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Planificación Estratégica

Biblioteca UADER

Facultad de Ciencias de la Gestión

Concepción del Uruguay

Diseño y presentación a cargo de los alumnos

García-Latour-Richard
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Introducción

Este trabajo tiene como finalidad elaborar la Planificación estratégica de la Biblioteca

Universitaria de UADER situada en la Facultad de Ciencias de la Gestión, sede Concepción del
Uruguay. Teniendo en cuenta su organización, los servicios que ofrece y las características de los
usuarios; el presente documento busca ser una herramienta para optimizar la gestión y el
posicionamiento de la unidad de información en la comunidad en la que está inserta, promoviendo
características como el dinamismo y la flexibilidad hacia los cambios que se producen dentro de
la biblioteca. La metodología de aplicación estará basada en primera instancia por la conformación
de un equipo de trabajo integrado por el titular de la unidad de información, docentes,
investigadores, alumnos y personal no docente que el primero, ya enunciado, decida oportuno; este
equipo se convocará en reuniones quincenales donde se establecerán las tareas concretas y los
responsables en llevarlas a cabo, manteniendo en todo momento una comunicación continua la
cual será puesta en común y mediante el consenso se tomarán las decisiones pertinentes. Esta
planificación sigue los lineamientos del Plan UADER 2030 y se propone para que su ejecución se
de en un lapso de 10 (DIEZ) años con 1 (UNA) revisión general a realizarse en forma bienal siendo
las fechas de las mismas, a realizarse en abril 2022, abril 2024, abril 2026, abril 2028 y abril 2030,
a fines de gestionar el mismo en forma meticulosa y cercana con el fin de lograr los objetivos
propuestos dentro de la temporalización pautada.
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Misión

Asumir el papel central e integral de la biblioteca universitaria de la Facultad de las

ciencias de la Gestión y su misión de enseñar, investigar y brindar servicios a la comunidad
académica y a la sociedad, brindando un acceso efectivo y de calidad a la información, gestionada
por un equipo multidisciplinario profesional comprometido en la excelencia de sus funciones para
con los alumnos, docentes e investigadores y la comunidad, contribuyendo de este modo a la
creación y difusión del conocimiento generado dentro de la institución como miembro activo de
la sociedad del conocimiento.

Visión

La biblioteca será el punto neurálgico de la universidad, un organismo proactivo,

imprescindible en su provisión de servicios y como apoyo a las funciones educativas, de
investigación y formación extracurricular; ella reconoce y apoya en forma moral y material a la
institución fomentándola como un lugar propicio para el descubrimiento y la interacción social,
asumiendo, una participación activa en el proceso de creación y transmisión del conocimiento.

Valores

Compromiso y vocación, con la excelencia del servicio y la capacitación permanente en

pos de lograr eficacia y eficiencia.

Confianza, asociada a la transparencia y la honestidad dentro de la sociedad del

conocimiento

Respeto, a la libertad, igualdad y equidad del acceso a la información del ser humano.

Responsabilidad, de identificar la innovación dentro y fuera de la institución así como

también de cumplir con las demandas de información de los usuarios y la sociedad en su conjunto.
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Ejes estratégicos

Crear la imagen institucional de la biblioteca

 Objetivo: crear, divulgar y promover la imagen de la Biblioteca en el marco de la

Universidad, la difusión, uso de recursos, servicios que en ella se imparten y la proyección
de la misma en el imaginario social.
 Acciones realizadas:

Creación de una imagen corporativa de la Biblioteca mediante un concurso interno

de la sede de la facultad para incentivar a los miembros de los claustros a tomar
contacto con la institución.

Realización de actividades de marketing (prensa, radio, televisión, we

Incorporación de la URL de la biblioteca a todos los productos.

Puesta en valor de la señalética en toda la institución.

Gestión de un set de bienvenida para los alumnos que hacen su primer ingreso que
contiene una guía de los servicios y accesos a los mismos así como también ítems
de papelería identificados con el logo de la institución; el mismo se entrega en el
curso de bienvenida dictado en la biblioteca.
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Mejorar la comunicación interna de la Biblioteca

 Objetivo: Revisar, mejorar y poner en funcionamiento los canales de comunicación ya existentes.

Introducir innovaciones que promuevan la eficiencia y participación individual y colectiva
fomentando la información pertinente y el sentimiento de pertenencia con la unidad de
información.
 Acciones realizadas:

Creación de grupo de trabajo para participar del Plan Estratégico 2030 y desarrollar
los objetivos y acciones que se proponen en el equipo multidisciplinario que lo
lleva a cabo con la prioridad puesta en la evaluación de la situación actual de la
biblioteca.

Creación de un grupo de whatsapp llamado “Biblio al Día”, cuyo administrador es

el responsable de la biblioteca, de modo que se mantenga a todo el personal
informado sobre cambios, eventos o sucesos pertinentes de ser comunicados por
ese medio

Creación de un Blog interno, disponible para su consulta para todo el personal,

contiene toda la documentación interna generada como actas, informes, planes, etc.

Actualización del reglamento y manual de procedimientos de la biblioteca así

como también elaboración de nuevas guías de procedimientos y procesos internos
en formato responsive.

Elaboración de circulares semanales de incentivación al personal con información

sobre cursos, seminarios y otros eventos pertinentes a su formación profesional.
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Planificar la comunicación externa y el posicionamiento en la comunidad universitaria

 Objetivo: Fomentar la participación de la Biblioteca en proyectos de extensión para

aumentar la difusión y visibilización de la biblioteca, sus servicios y recursos.
 Acciones realizadas:
Participación de la Biblioteca en los proyectos institucionales de la Facultad como
soporte para las asignaturas.

Realización del curso semestral “Investigación y escritura académica”

Proyecto de digitalización de los fondos bibliográficos que forman parte del

dominio público.

Actualización de la web de la biblioteca y creación del Repositorio Institucional.

Referencia virtual para los usuarios docentes e investigadores.

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Objetivos Generales

 Gestionar en forma eficiente los recursos con los que cuenta la institución para mejorar el

rendimiento en el uso de los servicios y productos bibliotecarios

 Integrar al personal en los proyectos, motivar su sentido de pertenencia con la biblioteca.

 Establecer protocolos de comunicación interna y externa para facilitar la coordinación entre

los servicios reforzando los sistemas que lo integran y reduciendo los conflictos.

 Posicionar la imagen de la biblioteca en la comunidad próxima y potencial.

Objetivos específicos

 Contar con un Plan Estratégico, herramientas de gestión y protocolos que permitan un

desarrollo normalizado.

 Diseñar e implementar programas de comunicación hacia adentro y afuera de la Biblioteca

apoyados en las nociones de Marketing y Management.

 Visibilizar ante la comunidad toda a la institución bibliotecaria y sus servicios.

 Proveer a los integrantes de los claustros con destrezas en el uso de herramientas y recursos

que mejoren su desempeño académico y el desarrollo de su autonomía el manejo autónomo

de la información.

 Digitalizar colecciones que sean de dominio público.

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ANÁLISIS FODA

• Personal profesional altamente capacitado

• Colecciones antiguas de gran valor histórico
Fortalezas • Edificio con hermosa y confortable sala de lectura
• Servicio de préstamo en sala y a domicilio
• Renovación via sms/wsp

•Cambio de los planes de estudios proyectados hacia las

nuevas tecnologías
•Nuevos posgrados y especializaciones en forma virtual
Oportunidades con modalidades a distancia
•Interés por parte de las autoridades en informatizar los
distintos fondos bibliográficos
•Aumento de la matrícula de ingresantes a la UADER FCG

•La biblioteca tiene un Reglamento y Manual de Procedimientos sin

socializar y desactualizados.
• Los protocolos para la resolución de conflictos con las colecciones
o el personal no son socializados.
•Falta de autonomía, subestimación de las autoridades y el personal
jerárquico hacia el personal y los planes de la institución.
•Individualismo y falta de objetivos comunes dentro de la
institución.
•Fragmentación de los fondos bibliográficos, colecciones
Debilidades insuficientes y desactualizadas
•Carencia de soporte y presupuesto para tecnología.
•Escasa concurrencia de la comunidad educativa en general.
•Falta de difusión de los servicios y productos de la Biblioteca
•Escaso uso de la página web de la Biblioteca por parte de la
comunidad académica
•Poca amplitud horaria
•Edificio antiguo, sin calefacción adecuada y poco luminoso.
•Fondo bibliográfico sin informatizar
•Estanterías cerradas

•Ínfima cantidad de socios y en disminución permanente

•Evolución de las tecnologías y retraso en equipamiento y
software
Amenazas •Bibliotecas Universitarias de otras facultades no UADER
•Fotocopiadoras y venta de apuntes
•Falta de presupuesto adecuado a la tipología de unidad de
información universitaria.
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Creación del equipo de trabajo

En el acto de dar lectura al presente Plan Estratégico 2030, se conformará el equipo que lo llevará
a cabo dividiéndose los ejes estratégicos entre los más idóneos de cada área, nombrando mediante
el consenso, un responsable de ejecución de cada eje estratégico, quien coordinará, la realización
de los objetivos planteados para su sector. Desde el cuerpo directivo de la institución se nombrará
como coordinador general al responsable bibliotecario de más categoría dentro de la institución,
este tendrá a su cargo la gestión de las reuniones quincenales, donde se socializarán las propuestas
en forma oral para luego plasmarlas en un acta luego de cada encuentro, de modo tal, que las
mismas se constituyan en una memoria del proceso llevado a cabo. Será función también del
coordinador general llevar a cabo las diligencias necesarias para concretar las revisiones generales
del plan, a realizarse en forma bienal, para revisar los resultados obtenidos y verificar el
cumplimiento de los objetivos, pudiendo en dicho acto, proponer nuevos, si los anteriores ya
hubieran sido alcanzados o si por el contrario, hubieran resultado inadecuados o insuficientes.

Seguimiento

Para cumplir con la visión de la unidad de información se propone la utilización de herramientas

basadas en la implantación e implementación de un sistema de software de gestión y control de
todos los procesos y desarrollos de la unidad de información que permita abarcar:

 Cuadro de Mando Integral (CMI), herramienta de gestión para la medición del

cumplimiento de los objetivos estratégicos. Mediante una serie de indicadores pautados
por un software específico se evalúa el desempeño global de la unidad de información
siendo los principales aspectos a controlar: presupuesto, calidad (productos, atención al
usuario y servicios), procesos internos y capacitación del personal.
 Calidad Total, como estilo de gestión de modo tal que todos los miembros de la
organización estén involucrados en la mejora continua y graduada de todos los aspectos
que se dan dentro de la biblioteca (personal, insumos, colecciones, atención, proveedores,
etc...)
 Reingeniería de procesos, aplicada al rediseño de los procesos técnicos y de mantenimiento
con miras a la innovación de aspectos básicos pero muy influyentes tales como los costos,
la calidad, el servicio y la rapidez, impulsando importantes cambios apoyados en la
tecnología replanteando el funcionamiento y la sistematización de los trabajos y tareas.
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 Empoderamiento, para que mediante la delegación en el equipo de trabajo y sus

responsables de área aumente la autonomía de la biblioteca.
 Externalización, mediante la introducción en la biblioteca, en calidad de pasantes, a los
alumnos de las carreras de Técnico Bibliotecario Documentalista y Profesorado en
Bibliotecología de la UADER FCG sede Concepción del Uruguay, para que realicen
actividades, funciones o procesos complementarios a los que por distintos motivos no se
llega a atender en forma completa, lo que redundará, en un trabajo de mayor calidad a costo
cero, permitiendo alcanzar mayor eficiencia y eficacia en la concentración de esfuerzos y
objetivos generando ventaja competitiva (UADER FCG es la única con esas carreras en el
corredor del Río Uruguay)
 Benchmarking, no como una copia sino como un punto de referencia que nos otorgue
perspectiva para mejorar las debilidades propias. Para hacer un seguimiento y comparar
nuestra biblioteca con otras del mismo segmento y tipología de modo tal, que a través de
investigaciones de campo, observación directa o encuestas, podamos evaluar los productos,
servicios y procesos que allí se ofrecen, permitiéndonos evaluar sus productos y hacer una
comparación analítica con los nuestros posibilitando la identificación de sus fortalezas y
mediante las mejoras necesarias adaptar estas cualidades a nuestra propia unidad de
información

Además de las herramientas de gestión y control se tendrá siempre en cuenta el feedback

procedente de la comunicación externa lo que permitirá hacer un seguimiento para comprobar
que se están cumpliendo los objetivos propuestos y si esto no fuera así, poder corregir los
planes o actividades para obtenerlos
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Evaluación

Reuniones quincenales del equipo de trabajo: mediante la autoevaluación de cada uno de los
integrantes del equipo, quienes en forma oral, harán un análisis reflexivo para socializar con sus
pares buscando a través de la figura del coordinador general la circulación de la palabra y el debate,
lo que luego será plasmado en un acta de modo tal que se identifiquen a tiempo los problemas en
la toma de decisiones, estableciendo las correcciones adecuadas y proponiendo las mejoras
pertinentes.

Medición por indicadores: El objetivo de los indicadores de rendimiento bibliotecario es servir de

herramientas para evaluar la calidad y eficacia de los servicios prestados por una biblioteca y de
otras actividades que pueda emprender, así como valorar la eficiencia mediante el autodiagnóstico
fomentando comparaciones útiles entre otras bibliotecas y la propia.

De desempeño: permiten verificar el cumplimiento de un criterio. Su aplicación permite evaluar

el rendimiento de la biblioteca, detectar los puntos fuertes y débiles, así como las oportunidades e
identificar los logros y limitaciones en la prestación del servicio bibliotecario1

De calidad: permiten hacer una evaluación de un conjunto de propiedades o características de un

servicio que repercute en la capacidad de la biblioteca para satisfacer las necesidades de los
usuarios.

De satisfacción de usuarios: mediante un sistema de encuesta que permite identificar las zonas de
tolerancia al servicio brindado por las bibliotecas lo cual permite establecer posteriormente el
benchmark de sus servicios.

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ISO 11620 Información documentación. Indicadores de rendimiento bibliotecario (ISO 11620-UNE-50-137).
Revistas Española de Documentación Científica. Primera parte 22(2):223-247. Segunda parte 22(3):357-401
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Los indicadores que se utilizarán son los siguientes2:

Utilización del servicio

Para medir las entradas a la biblioteca por usuario y evaluar hasta qué punto la biblioteca atrae los
usuarios potenciales con sus servicios.

Definición del indicador: Número total de visitas a la Biblioteca durante un año dividido entre el
número total de personas que integran la comunidad universitaria y usuarios externos registrados.

Método. Mediante los sensores de movimiento que cuentan automáticamente los ingresos a la
biblioteca y vierten esos datos directamente al software de gestión, se establecerá el número de
usuarios potenciales (profesores, alumnos matriculados en las carreras, personal no docente y
directivos)

Interpretación y factores que afectan al indicador. El indicador es un número real. Si es elevado se

considera bueno.

Préstamo por usuario potencial: Para evaluar la tasa de utilización de las colecciones de la
Biblioteca por los parte de los miembros de la comunidad universitaria.

Definición del indicador. Número total de préstamos efectuados durante un año dividido por el
número total de miembros de la comunidad universitaria.

Método. Establecer el número de préstamos registrados durante un año en la biblioteca y el número

total de usuarios potenciales calculando el número total de personas que integran la comunidad
universitaria y usuarios externos registrados.

Interpretación y factores que afectan al indicador. El indicador es un número real sin límite
superior. Cuanto más elevado es el número obtenido más intensa es la tasa de utilización. Hay que
tener en cuenta tabular la cantidad de préstamos permitidos por usuario y el periodo de tiempo de
dicho préstamo para que los resultados sean más objetivos.

2
ISO 11620 Información documentación. Indicadores de rendimiento bibliotecario (ISO 11620-UNE-50-137).
Revistas Española de Documentación Científica. Primera parte 22(2):223-247. Segunda parte 22(3):357-401
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Uso de la colección de monografías: para medir la rotación e interés en la colección y evaluar la

tasa de uso real de los fondos de préstamo.

Definición del indicador. El número total de préstamos realizados durante un año, dividido por el
número total de documentos existentes en la colección elegida.

Método. Establecer el número de préstamos realizados durante un periodo determinado y calcular

el número total de documentos de dicha colección donde las obras de referencia y las de consulta
en sala no se deben computar.

Interpretación y factores que afectan al indicador. El indicador es un número real sin límite
superior. Cuanto más elevado es el número obtenido más intensa es la tasa de utilización.

Número de usuarios que han recibido formación de usuarios

Objetivo. Permite medir la tasa de usuarios que han recibido formación y evaluar la proporción de
ellos que utilizan los servicios.

Definición del indicador. Número de usuarios que han recibido algún curso de formación dividido
por el número de usuarios potenciales.

Método. Contar el número de usuarios que han recibido algún curso de formación sobrela
utilización de las herramientas y servicios de la biblioteca y el número de usuarios potenciales
establecido a partir del número total de personas que integran la comunidad universitaria y usuarios
externos registrados.

Interpretación y factores que afectan al indicador. El indicador es un porcentaje entre cero y cien.
Un indicador alto significa un elevado grado de formación y uso debiendo tabular expresamente
si se computan como formación las visitas guiadas, las bienvenidas a los ingresantes o actividades
de extensión.

Solicitudes de referencia y bibliografía por usuario potencial: Para evaluar el uso del servicio
de información bibliográfica y referencia por parte de los usuarios.
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Definición del indicador. El número total de solicitudes de información bibliográfica y referencia

durante un año, dividido por el número total de usuarios potenciales.

Método: Tomar los datos de consultas de información bibliográfica y referencia durante el período
fijado y dividirlos por el número de usuarios potenciales.

Interpretación y factores que afectan al indicador: El indicador es un número real sin límite
superior. Un valor elevado se considera bueno ya que indica un amplio uso del servicio.

Eficacia y eficiencia del servicio

Costo por título catalogado: para evaluar el costo bibliográfico completo

Definición del indicador. Costo de la descripción bibliográfica, indización y clasificación así como
también de digitalización si fuera el caso para un documento.

Método. Se determinará el período de tiempo utilizado para la medición durante el cual se calcula
el tiempo utilizado para catalogar un título o documento, teniendo en cuenta el número de horas
utilizadas, el costo por hora del personal implicado, el costo de los registros adquirido y el número
de títulos catalogados durante un el primer cuatrimestre del año.

Eficacia en el proceso técnico de documentos: para evaluar el proceso técnico es eficaz en cuanto
a rapidez.

Definición del indicador. Número de días que transcurren entre el día que se recibe un documento
en la biblioteca y el día que está disponible para el usuario en la estantería.

Método. Durante un período de tiempo de un mes se recogen datos sobre los libros que se reciben
en la biblioteca. Se deberían registrar para cada título las fechas exactas de todas las etapas del
proceso del libro: recepción, catalogación, indización, tejuelado e información de copia y
colocación en las estanterías. Para cada título, se calcula el número de días entre la llegada y el
momento en que se encuentra disponible. Se ordenan los títulos de acuerdo con el número de días
transcurridos. El tiempo medio del proceso técnico de documentos es el número de días
correspondiente al título que se encuentra en la mitad de la lista.La medición del tiempo medio de
proceso técnico de materiales especiales, raros, donación o intercambio, se puede hacer por
separado, pero el cálculo será idéntico.
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Interpretación y factores que afectan al indicador. El indicador es un número real sin límite
superior. El indicador puede señalar deficiencias en el orden de los procedimientos, retrasos
debidos a acumulaciones y por sobrecargas de trabajo.

Bibliografía

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García Reyes,C.,J.(jul.2003). Los indicadores de rendimiento como guía de la gestión: aportes

del balance de scorecards a las bibliotecas. Revista Iberoamericana de usuarios de la
información,(17).6-16

Kaplan, R., Robert, S., Norton, D.(2001). El cuadro de mando integral: para implementar y
gestionar su estrategia. Barcelona:Gestión 2000.

Potter,N.(2012). The library marketing toolkit. Londres:Facets.

Recio, M.(2009). Como el marketing puede ayudar a fidelizar usuarios a las

bibliotecas.Madrid:UCM