Está en la página 1de 215

PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN

EN GOBIERNO Y GERENCIA EN
SALUD - PREG

GESTIÓN LOGÍSTICA Y
FINANCIERA

2009
2006
Manual: Gestión Logística y Financiera

Ministerio de Salud
Instituto de Desarrollo de Recursos Humanos

Programa de Especialización en Gobierno y Gerencia en Salud - PREG

Manual Autoformativo del Módulo


Gestión Logística y Financiera

Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta publicación puede ser repro-
ducida o transmitida en ninguna forma y por ningún medio electrónico, mecánico,
de fotocopia, grabaciones u otros, sin autorización escrita de la Dirección General
de Gestión del Desarrollo de Recursos Humanos del Ministerio de Salud. Av. Salaverry
801. Jesús María, Lima,Perú. Bajo las sanciones establecidas por ley.
Las opiniones que se expresan en este Manual son las de los autores y no ne-
cesariamente las de la Dirección General de Gestión del Desarrollo de Recursos
Humanos
Derechos Reservados
©Copyrignt : Dirección General de Gestión del Desarrollo de Recursos Humanos
Ministerio de Salud 2006


Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

Ministerio de Salud

Dr. Oscar Ugarte Ubillus


Ministro de Salud

Dr. Elías Melitón Arce Rodríguez


Vice Ministro de Salud

Dirección General de Gestión del Desarrollo de


Recursos Humanos

Dr. Manuel Núñez Vergara


Director

Dirección General de Salud de las Personas

Dr. Edward Alcides Cruz Sánchez


Director General


Manual: Gestión Logística y Financiera

EQUIPO RESPONSABLE

Dirección General de Gestión del Desarrollo de


Recursos Humanos

Dr. Lizardo Huamán Angulo


Dra. Irma Carrasco Meza

Eaboración de contenidos

Programa de Apoyo a la reforma de Salud - PARSalud


Dra. Ricardo Zúñiga Cárdenas

Diseño
Antonio Barbieri Linares

Control de Edición
Blanca Norma Rodriguez Fernandez


Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

ÍNDICE DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................9

ESQUEMA DEL MANUAL..................................................................................................... 11

DIAGRAMA DE CONTENIDOS........................................................................................... 13

Unidad 1: GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO.......................................... 15

ESQUEMA DE LA UNIDAD 1............................................................................................... 17



INTRODUCCIÓN....................................................................................................................... 18

Tema 1. Planificación de Compras y Contrataciones ...................................20


1. Estructura Orgánica de la Oficina de Logística...................................................... 20
2. Planificación de Compras y Contrataciones............................................................ 21
3. El Cuadro de Necesidades............................................................................................ 22
4. Programación.................................................................................................................... 25
5. El Plan Anual...................................................................................................................... 34

Tema 2. Compras ................................................................................................ 36


1. Procedimientos y Normas en las Adquisiciones en el Sector Público............. 36
2. Registro de Proveedores . ............................................................................................. 55
3. Contratos............................................................................................................................ 57

Tema 3. Almacenes ............................................................................................ 60


1. Organización de Almacenes a Nivel Local.............................................................. 60
2. Características Físicas del Almacén............................................................................ 68
3. Particularidades en el Caso de Medicamentos y Perecibles............................... 73
4. Inventarios.......................................................................................................................... 76
5. Transporte y Distribución.............................................................................................. 83

Tema 4. Control Patrimonial ............................................................................ 85


1. Control Patrimonial......................................................................................................... 86
2. Baja de Bienes................................................................................................................... 89

Tema 5. Procesos en el Área de Logística ..................................................... 90


1. Análisis de Procesos en el Área de Logística........................................................... 90
2. Identificación de Puntos de Mejora .......................................................................... 92

RESUMEN....................................................................................................................94


Manual: Gestión Logística y Financiera

LECTURAS SELECCIONADAS .............................................................................. 97

ACTIVIDADES APLICATIVAS............................................................................................104

AUTOEVALUACIÓN.............................................................................................................106

FUENTES DE INFORMACIÓN...........................................................................................109

Unidad 2: Gerencia de Sistemas Técnico–Administrativos .............111

ESQUEMA DE LA UNIDAD 2.............................................................................................113

INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................114

Tema 1. Proceso Presupuestario en el Sector Público...................115


1. Programación..................................................................................................................116
2. Formulación.....................................................................................................................117
3. Ejecución..........................................................................................................................117
4. Control...............................................................................................................................120
5. Evaluación del Presupuesto........................................................................................120

Tema 2. Organización y Control de la Tesorería .........................122


1. Responsabilidad de la Dirección...............................................................................123
2. Control de Tesorería......................................................................................................124
3. Fraude................................................................................................................................126
4. Informes de Tesorería...................................................................................................127
5. Arqueos.............................................................................................................................128
6. Auditoría...........................................................................................................................130

Tema 3. Sistemas de Información de Costos e Ingresos........................ 132


1. Sistemas de Información de Costos e Ingresos.....................................................132
2. Precios y Tarifas...............................................................................................................135
3. Elasticidad de la Demanda..........................................................................................136

RESUMEN..................................................................................................................................138

LECTURAS SELECCIONADAS...........................................................................................142

ACTIVIDADES APLICATIVAS............................................................................................144

AUTOEVALUACIÓN.............................................................................................................150

FUENTES DE INFORMACIÓN...........................................................................................153


Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

Unidad 3: GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD .................................. 155

ESQUEMA DE LA UNIDAD 3.............................................................................................157

INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................158

Tema 1. Análisis Básico de Estados Financieros .........................................159


1. Balance..............................................................................................................................160
2. Estado de Ingresos y Gastos .....................................................................................162
3. Flujo de Caja....................................................................................................................166

Tema 2. Procesos en el Área de Economía ....................................................169


1. Análisis de Procesos en el Área de Economía......................................................169
2. Identificación de Puntos de Mejora ........................................................................172

RESUMEN..................................................................................................................................173

LECTURAS SELECCIONADAS...........................................................................................175

ACTIVIDADES APLICATIVAS............................................................................................178

AUTOEVALUACIÓN.............................................................................................................182

FUENTES DE INFORMACIÓN...........................................................................................184

Unidad 4: MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO .............................................185

ESQUEMA DE LA UNIDAD 4.............................................................................................187

INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................188

Tema 1. Riesgo Financiero.................................................................. 189


1. Concepto de Riesgo Financiero................................................................................190
2. Fuentes del Riesgo .......................................................................................................190

Tema 2. Gestión del Riesgo .............................................................................194


1. Diversificación.................................................................................................................194
2. Transferencia del Riesgo . ...........................................................................................195

Tema 3. Sostenibilidad de Programas y Proyectos. .............................. 197


1. Análisis de Sostenibilidad de Programas y Proyectos.........................................197

RESUMEN..................................................................................................................................199

LECTURAS SELECCIONADAS...........................................................................................201


Manual: Gestión Logística y Financiera

ACTIVIDADES APLICATIVAS............................................................................................203

AUTOEVALUACIÓN.............................................................................................................205

FUENTES DE INFORMACIÓN...........................................................................................207

ANEXOS .................................................................................................................................209


SOLUCIONARIO DE AUTOEVALUACIONES.............................................................211

GLOSARIO DE TÉRMINOS..................................................................................................212


Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

Con el estudio del Módulo de Gestión Logística y Financiera, va a iniciar un proceso


formativo que le permitirá desarrollar y fortalecer competencias con las cuales podrá
cumplir eficientemente las funciones que asuma en la Gestión Logística y Financiera
en las Instituciones de Salud. Esas competencias constituyen el perfil establecido en
el Plan Curricular de este Diplomado.

El Manual Autoformativo del Módulo es el material didáctico más importante del PREG.
Es un manual elaborado con las características didácticas requeridas por la modalidad
educativa de este programa, especialmente para el estudio autoformativo en las fases
no presenciales. A través del seguimiento del Manual se facilitará el autoaprendizaje
de los contenidos teórico-prácticos mediante la teoría constructivista, según la cual el
aprendizaje se estimula cuando se interactúa con el medio y se enfrentan situaciones
problemáticas; esta estrategia será utilizada a lo largo del módulo como técnica de
estudio sobre todo para la fase no presencial y para desarrollar de manera objetiva
las actividades aplicativas que están orientadas a la obtención de los productos
previstos en el módulo.

La finalidad de este módulo es proporcionar los instrumentos metodológicos para


desarrollar en el participante las capacidades y competencias necesarias para aplicar
metodologías, técnicas y herramientas tanto en la gestión logística como financiera
en su Institución, permitiéndole principalmente productivizar los recursos.

El Manual del Módulo Gestión Logística y Financiera agrupa cuatro unidades que
desarrollan contenidos didácticos orientados a la obtención de estas capacidades. La
primera unidad se ocupa de detallar el funcionamiento del sistema logístico a través
de los procesos en los diferentes subsistemas, visualiza la organización interna de cada
área para interrelacionar el sistema administrativo, considerando principalmente las
adquisiciones como proceso fundamental en la gestión logística. La segunda unidad
trata el proceso presupuestario como sistema técnico-administrativo fundamental para
el movimiento financiero en las instituciones del sector público, desarrolla información
con respecto a la organización de tesorería y a los procesos relacionados con el
control financiero. La tercera unidad desarrolla contenidos relacionados a gestión
financiera y contabilidad, tomando como referencia el análisis de estados financieros
y procesos desarrollados en el área de economía. La cuarta unidad está orientada
fundamentalmente al análisis de los riesgos financieros y cómo controlarlos para
mantener el equilibrio financiero en los programas y proyectos analizados.

En cada unidad y tema se presentan situaciones y conflictos sobre los que el


participante deberá reflexionar, buscando soluciones en base a su experiencia y
conocimiento, utilizando como soporte el material del módulo que le permitirá estudiar
los contenidos para adquirir las competencias necesarias.

Para que los resultados sean exitosos en el proceso de aprendizaje del presente módulo


Manual: Gestión Logística y Financiera

será necesario que el participante siga las pautas del manual, recomendándole
enfáticamente estudiar las lecturas seleccionadas en el momento que el texto lo
indique, será imprescindible que tenga buena disposición y un estado de ánimo
positivo para las actividades de aprendizaje, ya que de lo contrario estará en constante
lucha contra el tiempo y no podrá darle la debida importancia a las actividades que
darán como resultado el producto final esperado en este módulo y que a su vez le
ayudará a perfeccionarse profesionalmente.

La modalidad educativa le propone desarrollar las actividades formativas en los


momentos presenciales y no presenciales, siguiendo la siguiente secuencia durante
el estudio de cada unidad:

Reflexionar acerca de las situaciones presentadas en el contenido del módulo,


buscando explicaciones o soluciones que se basen en la experiencia y conocimiento
personal.

A lo largo del manual se presentan actividades aplicativas, que los participantes


deberán realizar en las hojas de trabajo correspondientes, para abordarlas en las
actividades de la fase presencial.

Realizar el estudio de los contenidos ofrecidos con una lectura analítica y reflexiva,
para lo que podrá subrayar, resumiendo y asimilando la información, consultando
el glosario de términos, si se hace necesario.

Pasar al estudio de las lecturas seleccionadas para desarrollar las actividades


aplicativas, las que serán realizadas en forma individual o grupal, contando con la
asesoría del Tutor tanto en la fase presencial como la fase no presencial. Deberá
tener en cuenta que estas actividades están encaminadas a la elaboración del
producto del módulo.

Considere también que el módulo tiene una evaluación permanente que se da en el


proceso y al final de cada unidad. La autoevaluación forma parte de este proceso, la
cual deberá desarrollar al final de cada unidad, verificando luego su corrección con
la clave de respuestas al final del Manual. La evaluación permanente contribuye a
la regulación y mejoramiento continuo de su aprendizaje, realizando una función
diagnóstica, motivadora y realimentadora, basada en la verificación del logro de las
competencias y las capacidades del módulo, mediante la elaboración y presentación
de los productos del módulo.

En la página siguiente encontrará el Esquema de Presentación del Manual que


presenta la competencia, las capacidades, el producto, los contenidos y el tiempo
que requiere su estudio. Esperamos que el desarrollo de las actividades formativas
previstas en este módulo sean experiencias provechosas que le permitan resultados
exitosos en su futura labor gerencial.

10
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

ESQUEMA DEL MANUAL

Competencia General
Aplica metodologías, técnicas y herramientas de la gestión
logística y financiera; garantizando el correcto y oportuno
aprovisionamiento de bienes y servicios, así como su adecuado
mantenimiento.

CAPACIDADES
Conduce, organiza y monitorea los recursos materiales, financieros
y tecnológicos de la institución a través de la formulación de políticas,
normas y procedimientos de manejo responsable de estos recursos.

Dirige, organiza y monitorea los sistemas administrativos logísticos de la


institución con el fin de garantizar su correcto funcionamiento.
Planifica, implementa y controla la logística institucional, garantizando
el correcto y oportuno aprovisionamiento y distribución de insumos.
Coordina, evalúa y mejora el diseño y ejecución de diferentes procesos
técnico-administrativos presupuestales y de tesorería
Elabora y controla los presupuestos del área o de la institución a su
cargo.
Planifica, implementa y controla los recursos financieros con integridad,
orden y manejo responsable.
Formula, conduce, monitorea y retroalimenta un sistema de control de
riesgos financieros.

CONTENIDOS
Unidad 1: Gestión Logística y Abastecimiento.
Unidad 2: Gerencia de Sistemas Técnico-
Administrativos.
Unidad 3: Gestión Financiera y Contabilidad.
Unidad 4: Monitoreo de Riesgo Financiero.

11
Manual: Gestión Logística y Financiera

PRODUCTO
Plan de optimización de la gestión logística de medicamentos e
insumos críticos, incorporando criterios de priorización por costo y
volumen de consumo, stock crítico, tiempos de reposición y margen

TIEMPO ESTIMADO DE ESTUDIO

12
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

DIAGRAMA DE CONTENIDOS

13
Manual: Gestión Logística y Financiera

14
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN
EN GOBIERNO Y GERENCIA EN
SALUD - PREG

Unidad 1
GESTIÓN LOGÍSTICA Y
ABASTECIMIENTO

2006

15
Manual: Gestión Logística y Financiera

16
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

Unidad 1
GESTIÓN LOGÍSTICA Y
Capacidades ABASTECIMIENTO

Planifica, implementa y controla la


logística institucional, garantizando el
correcto y oportuno aprovisionamiento
y distribución de insumos.

Dirige, organiza y monitorea


los sistemas administrativos de la Contenidos
institución con el fin de garantizar su
correcto funcionamiento.
1. Planificación de Compras y
Coordina, evalúa y mejora el Contrataciones.
diseño y ejecución de diferentes
procesos técnico-administrativos 2. Compras.

3. Almacenes.

4. Control Patrimonial.

Actividades 5. P r o c e s o s e n e l Á r e a d e
aplicativas Logística.

1. F o r m u l a n d o e l P l a n d e
optimización de la gestión
logística de medicamentos e
insumos críticos, incorporando
criterios de priorización por
costo.
Lectura
2. Incorporando criterios de volumen seleccionada
de consumo, stock crítico, tiempos
de reposición y margen de
seguridad. La Problemática de los
Medicamentos en el Sector Salud.

Autoevaluación

Preguntas de Autoevaluación de la Unidad 1.

17
Manual: Gestión Logística y Financiera

La gestión logística en el sector salud de la administración pública está orientada


principalmente a productivizar los recursos de la institución a través de una serie
de procesos técnicos regulados por una serie de normas y mecanismos pre-
establecidos.

El sistema logístico se desarrolla a través de los diferentes subsistemas, que abarcan


prácticamente todas las funciones de la gestión logística. Estos subsistemas se
interrelacionan en torno a las adquisiciones o sistema de abastecimiento que es uno
de los procesos fundamentales en esta gestión.

El abastecimiento está orientado a suministrar o proporcionar elementos materiales


(denominados bienes) y las actividades complementarias para la operación de
dichos elementos en estado óptimo o garantizado (denominado servicios) ambos;
para ser empleados en la producción gubernativa de servicios públicos, o de bienes
económicos.

Los demás subsistemas integrados están orientados a planificar, programar


y desarrollar todos los procedimientos y operaciones necesarios para lograr la
operatividad en la institución, previendo y abasteciendo cuando sea necesario para
evitar escasez o costos innecesarios.

En el desarrollo de esta unidad, se presentarán situaciones y conflictos relacionados


con la gestión logística y de abastecimientos, para estimular en el participante la
reflexión, buscando soluciones en base a su experiencia y a los conocimientos
adquiridos en esta primera parte del módulo.

18
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

Iniciaremos el módulo tomando las experiencias laborales del Dr. Jesús Olivera, para
desarrollar en torno a su gestión los procesos que se dan en el sistema logístico.

El director general del Hospital San Valentín tenia problemas con el sindicato por
exigencias constantes, ya que reclamaban se les dieran beneficios utilizando los
recursos del hospital pero que no estaban contemplados legalmente (paquetes
escolares, canasta de navidad y otros). Ante esta situación, para frenar las
exigencias y evitar conflictos con el gremio , decidió nombrar al Dr. Jesús
Olivera como director de logística, éste era un profesional que formaba parte
de la directiva del sindicato, y lo nombró para que asumiera directamente la
gestión de los recursos materiales que corresponden al sistema de logístico del
hospital.

¿Estará el director general tomando la decisión correcta?

¿Qué opina de esta situación? ¿Conoce de casos similares?

Es muy importante considerar que todo cargo de funcionario de dirección obliga


a tener el conocimiento real y actual del sistema administrativo que va a asumir.
En los casos en los cuales esta función es asumida por personal no familiarizado
con la temática, requiere de una acelerada capacitación para evitar decisiones
incorrectas por no tomar en cuenta las normas y principios vigentes que regulan
el sistema logístico, ya que en el sector público es usual que existan modificaciones
constantemente. Así por ejemplo la Ley de Contrataciones y Adquisiciones (Ley
26850) que es una de las leyes que norma el sistema logístico, se ratifica en el Texto
Único Ordenado de dicha ley mediante el Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM y
desarrolla su reglamento aprobado mediante Decreto supremo 084-2004-PCM. La
aplicación acertada de estas normas y reglamentos exige de una preparación en base
a criterios que permitan planificar y tomar decisiones para manejar adecuadamente
el sistema establecido en logística.

19
Manual: Gestión Logística y Financiera

Planificación de Compras y
tema 1 Contrataciones

En un principio, el Dr. Olivera se sintió indeciso de asumir la dirección de logística,


pues no estaba familiarizado con este tipo de gestión y no contaba con la
experiencia ni capacidades necesarias para el cargo. Finalmente aceptó,
pensando en mejorar la situación existente para los trabajadores, asumiendo
el compromiso personal de desarrollar rápidamente la mayor cantidad de
competencias para desempeñar bien su nuevo trabajo, y reconociendo que
no bastaban las buenas intenciones de pensar en los demás. Lo primero
que hizo fue revisar algunos libros de gestión logística, indagar sobre
algunas leyes y averiguar poco a poco a través de los trabajadores cómo
funcionaba el sistema.

1 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA OFICINA DE LOGÍSTICA

La gran preocupación de Dr. Olivera al asumir el cargo, era conocer en primer lugar
la estructura organizacional de la dirección, así podría determinar con claridad las
actividades que se desarrollarían en los procesos logísticos.

Explique cuál es la estructura orgánica de la dirección de logística de su institución.

La estructura organizacional de Logística se considera más compleja que el de otras


direcciones ya que involucra diferentes actividades destinadas a proporcionar los
medios para satisfacer las necesidades de bienes y servicios de los otros órganos
estructurales en la Institución. Estas actividades se convierten en la razón de gestión
del sistema logístico instituido en el sector público como Sistema de Abastecimiento,
el cual señala que: Corresponde al Sistema de Abastecimiento, asegurar la unidad,
racionalidad, eficiencia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios
no personales en la Administración Pública, a través de los procesos técnicos
de Programación, Adquisiciones, Almacenamiento y Seguridad, Distribución,
Mantenimiento, Recuperación de bienes y Disposición final.

20
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

Podríamos considerar el siguiente, como un modelo convencional de estructura


organizacional del área de logística:

2 PLANIFICACIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

Contando con el apoyo del Lic. Vásquez, trabajador antiguo y jefe de


la unidad de programación, inicia su gestión el Dr. Olivera, se le informa
que tiene como soporte un programa informático, cuya dificultad principal
constituía la falta de interrelación entre los procesos que se realizan en
logística, ante esta situación se creo conveniente implementar el SIGA
(Sistema Integral de Gestión Administrativa) en la dirección de logística para
optimizar los procesos mediante este paquete informático proporcionado
por el MEF.

Para implementar el SIGA se solicita a las dependencias que presenten sus


necesidades a inicio del mes de diciembre, asimismo almacén debería tener
al día la información de sus stocks finales, para lograr en la segunda semana
de enero del año siguiente el Plan Anual de Adquisición y Contratación
(PAAC).

De esta manera, se inicia la etapa de planificación de compras y abastecimiento para


el próximo año. Debe tenerse en cuenta que la planificación, es el proceso mediante
el cual la institución identifica sus necesidades de bienes, suministros, servicios en
general y consultorías; valoriza esas necesidades y cuantifica sus requerimientos
en términos de moneda; busca financiarlos presupuestalmente y expresarlos en un
programa de ejecución, denominado Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
Podemos ilustrar este proceso de la siguiente manera:

21
Manual: Gestión Logística y Financiera

Para que cada etapa de este proceso se desarrolle de manera adecuada se recomienda
aplicar los siguientes criterios de gestión que están instituidos en la administración
del sector público:

Eficacia, se refiere al grado que la Institución logra cumplir con los objetivos y
metas planificados en cuanto a la oportunidad de la compra o contratación.

Eficiencia, los bienes o servicios o ejecución de obras que se adquieran o contraten


deben reunir los requisitos de calidad, precio, plazo de ejecución y entrega.

Economía, en toda adquisición o contratación se aplicarán los criterios de


simplicidad, austeridad, concentración y ahorro en el uso de los recursos.

Legalidad, es la revisión y comprobación de la aplicación de las normas legales,


reglamentarias y estatutarias y su evaluación desde el punto de vista jurídico.

Debemos considerar que en la planificación de compras y contrataciones estos


criterios están relacionados con los términos y condiciones bajo los cuales se adquieren
los recursos obteniendo la cantidad requerida, a un nivel razonable de calidad, en la
oportunidad y lugar apropiado y al menor precio posible.

EL CUADRO DE NECESIDADES

El Dr. Olivera con fines de conocer cómo se realiza el proceso de establecer


el cuadro de necesidades, solicitó se le informara como habían calculado
los requerimientos en este cuadro, el Lic. Vásquez le explicó que cada
unidad operativa o sea cada área solicita sus requerimientos a través de
un Cuadro de Necesidades que va a reflejar el resultado de un proceso
de identificación, acopio, agrupación, sistematización, consolidación y
presentación de las necesidades de bienes, suministros, servicios en general,
consultorías y obras para desarrollar sus actividades y lograr sus metas.
El Lic. Vásquez le presentó un modelo de cuadro de necesidades que se
presenta a continuación.

22
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

REGISTRO DE UN CUADRO DE NECESIDADES

Para la elaboración del cuadro de necesidades debemos considerar los siguientes


aspectos:

Organización y
Sistematización del Acopio
de Necesidades

Valorización y
Aspectos a considerar para
Presupuestación de
CUADRO DE NECESIDADES
Necesidades

Financiamiento Presupuestal
de las Necesidades

23
Manual: Gestión Logística y Financiera

a) Organización y Sistematización del Acopio de Necesidades

Para acopiar las necesidades de bienes servicios y obras que la entidad requiere es
conveniente recurrir a tres fuentes de información, tales como, el Plan Operativo
Institucional (que es un documento de gestión donde se expresan los objetivos de la
institución), las encuestas de necesidades y las estadísticas de consumo o consumo
histórico.

El proceso de acopio de necesidades supone organización y sistema. Organización


porque el acopiador requiere conocer el área o áreas básicas de operación de la
dependencia o dependencias encargadas de un componente o meta. Sistema
porque se requiere articular en un todo integrado los miles de ítems de necesidades
de bienes, la cuantiosa necesidad de servicios en general diferenciados por tipos de
aplicación y complejidad, las variedades de consultorías y las múltiples posibilidades
de obras.

De esta manera el órgano encargado de la programación de procesos ha concluido


el proceso de acopio de necesidades de la institución y los presenta en los formularios
de necesidades de bienes, servicios y obras consolidado por tipos. Cada formulario
describe en forma específica el producto, servicio u obra necesitada, establece su
unidad de medida y la cantidad requerida en forma periódica y total en el año.

b) Valorización y Presupuestación de Necesidades

La valorización de las necesidades consiste en asignar valores unitarios y totales a


cada uno de los bienes, servicios y obras definidos como tales por las dependencias
orgánicas de la entidad y presentados en un formulario específico.

Los precios unitarios pueden ser recogidos desde tres fuentes de información:
de la base de datos de precios de compra y contratación de la entidad,
de la base de datos de precios de compra y contratación de otras entidades, y
un mínimo, de tres cotizaciones actualizadas de empresas de magnitudes
diferentes en tamaño (Gran empresa, empresa mediana y pequeña empresa).

c) Financiamiento Presupuestal de las Necesidades

Es importante que la dependencia responsable del presupuesto institucional, para


atender las necesidades planteadas, recurra, proactivamente, a todas las fuentes
de financiamiento, incluyendo los ahorros generados. Debe recordarse, en ese
sentido, que existen además de las fuentes de financiamiento de recursos ordinarios
y recursos directamente recaudados otras fuentes, tales como la cooperación técnica
nacional e internacional, las donaciones, los ahorros internos e iniciativas productivas
y empresariales.

24
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

4 PROGRAMACIÓN

El Dr. Olivera, analizando la explicación recibida, observó el límite de los


requerimientos, ya que muchas veces podría suceder que las necesidades
se extralimitaran a lo presupuestado; ante esta observación el Lic. Vásquez
le explicó que esta tarea que corresponde a la Unidad de Programación
deberá estar a cargo de un equipo calificado con el conocimiento técnico
suficiente para determinar el requerimiento real de lo que se va a adquirir.
Esto quiere decir que no va a ser la Oficina Logística la encargada de la
programación, pues su personal está calificado en la función logística, y
no necesariamente en los materiales a adquirirse y cuanta más alta sea
la complejidad del establecimiento de salud mayor será la exigencia de
calificación del personal que integre el Equipo Técnico. Por lo tanto, es
imprescindible que el personal de salud forme este equipo apoyando a la
unidad de programación, más no necesariamente en forma exclusiva.

Debemos resaltar que los requerimientos determinados en forma técnica por cada
unidad operativa, será información que alimente al SIGA para que consolide y
establezca el Plan de Obtención de la institución.

Por lo tanto, el listado que figura en el cuadro de necesidades estará sujeto a un


proceso de evaluación y optimización por el cual se determina cuáles y cuántos bienes
habrán de adquirirse, a qué costo y en qué período. Se hace un consolidado de todas
aquellas necesidades que se deberán proveer para el próximo período operativo. Este
consolidado es el denominado Plan de Obtención (PO), documento que luego de
aprobado el presupuesto que ha sido asignado a la entidad, se formula o determina
aquello que nos será necesario adquirir (Cuadro de Necesidades) menos aquello que
tenemos en existencia en la institución.

En el caso de Bienes lo que adquiriremos será la diferencia entre aquello que haya
sido solicitado menos la Existencia Física en nuestros almacenes o depósitos y que
se verifica según el inventario físico reportado en el SIGA.

En el caso de Servicios lo que será necesario adquirir será la diferencia entre lo


necesario y aquellos servicios que pueden ser provistos directamente por el personal
de la empresa (servicios propios), sin que ello irrogue ningún gasto adicional. Así
tenemos un cuadro de resumen:

25
Manual: Gestión Logística y Financiera

MODELO DE PLAN ANUAL DE OBTENCIÓN

1.429.983,00

26
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

Para realizar la programación de manera adecuada, se recomienda considerar los


siguientes métodos que son los más utilizados:

Método del Método del


Consumo Histórico Perfil de Demanda

MÉTODOS PARA
PROGRAMACIÓN

a) Método del Consumo Histórico

Este método es el más utilizado, pero probablemente el que menos resultados


favorables brinda, por las características propias de su sistema de información.

El Lic. Vásquez le refirió que el método de consumo histórico es el método más


simple para establecer el cuadro de necesidades, y se usa frecuentemente
cuando no se puede contar con elementos suficientes de pronóstico para
precisar con más detalles los requerimientos.

Este método presenta las siguientes ventajas:


No requiere datos de demanda.
Fácil obtención de información.
Requiere de pocos datos.
Cálculos simples.
Poco conocimiento de proyecciones.
Disminuye tiempo de programación.

Como puede observarse se trata de un procedimiento sencillo, sólo hay que recolectar
la información del Consumo Histórico en un determinado tiempo. Fundamentalmente
se trata de programar lo mismo que en el período anterior, desconociendo así la
demanda real, y si es que se incrementan las metas por lo general se incrementa la
programación en el mismo porcentaje.

27
Manual: Gestión Logística y Financiera

A su vez también presenta las siguientes desventajas:


Ignora las necesidades no atendidas pues no las registra, al no haber consumo
efectuado no se registra, pues no se controlan las enfermedades y lo recetado
para ellas, sino sólo lo egresado del almacén o de la farmacia.
No prevé la saturación del mercado, pues no involucra nuevos procesos o
tecnologías.
Tampoco fomenta el registro de la demanda, pues no la requiere y tampoco
fomenta el uso racional, pues sólo le interesa lo que se utiliza y no la razón de su
uso.
Los datos de consumo, habitualmente, no son fidedignos pues muchas veces no
existe control y se puede estar utilizando más de lo debido o viceversa, asimismo
considera el crecimiento constante, pues siempre se programa lo mismo o se van
incrementando en el mismo porcentaje todos los productos. Lo peor viene después,
ya que al tomar los datos del consumo que figura en las Tarjetas de Control
Visible del almacén, se incrementa innecesariamente el pedido porque según
las tarjetas se consideran los productos deteriorados, vencidos o perdidos que se
anotan como egresos, y que constituye un falso egreso de consumo.

El Lic. Vásquez le explicó, haciendo referencia al método de consumo histórico,


que hace tres meses se habían usado 10,000 cápsulas de ampicilina y
15,000 de eritromicina. Como llegó la ampicilina al hospital todos recetaron
ampicilina, pero resulta que ésta se agota y como alternativa sólo queda
por usar eritromicina, que no tiene el mismo espectro ni aplicaciones. Resulta
entonces que para el mes siguiente se volverán a pedir 10,000 ampicilinas y
15,000 eritromicinas, cuando en realidad el consumo de ampicilina debiera
haber sido mayor y estamos generando desabastecimiento; pero lo que es
peor, estamos creando un falso consumo de eritromicina, pues no requerimos
en tal cantidad. Lógicamente puede suceder que decidimos comprar
20,000 ampicilinas y 15,000 eritromicinas, solucionamos el problema de
la ampicilina pero creamos un sobrestock de eritromicina.

¿Conoce usted algún caso similar al referido? Explique

28
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

b) Método de Perfil de Demanda

El Lic. Vásquez también le explicó que el método de perfil de demanda se


realizaba en función al número de eventos de una misma enfermedad.

Por ejemplo: Si habían 30 pacientes en hemodiálisis, que van tres veces


por semana, y el filtro se usa 10 veces, se requerirá un filtro por paciente
cada tres semanas.

Este método de programación de necesidades es un sistema algo más complejo pero


más exacto que el anterior, pero también exige otro tipo de información y procesos.
Representa el método de programación por excelencia, al cual todas las Unidades
Operativas deben acceder progresivamente.

Ventajas

Como se ve la cantidad programada será la misma que el mes anterior, pero


lo que puede hacerse para un mejor ajuste y prevenir el sobrestock, es restar
las existencias actuales, de lo que estábamos programando como consumo al
mes.

Es un procedimiento mucho más técnico y elaborado que el método anterior, que


va dirigido a satisfacer la necesidad real de la población a la cual se ha definido
como objetivo.

No requiere de los datos del consumo histórico pues no los utiliza, puede verlos
como patrón referencial, más no es indispensable.

Va dirigido a las necesidades reales del cliente externo, pero requiere de la


elaboración de protocolos. Estos protocolos deben cumplirse, pues, como hemos
mencionado, debe existir una programación racional. Todo ello implica que se
favorece la aparición de mecanismos de control destinados a mantener el uso
racional de los recursos, disminuyendo los gastos innecesarios y las pérdidas.

Como requiere de los datos de morbilidad, éstos deben ser fidedignos, es decir,
que debe solucionarse el problema del sub-registro. Por ello, se conocerá cuántos
pacientes han habido, cuántos hay y se puede proyectar cuántos habrá en el
tiempo próximo o lejano.

Ya que se trabaja en función al requerimiento real del cliente externo, esta


necesidad irá incorporando nuevas tecnologías y abriendo nuevos campos en
el desarrollo de la salud.

29
Manual: Gestión Logística y Financiera

El Dr. Olivera aportó con su opinión señalando que sería de vital importancia tener en
consideración la variación estacional u otro evento que se conozca con anterioridad.
Por ejemplo: Vacaciones de escolares y profesores, época alta de turismo, etc. que
conllevan el incremento de algunas enfermedades y la disminución de otras.

Desventajas

Probablemente, la razón más importante de no implementar este método, es el


insuficiente registro, más ello no es un motivo suficiente para no desarrollarlo en
un futuro próximo, ya que estimula el registro de morbilidad.

El otro aspecto desventajoso es que requiere de cálculos más detallados y para


cada uno de los productos, lo que hace del método algo engorroso; mas ello es
sólo al inicio, con el tiempo va haciéndose más sencillo. Los resultados obtenidos
de este proceso pueden diferir de los reportes anteriores del abastecimiento, tal
como se observó en el ejemplo de la ampicilina y eritromicina.

La otra desventaja es que requiere que se apliquen los protocolos, que siempre es
difícil, pues siempre hay quienes no estén de acuerdo con ellos y deciden prescribir
otro tratamiento o procedimiento. Por ello, se deben implementar mecanismos de
control destinados al cumplimiento de los protocolos, caso contrario se generará
desabastecimiento de algunos productos y sobrestock de otros. Probablemente
lo más importante es saber qué debe tener protocolo. Para ello se debe tener el
listado de morbilidad y registrar los daños en orden descendente. Efectuamos un
Pareto y sólo aquello que sea realmente un problema, se protocoliza. Por ejemplo,
la primera causa de morbilidad en el país es IRA ± 30%, al final sólo unas 7 - 10
enfermedades cubren cerca del 80% de problemas.

Como este método requiere de cálculos exactos y rígidos, pero el comportamiento


de la Salud no es paramétrica, sino más bien evolutivo. Por ello debe hacerse el
cálculo de las necesidades reales o exactas a las que habrá que adicionarle un
stock de seguridad.

La determinación de necesidades por este método requiere tener registro de


morbilidad para ejecutar la siguiente operación.

Para ilustrar este método el Lic. Vasquez precisó a manera de ejemplo que
si para un niño deshidratado severo usamos dos scalp vein o «alitas» y si
tenemos un promedio de 725 pacientes al mes entonces, necesitaremos
1,450 scalp vein al mes.

30
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

¿Conoce usted algún caso similar al referido? Explique

Ya que se tocaba el tema de medicamentos, el Lic. Vásquez pensó


conveniente enfrentar al Dr. Olivera con la problemática de suministros de
los medicamentos en el hospital.

Era necesario que el Dr. Olivera supiera de esta situación porque habrían
de tomarse decisiones importantes con relación a la gestión logística de
medicamentos, por ello le recomendó leer una información sobre «La
problemática de los medicamentos en los servicios de salud» (Se puede
revisar en la Lectura Nº I – 01 en este texto).

CRITERIOS PARA PROGRAMACIÓN

Retomando el tema de la programación, se recomienda utilizar los siguientes


criterios:

Uniformidad

Equilibrio
Racionalidad CRITERIOS PARA
PROGRAMACIÓN

Periodicidad
Flexibilidad

Austeridad

31
Manual: Gestión Logística y Financiera

  Uniformidad: respecto a los lineamientos adoptados. De ser posible, se debe


mantener siempre los mismos criterios de selección de bienes o servicios y
los mismos parámetros de acción para el desarrollo de nuestras actividades
económicas. Cuando se producen grandes cambios en las adquisiciones, se puede
originar desbalances entre lo que tenemos y lo nuevo que necesitemos.  

  Racionalidad: Se hará de manera muy ordenada y lógica. Nadie deberá solicitar


la compra de bienes estrambóticos.

  Flexibilidad: Se debe facilitar la actualización técnica y científica de todas las


áreas de nuestra entidad, actuándose con la debida elasticidad de criterio en la
selección de bienes buscándose siempre que las Unidades cumplan sus metas
con aquello que soliciten o con mejores productos que les faciliten y potencien
su trabajo.

   Equilibrio: debe lograrse un punto de absoluta concordancia entre los criterios


de previsión, las metas existentes y la disponibilidad presupuestal.

  Periodicidad: Las acciones de Logística se desarrollarán preferentemente de


manera anual, pero nada impide que se actúe en períodos complementarios, de
acuerdo a las necesidades de nuestra entidad.

  Austeridad: Debe realizarse una estimación y evaluación equilibrada, actuándose


de manera mesurada en la adquisición de bienes, servicios u obras, realizándose
una adecuada combinación entre necesidades y posibilidades.

Con esta referencia detalla paso a paso estos procesos:

El Lic. Vásquez por la experiencia adquirida en su cargo, le explica al Dr.


Olivera que algunas veces se utilizan ambos métodos para realizar la
programación y que en todo caso siempre se trata de aplicar los criterios
antes mencionados, de esta manera se realizan los procedimientos operativos
en la unidad de programación, consolidando toda la información en el Plan
Anual de Obtención. Al mismo tiempo cree necesario darle un resumen al
Dr. Olivera de la secuencia de los procesos interrelacionados en el sector
público.

El órgano o dependencia encargada de la planificación de procesos de selección


elabora un instructivo sobre la forma cómo deberá desarrollarse la programación
de bienes y servicios. Es recomendable que el instructivo sea aprobado por la
máxima autoridad administrativa.

32
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

El Instructivo aprobado es distribuido a las distintas dependencias de la Entidad,


siendo aconsejable que el órgano encargado de la planificación de procesos,
movilice sus energías para asesorar y aconsejar a cada centro de costos o
dependencia operativa, sobre la forma cómo deben registrarse las necesidades
de bienes, servicios y obras en los formularios establecidos.

El titular del Centro de Costos o dependencia orgánica, debe ser quien dirija el
proceso de formulación de necesidades de sus áreas operativas. De modo que
pueda verificar la congruencia entre las metas establecidas y las necesidades
planteadas. Una vez registradas las necesidades de cada una de sus áreas
operativas, cada dependencia orgánica remitirá la información de sus necesidades
consolidadas al órgano encargado de planificar los procesos de selección.

El órgano encargado de planificar los procesos de selección, revisa la información


remitida por cada dependencia orgánica y verifica si cada necesidad de bien o
servicio a sido ubicado dentro del grupo de bienes, servicios u obras según los
tipos definidos en el instructivo. En caso de que dicha información no hubiera
sido registrado en esa forma, en coordinación con la dependencia que planteó la
necesidad deberá procederse a realizar los correctivos del caso. Sólo después de
esta verificación, deberá procederse a consolidar las necesidades de la institución,
siendo recomendable mantenerlo en forma mensualizada.

Una vez consolidadas las necesidades, el órgano encargado de la planificación


de los procesos de selección, deberá consignar a cada bien, servicio u obra el
correspondiente valor estimado unitario y total, para contar con un presupuesto
de las necesidades de bienes, servicios y obras de la Entidad.

Con el presupuesto de las necesidades de la Entidad, el órgano encargado


de la programación de procesos de selección, traducirá en los formularios
presupuestarios, las necesidades de bienes, servicios y obras de la Entidad y los
remitirá al órgano encargado de la planificación y presupuesto institucional.

En el órgano encargado de la planificación y presupuesto institucional se analiza


el monto presupuestal requerido y la coherencia de los pedidos con las metas,
actividades y proyectos.

Sólo después de este análisis se procede a financiar presupuestalmente a dichos


requerimientos, usando todas las fuentes de financiamiento que tiene abierta
la entidad. Consignándolos en el presupuesto de gastos de bienes, servicios y
obras.

El presupuesto de bienes, servicios y obras incluido en el Proyecto de Presupuesto


Institucional es remitido al titular del pliego, quién aprobará u observará el
presupuesto institucional.

33
Manual: Gestión Logística y Financiera

Si el presupuesto es aprobado, se remite al Ministerio de Economía y Finanzas,


caso contrario, se hace los ajustes que sean necesarios.

El Ministerio de Economía y Finanzas consolida el presupuesto de todos los pliegos


y los integra al Proyecto de presupuesto de la república.

El Proyecto de Presupuesto de la república es remitido al Congreso de la República


donde, es analizado, aprobado u observado.

Si el proyecto de presupuesto es aprobado, se tiene el Presupuesto para el


año fiscal. Pero administrativamente, éste debe ser remitido al Presidente de la
Republica para su correspondiente promulgación.

El Presidente de la República promulga la ley, y, se publica en el Diario Oficial El


Peruano.

El Ministerio de Economía y Finanzas desglosa el presupuesto por pliegos y los


distribuye.

El órgano de planificación y presupuesto de la entidad, con el presupuesto


aprobado, a su vez, asigna recursos a cada meta y componente de la entidad
y por partidas específicas y remite al órgano encargado de la Programación de
Procesos de Selección.

El órgano encargado de la programación de procesos de selección de la entidad,


recepciona esta información, y a su vez, retransmite a todas las dependencias o
centros de costos, para que éstos reajusten sus necesidades de acuerdo al techo
presupuestal asignado.

Reajustadas las necesidades, son nuevamente remitidas, al órgano encargado


de la planificación de procesos de selección, quien consolida las necesidades por
tipos de bienes y servicios, determina los valores referenciales y define los procesos
de selección necesarios que sean necesarios para el año. Con esa información
formula el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.

5 EL PLAN ANUAL

Con estas explicaciones el Dr. Olivera comienza a revisar las diferentes


leyes para tener una idea clara de los procesos y evitar cometer errores
que posteriormente le podrían ocasionar problemas. El Dr. Olivera recordó
una comunicación del Director general que había llegado el día anterior,
se le informaba que se vencía el plazo de presentar a CONSUCODE y
PROMPYME el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC); con gran
preocupación preguntó al Lic. Vásquez las limitaciones de cumplir con ese

34
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

mandato, quien le respondió que estaba en trámite la Resolución Directoral


de aprobación del PAAC en la Oficina de Asesoría Legal para cumplir con
lo establecido.
El Dr. Olivera entendiendo que no siempre el Lic. Vasquez tendría tiempo
suficiente para explicarle todo lo que no conocía, optó por revisar algunos libros
y leyes, de esta manera fue informándose de documentos y herramientas con las
que tendría que familiarizarse en su gestión, su preocupación inmediata por la
comunicación recibida era el famoso Plan Anual de Adquisiciones, así revisando
alguna información pudo saber lo que en las líneas siguientes se explica.

El Plan Anual de Adquisiciones es un documento en el cual se consignan de manera


clara las diferentes adquisiciones que se debe ejecutar en un período determinado de
tiempo, es una herramienta de gestión obligatoria para las entidades públicas, según la
(Ley 26850) Ley de Contrataciones y Adquisiciones y su Reglamento (recomendamos
revisar dicha Ley), debe contener la siguiente información:

Las licitaciones públicas, concursos públicos y adjudicaciones directas que


se realizarán en el año fiscal. Pudiéndose incluir información relativa a las
adjudicaciones de menor cuantía.

La síntesis de las especificaciones técnicas de los bienes y servicios u obras a


adquirir o contratar.

El valor estimado de los bienes, servicios u obras a adquirir o contratar.

Los niveles de centralización y desconcentración de la facultad de adquirir y


contratar.

Las fechas probables de las convocatorias de los procesos de selección


planificados.

A manera de ejemplo, observemos un modelo hipotético con las principales


informaciones requeridas en un Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones:

35
Manual: Gestión Logística y Financiera

tema 2 Compras

El Dr. Olivera llegó a la conclusión que para ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones ya aprobado era muy importante conocer las normas que determinan
los procesos de compras o sea las adquisiciones en el sector público, por ello, leer
la Ley 26850 le había servido de mucho porque le permitió sacar las siguientes
conclusiones:

1 PROCEDIMIENTOS Y NORMAS EN LAS ADQUISICIONES EN EL


SECTOR PÚBLICO

El Dr. Olivera luego de analizar las normas pudo determinar que los
procedimientos de compras son los diferentes pasos u operaciones que hay
que realizar para efectuar una adquisición. Su finalidad consiste en la
obtención de un bien, servicio o contratación en base a un sistema eficiente
considerando siempre las normas en los trámites para evitar demoras
innecesarias.

A continuación le presentamos el proceso de adquisiciones y contrataciones:

DIAGRAMA DE PROCESO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

2. Organización
1. Necesidad 3. Bases y
de las
de Adquirir Convocatoria
Adquisiciones
4. Evaluación
de Postores.
Otorgamiento
de la Buena Pro
7. Conformidad 6. Ejecución 5. Suscripción
de la Prestación del Contrato del Contrato

La primera etapa del proceso se realiza en el transcurso de la planificación y


programación, formulando las necesidades para un abastecimiento correcto según el
Plan Anual Institucional. Es en esta etapa donde se elabora el Cuadro de Necesidades,
el cual sujeto a un proceso de evaluación y optimización consolida los resultados en
el Plan de Obtención que según el techo presupuestal se convertirá finalmente en
el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.

36
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

A partir de esta etapa comienzan a desarrollarse todas las actividades relacionadas


con las adquisiciones por lo que se hace necesario que conozca los siguientes
conceptos:

a) S i s t e m a s d e A d q u i s i c i o n e s y d) Comités Especiales.
Contrataciones.
e) P r o c e s o d e S e l e c c i ó n d e
b) Modalidades de Selección. Proveedores.

c) Tipos de Procesos de Selección.

a Sistemas de Adquisiciones y Contrataciones


Las Bases de los procesos de selección para la adquisición y contratación de bienes y
servicios y ejecución de obras según el Art. 56 del Reglamento, indican los sistemas
o procedimientos que se utilizarán para determinar el precio y sus posibles ajustes,
sobre la base de las condiciones pre-establecidas en función a la naturaleza y objeto
principal del contrato. Dichos sistemas podrán ser de suma alzada y el de precios
unitarios, tarifas o porcentajes.

Suma alzada: Aquel donde el postor formula su propuesta por un monto


fijo y por un determinado plazo de ejecución. Tratándose de obras, el postor
presentará, además, el desagregado por partidas que da origen a su propuesta.
Este sistema sólo es aplicable cuando las magnitudes y calidades de la prestación
están totalmente definidas en las especificaciones técnicas y en los términos
de referencia y, en el caso de obras, en los planos y especificaciones técnicas
respectivas.

Precios Unitarios, tarifas o porcentajes: Aquel donde el postor formula su


propuesta ofertando precios, tarifas o porcentajes en función de partidas o
cantidades referenciales contenidas en las bases, y que se valorizan en relación
a su ejecución real, así como por un determinado plazo de ejecución. En estos
casos, el postor presentará, además del desagregado, el valor total de la oferta
económica.

b Modalidades de Selección
Los procesos de selección previstos en el Art. 14 de la Ley y según el Art. 57 del
Reglamento podrán sujetarse a las siguientes modalidades:

Subasta Inversa: Es la modalidad de selección por la cual la entidad realiza la


adquisición de bienes a través de una oferta pública y en la cual el postor ganador
será aquel que ofrezca el menor precio en igualdad de circunstancias comerciales
y de servicio. Esta modalidad se podrá realizar en acto público con propuestas
de precios escritos o verbales, y de manera electrónica utilizando tecnología de
información, según procedimientos reglamentados.

37
Manual: Gestión Logística y Financiera

Convenio Marco de Precios: Es un procedimiento que se aplica a la adquisición


futura y eventual de bienes o servicios de consumo frecuente y se origina en
un proceso de selección público que desarrolla la administración con el fin de
registrar precios y puede ser utilizado por las entidades en sus compras futuras.
Estos precios se incluirán en un Catálogo de Precios que deberá ser publicado en
el SEACE y que contendrá la descripción sus condiciones y la individualización de
los proveedores con quienes se suscribe un Acta de Adhesión. De esta manera, las
entidades adheridas a determinado convenio marco de precios están obligadas a
consultar el Catálogo antes de convocar a un proceso de selección. Si el catálogo
contiene el bien o servicio requerido, la entidad deberá adquirirlo emitiendo
directamente la orden de compra o servicios, salvo que obtenga directamente
condiciones mas ventajosas.

c Tipos de Procesos de Selección


Los diversos tipos de procesos de selección son los siguientes:

Licitación pública: Se convoca para la contratación de obras y para la adquisición


de bienes y suministros dentro de los márgenes que establece la Ley Anual de
Presupuesto. Se desdobla en Licitación Pública Nacional e Internacional.

* La Licitación Pública Nacional: se convoca para la ejecución de obras por


empresas que tengan instalaciones en el país.

* La Licitación Pública Internacional: se convoca cuando las características


técnicas de las obras requieren de participación internacional.

Concurso público: Se convoca para la contratación sólo de servicios, pueden


ser de consultoría y de arrendamiento de bienes, dentro de los márgenes que
establece la Ley Anual de Presupuesto.

Adjudicación Directa: Se convoca para la adquisición de bienes, contratación


de servicios y ejecución de obras conforme a los márgenes establecidos por las
normas presupuestales. La adjudicación directa puede ser pública o selectiva:

* Adjudicación Directa Pública: Se convoca cuando el monto de la adquisición


o contratación es mayor al cincuenta por ciento (50%) del límite máximo
establecido en las normas presupuestales.

* Adjudicación Directa Selectiva: Se realiza cuando el monto de la adquisición


o contratación es igual o menor al 50% de límite máximo establecido para la
Adjudicación Directa por las normas presupuestarias. Este tipo de adjudicación
no requiere publicación, se efectúa por invitación, debiendo convocarse por
lo menos a tres proveedores. Por excepción el titular o la máxima autoridad
administrativa de la entidad, mediante documento sustentatorio podrá
exonerar al proceso de selección del requisito establecido, siempre que al

38
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

realizar la adquisición o contratación no sea posible contar con un mínimo


de tres proveedores.

Los montos máximos y mínimos para la determinación de los procesos de selección


en todas las entidades del sector público, según la Ley 28652 – Ley de Presupuesto
del Sector Público para el año Fiscal 2006 y el Reglamento de la Ley de Adquisiciones
y Contrataciones del Estado (Ley 26850) aprobado mediante el DS Nº 084-2004-PCM
son los que se muestran en el siguiente cuadro:

Fuente TUO de la Ley 26850 y su Reglamento aprobado con DS 083 y 084-PCM-2004 y Ley de Presupuesto
del Sector Público para el Año Fiscal 2006.

Los montos incluidos en este cuadro solamente son válidos para el período 2006,
teniendo en cuenta que los mismos varían según lo establecido en la Ley de
Presupuesto para cada año fiscal.

La Adjudicación de Menor Cuantía: Se convoca para:

* La adquisición, suministro o arrendamiento de bienes; así como para la


contratación de servicios en general, servicios de consultoría y de ejecución
de obras, cuyos montos sean inferiores a la décima parte del límite mínimo
establecido por las normas presupuestarias para las licitaciones públicas o
concursos, según corresponda.

* Los procesos declarados desiertos.

* La contratación de expertos independientes para que integren los Comités


Especiales.

39
Manual: Gestión Logística y Financiera

Los procesos de selección se inician con la convocatoria y culminan con la suscripción


del contrato respectivo o perfeccionamiento de éste o cuando se cancela el proceso
o cuando se deja sin efecto el otorgamiento de la Buena Pro.

A fin de garantizar la publicidad de las adjudicaciones directas selectivas y de menor


cuantía, serán notificadas a la Comisión de Promoción de la Pequeña y Microempresa
PROMPYME, la que se encargará de difundirla adecuadamente.

El Dr. Olivera, al informarse que el proceso de compras se inicia con la


conformación de Comités Permanentes y Especiales, solicitó el apoyo de los
funcionarios para que integraran los mismos, éstos se negaron aduciendo
que desconocían el trabajo que se debía realizar, no era remunerado y
más bien podría generales dificultades en procesos de control. Ante esta
situación solicitó que el Director General emitiera una resolución conformando
los comités, así no podrían negarse ya que es una labor administrativa
regulada según Decreto Legislativo 276 de la Ley de Bases de la Carrera
Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público.

¿Cree usted, que está procediendo adecuadamente el Dr. Olivera? Señale


sus observaciones.

El Decreto Legislativo 276 señala en lo que concierne a los comités especiales la


siguiente información:

Artículo 34.- Designación del Comité Especial.-


El Titular del Pliego o la máxima autoridad administrativa de la Entidad, según
corresponda, designará mediante resolución al Comité Especial encargado de
conducir el proceso de selección. En la designación se indicará el número de
miembros, el cual será siempre impar, con un mínimo de tres (3) y un máximo de
cinco (5) integrantes, los nombres de éstos y de los miembros suplentes y quién
actuará como presidente.

40
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

d Comités Especiales
Debemos especificar que las Adquisiciones o compras, que realiza el Estado están
a cargo de Comités Especiales, los cuales están conformados por un conjunto de
personas técnicas o especializadas, trabajadores de la entidad o externos a ella,
expresamente designados por el titular o la máxima autoridad administrativa para
la organización, conducción y ejecución de la integridad de un proceso de compra,
hasta antes de la suscripción del contrato. Su labor comprende la preparación de las
bases, términos de referencia o lineamientos; absolución de consultas; evaluación
de observaciones; recepción de ofertas; calificación de postores; evaluación de
propuestas; y en general, todo acto necesario o conveniente, hasta que la buena pro
quede consentida o administrativamente firme.

Como ya se dijo, anteriormente, los Comités Especiales pueden ser de carácter


específico, o para más de un proceso y permanente. Están conformados por un mínimo
de tres y un máximo de cinco integrantes titulares e igual número de suplentes, que
no pueden ser removidos, sino por caso fortuito, fuerza mayor o cese en el servicio
declarados mediante resolución debidamente motivados.

Cualquiera que sea el número de integrantes del Comité Especial, como mínimo uno
deberá pertenecer a la administración de la entidad y uno debe ser especialista de la
misma entidad o experto independiente, en el objeto de la convocatoria.

Sin embargo, en el caso de procesos de selección para la adquisición o contratación de


bienes y servicios altamente sofisticados, consultoría o de ejecución de obras altamente
sofisticados, el Comité Especial estará conformado por profesionales especializados
en la materia, según la siguiente regla:

Si son cinco miembros, tres de ellos deberán ser expertos en el objeto de la


convocatoria, los cuales podrán ser independientes, es decir ajeno a la entidad.

Si son tres miembros, dos de ellos deberán contar con los mismos requisitos
señalados anteriormente.

En ambos casos un miembro representará a la administración de la entidad.

El Dr. Olivera reunió a los integrantes del Comité para señalarles que cada
proceso de selección de proveedores para las distintas compras, debería
tener una programación de actividades y en cada reunión tendrían que
levantar un acta de los acuerdos tomados.

41
Manual: Gestión Logística y Financiera

e Proceso de Selección de Proveedores


La Ley de Adquisiciones del Estado y su Reglamento refiere exclusivamente según el
Art. 97, que las etapas del Proceso de Selección serán las siguientes:
1º Convocatoria.
2º Registro de participantes (antes era venta de bases).
3º Presentación de consultas y absolución de las mismas.
4º Formulación y absolución de observaciones, e integración de las bases.
5º Presentación de propuestas.
6º Evaluación de propuestas.
7º Otorgamiento de la buena pro.

El incumplimiento de algunas de las disposiciones que regulan el desarrollo de


estas etapas constituye causal de nulidad de las etapas siguientes del proceso, de
conformidad con lo dispuesto en el Art. 57 de la Ley y lo retrotrae al momento anterior
a aquel en que se produjo dicho incumplimiento.

El desarrollo de las etapas del Proceso de Selección es el siguiente:

1º Convocatoria: En una comunicación que la entidad ejecutora de un proceso de


selección realiza a la comunidad empresarial con la finalidad de interesar al mayor
número posible. Se efectúan, dependiendo del proceso de selección, mediante
avisos públicos, comunicación a PROMPYME e invitaciones.

La definición de plazos en las etapas de la convocatoria, presentación de


propuestas e integración de bases, se muestran en el siguiente cuadro, donde se
pueden apreciar los diferente plazos que se estipulan en la Ley para las Licitaciones
Públicas, Concursos Públicos, Adjudicaciones Directas y las de Menor Cuantía.

Fuente: TUO de la Ley 26850 y su Reglamento, aprobados por DS 083 y 084-PCM-2004 y Ley 284911 Ley General
del Sistema Nacional de Presupuesto

42
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

2º Registro de Participantes: Este registro se efectuará desde el día siguiente de la


convocatoria hasta 01 día después de haber quedado entregadas las bases.

3º Presentación de Consultas y Absolución de las mismas: Las consultas son


inquietudes o dudas que tienen los adquirientes de las bases, sobre algún
aspecto no expresado con claridad. Estas consultas serán fundamentadas y
sustentadas por parte del Comité Especial. Dichas respuestas deben ser dadas
de conocimiento oportuno y simultáneo a todos los postores que han adquirido
bases hasta ese momento, los postores que adquieran bases posteriormente los
recabarán conjuntamente con las bases. Los plazos para notificar la absolución
de las consultas a los postores varían dependiendo si el proceso es una licitación
o concurso público o adjudicación directa de 5 y 3 días contados desde el
vencimiento del plazo para la recepción de las consultas.

4º Formulación y absolución de observaciones, e integración de las bases: Las


observaciones son objeciones a las bases por parte de los adquirientes relacionados
al incumplimiento de las condiciones mínimas de las bases, deben ser debidamente
fundamentadas y dirigidas por escrito al Comité Especial. Se presentan para los
casos de licitaciones públicas y concursos públicos a los tres (3) días siguientes
de haber finalizado el término para la absolución de consultas y en el caso de
adjudicaciones directas en forma simultánea a las de las consultas.

El Comité Especial tiene que evaluar las observaciones presentadas por los adquirientes
de bases, dependiendo, si es licitación pública o concurso público en un plazo máximo
de 5 días, y si es, adjudicación directa en un plazo máximo de 3 días. Y pronunciarse
si las acoge o no. Si no acoge las observaciones deberá elevar todo lo actuado al
CONSUCODE dentro de los tres días siguientes de vencido el término para evaluarlas,
tanto para procesos de licitación pública, concurso público y Adjudicación Directa.

El CONSUCODE deberá resolver, si se trata de licitaciones y concursos públicos, en


un plazo máximo de cinco días y si se trata de adjudicaciones directas, en un plazo
máximo de tres días; notificando su pronunciamiento al Comité Especial dentro del
día siguiente de haberlo emitido.

La notificación del CONSUCODE deberá ser integrado a las bases, por el Comité
Especial, a más tardar al día siguiente de haber recepcionado el pronunciamiento
y notificar dicha integración en forma simultánea a los adquirientes de bases y al
CONSUCODE al día siguiente de haberlo efectuado.

Una vez integradas las bases, el Comité Especial es el único autorizado para
interpretarlas durante el ejercicio de sus funciones y sólo para los efectos de su
aplicación, sin perjuicio de lo que eventualmente resuelva el tribunal a raíz de una
impugnación.

43
Manual: Gestión Logística y Financiera

5º Presentación de propuestas: Dependiendo del proceso de selección el acto


podrá ser público o reservado. Los procesos de selección de Licitación Pública,
Concurso Público y Adjudicación Directa Pública serán siempre públicos; lo que
quiere decir que el acto debe realizarse en un auditorio o ambiente accesible
al público, pero lo más importante es que los postores participen del proceso y
tengan acceso a la información que se presenta en la propuesta técnica.

Dependiendo del tipo de adquisición o contratación el contenido de los sobres


de las propuestas técnicas económicas, deberá ajustarse a lo siguiente:

a. Adquisición de Bienes y Suministros

Propuesta Técnica
* Declaración Jurada señalando el nombre o razón social del postor o de su
representante legal, domicilio, inscripción en los Registros Públicos, cuando
corresponda, e indicación del documento de identidad. Por ningún motivo
debe exigirse la presentación de certificados o documentos, ya sea en
original o en copia.
* Promesa de ser consorcio, de ser el caso.
* Declaración Jurada de acuerdos al artículo 56° del Reglamento de la Ley
de Contrataciones y Adquisiciones.
* Declaración Jurada de ser una pequeña o microempresa, de ser el caso.
* Descripción de la especificación técnica, sustentada según corresponda,
con folletos muestras, planos, catálogos certificados de calidad y salubridad
entre otros.
* Carta de compromiso en las que consigne las condiciones de entrega o
suministro, plazos o calendarios.
* Descripción de la red de distribución de reparación y mantenimiento
cuando se trate de reparación o mantenimiento.
* Para acreditar las prestaciones relacionadas con el objeto de la
convocatoria, se podrá solicitar la presentación de certificados, constancias
o copias simples de los contratos, según corresponda, hasta por un número
máximo de diez.

Propuesta Económica
* Monto total de la oferta y precios unitarios cuando sea el caso. Tratándose
de un proceso de selección, según relación de ítems, se consignará el
monto total de la oferta y el precio unitario de cada ítem.
* Oferta de financiamiento, si fuese el caso, de acuerdo con lo dispuesto
en las bases.

44
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

b. Contratación de servicios en general

Propuesta Técnica
Todos los documentos requeridos para el suministro de bienes y
suministros, excepto el de especificaciones técnicas. Información referida
a los factores de evaluación considerados en las Bases, las que deberán
especificar:
* Para el postor: El tiempo de experiencia en la actividad, principales
trabajos realizados y/o trabajos similares, que se sustentarán en copia
simple de los certificados, constancias o los respectivos contratos, con un
máximo de diez trabajos en cada caso.
* Para el personal expresamente indicado en las Bases: el tiempo
de experiencia en la actividad y principales trabajos realizados en la
especialidad con un máximo de 10 documentos sustentatorios.

* Plan de trabajo: en el que se incluya, de ser el caso, el uso de medios


tecnológicos.

Propuesta Económica
* Monto total de la propuesta y precios unitarios, tarifas o porcentajes
cuando sea el caso. Tratándose de un proceso de selección por ítems, se
consignará el monto total de la oferta, el monto de cada ítem y los precios
unitarios, tarifas o porcentajes según corresponda.
* Oferta de financiamiento, cuando fuese el caso, de acuerdo con las
Bases.

c. Servicios de Consultoría

Propuesta Técnica
Todos los documentos requeridos para contratación de servicios en general,
excepto a la información referida a los factores de evaluación. Copia simple
del Certificado de Inscripción vigente en el Registro Nacional de Contratistas,
para el caso de consultoría de obras. Información referida a los factores de
evaluación considerados en las Bases, las que deberán especificar:
* Para el postor: tiempo en la actividad, que sustenta con la fecha de inicio
de las actividades o de constitución, según corresponda; experiencia en
la actividad, que se acredita con los principales trabajos realizados, con
un máximo de cinco (5) sustentados en copia simple de certificados,
constancias o contratos. La especialidad consignada en el certificado de
inscripción expedido por CONSUCODE no es, en ningún caso causal de
limitación en el proceso de selección.
* Para el personal expresamente indicado en las Bases: Tiempo en el

45
Manual: Gestión Logística y Financiera

ejercicio de la profesión que se sustenta con la fecha de colegiación o


documento análogo; experiencia en la especialidad que se acredita con
los principales trabajos realizados con un máximo de cinco (5) sustentados
en copia simple de certificados constancias o contratos.
* Plan de trabajo e innovación tecnológica: de ser el caso. El postor
podrá incluir, cuando así haya sido previsto en las Bases, por documento
separado y como parte de su propuesta técnica, las prestaciones
adicionales que oferte de manera opcional con el objeto de optimizar su
oferta; así como plantear la exclusión de determinadas prestaciones que
considere innecesarias.

Propuesta económica
* Monto total de la oferta y precios unitarios, tarifas o porcentajes si fuese
el caso. Tratándose de un proceso de selección según relación de ítems,
se estará a lo dispuesto en inciso 2) del artículo 61° del Reglamento de la
Ley de Contrataciones y Adquisiciones.
* Oferta de financiamiento, si estuviese previsto en las Bases.
* En los casos que el postor haya ofertado prestaciones adicionales, y/
o la exclusión de parte de las prestaciones solicitadas, el sobre de su
propuesta económica contendrá el monto a adicionar o a descontar, en
la eventualidad de que ellas sean aceptadas por la Entidad.

d. Contratación de seguros

Propuesta técnica
* Declaración Jurada señalando el nombre o razón social del postor o de
su representante legal, domicilio e inscripción en los Registros Públicos,
cuando corresponda, e indicación del documento de identidad. Por
ningún motivo se exigirá la presentación de certificados o documentos,
ya sea en original o copia.
* Promesa de consorcio, de ser el caso.
* Declaración Jurada de acuerdo con lo establecido en el artículo 56° del
Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones.
* Slip Técnico, de acuerdo con lo establecido en las Bases.
* Plazo de pago de siniestros.
* Información referida a experiencia en manejo de cartera de seguros; y
mejoras técnicas.

Siempre que las bases lo permitan, el postor podrá incluir, en documento


separado y como parte de su propuesta técnica, prestaciones adicionales que
oferte de manera opcional con el objeto de optimizar su propuesta; así como
plantear la exclusión de determinada prestación que considere innecesaria.

46
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

Propuesta Económica
* Monto total de la propuesta.
* Mejoras técnicas.

En el caso que la propuesta técnica del postor incluya o excluya las prestaciones
a que se refiere el último párrafo del numeral 1, la propuesta económica
indicará en documento separado el monto a adicionar o a descontar de su
oferta, sujeto a que la entidad acepte la propuesta.

6º Evaluación de Propuestas: Las propuestas técnicas y económicas se evalúan


asignándoles puntajes de acuerdo a los factores y criterios de evaluación y
calificación que se hayan establecido en las bases del proceso de selección.

a) Evaluación técnica y económica para la adquisición de bienes y


suministros
Para la evaluación técnica, las Bases establecerán los requerimientos mínimos
a cumplir para que la propuesta sea admitida. Asimismo, señalarán los factores
necesarios para la evaluación, los puntajes máximos que se le asignan y los
respectivos criterios de evaluación y calificación. Las garantías comerciales, de
funcionamiento u otras análogas, así como el plazo de entrega, el mantenimiento
del bien requerido y similares, serán considerados siempre factores técnicos.

Se tendrán en cuenta para establecer los requerimientos técnicos mínimos


o factores de evaluación, según corresponda al tipo de bien por adquirir, las
siguientes, características técnicas:
* Plazo de entrega.
* Costos de operación.
* Eficiencia y compatibilidad del bien.
* Disponibilidad de servicios y repuestos.
* Capacitación necesaria.
* Seguridad contra accidentes.
* Impacto ambiental.
* La experiencia del postor.

Para acceder a la evaluación de la propuesta económica, la entidad determinará


en las bases el puntaje mínimo que se deberá alcanzar. Las propuestas técnicas
que no alcancen dicho puntaje serán descalificadas en esta etapa.

La evaluación económica consiste en asignar el puntaje máximo establecido a la


oferta económica de menor monto. Al resto de propuestas se le asigna puntaje,

47
Manual: Gestión Logística y Financiera

según la siguiente fórmula:

Pi = 2(PMPE) – (Oi/Om) x PMPE



Donde:

Pi = Puntaje de la oferta económica i
Oi = Oferta Económica i
Om = Oferta Económica de monto o precio más bajo
PMPE = Puntaje máximo de la Propuesta Económica
I = Propuesta

Cuando el puntaje de la oferta económica resulte negativo, deberá mantenerse


como tal para el cálculo del puntaje total, el que será calculado hasta el tercer
decimal.

Si la propuesta económica incluye una propuesta de financiamiento, la primera


se evaluará utilizando el método del valor presente neto del flujo financiero que
comprenda los costos financieros y el repago de la deuda. Se tomarán en cuenta
todos los costos del financiamiento tales como la tasa de interés, las comisiones,
seguros y otros, así como la contrapartida de la Entidad si fuera el caso. Asimismo,
para el cálculo del valor presente de la oferta financiera, se aplicará la tasa de
descuento del doce (12%), la cual será modificada por Resolución Ministerial del
Ministerio de Economía y finanzas.

La suma de los máximos puntajes que se asignen a ambas propuestas deberá


ser igual a cien (100) puntos, de los cuales no menos de cincuenta (50) deberán
ser asignados para la propuesta económica, excepto en los casos en que el
Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones indique lo contrario. Dicha
asignación de puntajes deberá estar expresada en las Bases.

b) Evaluación técnica y económica para la contratación de servicios y


consultoría
Se realiza en dos etapas. La primera es la evaluación técnica, cuya finalidad es
calificar la calidad de la propuesta, y la segunda es la evaluación económica, la
cuál tiene por objeto calificar el objeto de la propuesta.

Tanto la evaluación técnica como la evaluación económica se califican sobre 100


puntos. El puntaje total de la propuesta será el promedio ponderado de ambas
evaluaciones, obtenido de la aplicación de la siguiente fórmula:

48
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

PTPi = c1PTi + c2PEi



Donde:

PTPi = Costo Total del postor i
PTi = Puntaje por Evaluación Técnica del postor i
PEi = Puntaje por Evaluación Económica del postor i
c1 = Coeficiente de ponderación para la evaluación técnica
c2 = Coeficiente de ponderación para la evaluación económica

Los coeficientes de ponderación deberán cumplir las condiciones siguientes:


* La suma de ambos coeficientes deberá ser igual a la unidad (1.00).
* Los valores que se aplicarán en cada caso deberán estar comprendidos dentro
de los márgenes siguientes:

En los caso de contratación en general:


0.40 < c1 < 0.70; y
0.30 < c2 < 0.60

En los caso de contratación de consultoría:


0.80 < c1 < 0.90; y
0.10 < c2 < 0.20

La propuesta evaluada como la mejor, será la que obtenga el


mayor puntaje total.

Para la evaluación técnica, se considerarán como factores en una escala que


sumarán cien (100) puntos, los criterios siguientes:
* Factores referidos al postor
* Factores referidos al personal propuesto expresamente indicado en las
bases
* Objeto del contrato
* Plan de trabajo
* Innovación tecnológica

49
Manual: Gestión Logística y Financiera

En la evaluación de propuestas técnicas de consultoría y sin perjuicio del puntaje total, las
bases podrán establecer puntajes máximos para los factores genéricos antes referidos.
Para acceder a la segunda etapa, se requiere alcanzar un mínimo de 80 puntos.

Antes de la apertura de sobres, el Comité Especial comunicará a los postores los


puntajes obtenidos en la evaluación técnica y procederá a devolver los sobres
de las propuestas económicas, de aquellos, que no hayan alcanzado el mínimo.

Posteriormente procederá a abrir, en el acto, los sobres que contengan las


propuestas económicas de los postores que obtuvieron un puntaje igual o superior
al mínimo y calculará siguiendo las pautas del artículo 66° del Reglamento de la Ley
de Contrataciones y Adquisiciones donde, el puntaje máximo para la propuesta
económica será de cien (100) puntos.

c) Evaluación Técnica y Económica para la contratación de seguros


Se realiza también en dos etapas. Tanto la evaluación técnica como la evaluación
económica se calificarán sobre 100 puntos. El puntaje para determinar la oferta
con el mejor puntaje total, será el promedio ponderado de ambas evaluaciones.
Las ponderaciones serán de cuatro décimas (0.4) para la evaluación técnica y

PTPi = 0.4 x PTi + 0.6 x Pei


Donde:
PTPi = Costo total del postor i
PTi = Puntaje por Evaluación Técnica del postor i
Pei = Puntaje por Evaluación Económica del postor i

Para participar en la etapa de evaluación económica no se requiere, como ocurre


en la evaluación de propuestas para contratar servicios generales, alcanzar puntaje
mínimo alguno en la evaluación técnica.

En la evaluación técnica se evaluará y calificará cada propuesta de acuerdo con


los puntajes previstos en las bases y conforme a una escala de cien (100) puntos,
de acuerdo a los siguientes criterios:
Slip técnico: Califica que la propuesta esté conforme al Slip requerido por
la Entidad, debiendo asignarse el puntaje máximo establecido en las bases,
que no podrá ser menor de cuarenta (40) puntos, al postor que cumpla con
presentar la propuesta técnicas requerida en las especificaciones técnicas
de las Bases. Las mejoras otorgadas será calificada en el factor de mejoras
técnicas. Si la propuesta no cumple con lo solicitado en las Bases, será materia
de descalificación.

50
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

Experiencia en el manejo de cartera de seguros: Califica la experiencia del


postor en la administración de programas de seguros. El postor que tenga
mayor número de años en la administración de este tipo de seguros, recibirá
el máximo puntaje. Al resto de propuestas, se le asignará puntaje en forma
proporcional.
Plazo de pago de siniestros: Califica el cumplimiento del postor a los plazos
de pagos previstos en la Ley. De modo que la propuesta que no cumpla con
los plazos previstos en el artículo 332° de la Ley N° 26702, Ley del sistema
Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de
Banca y Seguros. Al resto de propuestas se le asignará puntaje en forma
proporcional.
Mejoras técnicas: califica las mejoras de orden técnico que presentan los
postores con respecto al Slip requerido. Se otorgará el máximo de puntaje al
postor que presente mayores ventajas técnicas para la entidad, al resto se le
asignará puntaje en forma proporcional.

7º Otorgamiento de la buena pro: Es el acto de elección a la propuesta


comparativa que mejores condiciones técnicas y económicas ofrezca a la Entidad.
Las evaluaciones son exigibles a todos los postores en cautela al principio de
transparencia de las contrataciones y adquisiciones. Para cada proceso de
selección le corresponden un sistema de otorgamiento.

Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas


Públicas
Para tal caso el Comité Especial anuncia la propuesta ganadora, indicando
el orden en que quedaron calificados los postores, a través de un cuadro
comparativo.

Cualquier postor puede solicitar en el mismo acto o por escrito, copia del acta
de otorgamiento de la buena pro y detalle de las calificaciones otorgadas a
las propuestas, documentación que le será entregada dentro del día siguiente
de la solicitud, bajo responsabilidad del Comité Especial.

El Comité Especial notificará en forma inmediata con el acta de otorgamiento


de la buena pro a la dependencia encargada de las adquisiciones y
contrataciones de la Entidad.

Adjudicación Directa Selectiva y de Menor Cuantía


Los resultados del otorgamiento de la buena de pro en un proceso de
Adjudicación Directa Selectiva, deberán ser notificados a todos los postores
participantes y, cuando corresponda a la Comisión de Promoción de la
Pequeña y Microempresa (PROMPYME).

La notificación de la buena pro, en un proceso de Selección de Menor Cuantía,

51
Manual: Gestión Logística y Financiera

al postor ganador y a los demás postores participantes, si fuese el caso, podrá


efectuarse por el mismo medio por el que fue cursada la invitación, o con la
expedición de la orden de compra o de servicios. En cualquier caso el contrato
se formalizará con la notificación de dicho otorgamiento. Cuando corresponda
el otorgamiento se hará de conocimiento de la Comisión de promoción de la
Pequeña y Microempresa (PROMPYME).

El otorgamiento de la buena pro queda automáticamente consentido una


vez transcurrido el plazo para la interposición de los recursos de impugnación
sin que los postores hayan ejercido derecho.

Una vez consentido el otorgamiento de la Buena Pro, los funcionarios y


dependencias responsables de la Entidad asumen competencia para ejecutar
los actos destinados a la celebración del respectivo contrato.

Las Acciones Administrativas complementarias o posteriores al proceso de


selección son las siguientes:
* Publicación sobre otorgamiento de buena pro, prórroga, postergación o
declaratoria de desierto de proceso de selección.
* Citación para suscripción del Contrato.
* Remisión del expediente del proceso de selección.
* Informe Final del Comité Especial.
* Elaboración del contrato.
* Registro de Contratos y notificación a dependencias encargadas de velar
por su cumplimiento.
* Registro de compromisos.
* Recepción y conformidad de las prestaciones.
* Aplicación de penalidades.
* Entrega de certificados de prestación.
* Liquidación de contrato.

Las Garantías
En el proceso de selección las garantías se constituyen en un elemento necesario.
Las garantías son la carta fianza y la póliza de caución, que se deben caracterizar
por ser incondicionales, solidarias, irrevocables y de realización automática al sólo
requerimiento de la Entidad. Son de tres tipos: de fiel cumplimiento, adicional por el
monto diferencial de propuesta y por adelantos.
Garantía de Fiel cumplimiento: Es aquella que el postor ganador de la Buena
Pro entrega a la entidad como requisito indispensable para suscribir el contrato.
Debe ser emitida por un monto equivalente al diez por ciento (10%) del monto

52
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

del contrato, y tener vigencia hasta la aprobación de la liquidación final.


Garantía adicional por el monto diferencial de propuesta: Se otorga cuando
la propuesta económica es inferior al valor referencial en más del veinte por
ciento (20%) y se presenta, junto a la garantía de fiel cumplimiento y con idéntico
objeto y vigencia, por un monto equivalente a la diferencia existente entre el valor
referencial y el monto de la propuesta.
Garantía por adelantos: Es aquella que entrega el postor ganador para garantizar
los adelantos solicitados por idéntico monto y un plazo mínimo de vigencia de
tres meses. Cuando el plazo de ejecución del contrato sea menor a tres meses, las
garantías pueden tener una vigencia menor, siempre que cubra, la fecha prevista
para la amortización total del adelanto.

La Ejecución contractual
Las bases de los procesos de selección indicarán, cuando sea pertinente la modalidad
en la que se realizará la Ejecución del contrato. En el siguiente cuadro se podrá apreciar
una clasificación por modalidades de ejecución presupuestal, por tipo de proceso de

Fuente: TUO Ley 26850 y su Reglamento

Estas modalidades pueden ser:

a. Por el financiamiento

Con financiamiento de la entidad. Modalidad en que la entidad financia el


costo de los bienes, servicios o ejecución de obras.

53
Manual: Gestión Logística y Financiera

Con financiación del contratista. Modalidad en que el postor se compromete


a asumir directamente el financiamiento del monto total o parcial del contrato
de adquisición de bienes, servicios o ejecución de obras.
Con financiación de terceros. Modalidad en el que, el financiamiento del
monto total o parcial de los bienes, servicios o ejecución de obras y los costos
financieros son asumidos con un tercero comprometido conjuntamente con
el postor y con la Entidad. Para esta modalidad se aplicará lo dispuesto por la
ley de Endeudamiento del Sector Público y la Ley de Equilibrio Financiero.

b. Por el alcance del contrato


Aplicable a procesos de selección para prestaciones especiales de bienes, servicios
y obras.
Llave en mano. Modalidad en la que el postor oferta en conjunto todo lo
necesario (ingeniería, construcción, equipamiento, montaje, instalación) para
poner en funcionamiento la prestación objeto del contrato.
Concurso Oferta. Modalidad en el que, el postor concurre ofertando el
expediente técnico, ejecución de la obra, plazos y de ser caso el terreno. Esta
modalidad sólo podrá aplicarse en la ejecución de obras que se convoquen
bajo el sistema de suma alzada y siempre que el valor referencial corresponda
a una licitación pública.

El CONSUCODE emitirá las disposiciones complementarias para los procesos de


selección que se convoquen mediante las modalidades consideradas en el presente
Art. 58 del Reglamento.

El Dr. Olivera cada vez se sentía mas familiarizado con los procesos en la
dirección de logística. Leer la ley le había servido de mucho, ya que hasta
los conceptos estaban claramente determinados. Uno de los aspectos que
también debería considerar muy importantes eran los sistemas informáticos
con los que trabajaban y que constantemente tenían que alimentar de
información, así como el SIGA , también debería utilizar el SEACE por
disposiciones normativas.

El SEACE (Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado), es el


sistema electrónico que permite el intercambio de información y difusión sobre las
adquisiciones y contrataciones del Estado, así como la realización de transacciones
electrónicas. El CONSUCODE es el organismo que según Art. 68 del TUO desarrollará,
administrará y operará el SEACE, según el Art. 69 valida y determina su eficacia
jurídica.

54
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

En el siguiente cuadro se podrán conocer las etapas en las que El SEACE


interviene:

Fuente: TUO – Ley 26850 y su Reglamento

El Dr. Olivera, al tener conocimiento de la relación constante que tendría


con los proveedores en esta fase de compras y adquisiciones averiguó que
había un Registro de Proveedores que antiguamente formaba parte del
subsistema de información en la dirección de logística, pero que luego pasó
a formar parte de CONSUCODE (Consejo Superior de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado), y recordó a su amigo Cesar Fuentes que trabaja
en ese organismo, inmediatamente lo contactó y le pidió que lo asesorara en
cuanto a esa entidad, se reunió con él y pudo informarse con más detalle.

2 REGISTRO DE PROVEEDORES

Según las nuevas disposiciones incorporadas en la Ley 26850, el CONSUCODE es


la única entidad encargada de desarrollar, administrar y operar el Registro Nacional
de Proveedores y deberá mantener este registro actualizado en su página web a
efectos de que las entidades y los proveedores puedan tener acceso a este registro
con facilidad. El RNP está compuesto por los capítulos de:

Proveedores de Bienes, a quienes se acredita con información acerca de su


naturaleza y objeto de sus actividades, que los habilita para ser postores en los
procesos de adquisición y suministro de bienes.
Proveedores de Servicios, a quienes se acredita con información acerca de su
naturaleza y objeto de sus actividades, que los habilita para ser postores en
los procesos de contratación de servicios en general y consultoría de distintas
obras.
Consultores de Obras, a quienes les asigna sus especialidades habilitándoles para
ser postores en los procesos para consultoría de obras.
Ejecutores de Obras, a quienes les fija una capacidad máxima de contratación,

55
Manual: Gestión Logística y Financiera

habilitándoles para ser postores en los procesos para ejecución de obras.


Inhabilidades para Contratar con el Estado, que reúne la información relativa a
las personas naturales y jurídicas sancionadas administrativamente por el Tribunal
con inhabilitación temporal o definitiva de su derecho a participar en procesos
de selección y a contratar con el Estado.

Sólo el CONSUCODE aprobará el Reglamento del RNP el cual establecerá las normas
y los requisitos para las inscripciones y demás procedimientos.

Para el caso de los proveedores de bienes y servicios, ejecutores y consultores de obras,


se requiere que en la propuesta presenten copia simple del Certificado de Inscripción
ante el RNP, adicionalmente y en todos los casos, los postores presentarán declaración
jurada de no tener sanción vigente según el RNP, la que será reemplazada por una
constancia en caso de obtener la Buena Pro.

Fue muy provechoso su encuentro con su amigo César, ya que a partir de esta
conversación indagó en la ley de Adquisiciones y Contrataciones que el Registro
Nacional de Proveedores se crea según el Art. 8 del TUO de la Ley de Adquisiciones
y Contrataciones del Estado y que para ser postor se requiere estar inscrito en el
Registro Nacional de Proveedores y no estar sancionado e impedido para contratar
con el Estado.

Al poco tiempo de ejercer su gestión el Dr. Olivera recibió una correspondencia


del Órgano de Control Institucional, donde le refería que en el último examen
realizado a su dependencia, la oficina de logística no habría asegurado la
buena ejecución y cumplimiento contractual, refiriendo entre otros aspectos lo
siguiente:
No se habían elaborado los informes de liquidación de contrato.
No se establecieron los controles previos y concurrentes, respecto a las
penalidades aplicadas.
Demora en la entrega del servicio.

56
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

3 CONTRATOS

Con relación a los contratos, debemos especificar que deberán celebrarse por escrito
y se ajustarán a la proforma incluida en las bases con las modificaciones aprobadas
por la Entidad durante el proceso de selección.

Según el Reglamento señala los casos en que el contrato puede formalizarse con
una orden de compra o servicio. Asimismo se tomarán en cuenta las siguientes
normativas:

El contrato entra en vigencia cuando se cumplen las condiciones establecidas


para dicho efecto en las bases y podrá incorporar otras modificaciones, siempre
que no impliquen variación alguna en las características técnicas, precio, objeto,
plazo, calidad y condiciones ofrecidas en el Proceso de Selección.

En los procesos de selección podrán participar distintos postores en consorcio,


sin que ello implique crear una persona jurídica diferente.

Para ello, será necesario acreditar la existencia de una promesa formal de


consorcio, la que se perfeccionará luego del otorgamiento de la buena pro y
antes de la suscripción del contrato.

Las partes del consorcio responderán solidariamente ante la Entidad por todas
las consecuencias derivadas de su participación individual o en conjunto dentro
del consorcio en los procesos de selección y en la ejecución del contrato derivado
de éste, deberán designar un representante o apoderado común con poderes
suficientes para ejercitar los derechos y cumplir las obligaciones que se deriven
de su calidad de postores y del contrato hasta la liquidación del mismo.

Las partes del consorcio no deben estar incluidas en el Registro de inhabilitados


para Contratar con el Estado, y en el caso de obras deberán estar inscritas en el
Registro Nacional de Contratistas.

El contratista podrá subcontratar, previa aprobación de la Entidad, parte de sus


prestaciones en el contrato, salvo prohibición expresa contenida en las bases.

El contratista mantendrá la responsabilidad por la ejecución total de su contrato


frente a la Entidad, sin perjuicio de la responsabilidad que le puede corresponder
al subcontratista.

Para ser subcontratista se requiere no estar incluido en el Registro de Inhabilitados


para Contratar con el Estado. En el caso de obras y consultoría de obras, el
subcontratista deberá estar inscrito en el Registro Nacional de Contratistas.

Sin perjuicio de lo dispuesto en los párrafos precedentes, los contratistas

57
Manual: Gestión Logística y Financiera

extranjeros podrán subcontratar con sus similares nacionales asegurando a sus


subcontratistas capacitación y transferencia de tecnología.

Las partes podrán resolver el contrato de mutuo acuerdo por causas no atribuibles
a éstas o por caso fortuito o de fuerza mayor estableciendo los términos de la
resolución.

Cuando se ponga término al contrato, por causas imputables a la Entidad, ésta


deberá liquidarle la parte que haya sido efectivamente ejecutada y resarcirle los
daños y perjuicios ocasionados.

En los supuestos de caso fortuito o fuerza mayor, se liquidará en forma exhaustiva


la parte efectivamente ejecutada.

La Entidad deberá reconocer en el acto administrativo resolutorio los conceptos


indicados en los párrafos precedentes. Para hacer efectiva la resolución deberá
contar con la aprobación del Titular del Pliego o la máxima autoridad administrativa
de la Entidad, bajo responsabilidad.

La resolución del contrato por causas imputables al contratista le originará las


sanciones que le impongan el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado, así como el resarcimiento de los daños y perjuicios ocasionados.

El Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, en los casos que


conozca declarará nulos los actos administrativos expedidos por las Entidades,
cuando hayan sido dictados por el órgano incompetente, contravengan las
normas legales, contengan un imposible jurídico, o prescindan de las normas
esenciales del procedimiento o de la forma prescrita por la normatividad aplicable,
debiendo expresar en la Resolución que expida la etapa a la que se retrotraerá
el proceso.

58
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

Con esta información el Dr. Olivera respondió lo siguiente a través de un


documento:

El hallazgo menciona deficiencias en la buena ejecución y cumplimiento


contractual, sin embargo debo precisar que en el 2004 hubieron contratos
cuya ejecución se extendió hasta junio del 2005, (debido a ampliaciones
contractuales), es por ello que no se puede afirmar que no existió una buena
ejecución, ya que a la fecha de ejecución de la presente acción de control,
todavía no se había ejecutado integralmente los contratos derivados de los
Procesos de Selección del Año 2004.

Sobre la supuesta demora en la entrega del servicio, es menester señalar


que si bien es cierto el contrato señala un mes determinado para la entrega,
al momento de girar la orden de servicio, éste se hacía en los últimos días
de dicho mes (por efectos de calendario de compromiso).

¿Está de acuerdo con lo que respondió el Dr. Olivera? Argumente.

59
Manual: Gestión Logística y Financiera

tema 3 Almacenes

El Dr. Olivera ante la posible dificultad de desabastecimiento de


medicamentos en la farmacia para atender los pedidos, necesitaba tener
referencias de los stocks que habían en almacén y saber con claridad cómo
se realizaban los procesos en esa unidad. Llamó al Sr. Silva, jefe de la
unidad de almacén para que le informe del funcionamiento y detalles de
su manejo.

El Sr. Silva, era una persona muy solidaria que llevaba años a cargo del
almacén e inmediatamente se puso a disposición del Dr. Olivera. Le explicó
que la función principal del almacén era garantizar el abastecimiento
en la institución, para lo cual se debe llevar un constante control con la
finalidad de tener la información precisa de los stocks y poder programar
las reposiciones.

1 ORGANIZACIÓN DE ALMACENES A NIVEL LOCAL

Al almacén se le considera el lugar donde se guardan las existencias o materiales.


Es necesario el conocimiento de la organización, el proceso y técnicas en el manejo
de los almacenes para suministrar estos materiales en el momento preciso y evitar
paralizaciones por falta de ellos.

A nivel local, la organización del almacén está orientada a desarrollar las siguientes
actividades:

Recibir los artículos y darles su conformidad, mediante chequeo.


Clasificarlos.
Ubicarlos y guardarlos (almacenarlos).
Preocuparse por su mantenimiento, evitando su deterioro o pérdida.
Entregarlos cuando lo soliciten.
Controlar las existencias.
Solicitar su reposición para mantener una cantidad determinada.

60
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

El ciclo de almacenamiento comprende las siguientes etapas:


Recepción: Recibirá los artículos que lleguen al almacén, comprobando si son los
solicitados, por medio de la confrontación con el pedido y determinando el estado
en que lleguen, la cantidad y calidad, procediendo a entregarles posteriormente a
las bodegas o depósitos de despacho, donde se guardarán hasta su utilización.
Almacenamiento propiamente dicho: Recibirá los artículos que le entregue
recepción, confrontándolos con el parte de ingresos que este debe elaborar.
Después de recibidos, los ubicará de manera de saber exactamente donde se
encuentran, guardándolos hasta que les sean solicitados y los entregará a cambio
de la orden de salida o despacho correspondiente.
Control: Controlará el movimiento de las existencias estableciendo cantidades
mínimas y máximas para mantener cada artículo; procederá a clasificar las
existencias y solicitará su reposición cuando sea conveniente.
Mantenimiento: Se encargará de mantener en buen estado de conservación
y limpieza las existencias y los depósitos, además realizará la manipulación y
transporte de los artículos dentro de la zona de almacén.

Recepción

Almacenamiento

CICLO DE
ALMACENAMIENTO

Control

Mantenimiento

A continuación le detallamos los procesos que se desarrollan en el


almacén y las acciones que se deben realizar en cada uno de ellos:
a) Ingreso Físico de Materiales
b) Custodia Temporal
c) Control de las Existencias
d) Despacho de Bienes

61
Manual: Gestión Logística y Financiera

a. Ingreso Físico de Materiales


En este proceso se oficializa el ingreso de bienes recibidos por el almacén, a través
de las siguientes acciones:

Recibir Documentos de Adquisición o Envío


* Área de Adquisiciones: remitirá copia de Orden de Compra con la debida
anticipación.
* El almacén: debe tener conocimiento anticipado de que se está
comprando.
* Lo mismo se hará en caso de traslado interno, a través de PECOSA al lugar
del destino.

Recibir los Bienes


* Orden de Compra o PECOSA.
* Guía de remisión del Proveedor en caso de compra.
* De ser el caso, protocolos de análisis.
* Descargar el material y trasladarlo a la recepción.
* Desembarcar y extraer los bienes de sus envases en presencia del
responsable de la entrega.

Inspeccionar y Verificar
* Cotejar documentación, idéntica original y copias.
* Inspeccionar características externas observables.
* Unidad de medida, peso, volumen, cantidad y empaque.
* Marca, modelo, serie, lote, vencimiento, Registro Sanitario.

Suscribir Documentos
* Acreditando conformidad de lo recibido «Recibí Conforme».
* Entregar Guías de Internamiento, si es compra.
* Emitir Notas de Entrada al Almacén, si no es compra.

Registrar los Datos del Ingresos


* Registrar en Kardex Valorado o Tarjeta de Existencia Valorada en
Almacén.
* En lo posible debe estar en sistema de cómputo.
* Actualización del Margesí de bienes para el control patrimonial.

62
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

b. Custodia Temporal
En este proceso se conservan los materiales y se disponen las existencias para su
atención oportuna. Se desarrolla de la siguiente manera:

Acondicionar el Lugar de Custodia


* Espacio Disponible: largo, ancho y altura.
* Facilidades de acceso.
* Medidas de seguridad.
* Equipamiento e instalaciones.

Clasificar los bienes


Separarlos en función a su naturaleza, propiedades similares, valor, movimiento,
riesgo, facilidades de manipulación y el espacio físico disponible. Es posible
utilizar para esta clasificación:
* Catálogo general de Bienes (grupos, clases, subclases, etc).
* Por tipos de almacenes (almacenes y drogas, material hospitalario, material
no hospitalario, etc).

Trasladar y Ubicar
* Traslado por los medios que se disponga (trabajadores, medios rodantes,
vehículos)
* Se evitará causar el deterioro o pérdidas de materiales por el traslado.
* La ubicación en almacén puede ser en parihuelas, estanterías con niveles
y zonas.
* Carteles de identificación de estantes y parihuelas.

Registrar la Ubicación
* Mediante la Tarjeta de Control Visible o Beencard.
* Mediante Plano o Diagrama de ubicación de almacén.
* Zonificación de almacén mediante trazos de líneas paralelas,
complementado por sistemas de coordenadas (letras a lo largo A, B, C,
D......y números a lo ancho1, 2, 3,.....etc).
* Si es estantería, se puede zonificar también por coordenadas (letras para
las filas y números para las columnas).

Conservar las Propiedades de los Bienes


* Los bienes temporalmente bajo custodia en almacén, no deben sufrir
daño alguno o estar sometidos a riesgos que puedan afectar su integridad.
Deben lucir las propiedades y cantidad que tenían al momento de su
recepción.

63
Manual: Gestión Logística y Financiera

* Los anaqueles o estanterías deben ser seguros, ante caídas o movimientos


bruscos, que no repercuta en los bienes apilados en ellos.
* Uso de extintores y entrenamiento para su utilización.
* En lo posible, tener contratadas pólizas de seguro para la cobertura de
riesgos en los almacenes (incendio, vandalismo y otros que resulten de
un análisis previo).
* Evite mezclar o juntar materiales que puedan contaminarse.
* Ubicar los líquidos en zonas bajas, en caso de derrame no dañaran otros
materiales.
* Mayor peso en partes bajas, menor peso en partes altas.
* Los bienes de mayor valor o riesgo de pérdida deben conservarse en
lugares más seguros y de limitado acceso.
* Los bienes de mayor rotación deben estar ubicados en zona de fácil
acceso.
* Los bienes menudos ubíquelos en cajas y cajones, así evitará su dispersión
o derrame.

c. Control de las Existencias


En este proceso se constatan las condiciones de los bienes en custodia temporal,
se adoptan medidas correctivas cuando se requiere y se reporta la situación del
almacén a los niveles gerenciales. Se desarrolla de la siguiente manera:

Determinar los Fines del Control



Se coteja los registros y documentos con las existencias reales disponibles en
el almacén, para la toma de decisiones siguientes:
* Corrección.
* Eliminación de riesgos de pérdidas o daños.
* Adopción de medidas de seguridad.
* Uso y destino de existencias.
* Rotación de materiales.
* Determinación de Stock más adecuado.

Cotejar los Registros y Documentos con las Cantidades


* La función principal del almacén es la custodia física de los bienes, durante
el tiempo que permanezcan en custodia.
* El cotejo de «que todo lo ingresado existe físicamente», se denomina
«Inventario Físico Permanente».

64
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

* Lo más recomendable es realizar el conteo y reconteo de todo el almacén,


pero también puede limitarse a los bienes con mayor movimiento, mayor
precio unitario o a los de mayores cantidades o volúmenes.
* Los resultados de tal cotejo pueden ser:
– Que las cifras son iguales.
– Que existe mayor cantidad.
– Que faltan bienes.
– En las diferencias el Jefe de Almacén, que es el directo responsable
de todo lo que ingrese y salga del almacén, deberá investigar éstas
diferencias.

Constatar la Vigencia de Uso


* Se debe conocer el estado y las condiciones de cada lote que se ha recibido,
verificando su vencimiento.
* Indicar cuántos meses de vigencia tiene cada lote. Se debe listar bienes
con vigencia crítica.
* El despacho de éstos bienes, debe ser en primer lugar de los que tiene
menor período de vigencia. (Rotación).
* Gestionar el canje o reemplazo de los bienes dañados.
* Gestionar la baja o el canje de los bienes con vigencia vencida.

Cotejar las Existencias y Necesidades


* Se puede mantener un stock en los almacenes para la atención inmediata
de necesidades, sin recurrir a una compra de urgencia.
* Otra actividad de control debe ser el cotejo de las cantidades en existencias
con la proyección de las necesidades de los usuarios.
* Para esta actividad de control se debe hacer:
– Revisar el ingreso y destino de los bienes.
– Revisar la estadística de pedidos de meses anteriores y observar la
frecuencia de repetición.
– Revisar los Cuadros de Necesidades u otros de programación para
conocer los requerimientos a futuro.
– Coordinar con área de programación y brindar facilidades de
información.
– Calcular la existencia mínima que debería mantener para casos de
urgencia.
– Restar probables requerimientos de sus existencias.

65
Manual: Gestión Logística y Financiera

* Los resultados probables son:


– Le sobran bienes o existe un Sobrestock.
– Le faltan bienes. Se debe actuar con racionalidad en tanto se tramita
Pedido de Reposición de Stock.

Detectar Situaciones de Riesgo


* Riesgo es cualquier situación que amenace la integridad física del
trabajador, del almacén y los bienes en custodia.
* Revisar puertas, ventanas y cerraduras.
* Revisar si materiales están debidamente sujeto y no están en equilibrio
con otros materiales.
* Revisar las instalaciones eléctricas.
* Revisar vigencia de extintores.
* Formular informe a la Jefatura inmediata y a Seguridad.

Informar Resultados a las Respectivas Instancias


* Resulta en la emisión de informes de índole gerencial que permitan a
las áreas directivas tener elementos de juicio suficientes para la toma de
decisiones. Así mismo, emisión de informes a las áreas de programación de
necesidades para consumir el stock existente y puede realizarse el ajuste
de la programación.

d. Despacho de Bienes
En este proceso se atienden las necesidades de bienes que tienen las áreas usuarias
y se cierra el ciclo de almacenamiento. Se desarrolla de la siguiente manera:

Recibir Documentos de Pedido


* Tal como se da en el ingreso de bienes, el Almacén necesita conocer
con anticipación, de los pedidos que va a atender con las existencias en
custodia, excepto razones de extrema urgencia.
* Documentos de pedido son: PECOSA debidamente autorizada y firmada
por Jefatura, Programa de Distribución; y por excepción, el Cuadro de
Necesidades.

Ubicar y Clasificar los Bienes


* En esta etapa, el almacén ya dispone de información registrada y
actualizada, para la ubicación de bienes.
* Cotejo de las existencias con las necesidades previstas.

66
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

* Zonificación del almacén y registro de datos, para una pronta


ubicación.
* Téngase presente en dar preferencia a bienes con vencimiento
próximo.

Embalar e Inspeccionar
* Verificar que las cantidades, códigos del bien, denominación y
características de los lotes sean los que corresponden a cada pedido.
* Disponer el empaque de los bienes por destino, junto a su pedido, en
medios que soporten el traslado y manipulación.
* En lo posible use las mismas envolturas o cajas que empleó el
proveedor.
* Asegurar que los medios de embalaje sean los adecuados y no causen
daño o contaminación.
* En la manipulación de los bienes, evite contaminarlos o contaminarse.
Aíslelos entre sí, con tabiques o envolturas para evitar su daño al contacto
o fricción con otros.
* Inscribir en el paquete indicaciones claras y sencillas sobre el destino, modo
de manipulación, la posición correcta en el traslado y otras condiciones.

Registrar la Salida
* En el pedido o PECOSA.
* En el Kardex Valorado.
* En el Bincard.
* En el Margesí (para el caso de bienes mayores).

Embarcar y Trasladar
* Utilizar todos los medios de transporte y traslados disponibles.
* El encargado del transporte recibirá los materiales embalados y
PECOSA.
* Si es por intermedio de terceros, éstos deben emitir además, Guía
indicando: Destinatario, Dirección, Cantidad de Bultos, Peso.

Entregar y Recabar Constancia


* El despacho se concreta con la entrega recepción, como acto administrativo
bilateral, en el que el almacén entrega y el usuario recibe.
* La entrega puede hacerse en el mismo almacén o en la sede del
usuario.

67
Manual: Gestión Logística y Financiera

* El almacén debe guardar los documentos donde constan que el usuario


recibió el pedido.

El Dr. Olivera ya había recibido algunos comentarios negativos y quejas del


almacén por dificultades ocasionadas por desabastecimiento y congestión
en el mismo almacén, por esa razón le preguntó al Sr. Silva qué pasaba
exactamente en el almacén. El Sr. Silva le informó que el problema central
en almacén era el espacio reducido que habían asignado a esta unidad, por
ello se había realizado un concienzudo estudio del espacio en función de
los artículos que en él se recibían, guardaban, manipulaban y entregaban,
pero siempre resultaba pequeño para la cantidad de materiales que ahí
se manejaban, en especial con los medicamentos e insumos críticos por
no contar con espacio suficiente para refrigeración y mantener el stock
necesario de vacunas especiales. Ante esta situación estaban solicitando
anexar al almacén un ambiente contiguo bastante grande, que era utilizado
para comedor del personal de mantenimiento, y que resultaba demasiado
grande para el personal que muchas veces no utilizaba el comedor por

2 CARACTERÍSTICAS FÍSICAS DEL ALMACEN

Hay que tener en cuenta las condiciones y factores que van a influir en el desarrollo
de las actividades en el almacén, estos aspectos son los siguientes:

a. Características: El estudio que se haga para elegir dicha zona o para distribuir
una zona ya elegida, tiene que realizarse en función de los siguientes factores:

Entidad a la que va a servir, de acuerdo al nivel de entidad, sabremos qué


materiales guardará el Almacén, el espacio del que va a disponer y adaptar.

Espacio del que se dispone, hay que verlo teniendo en cuenta su forma y
dimensiones su situación con respecto a la entidad, la distribución que de
él podemos hacer, si se trata de una sola área en la que se centralizarán los
almacenes o se trata de varias áreas pequeñas en la que debemos distribuir
depósitos muy distantes entre sí, en la que una será la principal y otras las
secundarias.

Existencias por guardar, se refiere a las existencias que dicha zona contendrá
y al analizarlas debemos ver los siguientes puntos:

* Cantidad total de los artículos.


* Cantidad de cada clase de artículos.
* Dependencias que lo usan.

68
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

* Manipulación que necesitan.


* Características que presentan.
* Condiciones ambientales que requieren.
* Seguridad que hay que proporcionarles, en relación su valor es dinero en
uso o necesidad.

b. Organización y distribución: La organización y distribución del almacén debe


satisfacer los siguientes objetivos:

Obtención de los artículos por las dependencias lo más rápido que se pueda,
y al menor costo. Es importante poder controlarlos constantemente.
Flexibilidad para que se adapte a los cambios que se produzcan con una
mínima inversión.
Previsión para el futuro de la entidad, evitando reorganizaciones a corto
plazo.
Facilidad para que se realice el ciclo de almacenamiento.

Al distribuir la zona de almacenaje, hay que tener en cuenta las operaciones que deben
realizarse en el almacén, es decir, el ciclo de almacenaje, y por ello la distribución debe
hacerse en función de la recepción, el almacenaje propiamente dicho, el despacho y el
control que deben tener todos y cada una de los artículos que en él se guardan.

c. Medios de almacenaje: Son los medios que ayudan a guardar y conservar


convenientemente las existencias, asegurar su manipulación sin peligro y
permiten el control en forma eficiente. Los medios que requiere el almacén para
su funcionamiento son de dos clases:

Medios Humanos: O sea, el personal que debe dedicarse a recibir, guardar,


controlar y despachar las existencias.

Medios Materiales: Son los que ayudan al personal a cumplir con las
funciones indicadas. Entre los medios locales se consideran por ejemplo los
locales, las estanterías, etc.

Medios de Transporte Interno: Son los que ayudan a la manipulación o


traslado de las existencias. Por ejemplo medios manuales, carretilla elevadora;
utilizada según la naturaleza de los artículos.

Equipo de Almacenaje: Son los que ayudan al funcionamiento y desempeño


del personal en el mantenimiento, acomodado, ordenamiento y control de
los artículos. Por ejemplo los mostradores, balanzas, escaleras, camillas o
plataformas, etc.

69
Manual: Gestión Logística y Financiera

El Dr. Olivera y el Sr. Silva revisaron los ambientes de almacén y el que


servía de comedor al personal de mantenimiento, en efecto este ambiente era
utilizado esporádicamente por este personal, por lo que fueron reubicados
en un ambiente más pequeño y decidieron utilizarlo para almacenar los
medicamentos e insumos críticos muy importantes en las actividades de
inmunizaciones, de cuya seguridad, calidad y garantía depende la protección
de muchas personas.

d. Componente de Cadena de Frío: La «Cadena de frío» es un conjunto de actividades que


se ordenan a manera de eslabones u escalones de tipo logístico formando una cadena
que se inicia con la recepción, manipulación, transporte y almacenamiento seguro de
las vacunas, con el propósito de mantenerlas dentro de los rangos de  temperatura
requeridos para garantizar su poder inmunológico, desde que sale del laboratorio
hasta su aplicación final, incluye las jeringas como un elemento también importante. 
Constituye el soporte básico de los procesos de inmunización y se le debe prodigar
especial atención. 
 
Hay que tener en cuenta que los niveles de la «Cadena de Frío» pueden variar y se adaptan a la
estructura de salud, establecida en cada país. En cada nivel corresponde almacenar vacunas a las
temperaturas deseables y por períodos de tiempo recomendados.  Todos los inmunobiológicos se
conservan de 0 a 8°C. Las características a cada nivel son las siguientes:
A Nivel Nacional o Central, está habilitado con cámaras frigoríficas para mantener
temperaturas de refrigeración y congelación, con capacidad para almacenar vacunas por
amplios períodos de tiempo. Se dispone también de equipos frigoríficos para congelar
paquetes fríos. 
A Nivel Regional, constituye el segundo nivel de la «Cadena de Frío», localizados
en los departamentos o provincias. Disponen de refrigeradores para almacenar y
conservar inmunobiológicos  por períodos limitados de tiempo, disponen asimismo,
de equipo adicional para congelar paquetes fríos. 
A Nivel Local, ubicado en hospitales, centros y puestos de salud, zonas rurales, etc.
Cuentan con refrigeradores y/o elementos complementarios para mantener los
inmunobiológicos  por cortos períodos de tiempo. 

70
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

EQUIPOS DE LA CADENA DE FRÍO SEGÚN CARACTERÍSTICAS Y RECOMENDACIONES


DE USO/ADQUISICIÓN POR NIVELES

71
Manual: Gestión Logística y Financiera

Para conservar las vacunas, se utiliza  variedad de unidades frigoríficas. Según las
necesidades y características de funcionamiento, pueden ser de dos tipos, los que
se conocen como:

Refrigerador por Compresión Eléctrico: Tienen un motor eléctrico articulado


a un compresor mecánico, alojado en una estructura metálica herméticamente
sellada, en este tipo de refrigerador se considera al:

* Refrigerador fotovoltáico (Energía solar).- En las zonas el Perú donde las 


poblaciones rurales están obligadas a vivir sin las ventajas de la electricidad,
hoy existe una opción mejor: el uso de la ENERGÍA SOLAR.   Los equipos
fotovoltaicos funcionan con la energía proporcionada por la luz solar que se
almacena en un conjunto de baterías. Son útiles para almacenar y mantener
las vacunas en regiones de difícil acceso, de manera especial en áreas o zonas
donde los recursos energéticos convencionales, no existen o son difíciles
de conseguir. El sistema de enfriamiento corresponde a un equipo por
compresión. No requieren combustibles. Por su alto costo, debe evaluarse
previamente, las condiciones energéticas de la región.

Refrigerador por Absorción: Los sistemas por absorción son apropiados para
ser utilizados en regiones o zonas donde los establecimientos de salud no
disponen del recurso de energía eléctrica.  Los sistemas por absorción, requieren
de una fuente de calor apropiada y constante para su funcionamiento. Este calor
puede ser producido utilizando combustibles líquidos (kerosene, petróleo), o
combustibles gaseosos (propano, butano). Actualmente, la mayoría de equipos
por absorción, están adaptados para funcionar también con energía eléctrica,
(mediante una resistencia eléctrica). En este tipo de refrigerador se considera
al:

* Refrigerador ICE LINE .- Los equipos ICELINE, corresponden a la actual


tecnología  en equipos para vacunas, su origen corresponde a la necesidad
de tener un equipo que garantice la estabilidad de temperatura, de modo que
su instalación se pueda realizar en todas las zonas a pesar de la fluctuación de
voltaje. Sólo requieren de 8 horas de energía eléctrica diaria, ya sea constante
o intermitente para su debido funcionamiento. Está compuesto por tubos o
paquetes fríos con agua, dispuestos en el gabinete interno, forman la «masa
térmica» que permite al equipo mantener la temperatura por varias horas,
aún después de haber dejado de funcionar, permitiendo la estabilidad de la
temperatura en el interior.
 

El Dr. Olivera y el Sr. Silva necesitaron de reuniones consecutivas. Ya que


tenían que coordinar el funcionamiento de este nuevo ambiente de almacén,
fue necesario realizar una serie de requerimientos entre equipos y medios
de almacenaje para habilitar este nuevo ambiente; pero había una gran
satisfacción por parte del Sr. Silva, ya que según las normas de la ley del

72
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

sistema de medicinas lo más recomendable en el caso de medicamentos,


perecibles e insumos críticos era tener un área exclusivamente para estos
productos. Más allá de lo establecido por las normas, no contar con este
ambiente le había ocasionado problemas de congestión en el almacén e
inclusive desabastecimiento porque sólo contaban con un refrigerador que
no podía almacenar la cantidad necesaria que las unidades operativas
requerían.

Para habilitar este nuevo ambiente se tuvo que coordinar con la administración
y luego de contar con la aprobación del Director General, se debía hacer
la inclusión de los nuevos requerimientos en el PAAC, de lo contrario no se
podría ejecutar ninguna compra.

Elabore usted la Actividad Aplicativa N° 2 «Inclusiones en el Plan Anual de Adquisiciones


y Contrataciones», tomando en cuenta el Artículo 8 del Reglamento de la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
 

3 PARTICULARIDADES EN EL CASO DE MEDICAMENTOS Y


PERECIBLES

Los medicamentos y perecibles, serán almacenados en áreas destinadas exclusivamente


para este fin. Se deberá contar con ambientes apropiados para proteger la calidad
sanitaria e inocuidad de los mismos y evitar los riesgos de contaminación cruzada.
En dichos ambientes no se podrá tener ni guardar ningún otro material, producto o
sustancia que pueda contaminar el producto almacenado. Los medicamentos y los
productos perecibles se almacenarán en ambientes separados.

Los productos perecibles deben ser almacenados en cámaras de refrigeración o


de congelación, según los casos. Las temperaturas de conservación y la humedad
relativa en el interior de las cámaras deben ceñirse a las normas sanitarias
respectivas.

En la misma cámara de enfriamiento no deben almacenarse simultáneamente


otros productos de distinta naturaleza que puedan provocar la contaminación
cruzada de los productos, salvo que estén envasados, acondicionados y cerrados
debidamente.

La estiba de los productos en el interior de las cámaras de enfriamiento debe


permitir la circulación del aire frío y no interferir el intercambio de temperatura
entre el aire y el producto. Para este fin, los productos se colocarán en estantes,
pilas o rumas, que guarden distancias mínimas de:
* 0.10 metros del nivel inferior respecto al piso;

* de 0.15 metros respecto de las paredes y
* de 0.50 metros respecto del techo.

73
Manual: Gestión Logística y Financiera

El espesor de las rumas debe permitir un adecuado enfriamiento del producto.


En el acondicionamiento de los estantes o rumas se debe dejar pasillos o espacios
libres que permitan la inspección de las cargas.

Recomendaciones para la organización del área refrigerada

Las siguientes recomendaciones posibilitarán la organización del área refrigerada para


la conservación de los inmunobiológicos manteniendo la temperatura interna:

Mantener las bandejas de deshielo y la legumbrera, en el refrigerador. Enfriamiento 


previo de los paquetes a congelarse y estabilizadores de temperatura.

Mantener el termómetro junto a las vacunas y controlar temperatura diaria.

La botellas con agua utilizadas como estabilizadores de temperatura, deben estar


debidamente tapadas o selladas para evitar la evaporación del agua. El número
de botellas o cantidad de agua debe estar en relación al tamaño y capacidad
frigorífica del equipo utilizado. 

Colocar diariamente el número de paquetes fríos que el  sistema es capaz de


congelar en 24 horas. Los paquetes que están congelados, pueden ser colocados
uno sobre otro, a un costado del evaporador hasta ser utilizados. 

Las vacunas deben  colocarse en bandejas sin perforaciones, organizadas por


tipo, lote, fecha de vencimiento y orden de llegada. Las paredes laterales de las
bandejas deben tener una altura igual o mayor que los frascos de vacunas.

La disposición de vacunas virales (APO,SR,SPR,AMA,HVB,HIB) será en el primer


nivel.

La disposición de vacunas bacterianas (DPT,DTA,Dtp,BCG,ARH) será en el segundo


y tercer nivel. 

Información de la Cadena de Frío

Con el propósito de conocer la información necesaria para el análisis y evaluación de la


Cadena de Frío a nivel operativo, se recomiendan las siguientes tareas específicas: 
 
Verificar que el personal de la Estrategia Sanitaria Nacional de Inmunizaciones
(ESNI), esté debidamente informado de las normas y recomendaciones establecidas
para la Cadena de Frío.

Disponer del inventario a fin de conocer las condiciones operativas de los equipos
frigoríficos y componentes así como su respectiva distribución en las diferentes
áreas de salud.

Reconocer y diagnosticar fallas operacionales del sistema para asegurar que los

74
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

objetivos se cumplan.

Verificar las condiciones y estado operativo de los termómetros dispuestos en los


equipos frigoríficos.

Vigilar que ninguna de las Unidades de Salud, carezcan de la dotación


correspondiente de vacunas, jeringas y/o de los equipos frigoríficos
necesarios.

Evaluar el sistema de notificación de los despachos de vacunas y jeringas.

Reafirmar que existe control de las reservas de vacunas que permiten la


identificación por remesa y controlar el movimiento de las mismas.

Establecer con el nivel central, un sistema para ensayo de vacunas seleccionadas


al azar con el fin de confirmar su potencia (si el caso lo demanda).

Ratificar que los termos y cajas frías en uso, estén en buenas condiciones y que
el personal de salud conozca la «vida fría» de los componentes.

Formular recomendaciones y tomar decisiones para solucionar los problemas y


obtener el máximo de eficiencia en lo que se refiere a la conservación, manejo y
distribución de vacunas.

Gestionar el mantenimiento y reparación de  equipos inoperativos de acuerdo a


la prioridad.

Realizar el requerimiento de repuestos básicos y del abastecimiento oportuno


de combustibles (kerosene y gas) para el funcionamiento de los equipos por
absorción (si se utilizan).

Recopilar datos y analizar costos de funcionamiento de la Cadena de Frío en los


niveles de gerencia con el fin de actualizarlos y preparar los presupuestos para
el Plan de Acción.

Cronogramar y preparar planes para la adquisición progresiva de equipos


frigoríficos de diseño ecológico en reemplazo de los sistemas tradicionales.

Monitoreo del control de  temperatura según normas establecidas (2 veces: inicio
y fin de turno), verificando su correcto registro.

Elaborar y poner en práctica un Plan de Contingencia para situaciones de riesgo,


que incluya un mecanismo de información y/o notificación inmediata a los niveles
y personas involucradas en el tema.

Elaborar y poner en práctica actividades de capacitación continua al personal


responsable y/o relacionado con las inmunizaciones.

75
Manual: Gestión Logística y Financiera

Actividades en relación al kardex:


* Registro de ingreso de las vacunas y jeringas, teniendo en cuenta: fecha de
recepción, procedencia, tipo de inmunobiológico, número de dosis, número
de lote, laboratorio  y  fecha de caducidad.
* Verificar que no haya viales rotos, congelados o sin etiqueta.
* Comprobar existencias físicas, con el fin de asegurar la disponibilidad de
inmunobiológicos en todo momento y evitar la carencia y/o exceso de
almacenaje.

Solucionado el problema de almacén de medicamentos, el Dr. Olivera tenía


pendiente la información de los inventarios; solicitó al Sr. Silva le informara
el procedimiento para determinar las existencias y cuáles son los insumos de
mayor volumen de consumo.

4 INVENTARIOS

El inventario está conformado por las existencias (stock), las cuales comprenden la
masa de artículos o de productos que se guardan en los almacenes, en espera de ser
utilizados o vendidos. Se puede determinar que las existencias varían en razón de
los ingresos y salidas que se efectúan pudiendo clasificarse según:
a) El uso o movimiento que tenga.
b) Su situación en relación con el proceso productivo.
c) Su obtención.

a. Según el uso y el movimiento que tengan

Stock Normal: Cuando se refiere a los artículos de uso cierto y constante,


que deben existir en el almacén y cuya reposición se haya regulado cada
cierto tiempo. Llamado también stock fluctuante, porque está sometido a las
entradas y salidas.

Stock Máximo: se refiere a la cantidad máxima de cada artículo que debe


existir en almacén, y si es sobrepasado resulta antieconómico.

Stock de Seguridad: Se denomina así al mantenimiento en el almacén de ciertos


artículos que sirven para remediar ciertas eventualidades y cuyo empleo es
excepcional, pero tan importante que es obligatorio contar con ellos aunque
no se muevan en mucho tiempo.

Stock Sobrante: Se refiere a artículos que por diversas razones dejan de usarse

76
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

y cuya presencia en el Almacén debe terminar por la que no deben reponerse


de ninguna manera. Proviene de los dos anteriores.

Stock de Recuperación: Agrupa a los artículos ya usados pero pueden ser


utilizados o adquiridos, aunque muchas veces no sea en su aplicación
inicial.

Stock Crítico: También llamado stock de protección, consiste en una cantidad


determinada de cada artículo, que debe existir en el almacén, y que se debe mantener
siempre hasta una nueva reposición, de manera de poder afrontar cualquier
eventualidad y cumplir así su función.

Stock Medio: Consiste en la media aritmética de las cantidades en un tiempo


determinado, y se refiere a cada artículo, que hay en el almacén. Generalmente
el tiempo que se toma es el de un año pero se puede fijar un menor plazo.

b. Según su situación respecto al proceso productivo

Artículos necesarios para el proceso productivo: Son los que se necesitan, en


el almacén para la fabricación.
* Materia prima.
* Artículos semi-acabados.
* Artículos de consumo, auxiliares y accesorios (detergentes, gasolina,
carbón etc.)
* Utilaje. Aquellos que sirven directamente para fabricar el producto sin
formar parte de él (herramientas, montajes, etc.)
* Artículos de entrenamiento. Las que son de empleo específico para
el mantenimiento, conservación y reparación de las máquinas e
instalaciones.
* Artículos para embalaje. Son las que sirven para embalar, como por
ejemplo, papel, madera, clavos, pitas, etc.

Artículos procedentes del proceso productivo: Son los artículos que resultan
del proceso productivo, es decir los productos que emite una fábrica como los
repuestos, los clavos, etc. Hay que tener en cuenta que esta clasificación de
las existencias depende del objeto de la fábrica o negocio ya que puede ser
una existencia del proceso productivo, como una existencia de consumo.

77
Manual: Gestión Logística y Financiera

c. Según su obtención:

Se refiere al lugar donde se puede adquirir y así tenemos:

Adquiridos del exterior, que pueden ser:


* Locales
* Extranjeras

Fabricados en la entidad.

El Sr. Silva le informó que para el tratamiento de los problemas de los stocks,
era necesario reconocer qué insumos tenían mayor volumen de consumo para
determinar en cada caso, el stock crítico, su tiempo de reposición y su margen
de seguridad, estas actividades están vinculadas al control de inventarios,
y se realizan a fin de evitar el desabastecimiento de las farmacias.

El control de inventarios incide en controlar las existencias para corregir las


acumulaciones o agotamientos de stock, permitiendo una renovación adecuada de
los inventarios con la menor inversión posible de dinero.

El objeto de las técnicas de control de inventarios consiste en determinar hacia dónde


deben dirigirse los esfuerzos para que sean más efectivos si se considera el inventario
bajo los aspectos de:
* Número de artículos diferentes que lo componen
* Valor del stock medio de cada uno de ellos

Considerando estos aspectos, se llega a comprobar que el inventario de las empresas


o instituciones se distribuye por número de ítems y por su valor en soles en la forma
que establece la clasificación «ABC» de los materiales. Los productos tipo A son
aquellos a los cuáles debemos poner nuestro mayor interés y por lo tanto mayor
control, porque representa nuestra mayor inversión, ya que tienen alto volumen
de consumo y consecuentemente tienen un alto costo. Del grupo B sólo algunos,
que sean de importancia para la gestión o los resultados de salud, se incluirán en el
grupo de los controlados.

Para realizar esta clasificación ABC se utiliza la técnica de la Curva de Pareto aplicado
a costos. Se debe conocer en primer lugar la inversión realizada en la adquisición de
cada producto o ítem en un determinado tiempo, ordenando los valores de mayor a
menor, acumulándolos sucesivamente en el orden establecido, porcentualizando en
función al último valor acumulado. Referencialmente los porcentajes mayores hasta
el 70% serán considerados ítems de tipo A, los porcentajes de 70% a 40% serán de
tipo B y el resto será de tipo C.

78
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

TÉCNICA DE LA CURVA DE PARETO APLICADO A COSTOS PARA CLASIFICACIÓN


«ABC» DE LOS MATERIALES

Para entender el desarrollo de la técnica de la Curva de Pareto, se realizará un


ejemplo tomando como referencia los medicamentos usados en la Unidad de Soporte
Nutricional.

79
Manual: Gestión Logística y Financiera

Los Ítems se porcentualizan y se ordenan en forma decreciente según el producto


que tenga mayor volumen de inversión (V.I.)

Haciendo un cuadro de resumen, el resultado es el siguiente:

80
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

Según la Curva de Pareto, encontramos en el Grupo A a los Aminoácidos, Lípidos y


Dextrosa al 50% que constituyen el 86.83% de la inversión total y el 24.99% del total
de medicamentos usados e importantes para el funcionamiento de la Unidad.

CURVA DE PARETO APLICADO AL VOLUMEN DE MEDICAMENTOS USADOS


EN LA UNIDAD DE SOPORTE NUTRICIONAL

Según la técnica referida se pueden reconocer los productos de mayor importancia


del almacén, los cuales serán debidamente controlados. Para ello, se reconocerán los
márgenes de seguridad para evitar el desabastecimiento. El margen de seguridad
se determina calculando el tiempo del trámite administrativo vinculado al proceso
de adquisición y el tiempo que el proveedor se demora en abastecer.

Por ejemplo, uno de los productos tipo A, corresponde a la ampicilina. El pedido total
de este medicamento trimestralmente es de 15,000 unidades y su consumo promedio
es de 5,000 unidades mensual. La oficina de logística consideró determinar como
punto de stock crítico 5,000 unidades en el supuesto que por razones extremas no
hubiera abastecimiento regular, este stock serviría para abastecer los requerimientos
en un mes. El tiempo de proceso de compra y la atención del proveedor es de 15
días.

81
Manual: Gestión Logística y Financiera

X : En este punto se realizará el nuevo pedido, considerando los 15 días


de tiempo de reposición que se demora en llegar el stock.
Cuando llega el nuevo stock, nuevamente la línea vuelve a 15,000
unidades.

El Sr. Silva recibió la llamada del chofer encargado de hacer la distribución


de los medicamentos, informando que su camión con medicinas se había
malogrado en una zona rural, situación que lo preocupó debido a que no
se contaba con transportes refrigerados y los inmunobiológicos que eran
transportados en cajas térmicas tenían el tiempo de conservación limitado,
esta situación la comunicó al Dr. Olivera para resolver en forma conjunta
el problema suscitado.

¿Cómo resolvería usted esta situación?

82
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

5 TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN

a. Transporte: Al respecto le alcanzamos algunos aportes acerca de las condiciones


del transporte:
Los alimentos y bebidas, así como las materias primas, ingredientes y aditivos que
se utilizan en su fabricación o elaboración, deben transportarse de manera que
se prevenga su contaminación o alteración. Para tal propósito, el transporte de
estos productos deberá sujetarse a lo siguiente:
De acuerdo al tipo de producto y a la duración del transporte, los vehículos
deberán estar acondicionados y provistos de medios suficientes para proteger
a los productos de los efectos del calor, de la humedad, la sequedad, y de
cualquier otro efecto indeseable que puedan ser ocasionado por la exposición
del producto al ambiente.
Los compartimentos, receptáculos, tolvas, cámaras o contenedores no podrán
ser utilizados para transportar otros productos que no sean alimentos o
bebidas, cuando ello pueda ocasionar la contaminación de los productos
alimenticios.
No deben transportarse productos alimenticios, o materias primas, ingredientes
y aditivos que se empleen en su fabricación o elaboración, en el mismo
compartimiento, receptáculo, tolva, cámara o contenedor en que se transporten
o se hayan transportado tóxicos, pesticidas, insecticidas y cualquier otra sustancia
análoga que pueda ocasionar la contaminación del producto.
Cuando en el mismo compartimiento receptáculo, tolva, plataforma o
contenedor se transporten simultáneamente diversos tipos de alimentos,
o alimentos junto con productos no alimenticios, se deberá acondicionar
la carga de modo que exista una separación efectiva entre ellos, si fuere
necesario, para evitar el riesgo de contaminación cruzada.
Todo compartimiento, receptáculo, plataforma, tolva, cámara o contenedor
que se utilice para el transporte de productos alimenticios, o materias primas,
ingredientes y aditivos que se utilicen en su fabricación o elaboración,
deberá someterse a limpieza y desinfección así como desodorización, si fuera
necesario, inmediatamente antes de proceder a la carga del producto.
Los procedimientos de carga, estiba y descarga deberán evitar la contaminación
cruzada de los productos.

b. Distribución: Al respecto le alcanzamos algunos aportes acerca de la distribución


en los diferentes niveles:
Nivel Central: personal especializado del almacén de vacunas quien se
encarga  de la recepción, conservación, embalaje y envío de las vacunas a
todo el país.

83
Manual: Gestión Logística y Financiera

Nivel Regional: personal técnico de cadena de frío bajo la supervisión del


responsable del DEMID y la coordinación de la ESNI (Estrategia Sanitaria
Nacional de Inmunizaciones).
Nivel Red y Micro-red: responsable de inmunizaciones conjuntamente con
el responsable de DEMID- farmacia.
Nivel Local: responsable de inmunizaciones.

En cualquiera de los niveles la recepción de las vacunas debe contemplar las siguientes
normas:
 
Determinar las condiciones de espacio disponible en los equipos frigoríficos
de los establecimientos de salud, en base a la programación y requerimiento
realizado.

Clasificar todos los paquetes fríos y mantener en congelación permanente la


cantidad o número que puedan ser requeridos para cumplir con las acciones de
conservación.

Es necesario programar y preparar  el cuadro de distribución de biológicos a los


diferentes niveles, oportunamente.   

Cumplir con las funciones descritas para  las condiciones de recepción, temperatura
y procesos de rutina a seguir por el personal encargado de la recepción.

Si no hay capacidad de almacenamiento en los equipos existentes en el almacén


que recepciona, se procederá  a aplicar el plan alternativo de contingencia para
el almacenamiento de inmunobiológicos.

Este procedimiento  se realiza de acuerdo a cada nivel tomando en cuenta  las


disposiciones internas de la organización del Almacén, Centro de Acopio o Consultorio
de Vacunación, además deben considerarse los siguientes criterios para la distribución
de las vacunas:

Requerimiento.

Accesibilidad.

Condiciones del medio de  transporte.

Tiempo de duración del traslado de los insumos.

84
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

tema 4 Control Patrimonial

El Dr. Olivera estaba preocupado porque había visto que en los almacenes
habían medicamentos vencidos en volúmenes significativos, al respecto el
Sr. Silva le informó que deberían ser dados de baja, pero que esta labor
no se podía realizar ya que era necesario valorizarlos previamente, y en
los archivos del hospital no se encontraban valores referenciales.

¿Será necesario tener los precios referenciales, para dar de baja a estos
bienes?

¿Cómo encontraría usted los precios referenciales?

85
Manual: Gestión Logística y Financiera

1 CONTROL PATRIMONIAL

Debemos precisar que en la gestión logística también se incluyen las actividades


desarrolladas en el proceso de control patrimonial las cuales están orientadas a
dirigir, controlar y supervisar los procesos técnicos patrimoniales, en la toma de
inventarios de existencias físicas de la institución. Para desarrollar estas actividades es
necesario el conocimiento de las normas, directivas y dispositivos legales vigentes en
el Sistema de abastecimiento y contabilidad, ya que entre otras funciones también se
deberán efectuar conciliaciones contables a través de coordinaciones con las áreas
correspondientes.

Uno de los instrumentos utilizados por el control patrimonial es el inventario de activos,


proceso de verificación y conteo de los bienes que posee una entidad. Entendiéndose
como bienes a todas las cosas materiales e inmateriales, susceptibles de tener valor
económico, los que pueden ser motivo de derecho o de relaciones jurídicas. Entre
los diversos tipos de bienes se pueden considerar a los siguientes:

Bienes Complementarios: Aquellos que en forma conjunta llegan a satisfacer


una necesidad, de manera que el incremento de uno de ellos, no aumenta la
utilidad del consumidor, siendo necesarios que aumenten los dos, como café y
azúcar, etc.

Bienes de Capital: Aquellos considerados como inversión a largo plazo, como


consecuencia de su valor y prolongada duración en condiciones normales de
uso, como maquinaria y equipo, vehículos, muebles y enseres, etc.

Bienes de Consumo: Aquellos que son comprados o utilizados directa o


inmediatamente por el usuario final, no requiriendo de ninguna transformación
productiva previa. Pueden ser de un solo uso o duraderos. Llamados también
bienes de primer orden. Incluye a los servicios.

Bienes de Consumo Duradero: Aquellos que tienen un periodo prolongado


de utilidad en condiciones normales de uso, como radios, televisores, mini
componentes con tal de que su valor no supere 1/8 de UIT.

Bienes Intangibles: Aquellos que no tienen forma física, como: derecho de


propiedad, hipotecas, software, etc.

Bienes Tangibles: Aquellos que pueden ser percibidos por los sentidos, como
vehículos, muebles, casa, etc.

Inmateriales: Aquellos no susceptibles de tocar, pensar, medir, contar, etc.


conocidos como servicios, como marcas, patentes, concesiones, llave de negocios,
licencias de uso de software, etc.

Bienes Inmuebles: Aquellos bienes fijos y permanentes no susceptibles de ser

86
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

trasladados de un lugar a otro, sin antes sufrir modificaciones en su estado o


estructura, como: terrenos, edificaciones, infraestructura pública, plantaciones
permanentes. La propiedad de estos bienes puede ser legada por testamento a
una o varias personas naturales o jurídicas.

Bienes muebles: Aquellos que son susceptibles de ser trasladados de un lugar


a otro, sin sufrir modificación alguna en su estado o estructura, como máquinas,
escritorios, vehículos etc.

Como condición previa, se debe mantener permanentemente el principio de orden


en todos los ambientes de la entidad, tomando las siguientes recomendaciones para
la preparación en la toma del inventario:

* Las tarjetas de Existencia Valorada y cualquier otro medio de Control de


Almacén deben estar al día.
* Bloqueo del internamiento de bienes recepcionados durante el período en que
se realiza el inventario, los mismos que quedarán depositados en la zona de
recepción para su posterior internamiento una vez concluido el inventario.
* Los bienes muebles, según el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado
que se encuentren pendientes de reclamo durante el proceso de inventario
y que cuenten con comprobantes de salida, permanecerán en la zona de
despacho.
* Suspender la recepción de pedidos por un período prudencial, antes del inicio
del inventario.
* Dotar al equipo que realiza el inventario, de medios o instrumentos, tales
como: catálogos, winchas, calibradores, metros (cintas métricas), balanzas,
entre otros.

El inventario se realiza periódicamente para verificar la información que aparece en el


inventario físico del período anterior, con la obtenida en el inventario físico actualizado,
a fin de establecer y determinar la conformidad o la existencia de sobrantes y/o
faltantes de bienes.

Si en el proceso de verificación se establecen bienes sobrantes y/o faltantes y se


comprueba que su origen y/o ausencia legal es desconocido, estos deberán ingresar
o excluirse del patrimonio de la entidad que los mantiene en custodia física y/o dentro
de su inventario patrimonial.

En caso de comprobarse bienes faltantes por pérdida, robo, sustracción, destrucción


total o parcial, el Comité de Gestión Patrimonial quien haga sus veces, organizará un
expediente administrativo que contenga las investigaciones realizadas, tramitando la
copia certificada de la denuncia policial respectiva y, en caso de bienes faltantes por

87
Manual: Gestión Logística y Financiera

negligencia, tramitará los antecedentes correspondientes a la oficina de personal o la


que haga sus veces, a efectos de que se promueva el procedimiento correspondiente
para determinar la responsabilidad pecuniaria y administrativa, según sea el caso.

La valorización de los activos fijos se determina si posee los siguientes factores


concurrentes:

* Que su vida útil sea mayor a un año.


* Que sea destinado para uso de la entidad.
* Que esté sujeto a depreciación, excepto los terrenos.
* Que su valor monetario sea mayor a 1/8 de la UIT vigente a la fecha de su
adquisición.

Para determinar el valor de los bienes y considerarse como activo fijo, se tendrá en
cuenta lo siguiente:

Bienes adquiridos: Al valor de la adquisición, según factura o documento de


transferencia, se adicionará el total de los desembolsos necesarios para colocar
éstos bienes en condiciones de ser usados, tales como: fletes, seguros, gastos de
despacho, impuestos internos o derechos aduaneros, montaje, honorarios por
servicios técnicos, comisiones normales de agente y otros similares.

Bienes construidos: Los bienes construidos por la entidad, deben seguir el mismo
principio del costo de adquisición de bienes, incluyendo por tanto, el valor de los
insumos utilizados en su construcción y todos los gastos incurridos hasta instalarlo
en el lugar y condiciones que hagan posible su utilización.

Bienes transferidos o adjudicados: Si son provenientes de entidades del sector


público, su registro se efectuará al valor en libros que tengan dichos bienes en la
entidad cedente. Entendiéndose por valor en libros el de costo más reevaluaciones
y mejoras, en su caso, menos la depreciación acumulada. Si son bienes entregados
por el estado a las empresas públicas, como aporte de capital, la transferencia se
efectuará al valor de tasación. La diferencia si lo hubiere, entre el valor de tasación
y el de libros, se ajustará contra la cuenta 825 Baja de bienes.

Bienes usados: Cuando los bienes adquiridos, a título oneroso o gratuito, tengan
la condición de usados, su valor de compra o valuación respectivamente, se
registrará en libros de modo que muestre la cuenta del activo fijo, y la cuenta
provisión para depreciaciones, la correspondiente depreciación acumulada de
dicho bien, a la fecha de su incorporación en libros, la que deberá calcularse en
función de vida útil futura y a los referidos valores de compra o valuación.

El valor de los bienes que sean menores de 1/8 de la UIT, cuya vida útil se estime en
más de un año, se debitará como gasto y controlará a través de las cuentas de orden,
debiéndose llevar en registro el control físico de las mismas, y realizar por lo menos,

88
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

una vez al año su verificación física mediante inventarios.

La baja de estos bienes, en caso de obsolescencia o desuso, podrá ser autorizado por
el Jefe del Programa y el contador General o funcionario que haga sus veces.

La depreciación de los incrementos por mejoras en el valor de los bienes del activo
fijo, se calcula en función de la vida útil del bien, por este efecto, los porcentajes de
depreciación sufrirán variación.

2 BAJA DE BIENES

La baja es el procedimiento consistente en la extracción física y contable de bienes


muebles del patrimonio de una entidad. Se autoriza con resolución administrativa
con indicación expresa de las causales que lo originaron, pudiendo ser:

a) Estado de excedencia.

b) Obsolescencia técnica.

c) Mantenimiento o reparación onerosa.

d) Pérdida, robo o sustracción.

e) Destrucción o siniestro.

f) Permuta.

g) Reembolso o reposición.

h) Cuando el semoviente sobrepase su periodo reproductivo, padezca enfermedad


incurable, sufra lesiones, que lo inhabiliten permanentemente o muera.

i) Cualquier otra causal, previa opinión favorable de la Superintendencia Nacional


de Bienes Nacionales.

La baja de bienes se realiza como consecuencia de haberse evaluado por el Comité de


Altas, Bajas y enajenaciones el informe técnico presentado por el Comité de Gestión
Patrimonial.

89
Manual: Gestión Logística y Financiera

Procesos en el Área
tema 5 de Logística

En el transcurso de los temas anteriores se han establecido los procesos técnicos que
se desarrollan en el área de logística, estos procesos resultan siendo los elementos
constitutivos y operacionales del sistema logístico, los cuales se integran en tres
Subsistemas:
* Sub-Sistema de Información

* Sub-Sistema de Obtención
* Sub-sistema de Utilización

Sub-Sistema de
Información

SISTEMA
LOGÍSTICO
Sub-Sistema de Sub-Sistema de
Utilización Obtención

1 ANÁLISIS DE PROCESOS EN EL ÁREA DE LOGÍSTICA

El Subsistema de la Información agrupa a los procesos técnicos de Programación. Su


naturaleza se orienta a la capacitación, clasificación, conservación, actualización y
divulgación de la información para optimizar las decisiones del abastecimiento.

El Subsistema de Obtención agrupa los procesos técnicos de Adquisición y


Recuperación de bienes, cuya naturaleza está orientada a evitar la duplicidad de
esfuerzos para negociar y concretizar la adquisición u obtención de bienes y servicios
que la entidad requiere para seguir operando.

El Subsistema de Utilización agrupa los procesos técnicos de almacenamiento,


mantenimiento, seguridad, distribución física y disposición final, cuyo propósito es
optimizar su intervención en la movilización, utilización, conservación y custodia de
los bienes y servicios a través de una estrecha coordinación e interdependencia.

90
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

Como hemos visto el sistema logístico se subdivide en tres Sub-Sistemas y cada uno
de ellos en varios procesos. Para fines prácticos y adaptado a las necesidades propias
de salud veremos los siguientes procesos:

a) Selección: Es el proceso que se encarga de escoger los productos que se


requerirán para efectuar las funciones del establecimiento de salud tanto,
administrativas como de salud. Uno de sus productos son los petitorios o listados
de insumos hospitalarios, los mismos que incluyen a estos productos por su
denominación común internacional en la cantidad de ítems suficientes para
permitir las funciones de salud. Como es fácil de comprender en esta función, es
importante la participación de profesionales de la salud que conocen la naturaleza
de los productos con que brindan los servicios.

b) Programación: Así como la selección es el ¿qué podemos usar? La programación


representa el ¿cuánto debemos comprar?. El cálculo del cuanto se debe realizar
en concordancia con los objetivos y metas planteados en el POI (Pan de Objetivos
Institucionales) y en función a las necesidades reales de cada producto, acorde
con la distribución de la morbilidad local, fenómeno que es conocido por los
profesionales de la salud. Por tanto este proceso también requiere de personal
calificado.

c) Adquisición: Este es el proceso de compra en sí, que está a cargo netamente del
equipo de logística. Sin embargo, para poder ejecutarlo se requiere haber hecho
un pedido bien detallado cuyas especificaciones técnicas deben ser realizadas por
los profesionales de salud. Asimismo, se requiere evaluar las propuestas antes
de tomar la decisión de adjudicación, hecho que también debe ser realizado por
profesionales de la salud.

d) Almacenamiento: Este es también un proceso logístico y en una determinada


zona pero que también requiere de la participación del profesional de la salud,
primordialmente en auxilio del encargado del almacén, a fin que pueda ordenar
los productos en forma correcta, evitando las sinonimias o las denominaciones
por nombre comercial.

e) Distribución: Este proceso es el que controla el abastecimiento de los Centros


Periféricos y también controla a los proveedores.

f) Dispensación: Es el proceso de entrega al usuario final, por lo tanto no sólo


se despacha sino también se instruye en el uso adecuado, se advierten efectos
secundarios; esto sólo lo puede hacer personal de salud.

g) Uso Racional: En este proceso se consume el producto, lo que debe hacerse en


forma adecuada utilizando el recurso sólo cuando es necesario. Adicionalmente
el uso del producto puede generar demanda de otros.

91
Manual: Gestión Logística y Financiera

Selección Programación

Uso Racional Adquisición


PROCESOS
LOGÍSTICOS

Dispensación Almacenamiento

Distribución

2 IDENTIFICACIÓN DE PUNTOS DE MEJORA

Con la finalidad de identificar los puntos de mejora para desarrollar acciones correctivas
aplicando los conocimientos adquiridos, se debe realizar un diagnóstico de los
subsistemas de Logística a fin de establecer los puntos críticos de funcionamiento.
Este diagnóstico contempla los siguientes aspectos:

Analizando el proceso de programación, podemos observar que los datos de


consumo histórico utilizados habitualmente, no son fidedignos pues muchas
veces no existe control y se puede estar utilizando más de lo debido o viceversa.
Asimismo, considera el crecimiento constante, pues siempre se programa lo mismo
o se van incrementando en el mismo porcentaje todos los productos. Lo peor
viene después, ya que al tomar los datos del consumo que figura en las Tarjetas
de Control Visible del almacén, se incrementa innecesariamente el pedido porque
según las tarjetas se consideran los productos deteriorados, vencidos o perdidos
que se anotan como egresos, y que constituye un falso egreso de consumo.

La programación por el método de perfil de demanda requiere que se apliquen


los protocolos, que siempre es difícil, pues siempre hay quienes no están de
acuerdo con ellos y deciden prescribir otro tratamiento o procedimiento. Por ello,
se deben implementar mecanismos de control destinados al cumplimiento de los
protocolos, caso contrario se generará desabastecimiento de algunos productos
y sobrestock de otros. Probablemente lo más importante es saber qué debe tener
protocolo, para ello se debe tener el listado de morbilidad y registrar los daños
en orden descendente. Efectuamos un Pareto y sólo aquello que sea realmente
un problema, se protocoliza. Por ejemplo, la primera causa de morbilidad en el
país es IRA ± 30%, al final sólo unas 7 - 10 enfermedades cubren cerca del 80%
de problemas.

El inadecuado estudio de mercado para determinar los precios referenciales en


los procesos de compra, ocasiona la sobrevaloración del bien o sobreestimación

92
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

del mismo; repercutiendo en el primer caso mala utilización de los recursos


económicos que pueden ser observados por control interno y en el segundo caso
evitara que los proveedores no se presenten al proceso de selección trayendo
como consecuencia retrasos en el proceso de adquisición cuando se declara
desierto.

Los saldos que reporta el subsistema de información en la unidad de programación


deben concordar con las tarjetas kardex y las tarjetas visibles que están en almacén.
Esta situación se simplifica si el SIGA funciona adecuadamente.

Muchas veces innecesariamente los materiales o bienes muebles obsoletos o


vencidos son conservados utilizando espacios necesarios para almacenar o utilizar
en otras actividades. Esta situación se debe en muchos casos a que no se cuenta
con la información de precios o valores con los cuales debería darse de baja; por
lo que se recomienda establecer una base de datos para determinar el precio de
compra y operativizar el comité de baja.

93
Manual: Gestión Logística y Financiera

La gestión adecuada en logística requiere básicamente conocer la estructura


organizacional de esta área, así se podrán determinar con claridad las
actividades que se van a desarrollar en el proceso de planificación y
programación de requerimientos de bienes y servicios en la Institución. Se pueden
identificar en esta estructura las unidades de: Programación, Adquisiciones,
Servicios Generales, Control de Bienes, Almacenes; estas unidades van a
desarrollar los procedimientos y actividades relacionadas a la dirección
de logística.

La Planificación de compras y contrataciones es el proceso mediante el cual la


institución identifica sus necesidades de bienes, suministros, servicios en general y
consultorías; valoriza esas necesidades y cuantifica sus requerimientos en términos
de moneda; busca financiarlos presupuestalmente y expresarlos en un programa
de ejecución, denominado Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.

Para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, todas las


unidades operativas deberán remitir a la Unidad de Programación todos sus
requerimientos. Con este listado se elaborará el Cuadro de Necesidades,
el cual estará sujeto a un proceso de evaluación y optimización por el cual
se determina cuáles y cuántos bienes habrán de adquirirse, a qué costo y
en qué período. Se hace un consolidado de todas aquellas necesidades que
se deberán proveer para el próximo período operativo; este consolidado
es el denominado Plan de Obtención (PO).

El PO es un documento que luego de aprobado el presupuesto que ha sido


asignado a la entidad, se formula o determina aquello que será necesario
adquirir (Cuadro de Necesidades) menos aquello que tenemos en existencia
en la institución. Es decir según el techo presupuestal, el Plan de Obtención
determina el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC).

Las compras programadas en el PAAC, requieren de la oficina de logística


la gestión más adecuada, la cual realizará sus operaciones en función a las
normas establecidas en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones con el Estado
(Ley 26850). La gestión de compras tiene como objetivo principal lograr el
abastecimiento de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras en la
calida, cantidad, oportunidad y lugar requerido por las unidades orgánicas,
para su funcionamiento y logro de los objetivos y metas establecidas.

94
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

Según las normas establecidas, la primera etapa del proceso de adquisiciones


o compras se realiza en el transcurso de la planificación y programación,
formulando las necesidades según el Plan Institucional. Es en esta etapa
donde se elabora el Cuadro de Necesidades, el cual sujeto a un proceso de
evaluación y optimización consolida los resultados en el Plan de Obtención
que sujeto al techo presupuestal se convertirá finalmente en el Plan Anual
de Adquisiciones y Contrataciones.

A partir de esta etapa comienzan a desarrollarse todas las actividades


relacionadas con las adquisiciones por lo que se hace necesario que
conozcan los conceptos relacionados a estas actividades, como son los
Sistemas de adquisiciones y Contrataciones (suma alzada y precios unitarios),
Modalidades de selección (subasta inversa, convenio marco de precios), Tipos
de procesos de selección (Licitación pública, Concurso público, Adjudicación
directa, Adjudicación de menor cuantía).

La Ley de Adquisiciones del Estado y su Reglamento refiere que las etapas


del Proceso de Selección serán las siguientes:

1º Convocatoria.
2º Registro de participantes (antes era venta de bases).
3º Presentación de consultas y absolución de las mismas.
4º Formulación y absolución de observaciones, e integración de las
bases.
5º Presentación de propuestas.
6º Evaluación de propuestas.
7º Otorgamiento de la buena pro.

La ejecución de los contratos se realiza bajo modalidades por financiamiento (con


financiamiento de la entidad, del contratista, o de terceros) y por el alcance del
contrato (llave en mano, concurso oferta).

Toda la información y difusión acerca de las adquisiciones y contrataciones del


Estado son sistematizadas por el SEACE (Sistema Electrónico de Adquisiciones y
Contrataciones del Estado), el cual es operado por CONSUCODE que es el organismo
que según Art. 68 del TUO administrará este sistema. Asimismo, el CONSUCODE
es la entidad encargada de desarrollar, administrar y operar el Registro Nacional
de Proveedores y deberá mantener este registro actualizado en su página web
a efectos de que las entidades y los proveedores puedan tener acceso a este
registro con facilidad.

95
Manual: Gestión Logística y Financiera

Con relación a los contratos de servicios debemos especificar que deberán


celebrarse por escrito y se ajustarán a la proforma incluida en las bases con las
modificaciones aprobadas por la Entidad durante el proceso de selección. Según
el Reglamento señala casos en que el contrato puede formalizarse con una orden
de compra o servicio.

Otra unidad que está a cargo de la Oficina de Logística es el almacén, el cual


se encargará de desarrollar las siguientes acciones: Ingreso físico de materiales,
Custodia temporal, Control de las existencias, Despacho de bienes.

Habrán condiciones y factores que van a influir en el desarrollo de las actividades


en el almacén, estos aspectos comprenden las características, la organización y
distribución de los medios de almacenaje. Será importante considerar también la
cadena de frío, que ordena el proceso de inmunización para el manejo de vacunas
o insumos críticos de manera que se pueda garantizar su poder inmunobiológico
desde que llega al almacén hasta su distribución y uso.

Habrá una gran necesidad de manejar las existencias o stock de almacenes, para
prever desabastecimientos, esto se realiza generalmente a través de la técnica
del ABC de materiales, según la cual se clasifican los materiales o productos del
almacén según su valor, representando con A los productos de mayor inversión, B
de mediana inversión y C poca inversión; en la medida que la inversión es mayor,
mayor es también el control.

El área de almacén tendrá constantes coordinaciones con el transporte, ya que a


través de éste se realizará la distribución y el posterior uso de los productos por las
unidades operativas. Será necesario que el transporte mantenga algunas condiciones
para asegurar que los productos no sufran ninguna alteración o contaminación en
el trayecto, sobretodo en el caso de los inmunobiológicos.

Otra área que forma parte de la Oficina de Logística es la Unidad de Control


Patrimonial, la cual se interrelaciona con todas las oficinas de la institución para
supervisar y preservar los bienes que posee la entidad. Utiliza como instrumento
de control el inventario, a través del cual realiza la verificación y conteo de los
bienes patrimoniales para valorizarlos y clasificarlos según su naturaleza, de
manera que cuando se tengan que dar de baja, es decir extraer o eliminar física
y contablemente, se puedan indicar las causales precisas.

96
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

LECTURA SELECCIONADA

LA PROBLEMÁTICA DE LOS MEDICAMENTOS EN EL SECTOR SALUD


MINSA. Directivas del SISMED. Tomado de http://www.minsa.gob.pe/ disas/disa_iv/
xls%5Cdirectiva.pdf#search=%22Directivas%20del%20SISMED%22.

Programación de Compra de Horario de dosificación


Medicamentos inapropiado.
La programación de la compra de Mala distribución de suministros
medicamentos en la actualidad tiene diversas limitados.
fuentes:
Participación decreciente en el
Consumo histórico. programa de salud regional.
Requerimiento de especialidades y sub Salarios inadecuados contribuyen a
especialidades. actividades ilegales.
Estudios de demanda. Demanda competitiva por suministros
inadecuados.
Las tres modalidades se explican bajo dos
Mantenimiento incompleto de registros
aspectos:
interfiere con el programa.
La problemática de los medicamentos en
Envase deficiente.
los servicios de salud.
Pe r s o n a l a d m i n i s t r a t i v o n o
El suministro de los medicamentos.
calificado.
a) PROBLEMAS DE MEDICAMENTOS EN LOS Información gerencial inadecuada
ESTABLECIMIENTOS HOSPITALARIOS para el control de inventarios y la
planificación financiera.
Un problema serio, no responde a
remedios caseros. Bodega desorganizada.
Un buen diagnóstico pero sin un Tiempos anticipados mal calculados,
tratamiento adecuado debido a h u r t o, d a ñ o s, p ro b l e m a s d e
la escasez en el abastecimiento de aduana.
medicinas.
Confusión en el transporte y averías
Desaliento y escepticismo por parte de vehículos.
del paciente.
Compra costosa de emergencias;
Pérdida de credibilidad para el incumplimiento del proveedor.
trabajador de salud.
b) SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS
D i s p e n s a d o r n o e n t r e n a d o,
prescripción inexacta. La disponibilidad de personal capacitado
e instalaciones que sean accesibles a la

97
Manual: Gestión Logística y Financiera

población son componentes necesarios de


los programas básicos de salud, pero no 1. La Selección: frecuentemente es
son suficientes en sí para ofrecer servicios ineficiente, cuando existe una carencia de
eficaces. conocimientos farmacéuticos, cuando no hay
información disponible sobre la terapéutica
Los productos farmacéuticos, incluyendo actual, o donde el proceso de selección de
vacunas, píldoras y cápsulas, bolsitas medicinas es desarticulado o se hace a la
para la rehidratación por vía oral, ventura. Los resultados pueden ser:
soluciones intravenosas y otras medicinas
La compra en exceso de productos.
también deben estar disponibles. Es más,
su importancia para los programas de La compra de productos innecesariamente
atención de salud debe ser reconocida costosos.
frente a cuatro observaciones:
La compra de productos inapropiados.
Los Medicamentos Mejoran las Los fondos limitados son gastados en
Enfermedades. medicinas nuevas cuya eficacia clínica
no ha sido establecida , en combinación
Lo s M edicamentos Fomentan
de productos no comprobados, y en
Confianza y Participación para la
preparaciones de calmantes de síntomas,
atención de Salud.
cuando hay cantidades insuficientes de
Los Medicamentos son Caros. medicamentos más esenciales tales como
antibióticos y vacunas; y
Es Posible Mejorar Substancialmente,
el Suministro Farmacéutico. La compra de cantidades inapropiadas.
Pueden sobrestimarse las necesidades
EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO DE de algunos productos y subestimarse las
MEDICAMENTOS Y SUS OBSTÁCULOS de otros.
En el abastecimiento de medicamentos, la
2. Las Adquisiciones: son trámites que atañen
logística comprende todos los aspectos del
a la obtención de productos farmacéuticos,
proceso requeridos para llevar un medicamento
no sólo mediante compras, sino también
desde el proveedor hasta el dispensador
mediante donaciones y producción por parte
y, eventualmente, al paciente individual.
del gobierno.
Los sistemas de logística verdaderamente
son «sistemas» por el hecho de requerir los
3. La Distribución: Es una función compleja
esfuerzos coordinados de muchas unidades
y altamente variada. En algunos programas
individuales dentro y fuera del gobierno.
se depende de las redes comerciales de
distribución para la mayoría de las entregas,
Cuando las distintas tareas son llevadas a
mientras que en otros el gobierno asume
cabo no como parte del sistema sino en forma
toda la responsabilidad de transportar las
independiente y desarticulada, aumentan los
medicinas desde un almacén central hasta el
costos, se vuelve común la escasez y sufren los
trabajador de salud en la comunidad o hasta
pacientes.
el puesto de salud más remoto. Un análisis
de las redes de distribución frecuentemente
Las principales funciones en el ciclo de logística
revela dificultades con respecto a:
de cualquier sistema de abastecimiento de
medicamentos se dividen en cuatro categorías Mala administración de información.
(Diagrama l.): Se registra demasiada información,
se utiliza muy poca información, o se
usa mal la información obtenida de los

98
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

registros de consumo, estadísticas vitales,


contabilidad y otras fuentes; Prácticas inapropiadas en el expendio.
El expendio es llevado a cabo bajo
Tramites portuarios. Fallas en obtener
condiciones no sanitarias con utensilios
documentos apropiados de importación o
sucios; las cremas y los líquidos son
inexperiencia con los tramites portuarios
dispensados en botellas sin lavar, y las
dan lugar, a cargos innecesarios;
pastillas sencillamente son envueltas en
Almacenamiento. Daños acelerados papel; los pacientes frecuentemente sólo
resultan debido a bodegas y cobertizos reciben instrucciones orales;
aduaneros atestados y desorganizados,
Prescripción indiscriminada. La falta
controles de humedad, temperatura o
de mecanismos para la promoción de
plagas inadecuados, e instalaciones
uniformidad de prescripción tiene como
regionales de distribución con un
resultado ya sea el sobre uso o el sub
mantenimiento aun más deficiente; el
uso desenfrenado de medicamentos;
espacio limitado es utilizado de manera
creando procesos y cantidades de
subóptima; y la protección inadecuada
productos innecesarios; y
conduce a pérdidas adicionales por
hurto; Uso por el paciente. Incumplimiento del
tratamiento debido a instrucciones y
Transporte. La desorganización al fechar
cantidades inadecuadas, y horarios poco
el transporte público, la mantención
realistas de dosificación.
deficiente y la falla en considerar los
sistemas del sector privado retardan las
entregas y aumentan los costos; y
SISTEMA PÚBLICO DE SUMINISTROS DE
Mala administración de existencias. MEDICAMENTOS
Los administradores frecuentemente
desconocen qué artículos tienen en El siguiente Diagrama ilustra el flujo típico
existencia o dónde están situados; los de medicinas en un sistema público de
suministros necesitados en una región abastecimiento. En algunos sistemas, las
pueden estar cubriéndose de polvo porque medicinas son adquiridas a nivel regional,
su depósito se ignora o porque no existen distrital o incluso de comunidad. La interacción
mecanismos para transferir existencias. entre un programa de salud pública y los
proveedores comerciales puede ocurrir a
4. El Uso: Está influenciado por factores nivel nacional, donde solamente la materia
tanto dentro como fuera de los programas prima es comprada y las medicinas son
de salud pública. La capacidad del sistema producidas y distribuidas en su totalidad
de logística de satisfacer las necesidades de por instituciones públicas, o también puede
salud pública tiene una estrecha relación con iniciarse en cualquier punto hasta el nivel
los patrones de uso. Los problemas comunes de la comunidad, donde las medicinas
con el uso de medicamentos incluyen: son compradas directamente a farmacias
comerciales o tiendas. El nivel en que los
Envasado y rotulación defectuosos. Los
suministros son adquiridos demuestra si el
envases pueden ser inapropiados para el
abastecimiento de medicamentos es una
medio ambiente, las etiquetas pueden ser
función centralizada o descentralizada.
ilegibles para el consumidor, o las cantidades
envasadas pueden ser inapropiadas para
el expendio o para el uso por el paciente;

99
Manual: Gestión Logística y Financiera

100
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

Para efectuar mejoramientos substanciales y de medicamentos, los abusos de prescripción


duraderos en el suministro de medicamentos, y el uso inapropiado por parte del paciente
es importante considerar al sistema de conducen a pérdidas por un total del 70%
abastecimiento como una parte del sistema del gasto original.
total de servicios de salud. El suministro de
medicamentos ocurre también dentro del Sin embargo, puede lograrse mucho con una
contexto más amplio de otras actividades gran cantidad de esfuerzo, una cantidad
gubernamentales, (administración financiera, moderada de conocimientos, y relativamente
defensa, desarrollo económico, etc.) con las poco financiamiento adicional. El cuadro
cuales las actividades de abastecimiento de sugiere que con mejoramientos específicos
medicinas pueden estar coordinadas, pueden en la administración, gran parte de la
ser competitivas, o pueden no tener relación pérdida puede evitarse. Mejoramientos en
alguna. las compras, el control de calidad, seguridad,
almacenamiento, control cuidadoso de
En la mayoría de los sistemas de servicios inventario, modificación en las costumbres
primarios de salud, el potencial para mejorar de prescripción y prácticas efectivas de
el proceso de abastecimiento es enorme. Esto distribución, son posibles en una mayoría de
refleja en parte la magnitud de las actuales los sistemas. La magnitud de los beneficios
ineficiencias y desperdicios. En el siguiente logrados en cada una de estas áreas variará
cuadro se proporciona un ejemplo típico de conforme a los problemas existentes y el
un programa en que un gasto anual de U.S. grado de receptividad por cambios que
$1’000,000 para suministros de medicinas ofrezcan los diferentes programas.
da lugar a únicamente U.S. $300,000
de beneficio terapéutico al paciente. Los
precios altos, la mala calidad, el robo, el
almacenamiento inapropiado, el vencimiento

101
Manual: Gestión Logística y Financiera

Problemas en el Abastecimiento de Medicamentos y


Potencialidades para Mejorarlos

102
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

RESUMEN DE LA LECTURA:

En la adquisición de medicamentos en el La Distribución, en algunos programas


sector salud, se hace imperioso tomar en depende de las redes comerciales de
cuenta la problemática de los medicamentos distribución, en otros casos el gobierno asume
en los servicios de salud. toda la responsabilidad de transportar las
medicinas desde un almacén central hasta el
La problemática gira alrededor del proceso trabajador de salud en la comunidad o hasta
de suministro de los medicamentos que el puesto de salud más remoto.
debe funcionar muchas veces con personal
no calificado para el adecuado manejo en El Uso, está influenciado por factores tanto
el área administrativa de almacenamiento, dentro como fuera de los programas de
donde el control de inventarios no permite una salud pública.
adecuada planificación de las adquisiciones,
generando escasez en el abastecimiento y La capacidad del sistema de logística de
desaliento y escepticismo en el paciente. satisfacer las necesidades de salud pública
debe tener una estrecha relación con los
En el abastecimiento de medicamentos, la patrones de uso para crear su propia política
logística comprende todos los aspectos del administrativa, de esa manera en el sistema
proceso requeridos para llevar un medicamento público, el suministro de medicamentos puede
desde el proveedor hasta el dispensador lograr mejoramientos sustanciales y duraderos,
y, eventualmente, al paciente individual. considerando al sistema de abastecimiento
Los sistemas de logística verdaderamente como una parte del sistema total de servicios
son «sistemas» por el hecho de requerir los de salud. No se puede excluir que el
esfuerzos coordinados de muchas unidades suministro de medicamentos ocurre dentro
individuales dentro y fuera del gobierno. del contexto más amplio de otras actividades
gubernamentales, (administración financiera,
Cuando las distintas tareas son llevadas defensa, desarrollo económico, etc.), con las
a cabo no como parte del sistema sino cuales las actividades de abastecimiento de
en forma independiente y desarticulada, medicinas deben estar coordinadas, para
aumentan los costos, se vuelve común la ser competitivas. Puede lograrse mucho
escasez y sufren los pacientes. Se pueden con una gran cantidad de esfuerzo, una
considerar las siguientes funciones en el ciclo cantidad moderada de conocimientos, y
de logística del sistema de abastecimiento relativamente poco financiamiento adicional.
de medicamentos: Con mejoramientos en las compras, el control
de calidad, seguridad, almacenamiento,
La Selección, se desarticula o se hace a control cuidadoso de inventario, modificación
la ventura, cuando existe una carencia de en las costumbres de prescripción y prácticas
conocimientos farmacéuticos y de terapéutica efectivas de distribución, la magnitud de
actual. los beneficios logrados en cada una de
estas áreas mejorará conforme al grado de
Las Adquisiciones, se deben considerar los receptividad por los cambios que se generen
trámites para la obtención de medicamentos, en los diferentes programas.
no sólo mediante compras, sino también
mediante donaciones y producción por parte
del gobierno.

103
Manual: Gestión Logística y Financiera

ACTIVIDAD APLICATIVA 1
Formulando el Plan de Optimiza-
ción de la gestión de logística de
medicamentos e insumos críticos

Asumiendo que usted es el Dr. Olivera, prepare un plan para optimizar la gestión
logística de medicamentos e insumos críticos, utilizando como apoyo informativo la
Lectura Nº 1. Escriba las ideas centrales en la Hoja de Trabajo adjunta:

Hoja de Trabajo
Ideas para optimizar la gestión logística de medicamentos e
insumos críticos

104
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

ACTIVIDAD APLICATIVA 2
Incorporando Criterios de Prioriza-
ción por Costo y Volumen de Consumo,
Stock Crítico, Tiempos de Reposición y
Margen de Seguridad

Considere que en el Hospital ya se cuenta con el nuevo ambiente de almacén para


medicinas. Aplique los criterios de priorización por costo y volumen de consumo,
stock crítico, tiempos de reposición y margen de seguridad para el caso de vacunas
inmunológicas. (Desarrolle los criterios en la Hoja de Trabajo adjunta)

Hoja de Trabajo
Criterios de Priorización por Costo y Volumen de Consumo, Stock
Crítico, Tiempos de Reposición y Margen de Seguridad

105
Manual: Gestión Logística y Financiera

autoevaluación
autoevalua-

Seleccione y marque la alternativa que usted considera correcta en el contexto de su


trabajo, experiencia y los conocimientos adquiridos.

1. Indique el sub-sistema que no corresponde al sistema logístico.


a) Sub-sistema de Información.
b) Sub-sistema de Obtención.
c) Sub-sistema de Utilización.
d) Sub-sistema de Abastecimiento.

2. Qué proceso secuencial no corresponde a la planificación de compras y


abastecimiento:
a) Cuadro de necesidades – requerimiento presupuestal – requerimiento plan
anual de obtención.
b) Requerimiento presupuestal – cuadro de necesidades – requerimiento plan
anual de obtención.
c) Cuadro de necesidades - plan anual de obtención – requerimiento
presupuestal.

3. El criterio de Gestión Eficiencia se refiere a:


a) El grado que la Institución logra cumplir con los objetivos y metas planificados
en cuanto a la oportunidad de la compra o contratación.
b) Los bienes o servicios o ejecución de obras que se adquieran o contraten deben
reunir los requisitos de calidad, precio, plazo de ejecución y entrega.
c) La revisión y comprobación de la aplicación de las normas legales, reglamentarias
y estatutarias y su evaluación desde el punto de vista jurídico.

4. Indique el aspecto que no corresponde para la elaboración del cuadro de


necesidades.
a) Organización y Sistematización del Acopio de Necesidades.
b) Valorización y Presupuestación de Necesidades.
c) Financiamiento de las Necesidades.

106
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

5. Indique qué aspecto no corresponde al contenido del Plan Anual de Adquisiciones y


Contrataciones (según Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones).
a) Las licitaciones públicas, concursos públicos y adjudicaciones directas que
se realizarán en el año fiscal. Pudiéndose incluir información relativa a las
adjudicaciones de menor cuantía.
b) La síntesis técnica de los bienes y servicios u obras a adquirir o contratar.
c) El valor estimado de los bienes, servicios u obras a adquirir o contratar.
d) Los niveles de centralización y desconcentración de la facultad de adquirir y
contratar.

6. Señale qué punto no corresponde al proceso de programación de bienes y


servicios:
a) El órgano o dependencia encargada de la planificación de procesos de
selección elabora un instructivo sobre la forma como deberá desarrollarse la
programación de bienes y servicios.
b) El Instructivo aprobado es distribuido a las distintas dependencias de la Entidad,
siendo aconsejable que el órgano encargado de la planificación de procesos,
movilice sus energías para asesorar y aconsejar a cada centro de costos o
dependencia operativa, sobre la forma cómo deben registrarse las necesidades
de bienes, servicios y obras en los formularios establecidos.
c) Cualquier persona del Centro de Costos o dependencia orgánica, debe ser quien
dirija el proceso de formulación de necesidades de sus áreas operativas.

7. Señale el método que no es utilizado para la programación:


a) Método del Consumo Histórico.
b) Método del Perfil de Demanda.
c) Método de Consumo Futuro.

8. Señale para qué casos se convoca a Concurso Público:


a) Se convoca para la contratación de obras y para la adquisición de bienes y
suministros.
b) Se convoca para la contratación sólo de servicios, pueden ser de consultoría y
de arrendamiento de bienes.
c) Se convoca para la adquisición de bienes, contratación de servicios y ejecución

107
Manual: Gestión Logística y Financiera

de obras.

9. Según el Reglamento, los contratos pueden formalizarse con:


a) Una orden de compra o servicio.
b) Una factura cancelada.
c) La entrega de productos adquiridos.

10. Señale qué actividad no le corresponde al Almacén:


a) Recibir los artículos y darles su conformidad, mediante chequeo.
b) Ubicarlos y guardarlos (almacenarlos).
c) Entregarlos cuando lo soliciten.
d) Dar de baja a productos obsoletos.

11. Señale qué comprende el Stock Crítico:


a) Artículos ya usados que pueden volver a ser utilizados.
b) Artículos sometidos a las fluctuaciones de las entradas y salidas.
c) La cantidad de artículos que se debe mantener hasta una nueva reposición.

12. Señale la razón por la cual no se daría de baja a los bienes:


a) Estado de excedencia.
b) Obsolescencia técnica.
c) Por no tener orden de ingreso al almacén.

108
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

FUENTES DE INFORMACIÓN

Ley de Adquisiciones y Contrataciones con el Estado (Ley 26850) y su Reglamento,


aprobados por DS 083.084 PCM-2004.

Ley de Presupuesto del Sector Público para el año Fiscal 2006 – Ley N° 28652.

MINSA. Directivas del SISMED. Tomado de http://www.minsa.gob.pe/ disas/disa_iv/


xls%5Cdirectiva.pdf#search=%22Directivas%20del%20SISMED%22.

Manual de Auditoria Gubernamental – Magu.

Normas Técnicas de Control Interno – Resolución de Contraloría 162-95-CG.

Directivas de la Superintendencia de Bienes Nacionales.

Reglamento General de Procedimientos Administrativos de Bienes de Propiedad

109
Manual: Gestión Logística y Financiera

110
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN
EN GOBIERNO Y GERENCIA EN
SALUD - PREG

Unidad 2
GERENCIA DE SISTEMAS
TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

2006

111
Manual: Gestión Logística y Financiera

112
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

Unidad 2
GERENCIA DE SISTEMAS
TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
Capacidades

Conduce, organiza y monitorea los


recursos financieros, humanos, materiales,
y tecnológicos de la institución a través
de la formulación de políticas, normas y
procedimientos de manejo responsable
de recursos.
Contenidos

1: Proceso Presupuestario en el
Sector Público Peruano.
2: Organización y Control de la
Tesorería.
Actividades
aplicativas 3: Sistemas de Información de Costos
e Ingresos.

1: Estableciendo el requerimiento
presupuestal del Almacén de
medicamentos e insumos críticos,
considerando un plan de
optimización.
2: Desarrollando el caso «Control
Financiero cuando hay un Ajuste Lectura
Presupuestario». seleccionada

Las Fuentes de Financiamiento en


las Finanzas Públicas

Autoevaluación

Preguntas de Autoevaluación de la Unidad 2.

113
Manual: Gestión Logística y Financiera

La gestión eficiente de los directivos y funcionarios en una institución se refleja


por el logro de los objetivos en los plazos establecidos, así como por la adecuada
combinación y manejo de los recursos financieros presupuestados.

En la presente unidad se tratará el tema del presupuesto en el sector público, los


procesos a través de los cuales se tratarán de optimizar los recursos asignados en
función a las metas y objetivos nacionales de naturaleza económica y social.

La parte ejecutora del presupuesto la realiza la Oficina de Tesorería, por lo que se


revisarán aspectos de organización y funciones para conocer a fondo el mecanismo
de los procesos realizados en esta oficina que sirvan para sistematizar controles y
evitar errores y/o fraudes que afecten la economía y la moral de la institución.

Será imprescindible el manejo de información sobre costos e ingresos para desarrollar


criterios aplicados a los diferentes procesos presupuestarios que optimicen al máximo
los recursos en la institución.

114
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

Proceso Presupuestario en
tema 1 el Sector Público

El Dr. Olivera, mientras más conocía acerca de la gestión logística, más se


interesaba por conocer las relaciones con otras oficinas. En la medida que
se informaba de los problemas y requerimientos de las unidades operativas,
decidió tener una reunión con el Jefe de Planificación para que le señale los
medios con los que podría presupuestarse mejor para el próximo año, ya
que se encontraban en dificultades financieras para abastecer al máximo las
necesidades.

El Sr. Montoya, economista de profesión, Jefe de la Oficina de Planificación,


se reunió con el Dr. Olivera y considerando que era un cirujano con mucha
actitud de servicio, decidió orientarlo en cuanto al proceso presupuestario
en el sector publico, para que entienda que muchas veces no se pueden
satisfacer todos lo requerimientos, aún siendo de mucha importancia.

El presupuesto en el sector público es el instrumento de gestión del Estado que


permite a las entidades lograr sus objetivos y metas contenidas en su Plan Operativo
Institucional (POI). Asimismo, es la expresión cuantificada, conjunta y sistemática de
los gastos a atender durante el año fiscal, por cada una de las entidades que forman
parte del sector público y refleja los ingresos que financian dichos gastos. Planificar
el presupuesto presupone una serie de fases sustentadas en normas dadas por la Ley
Marco de la Administración Financiera del Sector Público – Ley Nº 28112, de la cual
derivan otras leyes sobre las cuales se determinan las funciones específicas de cada
área financiera para un período determinado.

PROCESO PRESUPUESTARIO

El proceso presupuestario en el sector público, metodológicamente se desarrolla en


cinco fases secuenciales:

Programación
Formulación
Ejecución
Control
Evaluación

115
Manual: Gestión Logística y Financiera

Las fases referidas cumplen aspectos esenciales que a continuación le


especificamos:

1 PROGRAMACIÓN

La Dirección Nacional del Presupuesto Público (DNPP) es el órgano rector del Sistema
Nacional de Presupuesto y la máxima autoridad técnico-normativa en materia
presupuestaria que realiza la programación del gasto de las entidades bajo el alcance
de la Ley de Presupuesto.

La programación es la fase del presupuesto en donde emerge la función


racionalizadora del funcionario. Este es el momento de la toma de decisiones para
optar por los servicios que tienen mayor prioridad, efectividad y a la vez guarden
estrecha coherencia con el Plan a corto y mediano plazo de la Institución y la Ley del
Presupuesto de la República.

La programación de ingresos y gastos debe ser actualizada periódicamente por las


Oficinas de Presupuesto y Planificación o la que haga sus veces en el pliego, debido
a que en base a dicha información se elaboran las Asignaciones trimestrales, así
como las autorizaciones de calendario de compromisos. Para estos efectos, la DNPP
toma información del SIAF-MPP quince días antes de cada trimestre. El SIAF es el
sistema de procesos de operaciones que automatiza la información de los procesos de
ejecución presupuestaria y financiera mediante un registro único de las operaciones,
produciendo con mayor rapidez, precisión e integridad informes utilizados para
una toma estructurada de decisiones por los diferentes niveles gerenciales de la
organización gubernamental.

En la práctica, la Programación se desarrolla junto con la Formulación. Por razones


didácticas individualizaremos esta fase donde sus ejes centrales realizan las siguientes
actividades básicas:

Delinear las políticas del Establecimiento de salud con los de la Institución.

Definir las metas en función de los servicios priorizados en las unidades


operativas.

Fijar el nivel óptimo de ingresos y gastos determinando los programas


que deberán ejecutarse y señalando las metas anuales o bienales según el
caso.

La fase de la programación consolidará la valorización de los recursos a


utilizarse en el Plan anual de Adquisiciones.

116
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

2 FORMULACIÓN

Es el momento del llenado de formatos de manera sistemática y sustentada expresando


el proyecto del Plan Financiero por el lado del ingreso y gasto en equilibrio ante el
MEF, acorde con los techos presupuestales autorizados y explicitando la demanda
adicional del gasto a financiarse como fuente de recursos ordinarios. Con los montos
sustentados se autoriza, posterior a su discusión en el Congreso, el monto de la
demanda adicional. Generalmente las necesidades de la organización son mayores
que los recursos financieros, conllevando a priorizarse las actividades y los objetivos.
El resto de las necesidades se satisface con la búsqueda de financiamiento por otras
vías, tales como fuentes cooperantes de donaciones y transferencias, creación de
líneas de producción de servicios generadores de ingreso, presentación de proyectos
para financiamiento con préstamos de cooperación internacional.

3 EJECUCIÓN

Aprobado el presupuesto se comunica a todas la dependencias de la institución y de


este manera cada área ejecuta las actividades programadas acorde al presupuesto,
los objetivos y metas establecidas. En la ejecución de las actividades se efectúa la
solicitud de materiales, bienes y servicios. Para ello, el área de almacén conjuntamente
con el área de adquisiciones y programación deben garantizar el stock suficiente de
materiales y bienes, así como el otorgamiento de los servicios solicitados por el área
técnica, esto es por el lado de la ejecución del gasto. Es aquí donde se efectúa la
aplicación de los gastos y/o costos por partidas presupuestadas y coincidir la fecha
de pago por las adquisiciones ejecutadas en aplicación de la Ley de Adquisiciones y
Contrataciones - Ley 26580, las mismas que fueron programadas en el Plan Anual (Plan
de Compras). Aquí se ejecuta el Plan de Distribución de Bienes a cargo del Almacén,
el mismo que debe ser conciliado permanentemente con el área de programación y
el área técnica usuaria, informando permanentemente al director de logística.

La función de las finanzas públicas, consiste en la búsqueda o negociación para


la obtención de los ingresos programados y calculados, denominados en el sector
público: Calendarios trimestrales, mensuales y ampliación mensual. El inicio del
proceso de ejecución es con la aprobación del calendario por trimestre específica de
gasto; a su vez este es desagregado por objetivos o funciones. Luego se ratifica la
aprobación en forma mensual por parte del Ministerio de Economía y Finanzas.

La autorización de calendario es la primera fase del inicio de la ejecución del calendario,


montos establecidos como límite de gasto en el período.

Paralela a esta acción la dirección de logística administra el PAAC en donde se


expresan las fechas probables de adquisición de bienes y servicios en la modalidad
de adquisición directa concordadas con el stock en el almacén y bienes administrados
por el área de bienes patrimoniales. El proceso de ejecución presupuestal y financiera
implica cumplir con el compromiso, el devengado y el pago.

117
Manual: Gestión Logística y Financiera

El compromiso es la pre ejecución de documentos: «orden de servicio o compra»


debidamente emitida con las firmas correspondientes, el contrato si corresponde,
los documentos de adjudicación (tales como cuadro comparativo de proveedores si
corresponde, cotizaciones de los proveedores, copia de alguna norma que exonera o
ampara la adquisición en casos excepcionales). Con estos requisitos el área de control
Presupuestal ejecuta la separación de un monto presupuestal a ejecutarse para que
posteriormente se derive a Logística, a fin de darle la conformidad de la compra del
bien por el almacenero- posterior al internamiento del bien por el proveedor- y al
usuario para la conformidad del servicio.

El devengado, es el momento de ratificar la ejecución, cuyo requisito es tener las


conformidades del usuario (servicio) o del almacenero por la recepción del bien,
además de las guías de remisión (en lo que corresponde) y factura emitida por el
proveedor. Esta fase de ejecución formaliza el compromiso de pago, cuyo sustento
son los documentos «orden de compra», «guía de internamiento»,»orden de servicio»,
«conformidades», «planilla única de pagos de remuneraciones y pensiones», etc.

A manera de ejemplo, para aplicar los conceptos en la ejecución del gasto, se


presenta el análisis del Cuadro de Ejecución del Gasto del MINSA del 2002 por
Programas:

Los distintos programas, que forman parte del Ministerio de Salud y a los que se destina
el presupuesto, son analizados a continuación en el siguiente cuadro. Este análisis
permite ver la calidad de la ejecución en un nivel más detallado. Así tenemos que el
programa Planeamiento gubernamental corresponde a la función de administración y
planeamiento, mientras que el programa Previsión corresponde, igual que la función
Asistencia y previsión social, al pago de pensiones. Los otros cuatro programas
corresponden a la función Salud.

Como se puede apreciar, dentro de los programas correspondientes a la función


salud, el programa referido a administración es el único que ha gastado más de lo
presupuestado (45% más), con casi S/.59 millones de gasto en exceso. Sumando
los recursos destinados a Administración y planeamiento gubernamental, que no
son servicios prestados efectivamente a la población, el gasto en exceso es de S/.62
millones. De manera que lo que inicialmente representaba el 8% del presupuesto de
apertura, pasó a ser el 14% de lo ejecutado. Simultáneamente, entre los Programas
de Salud individual y Salud colectiva, se ha dejado de gastar casi S/. 182
millones.

118
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

Cuadro de Ejecución del Gasto - MINSA 2002 por Programa (nuevos soles)

Fuente: MEF, Boletín de Transparencia Fiscal

Ejercicio: De manera similar haga un análisis del siguiente cuadro de ejecución por Fuente
de Financiamiento

1/ Ejecución como porcentaje del presupuesto de apertura.

119
Manual: Gestión Logística y Financiera

4 CONTROL

El control financiero consiste en la verificación del flujo de ingresos y gastos en


concordancia a los objetivos trazados por la institución, para lo cual es necesario
organizar y satisfacer varias clases de controles para cada programa, servicio y
área. Desde la formulación del presupuesto se establece el control de manera
cruzada por cada función, actividad importante que combinadas y agrupadas por
servicios y subdirecciones permiten diferentes evaluaciones a los distintos niveles y
responsabilidades de la institución.

En el sector público del Perú el control y monitoreo financiero lo efectúa el Ministerio


de Economía y Finanzas mediante el instrumento software SIAF (Sistema Integrado
de Administración Financiera) en forma macro- agregado y objetivos del gobierno
central, lo cual aún a la fecha no permite el monitoreo por objetivos sectoriales y
áreas técnicas; esto es el presupuesto financiado con fondos públicos (recursos
ordinarios).

El control de los pronósticos de ingresos por venta de servicios prestados, por


contratos, por fondos gubernamentales o entidades privadas y por los rendimientos
financieros, constituyen los documentos de ingresos más el balance final calculado del
año precedente. Éstos sirven de base para el monitoreo del proceso presupuestario
y se establece el flujo de caja pro fuentes de financiamiento, genéricas de ingresos y
gastos (todos los gastos deben ser analizados de la forma como se van a pagar en el
tiempo, teniendo en cuenta el cronograma de ingresos, disponibilidad de dinero y
cancelación de deudas), el estado de ganancias y pérdidas y el balance general.

5 EVALUACIÓN DEL PRESUPUESTO

La evaluación presupuestaria es el análisis ex post que se efectúa a fin de conocer en


un determinado período los resultados financieros y físicos obtenidos en la institución,
comparándolos con el presupuesto y determinando la manera que ha contribuido a
la consecución de los objetivos institucionales.

Los objetivos de la Evaluación presupuestaria son:

Conocer el nivel de eficacia en la ejecución presupuestaria de los ingresos y gastos


de la institución, así como el grado de cumplimiento de las metas presupuestarias
fijadas en las actividades y proyectos para un período determinado.

Conocer el nivel de eficiencia en el cumplimiento de las metas presupuestarias,


tomando en consideración su vinculación con la ejecución presupuestaria de los
gastos realizados en el período bajo evaluación.

Conocer el nivel de desempeño en la consecución de los objetivos institucionales


fijados para el período, tomando en consideración los resultados obtenidos durante

120
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

el año fiscal.

Permitir la interpretación de las divergencias resultantes en el desarrollo de la ejecución


de ingresos y egresos comparándola con la estimación de recursos financieros y la
previsión de gastos considerados en el presupuesto institucional de apertura (PIA)
así como en el presupuesto institucional modificado (PIM) e identificar las razones
que las motivaron.

Obtener un panorama integral de la administración del pliego relacionada con la


producción de bienes y servicios.

Elaborar recomendaciones para la implementación de acciones correctivas a fin de


optimizar las futuras gestiones de los Presupuestos Institucionales.

121
Manual: Gestión Logística y Financiera

Organización y Control de la
tema 2 Tesorería

El Dr. Olivera, revisando los expedientes se encontró con deudas pendientes


de los años 2002 y2003, a proveedores que cumplieron oportunamente sus
obligaciones, sin embargo sus órdenes de compra tenían un sello de anulado.
Con la finalidad de solucionar este problema se comunicó con la Dra. Briceño
que era jefa de la oficina de economía y le planteó tres alternativas:
a) Emitir una nueva orden de compra y enviarla a Tesorería.
b) Enviar con un memorando la orden compra antigua a Tesorería para
que ejecuten su pago.
c) Enviar a la oficina de planeamiento las órdenes anuladas a fin de prever
su fuente de financiamiento.

Ejercicio: Deudas a Proveedores

¿Cuál cree usted que es la alternativa más conveniente? Sustente porqué.

La Organización y control de Tesorería está dada por un determinado conjunto de


disposiciones legales, cuya urgencia y aplicación está orientada a regular las operaciones
relacionadas con la administración de los fondos públicos durante el proceso de la
ejecución presupuestal, específicamente en lo que respecta a la obtención de los
fondos, cualquiera sea su fuente de financiamiento y su correspondiente utilización
en el gasto fiscal, cubre las operaciones relacionadas con los ingresos y gastos en los
diversos niveles de la unidad ejecutora. A continuación le presentamos un resumen
de la aplicación de los fondos en las actividades del gasto fiscal.

122
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

Revisando la Lectura N° 1 de esta unidad, podrá analizar la aplicación de los fondos


según las fuentes de financiamiento.

1 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

La responsabilidad de la dirección de Tesorería radica principalmente en implementar


un buen sistema de control interno de tesorería, así como promover medidas de
seguridad y cruces de información permanentes.

Una estructura sólida del control interno es fundamental para promover el logro de
sus objetivos, la eficiencia y economía en las operaciones de cada entidad. Por ello
la dirección es responsable de la aplicación y supervisión del control interno.

La legislación establece la definición del control interno y sus objetivos, así como
prescribe las políticas que se deben aplicar para supervisar la estructura de control
interno e informar sobre su idoneidad.

La dirección debe adoptar una actitud positiva frente a los controles internos que le
permitan tener una seguridad razonable, en cuanto a que los objetivos del control
interno han sido logrados. Para contribuir al fortalecimiento del control interno en
el área de tesorería, la dirección debe asumir el compromiso de implementar los
siguientes criterios:
Apoyo institucional a los controles internos.
Responsabilidad sobre la gestión.

123
Manual: Gestión Logística y Financiera

Clima de confianza en el trabajo.


Transparencia en la gestión gubernamental.
Seguridad razonable sobre el logro de los objetivos del control interno.

Los mecanismos y procedimientos en el área de tesorería requieren de la dirección,


establecer procedimientos que eviten riesgos, en cuanto por ejemplo al retiro de
montos importantes de efectivo de las cuentas bancarias de la institución. En función
a ésto, será responsabilidad de la dirección implementar medidas de seguridad física
de fondos y otros valores bajo custodia.

2 CONTROL DE TESORERÍA

El control en Tesorería se realiza a través de las normas de control interno para el


área de tesorería, las cuales están orientadas a identificar los controles básicos en
los procesos de tesorería, a fin de que su aplicación proporcione a la administración
financiera gubernamental, seguridad razonable sobre el buen manejo de fondos y
valores, asegurando la eficiencia en el logro de objetivos institucionales y minimizando
los riesgos en la gestión.

La responsabilidad del control de la tesorería descansa en la dirección, por lo cual


debe implementar un buen sistema de control interno para la prevención y detección
de errores y fraudes.

El sistema de control interno en tesorería establece los siguientes mecanismos para


la verificación de los procesos realizados:

Para la Unidad de Caja: Se verificará la no existencia de otra oficina, distinta a la


tesorería o quien haga sus veces, encargada del manejo de los recursos financieros
e la entidad.

Manejo de fondos del tesoro público a través de sub-cuentas: Se constatará


la utilización de recursos asignados por el Tesoro Público a través de sub-cuentas
autorizadas por la Dirección General del Tesoro Público.

Facultad para el manejo de cuentas y sub-cuentas bancarias: Se verificará que


la representación de la entidad ante el banco de la Nación recae en funcionarios
que no ejercen labores de: Manejo de ingresos de caja, registro en los libros
principales y auxiliares de contabilidad, proceso de control previo.

Apertura de Cuentas y Sub-cuentas bancarias: Se mantendrán debidamente


archivadas las solicitudes de apertura de cuentas y sub-cuentas bancarias.

Uso del Fondo para pagos en efectivo: Se efectuarán arqueos periódicos y


sorpresivos del fondo. El custodio del Fondo será una persona independiente del

124
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

cajero y de aquel personal que maneje dinero o efectúe funciones contables. Se


mantendrá debidamente archivadas las Resoluciones Directorales de aprobación
o modificación del Fondo.

Uso del Fondo Fijo para Caja Chica: Se efectuarán arqueos periódicos y
sorpresivos del Fondo. El custodio del Fondo será una persona independiente
del cajero y de aquel personal que maneje dinero o efectúe funciones contables.
Se mantendrán debidamente archivadas las Resoluciones Directorales o similares,
de aprobación o modificación del Fondo.

Reposición oportuna del Fondo para pagos en efectivo y del Fondo Fijo para
Caja Chica: Se verificará la existencia de solicitudes de reposición del Fondo. Se
verificará el cumplimiento del plazo establecido para la reposición del Fondo.

Arqueos Sorpresivos: El órgano interno de control de la entidad efectuará


arqueos y además revisará las actas de arqueo efectuadas por la administración.
En el caso de organismos obligados a levar la contabilidad gubernamental
integrada, el saldo deberá estar de acuerdo con el que figura en el Pare Diario
d Fondos y en el Formato de Relación de Giros, para el caso del Fondo para
Pagos en Efectivo. Se revisará en los Manuales de Organización y Funciones y de
Procedimientos, los cargos que tienen responsabilidad para efectuar los arqueos
sorpresivos. Se verificará la existencia de Actas de Arqueos.

Transferencia de Fondos: Se verificará que se encuentren debidamente


archivadas las copias de las cartas órdenes cursadas al Banco de la Nación para
la transferencia de fondos de una cuenta a otra.

Medidas de Seguridad para el Giro de Cheques y Traslado de Fondos: Se


verificará que el encargado de los depósitos o retiros de fondos bancarios y el
encargado de girar los cheques sean personas distintas del cajero y no tengan
acceso a los Registros Contables. Se verificará la toma de medidas de seguridad
para el giro de cheques y traslados de fondos.

Cheques a Nombre de la Entidad: El OIC de la entidad revisará los cheques


recibidos por depositar, a la fecha de los arqueos sorpresivos, haciendo constar
en el Acta de arqueo, los hechos que contravengan a la Norma.

Cambio de Cheques Personales: El OIC de la entidad revisará los cheques


recibidos por depositar, a la fecha de los arqueos sorpresivos, haciendo constar
en el Acta de arqueos, los hechos que contravengan a la Norma.

Uso del Sello Fechador «Pagado»: Se verificará que todo documento original
que sustente el desembolso de dinero en cheque o en efectivo, lleve estampada
la palabra «pagado» y la fecha de cancelación del mismo.

Conciliaciones de Sub-Cuentas: El OIC de la entidad examinará las conciliaciones

125
Manual: Gestión Logística y Financiera

bancarias que practiquen, emitiendo informe al nivel competente a los efectos de


aplicar las medidas correctivas que demanda el caso. Las conciliaciones bancarias
serán archivadas siguiendo un orden correlativo y cronológico.

Fianza de Servidores: Se verificará la existencia de registros internos indicando la


cobertura de la fianza, respecto al personal designado, objeto, monto, modalidad
y período de la misma.

3 FRAUDE

El fraude es una acción dolosa de lucro personal con la finalidad de apropiarse de


parte del patrimonio de la entidad, se refiere a un acto intencional que genera una
distorsión grande en los estados financieros que pueden causar una opinión negativa,
abstención de opinión, etc. El área de tesorería por la misma naturaleza del manejo
de fondos que se dan en los procesos, crea muchas veces propicias oportunidades
para la realización de fraude, por ello es importante mantener adecuados sistemas
de control.

Las acciones mas habituales en casos de fraude son las siguientes:


Manipulación, falsificación, adulteración de documentos y registros.
Contabilización de activos a precios de venta o valores superiores a precio real.
Malversación de fondos.
Omisión de provisiones y otras correcciones valorativas, (no provisionar existencias
obsoletas).
Registro de activos ficticios (los recuentos físicos que efectúan los interesados
objeto de manipulación.
Registro de transacciones sin sustento documentario.
Diferimiento de los gastos aplicando un criterio de caja, con lo que dichos gastos
se registran en el ejercicio siguiente.
Supresión u omisión de transacciones por registros o documentos.
Anticipación de ingresos, ya sea mediante el registro de los anticipos de clientes
como ventas, anticipación de las fechas de facturación.
Omisión de registro de pasivo contingentes (litigios, reclamaciones).
Interceptación de fondos al efectuar cobros antes de que éstos se registren.
Utilización de cambios de criterio destinados a incrementar los beneficios de
terceros.
Desviaciones de fondos, haciendo ver que los desembolsos en una primera
instancia fueron legítimos, reorientando su destino abusando de transferencia
de fondos entre cuentas bancarias.

126
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

Presentación en cuentas anuales de deudas a corto plazo, que han sido cancelados,
sin que éstas hayan sido cobrados en efectivo (disminuyendo o desapareciendo del
sistema de cómputo para desaparecer o disminuir los ingresos determinados).
Sustracción de fondos, apoderándose de cantidades correspondientes a cobros
realizados en efectivo adulterando documentos y registros, o no depositándolos
íntegramente en su oportunidad.

La existencia del sistema de contabilidad y control interno efectivo diseñado


sistemáticamente reducirá la probabilidad de fraudes en los estados financieros
cuando:
Se mejore el sistema de control interno e implementen prácticas y políticas
contables de control y cruce de información para cada una de las cuentas.
Se analicen e investigen a fondo los riesgos que motivaron el fraude, desarrollando
e implementando medidas que sancionen dichos actos, así como corregir o
ampliar procedimientos de control interno.
Se revisen frecuentemente la conformidad de las conciliaciones de saldos, tanto
del dinero de efectivo (Caja Bancos como la conformidad de cuentas por cobrar
y pagar) así como el movimiento de existencias.
Se lleven a cabo pruebas de cumplimiento de la eficacia del control interno
(Arqueos sorpresivos, conciliación de saldos, circularización de cartas a proveedores
y acreedores sobre conformidad de saldos, verificación de depósitos de fondos,
etc.).
Se simulen operaciones a fin de verificar la consistencia de control interno
establecido, si éste rechaza, acepta u observa la operación simulada.

4 INFORMES DE TESORERÍA

La Oficina de Tesorería emite una serie de informes a la DGTP (Dirección General del
Tesoro Público) sobre el movimiento de fondos en sus diferentes etapas, estos informes
son presentados en formularios ya pre establecidos para cada fin. Se consideran los
siguientes informes:

Información Mensual del Gasto: Información mediante la cual las oficinas


giradoras indican a la DGTP sobre los montos girados por los diversos conceptos y
asignaciones del gasto así como también acerca de los compromisos devengados
y giros. Esta información se detalla en el formulario denominado T-2.

127
Manual: Gestión Logística y Financiera

Tipos de T-2:
* Tipo Normal: Es la información mensual de la ejecución de los compromisos y
pagos respecto a FPPE, giros de remesas por encargo, subsidios, IPPS, compromisos
devengados y giros, retenciones a favor del T-P y a favor de terceros.
* Tipo Reversiones: Constituyen rebajas del ejercicio presupuestario, las cuales
pueden ser devoluciones de saldos no utilizados.
* Tipo Anulaciones: Son elaborados por la oficina giradora con la finalidad de
rebajar los giros, compromisos o devengados por efecto de anulación de
cheques girados.
* Tipo regularizaciones: Son elaborados por la oficina giradora, para corregir
la diferencia o errores materiales detectados en los informes mensuales del
gasto.

Cuando se solicita a la DGTP la reprogramación del calendario de cheques anulados
de meses anteriores, tesorería adjunta el T-2 de anulaciones. Cuando se solicita a
la DGTP los devengados pendientes de pago se adjunta el T-2 normal.

Conciliación del Movimiento de Fondos de las Sub Cuentas: Para esta


información se utiliza el Formulario denominado T-4, aquí se detallan las
operaciones de giro y de pagos acumulados al final de cada período mensual,
estableciendo sus saldos, donde la información de los giros es verificada con los
datos registrados en los informes mensuales del gasto (T-2); y los pagos deben
coincidir con los reportes que el Banco de la Nación nos remite mensualmente.
Los saldos se establecerán a partir de la diferencia que se obtiene entre lo girado
y lo pagado, sustentados con la relación de cheques en tránsito.

Información de Ingresos por Fuentes de Financiamiento Diferentes a la


Fuente de Recursos Ordinarios: Para esta información se utiliza el Formulario
denominado T-5, aquí se detallan los montos recaudados por las diferentes
partidas de ingresos presupuestales, así como el movimiento de ingresos y egresos
de bancos, previa conciliación con los libros bancos.

Papeleta de Depósito a Favor del Tesoro Público: Para esta información se utiliza
el Formulario denominado T-6, aquí se detallan las devoluciones efectuada a favor
del Tesoro Público por saldos no utilizados, devoluciones del FPPE, encargos que
nos permiten las diferentes regiones.

5 ARQUEOS

Los arqueos con las comprobaciones habituales que se realizan a las operaciones
que manejan fondos y/o valores en tesorería. Deben realizarse por lo menos con
una frecuencia mensual, a fin de determinar su existencia física, al igual que su
concordancia con los saldos contables.

128
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

Todo el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del servidor responsable
de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo se realizó
en su presencia que le fueron devueltos en su totalidad.

Un arqueo conlleva la formulación de un Acta que evidencia la situación objetiva


encontrada durante el conteo, así como las expresiones de conformidad o
disconformidad expresada por los responsables de los fondos o valores y, por los
funcionarios que intervienen en el arqueo.

Si durante el arqueo de fondos o valores se detecta cualquier situación de carácter


irregular ésta debe ser comunicada inmediatamente a la gerencia o dirección y a la
Oficina de Auditoría Interna, para la adopción de las medidas correctivas que el caso
amerite.

Son funcionarios competentes para efectuar arqueos: El jefe de tesorería, el contador,


el administrador, el auditor interno y cualquier otro que sea designado por la
superioridad. El resultado del arqueo debe ser informado a los niveles superiores
correspondientes.

Además de los arqueos habituales de operación, también se deben realizar arqueos


sorpresivos, los cuales consisten en comprobar en cualquier momento si el saldo en los
libros está de acuerdo con la existencia de los fondos y valores. El arqueo sorpresivo
tiene como objetivo determinar la corrección y oportunidad de las operaciones y
registros.

Las acciones a desarrollar para la realización de los arqueos son las siguientes:

Se realizarán arqueos sorpresivos y simultáneos de todos los fondos y valores que


maneje la entidad, incluyendo los que se encuentren en poder de los cobradores
o agentes.

Se evaluarán las actas de los arqueos que se practiquen, consignando su


conformidad o disconformidad, las que serán firmadas por los responsables y los
funcionarios que intervengan en el arqueo.

Se comunicará por escrito cualquier anormalidad al Titular de la entidad, con la


celeridad necesaria para la acción correctiva correspondiente.

Los arqueos sorpresivos se efectuarán por lo menos una vez al mes.

En los manuales y otros documentos administrativos se deberán fijar los cargos


que tendrían responsabilidad para la realización de los arqueos.

129
Manual: Gestión Logística y Financiera

6 AUDITORÍA

La auditoria comprende un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera


objetiva, las evidencias relacionadas con informes sobe las actividades económicas y
otras situaciones que tienen una relación directa con las actividades y/o operaciones,
que se desarrollan en una entidad pública o privada.

La recopilación, acumulación y evaluación de estas evidencias van a determinar e


informar sobre el cumplimiento entre la información y los criterios establecidos. A
través de la evaluación sistemática se va a determinar si se siguieron las políticas y
procedimientos acepados, si se siguieron las normas establecidas, si se utilizaron los
recursos eficientemente y si se alcanzaron los objetivos de la organización.

El proceso sistemático concibe que en toda auditoría debe existir un conjunto de


procedimientos lógicos y organizados que el auditor debe cumplir para la recopilación
y el análisis de la información que requiere para formula su conclusión u opinión final.
Estos procedimientos, varían de acuerdo a las características de cada entidad pública
o privada, pero siempre deberán dar cumplimiento a las normas establecidas, para
el caso del sector salud, las Normas de Auditoría Gubernamental. NAGU, del sector
público (gubernamental).

En auditoría, será necesario definir conceptos de elementos que se utilizan en este


proceso:

La evidencia: Se define «como la información que utiliza el auditor para


determinar si la información cuantificable que se está auditando se presenta de
acuerdo con los criterios establecidos». El determinar los tipos y cantidades de
evidencia necesaria y evaluar si la información cuantificable corresponde a los
criterios establecidos es una parte importante de toda auditoría. El auditor debe
estar capacitado para entender los criterios que se utilizan y ser competente para
conocer los tipos y cantidad de evidencia que debe recopilar a fin de llegar a una
conclusión adecuada después de haber examinado las evidencias.

Normas de Dictámen e Información: El resultado final del trabajo del auditor es


su Dictámen o Informe, a través del cual pone en conocimiento de las personas
interesadas los resultados de su trabajo y la opinión formada según su examen. La
importancia del informe hace que se establezcan normas que regulen su calidad
y requisitos mínimos.

Según las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGUs), el auditor debe obtener


evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación de pruebas de
control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente
los juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o
función que sea objeto de la auditoría. Son características de la evidencia:

130
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

Suficiencia: Es suficiente la evidencia objetiva y convincente que basta para


sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones expresadas en el
informe.

Competencia: Para que sea competente, la evidencia debe ser válida y


confiable.

Relevancia: Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. La


información que se utilice para demostrar o refutar un hecho será relevante si
guarda una relación lógica y patente con ese hecho. Si no lo hace, será irrelevante
y por consiguiente, no deberá incluirse como evidencia.

Según la ley del Sistema Nacional de control y de la Contraloría General de la


República, los principios que rigen el ejercicio del control gubernamental son:

El carácter técnico y especializado del control, como sustento esencial de su


operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y razonabilidad en su
ejercicio.

La legalidad, que supone la plena sujeción del proceso de control a la normativa


constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su actuación.

El debido proceso de control, por el que se garantiza el respeto y la observancia


de los derechos de las entidades y personas, así como de las reglas y requisitos
establecidos.

La objetividad, en razón de la cual las acciones de control, se realiza sobre la


base de una debida e imparcial evaluación de fundamentos de hecho y derecho,
evitando apreciaciones subjetivas.

La materialidad, implica la potestad del control para concentrar su actuación en


las transacciones y operaciones de mayor significación económica o relevancia
en la entidad examinada.

La presunción de licitud, según la cual, salvo prueba contrario, se reputa que las
autoridades, funcionarios y servidores de las entidades, han actuado con arreglo
a las normas legales y administrativas pertinentes.

131
Manual: Gestión Logística y Financiera

Sistemas de Información de
tema 3 Costos e Ingresos

En la gestión gubernamental como en la administración de cualquier empresa, se


necesita disponer de un sistema de información para la gestión, que va a permitir a
los responsables financieros planificar, programar y medir performances. A través de
los diferentes sistemas de información las decisiones financieras tienen un soporte
real y exacto que fundamenta y precisa los contenidos y los objetivos planteados.
Según la calidad de la información que los sistemas ofrecen se pueden determinar
perspectivas y tomar decisiones en cuanto a la optimización de los recursos o diseñar
estrategias para la captación de recursos que permitan productivizar las acciones
realizadas.

1 SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE COSTOS E INGRESOS

Los sistemas de información de costos e ingresos involucran un concepto amplio como


herramienta fundamental para el control de gestión y la toma de decisiones. Los
diferentes sistema de información como el sistema computarizado, los procedimientos
operativos, los criterios de costeo, los registros contables, si bien son técnicas de
captación y suministro de datos, permiten tal variedad, riqueza y rapidez de flujo en la
información que influye en la formulación de criterios en la gestión.

Un sistema de información es el conjunto de procedimientos pre establecidos


destinados a cubrir las necesidades de información de la entidad, en lo referido a
las actividades de producción o adquisición de bienes o servicios, cuantificando los
recursos utilizados en dichas actividades y relacionándolos con los bienes obtenidos
y los servicios prestados.

La información obtenida a partir de los sistemas de información, en lo que concierne


a ingresos y costos considerados dentro de los gastos, está comprendida bajo el
sistema presupuestal de la administración pública como Clasificadores de Ingresos
y Gastos.

Los ingresos del estado son denominados recursos públicos, sirven para financiar los
gastos del los presupuestos anuales y se clasifican en:
Ingresos corrientes: Son los que se obtienen de modo regular o periódico y que
no alteran de manera inmediata la situación patrimonial del Estado. Provienen
de Impuestos, tasas, contribuciones, venta de bienes y prestación de servicios,
rentas de la propiedad, multas, sanciones y otros ingresos.
Ingresos de Capital: Son eventuales y alteran la situación patrimonial del
Estado. Provienen de la venta de activos (inmuebles, terrenos, maquinarias), las

132
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

amortizaciones por los préstamos concedidos (reembolsos), la venta de acciones


del Estado en empresas, Ingresos por intereses de depósitos, otros ingresos de
capital. Así como las transferencias de capital proporcionadas por el MEF.
Transferencias: Son los no reembolsables provenientes de agencias internacionales
de desarrollo, gobiernos, instituciones y organismos internacionales, así como
de otras personas naturales o jurídicas domiciliadas en el país. Se considera las
transferencias provenientes de las entidades públicas y privadas sin exigencia de
contraprestación alguna.
Financiamiento: Son las operaciones oficiales de crédito interno y externo y los
saldos de balance de ejercicios anteriores.

La organización de los gastos los clasifica de acuerdo a las siguientes categorías:


Gastos Corrientes: Destinados al mantenimiento o funcionamiento de los
servicios que presta el Estado. Incluye los gastos de investigación, estudios u
otros que no conllevan a la ejecución de obras o equipamiento.
* Personal y obligaciones sociales: Son las previsiones para el pago del personal
en servicio del sector público, así como cargas sociales (aportes a los fondos
de salud, retiro, pensiones, vivienda, Essalud, aportación al IES).
* Obligaciones Provisionales: Corresponden al pago de las pensiones a cargo
del Estado, incluidos los de la ONP.
* Bienes y Servicios: Este rubro comprende:
* Las previsiones para la alimentación del personal de la Fuerzas Armadas,
Policía Nacional, internos en hospitales, reclusos, comedores populares,
estudiantiles.
* Pago de tarifas de servicios públicos (agua, desagüe, luz, teléfono)
* Adquisición de material farmacológico, de laboratorio, hospitalario,
odontológico, materiales para procesamiento automático de datos.
* Contratación de personas naturales y jurídicas para servicios de limpieza,
higiene, vigilancia.
* Servicios de Consultoría.
* Otros Gastos Corrientes: Sirven para financiar diversas actividades y
proyectos. Como el Vaso de Leche, Sociedades de Beneficencia, etc.
* Reservas de Contingencia: Corresponde a la revisión de recursos que se
encuentran presupuestados en el MEF.

Gastos de Capital: Orientados al incremento de la producción, así como


la inversión financiera. Gastos del Ministerio de salud para la ampliación,
mejoramiento, equipamiento de los servicios en salud en general.
Gastos de Servicios de la deuda: Son los gastos orientados al pago de la deuda
externa e interna.

Entre los sistemas de información de costos e ingresos se pueden considerar a los

133
Manual: Gestión Logística y Financiera

siguientes:
Sistemas Computarizados: Es el software que integrado al resto de los sistemas
de la organización, capta y procesa en forma instantánea los datos necesarios para
emitir la información prevista. Entre los sistemas computarizados utilizados en los
diferentes procesos de la administración pública, se consideran los siguientes:

SIAF: Es el sistema en red que procesa los datos y del cual se obtiene en forma
oportuna, precisa y clara para la adecuada toma de decisiones sobre la base
de informes contables referidos al resultado de las operaciones financieras y
presupuestarias. Este sistema se convierte en uno de los principales sistemas de
información para los costos e ingresos ya que va a registrar las operaciones que
impliquen la utilización de una fuente de financiamiento (fuente de recursos) y
egresos (uso de recursos que implique una aplicación financiera).La Información
que se puede obtener de este sistema se puede determinar a través de las salidas
emitidas, las cuales se pueden sintetizar en lo siguiente:

134
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

SICON: Es otro sistema informático desarrollado por la contaduría pública de


la nación para ser distribuido a las entidades del sector público y gobiernos
locales, con base en la Ley Marco-Proceso de la Cuenta General de la República.
Brinda información contable y financiera registrada por las entidades tales como
los gobiernos locales y sociedades de beneficencia pública a través de medios
magnéticos válidos por el sistema integrado de contabilidad SICON a fin de ser
integrado en la cuenta general de la república.

SEACE: Sistema electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, es


el sistema electrónico que permite el intercambio de información y difusión
sobre las adquisiciones y contrataciones del Estado, así como la realización de
transacciones electrónicas. El CONSUCODE es el organismo que según Art. 68
del TUO desarrollará, administrará y operará el SEACE, según el Art. 69 valida y
determina su eficacia jurídica.

SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE: Esta información es confeccionada


en función de las normas internas y se basa en las registraciones contables, de
las cuales se toman en cuenta los siguientes criterios:
* Unidades de medida, para determinar y evaluar los costos.
* Periodicidad, independiente de los ciclos contables, referida a unidades de
tiempo menores.
* Variables de controlar, tendiendo en cuenta que pueden existir variables que
en la contabilidad estén englobadas con otras y que con fines de determinar
costos sea conveniente individualizar.
* Agrupamiento de la información, dado que las variables consideradas podrán
agruparse con criterios diferentes a los de las registraciones contables.

2 PRECIOS Y TARIFAS

El precio es el valor expresado en dinero de un bien ofrecido en el mercado. La


fijación del precio es una labor extremadamente difícil por los efectos que podría
tener sobre su aceptación, por lo que se recomienda fijar un rango dentro del cual
se pueda examinar el efecto que distintos valores podrían incidir en la demanda
futura. En el sector salud los precios no deberían estar orientados a obtener un
beneficio económico, sino a cubrir sus costos intervinientes, en este sentido los
precios se convierten en tarifas y la determinación de su valor requiere de un estudio
de costos.

135
Manual: Gestión Logística y Financiera

3 ELASTICIDAD DE LA DEMANDA

La demanda en el sector salud, está constituida por el número de consultas que


realizan los individuos a las diferentes instituciones de salud. Entendemos por
enfermedad, en este trabajo, las simples dolencias que necesitan de consulta de
medicina general, así como también aquellas que necesitan de un tratamiento médico
más especializado, predominan el grupo de enfermedades no transmisibles, es decir
enfermedades no infecciosas. Este grupo de enfermedades implica para la institución
la necesidad de planificar en el corto y mediano plazo para atenuar este tipo de riesgo,
por consiguiente, la intervención no sólo es asistencial, sino también de prevención
y promoción para la población asegurada. La prevalencia de las enfermedades no
transmisibles tiene como efecto el incremento de la necesidad y demanda de servicios
de salud, por tratarse de enfermedades que todavía no tienen curación definitiva y
requieren de atención prolongada a lo largo de la vida. Estas enfermedades tienen
una mayor incidencia en pacientes de edad avanzada, como es el caso del cáncer,
la diabetes mellitus, la enfermedad cardiaca isquémica, la osteoartrosis, todas ellas
propias de la tercera edad y de estilos de vida no saludables.

Por consiguiente, el envejecimiento y las enfermedades no transmisibles tienen


su efecto en el incremento de la demanda de prestaciones complejas, con uso
intensivo de medicamentos de mayor costo, de intervenciones quirúrgicas altamente
complejas, exámenes de ayuda al diagnóstico (laboratorio e imágenes), así como
frecuente utilización de servicios de medicina física y rehabilitación. De este modo,
tanto la prestación de salud como el negocio de los seguros, se verán afectados en
los próximos años de una manera creciente.

El mercado de los medicamentos es otro de los problemas que se debe resolver.


Generalmente, hay muy poca investigación en los laboratorios peruanos. Se hace
más uso del desarrollo de marcas extranjeras para la producción de los fármacos
usados en el tratamiento de las enfermedades. Esta situación incide en los precios
de los medicamentos. La población de menores recursos podría usar los productos
genéricos, que son los fármacos que tienen el componente básico de los fármacos
de marca. Pero sólo algunas entidades de salud del Estado las recetan.

En conclusión, entiéndase como demanda a la expresión bajo la cual los consumidores


utilizan sus recursos para satisfacer sus necesidades, buscando maximizar su utilidad,
bienestar y satisfacción, mientras que la oferta es el comportamiento en el que se
proporcionan actividades para proveer de bienes o servicios a los consumidores.

Los bienes o servicios se pueden clasificar en elásticos o inelásticos, determinados por el


consumo en función a sus precios. Es inelástico cuando al existir variaciones de precio
la cantidad demandada no disminuirá, por ejemplo la sal de consumo doméstico,
aunque su precio suba o baje, la demanda se mantendrá. Es elástico cuando por
efectos de cambios de precio su demanda varía. Este modelo está condicionado a
que las fuerzas del mercado compitan libremente y donde el Estado no tendría que
intervenir, salvo que se presenten imperfecciones. Por otro lado, en el sector salud,

136
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

la participación del Estado se centraría en ofrecer los bienes y servicios a los precios
mas adecuados, dado que no todos los consumidores están en condiciones de pagar
los altos costos de los servicios de salud privados.

Los efectos de la fijación de las tarifas (precio) en estos servicios de salud, es uno de
los factores que van a determinar los efectos que van a incidir en la demanda futura,
de esta manera al subir las tarifas los usuarios recurrirán a otras alternativas de tarifas
mas bajas, produciendo lo que se conoce como elasticidad de la demanda en función
del precio o tarifa.

Si esta situación no se toma en cuenta se genera una mala o equivocada propuesta


presupuestaria, ya que al subir las tarifas la demanda va a disminuir trayendo como
consecuencia el incumplimiento de metas en cuanto a los ingresos presupuestados
y adicionalmente un costo social irreparable para la población.

137
Manual: Gestión Logística y Financiera

En la gerencia de sistemas técnico administrativos del sector público, uno


de los instrumentos de gestión del estado, es el Presupuesto, el cual permite
lograr los objetivos y metas de los planes operativos de las instituciones y
refleja de manera cuantificada los gastos a atender durante el año fiscal
y los ingresos que financian dichos gastos.

La Dirección Nacional del Presupuesto Público (DNPP) es el órgano rector del


Sistema Nacional de Presupuesto y la máxima autoridad técnico-normativa
en materia presupuestaria que realiza la programación del gasto de las
entidades bajo el alcance de la Ley de Presupuesto.

Las fases sustentadas en normas dadas por la Ley de la Administración


Financiera del Sector Público (Ley 2812), están determinadas a realizar:
La Programación, Formulación, Ejecución, Control y Evaluación del
Presupuesto.

La Programación es realizada por las Oficinas de Presupuesto y Planificación


de cada entidad, es la fase donde se toman decisiones para optar por los
servicios que tienen mayor prioridad y efectividad en relación a los ingresos
y gastos elaborando las asignaciones trimestrales y las autorizaciones de
calendario de compromisos.

La formulación, es el momento del llenado de formatos de manera sistemática


y sustentada expresando el proyecto del Plan Financiero por el lado del
ingreso y gasto en equilibrio ante el MEF, el cual es aprobado acorde con
los techos presupuestales autorizados y explicitando la demanda adicional
del gasto a financiarse como fuente de recursos ordinarios.

En la fase de ejecución se efectúa la aplicación de los gastos y/o costos


por partidas presupuestadas y se coinciden las fechas de pago con
las adquisiciones ejecutadas en aplicación de la Ley de Adquisiciones y
Contrataciones - Ley 26580, las mismas que fueron programadas en el Plan
Anual (Plan de Compras). Aquí, se ejecuta el Plan de Distribución de Bienes
a cargo del Almacén, el mismo que debe ser conciliado permanentemente
con el área de programación y el área técnica usuaria, informando
permanentemente al director de logística.

138
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

El control financiero consiste en la verificación del flujo de ingresos y gastos


en concordancia a los objetivos trazados por la institución, para lo cual
es necesario organizar y satisfacer varias clases de controles para cada
programa, servicio y área. En el sector público del Perú el control y monitoreo
financiero lo efectúa el Ministerio de Economía y Finanzas mediante el
instrumento software SIAF (Sistema Integrado de Administración Financiera)
en forma macro- agregado y objetivos del gobierno central.

La evaluación presupuestaria es el análisis ex post que se efectúa a


fin de conocer en un determinado período los resultados financieros y
físicos obtenidos en la institución, comparándolos con el presupuesto y
determinando la manera que ha contribuido a la consecución de los objetivos
institucionales.

La ejecución de los gastos en cada entidad ser realiza a través del sistema
de Tesorería, cuya organización y control está regulado por un determinado
conjunto de disposiciones legales relacionadas con la administración
de los fondos públicos durante el proceso de la ejecución presupuestal,
específicamente en lo que respecta a la obtención de los fondos, cualquiera
sea su fuente de financiamiento y su correspondiente utilización en el gasto
fiscal. La responsabilidad de la dirección de Tesorería radica principalmente
en implementar un buen sistema de control interno para promover medidas
de seguridad y cruces de información permanentes.

El control en Tesorería se realiza a través de las normas de control interno


implementadas por la dirección, las cuales están orientadas a identificar
los controles básicos en los procesos de tesorería, a fin de que su aplicación
proporcione a la administración financiera gubernamental, seguridad
razonable sobre el buen manejo de fondos y valores, asegurando la
eficiencia en el logro de objetivos institucionales y minimizando los riesgos
en la gestión.

La Oficina de tesorería, por la misma naturaleza del manejo de fondos que se dan
en los procesos, crea muchas veces propicias oportunidades para la realización
de fraudes, por ello es importante mantener adecuados sistemas de control. Con
regularidad esta oficina emite una serie de informes a la DGTP (Dirección General
del Tesoro Público) sobre el movimiento de fondos en sus diferentes etapas, estos
informes son presentados en formularios ya pre establecidos para cada fin.
Entre estos informes se consideran los siguientes: Información Mensual del Gasto,
Conciliación del Movimiento de Fondos de las Sub Cuentas, Información de Ingresos
por Fuentes de Financiamiento Diferentes a la Fuente de Recursos Ordinarios,
Papeleta de Depósito a Favor del Tesoro Público

139
Manual: Gestión Logística y Financiera

Los sistemas de control incluyen acciones habituales como los arqueos que
vienen a ser las comprobaciones de las operaciones que manejan fondos
y/o valores en la tesorería. Asimismo, la auditoría es otro sistema de
control que puede ser interna o externa, comprende el proceso sistemático
para obtener y evaluar de manera objetiva, las evidencias relacionadas
con informes sobre las actividades económicas y otras situaciones que se
desarrollan la entidad. Estos procedimientos, varían de acuerdo a las
características de cada entidad pública o privada, pero siempre deberán
dar cumplimiento a las normas establecidas, para el caso del sector salud,
las Normas de Auditoría Gubernamental. NAGU, para el sector público
(gubernamental).

Para la adecuada gestión gubernamental se necesita disponer de un sistema


de información que permita a los responsables financieros planificar,
programar y medir performances. A través de los diferentes sistemas de
información las decisiones financieras tienen un soporte real y exacto que
fundamenta y precisa los contenidos y los objetivos planteados. Un sistema
de información es el conjunto de procedimientos pre establecidos destinados
a cubrir las necesidades de información de la entidad, en lo referido a las
actividades de producción o adquisición de bienes o servicios, cuantificando
los recursos utilizados en dichas actividades y relacionándolos con los bienes
obtenidos y los servicios prestados. Los sistemas de información que se
utilizan en la gestión gubernamental, se considera a los siguientes:

SIAF, es el sistema en red que procesa los datos y del cual se obtiene en
forma oportuna, precisa y clara para la adecuada toma de decisiones sobre
la base de informes contables referidos al resultado de las operaciones
financieras y presupuestarias. En este sistema se registran las operaciones
que impliquen la utilización de una fuente de financiamiento (fuente de
recursos) y egresos (uso de recursos que implique una aplicación financiera),
para lo cual es necesario tener conocimiento de los clasificadores de ingresos
y gastos, vienen a ser los recursos públicos que van a financiar los gastos
del presupuesto anual.

SICON, es otro sistema informático desarrollado por la contaduría pública


de la nación para ser distribuido a las entidades del sector público y
gobiernos locales.

140
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

SEACE, es el Sistema electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del


Estado, que permite el intercambio de información y difusión sobre las
adquisiciones y contrataciones del Estado, así como la realización de
transacciones electrónicas. El CONSUCODE es el organismo que desarrolla,
administra y opera el SEACE.

SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE, que ofrece información


confeccionada en función de las normas internas y se basa en las
registraciones contables, de las cuales se toman en cuenta los criterios
necesarios para la toma de decisiones financieras.

141
Manual: Gestión Logística y Financiera

LECTURA SELECCIONADA

Las Fuentes de Financiamiento en las Finanzas Públicas

Álvarez Illanes Juan Francisco: Estados Financieros y Presupuestarios en el Sector Público.


Centro de Estudios Gubernamentales – 2002

Los recursos financieros en el sector público es el conjunto de derechos y obligaciones


pueden ser propios y ajenos, los primeros que posee una entidad, en consecuencia la
asumen el riesgo general de la entidad cifra que representa el patrimonio de una
y respecto a ellos interesa analizar los organización puede revertir su situación
siguientes aspectos: económica si la comparamos con la Hacienda
Nacional en un momento determinado.
Los recursos propios (capitales) junto
con los créditos a largo plazo, han de El capital social o hacienda nacional
ser superficiales a las inversiones en conformado por las transferencias de recursos
infraestructura pública. que envió el MEF durante varios ejercicios,
por otro lado las transferencias de capital
Ha de existir un sobrante o fondo de del ejercicio se reciben a través de la cuenta
maniobra. Hacienda Nacional Adicional y la suma de
los rubros mencionados anteriormente. Los
Los créditos a largo plazo pueden recursos acumulados forman el patrimonio
completar transitoriamente los fondos de la entidad o capital de la entidad,
de maniobra, igualmente puede especialmente la cuenta hacienda nacional
utilizarse el crédito a mediano plazo que adicional es la que va a financiar por medio
eventualmente y como caso excepcional de las transferencia de capital, que se
puede servir para cubrir inversiones aplicarán en gastos de inversión.
inmovilizadas (activos fijos) de rápida
realización productiva. Por otro lado los proyectos de inversión
también pueden ser financiados con la
Los volúmenes de cobranza han de generación de recursos propios, si es que
ser proporcionales a la captación de la entidad se encuentra en condiciones de
recursos propios o estos dependen ser desarrollar y desplegar mecanismos que
muy superiores. generen y aumenten recursos. Por lo tanto
lo ideal sería tomar la decisión de cubrir
La rentabilidad promedio de la entidad primero las necesidades operativas de la
ha de ser superior a sus intereses entidad y luego ir desplazando los recursos
pagados por la utilización de fondos corrientes a proyectos de inversión.
ajenos.
Una de las responsabilidades de la función
El patrimonio social o hacienda nacional financiera es la generación y administración

142
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

de las fuentes y aplicaciones de los


recursos públicos disponibles por lo tanto, RESUMEN DE LA LECTURA:
su funcionamiento sería razonable cuando
responda a cada una de las necesidades En el sector público los recursos financieros
y no solamente debe estar seguro de que propios o ajenos, son los que conforman el
hay efectivo disponible para satisfacer las patrimonio o capital de la entidad y que a
necesidades a corto plazo, tales como pagos través de la cuenta Hacienda nacional aplica
de proveedores, remuneraciones, tributos, los gastos necesarios.
inversiones en proyectos y obras, etc. , sino
también debe programar y generar mas Una de las responsabilidades de la función
recursos propios diferentes a los transferidos financiera es la generación y administración
por el MEF y el Tesoro Público a fin de facilitar de las fuentes de financiamiento para
el crecimiento a largo plazo vía la expansión satisfacer las necesidades a corto plazo,
de la captación de recursos propios a fin tales como pagos de proveedores,
de incrementar su autofinanciamiento , por remuneraciones, tributos, inversiones en
lo tanto para analizar esta situación y proyectos y obras, etc.; y además incrementar
proyectarlas hacia el futuro se debe contar su autofinanciamiento generando recursos
con las herramientas necesarias de gerencia propios que faciliten el crecimiento a largo
financiera tales como: el estado de flujos de plazo. Esta responsabilidad debe llevarse
efectivo que antes se denominaba Estado a cabo a través del adecuado manejo de
de origen y aplicación de fondos, este se herramientas en la gerencia financiera, como
calcula a partir de un estado de resultados el estado de flujo de efectivos o estado de
de gestión y dos balances generales, uno al origen y aplicación de fondos.
principio del período y otro al final.
Sólo de esta manera la entidad podrá
Por lo tanto el cambio en la posición de determinar su posición de efectivo en su
efectivo de la entidad se definirá como origen para las aplicaciones de los recursos
la diferencia entre los orígenes y las financieros a través de un resultado de
aplicaciones de los recursos clasificados por
fuentes de financiamiento (actividades de
operación, inversión y financiamiento).

143
Manual: Gestión Logística y Financiera

ACTIVIDAD APLICATIVA 1
Estableciendo el requerimiento presupuestal
del Almacén de medicamentos e insumos crí-
ticos, considerando un plan de optimización

Asumiendo que usted es el Dr. Olivera, prepare el requerimiento presupuestal para


acondicionar el nuevo ambiente para medicamentos e insumos críticos, considerando
un plan de optimización. Escriba las ideas centrales en la Hoja de Trabajo adjunta.

Hoja de Trabajo

144
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

ACTIVIDAD APLICATIVA 2
Desarrollando el Caso: Control Financiero
cuando hay un Ajuste Presupuestario

Al finalizar esta actividad, los participantes estarán en condiciones de:

Discutir la problemática de la asignación de recursos cuando se presenta una


reducción presupuestaria.

Establecer criterios para optimizar el uso de recursos.

TRABAJO GRUPAL:

Lea, discuta y analice en grupo, el presente caso. Utilice la Hoja de Trabajo


adjunta.

A continuación Ud. Tiene una a más alternativas de solución para la problemática


propuesta (opciones); antes de proponer otra u otras opciones (con sus ventajas y
desventajas), haga suya la opción que selecciones.

Exponga la opción alcanzada, sustentando los inconvenientes o ventajas de la medida


propuesta.

El Dr. Treviño, Director de un Hospital de un sistema de atención médica de la provincia


de río Blanco, fue llamado a una junta en la capital de la provincia a fin de informarle
que la institución no estaba en posibilidades de aumentar el presupuesto para el
ejercicio del siguiente año.

Se habían recibido varias peticiones de aumento de diversos departamentos, cuyos jefes


alegaban lo insuficiente del recurso económico para hacer frente a costos crecientes
del equipo y material de consumo que se requeriría para la operatividad del Hospital.
La demanda era de un 40% de aumento, del cual se destinaría un 20% a inversión
fija y otro 20% a gastos corrientes.

El Dr. Loyo, Jefe Provincial de los servicios médicos del sistema, conminó al Dr. Treviño
a que en una semana presentara un proyecto de presupuesto en el que e considerara
un aumento de sólo 20% para ambos renglones de inversión y de gasto corriente.

El Dr. Treviño regresó a su Hospital descorazonado. Pensó de inmediato en la desilusión


del Dr. Limón que había trabajado empeñosamente reuniendo toda clase de datos

145
Manual: Gestión Logística y Financiera

y especificaciones para la adquisición de un tomógrafo axial computarizado (TAC);


de acuerdo al Dr. Limón el TAC no sólo beneficiaría a sus pacientes permitiendo la
precisión diagnóstica, sino también los trabajos de investigación en relación con ciertos
hallazgos radiológicos en pacientes con padecimientos tumorales del cerebro, que sería
una aportación valiosa para el desarrollo de la ciencia médica en el país.

Hasta el momento el Dr. Treviño había sido lo que se puede llamar un triunfador. Había
sido enviado a capacitarse a una de las Escuelas de Salud Pública de mayor prestigio
en América Latina, donde obtuvo una mención honorífica por su tesis sobre «Aspectos
económicos de la institución hospitalaria». De regreso en su país fue asignado asesor
de la organización del Hospital que hoy dirige y de entonces a la fecha un prestigio
creciente irradió al nosocomio y al grupo médico que colaboró en la operación del
Hospital.

En un principio, la preocupación fundamental fue la de prestigiar al Hospital, tarea


que compartían el Director, los médicos y demás personal. Esto se logró sobre todo
realizando investigaciones y promoviendo la enseñanza de las ciencias de la salud,
además de que las peticiones de aumento de recursos financieros no habían encontrado
ningún obstáculo y se concedían sistemáticamente. El Dr. Treviño pensaba más en el
avance científico que en los costos de operación de su Hospital.

Pero la severa crisis económica por la que atravesaba el país y el aumento de los
costos de los bienes que procedían del exterior, motivaron la negativa de los dirigentes
del sistema de atención médica de acceder a la petición de aumento del subsidio
gubernamental. El presupuesto del Hospital se conformaba de este subsidio, que era
la principal fuente de financiamiento, al que se sumaban las aportaciones del gobierno
provincial y un subsidio municipal, así como las modestas cuotas de recuperación de
sus usuarios y otros aprovechamientos.

Con sentimiento de frustración el Dr. Treviño se dirigió a la cafetería del Hospital,


con la idea fija y obsesiva de buscar solución al problema que le había planteado su
jefe inmediato superior. Entre sorbo y sorbo de café, escuchó la conversación de las
enfermeras instrumentistas, que llevaban puesto el uniforme de quirófano con el que,
al igual que los médicos, acostumbraban pasease por todo el hospital, criticando el
uso desmedido del material de sutura y el desperdicio de gasas que algunos cirujano
realizaban.

Asimismo observó que las bandejas en que se servían los alimentos contenían porciones
con cantidades exageradas de nutrientes, que en su mayor parte eran desperdiciadas
por comensales que pretendían conservar su peso disminuyendo la ingestión calórica
de sus comidas.

De salida, el ruido de una fuga de vapor del sistema de «baño maría» destinado
a mantener la comida caliente, le recordó el abultado presupuesto que le habían

146
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

entregado los encargados del mantenimiento de servicios hidráulicos y de refrigeración.


Había incluido esa cuenta en la petición de aumento de subsidio federal para el
Hospital, pues no podía haber la reparación con el fondo revolvente del Hospital,
ya que la suma a la que ascendía era cinco veces superior al límite máximo que el
reglamento autorizaba para este tipo de reparaciones.

Todos estos renglones de desperdicio nunca habían pasado por su mente cuando la
abundancia parecía acompañar el auge económico del país. En ese entonces algunas
personas pensaban que el desperdicio era una conducta normal y hasta elegante,
apartándose de la avara actitud de estar escatimando el suministro en el proceso
normal del funcionamiento del Hospital. Pensaba que en última instancia, este derroche
tendría la favorable finalidad de aumentar el consumo y por lo tanto la producción
de bienes y servicios de la industria nacional.

El gasto superfino invadía el renglón de medicamentos no sólo porque cada médico


prescribía sus fármacos predilectos a los que lo había acostumbrado una muchedumbre
de propagandista, sino porque muchas veces un producto farmacéutico, cuando la
propaganda a su favor decrecía, se quedaba en el almacén de la farmacia. Otras
veces, aun cuando se le comunicaba a los médicos que había una cantidad enorme
de medicinas sin movimiento y que la pérdida para el Hospital era cuantiosa, cuando
trataban de prescribirla muchas ya habían expirado sus fechas límites de caducidad
y tenían que desecharse.

También reflexionó el Dr. Treviño en la cantidad de medicamentos desperdiciados en


las estaciones de enfermería, cuando se le cambiaba el tratamiento medicamentoso
a una paciente y sólo se había utilizado una mínima parte de los medicamentos que
contenía el envase fueran cápsulas, grageas o ampolletas. Estas últimas, dicho sea de
paso, constituían la pesadilla del servicio de enfermería en la consulta externa, pus
eran la forma de administración favorita de los médicos y no alcanzaba el personal
para atender a tanto paciente que llegaba solicitando la aplicación de una inyección,
fuera intramuscular o intravenosa.

En su oficina esperaban al Dr. Treviño los jefes de los laboratorios de análisis clínicos y
de Rayos X, quienes se quejaron de que, como le habían reportado con anterioridad,
las determinaciones del laboratorio y los estudios radiológicos eran tantos, que habían
rebasado la capacidad operativa de ambos departamento. Por ello se requería más
equipo y personal, lo cual substanciaba parte de la petición de aumento de subsidio;
por lo tanto iban a urgirlo a que procediera a la compra del equipo necesario, así
como la contratación de recurso humano calificado necesario para la operación de
estos auxiliares de diagnóstico.

No obstante reconocían que la petición de estas pruebas diagnósticas se exageraba


algunas veces, debido a la costumbre rutinaria de solicitar una batería de pruebas

147
Manual: Gestión Logística y Financiera

aunque no se justificaran todas; sobretodo cuando procedían de personal médico


menos calificado como internos y residente, o bien cuando el médico esperaba que el
diagnóstico, en casos muy difíciles, lo proporcionaran estos auxiliares.

Esa noche no pudo dormir el Dr. Treviño pensando en las aspiraciones de los miembros
del cuerpo médico de Hospital, que habían formulado sus peticiones de equipo
complejo y «sofisticado» que les permitiría conservar la delantera que habían logrado
después de años de tesonero esfuerzo y preparación en los campos más modernos
de la medicina. Sólo el equipo de radioterapia requería una cuantiosa inversión que
consumía el 50% de la petición de adquisición de activo fijo (inversión en aparatos de
terapia por radiación).

En fin, ahora que parecía que se abría una etapa de austeridad para el Hospital del
Dr. Treviño, fueron desfilando por su mente una serie de detalles que en el pasado le
habían parecido insignificantes y por lo tanto indignos de representar una preocupación
para un Director de Hospital; cuando más debería se motivo de supervisión del jefe
del servicio correspondiente.

Quizá el problema que más lo inquietó fue el de enfrentarse a sus colegas. En algunos
casos para solicitarles la justificación minuciosa de la erogación en la compra de un
nuevo aparato; en otros para pedirles su auxilio y comprensión a fin de racionalizar
la petición de pruebas de laboratorio y estudio de Rayos X, con el objeto de disminuir
el gasto de materiales de consumo y para evitar la contratación de más personal en
esta dependencias.

Cortar un nudo gordiano le pareció al Dr. Treviño proponer a los galenos la adopción
de una lista o cuadro básico de medicamentos con la que se pudiera lograr un ahorro
importante en el renglón más cuantioso de un Hospital, después del correspondiente
a sueldos; pensaba que, al abatir el costo de los fármacos en la institución, se le
concedería a ésta un considerable respiro.

También tendría que informarles que no sería posible para algunos servicios contar con
su propio equipo especializado, con un laboratorio u otro gabinete de diagnóstico, sino
que dichas instalaciones especializadas se tendría que compartir por varios servicios
clínicos.

148
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

Hoja de Trabajo

149
Manual: Gestión Logística y Financiera

autoevaluación
autoevalua-

1. Señale qué fase no corresponde al proceso presupuestario en el sector público.


a) Planificación
b) Formulación
c) Ejecución
d) Control

2. Las Asignaciones trimestrales y las autorizaciones de calendario de compromisos


son elaboradas en la fase de:
a) Formulación
b) Ejecución
c) Programación
d) Evaluación

3. Es actividad propia de la fase de formulación:


a) El llenado de formatos de manera sistemática y sustentada expresando el
proyecto del Plan Financiero por el lado del ingreso y gasto.
b) La aplicación de los gastos y/o costos por partidas presupuestadas.
c) La verificación del flujo de ingresos y gastos en concordancia a los objetivos.
d) El análisis ex post que se efectúa a fin de conocer en un determinado período
los resultados financieros y físicos.

4. En qué etapa del Proceso Presupuestario se elaboran las recomendaciones para


la implementación de acciones correctivas a fin de optimizar las futuras gestiones
de los Presupuestos Institucionales.
a) Formulación
b) Programación
c) Control
d) Evaluación

150
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

5. Es responsabilidad de la Dirección de Tesorería:


a) Desarrollar todas las actividades relacionadas con las adquisiciones.
b) Formular las necesidades según el Plan Institucional.
c) Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
d) Implementar un sistema de control interno de tesorería, así como promover
medidas de seguridad y cruces de información permanentes.

6. Señale qué acción no corresponde a una situación de fraude:


a) Malversación de fondos.
b) Uso del Fondo Fijo para Caja Chica.
c) Registro de transacciones sin sustento documentario.
d) Manipulación, falsificación, adulteración de documentos y registros.

7. Señale qué documento no corresponde a los Informes emitidos por la Oficina de


Tesorería:
a) Cuadro Comparativo de Proveedores.
b) Información Mensual del Gasto.
c) Conciliación del Movimiento de Fondos de las Sub Cuentas.
d) Papeleta de Depósito a Favor del Tesoro Público.

8. Si durante el arqueo de fondos o valores se detecta cualquier situación de carácter


irregular ésta debe ser comunicada inmediatamente a:
a) La Dirección Nacional del Presupuesto Público (DNPP).
b) La Gerencia o Dirección y a la Oficina de Auditoría Interna.
c) Oficina de Presupuesto y Planificación.
d) La Contraloría General de la República.

9. Señale qué aspecto no corresponde a los principios que rigen el ejercicio del control
gubernamental:
a) La legalidad, que supone la plena sujeción del proceso de control a la normativa
constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su actuación.
b) El debido proceso de control, por el que se garantiza el respeto y la observancia
de los derechos de las entidades y personas, así como de las reglas y requisitos
establecidos.

151
Manual: Gestión Logística y Financiera

c) La objetividad, en razón de la cual las acciones de control, se realiza sobre


la base de una debida e imparcial evaluación de fundamentos de hecho y
derecho, evitando apreciaciones subjetivas.
d) La suficiencia, de la evidencia objetiva y convincente que baste para sustentar
los hallazgos, conclusiones y recomendaciones expresadas en un informe.

10. Los Ingresos corrientes provienen de:


a) Impuestos
b) Venta de Activos
c) Transferencia de agencias internacionales
d) Operaciones de crédito interno

11. Los gastos destinados al mantenimiento o funcionamiento de los servicios que presta
el Estado, que incluyen los gastos de investigación, estudios u otros que no conllevan
a la ejecución de obras o equipamiento corresponden a:
a) Gastos de Capital
b) Gastos de Servicios de la deuda
c) Gastos Corrientes

12. El valor expresado en dinero de un bien o servicio ofrecido en un Hospital que


está orientado a cubrir sus costos intervinientes se le considera:
a) Precio
b) Tarifa

152
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

FUENTES DE INFORMACIÓN

Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto – Ley N° 28411.

Directiva para la Ejecución del Proceso Presupuestario del Gobierno Nacional – Directiva
Nº 001-2006-EF/76.01.

Ley de Presupuesto del Sector Público para el año Fiscal 2006 – Ley 28652.

Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público – Ley Nº 28112.

Texto Único Ordenado de la Ley de Normas Generales de Procedimientos Administrativos


- Normas de Control Interno para el área de Tesorería.

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Manual de Auditoría Gubernamental


– MAGU. Tomado de http://www.contraloria.gob.pe/transparencia/ normativa_
secretaria/ I_ncontrol/data/ RC_152_98_CG_.pdf.; en septiembre 2006.

153
Manual: Gestión Logística y Financiera

154
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN
EN GOBIERNO Y GERENCIA EN
SALUD - PREG

Unidad 3
GESTIÓN FINANCIERA Y
CONTABILIDAD

2006

155
Manual : Gestión Logística y Financiera

156
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD

Unidad 3
GESTIÓN FINANCIERA Y
CONTABILIDAD
Capacidades

Planifica, implementa y controla los


recursos financieros con integridad,
orden y manejo responsable.

Elabora y controla los presupuestos


del área o de la institución a su
cargo.

Orienta y supervisa los procesos


Contenidos
técnicos del área de economía.

1. Análisis Básico de Estados


Financieros.
Actividades
aplicativas 2. P r o c e s o s e n e l Á r e a d e
Economía.

1. Elaborando el Flujo de Caja para


el funcionamiento de un Centro
Hospitalario.

2. Desarrollando el caso «Análisis


financiero de una Institución de
Salud».

Lectura
seleccionada

Análisis Financiero

Autoevaluación

Preguntas de Autoevaluación de la Unidad 3.

157
Manual : Gestión Logística y Financiera

La gestión financiera de las instituciones de salud tiene como finalidad cumplir con
las metas y objetivos propuestos en su plan operativo, maximizando el uso de sus
recursos, entre ellos el más importante, «el recurso financiero» cuya expectativa tienen
como función la de garantizar la captación, generación y obtención de ingresos
oportunamente así como su aplicación, utilización y distribución racional y eficiente
en sus metas previstas.

Para ello, la gerencia financiera deberá tomar decisiones de inversión y financiamiento,


escogiendo la mejor combinación de sus fuentes de ingresos. Conocer el componente
financiero le servirá al participante para desarrollar criterios a través del análisis de
los diferentes documentos de información contable y financiera como el Balance
General, Flujo de caja y Estado de ingresos y gastos.

Las decisiones tomadas con relación a los recursos financieros serán ejecutadas por la
Oficina de Economía a través del sistema de tesorería, que principalmente desarrolla
sus procesos en función a normas pre-establecidas.

158
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD

Análisis Básico de
tema 1 Estados Financieros

El año finalizaba, y se tenían que presentar los estados financieros. La oficina de


economía solicitaba que logística entregue los saldos de inventarios, inventarios del
almacén y la relación de bienes muebles e inmuebles, debidamente valorizados. El
Dr. Olivera tenía una gran preocupación, ya que pensaba que la información que
pedían no tenía nada que ver con los estados financieros y que era innecesaria
dicha presentación, por el contrario significaba una mayor carga de trabajo a su
gestión.

Inmediatamente el Contador Jefe de la oficina de Economía el Sr. Vertiz


solicitó una reunión con el Dr. Olivera para explicarle la interrelación de la
información solicitada.

Los Estados Financieros son documentos que muestran la situación financiera


y económica de una entidad por un período determinado, por lo tanto los
estados financieros son medios para suministrar información de la entidad
a partir de los saldos de registros contables debidamente estructurados.

Los Estados Financieros son aquellos que en determinado momento, tiempo y lugar
nos proporcionan la información suficiente para que podamos formar una opinión con
cierto grado de seguridad, sobre la situación patrimonial, económica y financiera de
la entidad o institución, por lo tanto al margen de obtener información necesaria y
oportuna del sistema de contabilidad gubernamental, es necesario e imprescindible
darle lectura, analizar la información e interpretar sus resultados, para medir la gestión
de la entidad y planificar acciones futuras.

Los componentes de los Estados Financieros son:


Balance General: Es el estado financiero básico, representa a una fecha
determinada los bienes y derechos así como las obligaciones y compromisos
de deuda contraídas por la entidad, cuyo sustento se refleja en los registros
contables.
Estado de Gestión (Ingresos y Egresos): Es un estado financiero netamente
dinámico, tiene por finalidad reflejar el movimiento de ingresos y gastos corrientes
que afectaron las cuentas de resultados. Nos muestra la situación económica de
la gestión de la entidad a través de el podemos determinar si la administración
de la entidad ha activado una toma de decisiones.
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto: Nos muestra las variaciones en
las distintas partidas patrimoniales durante un período, nos revela las fuentes
de las cuales se derivaron los fondos así como sus variaciones en el tiempo. En
otras palabras resume las variaciones del capital o patrimonio total de la entidad
representados por los rubros Hacienda Nacional, Hacienda Nacional Adicional

159
Manual : Gestión Logística y Financiera

y Resultados Acumulados.

Estado de Flujos de Efectivo: Es un estado financiero que refleja la generación


y aplicación de los recursos financieros en efectivo, así como su efecto en los
cambios de efectivo durante un período a través de su actividad de operación,
inversión y financiamiento.

1 BALANCE

El Balance General es el estado financiero básico, que muestra en cifras el resultado


de las operaciones de la entidad a una fecha determinada en el que se establece
el estado de situación financiera de los rubros que asumen múltiples funciones,
asimismo cuando se compara en el tiempo nos muestra las variaciones de su estructura
patrimonial por acción de los cambios que determina el flujo financiero.

El balance describe la situación de la institución en un momento determinado. La hoja de


balance proporciona una instantánea de los activos (usos de los fondos – en qué se gastó
el dinero) y pasivo - patrimonio (fuentes de fondos – de dónde se obtuvo el dinero) de la
organización. Los dos lados son simplemente dos aspectos distintos de la misma suma de
dinero: de dónde procedía y a dónde fue. Por ello, el axioma contable es:

activo total = pasivo total + patrimonio

Las cuentas expresan los recursos deudores y acreedores existentes en unidades monetarias
de la organización, bien porque es dinero o porque podemos valorarlo objetivamente
mediante un precio.

Las cuentas del balance se clasifican en el activo de mayor a menor liquidez y en el pasivo
de mayor a menor prioridad en el pago de las deudas. Se puede dar lectura de otra manera,
el activo se clasifican en activo corriente o circulante (efectivo en caja o bancos puesto que
tienen el 100% de liquidez). Sigue el activo realizable que corresponde a las deudas por
cobrar a los clientes, que se pueden convertir en efectivo, así como los depósitos financieros,
acciones, etc.

El activo no corriente, inmovilizado o fijo, es difícil de convertir en efectivo (terreno, edificio,


donde está la organización se consideran de mínima liquidez puesto que convertirlos en
dinero, podría equivaler a vender o liquidar la institución).

La estabilidad de un pasivo es mínima si la exigibilidad del compromiso es inmediata. De menor


a mayor estabilidad las cuentas del pasivo pueden clasificarse como recursos de terceros a muy
corto plazo: salarios por pagar, vencimientos bancarios, proveedores, préstamos bancarios y
nómina de empleados en los próximos meses; a mediano y largo plazos: préstamos bancario,
obligaciones, etc.

El patrimonio de la organización son los recursos que pertenecen a los propietarios


y cuya estabilidad es total en sus diferentes denominaciones de capital, reservas aportadas
y reservas ganadas.

160
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD

Con frecuencia se utiliza el término capital de trabajo para designar la diferencia entre el
activo corriente (o circulante) y el pasivo a corto plazo.

A continuación se presenta la estructura del Balance General:

161
Manual : Gestión Logística y Financiera

ANÁLISIS DEL BALANCE GENERAL

El Balance General reporta la posición financiera de una entidad en un momento


determinado, por lo tanto nos muestra la relación de los activos que son los recursos
utilizados en la prestación y atención de los servicios públicos así como la disponibilidad
de infraestructura pública en apoyo a los servicios públicos.

El Balance general también muestra los pasivos a corto y largo plazo, que son las
obligaciones de la entidad frente a terceros. Finalmente nos muestra la evolución del
patrimonio de la entidad que se encuentra constituido en mayor proporción por la
Hacienda Nacional que revela o consolida las transferencias de recursos que realiza
el Estado a través del MEF año a año.

Los activos generalmente son estructurados en corto y largo plazo según la liquidez,
disponibilidad o convertibilidad durante un período o más de un período activo no
corriente. En cambio los pasivos se estructuran en razón a su vencimiento u obligación
dentro del período (corto plazo), o pago futuro (beneficios sociales, deudas a largo
plazo por endeudamiento), debemos señalar que mientras el sector privado espera
convertir en liquidez todo su activo corriente, el sector público sólo espera convertir
en efectivo las cuentas por cobrar menos la provisión de cobranza dudosa, dejando
de lado las existencias y los valores.

Los activos y los pasivos a corto plazo generalmente están dispuestos en un orden
aproximado de su vencimiento desde el más corto hasta el más largo plazo, esta
disposición refleja el hecho de que en general, los valores en libros de los activos y
pasivos a corto plazo tienden a estar más cerca de su valor real.

En consecuencia, para determinar el capital de trabajo de la entidad se debe reestructurar


nuevamente el activo no corriente no considerando como parte del mismo las existencias
ni los anticipos concedidos ya que serán devengados o consumidos en períodos futuros
de corto plazo. Por lo tanto, el activo corriente del sector público sólo debe estar integrado
por caja-bancos y cuentas por cobrar netos, valores negociables, etc.

2 ESTADO DE INGRESOS Y GASTOS

También identificado como Estado de Gestión o de situación Económica, es un estado


financiero netamente dinámico, tiene por finalidad reflejar todo el movimiento de
operaciones que significan ingresos y gastos que afectaron a cuentas de resultados
del ejercicio (déficit o superávit). Es un estado financiero que nos muestra los ingresos
y gastos ejecutados por la entidad determinando su resultado (superávit o déficit) al
término de un período.

El estudio de las cuentas de gestión es muy importante ya que, la apreciación de su


estructura y su comportamiento a través del tiempo, revelan aspectos interesantes
que ayudan a conceptuar mejores decisiones a fin de dinamizar la gestión de la

162
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD

entidad, sobretodo nos muestra la generación de recursos propios frente a los recursos
recibidos como transferencias corrientes.

Para la formulación del estado de ingresos y gastos se deben seguir las siguientes
recomendaciones:

Deben incluirse todos los ingresos, los mismos que se encuentran clasificados en
ingresos operacionales y no operacionales.

Deben incluirse todas las pérdidas o gastos que se originen durante el período.

Sólo deberán ser incluidas las partidas que afecten la determinación de los
resultados netos.

Si los gastos provienen de partidas poco significativas se agruparán en una sola


partida.

Todo estado de ingresos y egresos debe considerar la siguiente información en su


estructura:

Ingresos operacionales (ingresos tributarios, ingresos no tributarios y transferencias


corrientes recibidas del MEF y otra entidad).

Ingresos no operacionales (donaciones corrientes, ingresos diversos de gestión


financiera, ingresos extraordinarios, ingresos de ejercicios anteriores).

Gastos de operación o gestión (costo de ventas, gastos administrativos, gastos


de personal, provisiones del ejercicio).

Otros gastos (gastos de gestión, gastos financieros, gastos extraordinarios y gastos


de ejercicios anteriores).

REIE (Resultado de los ajustes por inflación realizados a los activos y pasivos no
monetarios como a las cuentas e ingresos y gastos).

Resultado del ejercicio (superávit o déficit).

A partir de esta estructura podemos definir a los ingresos como las consignaciones
en tesorería de dinero o de otros títulos en canje por los servicios en venta. En otras
palabras los ingresos se miden por el dinero recibido más el precio de mercado de
cualquier otro activo que se reciba.

Los gastos o costos son los bienes o servicios consumidos como consecuencia de las
actividades regulares de una organización que lo llevan de obtener una retribución
o partida de ingresos, durante un periodo con el objeto de cumplir con su misión y
sus objetivos.

163
Manual : Gestión Logística y Financiera

En relación a los gastos o costos es importante establecer la fecha cuando ocurrieron


y nó cuando se pagaron. Estos egresos tienen muchas connotaciones tales como:
sueldos, salarios, intereses pagados, depreciación, consumos de servicios telefónicos,
agua, energía, etc. Cabe señalar que la concepción de costo es el valor de los bienes
y servicios insumidos para la producción de un bien o servicios.

Utilidades y Pérdidas

Las utilidades se definen como los aumentos netos del patrimonio provenientes
de la prestación de servicios o venta de bienes, con excepción de las inversiones o
rentas de los propietarios. De otra parte, las pérdidas disminuyen el patrimonio como
consecuencia de la operación normal para cumplir sus objetivos, excepto aquellos
que sean consecuencia de gastos o distribución de fondos a los propietarios. En una
organización pueden ser considerados como secundarios, si el principal objetivo es
servir a la comunidad. Sin embargo, dentro de un sistema moderno de salud pública,
y/o hospital debe ser autofinanciable, es decir, aquellos costos que prestan los servicios
son importantes y que éstos no pueden estar por encima de los beneficios que se
suministran. Por ello, es importante que el ápice estratégico busque ser competitivo
y conocer el estado de utilidades o pérdidas contribuye significativamente al análisis
y calificación de la organización y gestión de los directivos.

A manera de ejemplo, presentamos los resultados del Hospital San Camilo, cuya
información le servirá para analizar el estado de ganancias y pérdidas:

164
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD

Estado de Ganancias y Pérdidas del Hospital «San Camilo» al 31 de Diciembre de 2005

165
Manual : Gestión Logística y Financiera

Es necesario profundizar sobre el estado de ganancias o pérdidas, toda vez que muestra
los resultados de la organización durante un período de tiempo. La disposición de
los ingresos y los gastos pueden mostrar los diferentes aspectos de la operación de
la entidad con la ventaja que los resultados finales muestran las utilidades netas o las
pérdidas netas del período que se analiza.

Las formas de presentar el Estado de Ganancias y Pérdidas, es en forma simple


(agregado) o en forma múltiple (detallado). La presentación agregada refleja todos
los ingresos y ganancias, se totalizan primero, el total de los costos y gastos se deducen
después de conocer el total de ingresos para llegar a utilidades antes de impuestos;
finalmente se deducen los impuestos sobre utilidades o rentas, de esta manera se
llega a las utilidades netas en un solo paso. En forma detallada (múltiples) se llega
al ingreso neto luego de dar una información lo más detallada posible acerca de las
operaciones. En ambos sistemas se puede observar que los impuestos sobre utilidades
siempre aparecen como la última deducción debido a que tienen como base el total
de las utilidades.

Los componentes básicos de un estado de ganancias y pérdidas son los ingresos, los
costos, los gastos, las utilidades y las pérdidas. Para evaluar los resultados operativos
se pueden combinar por departamentos estableciendo los costos fijos. Otras
operaciones pueden incluirse como utilidades marginales brutas, etc. Si se desea
establecer aquéllas que correspondan a actividades diferentes a las establecidas en
los objetivos.

3 FLUJO DE CAJA

Es una herramienta de planeación financiera que sirva para conocer por anticipado,
el plan de generación de recursos y de inversión propuestos, son aplicables para
los próximos meses, es variable y factible de ejecutar, o sea se define como la
disponibilidad de recursos para pagar los egresos corrientes y de capital durante
cada mes del año y permite determinar el flujo de efectivo necesario.

La finalidad del flujo de caja o presupuesto de caja es presentar en forma condensada


y comprensible, la información sobre el manejo de efectivo, es decir su obtención y
utilización por parte de la entidad durante un período determinado y en consecuencia
mostrar una síntesis de los cambios financieros para que los usuarios de los EE.FF.
puedan conocer y evaluar la liquidez o solvencia de la entidad.

Un buen punto de partida para la confección del flujo de caja, es la revisión y


análisis de la información histórica que ofrecen los EE.FF. y a partir de esa base
y de las metas trazadas se deberán establecer nuevos estándares, considerando
la variación en el volumen de ingresos y los gastos a los distintos niveles de
actividad.
Por lo tanto con un presupuesto tentativo de ingresos proyectados se puede iniciar un
presupuesto de inversiones, a fin de poder efectuar la satisfacción de las necesidades

166
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD

financieras.

La estructura del flujo de caja se realiza sumando las entradas de efectivo estimado
clasificándolas en corriente y de capital y restarle las salidas proyectándolas en
el tiempo, implica considerar operaciones matemáticas que se encuentran muy
relacionadas con las actividades que realiza la entidad cuyos resultados nos
proporcionará una visión y perspectiva de los saldos positivos y negativos y de las
necesidades de financiamiento en el tiempo.

Por lo tanto, la estructuración propuesta no tienen como finalidad modificar dichos


cálculos estimados sino más bien, agruparlos y ordenarlos de forma tal, que nos
proporcionen información relevante para tomar decisiones oportunas cuando se
produzcan desviaciones.

A continuación se presenta una estructura de Flujo de Caja:

167
Manual : Gestión Logística y Financiera

El Dr. Olivera con toda esta explicación sobre el manejo financiero contable, aún no
terminaba de interrelacionar los procesos de contabilidad, logística y economía, por
lo que el Sr. Vásquez le ofreció alcanzarle una lectura con la que podría realizar un
mejor análisis financiero. Puede revisarlo en la Lectura N° 1 de esta unidad.

168
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD

Procesos en el Área
tema 2 de Economía

El Dr. Olivera comenzó a recibir continuas visitas de proveedores preocupados


porque sus pagos no eran efectivizados en el tiempo acordado, estas quejas
lo obligaron a indagar la fuente del problema y a reconocer los procesos
desarrollados en el área de economía, a fin de plantear propuestas de
solución en forma coordinada con esta área.

Considerando la información de los temas anteriores, podemos establecer que los


procesos en el área de economía están sustentados por un determinado conjunto
de disposiciones legales, cuya urgencia y aplicación está orientada a regular las
operaciones relacionadas con la administración de los fondos públicos durante el
proceso de la ejecución presupuestal, específicamente en lo que respecta a la obtención
de los fondos cualquiera sea su fuente de financiamiento y su correspondiente
utilización en el gasto fiscal cualquiera sea su objeto.

1 ANÁLISIS DE PROCESOS EN EL ÁREA DE ECONOMÍA

Los procesos en el área de economía están determinados por el sistema de tesorería,


para analizar estos procesos será necesario identificar las etapas y las acciones de manera
conjunta, así se podrá detectar en qué parte del proceso pueden surgir determinados

169
Manual : Gestión Logística y Financiera

170
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD

Ahora que conoce el proceso en el área de economía, y considerando


que hubo un error al asignar el pago de proveedores con una fuente de
recurso equivocada. ¿Qué propuestas de solución le puede sugerir al Dr.
Olivera?

171
Manual : Gestión Logística y Financiera

2 IDENTIFICACIÓN DE PUNTOS DE MEJORA

Antes de realizar el compromiso de pago, es necesario verificar la fuente de


financiamiento, expresada en los contratos correspondientes a fin de evitar la
malversación de fondos.

Para realizar el devengado que es la ejecución de la formalización del compromiso


de pago deben verificarse las conformidades de recepción emitidas por el almacén
en el caso de bienes o por la unidad operativa en el caso de servicios.

La Oficina de Economía debe establecer los controles previos y concurrentes


respecto a las penalidades aplicarse a los proveedores que incumplen con la fecha
pactada contractualmente; esto podría subsanarse estableciendo un registro de
proveedores debidamente actualizado que proporcione oportunamente los datos
que se soliciten de ellos.

¿Qué otros puntos de mejora puede identificar?

172
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD

Las entidades del sector público como toda organización tiene como finalidad
cumplir su misión trazada a través del logro de sus metas y objetivos
propuestos en su plan operativo, maximizando el uso de sus recursos entre
ellos el más importante el recurso financiero. Para una adecuada gestión
financiera será necesario conocer, analizar y estudiar con detenimiento el
componente financiero a través del uso y manejo de herramientas financieras
y contables.

Los Estados Financieros forman parte de estas herramientas, son documentos


que muestran la situación patrimonial, financiera y económica de una entidad
por un período determinado, por lo tanto al margen de obtener información
necesaria y oportuna del sistema de contabilidad gubernamental, es
necesario e imprescindible darle lectura, analizar la información e
interpretar sus resultados, para medir la gestión de la entidad y planificar
acciones futuras.

Entre sus componentes se considera al Balance General, Estado de Gestión


(Ingresos y Egresos), Estado de Cambios en el Patrimonio neto y Estado de
Flujo de Efectivo.

El Balance General es el estado financiero básico, que representa a una


fecha determinada los bienes y derechos (activo) así como las obligaciones,
compromisos y deudas (pasivo) contraídas por la entidad, cuyo sustento está
reflejado en los registros de contabilidad.

Por otro lado, el balance general constituye el documento final que muestra en
cifras el resultado de las operaciones de la entidad a una fecha determinada
en el que se establece el estado de situación financiera. El Balance general
también muestra los pasivos a corto y largo plazo, que son las obligaciones
de la entidad frente a terceros. Finalmente nos muestra la evolución del
patrimonio de la entidad que se encuentra constituido en mayor proporción
por la Hacienda Nacional que revela o consolida las transferencias de
recursos que realiza el Estado a través del MEF año a año.

173
Manual : Gestión Logística y Financiera

En consecuencia, para determinar el capital de trabajo de la entidad se


debe reestructurar nuevamente el activo no corriente no considerando como
parte del mismo las existencias ni los anticipos concedidos ya que serán
devengados o consumidos en períodos futuros de corto plazo. Por lo tanto,
el activo corriente del sector público sólo debe estar integrado por caja-
bancos y cuentas por cobrar netos, valores negociables, etc.

El Flujo de caja o presupuesto de caja es otra de las herramientas que


presentar en forma condensada y comprensible, la información sobre el
manejo de efectivo, es decir su obtención y utilización por parte de la entidad
durante un período determinado y en consecuencia mostrar una síntesis de
los cambios financieros para que los usuarios de los EE.FF. puedan conocer
y evaluar la liquidez o solvencia de la entidad.

El Estado de Ingresos y Gastos, es un estado financiero netamente dinámico,


tiene por finalidad reflejar todo el movimiento de operaciones que significan
ingresos y gastos que afectaron a cuentas de resultados del ejercicio. Nos
muestra los ingresos y gastos ejecutados por la entidad determinando su
resultado (superávit o déficit) al término de un período.

La integración contable de las operaciones financieras presupuestarias, recibe


las entradas y las salidas de las transacciones de las diferentes áreas entre
ellas: presupuesto, abastecimiento, tesorería y otras, a fin de clasificarlas
sistematizarlas y ordenarlas para luego producir información actualizada y
confiable. De esta manera, en la gestión financiera se utiliza esta información
para tomar decisiones de inversión y financiamiento, escogiendo la mejor
combinación de sus fuentes y a través del sistema de tesorería va a
desarrollar las operaciones relacionadas con la administración de los fondos
públicos durante el proceso de la ejecución presupuestal, específicamente
en lo que respecta a la obtención de los fondos cualquiera sea la fuente de
financiamiento escogida y su correspondiente utilización en el gasto fiscal
cualquiera sea su objeto.

Los procesos en el área de economía resumen las operaciones de tesorería,


respecto a los ingresos y egresos de fondos, así como el movimiento de bancos
de las diferentes fuentes de financiamiento. Generalmente las divergencias
se producen al no verificar las fuentes de financiamiento asignadas por el
presupuesto y que muchas veces no verificadas en los contratos. Será muy
conveniente determinar estos puntos críticos para evitar una mala orientación

174
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD

LECTURA SELECCIONADA

ANÁLISIS FINANCIERO

Álvarez Illanes Juan Francisco: Análisis e Interpretación de los Estado Financieros, Presupuesto
de Caja y Gerencia Financiera en el Sector Público. Instituto de Investigación El Pacífico EIRL
– Edición 2003.

Como ya se ha visto, tanto el balance general Razón Corriente = Activo Corriente


como el estado de ganancias y pérdidas Pasivo a Corto Plazo
son los dos estados financieros básicos que
proporcionan al ápice estratégico una vasta Se observa que los activos corrientes
información sobre la situación de la institución comprenden: caja, bancos, inversiones a
en un momento dado y sobre su futuro a corto plazo, cuentas por cobrar e inventarios.
corto plazo. Asimismo, hay informaciones de Los pasivos corrientes consisten en: Cuentas
significativa importancia que no se aprecian por pagar, documentos por pagar a corto
de manera directa si se buscan relacionar los plazo, la parte de las deudas a largo
distintos rubros con el propósito de realizar plazo que se cumplen dentro del período
análisis financieros entendiendo y evaluando los contable, impuestos por pagar y otros gastos
resultados económicos de las actividades de la acumulados.
organización. A continuación se presentan las
relaciones más usadas en el medio de la salud, La prueba de Tesorería
en forma de coeficientes, porcentajes o razones,
agrupadas en categorías según se orienten Prueba ácida o razón de rapidez toma los
hacia el estudio de la posición financiera: activos monetarios divididos por los pasivos
Liquidez y apalancamiento o endeudamiento, a corto plazo. Se calcula deduciendo
eficiencia de la gestión operativa o rentabilidad los inventarios de los activos corrientes
de la institución. y dividiendo el residuo por los pasivos
corrientes. Sirve para medir la capacidad
RAZONES DE POSICIÓN FINANCIERA de la organización para afrontar las deudas
de inmediata exigibilidad. Es una medida de
Se refieren a la capacidad de endeudamiento solvencia a corto plazo que no toma en cuenta
a corto y largo plazos y a la habilidad los inventarios porque son de menor liquidez
de la Institución para cumplir con esas y porque en su liquidación frecuentemente se
obligaciones. presentan algunas pérdidas.

La razón corriente Prueba Acida = Activos Monetarios


Pasivo a Corto Plazo
Presenta los activos corrientes divididos por
los pasivos corrientes o de corto plazo y es Se considera prudente analizar conjuntamente
una medida generalmente aceptada para las dos razones anteriores, dentro del ciclo de
determinar la solvencia a corto plazo: operaciones de la organización y compararlas

175
Manual : Gestión Logística y Financiera

con los flujos de caja proyectados, sin poniendo en relación el nivel de deuda con
desechar por supuesto las demás razones que los recursos de la institución (patrimonio). La
se verán adelante, para ver la capacidad solvencia adecuada depende tanto de la misión
real, objetiva que se tiene para cumplir con y los objetivos de la organización como de su
las obligaciones existentes y contraer otras status; como entidad particular, semioficial o
necesarias para que continúe normalmente la gubernamental.
operación de la entidad.
También debe tenerse en cuenta la capacidad
RAZONES DE ENDEUDAMIENTO O DE operativa de la organización tanto para
APALANCAMIENTO generar fondos como para cancelar tanto
la deuda como sus intereses. Una idea muy
Miden hasta qué monto la organización próxima a este último planteamiento la
se financia con deudas (acreencias). Los proporciona la siguiente razón:
acreedores hacen énfasis en el pasivo y el
patrimonio con el fin de establecer un margen Cobertura de Cargas Financieras =
de seguridad. Al conseguir otros fondos a Utilidades antes de intereses e impuestos
través de tomar préstamos u otro tipo de intereses
deudas (compras a crédito), los propietarios
o el ápice estratégico obtienen los beneficios RAZONES DE EFICIENCIA OPERATIVA
de mantener el control de la entidad con
una inversión mínima. Si la Institución presta Miden la efectividad con que la organización
más servicios u obtiene más utilidades con los maneja sus recursos invertidos en cada tipo
fondos prestados que los valores cancelados de actividad.
por los intereses de préstamos, los beneficios
serán claramente superiores a los costos del Rotación de la cartera =
endeudamiento.
Valor de la cartera (cuentas por cobrar)
Coeficiente de Solvencia = Patrimonio Valor de los servicios prestados a crédito /
Pasivo Total 365 días

Entre más pequeña esta razón, más pequeño es Para efectuar este cálculo debemos conocer
el margen de seguridad de los acreedores. el porcentaje que corresponde a los servicios
prestados a crédito con relación al total de
Una variación de la razón anterior es la los ingresos obtenidos.
siguiente:
Rotación de cartera = Cuentas por cobrar
Recursos permanentes Procedentes de Ingresos Totales x
Terceros = Pasivo Largo Plazo 0.30
Patrimonio+ Pasivo Largo Plazo
Es preciso ser cuidadoso al analizar este
En ella se observa que entre más alto el coeficiente pues su validez puede cambiar
porcentaje, menos es el margen de seguridad con el incremento de la prestación de
para los acreedores. servicios, la época que se escoge para
hacer la estimación, los contratos inexistentes,
Estas dos razones indican el riesgo que corren el cálculo de la cartera incobrable y su
los acreedores (prestamistas) a largo plazo composición a 30, 60 y 90 o más días.

176
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD

ser altos por baja ocupación de los servicios que


Asimismo es importante advertir que a los presta el hospital (capacidad ociosa), por faltas de
ingresos totales deben restarse las sumas control en compras o en suministros (desperdicios),
obtenidas por donaciones, contribuciones, ineficiencia de los funcionarios (burocracia) o
subsidios o auxilios e intereses, para que tecnología anticuada.
así sólo se tengan en cuenta los ingresos
Margen de utilidad =
operacionales, es decir el valor de los Utilidades netas después de impuestos
servicios médicos hospitalarios prestados. Valor de los servicios prestados

Rotación de inventarios RESUMEN DE LA LECTURA

Mediante un cálculo similar al utilizado para El balance general y el estado de ganancias y


la razón – de rotación de cartera, se puede pérdidas proporcionan la información suficiente
analizar el nivel de existencias de inventarios para analizar el aspecto financiero de la entidad
en almacenes y farmacias en términos de los en un momento dado y sobre su futuro a corto
días que supondría agotar las existencias de plazo. Esta información se aprecia de manera
los mismos. Se debe recordar que generalmente directa si se relacionan los distintos rubros para
las existencias están valoradas al costo, por poder evaluar los resultados económicos y
tanto las salidas de los almacenes o farmacias financieros, las relaciones mas usadas en el medio
también deben estar valoradas al costo para de la salud se presentan en forma de coeficientes,
poder compararlas. porcentajes o razones, agrupadas en categorías
según hacia donde se oriente el estudio de la
Rotación de inventarios = posición financiera.
Valor de inventarios
Valor al costo de las salidas de almacén + 365 Se pueden considerar las siguientes razones:
días
RAZONES DE POSICIÓN FINANCIERA.- Se
También se puede expresar esta razón en el refieren a la capacidad de endeudamiento
número de veces que rotan las existencias o a corto y largo plazos y a la habilidad
inventarios: de la Institución para cumplir con esas
obligaciones.
Rotación de Existencias = RAZONES DE ENDEUDAMIENTO O DE
Valor al costo de las salidas del almacén APALANCAMIENTO.- Miden hasta qué monto
Valor de los inventarios la organización se financia con deudas
(acreencias).
RAZONES DE RENTABILIDAD
RAZONES DE EFICIENCIA OPERATIVA.-
Miden la efectividad total de la dirección general Miden la efectividad con que la organización
al mostrar las utilidades generadas por la venta maneja sus recursos invertidos en cada tipo
de los servicios prestados y la renta de las de actividad.
inversiones temporales.
RAZONES DE RENTABILIDAD.- Miden la
efectividad total de la dirección general
El margen de utilidad
al mostrar las utilidades generadas por la
venta de los servicios prestados y la renta
Presenta las utilidades netas después de impuestos
de las inversiones temporales.
divididas por el valor de los servicios prestados.
Un margen de utilidad por debajo de las tasas
de interés en el mercado indica que la gestión
del director es deficiente, que los costos son
relativamente altos, o los dos. Los costos pueden

177
Manual : Gestión Logística y Financiera

ACTIVIDAD APLICATIVA 1
Elaborando el Flujo de Caja
para el funcionamiento de un
Centro Hospitalario

Tome como referencia la estructura de la página siguiente y elabore el flujo de caja


con la siguiente información:

El Centro Hospitalario por restricciones de mercado iniciará sus servicios con un


60% de su capacidad y de acuerdo a las previsiones de la demanda incrementará
sus servicios a razón de 2000 pacientes anuales, siendo su capacidad de atención
total de 20000 pacientes/año..

La tarifa promedio es 7 $/paciente.

Se ha conseguido un financiamiento de $ 75000 ha ser amortizado en 5 años a


una tasa del 10% de interés anual. Con el financiamiento referido se ha adquirido
todos los equipos cuyo promedio de vida es de 5 años.

Los costos de producción básicos son los siguientes:

– Combustible y energía $ 1.54/paciente


– Productos Farmacéuticos $ 0.5/paciente
– Gastos Administrativos $ 1000 Anuales
– Remuneraciones $ 24000 anuales
– Alquiler de Local $ 5000 Anual
– Otros Costos

Esta prevista una donación de $10000 al 2do año.

178
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD

179
Manual : Gestión Logística y Financiera

ACTIVIDAD APLICATIVA 2
Desarrollando el caso: «Análisis
financiero de una Institución
de Salud»

BALANCE GENERAL DEL HOSPITAL «SAN CAMILO»


Al 31 de Diciembre del 2005

180
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD

Hoja de Trabajo

181
Manual : Gestión Logística y Financiera

autoevaluación
autoevalua-

1. Los Estados Financieros son documentos que suministran información de la entidad


a partir de:
a) Los saldos de registros contables.
b) Los flujos de efectivo.
c) Ingresos tributarios.
d) Provisiones del ejercicio.

2. Señale cuál de los siguientes no es un componente de los estados financieros:


a) Balance General.
b) Estado Ingresos y Egresos.
c) Estado de Flujos de Efectivo.
d) Ingresos Extraordinarios.

3. Señale cual corresponde al activo corriente:


a) Deudas por cobrar a clientes.
b) Depósitos financieros.
c) Acciones.
d) Efectivo en caja.

4. Señale cual corresponde al activo realizable:


a) Deudas por cobrar a clientes.
b) Proveedores.
c) Préstamos bancarios.

5. La Cuenta de Beneficios sociales corresponde al:


a) Activo.
b) Pasivo No Corriente.
c) Pasivo Corriente.
d) Patrimonio.

6. ¿Qué no debe incluirse en la formulación del estado de ingresos y gastos?


a) Todos los ingresos.
b) Todas las pérdidas.
c) Partidas que afectan los resultados netos.
d) Extracto Bancario.

182
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD

7. Señale que aspecto no contempla el flujo de caja:


a) Manejo del efectivo.
b) Obtención y utilización de los fondos.
c) La síntesis de los cambios financieros.
d) Partidas que afectan los resultado netos.

8. Señale la Fase durante la cual, la tesorería recauda los recursos provenientes de


las diferentes fuentes de financiamiento:
a) Programación de caja.
b) Recepción de ingresos.
c) Ubicación custodia de fondos.
d) Utilización de fondos.

9. Al realizar el compromiso de pago, si no se especifica la fuente de financiamiento


expresada en los contratos, se está incurriendo en:
a) Malversación de fondos.
b) Registro de transacciones sin sustento documentario.
c) Supresión u omisión de transacciones por registros o documentos.
d) Manipulación, falsificación, adulteración de documentos y registros.

10. La prueba ácida o razón de rapidez se calcula:


a) Activos monetarios/ pasivos a corto plazo.
b) Activo corriente/pasivo a corto plazo.
c) Patrimonio/pasivo total.

11. Señale cuál no corresponde a los componentes básicos de un estado de ganancias


y pérdidas son:
a) Los ingresos.
b) Los costos.
c) Los gastos.
d) Las transacciones.

12. Los procesos en el área de economía resumen las operaciones de:


a) Tesorería
b) Logística
c) Abastecimiento
d) Almacén

183
Manual : Gestión Logística y Financiera

FUENTES DE INFORMACIÓN

Análisis e Interpretación de los Estado Financieros, Presupuesto de Caja y Gerencia


Financiera en el Sector Público.
CPC Juan Francisco Alvarez Illanes.
Instituto de Investigación El Pacífico EIRL – Edición 2003.

Estados Financieros y Presupuestarios en el Sector Público.


CPC Juan Francisco Alvarez Illanes.
Centro de Estudios Gubernamentales – 2002.

Ciaran Walsh: Ratios Clave para la Dirección de Empresas. Cómo Evaluar al Instante
la Situación de la Empresa. Financial Times – London, Paris, Frankfurt, New york, Tokio.
Biblioteca de Empresa. Ediciones Folio S. A. 1994.

Gustavo Malagón – Londoño, Ricardo Galán Morera, Gabriel Pontón Laverde:


Administración Hospitalaria. Editorial Médica Internacional Ltda. Buenos Aires - Caracas
– Madrid- México – Sao Paulo. Impreso en Colombia. 1996. Gabriel Pontón Laverde,
M.S.

James C. Van Horne: Fundamentos de Administración Financiera. Editorial Dossal S.A.


1979.

JAE K. SHIM, JOEL G. SIEGEL: «Administración Financiera – Teoría y problemas»,


Ediciones Lerner Ltda., Bogotá, Colombia. 1988.

184
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD

PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN
EN GOBIERNO Y GERENCIA EN
SALUD - PREG

Unidad 4
MONITOREO DE RIESGO
FINANCIERO

2006

185
Manual : Gestión Logística y Financiera

186
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO

Unidad 4
MONITOREO DE RIESGO

FINANCIERO
Capacidades

Formula, conduce, monitorea y


retroalimenta un sistema de control
de riesgos financieros.

Contenidos

1: Riesgo Financiero.

2: Gestión Del Riesgo.


Actividades
aplicativas 3: Sostenibilidad de Programas y
Proyectos.

1: Determinando la inversión en un
centro hospitalario.

2: Desarrollando el caso «Riesgos


de Inversión en un Centro
Hospitalario».

Lectura
seleccionada

El Riesgo de los Proyectos.

Autoevaluación

Preguntas de Autoevaluación de la Unidad 4.

187
Manual : Gestión Logística y Financiera

La gestión financiera en las instituciones de salud, implica también establecer los


diferentes riesgos financieros a los que están expuestos la mayoría de los proyectos
planteados en los diversos programas del sector.

Es parte de una adecuada gestión financiera saber monitorear los riesgos o plantear
alternativas que los minimicen, para ello se desarrollarán en esta unidad los conceptos
y formas de manejar los riegos financieros de manera que se puedan tomar decisiones
de inversión adecuadas.

El monitoreo de los riesgos implica en la etapa de evaluación de los proyectos, realizar


el análisis de sostenibilidad, en función a determinar si en los costos de inversión los
riesgos podrán ser monitoreados de manera que no signifiquen un impedimento a
su operatividad. En este tema se retomarán los flujos de costos para identificar los
puntos que signifiquen algún riesgo bajo diversos escenarios de ocurrencia: optimista,
conservador y pesimista; planteando la mejor manera de crear una situación de
certeza que viabilice el proyecto evaluado.

188
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO

tema 1 Riesgo Financiero

El Dr. Olivera creyó conveniente implementar un nuevo almacén aprovechando


los espacios de jardines que tenía el hospital, ya que el actual era insuficiente.
Llevó como propuesta al director general, realizar un proyecto de inversión
para incluirlo en el PAAC. A lo que el director le preguntó el riesgo financiero
que representaría esta inversión. El Dr. Olivera tuvo que indagar acerca
de los aspectos de evaluación de programas y proyectos.

Un aspecto importante en la evaluación de programas y proyectos es la evaluación


de los riesgos vinculados con el sistema de gestión financiera. Como casi todos los
sistemas, tiene algunas deficiencias, por ello es importante que los miembros del equipo
a cargo del proyecto apliquen juntos su criterio experto y profesional al respecto, ya
que la obtención de resultados de la evaluación no conduce automáticamente a
las decisiones. Es indispensable asumir un conjunto de criterios relacionados a las
decisiones de inversión y financiamiento a partir de comportamientos de un decidor
en escenarios adversos, inciertos en que no es fácil ejecutar las actividades previstas
con el grado de certeza esperado.

En las decisiones de inversión se trata de escoger entre varios cursos alternativos


de acción, para que éste sea óptimo sería deseable conocer de antemano todas las
consecuencia que implica cada alternativa. El pronóstico comprende dos campos
de acción: el entorno económico, político y social y el pronóstico de los beneficios y
riesgos del proyecto en sí. Estos pronósticos contienen siempre incertidumbre sobre
los sucesos futuros, es entonces normal pronosticar toda una gama de resultados
posibles, como consecuencia de una decisión. Para poder escoger entre los diversos
cursos de acción, se hace necesario poseer además del pronóstico, algún criterio de
comparación: una o varias variables que permitan medir, con fines de comparación
las ventajas y desventajas de cada curso alternativo de acción.

Según la naturaleza de los proyectos, las variables son las que están sujetas a
fluctuaciones dependiendo de los pronósticos propuestos. Las variables de mayor
importancia en el comportamiento futuro de un proyecto de inversión y que
determinan el riesgo de cada alternativa son: Análisis del Mercado, Costos de la
Inversión y Costos de Operación. En resumen los riesgos de un proyecto están
determinados por los riesgos implícitos en cada una estas variables, cuyas estimaciones
van a permitir calcular el VAN y el TIR de cada proyecto.

El VAN (Valor Actual Neto) representa una medida de rendimiento bajo certeza subjetiva
y en estas bases se procede a la evaluación final del proyecto, ya que la medida de riesgo
queda ignorada en la selección de proyectos de inversión bajo certeza subjetiva.

189
Manual : Gestión Logística y Financiera

1 CONCEPTO DE RIESGO FINANCIERO

El riesgo financiero se refiere a la posibilidad de no tener liquidez (capacidad de


pago) suficiente o capacidad de endeudamiento, o sea la variabilidad de los flujos
de beneficios y costos reales (y por ende, de los rendimientos) de un proyecto, con
respecto a los estimados. A mayor variabilidad, mayor riesgo.

El riesgo financiero está dado por una mala planificación financiera de la empresa,
por la probabilidad de que los acreedores no paguen cuando se espera o que los
ingresos disminuyan.

2 FUENTES DEL RIESGO

El riesgo se origina en dos fuentes:

a) Los factores conocidos que afectan al proyecto pueden actuar de manera diferente
a la esperada: como el proyecto implica hacer supuestos sobre el futuro, por
más que los mismos sean razonables y fundados, el futuro puede variar. Cuanto
menos se conozca sobre el futuro, más probabilidad hay de modificaciones a lo
planeado.

b) No todos los factores importantes para el éxito del proyecto se detectan en la etapa
de análisis del mismo. En efecto, siempre aparecen los factores desconocidos que,
ocurren en el momento menos adecuado. El impacto de estos factores puede
desviar los valores de las variables de los estimados previamente.

¿Qué riesgo cree usted que habría en la inversión del proyecto de


implementar un nuevo almacén en el hospital?

190
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO

LA MEDICIÓN DEL RIESGO

Se definió el Riesgo de un Proyecto como la variabilidad de los Flujos de caja reales


respecto a los estimados. Ahora corresponde analizar las formas de medición de
esa variabilidad como un elemento de cuantificación del riesgo de un Proyecto. La
falta de certeza de las estimaciones del comportamiento futuro se puede asociar
normalmente a una distribución de probabilidades de los Flujos de caja generados
por el Proyecto.

Su representación grafica permite visualizar la dispersión de los Flujos de caja, asignando


un riesgo mayor a aquellos Proyectos cuya dispersión sea mayor. Existen, sin embargo,
formas precisas de medición que manifiestan su importancia principalmente en la
comparación de Proyectos o entre alternativas de un mismo Proyecto. La más común
es la desviación estándar, que se calcula mediante la expresión:

Donde:
Ax : Es el Flujo de Caja de la posibilidad x
Px : Es su probabilidad de ocurrencia
Es el valor esperado de la distribución de probabilidades de los Flujos de caja, que
se obtiene de :

Si A correspondiera al valor esperado del valor actual neto, ante igualdad de riesgo
se elegirá al Proyecto que exhiba al mayor valor esperado. Mientras mayor sea la
dispersión esperada de los resultados de un Proyecto, mayores serán su desviación
estándar y su riesgo.

Presentaremos un ejemplo para determinar el valor esperado y la desviación estándar,


supóngase la existencia de un Proyecto que presente la siguiente distribución de
probabilidades de sus Flujos de caja estimados:

191
Manual : Gestión Logística y Financiera

Al aplicar la ecuación anterior, se determina que el valor esperado para la distribución


de probabilidades es de 2500, que se obtiene de:

Reemplazando con estos valores en la ecuación de desviación estándar, se calcula


una desviación estándar en $387.30, que resulta de:

Si hubiese otra alternativa de Inversión cuya desviación estándar fuese mayor que
$387.30, su riesgo sería mayor, puesto que indicaría una mayor dispersión de sus
resultados. La desviación estándar, como se vera luego, se utiliza para determinar la
probabilidad de ocurrencia de un hecho. No es adecuado utilizar como única medida
de riesgo, porque no discrimina la función del valor esperado. De esta forma, dos
alternativas con valores esperados diferentes de sus retornos netos de caja pueden
tener desviaciones estándares iguales, requiriendo una medición complementaria
para identificar diferenciaciones en el riesgo.

El coeficiente de variación es, en este sentido, una unidad de medida de la dispersión


relativa, que se calcula por la expresión:

192
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO

Aún cuando dos alternativas pudieran presentar desviaciones estándares iguales, si


los valores esperados de sus Flujos de caja son diferentes, este procedimiento indicara
que mientras mayor sea el coeficiente de variación, mayor es el riesgo relativo. Es
decir, comúnmente se dará preferencia a un Proyecto mas riesgoso solo si su retorno
esperado es lo suficientemente mas alto que el de un Proyecto menos riesgoso.

Remplazando con los valores del ejemplo anterior, se tendría:

193
Manual : Gestión Logística y Financiera

tema 2 Gestión del Riesgo

La evaluación del Riesgo financiero, trata de relacionar los datos contables y


financieros de la empresa en conjunción con las diferentes estrategias de dirección
y control empresarial, esto con el fin de evaluar apriorísticamente los resultados y
sus implicaciones organizativas en el ambiente económico, por otro lado permite
medir escenarios estratégicos para adoptar decisiones con base en la exploración
de datos objetivos y asegurar el control simultáneo del desarrollo de las estrategias
corporativas.

1 DIVERSIFICACIÓN

Una manera de enfrentar al riesgo es diversificarlo, eso significa compensar la


variabilidad de una variable con la variabilidad de otra.

a) Los Riesgos Diversificables: Son aquellos que pueden reducirse repartiendo las
inversiones entre distintas alternativas. La clave de la disminución del riesgo por
diversificación es que los factores que afectan a las distintas actividades tengan
diferente variabilidad.

Los riesgos diversificables se ajustan fuera del proyecto, esto es, se diversifica el
riesgo armando una cartera de proyectos. Los riesgos asegurables se introducen
en el proyecto, como un costo por «compra de certidumbre».

Hecho eso, se establecen los distintos escenarios posibles (Flujo optimista


–FO, Flujo medio -FM y Flujo pesimista -FP) con sus respectivas probabilidades
(subjetivas) de ocurrencia. Luego se calcula el Flujo más probable (FMP) como
la suma ponderada de cada flujo posible por su probabilidad:

FMP = FO x PO + FM x PM + FP x PP

Donde Po es la probabilidad del estado optimista, PM la probabilidad del medio


y PP del pesimista.

Obtenido el flujo más probable de cada período, se calcula el VAN utilizando


una tasa de descuento ajustada por riesgo: una tasa que incluye el riesgo, y que
por lo tanto ajusta los flujos por tiempo (al efectuar el descuento) y por riesgo (al
medir la rentabilidad exigida a un proyecto riesgoso).

194
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO

Ejemplo
Introducción de riesgos asegurables en el flujo de beneficios netos: Si la pérdida
estimada por utilizar fármacos nacionales es de S/20 por paciente, y puedo
contrarrestarla con un pago de S/.5 por paciente para usar fármacos importados,
entonces el flujo riesgoso (puedo ganar S/20 o S/.0) se transforma en un flujo cierto
de S/:20 –S/.5 = S/.15

Ajuste por riesgo: El flujo de $15 está ajustado por un riesgo en particular, pero puede
cambiar debido a variaciones de precios y otras variables. Supongamos que hay tres
estados posibles:
FO= S/.15 con una probabilidad de 45%
FM= S/.20 con una probabilidad de 35%
FP = S/.10 con una probabilidad de 20%.
El flujo más probable es:
FMP = S/.15 x 45% + S/.20 x 35% + S/.10 x 20% = S/.15.75

b) Los Riesgos No Diversificables: Son aquellos que no pueden disminuirse


diversificándolos. Son los denominados riesgos únicos o específicos. Por ejemplo,
puedo compensar el riesgo de beneficio económico por un determinado
medicamento, adquiriendo otros con las mismas características farmacológicas,
con lo cual se diversifica el riesgo de aumento presupuestario, pero sigue
sujeto al riesgo de que los pacientes no puedan solventar parte del costo de los
medicamentos importados.

POOL DE RIESGOS

Es el conjunto de situaciones diversas que amenazan la certidumbre. El ahorro en


dólares está supeditado a disminuir por cambios de política de gobierno, incremento
de narcodólares, disminución de la exportación, etc.

2 TRANSFERENCIA DEL RIESGO

La Transferencia es la manera más directa de enfrentar al riesgo, esto se consigue


asegurándolo.

Los riesgos asegurables son aquellos que pueden cubrirse contratando un seguro.
Esto incluye los seguros propiamente dichos y los que podemos llamar «cuasi seguros»:
las acciones pueden disminuir la variabilidad de una variable, y eventualmente
otorgarnos certeza.

Los riesgos no asegurables son aquellos que no pueden ser cubiertos (o transformados
en certidumbre) mediante un seguro o un cuasi seguro.

195
Manual : Gestión Logística y Financiera

Ejemplo
Seguros y cuasi seguros: La posibilidad de que un local que se incendie se puede
asegurar de dos formas: contratando un seguro contra incendios y estableciendo
un sistema de detección y control de fuego eficiente, que minimice la probabilidad
de ocurrencia.

Riesgos no asegurables:

Naturales: terremotos, aludes, huracanes, etc.;


Riesgos de mercado: caídas del precio de la producción o cambios súbitos en la
demanda;
Riesgos propios de la actividad, epidemias, menores rendimientos, etc.;
Riesgos políticos, guerras, inestabilidad, etc.

196
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO

Sostenibilidad de Programas y
tema 3 Proyectos

1 ANÁLISIS DE SOSTENIBILIDAD DE PROGRAMAS Y


PROYECTOS

El análisis de sostenibilidad tiene como objetivo determinar la capacidad del proyecto


alternativo elegido para cubrir sus costos de inversión, costos de operación y
mantenimiento que se generan a lo largo de su horizonte de evaluación.

Para ello, se deberá retomar su flujo de costos a precios de mercado, e identificar


todas las fuentes de ingresos que permitirán cubrir dichos costos año tras año, así
como los montos atribuibles a cada una de ellas.

Identificar y estimar las principales fuentes de ingresos. Los proyectos pueden


tener diferentes fuentes de ingresos. En algunos casos, el presupuesto público es
prácticamente la única (como suele suceder en el caso de los proyectos de salud
y educación), mientras que en otros, los pagos de los usuarios son una entrada
importante de ingresos durante la operación y el mantenimiento (como es usual en
los proyectos de electrificación y saneamiento).

En este primer paso, entonces se deben identificar y estimar las principales fuentes de
ingresos que tendrá el proyecto, sin considerar aquella proveniente del presupuesto
de la Institución ejecutora (que será analizada posteriormente). Entre ellas, las
principales son:

Los ingresos recibidos por el pago directo de los servicios ofrecidos por el proyecto,
sea que provengan de personas naturales o instituciones públicas o privadas. Estos
deberían haber sido estimados anteriormente en el flujo de ingresos generados por
el proyecto a precios de mercado.

Las transferencias de recursos recibidas de instituciones u organizaciones privadas, así


como de organismos públicos, sean o no del mismo sector de la institución ejecutora,
considerando los motivos por los que se recibirán dichas transferencias y la seguridad
y continuidad de la entrega de los fondos respectivos.

Las transferencias de recursos recibidas de organismos internacionales, públicos o


privados, considerando los motivos por los que se recibirán dichas transferencias y
la seguridad y continuidad de la entrega de los fondos respectivos.

En los dos casos anteriores, es importante tener en cuenta, además, si los recursos
deberán ser devueltos, situación en la cual hay que considerar la condicionalidad y
periodicidad de los pagos, o si serán entregados como donación.

197
Manual : Gestión Logística y Financiera

Finalmente, es recomendable estimar el monto de ingresos que serían recibidos bajo


diversos escenarios de ocurrencia: optimista, conservador y pesimista.

Estimar la proporción de los costos del proyecto que no son cubiertos por sus ingresos
esperados.

Se deberá estimar la proporción de los costos que no podrán ser cubiertos por los
ingresos esperados del proyecto. Para ello, se deberá restar del flujo de costos a
precios de mercado, el flujo de ingresos a precios de mercado, incluyendo sus tres
escenarios.

Analizar las posibilidades de cobertura de los costos del proyecto a través del
presupuesto público de la institución ejecutora.

Se deberán analizar las posibilidades reales de financiar los costos que no serán
cubiertos por los ingresos antes estimados, especialmente en el caso de la fase de post-
inversión, a través del presupuesto público de la institución ejecutora. Para ello será
necesario considerar la magnitud de este presupuesto que puede dirigirse al proyecto,
así como el crecimiento real del mismo, sin incluir ampliaciones extraordinarias (a
menos que éstas hayan sido ya definidas por ley). Deberán, además, tenerse en cuenta
los escenarios antes planteados en la estimación de los ingresos.

Para analizar las posibilidades de financiamiento de los costos, se tomará en


cuenta la variabilidad de los Flujos de caja reales respecto a los estimados. Ahora
corresponde analizar las formas de medición de esa variabilidad como un elemento
de cuantificación del riesgo de un Proyecto.

Podrá analizar de qué manera los riesgos afectan la variabilidad de los rendimientos
de los proyectos, en la Lectura N° 1 de esta unidad.

198
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO

Un aspecto importante en la evaluación de programas y proyectos es la


evaluación de los riesgos vinculados con el sistema de gestión financiera. Es
indispensable asumir un conjunto de criterios relacionados a las decisiones
de inversión y financiamiento a partir de comportamientos de un decidor
en escenarios adversos, inciertos en que no es fácil ejecutar las actividades
previstas con el grado de certeza esperado.

En las decisiones de inversión se trata de escoger entre varios cursos


alternativos de acción o pronósticos que contienen siempre incertidumbre
sobre los sucesos futuros, es entonces normal pronosticar toda una gama
de resultados posibles, como consecuencia de una decisión. Para poder
escoger entre los diversos cursos de acción, se hace necesario poseer además
del pronóstico, algún criterio de comparación: una o varias variables que
permitan medir, con fines de comparación las ventajas y desventajas de cada
curso alternativo de acción. El riesgo financiero puede medirse en función
a determinadas variables, dadas por una mala planificación financiera de
la empresa, por la probabilidad de que los acreedores no paguen cuando
se espera o que los ingresos disminuyan.

El riesgo se origina en dos fuentes, los factores conocidos que afectan al


proyecto y que pueden actuar de manera diferente a la esperada; y los
factores desconocidos que, ocurren en el momento menos adecuado.

Una manera de enfrentar al riesgo es diversificarlo, eso significa compensar


la variabilidad de una variable con la variabilidad de otra. Hay riesgos
que son diversificables, que pueden reducirse repartiendo las inversiones
entre distintas alternativas; y riesgos no diversificables aquellos que no
pueden disminuirse diversificándolos.

Otra manera de enfrentar el riesgo de manera más directa es la


Transferencia, esto se consigue asegurándolo.

199
Manual : Gestión Logística y Financiera

Para enfrentar los riegos financieros de un proyecto se deberán analizar


las posibilidades reales de financiar los costos que no serán cubiertos por
los ingresos estimados. Deberán, además, tenerse en cuenta los escenarios
antes planteados en la estimación de los ingresos.

El análisis de sostenibilidad tiene como objetivo determinar la capacidad


del proyecto alternativo elegido para cubrir sus costos de inversión, costos
de operación y mantenimiento que se generan a lo largo de su horizonte
de evaluación. Para ello se deberá retomar su flujo de costos a precios de
mercado, e identificar todas las fuentes de ingresos que permitirán cubrir
dichos costos año tras año, así como los montos atribuibles a cada una de
ellas.

Finalmente, es recomendable estimar el monto de ingresos que serían


recibidos bajo diversos escenarios de ocurrencia: optimista, conservador y
pesimista. Para ello, será necesario considerar la magnitud del presupuesto
que puede dirigirse al proyecto, así como el crecimiento real del mismo,
sin incluir ampliaciones extraordinarias (a menos que éstas hayan sido ya
definidas por ley). Deberán, además, tenerse en cuenta los escenarios antes
planteados en la estimación de los ingresos.

200
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO

LECTURA SELECCIONADA

EL RIESGO DE LOS PROYECTOS

ESPARZA ROBERTO: EVALUACIÓN EMPRESARIAL DE PROYECTOS.


Universidad Nacional Federico Villareal. Lima, 2005.

El riesgo de un Proyecto se define como la proveedores, las variaciones de la demanda,


variabilidad de los Flujos de caja reales tanto en cantidad, calidad, como en precio,
a los estimados. Mientras mas grande las políticas del gobierno en respecto al
sea esta variabilidad, mayor es el riesgo comercio exterior, etc.
del Proyecto. De tal forma, el riesgo
se manifiesta en la variabilidad de los John R Canada . señala y analiza ocho
rendimientos del Proyecto, puesto que se causas del riesgo e incertidumbre en los
calculan sobre la proyección de los Flujos Proyectos. Entre estas cabe mencionar el
de caja. numero insuficiente de Inversiones similares
que puedan proporcionar información
Riesgo define una situación donde la promediable; los prejuicios contenidos en los
información es de naturaleza aleatoria, en datos y su apreciación, que inducen efectos
que se asocia una estrategia a un conjunto optimistas o pesimistas, dependiendo de la
de resultados posibles, cada uno de los subjetividad del analista; los cambios en
cuales tiene asignada una probabilidad. La el medio económico externo que anulan la
incertidumbre caracteriza a una situación experiencia adquirida en el pasado, y la
donde los posibles resultados de una interpretación errónea de los datos o los
estrategia no son conocidos y, en consecuencia, errores en la aplicación de ellos.
sus probabilidades de ocurrencia no son
cuantificables. La incertidumbre, por tanto,
puede ser una característica de información MÉTODOS PARA TRATAR EL RIESGO
incompleta, de exceso de datos, o de
información inexacta, sesgada o falsa. Para incluir el efecto del factor riesgo en la
Evaluación de Proyectos de Inversión se han
La incertidumbre de un Proyecto crece en el desarrollado diversos métodos o enfoques
tiempo. El desarrollo del medio condicionara que no siempre conducen a un idéntico
la ocurrencia de los hechos estimados en su resultado. La información disponible es, una
formulación. La sola mención de las variables vez mas, uno de los elementos determinantes
principales incluidas en la preparación de los en la elección de uno u otro método.
Flujos de caja deja de manifiesto el origen de
la incertidumbre: el precio y la calidad de El criterio subjetivo es uno de los métodos
las materias primas, el nivel tecnológico de mas comúnmente utilizados. Se basa en
producción, las escalas de remuneraciones, la consideraciones de carácter informal de
evolución de los mercados, la solvencia de los quien toma la decisión, sin incorporar

201
Manual : Gestión Logística y Financiera

específicamente el riesgo del Proyecto, salvo RESUMEN DE LA LECTURA:


en su apreciación personal. Se ha intentado
mejorar este método sugiriendo que se El riesgo de un proyecto se determina por
tenga en cuenta la expectativa media y la variabilidad de los flujos de caja, lo que
la desviación estándar del VAN, lo cual, determina resultados que puede manejarse
aunque otorgue un carácter mas objetivo a con una estrategia. Lo contrario se da en el
la inclusión del riesgo, no logra incorporarlo caso de la incertidumbre cuya información
en toda su magnitud. De igual forma, el es incompleta, inexacta o hay exceso de
análisis de las fluctuaciones de los valores datos que ofrecen una situación donde los
optimistas, más probables y pesimistas del posibles resultados de una estrategia no son
rendimiento del Proyecto solo disminuye el conocidos.
grado de subjetividad de la Evaluación del
riesgo, pero sin eliminarla. Para incluir el efecto del factor riesgo en
la Evaluación de Proyectos de Inversión,
Los métodos basados en mediciones el criterio subjetivo es uno de los métodos
estadísticas son quizá los que logran mas comúnmente utilizados. Se basa en
superar en mejor forma, aunque no consideraciones de carácter informal de
definitivamente, el riesgo asociado a cada quien toma la decisión, sin incorporar
Proyecto. Para ello, analizan la distribución específicamente el riesgo del Proyecto, salvo
de probabilidades de los Flujos futuros en su apreciación personal. Se ha intentado
de caja para presentar a quien tome la mejorar este método sugiriendo que se
decisión de aprobación o rechazo los tenga en cuenta la expectativa media y
valores probables de los rendimientos la desviación estándar del VAN, lo cual,
y de la dispersión de su distribución de aunque otorgue un carácter mas objetivo a
probabilidades. la inclusión del riesgo solo disminuye el grado
de subjetividad de la Evaluación del riesgo,
pero no lo elimina.

202
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO

ACTIVIDAD APLICATIVA 1
Determinando la Inversión en un
Centro Hospitalario

¿Cómo ayudaría usted al Dr. Olivera a determinar la inversión necesaria para


implementar el nuevo ambiente de almacén?. Desarrolle la inversión en la Hoja de
trabajo adjunta, determinando la proyección anual de costos sin IGV.

Hoja de Trabajo

203
Manual : Gestión Logística y Financiera

ACTIVIDAD APLICATIVA 2
Desarrollando el caso: Riesgos de
Inversión en el Centro Hospitalario

Tomando como información la proyección anual de costos de la actividad aplicativa


anterior, determine si existe algún riesgo de inversión para desarrollar el proyecto de
invertir en la implementación del nuevo ambiente de almacén?. Desarrolle en la Hoja
de trabajo adjunta:

Hoja de Trabajo

204
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO

autoevaluación
autoevalua-

1. En las decisiones de inversión se trata de escoger entre varios cursos alternativos


de acción, se hace necesario poseer además del pronóstico:
a) Criterios de comparación.
b) Análisis de los procesos.
c) Planificación estratégica.

2. Señale cuál es la variable que no se considera en el comportamiento futuro de un


proyecto de inversión para determinar el riesgo:
a) Análisis del Mercado.
b) Costos de la Inversión.
c) Costos de Operación.
d) Costos Variables.

3. Los riesgos de un proyecto están determinados por los riesgos implícitos en las
variables, cuyas estimaciones van a permitir calcular:
a) Valor Actual Neto (VAN) del proyecto.
b) Fuentes de Financiamiento.
c) Costos de Operación.
d) Ninguna de las anteriores.

4. El riesgo financiero se refiere a:


a) La posibilidad de no tener liquidez.
b) La posibilidad de no tener rentabilidad.
c) La posibilidad de no tener activos.
d) La posibilidad de no tener pasivos.

5. Las fuentes de riesgos son:


a) Por factores conocidos y factores aleatorios.
b) Por factores conocidos y factores desconocidos.
c) Por factores desconocidos y factores aleatorios.
d) Ninguna de las anteriores.

6. Una manera de enfrentar al riesgo es diversificarlo, eso significa:


a) Compensar la variabilidad de una variable.
b) Compensar la estabilidad una variable con la variabilidad de otra.
c) Compensar la variabilidad de una variable con la variabilidad de otra.
d) Ninguna de las anteriores.

205
Manual : Gestión Logística y Financiera

7. La Transferencia es la manera más directa de enfrentar al riesgo, esto se consigue


técnicamente:
a) Asegurándolo.
b) Minimizándolo.
c) Diversificándolo.
d) Superponiéndolo.

8. El análisis de sostenibilidad no tiene como objetivo determinar la capacidad del


proyecto alternativo elegido para cubrir:
a) costos de inversión.
b) costos de operación.
c) mantenimiento.
d) costos oportunidad.

9. En la fase de post inversión de la mayoría de proyectos del sector público, cual es


la fuente estimada de ingresos que se tendrá en cuenta:
a) Presupuesto Público de las entidades.
b) Presupuesto de Ingresos Propios.
c) Prepuesto Donaciones.
d) Presupuesto de recursos externos.

10. La incertidumbre de un Proyecto determina su crecimiento fundamentalmente en:


a) El tiempo.
b) Los beneficiarios.
c) Remuneraciones.
d) Nivel tecnológico.

11. Se define el Riesgo de un Proyecto como la variabilidad de los Flujos de caja:


a) Reales respecto a los estimados de producción.
b) Pronosticados respecto a los estimados de producción.
c) Reales respecto a los históricos de producción.
d) Históricos respecto a los estimados de producción.

12. La falta de certeza de las estimaciones del comportamiento futuro se puede


asociar:
a) Normalmente a una distribución real de los Flujos de caja generados por el
Proyecto.
b) Normalmente a una distribución de probabilidades de los Flujos de caja
generados por el Proyecto.
c) Normalmente a una distribución de probabilidades de los ingresos de caja
generados por el Proyecto.
d) Normalmente a una distribución de probabilidades de los costos generados
por el Proyecto.

206
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO

FUENTES DE INFORMACIÓN

Ing. MG. Roberto Esparza S.: EVALUACIÓN EMPRESARIAL DE PROYECTOS. Universidad


Nacional Federico Villareal. Lima, 2005.

Ciaran Walsh: RATIOS CLAVE PARA LA DIRECCIÓN DE EMPRESAS. CÓMO EVALUAR AL


INSTANTE LA SITUACIÓN DE LA EMPRESA. FINANCIAL TIMES – London, Paris, Frankfurt,
New York, Tokio. Biblioteca de Empresa. Ediciones Folio S.A. 1994.

Alejandra Engler: Riesgo un Factor Adicional a considerar en la Toma de decisiones


– Publicaciones INIA QUILAMAPU, Chile, 2000.

207
Manual : Gestión Logística y Financiera

208
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO

PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN
EN GOBIERNO Y GERENCIA EN
SALUD - PREG

ANEXOS

2006

209
Manual : Gestión Logística y Financiera

210
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO

SOLUCIONARIO DE
autoevaluaciOnES

211
Manual : Gestión Logística y Financiera

GLOSARIO DE TÉRMINOS

El presente glosario de términos homogeniza el significado de los conceptos técnicos


de uso más común en los procesos desarrollados a partir del Presupuesto, en el sistema
logístico y financiero en el sector público.

Amortización: Reembolso del principal de los préstamos recibidos, de acuerdo al


cronograma de vencimientos del contrato, mediante cuentas periódicas generalmente
iguales.

Asignación Presupuestaria: Son los recursos públicos contenidos en la Ley anual


de Presupuesto aprobados para una determinada entidad del sector público. Dichos
recursos deben permitir lograr los objetivos institucionales del pliego debiendo
consignarse-necesariamente en el Presupuesto Institucional como condición necesaria
para su utilización por parte de la Entidad.

Autorización Presupuestaria: Es el acto administrativo mediante el cual la Dirección


Nacional del Presupuesto Público autoriza el Calendario de Compromisos, a fin que
el Pliego Presupuestario inicie los procesos de Ejecución del Gasto de acuerdo a la
Programación Trimestral de Gastos y dentro del marco de la Asignación Trimestral
aprobada al Pliego y el Presupuesto Institucional.

Bienes de Capital: Denominación que reciben los bienes que intervienen en el


proceso productivo y que generalmente no se transforman (como maquinaria y
equipo).

Bienes de Consumo: Son aquellas mercancías producidas en el país o importadas


para satisfacer directamente una necesidad como: alimentos, bebida, habitación,
servicios personales, mobiliario, etc.

Calendario de Compromisos: Es la herramienta para el control presupuestal del gasto


que aprueba la Dirección Nacional del Presupuesto Público, para establecer el monto
máximo para comprometer mensualmente, dentro del marco de las Asignaciones
Presupuestarias aprobados en el Presupuesto Institucional del Pliego y de acuerdo a
la disponibilidad financiera de la Caja Fiscal.

Clasificación Económica del Gasto Público: Es la clasificación que se utiliza para


medir el efecto económico de las operaciones gubernamentales.

Compromiso Ordinario: Son los que se realizan para atender posibles gastos, cuyo
importe es factible determinar, cuentan con el financiamiento correspondiente en
las respectivas específicas del Gasto y su Pago es inmediato.

212
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO

Compromiso por Estimado: Son los que se realizan para atender posibles gastos,
cuyo importe no es determinable, contándose con el financiamiento correspondiente.
Afectan preventivamente la atención de gastos de tipo periódico no homogéneo.

Contrato de Locación de Servicios: Por la locación de servicios el locador se obliga,


sin estar subordinado al comitente, a prestarle sus servicios por cierto tiempo o para un
trabajo determinado, a cambio de una retribución, sin que medie vínculo laboral. En
el Sector Público dicho contrato se denomina Contrato de Servicios No Personales.

Devengado: Es la obligación de pago que asume un Pliego Presupuestario como


consecuencia del respectivo compromiso contraído. Comprende la liquidación, la
identificación del acreedor y la determinación del monto, a través del respectivo
documento oficial.

Ejecución del Gasto: Comprende las etapas del Compromiso, Devengado y Pago.

Gastos Corrientes: Se refiere a pagos no recuperables y comprende los gastos en


planilla (personal activo y cesante), compra de bienes y servicios y otros gastos de la
misma índole.

Ingresos Corrientes: Son los que se obtienen de modo regular o periódico y que no
alteran de manera inmediata la situación patrimonial del Estado. Dichos ingresos
provienen de la percepción de Impuestos, Tasas, Contribuciones, Ventas de Bienes y
Prestación de Servicios, Rentas de la Propiedad, Multas y Sanciones y otros ingresos
corrientes.

Ingresos de Capital: Recursos que se obtienen de modo eventual y que alteran


la situación patrimonial del Estado. Provienen de la venta de activos (inmuebles,
terrenos, maquinarias), las amortizaciones por los préstamos concedidos (reembolsos),
la venta de acciones del Estado en empresas, ingresos por intereses de depósitos y
otros ingresos de Capital.

Liquidez: Disposición inmediata de fondos financieros y monetarios para hacer frente


a todo tipo de compromisos. En los títulos de crédito, valores o documentos bancarios,
la liquidez significa la propiedad de ser fácilmente convertibles en efectivo.

Obtención: Proceso propio de ejecución de ingresos mediante el cual se decepcionan


Recursos Públicos por concepto de Donaciones y/o Endeudamiento, por parte de las
entidades Públicas. También son materia de Obtención los recursos provenientes de
transferencia así como la venta de bienes y servicios.

Planeamiento: Proceso que permite a las Entidades del Sector Público, definir sus
propósitos y elegir las Estrategias para la consecución de sus Objetivos Institucionales
así como conocer el grado de satisfacción de las necesidades de aquellos a los que
ofrece sus bienes y servicios.

213
Manual : Gestión Logística y Financiera

Presupuesto Institucional: Es la previsión de los Ingresos y Gastos, debidamente


equilibrada, que las entidades aprueban para un ejercicio determinado.

Programa: Es una categoría presupuestaria que reúne las acciones que desarrollan
las Entidades del Estado para el cumplimiento de sus Propósitos y políticas que
desenvuelven para el año Fiscal. En al sentido, comprende a los Objetivos
Institucionales de carácter general.

Proyecto: Es el conjunto de operaciones limitadas en el tiempo, de las cuales resulta


un producto final (Metas Presupuestarias), que concurre a la expansión de la acción
de Gobierno. Representa la creación, ampliación y/o modernización de la producción
de los bienes y servicios, implicando la variación sustancial o el cambio de procesos
y/o tecnología utilizada por la Entidad. Luego de su culminación generalmente se
integra o da origen a una Actividad.

Servicio de Deuda: Obligación de pago de amortización e intereses de una deuda


de acuerdo al calendario establecido en el contrato de préstamo.

Tasa: Es el tributo cuya obligación tiene como hecho generador la prestación efectiva
por el Estado de un servicio público individualizado en el contribuyente.

Unidad Impositiva Tributaria (UIT) Monto de referencia que es utilizado en las


normas tributarias a fin de mantener en valores constantes las bases imponibles,
deducciones, límites de afectación y demás aspectos de los tributos que, considere
conveniente el legislador.

214
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO

215