Control

Definición
Para entender a que se refiere el control, es útil formular la siguiente pregunta:

¿Están guiados los esfuerzos administrativos a la realización deseada de los

objetivos? Para responder a esta pregunta se necesita la evaluación de los
resultados. Si los resultados no están dentro de los que razonablemente se
espera, se aplican medidas correctivas. Esta evaluación y corrección, si es
necesaria, constituye el trabajo del control administrativo.

La finalidad del control es asegurar que las actividades que se realizan,

concuerden con los planes. El control debe estar relacionado con las acciones
actuales. En otras palabras, se refiere a una regulación de lo que esta sucediendo
en el momento.

Importancia del Control

Aunque la función de control por lo general se halla en el último lugar de la lista de

las funciones administrativas, es una de las responsabilidades básicas de un
empresario que administra su negocio. En muchos aspectos se le puede
considerar como la esencia de la administración. Es la función que da significado y
profundidad a las demás funciones. La importancia del control se basa en el hecho
de que la labor del empresario consiste en lograr los resultados en cada área
funcional de la empresa. Aunque es el personal el que debe realizar el trabajo,
corresponde al empresario la responsabilidad de los resultados. Debe desarrollar y
utilizar el sistema de control para asegurar el nivel deseado de logros; dicho
sistema le permitirá saber en todo momento y sin contratiempos si el trabajo es
adecuado.

El Control Aplicado a las Áreas Funcionales de la Empresa

El control, al igual que la planificación, se relaciona con la empresa en general. Se

puede hablar de control hasta en un sentido amplio como en uno especifico, según
se relacione con actividades de producción, administración de personal, mercadeo
y finanzas.

Área de Mercadeo

Es el control que examina la planificación de ventas, comparando las ventas

previstas y las ventas realizadas en un periodo de tiempo determinado.

Área Financiera

Se refiere principalmente al control de ingresos y egresos de la empresa en un

periodo de tiempo determinado. Al mismo tiempo incluye el control de los registros
contables y el comportamiento de los costos en relación a la producción de ventas.
Área de Producción

Es el control que examina si se han producido los artículos en la cantidad y calidad

planificada, respetando los costos establecidos.

Área de Personal

Este control evalúa las relaciones y rendimiento del equipo de trabajo. Al mismo
tiempo examina tanto la aplicación de disciplina, como el fomento de la seguridad
laboral.

Formas de Control

Los medios que comúnmente se utilizan para obtener los datos necesarios a fin de
evaluar el desempeño del equipo al trabajo, son los siguientes:

Observaciones Personales

El método de observaciones personales significa ir al área de actividades y tomar

nota de lo que se está haciendo. La calidad de trabajo, las actitudes de los
empleados y la operación en general son los tipos de cosas que podrían
observarse.

Los contactos directos dan una imagen intima de lo que sucede y cierta sensación
de satisfacción al ver que se hace el trabajo y hablar con quienes lo desempeñan.

El único inconveniente de esta forma de control es que requiere mucho tiempo del
empresario, lo que le obliga a no entender adecuadamente el resto de sus
funciones.

Reportes Verbales

Este medio de medir el desempeño se puede llevar a cabo por medio de

entrevistas o reuniones de grupo. Por este medio el empresario no solo se
enterara de lo que sucede, sino que también puede hacer sugerencias y ayudar en
otra forma.

Los Reportes verbales conservan ciertos elementos del método de observación

personal, porque la información se transmite verbalmente y se incluye el contacto
personal, las expresiones faciales, tono de voz y la evaluación general del
desempeño pueden ser observados y se pueden hacer preguntas para aclarar
cualquier malentendido o para obtener información adicional. Este tipo de control
tiene la inconveniencia de que no queda registro escrito de lo informado.

Reportes Escritos
Son los reportes elaborados por los subalternos, presentando un resumen por
escrito de las actividades llevadas a cabo en un periodo determinado. Al mismo
tiempo estos reportes proporcionan una información permanente para su
comparación o estudio en alguna fecha futura. A menudo, los reportes escritos
están complementados por los reportes verbales y las observaciones directas.

Aspectos Fundamentales del Proceso de Control

1. Tener información suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar;

2. Realizar el control en el momento oportuno;
3. Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores;
4. Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite.

Taller

1. Defina con sus propias palabras que es control.

2. Desarrollar los aspectos fundamentales del control.

Solución

1. El control es una etapa primordial en la administración, así una empresa

cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una
dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la
organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos
van de acuerdo con los objetivos.

Es una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de

administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad,
proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o
alcanzando o no los resultados que se esperan.

2. Aspectos Fundamentales:

 Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen
los planes exitosamente.
 Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
 Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones,
para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
 Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento
en que se establecen medidas correctivas.
 Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
 Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
 Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.

Bibliografía

Chiavenatto, A. (2003). Administración: Proceso Administrativo. Tercera Edición

Colombia: Makron Books Do Brasil Editora, LTDA.

Callejas, A. (2002). Los Alcances del Control de Gestión. Director de la

especialización de finanzas y Administración Pública.