... 4
1.4 METODOLOGÍA ........................................................................................... 5
2. MARCO DE REFERENCIA .............................................................................. 8
2.1 MARCO HISTORICO .................................................................................... 8
2.1.1 Sector económico CIIU 4652 .................................................................. 8
2.1.2 La organización ...................................................................................... 8
2.2 MARCO TEÓRICO ....................................................................................... 9
2.2.1. La gestión de almacén en las organizaciones ........................................ 9
2.2.2. Almacén: .............................................................................................. 10
2.2.3. Clasificación de los Almacenes: ........................................................... 10
2.2.4. Sistema de Almacenamiento: ............................................................... 12
2.2.5. Gestión del Almacén: ........................................................................... 12
2.3 MARCO LEGAL .......................................................................................... 17
3. SITUACIÓN ACTUAL..................................................................................... 18
3.1. PLATAFORMA ESTRATÉGICA .................................................................. 18
3.1.1. Misión ................................................................................................... 18
3.1.2. Visión ................................................................................................... 18
3.1.3. Objetivos corporativos .......................................................................... 18
3.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ........................................................... 19
3.3. PORTAFOLIO ............................................................................................. 19
3.4. PROCESOS ............................................................................................... 20
4. PROPUESTA ................................................................................................. 21
4.1. DIAGNÓSTICO ........................................................................................... 21
4.2. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS ........................ 28
4.2.1 Procedimiento de recepción de productos ............................................ 30
4.2.2 Procedimiento de bodegaje .................................................................. 31
4.2.3 Procedimiento para toma de inventario físico en el almacén ................ 32
4.2.4 Procedimiento para trámite de garantía de productos .......................... 33
4.2.5 Procedimiento para alistamiento y despacho de materiales ................. 34
4.3. DISEÑO DE INDICADORES ....................................................................... 35
4.3.1. Indicador de gestión de garantías ......................................................... 37
4.3.2. Indicador de exactitud del inventario .................................................... 38
4.4. SOCIALIZACIÓN ........................................................................................ 39
5. CONCLUSIONES .......................................................................................... 40
6. RECOMENDACIONES .................................................................................. 41
BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 42
LISTA DE TABLAS
LISTADO DE ILUSTRACIONES
LISTADO DE DIAGRAMAS
LISTADO DE GRAFICAS
DIRECTOR
MODALIDAD
- Pasantía no remunerada
1
JUSTIFICACIÓN
2
1. GENERALIDADES
1.1 PROBLEMA
1.1.1 Descripción
1.1.2 Formulación
3
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 General
1.2.2 Específicos
1.3 ALCANCE
4
Para ello se buscará implementar los conocimientos adquiridos durante la
profundización en logística aprendida en el proyecto curricular de Ingeniería de
producción, donde se utilizarán herramientas conceptuales para el análisis de
resultados, esto permitirá desarrollar y aplicar las metodologías aprendidas con el
fin de obtener el título profesional.
1.4 METODOLOGÍA
5
El desarrollo de esta fase consiste en el diseño y desarrollo de los procedimientos,
instructivos y formatos para el almacén de Ci2 S.A., para esto se definen las
siguientes actividades:
Diseño del procedimiento y formatos de recepción y registro de materiales e
insumos en el almacén.
Diseño del procedimiento, instructivo y formatos de acomodo de materiales en
almacén.
Diseño del procedimiento y formatos de toma de inventarios.
Diseño del procedimiento y formatos de trámite de garantías de equipos.
Diseño del procedimiento y formatos de alistamiento y despacho de materiales
e insumos.
Diseñar una herramienta en el software Excel para el registro y control de
inventarios que se ajuste a las necesidades del almacén de Ci2 S.A.
En esta fase se pretende determinar y diseñar los indicadores que permitan medir
el resultado de las actividades ejecutadas en el almacén de Ci2 S.A. Para el
diseño de los indicadores, se deben realizar las siguientes actividades:
Esta es la fase final del proyecto y propone la socialización de los resultados, para
esto es necesario:
6
Capacitar al personal que realiza las labores de almacén en los
procedimientos, instructivos y formatos.
Capacitar al personal del almacén en la herramienta Excel de registro y control
de inventarios.
Socializar al personal de la empresa las actividades ejecutadas en el almacén.
7
2. MARCO DE REFERENCIA
2.1.2 La organización
8
2.2 MARCO TEÓRICO
1
Meet Logistics, Gestión de Almacenes. Definición, procesos e información que la soporta. Tomado el 10 de
Mayo de 2018 de: https://meetlogistics.com/inventario-almacen/gestion-de-almacenes-definicion-procesos-e-
informacion-que-la-soporta/
2
Gestionar Fácil. La Gestión de almacenes en 10 pasos prácticos por David Polo. Tomado el 10 de Mayo de
2018 de: https://www.gestionar-facil.com/gestion-de-almacenes-10-pasos/
9
La PriceWaterhouseCooper en su Manual Práctico de Logística sugiere además
que la información necesaria para esta tarea se debe dividir en 3 grandes grupos:
2.2.2. Almacén:
Local, área o espacio designado para guardar los diferentes tipos de materiales,
insumos, herramientas y productos necesarios para el desarrollo de la operación o
prestación de servicios4.
5
Ibid., p. 10
11
2.2.4. Sistema de Almacenamiento:
6
Ingeniería Industrial On-line- Gestión de Almacenes. Tomado el 12 de Mayo de 2018 de:
https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero-industrial/gesti%C3%B3n-de-
almacenes/
7
PORTAL, Carlos, op. Cit., p.3
12
Ilustración 1. ¿Qué funciones corresponden a la Gestión de Inventarios y a la
Gestión de Almacenes? Fuente: Manual práctico de Logística –
PriceWaterhouseCoopers
13
vigilando su seguridad. la elección del sistema de almacenamiento de
materiales depende de los siguientes factores:
Espacio disponible
Tipo de materiales
Número de artículos guardados
Velocidad de atención necesaria
Tipo de embalaje
c. El movimiento de los mismos: Este subproceso es relativo al traslado de los
materiales de una zona a otra dentro del mismo almacén, los factores a
considerar para elegir el tipo de herramienta adecuada al realizar un
movimiento en el almacén son los siguientes:
Volumen del Almacén
Volumen de los productos
Vida útil de los productos
Costo del equipo
Cantidad de manipulaciones y expediciones requeridas
Distancia de los movimientos
En las ilustraciones 2, 3 y 4 se describe la capacidad de algunos de los equipos de
manipulación más comunes8
8
Ibid., p. 12
14
Ilustración 2. Transpaletas y Carretillas
15
Ilustración 4. Apiladores
9
Ingeniería Industrial On-Line, op. Cit.
16
2.3 MARCO LEGAL
De acuerdo con la resolución 2400 del 22 de Mayo de 1979, las empresas deben
velar por la protección integral de sus trabajadores, esto en primera medida
concientizando a los empleadores de la importancia de implementar un sistema de
seguridad y salud en el trabajo, que en principal medida para el caso que compete
este documento, se debe establecer una adecuada señalización y demarcación de
las áreas de trabajo.
17
3. SITUACIÓN ACTUAL
3.1.1. Misión
“Generar una rentabilidad aceptable para los accionistas a partir del diseño,
gerencia y ejecución de proyectos tecnológicos innovadores, con personal
calificado y altos estándares de calidad, dando respuesta a las necesidades de
nuestros clientes, manteniendo nuestro compromiso con el medio ambiente, la
seguridad de las personas y de la información en una relación de mutuo beneficio
con la comunidad.”10
3.1.2. Visión
“En el 2019 posicionar y consolidar a CI2 como empresa líder en diseño, gerencia
y ejecución de proyectos de Soluciones Tecnológicas innovadoras ampliando,
nuestra participación en el mercado nacional e internacional.”11
10
Ci2 S.A. Misión, 2017.
11
Ci2 S.A. Visión, 2017.
12
Ci2 S.A. Objetivos corporativos, 2018.
18
Garantizar la mejora continua del Sistema de Gestión Integral y Seguridad de
la Información implementado y certificado en la COMPAÑÍA INTERNACIONAL
DE INTEGRACION S.A., conforme a la exigencia de las Normas NTC ISO
9001:2015, NTC ISO 14001:2015, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO
27001:2013 y el cumplimiento de todos los requisitos legales aplicables. 13
3.3. PORTAFOLIO
Las líneas de negocio de la Compañía Internacional de Integración S.A. – Ci2 S.A.
son:
Sistemas de integración.
Aplicaciones marítimas.
Seguridad electrónica.
Telecomunicaciones.
DataCenter.
Investigación, desarrollo e innovación (I+D+i).
Bussines Process Outsourcing (BPO).
13
Ibid
19
3.4. PROCESOS
A continuación, se presentan los siete procesos que hacen parte de la Compañía Internacional de Integración S.A. – Ci2
S.A. – de estos se marcan en rojo los estratégicos, en azul los misionales y e verde los de apoyo.
4.1. DIAGNÓSTICO
El almacén dentro de Ci2 S.A. cumple una función importante, ya que tanto los
procesos misionales como de apoyo demandan de actividades que allí se realizan.
Dado que Ci2 S.A. funciona por proyectos, sus adquisiciones no se proyectan para
contar con inventarios, sino con la misión de cumplir con los requisitos a nivel
profesional, técnico, de equipos y suministros que exige cada uno de sus
proyectos. Sin embargo, por la naturaleza de su operación y variaciones en los
contratos firmados con los clientes, existen sobrantes en cada uno de los
proyectos que representan dinero y que se pueden aprovechar en otros proyectos
en ejecución o en futuros proyectos.
Se realizó una validación documental con el fin de identificar cual era el estado
actual en procedimientos, instructivos y formatos de la empresa en cuando a la
operación de la bodega 82. Con la verificación se pudo evidenciar que
actualmente cuenta con los cargos de almacenista y auxiliar de almacén (Anexo
02) dentro de su organigrama en el área dirección de implementación, ambos
cuentan con los manuales de funciones correspondientes. Sin embargo, a nivel
documental, solo se cuenta con un procedimiento dentro de la dirección
administrativa. En el siguiente esquema se relacionan el procedimiento y los
registros existentes:
21
Diagrama 3. Documentación actual de almacén
Con el fin de poder tener un bosquejo de la percepción que tienen las personas
que requieren a las actividades que son desarrolladas dentro del almacén, se
desarrollo una encuesta (Anexo 04), dirigida específicamente a los niveles
estratégicos y tácticos, quienes mantienen comunicación directa con el almacén,
22
en la actividades de información de llegada y para solicitudes de despacho de
mercancía.
23
2. ¿Conoce usted los procedimientos, instructivos y formatos del almacén de
Ci2 S.A.?
26
8. ¿Cuál es su nivel de satisfacción con respecto al trámite de garantías en el
almacén de Ci2 S.A.?
27
10. ¿Cuál es su nivel de satisfacción con respecto a las actividades de
alistamiento y despacho de materiales en el almacén de Ci2 S.A.?
28
el trámite y manejo de garantías, así como el alistamiento y despacho de
productos.
Para el desarrollo de cada uno de los entregables de esta fase, se tomará como
base los lineamientos corporativos para el desarrollo de los documentos. La
gestión de los inventarios como ya se mencionó en la fase diagnostica, se
encuentra dentro del proceso misional “C. Gerencia y ejecución de proyectos”, la
cual cuenta con cuatro sub-procesos, para el desarrollo de los siguientes
procedimientos, se abrirá otro sub-proceso, el cual se denominará “C5. Gestión de
almacén e inventarios”, con esto el proceso queda de la siguiente forma:
29
En la siguiente matriz, se presenta el esquema documental que se lleva dentro de
este sub-proceso:
30
Por lo anterior de desarrolló el procedimiento “C5-P1 Procedimiento de recepción
de productos” (Anexo 07), donde se definen las directrices para recibir materiales
en el almacén de Ci2 S.A., este procedimiento tiene en consideración algunos
elementos importantes que se relacionan en la siguiente ilustración.
31
S.A. no es una excepción a la importancia de dar un manejo apropiado a los
productos que en su bodega transitan hasta que llega al cliente final. Con el fin de
estandarizar este proceso, se diseñó el procedimiento “C5-P2 Procedimiento de
Bodegaje” (Anexo 08). Este describe paso a paso las actividades que deben
realizarse desde que la mercancía se encuentra en la zona de espera, hasta su
ubicación dentro de la estantería en al almacén. La siguiente ilustración resume el
contenido del procedimiento.
32
La siguiente Ilustración presenta el resumen de las actividades establecidas:
33
(Anexo 10). La siguiente ilustración presenta el resumen de las actividades que
este procedimiento establece:
34
Diagrama 9. Resumen Procedimiento de Alistamiento y despacho de materiales
Dentro de Ci2 S.A. la medición de sus procesos es de vital importancia, dado que
solo aquello que se mide se puede controlar y monitorear, con el fin de aportar a la
consecución de los objetivos organizacionales. El proceso de gerencia y ejecución
de proyecto cuenta actualmente con los siguientes indicadores:
35
Diagrama 10. Indicadores actuales del proceso C.
36
Riesgo de incumplimiento: Consecuencias que tendría el incumplimiento del
indicador.
Variables del indicador
Fórmula de cálculo: Modo matemático de calcular el indicador.
Periodicidad: Cada cuanto se mide el indicador.
Fuente de datos: De donde provienen los datos que alimentan el indicador.
Observaciones del resultado: Análisis del indicador.
37
Variables del indicador: Número de garantías solucionadas, número total de
garantías solicitadas.
Fórmula de cálculo:
𝑁𝑜. 𝐺𝑎𝑟𝑎𝑛𝑡í𝑎𝑠 𝑠𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠
𝐸𝑓𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖𝑎 𝑒𝑛 𝑔𝑒𝑠𝑡𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑔𝑎𝑟𝑎𝑛𝑡í𝑎𝑠 = 𝑥100
𝑁𝑜. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑔𝑎𝑟𝑎𝑛𝑡í𝑎𝑠 𝑠𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠
Periodicidad: Trimestral.
Fuente de datos: C5-FR8 Formato control de garantía de equipos.
38
Fuente de datos: C5-FR3 Formato de verificación de inventario físico / C5-
FR1 Formato de registro de movimientos en inventarios
4.4. SOCIALIZACIÓN
Dado que las dos fases anteriores son algo nuevo para la organización, se realizó
una capacitación (Anexo 14), donde se socializa al personal indicado por la
Compañía Internacional de Integración S.A. – Ci2 S.A. – el sistema de gestión
desarrollado y cada uno de sus documentos.
39
5. CONCLUSIONES
40
6. RECOMENDACIONES
41
BIBLIOGRAFÍA
42
MORA, Luis A. Gestión Logística Integral, Segunda edición, Editorial Ecoe
Ediciones, 2008.
43