AP11-EV03- “PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y

DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN”.

JENNIFER PAOLA RESTREPO CARRILLO

AZIZ ANTONIO NAIZIR NAIZIR

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

MADRID, 2019
Programación de un evento comercial y diseño de su campaña de
difusión.

1. Determinar el tipo de evento a realizar: I feria de belleza y salud en el

municipio de Madrid evento comercial y promocional.

2. Establecer los requerimientos del evento

REQUERIMIENTOS

 Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño de los stands, la

ubicación que necesitamos, en medidas y capacidades.
 Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos, banners, tema u
objetivos)
 Los servicios para exhibir
 Elementos decorativos y mobiliarios.
 Hacer promociones preventa tales como. (invitaciones personales, correo
directo, anuncios en revistas, periódicos y radios.
 Promoción durante el evento: volantes, folletos, obsequios, muestras gratis,
etc.
 Venta directa con ofertas
 Música y/o videos

3. Construir el presupuesto y la financiación del evento

Este evento haremos uso de los recursos con que cuenta la compañía, formaremos
un equipo de trabajo de 4 miembros, a los cuales le serán asignadas tareas
específicas:

Rubros Estimados Total

Alquiler de stand $250.000 $250.000
Equipos $200.000 $200.000
Adecuaciones $200.000 $200.000
Publicidad $300.000 $400.000
Cuñas radiales $500.000 $500.000
Degustaciones de menús $600.000 $500.000
Decoraciones $200.000 $200.000
Iluminación $60.000 $60.000
Total $2.310.000
 4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará

cantidad Materiales, insumos o equipos

30 pasabocas
2 Portafolios de servicio
100 Volantes y folletos

5. Elaborar del protocolo del evento

PROTOCOLO DEL EVENTO

Protocolos antes del evento

 Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el evento

 Conocer el público que va a asistir ya que se habrá enviados su invitación o
notificación con un mes de antelación.
 Diseñar u programa de presentación del evento para así llevar un orden.
 Conocer el lugar donde se presentará el producto, como que servicios hay, el
personal de seguridad que hay, sitios de información general etc.
PROTOCOLOS DURANTE EL EVENTO

 Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.

 Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.
 Tener una adecuada presentación personal.
 Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.
 Expresarse de manera clara y concreta.
 Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas
invitadas.
 Tener listo los productos a ofrecer y las degustaciones.
PROTOCOLO AL FINALIZAR EL EVENTO

 Realizar un acta publica con las conclusiones del evento, ya que estos se van
a hacer llegar a todos participantes.
 Enviar notas de agradecimiento por la participación del evento.
 Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos.
 6. Formular el plan de relaciones públicas del evento

La empresa Paola Restrepo Peluquería, ha decidido hacerse participe de una feria

empresarial en donde va a hacer el lanzamiento oficial de la nueva línea de
productos; lugar en donde se podrá disfrutar de actividades comerciales,
gastronómicas y artísticas.

Paola Restrepo Peluquería, es una empresa que recién se está introduciendo en el

mercado y que cuenta con poco presupuesto para promocionar y dar a conocer
nuestros servicios, es por eso que hemos decidido participar de esta feria y evento,
que es una especie de flea-market, con muchas satisfacciones a nivel comercial, es
una feria que tiene gran acogida en el público, al cual asiste un gran número de
personas de diferentes perfiles, a los cuales podemos realizar sondeos de opinión
de nuestro producto, intercambiar opiniones y darnos a conocer en el mundo
empresarial; Para que sea una actividad donde podamos cumplir con los objetivos
propuestos hemos dispuesto la siguiente planeación y programación para llevar a
cabo dicho evento.

OBJETIVO GENERAL
Promover la participación de nuestra empresa dentro del sector empresarial.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Reforzar la imagen y marca de nuestro producto.

 Lograr la compra y venta de los productos y servicios.
 Lograr un gran número de contactos.
 Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores
 Captar nuevos clientes y consumidores.
 Transmitir información mucho más activa e intensa acerca del producto.
 cronograma del evento
tiempo
actividades mes observaciones
sem sem sem sem
1 2 3 4
Elaboración de un plan de actuación, tiempos de
ejecución, designación de responsables y 8 HORAS
montaje.
Elaboración de campañas de promoción y
8 HORAS
comunicación
Selección de productos a comercializar en la feria 8 HORAS
Definir el número de invitados, delegados,
ponentes y acompañantes. 8 HORAS

Selección de tipos de montajes y tamaños 4 HORAS

Impresión de papelería, invitaciones, folletos,
3 HORAS
pendones
Diseño gráfico de publicidad y difusión 10 HORAS
presupuesto 8 HORAS

7. Diseñar la campaña de difusión

 Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Twitter,

Instagram y Google+
 Invitaciones vía email, a los clientes ya establecidos.
 Voz a voz.
 MUSG
 Plegables

8. Difundir el evento comercial

El evento se va a difundir, mediante pendones, avisos radiales, avisos de televisión

para de esta forma poder llegar a la mayoría de nuestros invitados; garantizaremos
que a cada uno de ellos pueda estar informado y nos pueda acompañar en esta
gran inauguración.
 9. Evaluación

Ficha monitoreo

Acta de reunión para evaluar eventos

Fecha 17/11/2019
Objetivo(s) evaluar el evento de lanzamiento de la empresa
Paola, David, Isabella, Luisa
nombre cargo
Paola Gerente
David Marketing
Isabella Estilista Profesional
Temas tratados
opiniones de los clientes
desarrollo general del evento
aspectos negativos
aspectos positivos
cosas por mejorar

Resultados
se pudo evidenciar un buen trabajo en equipo durante el evento
se apreciaron las opiniones negativas y positivas
y se trabajó en la mejora de las falencias

Referencias utilizadas

Firma Paola
Realizada por firma Paola
 PLAN DE PRESENTACIÓN DEL SERVICIOS DE SU PROYECTO

PLAN DE EXHIBICIÓN

Objetivo: promocionar nuestra empresa por medio de publicidad utilizando los

diferentes medios de publicidad como pendones, fichas, audios, realizando
descuentos para los clientes interesados, realizar sorteos como material P.O.P.

ESTRATEGIA DE EXHIBICIÓN

La estrategia de exhibición que se utilizara será por medio charlas u conferencias

en la cual los clientes puedan obtener cercanía e interactuar con los encargados
para así puedan obtener suficiente en formación y puedan llevarse la mejor
impresión de la microempresa.

PÚBLICO

El público seleccionado para esta exposición de nuestro servicio son los habitantes
del municipio de Madrid.

ESTRATEGIA DE VENTA Y PROMOCIÓN

Les enseñamos a nuestros clientes nuestro servicio de una forma que se obtenga
el interés del consumidor y la eficacia esperada, seremos claros he innovadores
para de esta forma hacer que el cliente tenga la necesidad, de adquirir nuestro
servicio; se realizara una excelente presentación de esta forma se verá reflejada la
presentación de nuestro servicio.