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ARCHIVO

El estudio del archivo y su documentación llegan hacer tan antiguo como la


organización social de la humanidad.
Su origen podrían llegar a remontarse a la aparición de la escritura. Los
primeros archivos llegaron a aparecer con los primeros Imperios llegando
hacer una herramienta de control y de la riqueza.

Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior pasando por las


civilizaciones egipcias y griegas, se llega a tener constancia de la existencia
de los archivos y de los fondos organizados.

La primera documentación conocida fue la legal (las leyes), documentación de


control de las personas, documentación de hacienda, también hay mucha
documentación militar

Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas eran como una
clase dirigente los cuales se originaban en el servicio a los templos.

Se llegaron a crear depósitos especiales para los archivos se buscaba que


tuvieran una climatización adecuada y las tablillas se colocaban en las
paredes sobre estanterías de obra recubiertas de asfalto.

Estos documentos normalmente eran de acceso restringido Solamente podían


utilizarlo sus productores y los oficiales de la administración con una
autorización previa.
La mayoría de los archivos se llegan a constituir en una de las herramientas
de mayor utilidad para las empresas donde estas los emplean con la finalidad
de mantener resguardados todos aquellos documentos que representan un gran
valor para la. Empresa.

La estructura externa que estos puedan llegar a presentar, algunas más


sencillas y otras de armazón más ostentosa los archivos.
Los archivos no han podido ser desplazados por el avance tecnológico en su
totalidad, ya que gran parte de las empresas reconocen y le bridan
la importancia que los documentos representan tanto para la comunicación.

Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han
llegado a muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos

Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que
deben adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos.

Se determina que las funciones del archivo son identificar, salvaguardar y


preservar los documentos y asegurar que van a ser accesibles y comprensibles.

Algunas de las actividades que se incluyen en la función del archivo comienzan


en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final de
dicho ciclo, y han de tener presente el objetivo principal del archivo, que es
asegurar la creación y la preservación del valor probatorio de las actividades o
transacciones realizadas por los creadores de los documentos.

Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser sometida


a ciertas modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su
valoración y selección, su preservación, su acceso y su uso.

No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí


que cada vez son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones
sin pasar por el formato papel.